Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning.

Transkript

1 Kallelse / Underrättelse Kultur- och fritidsnämnden Utskicksdatum Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning. Tid: Måndagen den 10 december 2018 kl. 13:00 Plats: Salen, Centralplan 1, Alvesta kommun Ledamöter Frida Christensen (S), ordförande Erik Olofsson (S) Kim Lindstedt (C) Kajsa Sivertsson (M), vice ordförande Michael Nilsson (AA) Ersättare Roland Magnil (S) Hanna Evelyndotter (MP) Åsa Kjellsson (C) Thomas Öhling (M) Stig Jacobsson (L) Om du inte kan närvara kalla ersättare samt meddela förändringen genom att kontakta ditt parti samt nämndsekreteraren på therese.lofqvist@alvesta.se eller

2 Kallelse / Underrättelse Kultur- och fritidsnämnden Utskicksdatum Förteckning över kulturoch fritidsnämndens ärenden den 10 december Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från förvaltningschef 6. Information om förstudien för en ny bokbuss 7. Information om arbetet med berättande för mindre barn 8. Ekonomisk månadsrapport per oktober månad Återrapportering av interkontrollplanen för år Beslut om ny verksamhetsplan för Beslut om attestförteckning för Beslut om kulturbidrag 13. Beslut om investeringsbidrag 14. Beslut om delegationsrätt för lilla integrationsstödet 15. Beslut om bidrag till föreningsdriven simskola 16. Anmälda delegationsbeslut 17. Sjukfrånvarostatistik för kulturoch fritidsförvaltningen per oktober månad Övriga ärenden

3 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN 3 Fastställande av dagordning Redogörelse Ordföranden frågar kulturoch fritidsnämnden om utskickad dagordning kan godkännas och behandlas på dagens sammanträde: 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från förvaltningschef 6. Information om förstudien för en ny bokbuss 7. Information om arbetet med berättande för mindre barn 8. Ekonomisk månadsrapport per oktober månad Återrapportering av interkontrollplanen för år Beslut om ny verksamhetsplan för Beslut om attestförteckning för Beslut om kulturbidrag 13. Beslut om investeringsbidrag 14. Beslut om delegationsrätt för lilla integrationsstödet 15. Beslut om bidrag till föreningsdriven simskola 16. Anmälda delegationsbeslut 17. Sjukfrånvarostatistik för kulturoch fritidsförvaltningen per oktober månad Övriga ärenden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna ordförandens förslag till dagordning. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

4 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Information från ordföranden Redogörelse Ordföranden informerar kulturoch fritidsnämnden om pågående/aktuella ärenden. 4 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

5 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Information från förvaltningschef Redogörelse T.f. förvaltningschef Suzanne Hammargren informerar kulturoch fritidsnämnden om pågående/aktuella ärenden. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. 5 Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

6 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Information om förstudien om en ny bokbuss 6 Redogörelse Susanne Lek informerar kulturoch fritidsnämnden om hur det går med förstudien om en ny bokbuss. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

7 Bokbussen skall erbjuda böcker och andra media som innehåller information som främjar en fri åsiktsbildning, nödvändig för att man som medborgare skall kunna orientera sig i omvärlden och som därmed bidrar till att stödja den demokratiska utvecklingen i samhället. Bokbussen i Alvesta kommun

8 Alvesta kommun har haft bokbussverksamhet sedan Under dessa 47 år har sammanlagt endast 3 bilar/bussar funnits för ändamålet. Den första var en begagnad fiskbil som byggdes om för att kunna fungera som bokbuss. Mellan 1978 och 2002 ägde kommunen en fullskalig bokbuss (ca 10 meter). Efter 24 år gick den bussen i graven och på grund av besparingar bestämdes det att en mindre buss skulle leasas. Den friköptes när leasingen gick ut. Den nya bussen är nu inne på sitt 17:e år och reparationsbehoven ökar i allt snabbare takt och därmed också driftskostnaderna. Alvesta kommuns drivmedelsoch fordonspolicy, som antogs säger klart och tydligt att bokbussen gjort sitt : Avyttring av fordon Av image, miljö- och trafiksäkerhetsskäl behöver fordonens livslängd begränsas. Tunga lastbilar, bussar samt specialanpassade fordon ska avyttras om följande kriterier uppfylls: Fordonet är äldre än femton år. 1 Vad vi gör idag Verksamheten omfattar 9 turer för allmänheten och förskolor utanför tätorten, 1 förskoletur och 2 skolturer. Dessa låntagare får normalt besök var 4:e vecka (i några fall oftare). Under en månad stannar bussen på ca 130 ställen. Verksamhetstid 2 för bokbussen idag är ca 80 timmar per månad eller 20 timmar i veckan. Bokbussen ingår även i Boken kommer-verksamheten 3 och spelar alltså en stor roll för de som inte kan ta sig till något bibliotek själva pga olika funktionsnedsättningar, ålder osv och är beroende av denna tjänst. Bokbussen hade 2017 ca 540 aktiva låntagare. I detta fall är en låntagare = 1 familj/hushåll eller 1 förskolegrupp (så i själva verket så servar bussen långt fler människor än 540 kommuninvånare). Arbetet med barns läsning och tillgång till litteratur är extra viktigt, vi besöker 12 förskolor och två skolor varje månad. Visserligen ligger en del förskolor inom tätorten men avståndet till biblioteket är ofta alltför långt för små ben att gå. Bokbussen rymmer ca 1000 medier. Antalet utlånade medier 2017 var drygt Alvesta är en landsbygdskommun och avstånden till de fasta biblioteken är ganska långa vare sig man bor i norra eller södra kommundelen. Men flexibilitet är bokbussens stora styrka och med hjälp av den når vi ut till de som är intresserade. 1 Drivmedels- och fordonspolicy för Alvesta kommun sid 5 2 Verksamhetstid = tid som bussen är ute på tur varje månad/ timmar per månad 3 Boken Kommer: en tjänst som biblioteken tillhandahåller och som innebär att den som bor på äldreboende eller har hemtjänst och som på grund av ålder eller funktionshinder inte själv kan besöka sitt lokala bibliotek får sina önskade böcker (eller andra medier) hemlevererade ungefär en gång i månaden. 2

9 Biblioteksbussutredning För att få en objektiv syn på vilka behov Alvesta kommun har vid ett ev. nyinköp av biblioteksbuss har biblioteket sökt projektstöd från Biblioteksutveckling Blekinge Kronoberg. Syftet med projektet är att med hjälp av en utomstående konsult göra en förstudie för att få underlag och förslag till hur biblioteksbussverksamheten i Alvesta kommun kan utvecklas. Förstudien ska göra en genomlysning av nuvarande verksamhet. Den ska utifrån det titta på möjligheterna att införskaffa en större biblioteksbuss. Vilka nya verksamheter och tjänster kan finnas på bussen? Vilka nya målgrupper kan nås? Hur kan turschemat förändras? Hur påverkas nuvarande busslåntagare? Hur påverkas filialverksamheten? Vilka för- och nackdelar finns med större respektive mindre biblioteksbuss? Förstudien ska också se över möjligheten till förbättrad arbetsmiljö vid in- och urlastning samt göra en konsekvensanalys om vad som skulle hända om biblioteksbussen läggs ner. Biblioteksutveckling har beslutat att bevilja pengar till projektet och förstudien kommer att pågå under början av 2019, exakta datum är ännu inte satta. Bokbussen blir biblioteksbuss Bibliotekets uppdrag är idag så mycket mer än utlåning av böcker. På kommunens bibliotek kan man bland mycket annat ta del av föreläsningar, utställningar, författarbesök och andra kulturevenemang, här erbjuds lovaktiviteter, sagostunder och teaterföreställningar för barn, bokcirklar och språkcaféer, dagligen ger biblioteken samhällsservice i både fysisk och digital form till kommuninvånarna, m m, m m, kort sagt så är biblioteken kommunens ansikte utåt. Den nuvarande bokbussen servar en betydande del av kommunens befolkning 4 men har idag inte någon möjlighet ge den samhällsservice som erbjuds på de fasta biblioteken, mest p g a begränsningar vad gäller utrymme och vikt 5 men också personal. Med en större buss skulle verksamheten kunna utvecklas till att bli en modern verksamhet, en biblioteksbuss. Trots kommande förstudie vill vi ändå peka på några av de möjligheter vi redan nu kan förutse att en större biblioteksbuss kan ge. En av de prioriterade grupperna i biblioteksplanen är personer med annat modersmål än svenska. Med hjälp av integrationsbibliotekarien kan biblioteksbussen användas till besök vid t ex SFI-utbildningar, små språkkaféer hållas på plats, ge samhällsinformation mm. En annan prioriterad grupp är barnen. Bokbussen kör redan idag en särskild s k förskoletur. En biblioteksbuss kan utveckla den verksamheten med teaterföreställningar 6, sagostunder, filmförevisningar m m. 4 Se sidan 2 5 Maxvikt 3500 kg med last inräknad 6 Det finns faktiskt teaterföreställningar utformade speciellt för biblioteksbussar 3

10 En särskild tur för äldreboenden och servicehus är något som en biblioteksbuss kan ha på schemat. Boende på servicehus, äldreboenden o dyl kan idag visserligen få Boken kommer-service men ett besök på biblioteksbussen och att själv få botanisera bland böckerna ger ett mervärde och underlättar både för boende och personal. Alla kommuninvånare har inte tillgång till dator och/eller internetuppkoppling vilket är ett problem inte minst ur en demokratisk aspekt. I en biblioteksbuss kan fler få tillgång till och hjälp med att hantera de webbaserade tjänster och andra digitala verktyg som bl a kommunen, biblioteket och andra verksamheter har. Annan service som en biblioteksbuss med utökade möjligheter skulle kunna användas till: Konsumentrådgivning, energirådgivning, miljörådgivning och annan kommunal information och rådgivning Förtidsröstning Mobil förskola Mobil musikskola Mindre evenemang typ berättande, föreläsningar Författarbesök Möjlighet att ha miniutställningar Närvara vid föräldramöten på skolor och informera om bibliotekens utbud och service Medverka vid diverse evenemang i kommunen Medverka vid lov- och fritidsaktiviteter för barn och unga Ett litet axplock och förstudien kommer att visa på många fler. Sammanfattning: För att uppgradera bokbussen till biblioteksbuss ska det finnas utrymme för mer än utlåning av böcker, en modern biblioteksbuss ska vara ett mobilt närbibliotek med mer av den service som man får på ett fast bibliotek. Arbetsmiljö Eftersom dagens bokbuss är av liten modell finns det inte plats varken storleksmässigt eller viktmässigt för toalett eller någon form av pentry där man kan värma mat. Detta är en klar olägenhet när bussen kör långa turer, 8 timmar eller mer, och är inte i paritet med Arbetsmiljölagen 2 kap Det finns heller inte någon lift utan alla böcker och medier körs och lyfts för hand in i bussen. 7 Arbetsmiljölagen 2 kap. 8 I den utsträckning som föranledes av arbetets art och arbetstagarnas behov skall finnas utrymmen och anordningar för personlig hygien, förtäring och vila samt första hjälp vid olycksfall eller sjukdom. 4

11 Förslag på åtgärd För att få en modern biblioteksbussverksamhet krävs dels ett större fordon än vad Alvesta kommun har idag men också modernare teknik. På de 16 år som har gått sedan nuvarande bokbuss togs i bruk har det hänt mycket vad gäller teknik och drivmedel, varför en ny buss också får en positiv miljöeffekt. Möjlighet finns t ex att installera biogas 8 som drivmedel och ett antal biblioteksbussar idag har solceller som genererar el till bl a belysning. Vid förfrågan har kostnaden för ett nytt fordon hamnat på drygt 4 miljoner kr: Kiitokori, finsk tillverkare av specialfordon, svarade 4,2-4,6 milj. beroende på inredning och Kristianstads nyinvigda biblioteksbuss kostade ca 4,2 milj. enligt ansvarig bibliotekarie. Då får man en buss som är m eller mer. 8 Biogas är det drivmedel som ska prioriteras vid anskaffning av fordon. Alvesta kommuns drivmedelsoch fordonspolicy sid. 3 5

12 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Information om arbetet med berättande för mindre barn 7 Redogörelse Personal från biblioteket informerar kulturoch fritidsnämnden om deras arbete med berättande för mindre barn. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

13 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) KFN Ekonomisk månadsrapport för kultur och fritidsnämnden per september månad 2018 Beslutsunderlag 1. Ekonomisk månadsrapport per oktober månad 2018, daterad den 12 november 2018 Redogörelse Ekonom Malin Arbjörk Solvemark informerar kulturoch fritidsnämnden om förvaltningens ekonomiska läge per oktober månad Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna den ekonomiska månadsrapporten per oktober månad år Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

14 Ahesffl homrnun Datum: Dnr: Förenklad ekonomisk månadsrapport Kultur- och fritidsnämnden Tabell A Intäkter 7,4 10,6 6,1 8,4 10,9 10,9 7,4 +3,6 Personalkostnader 19,4 21,2 21,1 23,3 25,7 25,9 25,3-0,4 Övrigakostnader 25,5 26,0 25,1 31,5 33,6 33,4 30,2-3,5 Nettokostnad 37,5 36,6 40,1 46,4 48,4 48,4 48,1-0,3 'rabell B m!!- g.»y' i. rr' «a;i t nl R- fiy'!j «ry.->ij9' «'FÅ N" 'A' l.,f 'Pk.i..i a Ig I ii Å.af;,l i i I &T ffl!'! åf li ö I F * I N I *'l 1:4 I N ffidl r '«in»-i'ki ' aij ffii.j- özaäi «i 0 ja; iifn I lliilliilliiiill:aiiliiliilll!!!lhljl l.i:aläå"'b giiiiai!ifflflil Förvaltning/nämnd 1,l 1,7 1,', 1, ,7 2,2 1,7 _ C, Bibliotek 7,3 7,7 8,0 9,1 9,5 9,5 9,6 +0,1 Skolbibliotek 0,6 0,6 l,1 0,8 1,2 1,l 1,3 +0,2 :!il, 5 Fritid och fötidsanläggningar 18,2 17,6 18,2 21,6 21,7 21,8 21,8 +0,1 Fritidsgårdar 3,9 2,6 4,1 4,9 5,1 5,1 4,9-0,2 Kultur 3,1 2,9 3,5 4,2 4,2 4,1 4,2 O,O Musikskola 3,1 3,5 3,9 4,1 4,6 4,6 4,6 O,O Nettokostnad 37,5 36,6 40,1 46,4 48,4 48,4 48,1-0,3 1. Övergripande kommentarer till tabell A och tabell B I jämförelse med budget och utfall för perioden januari till oktober redovisar Kultur- och fritidsnämnden en positiv budgetavvikelse som uppgår till 3,5 miljoner kronor. Prognosen av helårsutfallet visar en negativ budgetavvikelse som uppgår till 0,3 miljoner kronor. 2 Kommentarer till utfall 2.I Kommentarer till utfall gällande intäkter De redovisadeintäkterna för perioden januari till oktober2018 är 4,5 miljoner kronor högreän periodens budgetram. Anledningen till detta är att bidrag för Sommar- och lovaktiviteter inom fritidsgårdar samt intäkter från Hanaslöv inom Fritid- och fritidsanläggningar blev större än väntat. Inom fritidsgårdama har ytterligare statsbidrag ansökts om för ökat öppethållande. Vidare påverkar statsbidrag för Skapande skola och Musikskola inom kulturavdelningen som ej är budgeterade. Ijämförelse med sammaperiodföregående år är utfallet 3,2 miljoner kronor högre2018.dettaberor på större bidrag för Sommar- och lovaktiviteter och Skapande skola, samt högre intäkter till Hanaslöv. Information ottagen av ordförande..2ö/e'-#-13

15 ICo'rn 2.2 Kommentarer till utfall gällande personalkostnader De redovisade personalkostnaderna för perioden januari till oktober 2018 är 0,1 miljoner kronor högre än periodens budgetram. Detta beror på att förvaltningschefstjänsten inte täcks inom befintlig budget och har delvis under året varit bemannad med mer än 100 % på gnind av sjukskriming, vilket har ökat kostnaderna.notera att det finns post i budget centralt som är :vsrä7,d till avgiftssänkning för Musikskolan, räknas deru'ia bort ökar den negativa avvikelsen. Samt så har behovet har funnits att öka antalet timanställningar inom fritidsgårdsavde1ningen. Ett överskott på Biblioteken på gnind av en ej tillsatt tjänst på Sko1bib1iotekcentra1en gör dock att avvikelsen blir mindre. Ijämförelse med samma periodföregående år är utfallet 1,8 miljoner kronor högre Detta beror till största del på ny anställning i Hanaslöv, fler timanställningar inom fritidsgårdarna och anställning av danslärare till driftprojektet Utveckling Musikskolan. Samt att förva1tningschefstjänsten har delvis under året varit bemannad med mer än loo % på gnind av sjukskrivning. Löneökningar 2018 för samtliga avdelningar påverkar även det högre utfallet. 2.3 Kommentarer till utfall gällande övriga kostnader De redovisade övriga kostnaderna för perioden januari till oktober 2018 är 0,9 miljoner kronor högre än periodens budgetram. Detta beror på att de ökade intäkterna på Hanas1övan1äggningen inom fritidoch fritidsanläggningar också medför ökade kostnader för utbetalning till föreningar enligt avtal och ökade driftskostnader. Statsbidraget för sormnar- och lovaktiviteter inom fritidsgårdsavdelningen medför ökade kostnader. Ijämförelse med sammaperiodföregående år är utfallet 0,5 rniljoner kronor högre Detta beror på det större statsbidraget för sommar- och lovaktiviteter inom fritidsgårdsavde1ningen som medför ökade kostnader. 3 Kommentarer tilf prognos 3.1 Kommentarer till prognos gällande intäkter Prognosen för helårsutfallet av intäkter för 2018 är positiv med 3,6 rniljoner kronor. Detta beror på att man fått större statsbidrag än väntat för sommar- och lovaktiviteter inom fritidsgårdsavdelningen. Inom fritidoch fritidsanläggningar har det under säsong varit ett mycket större besöksantal på Hanas1övanläggningen och Vislandabadet vilket bidragit till högre intäkter. Ytterligare orsak till avvikelsen är statsbidrag för Skapande skola HT18/VT19 inom Musikskolan som ej är budgeterat &, där beräknas att ungeför hälften av bidraget kommer nyttjas under 2018 och resterande under VT Kommentarer till prognos gällande personalkostnader Prognosen för helårsutfallet av personalkostnader för 2018 är negativ med 0,4 miljoner kronor. Detta beror på att förva1tningschefstjänsten inte täcks inom befintlig budget och har deivis under året varit bemannad med mer än IOO % på gnind av sjukskrivning. Antalet timanställningar inom fritidsgårdsavde1ningen har ökat, samt saknar fötidsgårdschefens tjänst täckning fullt ut vilket ger en ökningiprognos. Inom bib1ioteksavde1ningen är prognosen sänkt då det finns en ej nyttjad buffert f?5r rektytering av bibliotikariejänst. 3.3 Kommentarer till prognos gällande övriga kostnader Prognosen & helårsutfallet av övriga kostnader för 2018 är negativ med 3,5 miljoner kronor. Detta beror på att de ökade intäkterna på HanasIövanläggningen inom fritidoch fötidsanläggningar också medför ökade kostnader för utbetalning till föreningar enligt avtal och något ökade driftskostnader. Samt planeras insatser för att förlänga elljusspåret, bredda befintliga spår och göra iordning mer parkeringsyta. Det ökade statsbidraget för sommar- och lovaktiviteter inom fritidsgårdsavde1ningen medför ökade kostnader motsvarande summan för bidraget. Utbyte av internetkablar ska ske på biblioteket ialvesta, vilket kommer medföra ökade kostnader. Kostnaderna för Skapande skola HT18/VT19 inom Musikskolan beräknas nyltjas till hälften av summan.

16 Alvesta liornrnun Kommunledningsförva1tning Ekonomi- och upphand1ingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Tel E-post: maiin.arbjoi'ksoiveinark(ö:iaivesla.se Tjänsteskrivelse Datum Ekonomisk månadsrapport för Kultur- och fritidsförvaltningen per oktober månad Redogörelse I rapporten, som baseras på utfallet till och med sista oktober, framgår att avdelningen Förvaltning/nämnd och fritidsgårdar prognostiserar en negativ avvikelse. Biblioteken, skolbiblioteken samt Fritid- och fötidsanläggningar prognosticerar en positiv avvikelse. Kulturavdelningen och Musikskolan prognosticerar ett noll-resultat. För Kultur- och fritidsnämnden innebär detta ett totalt prognosticerat underskott på 0,3 mi5oner kronor jämfört med budgeterat resultat. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta att godkänna ekonomisk månadsrapport för Kultur- och fötidsförvaltningen per oktober månad. SÖzanne Tf fö hef gren Organisationsnr Besöksadress Centralplan l Postadress Alvesta Telefon vx Hemsida wiviv.alvesta.se E-post till förvaltningen konmuinen(2ilalvesla.se

17 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Återrapportering av internkontrollplanen för år 2018 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kulturoch fritidsförvaltningen, daterad den 13 november Internkontrollplan för år Kommunövergripande internkontrollplan för 2018, daterad den 2 oktober Redogörelse Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att organisera den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. Nämnden beslutar årligen om en intern kontrollplan och förvaltningen ansvarar för att rapportera utfallet av kontrollerna till nämnden vid årets slut. Förvaltningen har genomfört kontrollerna i 2018 års internkontrollplan och funnit att förvaltningen generellt har en god intern kontroll och styrning. Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kulturoch fritidsnämnden besluta att: Godkänna redovisningen av utförd intern kontrollplan 2018 Skicka nämndens uppföljning av internkontrollplanen till kommunstyrelsen. Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

18 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonomi Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kultur- och fritidsnämnden Återrapportering Kultur- och fritidsnämnden, intern kontroll 2018 Redogörelse Nämnd/styrelse ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen och resultatet av genomförd intern kontroll ska rapporteras till nämnden/styrelsen i den omfattning som fastställs i planen. I samband med årsredovisningens upprättande är nämnden skyldig att till kommunstyrelsen rapportera fel/brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplanen. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan gällande kommunstyrelsen. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska följas upp i denna rapport framgår av förra årets uppföljning. Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kulturoch fritidsnämnden besluta att: 1. Godkänna redovisningen av utförd intern kontrollplan Skicka nämndens uppföljning av internkontrollplanen till kommunstyrelsen Suzanne Hammargren T.f. förvaltningschef Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Bifogas Återrapportering Kultur- och fritidsnämndens internkontroll 2018, daterad Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

19 Förslag på Kommunövergripande intern kontrollplan 2018 Kommunledningsförvaltningen KOMMUNLEDNINGFÖRVALTNINGEN, KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN 2018 A v d System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) Sannolikhet/ Konsekvens 6) E K E K U P P H Attester Representation Direktupphandlingar Kontroll av att aktuella behörigheter enligt systemet (navigator) överensstämmer med beslutad attestförteckning inkl beloppsgränser. Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Kontroll att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger kr Förvaltningschef Ekonom Minst två gånger per år (förslagsvis vår respektive höst). Metod enligt anvisning från ekonomichef. Upphandlingschef Förvaltningschef Ekonom En gång per år. Kontroll av att: *korrekt konto används vid kontering *momsen hanteras korrekt *anteckning finns om syfte och deltagare *representationen är verksamhetsrelaterad Upphandlingschef 1 ggr/år Avstämning av totalsumma per leverantör samt inköpstyp (slag) vilket stäms av mot avtalsdatabasen Respektive nämnd Respektive nämnd Till kommunstyr elsen Möjlig/ Allvarlig Värde 12 (3*4) Möjlig/ Allvarlig Värde 12 (3*4) Sannolik/Känn bar 4x3=12

20 Kommunledningsförvaltningen A v d System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) Sannolikhet/ Konsekvens 6) E K Projekt Transaktioner mot projektplan Förvaltningschef Ekonomistöd 2 ggr/proj Samtliga transaktioner i ett urval av projekt hos förvaltningarna P Löner, analyslista K Tillgänglighet via telefon och e-post Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Förvaltningschef Respektive förvaltning Kvalitets- och utvecklingsgrup pen (Kjell Rosenlöf samordnare) Felaktig hantering av kostnader Respektive AU/Nämnd En gång per år. Urval Respektive nämnd En gång per år Eget urval och metod utöver ordinarie KKiKmätning. Resultatet av genomförd kontroll ska dokumenteras och arkiveras Respektive nämnd Sannolik/Känn bar 4x3=12 Sannolik / Kännbar 4*3=12 Sannolik/Känn bar 4*3=12 Dessutom ska följande kontrollmoment från 2017 följas upp igen 1. att uppdaterade delegationsordningar finns 2. att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns 1 Beskriv kontrollmomentet och kontrollmetod i detalj så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrollmomentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrollmomentet 4 Frekvens, dvs vid vilket/vilka tillfällen ska kontrollmomentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppföljningen 6 S*K dvs Sannolikhetstalet (högst värde 4) gånger Konsekvenstalet (högst värde 4) = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes. 2

21 System/rutin Kontrollmoment Kontrollansva r Attestförteckningar Löner/analyslista Sjukfrånvaro/frånva rotillfällen Riktade statsbidrag Utbetalning föreningsbidrag Driftstopp fritidsanläggningar Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteck ning inkl beloppsgräns er finns (b) behörigheter överensstäm mer (navigatorn vs attestförteck n) Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs Kontroll av att rutin gällande upprepad korttidsfrånvaro finns Kontroll av att rutiner finns och följs för hantering av riktade statsbidrag Kontroll av att det finns rutin och metod för att säkerställa att rätt nivå på föreningsbidrag utbetalas Kontroll av att det finns en handlingsplan vid oplanerat driftsstopp Förvaltningsch ef Avdelningschef er Förvaltningsch ef Avdelningschef er Förvaltningsch ef Avdelningschef er Ekonom Förvaltningsch ef Avdelningschef Förvaltningsch ef Avdelningschef er Förvaltningsch ef Avdelningschef Granskning utförs av Ekonom Respektive förvaltning Respektive förvaltning Granskning frekvens Vid halvårsskiftet En gång per år Minst en gång per år Kontroll metod Metod enligt anvisning Stickprov Ekonom En gång per år Inventera alla riktade statsbidra g Ekonom En gång per år Dokumen tera Aktuell avdelningschef Vid halvårsskiftet Kommentar Resultat av genomförd kontroll ska dokumenteras och arkiveras Rapporteras till Avvikelser rapporteras till ekonomich ef och KS Nämnden Konsekvenser risker Allvarlig/ möjlig Stickprov Nämnden Dokumen t era Säkerställa utfall och prognoser Skapa säkra rutiner Säkerställa handlingsplan en Nämnden Nämnden Nämnden Väldigt kännbar/ möjlig Allvarlig/ möjlig Allvarlig/ möjlig

22

23 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Verksamhetsplan med internbudget 2019 Beslutsunderlag 1. Förslag till verksamhetsplan med internbudget 2019, daterad den 26 november Redogörelse Kultur- och fritidsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att upprätta ett förslag till verksamhetsplan med internbudget för år Kulturoch fritidsförvaltningen har nu tagit fram ett reviderat förslag på verksamhetsplan med internbudget till 2019 än den som beslutades i kulturoch fritidsnämnden den 29 oktober Den är framtagen utifrån befintliga styrdokument som är relevanta för verksamheten. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta kulturoch fritidsförvaltningens förslag till verksamhetsplan med internbudget Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

24 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 för Kultur- och fritidsnämnden

25 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Innehållsförteckning 1. Ansvarsområde Nulägesbeskrivning styrkor och utmaningar Större verksamhetsförändringar under planperioden Mål och resultatindikatorer Kommunfullmäktiges mål och resultatindikatorer Kultur- och fritidsnämndens mål och resultatindikatorer Budgetförutsättningar Driftbudget Investeringsbudget Kommentarer till investeringsbudget

26 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden 1. Ansvarsområde Kommunfullmäktige i Alvesta kommun antog i beslut KF 116/2016 reglementet för kulturoch fritidsnämnden i Alvesta kommun. Reglementet för kulturoch fritidsnämnden reviderades senast i enlighet med beslut KF 187/2016. I reglementet anges att nämndens huvudsakliga arbetsområde utgörs av att man har ansvaret för Alvesta kommuns insatser för att främja kulturoch fritidsverksamheten i kommunen. Utöver det som anges generellt i reglementet om nämndens skyldigheter i förhållande till övrig verksamhet i kommunen anges det att man ansvarar för nedan angivna särskilda uppgifter: Biblioteksverksamheten (inklusive skolbibliotek) och annan kommunal kulturverksamhet, innefattande såväl verksamhet i egen regi som stöd till annan kulturell verksamhet i kommunen, samt i övrigt främja kulturlivet. Musikskoleverksamhet. Fritidsgårdsverksamhet. Att genom ett nära samarbete med föreningar, organisationer och kulturarbetare inom nämndens verksamhetsområde stimulera det arbete som dessa bedriver. Att inom ramen för beviljade anslag och fastställda normer fördela bidrag till föreningar och organisationer inom nämndens ansvarsområde. Framtagande av kulturella arrangemang för barn och elever i samarbete med förskola/skola. Framtagande av kulturella arrangemang för äldre och funktionsnedsatta i samarbete med omsorgsförvaltningen. Evenemang med inriktning mot idrott, fritid och kultur för att marknadsföra Alvesta kommun och därmed bidra till en positiv utveckling av besöksnäringen i kommunen. Ansvara för inköp av konstverk och för att förvalta för kommunens kulturella verksamhet avsedd egendom såsom samlingar och konstverk. Verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt eller estetiskt värde. Upplåtelse av kommunens anläggningar och lokaler för fritids- och kulturverksamhet. Skötsel, drift och underhåll av kommunens anläggningar för fritids- och kulturverksamhet. 2. Nulägesbeskrivning styrkor och utmaningar Kultur- och fritidsnämnden inrättades den 1 januari 2017 i enlighet med Kommunfullmäktiges beslut 105/2016 och är således ett nyligen inrättat politiskt organ med tillhörande förvaltning. De styrkor man identifierar i verksamheten är att: Den nya förvaltningsorganisationen har en potential att utifrån en god intern och extern samverkan erbjuda invånarna i Alvesta kommun ett rikt kulturoch fritidsliv. I Alvesta kommun finns starka föreningar som erbjuder invånare varierande kulturoch fritidsaktiviteter. Flera investeringar har gjorts, vilket stärkt kvaliteten påtagligt på följande anläggningar: Virda bad och sportcenter, Vislandabadet, Alvesta tennishall, Hanalövsområdet och Virdavallen. Förvaltningen tillhandahåller och utvecklar flera mötesplatser för fritid-, kulturoch fritidsgårdsverksamhet. RFID teknik (självutlån) genomförs på alla biblioteksenhet. Ökad självbetjäning ger lägre bemanningsbehov vid diskarna och kan därmed skapa utrymme för andra arbetsuppgifter (informationstjänst, uppsökande verksamhet, arbete med digitala tjänster med mera). RFID innebär även en förbättrad arbetsmiljö eftersom personalen slipper många och tunga lyft. 2

27 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Förutsättningar ökar för än bättre samverkan mellan bibliotek och skola i Moheda då ett integrerat folk- och skolbibliotek inrättas. En ny enhet bildas Ung i Alvesta. Enheten består av avdelningarna musikskolan och fritidsgårdar. De utmaningar som man identifierar att nämnden står inför är att: Utveckla förvaltningens beredskap vid frånvaro och stärka bemanningen. Utveckla fler kulturmötesplatser som involverar och engagerar hela Alvesta Kommun. Fortsätta arbetet med att se över och utveckla stödfunktioner som arbetar med kvalitetssäkring. Fortsätta arbetet med att skapa en god förvaltningsövergripande organisation med förbättrade rutiner och riktlinjer. Ny teknik på biblioteken kräver nya arbetssätt. Förbättra och öka samarbetet med utbildningsförvaltningen och förvaltningen för individ- och familjeomsorg, för än bättre stöd till våra ungdomar. 3. Större verksamhetsförändringar under planperioden Den nya nämndsorganisationen planerar inför 2019 följande verksamhetsförändringar: En ny enhet bildas Ung i Alvesta med avdelningarna Musikskola och Fritidsgårdar. I Moheda pågår planering av nytt integrerat folk- och skolbibliotek och ny idrottshall Fritidsavdelningen kommer att fortsätta att fördjupa och utveckla arbetet i Hanaslövsområdet. Detta sker bland annat genom ökad samverkan med föreningarna i Hanaslöv men även genom planerade sommaraktiviteter i området såsom mountainbike-leder, förlängt elljusspår och förbättrad tillgänglighet. Ansvar och budget för fritidsklubben Stenlycke, överförs till Kultur- och fritidsnämnden. Musikskolan fortsätter arbetet med att öka tillgängligheten för underrepresenterade grupper samt att skapa flera former av undervisning som breddar utbudet. Lovaktiviteter - en statlig satsning som syftar till att öka utbudet av aktiviteter på loven för våra barn och unga det kräver arbetsinsatser såsom planering, genomförande, utvärdering och redovisning. 3

28 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden 4. Mål och resultatindikatorer 4.1 Kommunfullmäktiges mål och resultatindikatorer Fokusområde: Människors vardag KF-resultatmål nr 4 Resultatindikator 4:1 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket En kommun där man kan bo och verka med stolthet. Attraktivt boende i olika miljöer med goda kommunikationer och möjligheter att på ett enkelt sätt ta sig ut i världen. Plats för alla typer av möten mellan människor. Alvesta kommun ska verka för att skapa varierande mötesplatser för kultur, integration och fritidsliv. Fritidsmöjligheter. Hur ser du på tillgång till parker, grönområden och natur, idrottsevenemang, kulturevenemang, nöjesutbud samt möjligheter att kunna utöva fritidsintressen som sport, kultur m.m. SCB:s medborgarundersökning. Högre indextal= bättre. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. 4

29 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden 4.2 Kultur- och fritidsnämndens mål och resultatindikatorer Fokusområde: Människors vardag KF-resultatmål nr 4 Nämndsmål nr 1 Resultatindikator 1:1 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket En kommun där man kan bo och verka med stolthet. Attraktivt boende i olika miljöer med goda kommunikationer och möjligheter att på ett enkelt sätt ta sig ut i världen. Plats för alla typer av möten mellan människor. Alvesta kommun ska verka för att skapa varierande mötesplatser för kultur, integration och fritidsliv. Det ska finnas goda möjligheter till att utöva fritidsintressen. Hur ser du på möjligheten att kunna utöva fritidsintressen t ex sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv? SCB:s medborgarundersökning. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum , ,6 Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Resultatindikator 1:2 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. Antal deltagartillfällen i åldern 7-25 årig bidragsberättigade fritidsföreningar under året i Alvesta kommun. (utfall Alvesta kommun 2015: ) Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. 5

30 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Resultatindikator 1:3 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket Antal besökare på fritidsgårdarna i Alvesta kommun Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. Resultatindikator 1:4 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket Antal elever antagna vid Musikskolan i Alvesta kommun. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. 6

31 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Fokusområde: Människors vardag KF-resultatmål nr 4 Nämndsmål nr 2 Resultatindikator 2:1 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket En kommun där man kan bo och verka med stolthet. Attraktivt boende i olika miljöer med goda kommunikationer och möjligheter att på ett enkelt sätt ta sig ut i världen. Plats för alla typer av möten mellan människor. Alvesta kommun ska verka för att skapa varierande mötesplatser för kultur, integration och fritidsliv. Det ska vara god tillgång till och ett varierat utbud på kulturevenemang. SCB:s medborgarundersökning. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum , ,6 Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Resultatindikator 2:2 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. Antal kulturevenemang för vuxna (ålder från 25 år). Antal kulturevenemang för barn (ålder 6-25 år). Mål antal vuxenaktiviteter 2019: 27 Mål antal barnaktiviteter 2019: 37 Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum / / 37 Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. 7

32 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Fokusområde: Människors vardag KF-resultatmål nr 4 Nämndsmål nr 3 Resultatindikator 3:1 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket En kommun där man kan bo och verka med stolthet. Attraktivt boende i olika miljöer med goda kommunikationer och möjligheter att på ett enkelt sätt ta sig ut i världen. Plats för alla typer av möten mellan människor. Alvesta kommun ska verka för att skapa varierande mötesplatser för kultur, integration och fritidsliv. Det ska vara ett brett och varierat medieutbud i biblioteksverksamheten. Vad tror eller tycker du om biblioteksverksamheten? SCB:s medborgarundersökning. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum , ,6 Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Resultatindikator 3:2 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. Antal totalutlån per invånare. Avser lån samtliga medier, inklusive E-medier. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum , ,6 Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. 8

33 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Fokusområde: Människors vardag KF-resultatmål nr 4 Nämndsmål nr 4 Resultatindikator 4:1 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket En kommun där man kan bo och verka med stolthet. Attraktivt boende i olika miljöer med goda kommunikationer och möjligheter att på ett enkelt sätt ta sig ut i världen. Plats för alla typer av möten mellan människor. Alvesta kommun ska verka för att skapa varierande mötesplatser för kultur, integration och fritidsliv. Det ska vara god kvalité på utrustning och skötsel av kommunens idrotts- och motionsanläggningar. Vad tror eller tycker du om kommunens idrotts- och motionsanläggningar? SCB: medborgarundersökning. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Resultatindikator 4:2 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2018 Riket Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. Utrustning och skötsel av kommunens idrotts- och motionsanläggningar ombesörjs regelbundet. Årsrapport Utfall 2018 Andra kommuner Målvärde 2019 Mätdatum Hösten 2019 Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Nämndsmålen är angelägna utifrån de ansvarsområden kulturoch fritidsnämnden har. Nämndsmålen bryts ned i aktiviteter i enheternas handlingsplaner, detta görs i samarbete med personalen. 9

34 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden 5. Budgetförutsättningar 2019 Inför budget 2019 har kommunfullmäktige beslutat om utökad budgetram för Kultur- och fritidsnämnden (KFN) på 0,3 miljoner kronor. Utökade medel är avsedda för satsning på en Fritidsbank på 0,2 miljoner kronor, Integrationsstöd på 0,1 miljoner kronor. Stenlyckeklubben är en verksamhet som historiskt har tillhört Utbildningsnämnden (UN), men enligt beslut i Kultur- och fritidsnämnden samt Utbildningsnämnden under 2018 kommer budget att överföras till Kultur- och fritidsnämnden från och med Detta ger en total utökad budgetram till Kultur- och fritidsnämnden på 0,9 miljoner kronor. Från och med 1 januari 2019 kommer en ny enhet att bildas: Ung i Alvesta. Enheten kommer bestå i två redan befintliga avdelningar, Fritidsgårdar och Musikskola. En omstrukturering av budget har gjorts inför 2019 för att täcka förvaltningschefstjänsten, vilket visas i tabell 5c nedan. I verksamheten Förvaltning/nämnd finns ett budgettillskott på 0,4 mnkr som beslutades tillföras Kultur- och fritidsnämnden inför 2018 för att kunna utföra avgiftssänkningar för elever på Musikskolan. Dessa medel budgeteras centralt och kommer tillföras Musikskolan i takt med att effekten av avgiftssänkningen sker budgeterades statliga bidrag med intäkter och kostnader på Fritidsgårdarna för Sommarlovsaktiviteter. Detta bidrag söks av Alvesta kommun och är ingen garanterad intäkt eller kostnad som man vid budgeteringstillfället vet med säkerhet kommer falla ut. Därför kommer detta bidrag ej budgeteras i budget 2019, vilket påverkar att intäkter, personalkostnader och övriga kostnader blir lägre Driftbudget I tabellerna nedan presenteras driftbudget för Kultur- och fritidsnämnden. Större förändringar av budget mellan verksamhetsår 2018 och 2019 redovisas för respektive område i tabell 5c. Under 2019 kommer en ny rutin angående kapitalkostnader träda i kraft. Det innebär kortfattat: 1. alla kapitalkostnader lyfts ur nämndernas budgetar i Verksamhetsplanen och budgeteras centralt 2. budget tillförs nämnderna när de faktiska kapitalkostnaderna är beräknade i början på Utgångspunkten är att nämnderna får täckning för alla sina kapitalkostnader när investeringar görs inom investeringsbudgetens ramar. Det innebär att förändringen mellan nämndernas ramar 2018 och 2019 i tabellerna 5a-5b kan bero på att ramen 2019 anges exklusive kapitalkostnader. Nämndens totala ram 2019 blir följande: Kapitalkostnaderna för Kultur- och fritidsnämnden under 2019 är 7,9 miljoner kronor vilket ger en totalram på 49,3 miljoner kronor. Tabell 5a mnkr Prognos 2018* Budget 2018** Budget 2019 Intäkter 10,8 7,4 6,5 Personalkostnader 25,7 25,3 25,3 Övriga kostnader 33,3 30,1 22,4 Nettokostnad 48,2 48,0 41,2 * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti 2018 ** Budget 2018 är inkl avskrivningar, budget 2019 är exkl avskrivningar 10

35 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Tabell 5b mnkr Prognos 2018* Budget 2018** Budget 2019 Förvaltning/nämnd 2,3 1,7 1,9 Bibliotek 10,4 10,9 10,8 Fritid och fritidsanläggningar 21,6 21,8 14,0 Ung i Alvesta 9,8 9,5 10,3 Kultur 4,1 4,1 4,2 Nettokostnad 48,2 48,0 41,2 * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti 2018 ** Budget 2018 är inkl avskrivningar, budget 2019 är exkl avskrivningar Tabell 5c Verksamhetsförändringar, mnkr Större förändringar av budget (jämfört med 2018 års budget) Förvaltning/nämnd Ökad budget för att täcka förvaltningschefstjänst Fritid och fritidsanläggningar Minskad budget för att täcka förvaltningschefstjänst Ung i Alvesta Ökad budgetram för hantering av Fritidsbank Ökad budgetram för hantering av Stenlyckeklubben från UN Kultur Ökad budget för hantering av Integrationsstöd Ökad budget för hantering av aktiviteter för unga & äldre Minskad budget för att täcka förvaltningschefstjänst Budget ,3-0,2 +0,2 +0,6 +0,1 +0,1-0,1 TOTALT, netto +1,0 Teckenförklaring (+) = ökade kostnader/minskade intäkter ( ) = minskade kostnader/ökade intäkter 11

36 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden 5.2 Investeringsbudget Under 2019 beräknas investerings-volymen uppgå till totalt 11,6 mnkr för Kultur- och fritidsnämnden. Tabell 5d mnkr Prognos 2018* Budget 2018 Budget 2019 Inkomster 0,4 0,0 0,0 Utgifter 9,3 9,2 11,6 Nettoutgift 8,9 9,2 10,3 * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti 2018 I tabellen nedan redovisas planerade och pågående investeringsprojekt under budgetperioden. Tabell 5e Projekt (mnkr) Prognos 2018* Budget 2018 Budget 2019 Totalutgift netto Biblioteket Biblioteksbuss 0,8 0,0 0,8 0,0 0,3 4,0 1,1 4,0 Badplatser upprustning 0,1 0,1 0,3 0,4 Spånens badplats 0,1 0,4 0,4 0,8 Hanaslöv 0,8 0,8 2,0 2,8 Sim- och sporthallen, belysning Badplatser, tillgänglighetsramp Virdavallen, omläggning tak Virdavallen, ljudisolering tennishall 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,2 0,2 0,1 0,7 1,2 0,2 0,1 0,7 Sim- och sporthallen, löpband 0,0 0,0 0,2 0,2 Fritidsgården Alvesta Ofördelade medel Energibesparande åtgärder Kulturkällaren Utställningshallen Musikskola 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 TOTALT beslutat KF (ej summa) 2,1 10,3 (ej summa) Inventarier Moheda bibliotek** 0,0 0,4 Enskilt investeringsprojekt beslut KF*** 0,0 0,6 TOTALT 2,1 11,3 * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti 2018 ** Moheda bibliotek ingår ej i kommunens investeringbudget, kapitalkostnaderna är externt finansierade av Kulturrådet *** Belopp ingår i 3,1 miljoner, varav 2,5 miljoner tillhör UN 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,2 0,1 0,3 0,1 0,1 0,1 0,2 0,1 0,3 12

37 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Kommentarer till investeringsbudget Förvaltning/nämnd Projekt Ofördelade medel Medel anslagna för oförutsedda reinvesteringar inom Kultur- och fritidsnämndens ansvar. Projekt Energibesparande åtgärder Medel avsatta för fortsatt arbete med energibesparande åtgärder inom ramen för Kultur- och fritidsnämndens ansvar. Bibliotek Projekt Biblioteket Biblioteken inför under 2019 RFID teknik. RFID teknik är ett självutlåningssystem. Denna teknik bidrar bland annat till att minska personalens fysiska arbetsbelastning och istället öka deras möjlighet till kvalitativt stöd till bibliotekens brukare. Projekt Biblioteksbuss Bokbussen är uttjänt och behöver ersättas. En utredning i ärendet kommer att genomföras under hösten. Fritid och fritidsanläggningar Projekt Badplatser upprustning Medel för fortsatt upprustning av badplatser gällande toaletter och skyltning m.m. Projekt Spånens badplats Medel för ny brygga vid Spånens badplats. Projekt Hanaslöv Medel för fortsatt upprustning, utbyggnad och energieffektivisering av verksamheten i Hanaslöv. Projekt Sim- och sporthallen, belysning Medel för ny och energieffektiviserad belysning i Alvesta sporthall. Projekt Badplatser, tillgänglighetsramp Medel för tillgänglighetsanpassning av ytterligare en badplats. Projekt Virdavallen, omläggning tak Medel för upprustning av tak på Virdavallens kansli och förrådsbyggnader. Projekt Virdavallen, ljudisolering tennishall Medel för inköp av ljudisolering av Virdavallens tennishall. Projekt Sim- och sporthallen, löpband Medel för inköp av nya maskiner till gymmet. 13

38 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Kultur- och fritidsnämnden Fritidsgårdar Projekt Fritidsgården Alvesta Medel avsatta för upprustning av teknik och inventarier. Kultur Projekt Kulturkällaren Skapa tillgänglighet genom om att skaffa hörselslingor och övrig handikappanpassning. Förbättra lokal genom bl.a. målning och översyn av dörrkarmar, lister och tak, samt installera nytt ljus. Projekt Utställningshallen Skapa tillgänglighet genom om att skaffa hörselslingor och övrig handikappanpassning. Förbättra lokal genom bl.a. målning och översyn av dörrkarmar, lister och tak, samt installera nytt ljus. Musikskola Projekt Musikskola Medel för verksamhetsförbättringar till exempel utbyte av instrument. Inventarier Moheda bibliotek som finansieras av Kulturrådet Projektet Moheda bibliotek som finansieras av Kulturrådet ( kr) ingår inte i kommunens investeringsbudget, statliga medel har beviljats från Kulturrådet som kommer nyttjas till inköp av bland annat teknik. Enskilt investeringsprojekt Det integrerade folk- och skolbiblioteket i Mohedaskolan planeras vara inflyttningsklart i april Under våren påbörjas arbetet med att planera, köpa in och inreda biblioteket, medlen avses för inredning. Utbildningsnämnden och kulturoch fritidsnämnden har delat ansvar för investeringar i inredningen på det integrerade biblioteket i Moheda. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att genomföra att inventarier och inredning är färdigställt till april. 14

39 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Kultur och fritidsnämndens attestförteckning 2019 Beslutsunderlag tjänsteskrivelse, daterad den 12 november Redogörelse Enligt kommunens gällande attestreglemente ska nämnderna varje år ta beslut om en attestförteckning som ska gälla inför nästkommande år. Beslut bör tas senast den 31 december året innan. Justeringar i attestförteckning löpande under året beslutas på delegation av förvaltningschef. Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår nämnden att: godkänna kulturoch fritidsnämndens attestförteckning 2019 förvaltningschefen löpande under året beslutar om ändringar i attestförteckningen Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen T.f. förvaltningschef för kulturoch fritidsförvaltningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

40 Kommunledningskontoret Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 10 december 2018 Kultur- och fritidsnämndens attestförteckning 2019 Redogörelse Enligt kommunens gällande attestreglemente ska nämnderna varje år ta beslut om en attestförteckning som ska gälla inför nästkommande år. Beslut bör tas senast den 31 december året innan. Justeringar i attestförteckning löpande under året beslutas på delegation av förvaltningschef. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden att godkänna kulturoch fritidsnämndens attestförteckning 2019 att förvaltningschefen löpande under året beslutar om ändringar i attestförteckningen Suzanne Hammargren T.f. förvaltningschef Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Bilaga: Attestförteckning KFF från Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

41 FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE 2019 Attestförteckning avser Kultur- och fritidsförvaltningen 1 (2) ORDINARIE ERSÄTTARE ANSVAR VERKSAMHET BEFATTNING NAMN BEFATTNING NAMN BELOPPSGRÄNS Övergripande attestansvar 21****** samtliga Förvaltningschef Eva Ingvarsson tf kommunchef Stefan Karlsson tf förvaltningschef Suzanne Hammargren tf kommunchef Stefan Karlsson Förvaltningschef 21****** 115** Kultur- och fritidsnämnden Förvaltningschef Eva Ingvarsson tf kommunchef Stefan Karlsson tf förvaltningschef Suzanne Hammargren tf kommunchef Stefan Karlsson ****** 313** Administration Kultur och Fritid Förvaltningschef Eva Ingvarsson tf kommunchef Stefan Karlsson tf förvaltningschef Suzanne Hammargren tf kommunchef Stefan Karlsson Bibliotekschef 211****** 361** Biblioteksverksamhet Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ****** 362** Bibliotek Alvesta Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ****** 363** Bibliotek Vislanda Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ****** 364** Bibliotek Moheda Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ****** 365** Bibliotek Lönashult Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ****** 366** Bibliotek Grimslöv Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ****** 367** Bokbussen Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ****** 368** SBC och skolbibliotekarier Bibliotekschef Eva Ingvarsson Bibliotikarie Kristina Kallenskog Vuxenbibliotikarie 2111**** 362** Bibliotek Alvesta Bibliotikarie Kristina Kallenskog Bibliotikarie Susanne Lek Barnbibliotikarie 2112**** 362** Bibliotek Alvesta Bibliotikarie Hariett Mårtensson Bibliotikarie Kristina Kallenskog Bibliotikarie Nommi Nordlund Bibliotikarie Kristina Kallenskog Filialbibliotikarie Vislanda, Lönashult 2113***** 363** Bibliotek Vislanda Bibliotikarie Susanna Eriksson Bibliotikarie Kristina Kallenskog ***** 365** Bibliotek Lönashult Bibliotikarie Susanna Eriksson Bibliotikarie Kristina Kallenskog Filialbibliotikarie Moheda 2114***** 364** Bibliotek Moheda Bibliotikarie Emelie Sahlström Bibliotikarie Kristina Kallenskog Bokbussbibliotikarie 2115***** 367** Bokbussen Bibliotikarie Susanne Leek Bibliotikarie Kristina Kallenskog Skolbibliotikarie 2116***** 368** SBC och skolbibliotekarier Bibliotikarie Sandra Sandgren Bibliotikarie Kristina Kallenskog ***** 3681* Skolbibliotek Grönkullaskolan Bibliotikarie Miranda Larsson Rydell Bibliotikarie Kristina Kallenskog Filialbibliotikarie Grimslöv 2117***** 366** Bibliotek Grimslöv Bibliotikarie Malin Zettergren Bibliotikarie Susanna Eriksson Fritidschef 212****** 232** Cykelleder Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Kulturchef Simon Herlitz ****** 234** Stöd och tillsyn Åsnen Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Kulturchef Simon Herlitz ****** 3131* Stöd till fritidsföreningar Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Kulturchef Simon Herlitz ****** 315** Gemensam verksamhet fritidschef Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Kulturchef Simon Herlitz ****** 316** Arrangemang Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Kulturchef Simon Herlitz ****** 32** Idrotts- och fritidsanläggningar Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Kulturchef Simon Herlitz Chef Ung i Alvesta 213****** 331** Fritidsgårdar Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Fritidschef Martin Sallergård

42 2 (2) Kulturchef Simon Herlitz ****** 3311* Fältassistent Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Fritidschef Martin Sallergård Kulturchef Simon Herlitz ****** 3313* Demokratiprojekt Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Fritidschef Martin Sallergård Kulturchef Simon Herlitz ****** 3314* Fältgrupp Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Fritidschef Martin Sallergård Kulturchef Simon Herlitz ****** 3315* Lovaktiviteter och simskola Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Fritidschef Martin Sallergård Kulturchef Simon Herlitz ****** 371** Musikskola Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Fritidschef Martin Sallergård Kulturchef Simon Herlitz Kulturchef 214****** 34*** Allmän kulturverksamhet Kulturchef Simon Herlitz Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson ****** 35*** Stöd till studieorganisationer Kulturchef Simon Herlitz Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson ****** 4172* Kultur förskoleverksamhet Kulturchef Simon Herlitz Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson ****** 4372* Kultur grundskola Kulturchef Simon Herlitz Fritidschef Martin Sallergård Chef Ung i Alvesta Kristina Eriksson Övergripande riktlinjer 1. Attestreglemente finns i ekonomihandboken. 2. Attesträtt och beloppsgränser a) Attestlistan avser både externa och interna transaktioner. b) Attestantuppdraget är personligt. Där beslut finns om tjänstgöring som tillförordnad, vikarie eller dylikt övertas ansvaret från ordinare beslutsattestant/ersättare. c) Förvaltningschef är ersättare där ersättare saknas enligt attestantlistan och i övriga fall då attestant/ersättare saknas. d) Om beloppgräns som angetts ovan överskrids övergår attesträtten till förvaltningschef. 3. Jäv a) I fråga om jäv ska beslutsattest tecknas av överordnad i organisationen.

43 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) KFN 12 Beslut om föreningsbidrag till kulturföreningar 2019 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kulturoch fritidsförvaltningen, daterad den 22 november Redogörelse Föreningar i Alvesta kommun har möjlighet att ansöka om föreningsbidrag från kommunen varje år. Ansökningar om föreningsbidrag ska ha inkommit till kommunen senast den 15 april. För år 2018 har 23 kulturföreningar ansökt om bidrag till främjandebidrag kultur och två kulturföreningar har ansökt till stöd till förhyrda lokaler. Kultur- och fritidsförvaltningen har gjort en bedömning av föreningarnas verksamheter. Bidragets storlek kan minska eller öka, beroende på föreningens aktiviteter, verksamhet, antal medlemmar, antal publika evenemang och aktiviteter öppna för allmänheten. Även samverkan med andra föreningar, utveckling av ny verksamhet och verksamhet för barn och ungdomar är viktiga faktorer i bedömningen. Förslag på fördelning av kulturbidrag görs enligt två olika bidragskategorier och presenteras i detalj i bifogad bilaga: D) Främjandebidrag kultur, förslag på fördelning enligt bilaga på kronor C) Bidrag till förhyrda lokaler, förslag på fördelning enligt bilaga på kronor Utbetalning av föreningsbidraget sker efter beslut i februari och augusti Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja stöd till kulturföreningarna enligt kulturoch fritidsförvaltningens förslag: 1. D) Främjandebidrag kultur till en summa av kr. 2. C) Bidrag till förhyra lokaler till en summa av kr. Protokollet skickas till Kulturchef Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

44 Kultur och fritidsförvaltningen Simon Herlitz Avdelningschef kultur Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kultur och fritidsnämnden 10 december Förslag till kulturbidrag och lokalstöd till kultur 2019 Föreningarna i Alvesta kommun kommer varje år in med ansökningar om föreningsbidrag senast den 15 april. Under 2018 har 27 föreningar ansökt om bidrag till Främjandebidrag kultur och 2 föreningar till stöd till förhyrda lokaler. Några ansöker även om att bli bidragsberättigade vilket ta upp i nästa nämnd Förslag på fördelning av kulturbidrag görs enligt två olika bidragskategorier: D. Främjandebidrag kultur, förslag på fördelning enligt bilaga på kronor C. Bidrag till förhyrda lokaler, förslag på fördelning enligt bilaga på kronor Det har gjorts en bedömning av föreningens verksamhet. Bidragets storlek kan minska eller öka, beroende på föreningens aktiviteter, verksamhet, antal medlemmar, antal publika evenemang och aktiviteter öppna för allmänheten. Även samverkan med andra föreningar, utveckling av ny verksamhet och verksamhet för barn och ungdomar är viktiga faktorer i bedömningen. Utbetalningar sker efter beslut i februari och augusti Förslag till beslut: Kultur och fritidsförvaltningen föreslår kultur och fritidsnämnden att bevilja stöd enligt tjänsteskrivelsens förslag: 1. D. Främjandebidrag kultur, kr 2. C. Bidrag till förhyra lokaler, kr Suzanne Hammargren Förvaltningschef Simon Herlitz Avdelningschef Kultur Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kulturochfritid@alvesta.se

45 2(2) Förslag kategori: D Främjandebidrag kulturföreningar 2019 Förening bidrag 2018 sökt 2019 förslag 2019 Allbo barockkör Alvesta allmänna konstförening Alvesta junktion Line Dancers Alvesta Musikkår Antikvariatet bokpärlan Alvesta trädgårdssällskap Alvesta Teaterförening Blädinge Hembygdsförening Föreningen Norden Föreningen Jazz och blues Hjortsberga Hembygdsförening Moheda sockens hembygdsförening Miselsås Sockenråd Miselsås Hembygdsförening Popcorner Skatelövs hembygdsförening Slätthögs Hembygdsförening Somali Weyn Sångkören Rösträtt Vislanda föreläsningsförening Vislanda Hembygdsförening Vislanda Musikkår Västra Torsås Hembygdsförening Summa Förslag kategori E: Lokalstöd kultur 2019 Förening Bidrag 2018 sökt 2019 förslag 2019 Somali Weyn Vislanda Musikkår Summa 31600

46 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Beslut om fördelning av medel för bidragskategori E) Bidrag till speciella ändamål avseende investeringar och verksamhet Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kulturoch fritidsförvaltningen, daterad den 11 november Bilaga Förslag till fördelning av medel för bidragskategori E, daterad den 11 november 2018 Redogörelse Kultur- och fritidsförvaltningen har totalt mottagit 27 olika ansökningar inom ramen för bidragskategori E. Bidrag till speciella ändamål - verksamhet och investeringar. Totalt har 16 föreningar sökt till en total kostnad för kronor. I bifogad bilaga är ansökningarna sammanställda med förslag till beslut. Normalt utgår bidraget med maximalt 50 % av investeringskostnaden. Kultur och fritidsförvaltningen föreslår fördelning och utbetalning enligt bilaga 1 att kronor beviljas ansökta projekt. Beviljade projekt kan endast betalas ut under perioden 1/1-31/ Utbetalning sker efter att föreningen har genomfört insatsen samt att man uppvisat och vidimerat kostnaderna kronor föreslås att reserveras till akuta åtgärder för föreningar med egen anläggning under Beslutade medel kan betalas ut under perioden 1/1-31/ Förslag till beslut: Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kulturoch fritidsnämnden att besluta: Om utbetalning enligt bilaga 1 för bidragskategori E om totalt kronor för 2019 att kronor avsätts för löpande investeringsfrågor under verksamhetsåret Protokollet skickas till Fritidschef Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

47 Kultur och fritidsförvaltningen Martin Sallergård Fritidschef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kultur- och fritidsnämnden 10 dec Tjänsteskrivelse: Förslag på fördelning av medel för bidragskategori E. Bidrag till speciella ändamål - investeringar och verksamhet 2019 Kultur- och fritidsförvaltningen har totalt mottagit 27 olika ansökningar inom ramen för bidragskategori E. Bidrag till speciella ändamål - verksamhet och investeringar. Totalt har 16 föreningar sökt till en total kostnad för kronor. I bifogad bilaga är ansökningarna sammanställda med förslag till beslut. Normalt utgår bidraget med maximalt 50 % av investeringskostnaden. Kultur och fritidsförvaltningen föreslår fördelning och utbetalning enligt bilaga 1 att kronor beviljas ansökta projekt. Beviljade projekt kan endast betalas ut under perioden 1/1-31/ Utbetalning sker efter att föreningen har genomfört insatsen samt att man uppvisat och vidimerat kostnaderna kronor föreslås att reserveras till akuta åtgärder för föreningar med egen anläggning under Beslutade medel kan betalas ut under perioden 1/1-31/ Förslag till beslut: Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kulturoch fritidsnämnden att besluta: Om utbetalning enligt bilaga 1 för bidragskategori E om totalt kronor för 2019 att kronor avsätts för löpande investeringsfrågor under verksamhetsåret Martin Sallergård Fritidschef Suzanne Hammargren Tf förvaltningschef Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kulturochfritid@alvesta.se

48 Förslag på fördelning av medel för bidragskategori E Bidrag till speciella ändamål 2019 Namn på förening Ändamål Sökt belopp Förslag beviljat belopp Odensjö Byggnadsförening Inköp av tält (gjordes ) Odensjö Byggnadsförening Inköp av två hjärtstartare och väggskåp (16990 x x 2) Hynnenäs Byggnadsförening Nytt värmesystem - Se separat ärende i juninämnd Slätthögs BoIF Köksrenovering i klubbstuga Kvenneberga byggnadsförening Golv till kök (golv ) Kyl och frys (för att minska energi förbr) Vislanda IF Byte av Låssystem Uppgradering av befintlig inhängnad Vislanda Gymnastikförening 2 st flippermattor (summa ej specificerad) 0 0 Moheda IF Takbyte av bollhall Konstgräs i Bollhall Tillbyggnad Bollhall Lidnäs Samhällsförneing Byte och renovering av kök Uppfräschning av toalett Anslutning av fiber (summa ej specifiserad) 0 0 Vrankunge Byggnadsförening Renovering av kök Hjorts MCK Byte av panel på fasad på klubbstugan Huseby Odensjö Bastuförening Bastun behöver målas om rustas upp 0 0 Östanåkra Ponnytravare ÖPT Stenmjöl till banan Staket Skruv Kyl och Frys Alvesta SOK Framställning av orienteringskarta Nytt Låssystem Alvesta Skytteförening Kompressor för att ladda luftgevär

49 Salens Båt och Sjösällskap Byggnation av egen sjösättningsramp Diverse underhåll som rep av brygga, nya bräder gavel m.m Härlöv Sockenstuga Inköp av robottgräsklippare

50 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Beslut om delegationsrätt för lilla integrationsstödet Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, daterad den 22 november Redogörelse Kommunstyrelsen fattade den 11 september beslut om nytt integrationsstöd i Alvesta kommun för Integrationsstödet utgör två olika delar: 1) Lilla stödet om max 5000 kronor som kan sökas fyra gånger per år 2) Stora stödet om max kronor som kan sökas en gång per år. Beslut om delegationsrätt till kulturoch fritidsnämndens ordförande samt förvaltningschef fattades under 2017, där kulturoch fritidsnämnden beslutade att delegera beslut i ärenden som är brådskande av kulturoch fritidsnämnden till nämndens ordförande. Nu föreslås ändring av beslutanderätt kring det lilla integrationsstödet så att ordföranden i kultur och fritidsnämnden på delegation kan fatta beslut om lilla integrationsstödet. Skälet är att det blir en lättare och snabbare hantering vilket gynnar framförallt medborgarna som då kan få snabbare svar. Förslag till beslut: Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kulturoch fritidsnämnden besluta att: - Beslutanderätt kring det lilla integrationsstödet delegeras till kulturoch fritidsnämndens ordförande. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

51 Kultur och fritidsförvaltningen Simon Herlitz Avdelningschef kultur Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kultur och fritidsnämnden 10 december Beslut om delegationsrätt för lilla integrationsstödet Kommunstyrelsen fattade den 11 september beslut om nytt integrationsstöd i Alvesta kommun för (KS 96, KS 2018/ ). Integrationsstödet utgör två olika delar: 1) Lilla stödet om max 5000 kronor som kan sökas fyra gånger per år 2) Stora stödet om max kronor som kan sökas en gång per år. Beslut om delegationsrätt till kulturoch fritidsnämndens ordförande samt förvaltningschef fattades under 2017 (KFN 4, dnr KFN 2017/5.002), där kulturoch fritidsnämnden beslutade att delegera beslut i ärenden som är brådskande av kulturoch fritidsnämnden till nämndens ordförande. Nu föreslås ändring av beslutanderätt kring det lilla integrationsstödet så att ordföranden i kultur och fritidsnämnden på delegation kan fatta beslut om stöd. Skälet är att det blir en lättare och snabbare hantering vilket gynnar framförallt medborgarna som då kan få snabbare svar. Förslag till beslut: Kultur och fritidsförvaltningen föreslår kultur och fritidsnämnden att besluta - Att beslutanderätt kring det lilla integrationsstödet delegeras till kulturoch fritidsnämndens ordförande. Suzanne Hammargren Förvaltningschef Simon Herlitz Avdelningschef Kultur Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kulturochfritid@alvesta.se

52 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Beslut om reducering av avgifterna till föreningsdrivna sommarsimskolor för barn och ungdomar 2019 Redogörelse Varje år bedriver flera föreningar i Alvesta kommun sommarsimskola för barn och ungdomar där målsättningar är att skapa vattenvana och lära barnen att simma. Aktuella föreningar tar ett stort ansvar i att lära kommunens barn och ungdomar att simma. Föreningarnas sommarsimskolor ska ses som ett viktigt komplement till den simskola Kultur- och fritidsförvaltningen bedriver i samverkan med Utbildningsförvaltningen inom ramen för idrott och hälsa. För att minska trösklarna och få fler barn i åldern 5-15 år att delta på sommarsimskola föreslår kulturoch fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden att avsätta en total summa på kronor ur föreningsbidragen där föreningar kan ansöka om medel för att minska deltagaravgifterna på de föreningsarrangerade sommarsimskolorna. Föreningarna kan ansöka om maximalt 150 kronor per barn för att minska avgifterna för sommaren 2019 gentemot sommaren För att kunna ansöka om dessa medel ska föreningen: 15 - Vara en godkänd och bidragsberättigad ungdomsförening i Alvesta kommun. - Föreningen ska ha sitt säte i Alvesta kommun - Föreningen ska genomföra verksamheten inom Alvesta kommun. - Sommarsimskolan ska genomföras under perioden juni till augusti 2019 och rikta sig till barn och ungdomar i åldern 5-15 år. - Föreningen ska kunna uppvisa att anmälningsavgiften minskas med motsvarande summa mot Förslag till beslut: Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kulturoch fritidsnämnden att besluta att avsätta totalt kronor inom ramen för avsatt medel för föreningsbidragen för att minska avgifterna för föreningsarrangerad sommarsimskola för barn och ungdomar under perioden juni till augusti Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

53 Kultur och fritidsförvaltningen Martin Sallergård Fritidschef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kultur- och fritidsnämnden Beslut om att reducera avgifterna till föreningsdrivna sommarsimskolor för barn och ungdomar 2019 Varje sommar förolyckas tragiskt både barn och vuxna i samband med bad i Sverige, en bidragande orsak till detta tros vara bristande simkunnighet. Att lära sig simma är en rättighet som ökar livskvaliteten och som räddar liv. Varje år bedriver flera föreningar i Alvesta kommun sommarsimskola för barn och ungdomar där målsättningar är att skapa vattenvana och lära barnen att simma. Aktuella föreningar tar ett stort ansvar i att lära kommunens barn och ungdomar att simma. Föreningarnas sommarsimskolor ska ses som ett viktigt komplement till den simskola Kultur- och fritidsförvaltningen bedriver i samverkan med Utbildningsförvaltningen inom ramen för idrott och hälsa. För att minska trösklarna och få fler barn i åldern 5 15 år att delta på sommarsimskola föreslår kulturoch fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden att avstätta en total summa på kronor ur föreningsbidragen där föreningar kan ansöka om medel för att minska deltagaravgifterna på de föreningsarrangerade sommarsimskolorna. Föreningarna kan ansöka om maximalt 150 kronor per barn för att minska avgifterna för sommaren 2019 mot sommaren För att kunna ansöka om dessa medel ska föreningen: - Vara en godkänd och bidragsberättigad ungdomsförening i Alvesta kommun. - Föreningen ska ha sitt säte i Alvesta kommun - Föreningen ska genomföra verksamheten inom Alvesta kommun. - Sommarsimskolan ska genomföras under perioden juni till augusti 2019 och rikta sig till barn och ungdomar i åldern 5-15 år. - Föreningen ska kunna uppvisa att anmälningsavgiften minskas med motsvarande summa mot Förslag till beslut: Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kulturoch fritidsnämnden att besluta att avsätta totalt kronor inom ramen för avsatt medel för föreningsbidragen för att minska avgifterna för föreningsarrangerad sommarsimskola för barn och ungdomar under perioden juni till augusti Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

54 2(2) Martin Sallergård Fritidschef Suzanne Hammargren Tf förvaltningschef

55 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Redovisning av fattade delegationsbeslut Informationsunderlag 1. Delegationsbeslut om 2018 års pristagare och stipendiater, daterad den 26 november Redogörelse Enligt kommunallagen får en nämnd delegera sin beslutanderätt. Delegerad beslutanderätt innebär att nämnden överlåter beslutanderätten i vissa ärenden till en delegat. Delegaten fattar beslut på nämndens vägnar och besluten har samma rättsverkan som nämndens egna beslut. Beslut som fattas på delegation ska redovisas till nämnden. Sedan kulturoch fritidsnämndens senaste sammanträde har det fattats ett delegationsbeslut inom kulturoch fritidsnämndens verksamhetsområde. Kultur- och fritidsnämndens ordförande har fattat följande beslut: Beslut om 2018 års pristagare och stipendiater. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

56 DELEGATIONSBESLUT DATUM BESLUT NR /2018 BESLUT ANDE Frida Christensen, kulturoch fritidsnämndens ordförande BESLUT OM 20a18 års pristagare och stipendiater 1. Kulturpristagare: Sofi Magnusson, Huseby Bruk 2. Kulturstipendium ungdom på IO OOO kr: Hannah Göthberg 3. Kulturstipendium arbete/ vuxen på kronor: Birgitta Thulin 4. Pris bästa prestation: Masumi Malaki Gustavsson och Emanuell Gustavsson Cafå Sant Clair 5. Integration och mångfaldspris: Golnush Lundån Keshavarzi, Väninor till väninor/mötesplats Centrum YTTRANDE På delegation fattar kulturoch fritidsnämndens ordförande beslut om 2018 års pristagare och stipendiater. BESLUT / / (- l/. _:-.'."'_". _ -'- =.....,ri,.a.wste.n,n;.;.::-.=:;=... -

57 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Sjukfrånvarostatistik per oktober månad 2018 Redogörelse T.f. förvaltningschef informerar kulturoch fritidsnämnden om kulturoch fritidsförvaltningens sjukfrånvarostatistik per oktober månad Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

58 Antal sjukdagar per snittanställd rullande 12 månader Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt KFF 11,67 11,89 11,91 13,07 13,98 14,32 14,62 14,59 14,85 15,42 16,29 16,47 A. Kommun 22,65 22,23 21,86 22,08 22,02 21,76 21,4 21,16 21,07 21,01 21,12 21, KFF A. Kommun 5 0 Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Analys: Dagar per snittanställd ökar. Förhållandevis litet antal anställda gör att få sjukskrivna ger stort utslag i statistiken.

59 Antal sjukdagar per snittanställd månad för månad.(ej rullande 12 månader) Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt KFF 1,52 1,07 1,07 1,58 0,96 1,18 0,91 1,07 1,04 1,94 2,06 1,07 A. Kommun 1,76 1,82 1,94 2,15 2,02 1,67 1,6 1,45 1,34 1,48 1,87 1,81 2,5 2 1,5 1 KFF A. Kommun 0,5 0 Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Analys: På en liten förvaltning ger små förändringar stort utslag när man räknar i snitt på personalgruppen.

60 Sjukfrånvaro i Procent per förvaltning rullande 12 Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt KFF 3,63 3,6 3,59 3,96 4,11 4,22 4,32 4,32 4,41 4,49 4,74 4,81 A. kommun 6,37 6,24 6,15 6,22 6,18 6,14 6, ,99 6 6, KFF A. kommun Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Analys: Efter att det stagnerat under förra sommaren stiger siffrorna igen och det kan bero på få sjukskrivna som slår igenom på få anställda. Förhållandevis låg sjukfrånvaro trots ökningen.

61 Sjukfrånvaro i % per förvaltning månad för månad Jan Feb Mars April Maj Juni Juli KFF 3,96 6,13 4,09 4,26 3,19 3,06 3,44 A. Kommun 6,81 8,53 6,97 6,01 5,48 4,75 3, Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept

62 Aug Sept Okt 5,84 7,84 7,12 5,02 6,61 6,74 KFF A. Kommun Okt

63 Andel sjukskrivna med 59 dagar eller mer i procent av total sjukfrånvaro Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt KFF 49,65 53,63 57,62 54,73 53,59 53,56 52,89 60,14 61,83 61,13 63,42 63,09 A. kommun 65,58 65,24 64,7 63,83 62,67 62,2 61,38 61,36 61,56 60,93 61,05 61, KFF A. kommun Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt

64 Antalet personer som har 5 eller fler sjukfrånvarotillfällen senaste 12 månaderna Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt KFF KFF Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt KFF

65 Frisknärvaro rullande 12 månader Antal personer som senaste 12 månaderna inte har någon sjukfrånvaro i procent % Förvaltning Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt KFF 43,55 40,37 46,97 52,24 56,06 53,03 52,31 53,13 53,13 55,38 52,31 51,52 A. Kommun 37,37 31,96 32,73 31,65 31,44 31,62 32,4 32,52 32,14 34,57 32,53 32, KFF A. Kommun 10 0 Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt

66 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kultur- och fritidsnämnden KFN Övriga ärenden Redogörelse Ordföranden frågar kulturoch fritidsnämnden om det är någon ledamot som har något övrigt ärende de vill aktualisera på dagens möte. 18 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

Visa mer