MBF informerar: Beslut kring nya redovisningsregelverk

Transkript

1 MBF NYTT December 2014 nummer 4 december Inför boksluten MBF Bygg Pontus har ordet : Beslut kring nya redovisningsregelverk

2 2 December 2014 Innehåll 2 Index 3 Pontus har ordet 4 Skydd mot olyckor 5 Bokslut K2, K3 7 MBF erbjuder 8 Tänkvärt Faktarutan Om MBF-NYTT MBF-NYTT utkommer 4 gånger per år av Mälardalens Bostadsrättsförvaltning och publiceras på vår hemsida. Kontakta oss: info@mbf.se

3 3 Pontus har ordet En händelserik vinter Vintern har inte riktigt kommit till Mälardalen. Det är mest grått och mörkt. Förhoppningsvis kommer det en riktig vinter även detta år. Då gäller det precis som tidigare vintrar att vara väl förberedd. Tidigare år har det runtomkring i Mälardalen förekommit att många tak blåst av eller inte hållit tätt. Snöskottning av tak och istappar som kan orsaka skador kanske inte heller är sådant som man tänker på i dessa dagar men som ansvarig för en fastighet bör detta ingå nu när vintern är på ingång. Så lyft frågan på nästa styrelsemöte och diskutera igenom hur er beredskap ser ut så att ni kan känna er trygga även när nordanvinden viner. Behöver ni hjälp med statusbesiktningar så finns våra byggnadsingenjörer till er hjälp. De största förändringarna kan jag redan nu skvallra om och de ligger på layout och användarvänlighet. Har du förslag på någon tjänst eller annan förbättring som du tycker att vi skall jobba med för att förbättra och förenkla styrelsearbetet så tveka inte kontakta oss omgående! Avslutningsvis vill jag önska er alla en riktigt God Jul och Ett Gott Nytt År. På MBF har mycket arbete på senare tid handlat om att anpassa vår redovisning till de nya K2/K3 reglerna. Vi är nu klara med det och i detta nummer av MBF-Nytt kan ni läsa mer om hur vi tolkat reglerna och vilka åtgärder som vi behöver vidtaga. Det händer också annat på MBF. Just nu pågår ett projekt att förbättra och förenkla vår hemsida samt vår kundportal, MBF Webb. Förhoppningsvis kommer ni uppskatta de förbättringar som planeras. Någon gång i början av det nya året kommer vi lansera dem. Pontus Gunnarsson VD

4 4 MBF-NYT Lag om skydd mot olyckor Viktigt för varje bostadsrättsförening Nu i juletider då vi alla gillar att ha tända ljus kan det vara bra att påminna om den lag mot olyckor, Lag (2003:778) som funnits några år. Det är styrelsen i varje bostadsrättsförening som ansvarar för att man som fastighetsägare regelbundet ser över, systematiskt, hur man kan förhindra att olyckor sker i fastigheten. Om vi tittar specifikt på brandskyddet så är det ägaren (föreningen) till byggnaderna som ska i skälig omfattning hålla utrustning för släckning av brand och för livräddning vid brand eller annan olycka och i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Ni är välkomna att kontakta MBF byggavdelning om ni har några frågor eller vill komma igång med systematiskt brandskyddsarbete. Kontakta Per Broberger på e-post per.broberger@mbf.se eller telefon eller Mats Ljungberg på e-post mats.ljungberg@mbf.se eller telefon För att förebygga och underlätta vid nödsituationer föreslår vi att ni som styrelser ser till att det finns brandvarnare, brandsläckare, första hjälpen tavla och kontaktlista till styrelsen (för snabb information vid olycka gällande fastigheten) i allmänna utrymmen, såsom hobbylokaler, tvättstugor, samlingslokaler. Önskar ni läsa Räddningsverkets Lagen om skydd mot olyckor kan ni söka dokumentet på

5 5 MBF-NYT Bokslut och årsstämmor 2014 Inför bokslut och årsstämmor finns det handlingar vi behöver ha in så snart som möjligt. Nedan presenterar vi de olika delarna vi behöver ha inskickade till oss. Förslag på stämmodatum I början av januari kommer föreningar med kalenderår som räkenskapsår att erhålla ett brev från MBF med förslag på datum för årsstämman. För att underlätta vår planering av bokslutsarbetet samt stämmoplaneringen önskar vi besked från er senast den 8 februari om föreslaget stämmodatum passar och om inte så förslag på alternativa datum. Vi behöver också få veta om ni önskar MBFrepresentant på stämman. Vänligen använd svarstalongen som bifogas i brevet. Det är viktigt att vi får dessa besked snarast möjligt dock senast den 8 februari för att hamna rätt i vår planering. Underlag till bokslutet För att bokslutsarbetet ska fungera bra är det önskvärt att ni insänder material till er ekonom enligt underlag som ni kommer att tillsändas i december. Senast den 9 januari önskar vi dessa underlag i retur: Kassainventering: Text till förvaltningsberättelsen: Vi önskar få in text till framför allt två rubriker i förvaltningsberättelsen, Väsentliga händelser under räkenskapsåret samt Väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång. Styrelseprotokoll: Alla protokoll inklusive årsstämmoprotokoll och konstituerande protokoll insänds till MBF. Vi behöver dessa bl a för att se styrelsens sammansättning, vilka beslut som tagits samt antal styrelsemöten som hållits under året. Dessutom behöver föreningens revisorer tillgång till dessa för att granska förvaltningen. Tänk på att protokollen måste vara underskrivna. Kontoutdrag: Om föreningen har annat bankkonto utöver ert konto i MBF:s klientmedelskonto i Handelsbanken så underlättar det om ni skickar in kontoutdrag per 31/12 till föreningens ekonom. Handkassan räknas och intygas av ordförande som underlag till bokslutet. Oljeinventering: Föreningar som eldar med olja uppskattar hur många kubik som finns i tanken per 31/12 för att få rätt kostnad i bokslutet.

6 6 MBF-NYT Nya redovisningsregelverk K2, K3 Vi har nu nått ett beslut kring de nya avskrivningsreglerna. För redovisningen 2014 ska de nya regelverken; K-reglerna (K2/K3), tillämpas. Dessa regler som bl.a. legat till grund för diskussionen om ökade avskrivningskostnader i bostadsrättsföreningar, medför att progressiva avskrivningsplaner behöver ändras till raka planer; då progressiva avskrivningar inte längre är tillåtet. Som följd av detta kommer många föreningar att få ökade kostnader i form av avskrivningar som i vissa fall leder till stora underskott. Det har under en längre period pågått utredningar, både hos MBF, branschkollegor och revisorer, kring vilket av de olika regelverken som en bostadsrättsförening skall använda. Nu har MBF efter ett antal utredningar, studier och konsultationer kommer fram till att K2 regelverket är det regelverk som en bostadsrättsförening skall använda. I de budgetbrev som skickades ut under hösten har det till vissa föreningar framförts att de eventuellt skulle få använda K3. Nu är inte det fallet och inga av våra föreningar kommer att behöva använda K3 utan det är K2 som gäller. Enligt K2 kan vi redovisa i stort precis som tidigare. Vi för in de anläggningar / fastighetsförbättringar som finns sedan tidigare och vi kan aktivera nya fastighetsförbättringar som tidigare. Den stora skillnaden är att vi måste använda raka avskrivningar. Förvaltningsberättelsen kommer få ny rubriksättning, resultat och balansräkningarna kommer också att få nya rubriker och summeringsrader. Vissa noter kommer förändras men i stort kommer man att känna igen sig och jämförelser med tidigare år blir inte svår. Har ni specifika frågor om detta så kontakta er kundansvarige ekonom.

7 7 MBF-NYT MBF erbjuder MBF Bygg MBF:s tekniska rådgivare som underlättar styrelsens arbete Hos MBF Byggavdelning finns den samlade tekniska kompetens som en bostadsrättförening behöver och vi kan visa på en mängd områden där våra tjänster kommer underlätta för styrelsen. MBF Bygg har lång erfarenhet av fastigheter. Personalen har arbetet med fastighetsrelaterade bygg - och förvaltningsfrågor under många år. De senaste åren har de specialiserat sig mot bostadsrätt. Många av de reparationer och underhållsåtgärder som kan komma ifråga i en bostadsrättsförening har de vid flera tillfällen handlat upp, varit projektledare för och har beprövade lösningar. De vet vilka regler som gäller. Hur beslut skall fattas, vilka underlag som behövs. De kan de entreprenad juridiska regelverken kring en ombyggnad / renovering. De har också ett nära samarbete med er personliga ekonom på MBF. MBF är flergångsbeställare vilket säkerställer bästa pris. Oavsett om det gäller ett mindre problem, en större renovering eller ombyggnad eller om ni vill upprätta en underhållsplan tveka inte! Kontakta MBF tekniska rådgivare du också. MBF:S ramavtal med Ragn-Sells MBF och Ragn-Sells ramavtal ger MBF förvaltade föreningar rätt att till bra rabatter köpa de tjänster Ragn-Sells erbjuder, såsom avloppsrensningar, transporter, avfallshantering, kärltvätt, klottersanering mm. Besök vår hemsida för att få ännu mer information om vilka tjänster Ragn-Sells kan erbjuda. Obs! För att ni skall få ta del av rabatterna måste ni ange avtalskod 9329 vid beställning! För att beställa tjänster från Ragn-Sells ringer ni Vid frågor om avtalet kontaktar ni enklast Pontus Gunnarsson på MBF. Ni når Pontus på telefon alternativt via e-post pontus.gunnarsson@mbf.se.

8 8 MBF-NYT Läs gärna! Tänkvärt för styrelsemedlemmar För en ny styrelse kan det till en början vara mycket att hålla reda på. För att underlätta arbetet listar vi här nedan tips och råd som kan vara till hjälp i samarbetet med oss på MBF. Moms på fakturor Föreningar som är momsberättigade, vänligen märk på fakturan vilken typ av moms det ska vara. Hel-eller delvis moms. Finns ingen märkning använder MBF den partiella momssatsen enligt beslut från Skatteverket. Utbetalning av arvode Vid begäran om utbetalning av arvoden, vänligen uppge det clearingnummer samt bankkontonummer som pengarna ska betalas till. För utbetalning av löner eller arvoden krävs underskrift av attestberättigad. Blanketter finns att hämta på vår hemsida. Köp mot faktura När styrelsen handlar något mot faktura vänligen uppge föreningens namn c/o MBF som fakturaadress. Byte av lösenord till styrelsesida Tänk på att byta lösenord till er inloggning när det byts medlemmar i styrelsen. Det är av stor vikt att endast aktuell styrelse har tillgång till dessa sidor. Lösenordet kan ändras under rubriken arkiv då ni loggar in på er styrelsesida. Attestbeloppsgräns Föreningar som inte har e-attest bör vara uppmärksamma på attestbeloppsgräns när ni skriver på fakturor. Det behövs ibland fler underskrifter. Ersättning för utlägg När ni skickar in kvitton till oss på utlägg åt föreningen vänligen uppge till vem och till vilket clearingnummer samt kontonummer pengarna ska betalas till. Ange även förening. Sätt gärna fast kvittot på ett papper. Tänk på att ni inte får attestera egna utlägg eller uttag från handkassan. Blanketter finns att hämta på vår hemsida.

9 9 Fakturor - inför årsskiftet Vi vill rekommendera att skicka in fakturor i så god tid som möjligt innan årets slut. Det är många helgdagar så vi uppskattar om så mycket som möjligt av fakturahanteringen kan skötas innan årsskiftet. Exempel Utbetalning av arvoden mm. Utbetalning av arvoden och övriga ersättningar sker alltid i samband med löneutbetalning den 25:e varje månad. Inkommer betalningsunderlag före den 7:e i månaden hinner utbetalning ske samma månad. Motionstid Föreningar som nyligen antagit nya stadgar bör uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. För föreningar, med kalenderår som räkenskapsår, som antagit MBFs stadgar, går exempelvis motionstiden ut den 31 januari. Det kan även vara bra för övriga föreningar att uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. Motionstiden kan variera beroende på föreningens räkenskapsår. Ett tips är att via anslag på lämpliga platser informera om detta. För att slippa göra nya skyltar varje år erbjuder sig MBF att göra inplastade skyltar som kan användas år efter år. Detta till en kostnad av 60 kr/skylt (exkl. moms). Skyltarna går att beställa via talongen på sista sidan.

10 10 Ändrade öppettider under jul och nyår V.52 tisdag 23 december stängt (24-26 december stängt) V.1 tisdag 30 december öppet kl V.2 måndag Exempel 5 januari öppet kl Ny medarbetare Den 1 december hade vi nöjet att välkomna ett nytt ansikte till MBF. Lotta Bejmar-Hedström arbetar nu i vår expedition. Vi hälsar Lotta välkommen till MBF och hoppas hon kommer trivas! Vi behöver era kontoutdrag! Om föreningen har andra bankkonton utöver ert konto i MBF:s klientmedelskonto i Handelsbanken behöver vi kontoutdrag per 31/12 på dessa konton inför avstämmning av Vänligen skicka dessa till oss så snart ni får dem. Avgifter/hyror MBF aviserar hyror och avgifter kvartalsvis. För att hinna lägga in ändringar måste vi få besked enligt följande: Avier för månad: april, maj, juni Meddela ändringar senast:

11 11 Vilka regler gäller vid julklappar och julbord inom en bostadsrättsförening? En bostadsrättsförening får ge julklappar. Det kan även vara i form av presentkort. Exempel Viktigt är då att det inte kan bytas mot pengar då det anses som beskattningsbar lön/ersättning. Gåvan får inte överstiga 450 kr inkl moms. En bostadsrättsförening får även bjuda anställda på julbord. Julbordet ses som intern representation och är därför inte en skattepliktig kostförmån för den anställde (vilket det annars är när arbetsgivaren bekostar maten). Gäller även för pensionerad personal. Styrelsepoolen Styrelsepoolen är en ny resurs dit man kan anmäla sig om man känner att man har tid, lust och möjlighet att hjälpa andra bostadsrättsföreningar eller samfällighetsföreningar i deras styrelsearbete. Bakgrunden är att fler och fler av våra förvaltade föreningar har svårt att få tag i kompetenta och engagerade ledamöter till sina styrelser. Idén med styrelsepoolen är att man anmäler sig till den och om någon förening efterfrågar kompetens eller engagemang så kan man bli engagerad av denna förening och får bidra i deras styrelse som adjungerad eller invald beroende på vad föreningen har för behov. Innan man blir engagerad så erbjuder vi på MBF en kortare utbildning i styrelsearbete. Så tveka inte, anmäl dig redan nu till vår styrelsepool. Anmälan gör du via e- post till styrelsepoolen@mbf.se Skicka med ett kort cv där du berättar vilka erfarenheter du har och vad du kan bidra med samt dina kontaktuppgifter. Vi vill också veta hur mycket tid du kan tänka dig att lägga ner, exempelvis hur många kvällar i månaden som du är redo att sätta av för ditt uppdrag.

12 12 Faktarutan Konsumentprisindex oktober ,02 oktober ,40 oktober ,59 Prisbasbelopp kr Referensränta 1,0% Ersätter från och med diskontot. Referensräntan fastställs av riksbanken halvårsvis och baseras på reporäntan som gäller vid utgången av det gångna halvåret, avrundad till närmast högre hel eller halvårsprocentenhet. Arbetsgivaravgift ,42% för personer födda ,49% för personer födda 1989 eller senare 10,21% för personer födda % för personer födda 1937 eller tidigare Särskild lönskatt ,26% AMF arbetare ,42% Sjuklöneperiod Föreningen står för 80% av lönen de första 14 dagarna. Milersättning 2015 Den skattefria milersättningen är 18,50 kr/mil Vi passar på att önska alla en god jul och ett gott nytt år!

13 Till medlemmar i Brf EXEMPEL Enligt föreningens stadgar går motionstiden ut den 31 januari. Det innebär att om ni önskar få ett ärende behandlat vid årsstämman ska ni skriftligen meddela styrelsen detta senast den 31 januari. Med vänlig hälsning Styrelsen Skylt om motionstid Ja tack! Vi önskar få. st inplastade skyltar, á 60 kr exkl moms. Vi godkänner att kostnaden.. kr dras från föreningens konto. Brf.. Namn.. Datum... Namnteckning... Skicka, lämna eller faxa svarstalongen till MBF Fax: Adress: Källgatan 14, VÄSTERÅS