ANVÄNDARHANDBOK FÖR KUNDLOGINET

Transkript

1 ANVÄNDARHANDBOK FÖR KUNDLOGINET

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Generella riktlinjer 2 2. Redigera skol- och utbildningsinformation Redigera skolinformation 2 Ändra logotyp 2 Ändra/lägg till rubriker i text 3 Bildmått 3 Lägg till bild 3 Länk till intresseanmälningsformuläret 4 Kontaktuppgifter 4 Orter 4 Öppet hus/events Redigera utbildningar 6 Lägg till en ny utbildning 6 Redigera utbildningar 6 Inställningar 6 Beskrivning 7 Utbildningstillfällen 7 Lägg till utbildningens ort 7 Lägg till distansutbildning 8 Lägg till flera utbildningstillfällen 8 3. Guide för recensionsverktyget Sammanfattning 9 Inloggning 9 Formulär 9 Samla in recensioner 9 Granska och publicera recensioner 9 Widget Snabbguide för att göra ett recensions-/utvärderingsutskick Skapa ett formulär med egna frågor Skapa en mejltext Skapa ett recensions-/utvärderingsutskick Rapporter och publicera recensioner Granska recensioner Visa recensioner på er egen hemsida (widget) Vanliga frågor och svar om recensionsverktyget Fler funktioner i kundloginet 15 STUDENTUM SVERIGE 1

3 1. Generella riktlinjer Användarloginet är gratis för dig som är kund på Studentum. Här är några allmänna tips för att optimera publiceringen och få mest ut av exponeringen. Skriv gärna i tredje person. Exempel: Skolan erbjuder, Skolan är eller XX-skolan har. Undvik att skriva vi, jag, oss. Skriver man vi tror besökaren att det är Studentum som är utbildningsarrangör, istället för din skola. Undvik att skriva hela ord eller meningar i versaler, det uppfattas lätt som aggressivt. Ta som vana att alltid skriva dina texter i ett Worddokument innan du kopierar över det till kundloginet. Detta för att din text säkert ska vara sparad, då det kan vara flera som administrerar loginet. Om ni använder Retur/Enter-tangenten för att göra en radbrytning blir det automatiskt ett nytt stycke. Vill ni endast hoppa ner en rad, håll in SHIFT när ni trycker på Retur/Enter. Förhandsgranska alltid utbildningsinformationen i webbläsaren och kontrollera att text och bild ser snyggt ut tillsammans. Länkar till externa webbplatser är inte tillåtna i den löpande texten och kan således inte sparas. 2. Redigera skol- och utbildningsinformation Under Redigera skolinformation och Redigera utbildningar kan du enkelt redigera all information som ligger på skol- och utbildningspresentationerna Redigera skolinformation Under menyvalet Redigera skolinformation kan du redigera all information som ligger på skolpresentationen på Studentum. På sidan finns det tre flikar att välja på: Beskrivning, Kontaktuppgifter och Orter. Ändra logotyp För att ändra logotyp klickar man på Ladda upp, Välj fil och väljer den logotyp ni vill ladda upp från datorn. Logotypen bör helst vara i formatet.png, men det går även bra med.gif eller.jpg. Maxstorlek ska vara 200 pixlar i bredd och 100 pixlar i höjd. Om man lägger upp en logotyp som är större än dessa mått kommer den att ändras för att passa in. Den logotyp man laddar upp syns på samtliga utbildningar samt på skolpresentationen. STUDENTUM SVERIGE 2

4 Ändra/lägg till text För att redigera den information som visas på Studentum sätter man bara markören i textrutan och skriver eller kopierar in den text man vill ha in. Observera att man helst inte ska lägga in texter genom att kopiera direkt från textredigeringsprogram som Microsoft Word eller Pages. Dessa program innehåller nämligen formateringar vilket gör att resultatet på sidan inte visas korrekt. Om man vill kopiera in text så tänk på att alltid lägga in den i Notepad (Anteckningar) först och sedan kopiera in den i beskrivningsrutan. Ändra/lägg till rubriker i text För att lägga till en rubrik: markera den text ni vill ha som rubrik och välj Heading 3. Tips! För att på bästa sätt skapa intresse kring utbildningen försök att skriva intressanta, inbjudande och relevanta rubriker. Exempel: Missa inte chansen - utbilda dig till byggnadstekniker!. Bildmått För att sajten ska se enhetlig ut så har vi valt att endast använda oss utav breda toppbilder både på skolpresentationen och på utbildningarna. Bred toppbild bör ha måtten 900 pixlar x 200 pixlar, alternativt 900 pixlar x 250 pixlar om motivet blir otydligt. Lägg till bild För att lägga till en bild klickar ni på Add image i verktygsfältet. Ni kommer då till er bildbank där ni kan välja bland bilder ni tidigare laddat upp eller välja att ladda upp en ny bild från er dator. För att ladda upp en ny bild: tryck på Lägg till bild och därefter Välj fil/choose File för att hämta bild från datorn. På max Tryck sedan Ladda upp bild. Välj bilden ni har laddat upp från er bildbank och skriv lämplig text på Alt-text. Tryck på Lägg till. Alt-texten finns till för att ge en kort beskrivning av bilden så att även den som inte kan se bilden får den väsentliga informationen och är bra utifrån ett sökmotoroptimeringsperspektiv. STUDENTUM SVERIGE 3

5 Länk till intresseanmälningsformuläret För att det ska bli ännu lättare för besökaren att lämna en intresseanmälan på utbildningen kan man lägga till en länktext som länkar till intresseanmälanformuläret. För att göra detta skriv exempelvis Beställ mer information om utbildningen här! på önskad plats i beskrivningsrutan, markera texten och klicka på länken Add anchor to IR form. Kontaktuppgifter I menyvalet Redigera skolinformation under fliken Kontaktuppgifter lägger man till och ändrar kontaktuppgifter till skolan, länkar till sociala medier och lägger till mottagaradresser för sina intresseanmälningar. Orter Här lägger man till eller tar bort de orter ni erbjuder utbildningar på. För att lägga till en ny ort: klicka på Lägg till ny ort och skriv sedan in den ort ni vill addera, välj orten i listan och klicka sedan på Spara. STUDENTUM SVERIGE 4

6 Öppet hus/events I menyvalet Öppet hus/events kan man lägga till olika event som skolan har, till exempel öppet hus-dagar, seminarier eller liknande. Klicka på Lägg till nytt event. För att eventet ska publiceras på skolpresentationen måste man markera rutan som säger Visa på sidan längs ner på sidan. För att lägga till ett event/öppet hus, fyll i uppgifterna: Typ av event, Rubrik och Beskrivning. Skriv en text om eventet och lägg gärna till en bild. Klicka sedan på Spara. Ni måste sedan lägga till ett startdatum och sluttid för varje förekomst av händelsen. Ni kan lägga till flera förekomster för samma händelse om den äger rum vid olika tidpunkter. Fyll i Starttid och Sluttid samt klicka i Show in summary för att visa tid och datum i sammanfattningsrutan. Klicka därefter på Lägg till datum. STUDENTUM SVERIGE 5

7 2.2. Redigera utbildningar Under menyvalet Redigera utbildningar kan man ändra och lägga till all information om utbildningen, som till exempel beskrivning av utbildningen, startdatum, kostnader och behörighetskrav. Lägg till en ny utbildning För att lägga till en helt ny utbildning på Studentum så krävs det att det finns ett giltigt kontrakt som gäller för att ha x antal utbildningar publicerade. Om man har fem utbildningar i sitt kontrakt och själv försöker lägga till en sjätte utbildning, kommer det inte att fungera. För att lägga upp ytterligare utbildningar på sajten, ta kontakt med din kontaktperson på Studentum. Om du har ett kontrakt som gäller för fler utbildningar än vad som finns publicerat kan du själv enkelt skapa dessa här i kundloginet. Notera även fliken Pausade utbildningar, där dina gamla utbildningar finns sparade. Kanske ni har fått uppstart på en gammal utbildning? För att lägga till en helt ny utbildning går man in under menyvalet Redigera utbildningar och klickar på Lägg till ny utbildning. Notera att efter att du har skapat utbildningen så går utbildningsnamnet inte att ändra så var noga när du fyller i det fältet. Skulle namnet behöva ändras i framtiden så kan du alltid prata med din kontaktperson på Studentum. Redigera utbildningar För att redigera en redan upplagd utbildning går man in under menyvalet Redigera utbildningar och klickar på önskad utbildning under rubriken Aktiva utbildningar. Här finns det tre flikar att välja på: Inställningar, Beskrivning och Utbildningstillfällen. Inställningar Under fliken Inställningar ändrar man den information om utbildningen som visas i sammanfattningsrutan högst upp på utbildningspresentationen på Studentum. Här bör du fylla i alla fält. Glöm inte att välja en passande kategori för er utbildning. Väljer man inte någon kategori så visas utbildningen inte på Studentum. Glöm inte heller att spara alla ändringar på knappen Spara längst ner till höger. STUDENTUM SVERIGE 6

8 Beskrivning Under fliken Beskrivning lägger ni in den text ni vill ska finnas om utbildningen. Se punkt 2.1. i denna handbok. Ansökan och behörighet Här skriver man hur man ansöker till utbildningen samt vilka behörighetskrav som finns. Examen, diplom m.m. Här skriver man vad utbildningen leder till för examen eller diplom. Fortsatta studier Finns det några vidareutbildningar man kan studera efter att ha läst utbildningen? Exempelvis kan man läsa en master inom ekonomi efter avslutad kandidatexamen. Kostnader Lägg till eventuella utbildningskostnader, skolmaterial eller om utbildningen är CSN-berättigad eller inte. Utbildningstillfällen Under fliken Utbildningstillfällen redigerar man och lägger till information om utbildningsort, när utbildningen börjar och eventuellt pris. Lägg till utbildningens ort För att lägga till en ny utbildningsort klickar man på Lägg till nytt tillfälle på ort. Här lägger ni till orten för utbildningen, startdatum, sista ansökningsdatum och eventuell kostnad. I den översta rullistan visas de orter som ni tidigare registrerat under Redigera skolinformation och fliken Orter ( ). Välj den ort ni vill lägga till. Om orten inte finns i listan kan ni enkelt lägga till en ny ort genom att klicka på Lägg till ny ort under rullistan. Efter att man har lagt till den nya orten måste man gå tillbaka till utbildningen ( ), välja fliken Utbildningstillfällen och sedan trycka på Lägg till nytt tillfälle på ort ( ) igen. Nu finns den nya orten att välja i rullistan. Vidare måste ni välja när utbildningen startar; ort och startdatum är obligatoriska fält för att utbildningen ska synas på sajten. Pris, undervisningsspråk och sista ansökningsdag är frivilliga fält. STUDENTUM SVERIGE 7

9 Lägg till distansutbildning Ges utbildningen på distans klickar man istället på Lägg till ett nytt utbildningstillfälle på distans och fyller i fälten på samma sätt som ovan. Lägg till flera utbildningstillfällen Om utbildningen ges på flera orter eller har flera startdatum kan man välja att lägga till flera utbildningstillfällen. Du fyller i fälten på samma sätt som ovan och trycker sedan Add new row för att lägga till ytterligare en ort/start för utbildningen. Notera att det inte går att länka externt på Studentum. Lägger man in en extern länk kan sidan inte sparas. Var noga med att spara efter varje ändring. Ändringar gjorda i kundloginet som inte sparas går förlorade och syns inte på Studentum. Glöm inte att välja en ort/distans för utbildningen. Utbildningar som inte är kopplade till någon ort visas inte på Studentum. STUDENTUM SVERIGE 8

10 3. Guide för recensionsverktyget Med recensionsverktyget samlar du enkelt in recensioner och utbildningsutvärderingar av era studenter. Utvärderingarna kan sedan, om ni vill, publiceras på Studentum för att öka er synlighet. Ni kan även lägga upp recensionerna på er egen hemsida genom en så kallad widget Sammanfattning Inloggning Logga in i kundloginet på Studentum/kundlogin med dina vanliga inloggningsuppgifter. Till vänster i menyn hittar du recensionsverktyget under Recensioner. Formulär Recensionsformuläret består av fem obligatoriska fält, där ibland deltagarens totala betyg av kursen och kommentarsfält. Du har även möjlighet att lägga till egna frågor som endast är synliga när du gör utskick och kan användas för intern utvärdering. Svaren från dina egenskapade frågor syns aldrig publikt, utan visas endast i recensionsverktyget. Samla in recensioner Du samlar enkelt in recensioner genom att skapa utskick till utvalda mailadresser. Texten i mailet skriver du själv ihop och kommer att innehålla länken som går till recensionsformuläret. Du kan fortfarande få in recensioner direkt från Studentum eller via en så kallad widget på er egen hemsida. Granska och publicera recensioner Alla recensioner som kommer in finns samlade i recensionsverktyget. Publicerade recensioner syns i anslutning till era kurser på Studentum och på er hemsida om ni har widgeten. De recensioner ni får in via era utskick väljer ni själva om ni vill publicera eller enbart ha för internt bruk. Widget Genom att kopiera och klistra in en kod från recensionsverktyget kan ni visa upp alla era recensioner på er egen hemsida. Förutom att se snittbetyg och läsa alla recensioner kan era besökare även göra egna recensioner direkt på er hemsida. STUDENTUM SVERIGE 9

11 3.2. Snabbguide för att göra ett recensions-/utvärderingsutskick 1. Klicka på fliken E-post och lägg till en ny meljtext som innehåller recensionslänken (det här behöver du bara göra en gång). 2. Klicka på fliken Mallar och lägg till en ny mall (det här behöver du bara göra en gång). 3. Gå tillbaka till fliken Start och klicka på utskicksikonen för den utbildning du vill samla in recensioner för. 4. Klistra in de e-postadresser du vill skicka till och schemalägg utskicket alternativt skicka direkt Skapa ett formulär med egna frågor 1. Klicka på fliken Mallar. 2. Klicka på den blåa knappen nere till höger Lägg till ny mall. 3. Namnge den nya mallen. Du har nu skapat en ny mall som innehåller de fem obligatoriska fälten. 4. Klicka på knappen Skapa ny fråga till höger. 5. Skriv din fråga och välj svarsalternativ, du kan välja bland flera olika. När du lagt till frågan kan du själv bestämma om den ska vara obligatorisk eller inte. Du kan ändra ordning på dina skapade frågor genom att dra och släppa dem på rätt plats. Du kan även förhandsgranska ditt formulär genom att klicka på länken Förhandsvisa formulär. Då kan du se, ändra och fixa precis så mycket du vill tills du är nöjd. STUDENTUM SVERIGE 10

12 3.4. Skapa en mejltext 1. Klicka på fliken E-post. 2. Klicka på länken Lägg till mejltext i botten av boxen. 3. Fyll i fälten och skriv ihop den text som du vill ska skickas ut till deltagarna. 4. Sätt markören där du vill infoga recensionslänken och klicka på Länk för att skapa recension i den högra boxen. Nu kommer länken att skrivas ut i mailet. 5. Klicka på Spara. STUDENTUM SVERIGE 11

13 3.5. Skapa ett recensions-/utvärderingsutskick 1. Klicka på fliken Start. 2. Klicka på den blåa utskicksikonen för den utbildning du vill samla in utvärderingar/recensioner. 3. Fyll i fälten och klistra in de e-postadresser som utskicket ska till. Observera att vi aldrig kommer använda de e-postadresser som läggs in i recensionsverktyget, de är enbart för er själva! 4. Schemalägg utskicket eller skicka det direkt. Det går även att välja att schemalägga en automatisk påminnelse till de personer som inte fyllt i en utvärdering. 5. Klicka på Bekräfta utskick. Det går även skapa utskick och samla in utvärderingar/recensioner för utbildningar som ni inte har publicerade på Studentum. STUDENTUM SVERIGE 12

14 3.6. Rapporter och publicera recensioner Alla utskick som skapas läggs under fliken Rapporter, där finns information om kommande och skickade utskick. Det är här man publicerar de recensioner man fått in genom att klicka på den blåa knappen Publicera för respektive utskick. För att man inte ska kunna välja ut endast de bästa recensionerna måste alla recensioner publiceras för ett utskick. Det går att klicka på publiceringsknappen när som helst, även innan utskicket har gått ut, då kommer alla inkommande recensioner att publiceras automatiskt Granska recensioner Alla recensioner som har kommit in samlas under fliken Recensioner. Här kan man filtrera listan och granska varje enskild recension. Det finns även möjlighet att skriva en kommentar som syns i anslutning till recensionen när den publiceras. STUDENTUM SVERIGE 13

15 3.8. Visa recensioner på er egen hemsida (widget) 1. Gå till fliken Start 2. Klicka på den blåa ikonen i kolumnen Widget för att hämta antingen alla recensioner eller recensioner för en specifik utbildning. Du kan välja att visa alla recensioner och klistra in koden på till exempel er startsida, eller så kan man hämta recensioner för en specifik utbildning och klistra in koden på utbildningssidan. 3. Kopiera koden i den vita rutan och klistra in koden på er hemsida Vanliga frågor och svar om recensionsverktyget Kan man göra utskick till andra än de kursdeltagare som gjort intresseanmälan via Studentum? Javisst kan du det. Det finns ingen automatisk koppling mellan de som har gjort en intresseanmälan och de som ni väljer att skicka till. Du skriver/klistrar in de e-postadresser du vill skicka recensionsformuläret till. Observera att vi aldrig använder de e-postadresser som ni lägger in i recensionsverktyget. Måste utbildningen som jag vill göra en utvärdering för va publicerad och finns på Studentum? Utbildningen måste finnas med i vårt system, men den behöver inte vara publicerad, utan den kan ligga som pausad. Då kan man fortfarande samla in recensioner både för internt bruk, och för att visa recensionerna både på Studentum och er egen hemsida. Recensioner som är kopplade till en pausad kurs kommer att läggas under er samlade recensionssida. Kan jag ta bort de obligatoriska översta/första frågorna? Nej, de obligatoriska frågorna finns alltid kvar men du kan lägga till valfritt antal egna frågor. Anledningen till att vi har ett obligatoriskt kommentarsfält och ranking med 1 5 stjärnor för alla är att det ska bli jämförbart för de som söker utbildning. Kan jag lägga till vilka egna frågor jag själv vill? Ja, du har möjlighet att lägga till egna frågor och anpassa dem efter ert unika behov. Kostar tjänsten något? Recensionsverktyget ingår för dig som är kund hos Studentum och kostar inget extra. Rekommenderar ni att man har ett eller flera kommentarsfält? Vi rekommenderar att man i möjligaste mån använder sig av den obligatoriska kommentarrutan som finns, och begränsar sina andra kommentarsfält. Formuläret ska vara enkelt att fylla i för användaren. STUDENTUM SVERIGE 14

16 Vilka frågor och svar syns på webben? Det är bara de obligatoriska standardfrågorna som syns och blir publicerade på webben. De resterande egenskapade frågorna används endast när ni göra utskick och är endast synliga i recensionsverktyget för intern utvärdering. Vad betyder den gula symbolen BETA i menyn? Beta innebär att verktyget fortfarande är under utveckling och kommer att förbättras allt eftersom nya funktioner tillkommer. Det innebär också att det kan förekomma buggar i systemet. Om ni upptäcker något som är fel är vi tacksamma om ni hör av er till oss. 4. Fler funktioner i kundloginet Förutom att redigera skolinformation och utbildningsinformation i ert kundlogin kan ni även: Se besöks- och intresseanmälningsstatistik för era sidor Skapa och ändra autosvar för de som lämnar en intresseanmälan Ta ut listor på intresseanmälningarna Länka till Studentum från er hemsida (lägga till en widget) Lägga till eller ta bort administratörer för kundloginet Har du frågor eller behöver du support? Ring STUDENTUM SVERIGE 15