MBF informerar: Nya regler kring ombyggnationer. Se sida 7.

Transkript

1 MBF NYTT December 2015 nummer 4 december MBF Bygg Pontus har ordet : Nya regler kring ombyggnationer. Se sida 7.

2 2 December 2015 Innehåll 2 Index 3 Pontus har ordet 4 Styrelsekurs 5 MBF-Bygg 6 Tänkvärt Kundundersökning Faktarutan Om MBF-NYTT MBF-NYTT utkommer 4 gånger per år av Mälardalens Bostadsrättsförvaltning och publiceras på vår hemsida. Kontakta oss: info@mbf.se

3 3 Vintern kom till slut Pontus har ordet Vintern kom även detta år. Det var med stor förvåning som jag tittade ut på morgonen och såg att den första snön kommit. Även om den första snön kanske inte blir långvarig så hoppas jag att vi får lite snö som lyser upp mörkret när vi närmar oss jul. Det är inte lätt att sitta i styrelsen i en bostadsrättsförening. Allt fler pålagor läggs till. Är det inte obligatorisk ventilationskontroll, OVK, systematiskt brandskyddsarbete, radonmätningar så är det något annat. Senast i raden av pålagor är nu elektronisk personalliggare. Längre fram i detta nummer av MBF-Nytt kan Ni läsa mer om reglerna kring detta och hur man kan handskas med dem. På MBF har vi precis avslutat en tuff arbetsperiod då de flesta av våra föreningar har antagit budgeter och fastställt årsavgifterna för nästa år. I budgetarbetet framkom det tydligt att många föreningar fortfarande inte har en bra underhållsplan. Detta leder till svårigheter att överblicka hur mycket pengar som skall sättas av för att säkerställa det framtida underhållet. Har Ni inte redan en underhållsplan, så se till att under nästa år skaffa en. Det är det absolut bästa sättet att få kontroll över föreningens kostnader. MBF byggavdelning hjälper er gärna i detta arbete. I detta nummer av MBF-Nytt kan ni också läsa om förbättringar som vi gjort i vår kundportal. Som alltid är det ni kunder som inspirerar oss till ständig utveckling och förbättring. Vårt mål är att leverera tjänster med hög kvalité inom ekonomisk och administrativ förvaltning. Vi söker därför ständigt nya möjligheter där vi kan ta fram tjänster som underlättar vardagen för våra kunder när de utövar sina styrelseuppdrag i bostadsrättsföreningarna. Har du förslag på någon tjänst eller annan förbättring som du tycker att vi skall jobba med för att förbättra och förenkla styrelsearbetet så tveka inte kontakta mig omgående! Avslutningsvis vill jag önska er alla en riktigt God Jul och Ett Gott Nytt År. En annan kostnad som tar mycket plats i föreningarnas budget är räntekostnaderna. Vi har idag historiskt låga räntenivåer. Detta har medfört att många föreningar har kunnat parera höjda avgifter på t ex värme och el med lägre räntekostnader. Det kanske nu är läge att börja titta över bindningstiderna på sina lån och inte ha alla lån med kort bindningstid. Kontakta gärna er ekonom på MBF för att få stöd i dessa funderingar. Pontus Gunnarsson VD

4 4 MBF-NYT MBF erbjuder Följ med MBF till havs på en av våra styrelsekurser! Följ med oss på en fördjupningskurs i styrelsearbete den april på M/S Cinderella Vem är kursen lämpad för? Kursen syftar till att ge en fördjupad kunskap kring styrelsearbete och vänder sig till dig som har någon tidigare erfarenhet. Vad innehåller kursen? Hur anmäler jag mig? Du anmäler dig genom att skicka in en blankett som du hittar på vår hemsida; eller genom att ringa oss på Vill du veta mer? Kontakta för vidare information Anna Thelin och Marie Utterberg på telefon: eller via e -post: info@mbf.se Du får lära dig mer om budget och ekonomiska rapporter, underhållsplanering, OVK etc. Du kommer även få en allmän förståelse kring överlåtelser och andrahandsuthyrningar.

5 5 MBF-NYT MBF erbjuder MBF Bygg MBF:s tekniska rådgivare som underlättar styrelsens arbete. Hos MBF Byggavdelning finns den samlade tekniska kompetens som en bostadsrättförening behöver och vi kan visa på en mängd områden där våra tjänster kommer underlätta för styrelsen. MBF Bygg har lång erfarenhet av fastigheter. Personalen har arbetet med fastighetsrelaterade bygg - och förvaltningsfrågor under många år. De senaste åren har de specialiserat sig mot bostadsrätt. Många av de reparationer och underhållsåtgärder som kan komma ifråga i en bostadsrättsförening har de vid flera tillfällen handlat upp, varit projektledare för och har beprövade lösningar. De vet vilka regler som gäller, hur beslut skall fattas, vilka underlag som behövs och kan de entreprenad juridiska regelverken kring en ombyggnad / renovering. De har också ett nära samarbete med er personliga ekonom på MBF. MBF är flergångsbeställare vilket säkerställer bästa pris. Oavsett om det gäller ett mindre problem, en större renovering eller ombyggnad eller om ni vill upprätta en underhållsplan tveka inte! Kontakta MBF tekniska rådgivare du också. MBF:S ramavtal med Ragn-Sells MBF och Ragn-Sells ramavtal ger MBF förvaltade föreningar rätt att till bra rabatter köpa de tjänster Ragn-Sells erbjuder, såsom avloppsrensningar, transporter, avfallshantering, kärltvätt, klottersanering mm. Besök vår hemsida för att få ännu mer information om vilka tjänster Ragn-Sells kan erbjuda. Obs! För att ni skall få ta del av rabatterna måste ni ange avtalskod 9329 vid beställning! För att beställa tjänster från Ragn-Sells ringer ni Vid frågor om avtalet kontaktar ni enklast Pontus Gunnarsson på MBF. Ni når Pontus på telefon alternativt via e-post pontus.gunnarsson@mbf.se.

6 6 MBF-NYT Läs gärna! Tänkvärt för styrelsemedlemmar För en ny styrelse kan det till en början vara mycket att hålla reda på. För att underlätta arbetet listar vi här nedan tips och råd som kan vara till hjälp i samarbetet med oss på MBF. Moms på fakturor Föreningar som är momsberättigade, vänligen märk på fakturan vilken typ av moms det ska vara. Hel-eller delvis moms. Finns ingen märkning använder MBF den partiella momssatsen enligt beslut från Skatteverket. Utbetalning av arvode Vid begäran om utbetalning av arvoden, vänligen uppge det clearingnummer samt bankkontonummer som pengarna ska betalas till. För utbetalning av löner eller arvoden krävs underskrift av attestberättigad. Blanketter finns att hämta på vår hemsida. Köp mot faktura När styrelsen handlar något mot faktura vänligen uppge föreningens namn c/o MBF som fakturaadress. Byte av lösenord till styrelsesida Tänk på att byta lösenord till er inloggning när det byts medlemmar i styrelsen. Det är av stor vikt att endast aktuell styrelse har tillgång till dessa sidor. Lösenordet kan ändras under rubriken profil då ni loggar in på er styrelsesida. Attestbeloppsgräns Föreningar som inte har e-attest bör vara uppmärksamma på attestbeloppsgräns när ni skriver på fakturor. Det behövs ibland fler underskrifter. Ersättning för utlägg När ni skickar in kvitton till oss på utlägg åt föreningen vänligen uppge till vem och till vilket clearingnummer samt kontonummer pengarna ska betalas till. Ange även förening. Sätt gärna fast kvittot på ett papper. Tänk på att ni inte får attestera egna utlägg eller uttag från handkassan. Blanketter finns att hämta på vår hemsida.

7 7 MBF-NYT Nya regler kring ombyggnationer och renoveringar Från och med 1 januari 2016 ska det finnas elektroniska personalliggare på många arbetsplatser. Syftet med personalliggaren är att motverka svartarbete och främja en sund konkurrens i byggbranschen. Vem gäller reglerna för? Reglerna gäller för byggherrar. Byggherre är du om du antingen bygger i egen regi eller beställer arbetet av en entreprenör. Reglerna gäller inte för privatpersoner. Det samma gäller om den sammanlagda byggkostnaden inte beräknas överstiga fyra basbelopp ( ca 180 tkr ) Byggherren ansvarar för att personalliggaren vid t ex ett oannonserat kontrollbesök från skatteverket kan visa vilka som befinner sig på arbetsplatsen. Du som byggherre ska ha ständig elektronisk tillgång till alla uppgifter i personalliggaren. Hur påverkar detta bostadsrättsföreningen? Om ni ska renovera, bygga om eller underhålla er fastigheten och byggkostnaden beräknas överstiga fyra basbelopp gäller reglerna för Er förening. Genom ett skriftligt avtal kan dessa skyldigheter överlåtas på entreprenören. Kontakta MBF:s byggavdelning för att få hjälp med ett korrekt avtal eller läs mer på skatteverket.se.

8 8 MBF-NYT Bokslut och årsstämmor 2015 Inför bokslut och årsstämmor finns det handlingar vi behöver ha in så snart som möjligt. Nedan presenterar vi de olika delarna vi behöver ha inskickade till oss. Förslag på stämmodatum I början av januari kommer föreningar med kalenderår som räkenskapsår att erhålla ett brev från MBF med förslag på datum för årsstämman. För att underlätta vår planering av bokslutsarbetet samt stämmoplaneringen önskar vi besked från er senast den 5 februari om föreslaget stämmodatum passar och om inte så förslag på alternativa datum. Vi behöver också få veta om ni önskar MBFrepresentant på stämman. Vänligen använd svarstalongen som bifogas i brevet. Det är viktigt att vi får dessa besked snarast möjligt dock senast den 5 februari för att hamna rätt i vår planering. Underlag till bokslutet För att bokslutsarbetet ska fungera bra är det önskvärt att ni insänder material till er ekonom enligt underlag som ni kommer att tillsändas i december. Senast den 11 januari önskar vi dessa underlag i retur: Text till förvaltningsberättelsen: Vi önskar få in text till framför allt två rubriker i förvaltningsberättelsen, Väsentliga händelser under räkenskapsåret samt Väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång. Styrelseprotokoll: Alla protokoll inklusive årsstämmoprotokoll och konstituerande protokoll insänds till MBF. Vi behöver dessa bl a för att se styrelsens sammansättning, vilka beslut som tagits samt antal styrelsemöten som hållits under året. Dessutom behöver föreningens revisorer tillgång till dessa för att granska förvaltningen. Tänk på att protokollen måste vara underskrivna. Kontoutdrag: Om föreningen har annat bankkonto utöver ert konto i MBF:s klientmedelskonto i Handelsbanken så underlättar det om ni skickar in kontoutdrag per 31/12 till föreningens ekonom. Kassainventering: Handkassan räknas och intygas av ordförande som underlag till bokslutet. Oljeinventering: Föreningar som eldar med olja uppskattar hur många kubik som finns i tanken per 31/12 för att få rätt kostnad i bokslutet.

9 9 Ändrade öppettider under vintern V.52 onsdag 23 dec stängt V.53 onsdag 30 dec öppet kl V.01 Exempel tisdag 5 jan öppet kl MBFs webbtjänster MBF erbjuder våra förvaltade föreningar tilläggstjänsterna Avtalshantering, Ekonomiflash, E-attest samt Utökad webb. För styrelsen i MBF förvaltade föreningar som önskar samla föreningens ingångna avtal och få påminnelser inför förfallodatum erbjuder vi tjänsten Avtalshantering. Ekonomiflash är en tjänst utvecklad för er som vill ha en snabb överblick över er förenings ekonomi utan att behöva fördjupa er. För styrelsen i MBF förvaltade föreningar som önskar attestera föreningens fakturor via internet finns tjänsten E-attest. Ni kan läsa mer ingående om tjänsterna samt få information hur ni beställer på vår hemsida; eller genom att kontakta oss via e-post; info@mbf.se.

10 10 Fakturor inför årsskiftet Vi vill rekommendera att ni skickar in samt e-attesterar era fakturor i så god tid som möjligt innan årets slut. Det är många Exempel helgdagar så vi uppskattar om så mycket som möjligt av fakturahanteringen kan skötas innan årsskiftet. Utbetalning av arvoden mm. Utbetalning av arvoden och övriga ersättningar sker alltid i samband med löneutbetalning den 25:e varje månad. Inkommer betalningsunderlag före den 7:e i månaden hinner utbetalning ske samma månad. Motionstid Föreningar som nyligen antagit nya stadgar bör uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. För föreningar, med kalenderår som räkenskapsår, som antagit MBFs stadgar, går exempelvis motionstiden ut den 31 januari. Det kan även vara bra för övriga föreningar att uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. Motionstiden kan variera beroende på föreningens räkenskapsår. Ett tips är att via anslag på lämpliga platser informera om detta. För att slippa göra nya skyltar varje år erbjuder sig MBF att göra inplastade skyltar som kan användas år efter år. Detta till en kostnad av 60 kr/skylt (exkl. moms). Skyltarna går att beställa via talongen på sista sidan.

11 11 Vid årsskiftet säger vi hej då till våra medarbetare Rikard Jörnesten och Johan Olsson. Rikard har varit anställd hos MBF sedan 2009 och Johan sedan Vi önskar båda två lycka till i sitt framtida yrkesliv! Den 1 oktober började Ulrika Ödman Gustafsson arbeta hos oss som administrativ chef. Ulrika har tidigare drivit egen redovisningsbyrå och har under de senaste åren på konsultbasis arbetat både som ekonomichef och redovisningschef. Som administrativ chef på MBF kommer Ulrika ha personalansvaret för samtliga medarbetare förutom de kundansvariga ekonomerna och byggnadsingenjörerna. Vi hälsar Ulrika varmt välkommen! 24 november började Selma Ejup hos MBF. Selma har tidigare arbetat med ekonomi för bostadsrättsföreningar. Selma är i full gång med sin inskolning och kommer börja arbeta som kundansvarig ekonom från årsskiftet. Vi hälsar Selma välkommen till MBF!

12 12 Ny webbfunktion MBF har under en tid haft en idé om att komplettera vår webbtjänst där man attesterar sina fakturor elektroniskt på webben med en vikariefunktion. Denna funktion är nu på plats. Som förste attestant kan man nu gå in under sin profil och ange en vikarie. Funktionen kan användas om man skall åka bort på semester eller av annan anledning inte kommer ha möjlighet att attestera föreningens fakturor. Observera att detta enbart gäller de s k förste attestanterna.

13 13 MBF kundundersökning 2015 Under några Exempel veckor i november och december genomförde MBF en kundundersökning där över 140 personer deltog. Vi genomför varje år en kundundersökning för att säkerställa att vi når upp till de målsättningar vi har gentemot våra anslutna föreningar vad gäller service, kompetens och tillgänglighet. Undersökningen var av digital karaktär där svaranden fick en länk via e-post till den skapade undersökningen. Totalt svarade 148 personer på undersökningen. Vi kan med glädje meddela att vi får fina betyg även i år: Service 4,7 av 5 Kompetens 4,7 av 5 Tillgänglighet 4,7 av 5 Vi tackar för de fina betygen och kommer anstränga oss för att behålla, eller om möjligt, förbättra betygen nästa år.

14 14 Faktarutan Konsumentprisindex oktober ,29 oktober ,02 oktober ,40 Prisbasbelopp Referensränta 0% Referensräntan är en räntesats som fastställs en gång per halvår av Riksbanken. Räntan kan ändras den 1 januari och den 1 juli. Referensräntan motsvarar Riksbankens reporänta vid utgången av föregående halvår avrundat, om så behövs, till närmast högre halva procentenhet. Referensräntan har inget penningpolitiskt syfte. Arbetsgivaravgift ,42% för personer födda ,26% för personer födda 1991 eller senare 16,36% för personer födda ,15% för personer födda 1937 eller tidigare Särskild lönskatt ,26% AMF arbetare ,26% Sjuklöneperiod Föreningen står för 80% av lönen de första 14 dagarna. Milersättning 2016 Den skattefria milersättningen är 18,50 kr/mil Vi passar på att önska alla en God Jul och ett Gott Nytt år!

15 Till medlemmar i Brf EXEMPEL Enligt föreningens stadgar går motionstiden ut den 31 januari. Det innebär att medlem som önskar få ett ärende behandlat vid årsstämman, skriftligen skall framställa sin begäran hos styrelsen senast den 31 januari. Med vänlig hälsning Styrelsen Skylt om motionstid Ja tack! Vi önskar få st inplastade skyltar á 60 kr exkl moms. Vi godkänner att kostnaden.. kr exkl moms dras från föreningens konto. Brf... Namn... Datum... Namnteckning... Skicka/maila eller lämna svarstalongen till MBF Adress: Källgatan 14, VÄSTERÅS E-post: info@mbf.se