Valnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning.

Transkript

1 Kallelse / Underrättelse Utskicksdatum kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning. Tid: Tisdagen den 22 maj 2018 kl Plats: Salen, Centralplan 1, Alvesta kommun Ledamöter Per Ribacke (S), ordförande Thomas Johnsson (M), vice ordförande Rose-Marie Larsson (S) Thomas Haraldsson (C) Jan-Erik Svensson (AA) Ersättare Gunnel Nordahl (S) Mikael Johansson (M) Cristina Haraldsson (C) Stig Jacobsson (L) Birgit Andersson (MP) Om du inte kan närvara kalla ersättare samt meddela förändringen genom att kontakta ditt parti samt kommunsekreteraren på therese.lofqvist@alvesta.se eller

2 Kallelse / Underrättelse Utskicksdatum Förteckning över valnämndens ärenden den 22 maj Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Beslut om vallokaler och röstmottagningsställen till val 2018 samt Informationsplan 7. Besluta om valskjuts/ambulerande röstmottagare 8. Beslut om röstmottagares uppdragsbeskrivning 9. Redovisning av fattade delegationsbeslut Beslut om ambulerande röstmottagare Beslut om fullmakt att kvittera ut värdehandlingar från Postnord 10. Övriga ärenden

3 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) VN Fastställande av dagordning 3 Ordföranden frågar valnämnden om utskickad dagordning kan godkännas och behandlas på dagens sammanträde: 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Beslut om vallokaler och röstmottagningsställen 6. Informationsplan 7. Beslut om valskjuts/ambulerande röstmottagare 8. Beslut om röstmottagares uppdragsbeskrivning 9. Redovisning av fattade delegationsbeslut Beslut om ambulerande röstmottagare Beslut om att kvittera ut värdehandlingar från postnord 10. Övriga ärenden beslutar att godkänna ordförandens förslag till dagordning. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

4 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) VN Information från ordföranden 4 Ordföranden informerar valnämnden om aktuella frågor/ärenden i kommunen. noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

5 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) VN Beslut om vallokaler och röstmottagningsställen till val 2018 samt Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 7 maj ska enligt vallagen besluta om vallokaler och förtidsröstningslokaler i valdistrikten senast 32 dagar innan valdagen. En vallokal ska enligt 4 kap 20 i vallagen vara tydligt avgränsad och i övrigt lämpad för ändamålet så att väljare inte hindras eller störs under röstningen. Den ska inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning och den bör inte ha sådan anknytning till en viss religiös sammanslutning eller till ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. (Lag 2014:301). I nedanstående tabell presenteras kommunledningsförvaltningens förslag till val- och röstningslokaler för Alvesta kommun i de allmänna valen 2018 och val till europaparlamentet Valdistrikt vallokal Alvesta Norra Alvesta Södra-Blädinge Aringsås Alvesta Västra Lekaryd-Härlöv-Prästängen Hjortsberga Slätthög-Mistelås-Moheda Moheda Östra Vislanda Skatelöv Västra Torsås Thalia, Folkets hus Stenlyckesalen, Folkets hus Högåsens samlingssal Grönkullaskolans matsal Prästängsskolans matsal Hjortsbergaskolans gymnastiksal Vegby sporthall Moheda församlingshem Djupa Kajäng (Vislandaskolans matsal) Föreningslokalen i Skatelöv Torsrummet på Torsgården Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

6 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Förtidsröstningslokaler föreslås vara biblioteken i Vislanda, Moheda samt Alvesta. Öppettiderna för dessa är fastställda i avtalet som fattades med Postnord, 6 på valnämndens sammanträde den 24 oktober Kommunledningsförvaltningen föreslår valnämnden besluta om vallokaler och röstningslokaler enligt tjänsteskrivelsens förslag för allmänna val Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

7 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Therese Löfqvist Ansvarig för den administrativa funktionen Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Beslut om vallokaler och röstmottagningsställen till val 2018 samt 2019 Enligt vallagen ska valnämnden besluta om vallokaler och förtidsröstningslokaler i valdistrikt senast 32 dagar innan valdagen. En vallokal ska enligt 4 kap. 20 i vallagen var tydligt avgränsad och i övrigt lämpad för ändamålet så att väljare inte hindras eller störs under röstningen. Den ska inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning och den bör inte ha sådan anknytning till en viss religiös sammanslutning eller till ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. (Lag 2014:301). kommunledningsförvaltningen har gjort en översyn av tidigare använda vallokaler samt genomfört en besiktning av nya och gamla vallokaler för att säkerställa att dessa uppfyller kraven om tillgänglighet och neutralitet, där tillgängligheten för medborgarna är det söm väger tyngst i valet av vallokal. I nedanstående tabell presenteras kommunledningsförvaltningens förslag till val- och röstningslokaler för Alvesta kommun i de allmänna valen 2018 och val till europaparlamentet Valdistrikt Alvesta Norra Alvesta Södra-Blädinge Aringsås Alvesta Västra Lekaryd-Härlöv-Prästängen Hjortsberga Slätthög-Mistelås-Moheda Moheda Östra Vislanda Skatelöv Västra Torsås vallokal Thalia, Folkets hus Stenlyckesalen, Folkets hus Högåsens samlingssal Grönkullaskolans matsal Prästängsskolans matsal Hjortsbergaskolans gymnastiksal Vegby sporthall Moheda församlingshem Djupa Kajäng (Vislandaskolans matsal) Föreningslokalen i Skatelöv Torsrummet på Torsgården Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

8 2(2) Förtidsröstningslokaler föreslås vara biblioteken i Alvesta, Vislanda samt Moheda. Öppettiderna för dessa är fastställda i avtalet som fattades med Postnord, 6 på valnämndens sammanträde den 24 oktober Kommunledningsförvaltningen föreslår valnämnden besluta om vallokaler och röstningslokaler enligt tjänsteskrivelsens förslag för allmänna val Therese Löfqvist Ansvarig för den administrativa funktionen Kommunledningsförvaltningen

9 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) VN Informationsplan 6 s sekreterare informerar valnämnden om hur informationsplanen för valet 2018 ser ut. Kommunledningsförvaltningen har påbörjat annonseringen om röstmottagare som en nyhet på hemsidan, intranätet och kommunens Facebookkonto. Vidare kommer information att uppdateras kontinuerligt på hemsidan om bland annat förtidsröstning, vallokaler, ambulerande röstmottagare och nyheter från Valmyndigheten. Närmare valdagen kommer det även att annonseras i lokaltidningarna om möjligheterna för kommunens medborgare att rösta och hur de går tillväga. noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

10 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) VN Beslut om valskjuts och ambulerande röstmottagare 7 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad 8 maj 2018 har att ta ställning till om kommunen ska erbjuda valskjuts vid valen 2018 och 2019, samt hur omfattande informationsspridningen till att boka ambulerande röstmottagare ska vara. Kommunledningsförvaltningen föreslår valnämnden besluta att: 1. Valskjuts ska anordnas under valdagen den 9 september Informera i olika medier om möjligheterna att nyttja ambulerande röstmottagare under förtidsröstningsperioden samt på valdagen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

11 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Therese Löfqvist Ansvarig för den administrativa funktionen Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Besluta om valskjuts/ ambulerande röstmottagare Alvesta kommun har vid tidigare val erbjudit valskjuts till medborgare som av olika anledningar inte själva kan ta sig till sin vallokal för att rösta. Detta har varit en möjlighet för de som på grund av sjukdom, ålder eller långa avstånd haft svårt att ta sig till en vallokal på valdagen. De fria taxiresorna har gällt endast under valdagen och således inte i samband med förtidsröstning, där kommunen istället erbjuder ambulerande röstmottagare till de som inte kan ta sig till en röstningslokal. De ambulerande röstmottagarna kommer även att vara verksamma på valdagen för de som inte kan ta sig till en vallokal. Kommunledningsförvaltningen bedömer att kostnaden för valskjuts är marginell då den inte nyttjats i stor utsträckning vid valen 2014, och att kan ses som en viktig service för de medborgare som vill rösta i vallokal men har svårt att ta sig dit. Kommunledningsförvaltningen föreslår valnämnden besluta att: 1. Valskjuts ska anordnas under valdagen den 9 september Informera i olika medier om möjligheterna att nyttja ambulerande röstmottagare under förtidsröstningsperioden samt på valdagen Therese Löfqvist Ansvarig för den administrativa funktionen Kommunledningsförvaltningen Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

12 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) VN Beslut om röstmottagares uppdragsbeskrivning 8 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 16 maj Utkast till uppdragsbeskrivning, daterad den 16 maj informeras om kommunledningsförvaltningens förslag till uppdragsbeskrivning för röstmottagare. Kommunledningsförvaltningen föreslår att valnämnden beslutar att godkänna kommunledningsförvaltningens förslag till uppdragsbeskrivning. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

13 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Therese Löfqvist Ansvarig för den administrativa funktionen Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Beslut om uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Alvesta Beslutsunderlag 1. Utkast till uppdragsbeskrivning, daterad den 16 maj 2018 Enligt beslut som valnämnden fattade på sitt sammanträde den 20 februari , gav de i uppdrag till kommunledningsförvaltningen att upprätta en uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Alvesta kommun. Denna uppdragsbeskrivning ska innefatta det inriktningsbeslut som nämnden tog att röstmottagare får stå på namnvallista. Uppdragsbeskrivningen innehåller utöver valnämndens inriktningsbeslut även Valmyndighetens beslut och rekommendationer för vad som krävs om man arbetar som röstmottagare i en vallokal, röstningslokal eller som ambulerande röstmottagare. Uppdragsbeskrivningen innehåller en kortfattad redovisning av vad som krävs och vad man ska tänka på när man arbetar som röstmottagare, och vilka specifika arbetsuppgifter som åligger ordförande i valdistrikt samt röstmottagare under förtidsröstningen/ambulerade röstmottagare. Kommunledningsförvaltningen föreslår valnämnden besluta att godkänna kommunledningsförvaltningens förslag till uppdragsbeskrivning. Therese Löfqvist Ansvarig för den administrativa funktionen Kommunledningsförvaltningen Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

14 Kommunledningsförvaltningen Kansli Therese Löfqvist Ansvarig för den administrativa funktionen Tel E-post: Uppdragsbeskrivning för röstmottagare Datum Uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Alvesta kommun Generell uppdragsbeskrivning Röstmottagarna har till uppgift att under tystnadsplikt hjälpa kommunens väljare att rösta på ett säkert och tryggt sätt. För röstmottagning har Valmyndigheten centralt utarbetat och rekommenderar användning av handledningar om: Röstmottagning i vallokal vid val till Europaparlamentet Förtidsröstning- röstmottagning i röstningslokal vid val till Europaparlamentet Röstmottagning i vallokal vid val till riksdag, kommun och landsting Förtidsröstning- röstmottagning i röstningslokal vid val till riksdag, kommun och landsting i Alvesta kommun beslutar att röstmottagare i kommunen som arbetar i nämnda val ska följa de anvisningar som framgår av respektive handledning. Från och med valen 2018 och framåt är utbildning för röstmottagare obligatorisk. Valsedlarna är att betrakta som värdehandlingar och på grund av detta är grundkravet för att arbeta med val att röstmottagaren fyllt 18 år senast på valdagen, talar och kan läsa svenska, kan räkna och har rösträtt. Andra språkkunskaper är meriterande. Att tjänstgöra som röstmottagare är ett administrativt uppdrag utan politisk koppling, men detta förhindrar inte möjligheten för röstmottagare att stå på partiernas namnvallistor eller att inneha ett politiskt förtroendeuppdrag under innevarande mandatperiod. Särskild uppdragsbeskrivning för ordförande/ersättare i vallokal Ordförande och ersättare har det yttersta ansvaret i vallokalen och någon av dem måste alltid finnas på plats under valdagen i vallokalen. Utöver ledning och fördelning av arbetet med röstmottagning i vallokalen (se handledning) under valdagen ingår i ordförandes uppgift att: Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

15 2(2) Före valdagen motta och kontrollera från valkansliet erhållet material Före valdagen kontrollera vallokalen enligt framtagna checklistor Hämta röstlängd på valkansliet Delta i särskild utbildning för valdistriktsordförande och dess ersättare Tillsammans med ersättare efter avslutad röstmottagning svara för transport och redovisning av distriktets valhandlingar till valnämnden I valdistrikt som tilldelats extra rösträknare ska ordföranden informera om grunderna för rösträkning Efter valdagen ansvara för att valmaterial kan hämtas av valkansliet Ordföranden eller ersättare har mandat att stoppa eventuell störande aktivitet i anslutning till vallokal. Eventuella incidenter och händelser rapporteras till valnämnden. Uppdragsbeskrivning för röstmottagare under förtidsröstningen eller i röstningslokal på valdagen Förtidsröstningen startar 18 dagar innan valdagen och varar fram till valdagen, och detta är en service som kommunerna ska tillhandahålla för väljare som inte kan rösta på valdagen. Den generella beskrivningen för röstmottagare gäller även för röstmottagare i en förtidsröstningslokal och ambulerande röstmottagare och följer arbetsuppgifterna i gällande handledning. Vid behov av extra bemanning kontaktas valkansliet. Vid behov av mer material under dagen kontaktas biblioteket i Alvesta som kommer att vara materiell central för förtidsröstningslokalerna. Röstmottagare i förtidsröstningslokal har mandat att stoppa eventuell störande aktivitet i anslutning till röstningslokal. Eventuella incidenter och händelser rapporteras till valnämnden.

16 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) VN Redovisning av fattade delegationsbeslut 9 Enligt kommunallagen får en nämnd delegera sin beslutanderätt. Delegerad beslutanderätt innebär att nämnden överlåter beslutanderätten i vissa ärenden till en delegat. Delegaten fattar beslut på nämndens vägnar och besluten har samma rättsverkan som nämndens egna beslut. Beslut som fattas på delegation ska redovisas till nämnden. Sedan valnämndens senaste sammanträde har det fattats två delegationsbeslut inom valnämndens verksamhetsområde. Ansvarig för den administrativa funktionen har fattat följande beslut: 1. Delegationsbeslut : Beslut om ambulerande röstmottagare 2. Delegationsbeslut : Beslut om fullmakt att kvittera ut värdehandlingar från Postnord godkänner redovisningen av fattade delegationsbeslut. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

17 DELEGATIONSBESLUT DATUM BESLUT NR 1/2018 BESLUTANDE Therese Löfqvist, ansvarig för den administrativa funktionen BESLUT OM AMBULERANDE RÖSTMOTTAGARE I enlighet med valnämndens delegationsordning 1.4 får ansvarig för den administrativa funktionen förordna ambulerande röstmottagare (7 kap. 1 vallagen). Ansvarig för den administrativa funktionen har utsett följande personer till att verka som ambulerande röstmottagare i Alvesta kommun under perioden den 22 augusti till och med den 9 september: Evalis Einarsson Monica Wessfeldt-Berg Per Hermansson Ulf Arvidsson YTTRANDE

18 BESLUT beslutar om förordnande av ambulerande röstmottagare... Therese Löfqvist

19 DELEGATIONSBESLUT DATUM BESLUT NR 2/2018 BESLUTANDE Therese Löfqvist, ansvarig för den administrativa funktionen BESLUT OM FULLMAKT ATT KVITTERA UT VÄRDEHANDLINGAR I enlighet med valnämndens delegationsordning 2.2 har ansvarig för den administrativa funktionen beslutat om fullmakt för utlämnande av poströster. Beslutet innefattar att följande befattningar/funktioner får fullmakt för kvittering av värdepostförsändelser ställda till valnämnden i samband med 2018 års val: Valkansliet: Therese Löfqvist Karolina Olsson Kjell Rosenlöf Ingemar Gustafsson Kvittering av värdepostförsändelser för respektive valdistrikt i samband med 2018 års val får ske av ordförande, vice ordförande och sekreterare. PostNord ABs anställda som har blivit tilldelade rätten att för valnämndens räkning att ta emot externa förtidsröster. YTTRANDE

20 BESLUT beslutar att förordna fullmakt för kvittering av värdepostförsändelser i samband med 2018 års val... Therese Löfqvist

21 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) VN Övriga ärenden 10 Ordföranden frågar valnämnden om ledamöterna har några övriga frågor som de vill diskutera på dagens sammanträde. noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande