Att utveckla projekt.

Transkript

1 Att utveckla projekt. En introduktion. Utveckla och söka projektmedel. Kungliga Biblioteket den april 2011.

2 Nätverkstan Photo: Conny Nylén Startade 1996 Ägs av kulturtidskrifter Projektbaserad 15 anställda 70 studenter Fyra områden: Projekt, Redovisning, Mediaverkstad och Utbildning

3 Kulturverkstan. Tvåårig projektledarutbildning inom kultur Redovisning, bokföring, medlemsregister... Mediaverkstad och mötesplats Ledarskap inom kultur. Stipendieprogram för ledarskapsutveckling Projektet Den långa svansen och Samlade Skrifter Kulturchock. Distribution och marknadsföring av tidskrifter. Seminarieserie...Offentlighet och digitalisering, Google och framtiden, Cultural Innovation, ledarskap inom kultur. Kultur och entreprenörskap. Den ofrivillige företagaren, studier, tankesmedjor, idéer... Lär dig mer om de kulturella näringarna! Utbildning till affärsrådgivare Konsten att leva på sin konst Internationella projekt i Indien, Kenya, Ukraina, Georgien... Och mycket mer...

4 Att utveckla projekt Bakgrund Begreppet Projekledning föddes i 50- talets USA Utvecklingen av USAs första kärnvapenrobot (Atlasmissilen) Manhattanprojektet Projektledningsmetoderna till Sverige med Viggenprojektet Slutsats: bakgrunden är atombombsutvecklingen

5 Att utveckla projekt Ett projekt är en tidsbegränsad och från övrig verksamhet avgränsade arbetsuppgift som genom styrning av tilldelade resurs skall nå uppställda mål Källa: Gunnar Selin Att hantera projekt vid produktutveckling (1990:17)

6 Att utveckla projekt Gunnar Selin (1984) utgick ifrån arbetsformerna vid verkstadsföretaget Hägglund Vehicle AB. Fanns följande komponenter: Varje kundorderleverans var ett projekt Utsågs en ansvarig projektledare och en projektorganisation I företaget fanns också delprojektledare Tillsammans bildade de gemensamt en projektgrupp. Projektledaren var ansvarig att driva projektet genom hela projektlivscykeln Fanns en officiell projektstart, man hade projektmöten och rapporterade till en projektstyrgrupp

7 Att utveckla projekt Olika tyngdpunkter i olika projekt... Tid Kostnad Mål

8 Att utveckla projekt Tre projektbegrepp Projekt som idé Projekt som satsning Projekt som uppdrag

9 Projektmodellen Projekt genomförs i olika faser... Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande

10 Projektmodellen...och olika beslutstillfällen... Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande 1 Förslag Projektdirektiv 2 Förstudierapport Investeringsbeslut Fastställa direktiv 3 Godkänna projektplan 3 Slutrapport 4 Uppföljning av effekter

11 Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande En idé kan födas på många olika sätt... Behov, förnyelse, förändring, satsning, uppdrag... Metoder för idéutveckling kan vara... Brainstorming, workshops, möten...

12 På designfirman IDEO: Olika nivåer av innovation Ways to grow Befintlig användare Nya användare Ny service Befintlig service IDEO, San Francisco,

13 Ett exempel: Globalverkstan Idéfasen: Behov, problem eller möjlighet? Analysera problem eller behov Utveckla och beskriva idéer Sammanställ och värdera idéer Välj vilka idéer som ska bearbetas vidare

14 Ett exempel: Globalverkstan Problemträd Effekter Professionalisering av projekt och verksamheter sker inte Färre verksamheter och projekt överlever. Bra verksamhet avslutas i onödan. Verktyg och kunskaper saknas i en projektorienterad värld. Problem Behov av en internationell utbildning i projektledning för NGO:er och sociala rörelser Orsaker Få internationella utbildningar med internationella studenter Inga utbildningar i projektledning anpassat efter sektorn Projektledning en relativt ny företeelse inom detta fält. Ej så utvecklat. Ett fält där utvecklingsbidrag genomsyrat.

15 Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande 1 Förslag Projektdirektiv Analys av: Vad är behovet? Varför ska det genomföras? Hur? Vilken/vilka är målgruppen? Vad blir resultaten? Hur ska det genomföras? Organisation och finansiering? Vilka alternativ finns...?

16 Ett exempel: Globalverkstan Förstudie GLOBALVERKSTAN internationell projektledning INNEHÅLL Sammanfattning Inledning. Förstudiens syfte. Metod Bakgrund Projekt ledning Ett växande behov Globalverkstans form Globalverkstans innehåll Institutionella samarbeten Organisationsstruktur Placering Göteborg Riskanalys Fortsatt hantering Referenser Noter

17 Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande Beskriv bakgrund Nuläges- och omvärldsanalys Identifiera intressenter Beskriv önskade effekter (effektmål) Beskriv möjliga resultat (projektmål) som kan ge dessa effekter Framgångsfaktorer och förutsättningar Uppskattning av resurs- och kompetensbehov Tidsåtgång Finansiering

18 Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande 2 Projekplanen eller direktiv... Förstudierapport Investeringsbeslut Fastställa direktiv Bakgrund/problem/behov Syfte Mål (skilj på effekt- och projektmål) Tänkbara åtgärder Resursinsatser Projektorganisation Marknadsföring och kommunikation Huvudman Tidsplan Avgränsningar Risker Budget

19 Exempel: Cultural Leadership Award Framtidens ledarskap i kulturlivet CLAS CULTURAL LEADERSHIP AWARD IN SWEDEN Två förstudier: 2007 och 2009 Projektplan Budget Presentation intressenter Två seminarier Ansökan om medel

20 Exempel: Cultural Leadership Award Seminarium 27 maj kl Kulturhuset Today the world is interconnected so Sweden needs to develop outward looking leaders as exemplars. Behaviours in leadership need to combine business flair, cultural sensibilities, creative appreciation and the appetite for change and risk. This will raise the level of ambition and the desire for social progress in short, a more holistic view on leadership. venu dhupa, senior management role at creative scotland DU ÄR VARMT VÄLKOMMEN TILL SEMINARIUM OM LEDARSKAP I KULTURLIVET! Att leda morgondagens kulturinstitutioner och kulturprojekt i det tjugoförste århundradet ställer nya krav. Kompetenser som flexibilitet, risktagande, mod, interkulturell medvetenhet och internationell utblick får allt större betydelse. Hur ska ett framtida ledarskap se ut för att möta ett förändrat samhälle? Vilka utvecklingsinsatser krävs för att utbilda ledare till framtidens kulturorganisationer? Venu Dhupa har lång erfarenhet av ledarskapsfrågor i Stor britannien. Hon tog initiativ till en studie år 2001 om ledarrollen för stora brittiska projekt där hon undersökte i vilken mån ledare för betydande kulturprojekt var förberedda och utrustade att hantera de mångbottnade krav på ledarskap som ofta medföljer dessa projekt. Studien ledde fram till att ett stipendium startades med avsikt att bemöta behovet av ökad kompetens inom till exempel strategiskt ledarskap kännetecknat av interkulturella relationer och, ibland, motstridiga prioriteringar. International Cultural Leadership Award föddes på National Endowment for Science, Technology and the Arts (NESTA). Framgången med ledarskaps stipendiet har lett till fortsatt utvecklingsarbete i Storbritannien, bland annat International Placements for Creative Entrepreneurs. Lyssna till Venu Dhupa, Senior Management på Creative Scotland, och hennes erfarenheter i samtal med Sune Nordgren, Ordförande för Cultural Leadership Award in Sweden och projektledare för Kunsthal Sønderborg i Danmark samt Kivik Art Centre och Vandalorum i Sverige. PRAKTISK INFORMATION plats: Kulturhuset Stockholm, Studio 3, plan 3 datum: 27 maj tid: osa: 20 maj till lotta.lekvall@natverkstan.net, märk mailet med Anmälan Kulturhuset Seminariet är på engelska VENU DHUPA Läs mer på venudhupa.com SUNE NORDGREN Läs mer på sunenordgren.com Seminariet arrangeras av Kulturhuset Stockholm, Kulturfonden för Sverige och Finland samt interimsstyrelsen för Cultural Leadership Award in Sweden (CLAS) och Nätverkstan.

21 Cultural Leadership Award in Sweden (CLAS) Budget Uppbyggnadsfas (6 mån) Nätverkstan/Uppbyggnadsfas (6 mån) Konsultation UK kr Projektledare (1,5 tjänst) kr Nätverkstan kr Resor, hotell kr Ekonomi, material, tel, hyra kr Summa uppbyggnad kr Webbsida kr Marknadsföring kr Genomförande (per år) Digitala verktyg kr Projektledare (1,5 tjänst) kr Styrgrupp kr Resor kr Utvecklingskostnad kr Ekonomi, revision mtrl, tel, hyra kr Övriga kostnader kr Modul kr Modul kr Summa kr Konsultation kr Nomineringspersoner kr Styrgrupp (arvode, resor, möteskostn) kr Dokumentation kr Övriga kostnader kr Summa genomförande Stipendium/stipendiat Stipendium Resor Stöd till boende Individuella kurser Försäkringar Övriga kostnader Summa kostnad per stipendium Vetenskapligt Råd Möten 4 ggr/år 5 pers Resor Hotell Uppehälle/ersättning Följeforskare/2 år Summa följeforskare + råd kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr sex stipendier Fyra stipendier Vid åtta stipendier Summa uppbyggndasfas 6 mån Summa år 1 Summa år 2 Summa vetenskapligt råd Summa avslutning av projekt Totalt pilotprojekt två år vid åtta stip kr kr kr kr kr kr kr kr Stipendiet är baserat på inkomstbortfall i relation till den lön stipendiaten har efter skatt när han/hon söker, dock max kr. Stipendiet förutsätter att det kan delas ut skattefritt (enligt Skatteverket/SKV301, 8 kap 5 IL, är stipendier till utbildning skattefria) Stipendiaten får ett stipendium. Kopplat till stipendiet finns även i dialog med projektledare medel till förfogande för varje stipendiat för resor, stöd till boende utomlands, individuella kurser och försäkring. Dessa medel utbetalas mot kvitto. Om inte dessa medel används, går de tillbaka till projektet. Under genomförandefasen blir kostnad för projektledning 27%. Anordnares löner kr/mån.,

22 Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande 3 Godkänna projektplan En bra start kan vara helt avgörande för ett framgångsrikt projekt

23 Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande Projektledning och projektorganisation Kommunikationsstrategi internt och externt Följa projektplan och uppsatta mål Projektplanering Genomföra aktiviteter och planer Hantera förändring och avvikelser Bevaka risker Rapportering och dokumentation

24 Projektorganisationen... Styrgrupp Projektledare Referensgrupp Projektgrupp

25 Exempel: Cultural Leadership Award Organisation

26 Projektets dilemma... Ta risker... Minimera risker Hantera operationell osäkerhet Detaljplanering Hög grad av kontextuell osäkerhet Öppenhet, flexibilitet

27 Nätverkstan organisation Ägare Styrelse VD Ekonomi Projektledare Ledningsgrupp Projekt Utbildning Tjänster KV Nätek Mötesplats MV Avdelningschefer

28 Styrelse Permanenta tjänster. Lång tids projekt. Stabilitet. Ägare VD Projektledare Ledningsgrupp Ekonomi Projekt baserad struktur. Projekt Kort tid. Flexibilitet. KV Nätek MV Head of units

29 Hur ska jag planera? Exempel Gantt schema Aktivitet T i d Röja väg Gräva grund Gjuta grund Montera hus Måla Inreda Inflyttningsfest Transportera hus Gräva brunn Installera brunn Anlägga trädgård Plantera 5 d 2 d 3 d 4 d 4 d 2 d 1 d 1 d 2 d 1 d 3 d 2 d

30 Idé Förstudie Projektplan Genomförande Avslut Effekter Nyttjande För att få tydligt avslut är detta en separat fas där projektet stängs Dokumentera resultat och stäm av mot uppsatta mål Notera avvikelser och hur dessa hanteras Slutrapportera till berörda parter Förslag till beslut och nya projekt Överlämna kunskap till fortsatta nyttjare Sprid resultat Följ upp effektmål Utvärdering Vad kunde ha gjorts annorlunda eller bättre? Avsluta projektorganisationen Fira!

31 Framgångsfaktorer...? Det ska vara roligt och engagerande! Utgå från idéer som känns viktiga, angelägna, som bidrar till något nytt, möter ett behov... Lägg tid på planering och start Projektets dilemman...både planera och vara flexibel Lyhördhet för förändringar som påverkar projektet

32 Nätverkstan Kultur i Väst Lotta Lekvall, Nätverkstan lotta.lekvall@natverkstan.net 2011 natverkstan

33 Planeringsverktyg... Exempel Nätplanering Trp 1 Montera hus 4 Måla 4 Inreda 2 hus Röja väg 5 Gjuta grund 3 Anlägga 3 Plantera 2 Fest Trädgård Gräva 2 Gräva 2 Inst. 1 grund brunn Pump