Kommungemensam dokumenthanteringsplan

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marie Johansson KS 2014/ Kommungemensam dokumenthanteringsplan Förslag till beslut antar den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen och de gallringsfrister som anges. Bakgrund Enligt arkivlagen får allmänna handlingar gallras. En förutsättning för gallring är att handlingarna inte behövs för att tillgodose allmänhetens rätt till insyn, förvaltningens eller rättskipningens behov samt forskningsändamål. För att allmänna handlingar som kommit in till, upprättats av eller förvaras av en myndighet ska kunna gallras måste det finnas gallringsbeslut. Enligt Kalmar kommuns arkivreglemente får arkivmyndighet besluta om gallring i de fall en och samma verksamhet bedrivs av flera myndigheter. I Kalmar kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet. Kommunarkivarien har upprättat en kommungemensam dokumenthanteringsplan för inkomna, upprättade samt förvarade handlingar inom områdena allmän administration, personal, ekonomi och projekt. Planen har utarbetats i samarbete med och har granskats av inom respektive verksamhetsområde. Den tidigare antagna planen för handlingar av ringa betydelse har lagts till i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. I myndigheternas egna dokumenthanteringsplaner ska endast hanteringen av förvaltningsspecifika allmänna handlingar redovisas. Den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen kan efter kommunstyrelsens beslut användas av kommunens samtliga myndigheter. Marie Johansson Kommunarkivarie Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatran 18 Tel vx Fax Marie.a.Johansson@kalmar.se

2 KOMMUNEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum 1 (38) Kommungemensam dokumenthanteringsplan Den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen är till för de handlingstyper som hanteras av alla myndigheter i kommunen. De handlingstyper som tas upp i den kommungemensamma planen ska strykas ur myndigheternas egna planer där endast de verksamhetsspecifika handlingstyperna ska tas upp. Utgångspunkten för att en handlingstyp ska kvalificera sig för att ingå i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen är att minst tre förvaltningar hanterar de handlingar som upptas. Alla handlingstyper förekommer inte i alla förvaltningar. Vissa handlingstyper skickas vidare inom kommunen och i de fall så anvisas det i anmärkningsfältet vart de skickas och hanteras av den mottagande förvaltningen samt ska upptas i den egna dokumenthanteringsplanen. Uppdateringar Den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen ska liksom planen för den egna förvaltningen fortlöpande revideras. Ansvaret för detta ligger på respektive myndighet men förändringar, uppdateringar, namnbyten på dokument och förslag på gallringsfrister för kommungemensamma handlingar meddelas kommunarkivarien. Kommunarkivarien ansvarar för att den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen ändras utifrån det som inkommit från myndigheterna och att nya gallringsfrister tas upp till beslut i kommunstyrelsen. Läsanvisning Bevaras/allras: B= Handlingen ska bevaras och lämnas till kommunarkivet efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. =Handlingen får gallras efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. IA=Handlingen får gallras vid inaktualitet och då bestämmer ansvarig när handlingen inte är aktuell längre eller anges gallringsfristen i anmärkningsfältet som är till för kommentarer och förtydliganden om hantering, gallring och bevarande. De anvisningar som ges i fälten media/beskrivning, förvaringsplats och sortering ska läsas som rekommendationer och förslag till hantering och det förekommer också att det inte ges något förslag till hantering för vissa handlingstyper t.ex. för de handlingar som man upprättar men skickar vidare för hantering till en annan myndighet inom kommunen. Förkortningen i fältet för sortering anger att handlingarna kan sorteras i personnummerordning.

3 2 (38) Projekt Delen för projekthandlingar utgår från de handlingar som uppstår utifrån den framtagna projektmodellen i vår gemensamma verksamhetshandbok. Delen för EU-projekt utgår från Kalmar kommun som projektledare och ansvarar för dokumenthantering och revision inom projektet. erna (nämnden/styrelsen) måste själva ta reda på vilka regler som gäller just för dem. Handlingar som ska bevaras och där man väljer att ha dem i projektpärmar och inte i lämnas de till kommunarkivet tidigast 10 år efter programperiodens/projektets slut, när de inte längre behövs för en eventuell revision.

4 3 (38) Innehållsförteckning Allmän administration... 5 Nämndadministration mm... 5 Protokoll... 5 Diarieföring/registrering... 6 Dokumenthantering/Arkivering... 6 enerellt verksamhetsanknutna handlingar... 6 Försäkringar... 9 Kvalitetsarbete... 9 Nödläge Brand Kris... 9 Miljö Mätning - Analys - Resultat Upphandling/Inköp Handlingar av tillfällig och ringa betydelse Kopior, loggfiler m.m Ekonomihandlingar Budgetsystem Dags- och handkassa Ekonomiadministration Personal Rekrytering Särskilda anställningsformer Personal allmänt Löneadministration... 21

5 4 (38) Uppsägning Personalsociala ärenden Sjukersättning Arbetsmiljö Projekt och utredningar Utredningar Projekt Obligatoriska handlingar Stödjande handlingar EU-projekt och andra externt finansierade projekt Seminarier och möten Ekonomi Upphandling Revision Marknadsföring... 37

6 5 (38) Allmän administration Nämndadministration mm Protokoll Protokoll från nämnd/styrelse och utskott Diariet/ Nämndens protokoll binds in med register/innehållsförteckning. Justeringsanslag Till Kl-kontoret kansli- och omvärldsenheten. Bilagor till protokollen Diariet/ Diariekod Föredragningslistor, dagordningar och Digital Diariet Diariekod =2år kallelser Delegationsförteckningar/originallistor över Diariet/ Diariekod Om inte hänvisning till ärendet anges anmälda delegationsbeslut direkt i protokollet. Nämndens anmälnings- och Digital Diariet Diariekod =2 år kännedomsärenden Närvarolistor Diariet =2 år Kan anges i protokollet. =10 år om underlag för arvode. Protokoll från central och lokal Diariet/ samverkansgrupp Förhandlingsprotokoll Diariet/ Protokoll eller mötesanteckningar från Diariet/ ledningsgrupper (förvaltningsledning) Protokoll eller mötesanteckningar från enhets- och arbetsplatsmöten, personalmöten, informationsmöten o d interna verksamhetsmöten Digital : IA Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.

7 6 (38) Diarieföring/registrering Diarieförda handlingar Diariet/ Diariekod Bevaras om det inte finns gallringsbeslut för specificerade diarieförda handlingar i de kommungemensamma och förvaltningarnas dokumenthanteringsplaner Dokumenthantering/Arkivering Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar/arkivbeskrivning Diariet/ Dokumenthanteringsplan Diariet/ B=5år Ingår i verksamhetshandboken. Diariekod Om nämndbeslut för gallring annars uppdateras kontinuerligt och ingår i verksamhetshandboken. Diariekod Om beslut tas om gallring för enskilda handlingstyper. allringsbeslut Diariet/ allringslistor :/ Om sådana upprättas. enerellt verksamhetsanknutna handlingar Avtal Diariet/ Avtal, rutinmässiga t.ex. leasing av Papper kopiatorer, städ m.m. Diariekod Ärendebundna. allras 2 år efter avtalstidens utgång.

8 7 (38) Checklista IT och telefoni Till serviceförvaltningen IT-enheten. Vid ny-, om- eller tillbyggnad också till projektledaren på serviceförvaltningen som ansvarar för att elkonsulten får checklistan. Egenproducerat informationsmaterial Enkäter (egna)sammanställningar Enkäter (egna), svar och andra underlag : Enkäter, kartläggning o d (med svar) Enkäter, kundundersökningar etc. (med svar) E-post eller meddelanden via SMS eller andra meddelanden i text och bild, röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande av tillfällig eller ringa betydelse Övrig E-post eller meddelanden via SMS eller andra meddelanden i text och bild, röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande av vikt som tillför ärende sakuppgift Digital Digital/papper / / IA Efter sammanställning. / / / Inte egna. Bevaras om av betydelse för verksamheten annars. IA IA Se anmärkn ing Inte egna. Om ringa betydelse för verksamheten. allras efter utdrag på papper/tjänsteanteckning och följer tillämpliga anvisningar kommungemensamma och verksamhetsamknutna dokumenthanteringsplaner

9 8 (38) Fotografier, filmer, video, ljudband, CD o d som dokumenterar den egna verksamheten Fotografier, filmer, video, ljudband, CD o d framtagna för till exempel intern information och utbildning Digital/analog Digital/analog Fotosamlingar och bildarkiv, digitala och analoga Digital/analog Klagomål/synpunkter Närarkiv/ /server Körjournaler, leasingbilar Papper Medborgarförslag Diariet/ Remisser - egna Diariet/ - externa - remissvar Diariet/ Revisioner Diariet/ Sociala medier - inlägg och kommentarer Digital/papper som tillför ärende sakuppgift Sociala medier - inlägg och kommentarer av ringa och tillfällig betydelse Digital Objekt /objekt Objekt / IA Om ingår i upprättat ärende överförs det till. =2 år Efter avtalstidens utgång. Diariekod Diariekod IA Bevaras hos den som äger remissen. Diariekod Om remisser och yttranden skickas från och till så diarieförs de där. Annars av den förvaltning som svarar. Diariekod Inte rapporter från internrevisionen. / IA

10 9 (38) : Statistik Övrigt : Försäkringar Skadeanmälan (3:e person, egendom, motorfordon, tjänsteresa) Skärmdump skrivs ut en gång per år eller vid betydande förändringar. Alfabetisk IA Till serviceförvaltningen (Se dokumentet Våra försäkringar - process). Skadeanmälan - olycksfall Anmälan till försäkringsbolag (Se dokumentet Våra försäkringar - process). Kvalitetsarbete Verksamhetshandboken, handböcker, processer och instruktioner Sociala medier - skärmdump Digital/papper Systemdokumentation Systemansvarig/: Statistik som innehåller unik information för verksamheten Kvalitetssamordnare Målarbete Manualer/lathundar/blanketter Digital Vid betydande förändringar av uppdaterade dokument utdrag på papper vid årsskiftet. Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet. - IA Uppdateras kontinuerligt Nödläge Brand Kris

11 10 (38) Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter inom brandskydd Digital Verksamhetshandbok Brandskyddsrond Digital Brandskyddskontrollant/: Sammanställning brandskyddsronder Digital Brandskyddssamordnare Första hjälpen och krisstöd anslag Papper verksamhet - IA Uppdateras kontinuerligt. =1 år =5 år - IA Uppdateras kontinuerligt. Miljö Avfallssortering - blankett Digital IA Transport av farligt avfall, sammanställning Digital Mätning - Analys - Resultat Kemikalielista Digital verksamhet - IA Uppdateras årligen, ett ex till förvaltningens miljösamordnare. Kemikalielista, sammanställning Digital Miljösamordnare - IA Uppdateras årligen, ett ex till den kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnaren Säkerhetsdatablad Digital : - =10 år Efter byte av produkt. Transport av farligt avfall Digital verksamhet /: - =3 år Ett ex till förvaltningens miljösamordnare. Behöver de sparas så länge om Miljösamordnare/: - =3 år sammanställning finns kvar?

12 11 (38) Synpunkter och avvikelser Tyck till Kvalitetssamordnare Till förvaltningens kvalitetssamordnare för arkivering. Avvikelser - sammanställning Digital Kvalitetssamordnare - =5 år Blanketten kan gallras efter sammanställning. Rapporter från interna revisorer Digital Kvalitetssamordnare - =5 år Verktyg för uppföljning av kvalitet Till KL-kontoret ekonomienheten. handlingsplan Ansökan, lägesrapport, redovisning ännu bättre Upphandling/Inköp Leverantörskontroll före begäran om anbud vid direktupphandling Direktupphandlingsprotokoll Diariet/ Anbudssammanställningar Diariet/ Anbud/offerter, antagna Diariet/ Anbud/offerter, ej antagna Orderbekräftelser Synpunkter på leverantör efter leverans av t.ex. varor eller konsulttjänster Till kommun@kalmar.se. Diarieförs och bevaras på Kl-kontoret kanslioch omvärldsenheten. =2 år Kopia till serviceförvaltningen enhet upphandling. Diariekod Kopia till serviceförvaltningen enhet upphandling. Diariekod Diariekod =2 år =2 år Till serviceförvaltningen enhet upphandling. Direktupphandlingar =2 år Utan krav på direktupphandlingsprotokoll.

13 12 (38) Handlingar av tillfällig och ringa betydelse Kopior, loggfiler m.m. Kopior och dubbletter : Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär Handlingar för kännedom, t.ex. cirkulär och inbjudningar till kurser och evenemang Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsplanering och verksamhetsredovisning Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde eller som är meningslösa eller obegripliga : : : : e-postsystem IA Om de inte fyller någon funktion och det finns arkivexemplar. IA Kan finnas behov av att ha kvar ett kortare tag för att kunna kontrollera att frågor skickats vidare eller besvarats. IA Om de inte föranleder någon åtgärd och är av tillfällig betydelse. IA Listorna ska sakna betydelse när det gäller att: - Dokumentera myndighetens verksamhet. - Återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. IA Under förutsättning att sammanställning gjorts och att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. IA Om de inte ska vidarebefordras eller kräver någon annan åtgärd.

14 13 (38) Mottagnings- och delgivningsbevis Papper Handling som inkommit till myndigheten i icke äkthetsgaranterad form t.ex. fax eller e- post om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. T.ex. Brev, fax eller e-post som saknar godkänd signatur e-postsystem Loggar för e-post och fax Digital e-postsystem Elektroniska spår som inkommit till eller upprättats hos myndigheten via internetuppkoppling t.ex. logglistor, cookiefiler och historik/globalfiler Bifogade filer i e-postmeddelande som inte kan öppnas Kopior av webbsidor som kan lagras i syfte att åstadkomma snabbare åtkomst Handlingar som endast uppstått för kontroll av postbefordran t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post Digital Digital Digital server e-postsystem IA Efter ärendet avslutats. Har handlingen påförts anteckning som tillför sakuppgifter till ärendet så arkivläggs den till ärendet och bevaras. IA allras när ärendet avslutats under förutsättning att handlingen inte påförts någon anteckning av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. IA Om de inte behövs för kontroll av överföring eller återsökning. IA Leder kontroll till utredning ska informationen tillföras ärendet före gallring. Handlingar som specifikt loggar överträdelser (brandväggslogg, NetClean och liknande) anses EJ vara av tillfällig och ringa betydelse. =1 månad Mottagaren ska om det är möjligt upplysas om detta och be att skicka dokumentet i ett standardformat. IA Temporary internet files. IA Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten.

15 14 (38) Loggar i frankeringsmaskiner Digital Samtalslistor i mobiltelefoner eller Digital motsvarande Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av Digital registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium t.ex. arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm som har ersatts av nya exemplar och ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar Ekonomihandlingar Digital IA Efter kontroll. IA IA Efter rättning. IA Efter överföring och kontroll samt under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål. Budgetsystem Budget Diariet/ Budget, underlag ekonomisystem/: Diariekod Förvaltningarnas budget - =2 år

16 15 (38) Budgetuppföljning Diariet/ Diariekod Budgetuppföljning, underlag - =2 år ekonomisyste m/: Ombudgeteringar - =10 år ekonomisystem/: Bokslut, årsredovisning Diariet/ Diariekod Bokslut, underlag ekonomisystem/: - =2 år Dags- och handkassa Öppnande/utökning/överlåtelse av handkassa Papper Redovisning handkassa med kvitton Papper Redovisningar av kontantförsäljning, kassarapporter Papper Insättningskvitton, bank verksamhet verksamhet v erksamhet = 10 år =10 år =10 år allras 10 år efter att den är avslutad. =10 år Förvaras tillsammans med verifikatet

17 16 (38) Kassarullar Papper Kvitton kortköp Papper =10 år Ska vara märkta arbetsplats, kassanummer, datum för rullbyte samt signatur av personal (för eventuell revision) =10 år Ekonomiadministration Attestförteckningar Diariet/ Bokföringsorder Digital Ekonomisystem Leverantörsfaktura Ekonomisystem Leverantörsreskontra Digital Ekonomisystem Följesedel Ekonomisystem Diariekod - =10 år - =10 år Skannas av Recall Sweden AB i Östersund. Papperfakturor arkiveras i 10 år. Obs! Annan gallringstid kan gälla för fakturor inom EU-projekt. - =10 år Se anmärkning Om följesedeln innehåller kompletterande uppgifter till fakturan ska följesedeln skannas och originalet arkiveras tillsammans med pappersfakturan. Är fakturan komplett gallras följesedeln vid inaktualitet. Kundfakturor, debiterings/krediteringslistor och avstämning Digital Ekonomisystem - =10 år

18 17 (38) Fakturaunderlag : Kundreskontra Digital Ekonomisystem Betalningspåminnelser Papper Debiteringsunderlag Ekonomisystem Utanordningar Digital Ekonomisystem Debiteringsrapport från centralförrådet ekonomisystem Verifikationer Digital Ekonomisystem Donationshandlingar Diariet/ - =2 år Kan gallras efter 2 år om specifikation finns på fakturan, annars gallras efter 10 år. - =10 år =2 år allras 2 år efter avskriven fordran. - =10 år - =10 år - =10 år - =10 år Diariekod Inventarieförteckning Digital : - =10 år Ansökan och beslut om stadsbidrag Diariet/ Diariekod =10 år Med tillhörande rekvisition Aviseringar om utbetalt belopp vid särskilda anställningsformer - =2 år ekonomisystem/: Biljettredovisningsblock, blockstammar Papper Rekvisitioner Papper - IA Kan gallras efter avstämning eller när de inte längre behövs - =2 år

19 18 (38) Personal Rekrytering Annons Diariet/ Diariekod Ansökningshandlingar med betygskopior Till Kl-kontoret personalenheten. och meritförteckning, erhållen tjänst Sammanställning över sökanden Diariet/ Diariekod Samt anteckning i om vem som erhållit tjänsten. Anställningsinformation/beslut Sida 1 i Anställningsinformation/beslut till Kl-kontoret personalenheten. Förtydligande av anställningskontrakt i Kalmar kommun Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Sida 2 och 3 i Anställningsinformation/beslut. allras efter upphörd anställning. Anställningsinformation/bilaga Till Kl-kontoret personalenheten. Funktionsbeskrivning och fördelning av Papper arbetsuppgifter samt delegation för chef Chef/ registrator/ personalredogörare Exklusive förvaltningschefer. allras vid förändring i delegation eller vid anställningens upphörande. Hälsodeklaration avseende tuberkulos Till Kl-kontoret personalenheten. Hälsodeklaration avseende tuberkulos för Papper =2 år studenter och praktikanter Chef/ registrator/ personalredogörare

20 19 (38) Övriga handlingar som kommit in eller upprättats i samband med anställningsärendet Ansökningshandlingar med bilagor, ej erhållen tjänst IA Kan ingå i anställningsavtal samt avtal med konsulter ( med avtal/upphandling för konsulter) m.m. Diariet Diariekod Behovsanalys, kravspecifikation, protokoll m.m. Tystnadspliktsförsäkran/Tystnadslöfte Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Chef/rekryteringssystem Intresseanmälningar (spontanansökningar) Meddelande om tillsättning av utlyst tjänst Digital Rekryteringssystem Erbjudande om anställning LAS-företräde Papper Chef/ registrator/ personalredogörare - IA =2 år Enligt möjligheten att överklaga enligt 23 lag om förbud mot diskriminering ska de bevaras i 2 år innan de kan gallras. IA =2 år Särskilda anställningsformer Bekräftelse om anställning och rekvisition av bidrag till arbetsförmedlingen Papper Chef/ personalredogörare/ Falkenbergshuset =2 år

21 20 (38) Handlingsplan till och från arbetsförmedlingen Överenskommelse mellan frivillig och Kalmar kommun Papper Chef/ personalredogörare/ Falkenbergshuset Papper Chef =2 år Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. allras efter avslutat uppdrag Personal allmänt Introduktion, checklista Papper Chef Introduktion av korttidsanställda, praktikanter och studenter Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Redovisning av bisyssla Papper Chef Ansvarsförbindelse, Informationssäkerhetspolicy Säkerhetsinstruktion användare Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Kompetensutvecklingsplan Papper Chef =2 år =2 år =2 år Efter upphörd anställning. =2 år Efter upphörd anställning. IA Uppdateras kontinuerligt. Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg Till Kl-kontoret personalenheten.

22 21 (38) Medarbetar- och lönesamtal Papper Chef Körtillstånd, blankett Papper Chef Medgivande att öppna post, blankett Papper Chef/ registrator/ personalredogörare IA Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. allras efter upphörd anställning. allras när e-postkontot avslutas. Beställning ID-kort, blankett Till ansvarig kontaktperson för beställning av ID-kort. Individuellt avtal om distansarbete Papper Chef allras efter upphörd anställning. Nybeställning av anknytning Till serviceförvaltningen ITavdelningen. Ändringsbegäran för telefonkatalogen Till serviceförvaltningen ITavdelningen. Intyg över anställning Papper Chef/ personalredogörare IA Löneadministration Arvoden (politiker m.fl. ) Chef/ personalredogörare/ personalsystem =10 år Om pensionsgrundande bevaras det i personalsystemet.

23 22 (38) Ersättningar t.ex. reseersättningar, traktamenten och sjukvårdskvitton Chef/ personalredogörare/ personalsystem Körjournaler om grund för bilersättning Chef/ personalredogörare/ personalsystem Flextidssammanställningar Chef/ personalredogörare/ personalsystem Jourjournal Chef/ personalredogörare/ personalsystem Övertidsjournal Chef/ personalredogörare/ personalsystem Tjänstgöringsrapporter Chef/ personalredogörare/ personalsystem allras efter 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. =6 år Underlag för eventuell skatterevision. allring efter 6 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. =2 år =3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. =3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. =2 år

24 23 (38) Läkarintyg Papper Chef Amos högriskskydd Papper Chef Löneunderlag för beräkning av lön t.ex. semester-/timlistor, ob-listor, timrapporter, sjukanmälningar och försäkran för sjuklön Ledighetsansökningar: kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie och tjänstledigheter över 6 månader Papper/ digital Papper/ digital Personalredogörare/ personalsystem Personalredogörare/ personalsystem Personalredogörare/ personalsystem Byte av semesterdagstillägg Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Vikariatsförordnande/överenskommelse Papper Chef/ registrator/ personalredogörare =2 år Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. IA =2 år B/=2 år =2 år B allras efter 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Får gallras efter 2 år om uppgifter om tid och orsak till ledighet framgår av handlingar där varje anställds uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret finns bevarad. Ingår i delegationsbeslut. Bilersättningsavtal Till Kl-kontoret personalenheten.

25 24 (38) Uppsägning Avgångssamtal - vid egen uppsägning av Papper Chef IA Efter godkännande till Kl-kontoret tjänst-mall personalenheten. Avslut av anställning på grund av pension Till Kl-kontoret personalenheten. Egen uppsägning av tjänst Till Kl-kontoret personalenheten. Underrättelse om uppsägning på grund av personliga skäl Till Kl-kontoret personalenheten. Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter om hälsotillstånd. Utredningen diarieförs inte förrän beslutet fattats. Uppsägning pga. arbetsbrist Personalakt/ Pnr/ B Till Kl-kontoret personalenheten om handlingen berör enskild. Handlingar som berör en hel grupp diarieförs och förvaras i. Betyg över anställning Till Kl-kontoret personalenheten. Arbetsgivarintyg Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Avslut av anställning checklista Papper Chef Personalsociala ärenden IA IA

26 25 (38) Disciplinärenden - beslut - dokumentation - underlag - protokoll från överläggningar m.m. Rehabiliteringsärenden - utredningar - kontrakt - planer - beslut - utlåtanden - läkarintyg (första läkarintyget bevaras) Till Kl-kontoret personalenheten. Rehabiliteringssystem Pnr B=5 Sekretess osl 39 kap. 1 och 2. Pappershandlingar som bifogas som pdf får efter kontroll gallras vid inaktualitet. Skrivs ut och skickas till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning av KL-kontoret Personalenheten. Övriga läkarintyg kan gallras efter notering i system. Om pappershandlingar inte skannas in i systemet översänds handlingarna 5 år efter sista anteckning till kommunarkivet. Sjukersättning Beslut om anställnings upphörande hel sjukersättning Skickas med Försäkringskassans beslut till Kl-kontoret personalenheten Beslut om omreglering av anställning Skickas med Försäkringskassans beslut till Kl-kontoret personalenheten Arbetsmiljö

27 26 (38) Systematiskt arbetsmiljöarbete årlig uppföljning Diariet/ Arbetsmiljöutredningar Diariet/ kronologisk Anmälan av tillbud/risk Papper Chef Arbetsskadeärenden (anmälan, läkarintyg, utredning, ansökan och beslut om ersättning) /IA Sammanställningar och myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Övrigt gallras vid inaktualitet. Diariekod Avser t.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning om inomhusmiljö, mätprotokoll bullermätningar. =2 år Till Kl-kontoret personalenheten. Krishantering checklista Papper Chef Fysisk skyddsrond- checklista alt. enkät enkätsystem Medarbetarenkät enkätsystem Riskbedömning och handlingsplan Papper Chef =2 år Verksamhet =5 år Om enkät görs så kan den gallras efter att en sammanställning gjorts, vilken bevaras. Checklista kan gallras efter 5 år. Verksamhet IA Enkäten kan gallras efter att en sammanställning gjorts, vilken bevaras. =2 år

28 27 (38) Friskfaktorer och handlingsplan Papper Chef Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Papper Chef Delegering/Uppgiftsfördelning elarbeten - blankett Papper Chef lasögon privata, ersättning Papper Chef =2 år allras vid förändring eller vid anställningens upphörande. allras vid förändring eller vid anställningens upphörande. allras vid förändring eller vid anställningens upphörande. =10 Lämnas till chef - kvitto bifogas. Projekt och utredningar Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Utredningar Handlingar av vikt av för ärendets belysning Uppdragsbeställningar kan även förekomma vid utredningar.

29 28 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Övrigt utredningsmaterial IA Projekt Obligatoriska handlingar Projektdirektiv Projektplan Lägesrapport Slutrapport Stödjande handlingar Uppdragsbeställning av förstudie Projektdokument enligt kommunens projektmodell. I alla projekt ska de obligatoriska dokumenten bevaras. Som deltagare i externa projekt med annan part används ofta deras projektmodell. Motsvarande dokument hanteras i de fallen enligt denna plan. De stödjande dokumenten bevaras om de upprättas. Bör diarieföras.

30 29 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Förstudierapport Kravspecifikation Kommunikationsplan Swot-analys Riskanalys Målbeskrivning Projektkalkyl EU-projekt och andra externt finansierade projekt Ansökan Beslut/utfästelse om finansiering Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas.

31 30 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Avslag på ansökan Begäran om förtydligande (clarifications) Projektkontrakt Partnerskapskontrakt - samverkansavtal Begäran om ändringar i kontrakt odkännande av kontraktsändring Delrapporter Slutrapport Korrespondens av betydelse Korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär kronologisk Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser m.m. av långsiktig betydelse. IA

32 31 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Avvikelserapport Förstudie/interna möten Aktivitetsplan Budget Projektorganisation med adressförteckning samt styrgrupp, ev. referensgrupp, fördelning WP Swot-analys Anvisningar/manualer från bidragsgivaren Projektdagbok kronologisk kronologisk kronologisk Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas. allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

33 32 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Tekniska rapporter Utvärderingar Enkäter Sammanställning av enkäter Personal Tidrapporter Lönespecifikationer Löneintyg från personalenheten kronologisk allras tidigast 10 år efter - IA allras efter sammanställning. Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

34 33 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Anställningskontrakt CV Sociala kostnader (SKL) Reserapporter Interna reseräkningar - utlandet Reseräkning - utdrag ur självservice Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

35 34 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Biljetter/boarding cards Alfabetisk/ allras tidigast 10 år efter Seminarier och möten Program/agenda Signerade deltagarförteckning Papper Minnesanteckningar/protokoll Minnesanteckningar interna möten Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas. allras tidigast 10 år efter Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas. Ekonomi Plan för fördelning av eventuella gemensamma kostnader för parterna kronologisk allras tidigast 10 år efter

36 35 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Betalningsavi (Financial notes) Avi betalning av finansiär Utbetalningsuppdrag och betalningskvitto på betalningar till andra till andra partner Begäran/ansökan om utbetalning (rekvisition) Utdrag ur huvudbok (transaktionslista från ekonomisystemet) Papper kronologisk kronologisk kronologisk kronologisk kronologisk allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter Om Kalmar kommun är leadpartner. allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

37 36 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Vidimerade fakturakopior Papper Betalningskvitto/begäran om befrielse att lämna betalningskvitto Papper kronologisk kronologisk allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter Upphandling Upphandlingsdokument Kommunens upphandlingspolicy kronologisk B=5år t.ex. förfrågan med bilagor, teknisk beskrivning, offerter/anbud, protokoll, kontrakt, skärmdump av annons. Se Kommungemensam verksamhetshandbok. Inköpsprocessen med tillhörande dokument. allras tidigast 10 år efter Revision Revisionsintyg t.ex. kommunens revisorer, Tillväxtverket - FLC certificate.

38 37 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Intyg enomförd "on the spot audit". Marknadsföring Pressmeddelande : Tidningsartiklar Broschyrer och informationsmaterial Annonser : Affischer Information på hemsidor, bloggar och sociala medier Presentations- och utbildningsmaterial : kronologisk kronologisk kronologisk IA IA B= 5 år allras tidigast 10 år efter

39 38 (38) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Fotografier, ljud och film Ritningar och modeller Kommunikationsplan t.ex. på marknadsföringsmaterial, utförda aktiviteter, intervjuer.