Protokoll från öppet styrelsemöte i Stockholm maj 2006

Transkript

1 Protokoll från öppet styrelsemöte i Stockholm maj 2006 Närvarande: Viktor Söderqvist, Homa Heydarian, Ylva Wallinder-Mattson, Fernando Garcia, Magnus Hansson, Anja Björkman, Jocke Sundqvist, Johanna Ståhl, Ingrid Houdin, Sara Johansson (fredag eftermiddag), Gellert Kovacks. Besök av LSU:s ordförande Åsa Bjering. 1 Mötet öppnades. 2. Val av ordförande, sekreterare, protokolljusterare, uppdragslisteskrivare, tidsunderlättare, stämningsunderlättare Ordförande: Viktor, sekreterare, Homa, tidsunderlättare Johanna, protokolljusterare Fernando, uppdragslisteskrivare Ylva. Stämningsunderlättare Magnus. 3. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes med vissa ändringar som gjordes i efter hand. 4. Godkännande av protokoll från mötet föregående och även den dessförinnan Sköts upp tills fredag när förra mötets justerare kommit. 5. Genomgång av föregående styrelsemötets uppdragslista Vi gick igenom allas uppdrag utom Jens, vi ska maila honom och be honom bocka av sin uppdragslista. Ingrids lista sköts upp till fredagen när hon kommit. 6. IAL representation på externa möten, kurser, seminarier etc. Deltagit i: Fernando har deltagit i två seminarier på Forum Syd om hur man söker stöd genom deras fond Joakim Sundqvist har deltagit i LSU:s Organisationsutvecklingskurs som han occkså redogjorde för. Han erbjöd sig att hålla i delövningar från metoden Nätet på varje styrelsemöte eller på årsmötena. Ska delta i? Johanna och Ylva ska delta i LSU:s globalkonferens Weapons of Development. Homa ska kolla upp LSU:s ordförande nätverk. Karin Westerberg ska delta i lägerledarutbildning i Finland. Rapport från Forum Syds årsmöte Homa och Fernando har deltagit på årsmötet å IAL:s vägnar. De gav en kort redogörelse eftersom en full rapport kommer snart och läggs upp på Forumet. 7. SCI Vad händer i SCI? Homa berättade om kommande möten i SCI: Asia Platform Meeting i Calcutta i juni och North South Platform Meeting i oktober/november där platsen fortfarande inte är bestämd. Vidare berättade hon att SCI söker värdar för årets N/Sö möte. Beslut om att vi inte är värdar i år, men har för ambition att stå värdar för ett möte inom en

2 8. Ekonomi överskådlig framtid, med förutsättningen att det finns tillräckligt med folk som kan styra upp det hela. Partnership agreements Diskussion kring kommande projekt och händelser och de förfrågningar om partnerskap som kommit till IAL, enligt nedan: o Kroatien Workcamp leader training seminar (1/6) IAL ska bli partners till denna semiarium. Homa fyller i en partnership agreement och mailar kontoret så att de kan faxa det vidare till VCZ- Kroatien. o Tadjikistan jobshadowing (31/6) Homa har mailat kontaktpersonen i Nederländerna och avvaktar svar. o Grekland inställd IAL ska inte bli partners till ett utbyte i Grekland. o Mail om East platform Homa läste upp ett mail från Julia i Schweiz för ett SCI forum speciellt för öst-väst utbyte. Beslut om att lägga upp det på Igloo för att beskriva uppdraget för minst tre intresserade personer som vill jobba med Öst-Väst frågor för IAL:s räkning i SCI. Styrelsen beslutar att inte delta i East West projektet, men om tillräckligt många medlemmar uttrycker vilja och intresse kan arbetet i den vilande öst-västgruppen återupptas. Den har dock inte lika hög prioritering som Nord-Syd gruppen och dess arbete. Medlemsavgifter Autogiro Homa hade inte hunnit kolla upp det så det förs upp uppdragslistan till nästa möte. SJ klippkort Ylva förklarar att klippkortet är personligt och inte för hela organisationen. Joakim, å Nina Lindholms vägnar, presenterade även ett förslag om tiokort och ett annat om SJ Commeo kort, den senare innebär att kontoret sköter bokningarna av resor istället för systemet som vi använder oss av nu. Detta var dock något som presenterades på mötet och inte var förberedd, varför beslut i frågan lämnades till verkställandeutskottet. Fonder att söka i år Homa berättar om att vi måste söka pengar till ICM, TEM, och N/S och Asien möten med SCI. Dessa måste göras senast första oktober. Beslut om att vi ska delta i ICM och TEM och skicka två personer till båda. Resten förslagsvis två till varje. Dessutom måste styrelsen och Ekonomigruppen börja förbereda årets ansökan till Folke Bernadotte Academy. Arbetet med detta ska sätta igång när ansökan till Ungdomsstyrelsen är klar. Nya idéer kring finansering Jocke presenterade Social Venture Network som är ett nätverk med en ideologi om ekonomisk hållbarhet. Styrelsen beslutar om att tillsätta en interngrupp för att undersöka nya möjligheter till finansiering vars resultat ska presenteras på årsmötet i höst. Denna grupp består av Homa Heydarian, Johanna Ståhl, Jocke

3 9. Lägergruppen 10. Info/PR 11. Nord/Syd Sundqvist och eventuellt Andreas Skälegård (han var inte närvarande och kunde därför inte konsulteras i frågan direkt. Vi avvaktar hans svar.). Gruppen ska redovisa sina resultat på årsmötet i höst. Diskussion kring IAL:s ekonomiska situation Den ekonomiska situationen i organiationen gicks igenom med den uppdaterade versionen av årets budget. Beslut om att tillsätta en ekonomigrupp bestående av Johanna Ståhl, Homa Heydarian, Ingrid Houdin och eventuellt också Andreas Skälegård (han var inte närvarande och kunde därför inte konsulteras i frågan direkt. Vi avvaktar hans svar.). Lägerledare och deras utbildning Ylva klargjorde situationen kring lägerledararna och deras utbildning. Läget är stabilt och allt är fixat utom en extra ledare med Erika till Uppsala Waldorf i augusti. Utbildningen för de som behöver det och inte kan vara med i Finland sköts lokalt. Utmaningen i år har varit att locka tillräckligt erfarna lägerledare. Uppföljning av årets lägersäsong statistik och medlemsvärvning/aktiviteter Diskussion om hur man lockar nya lägerledare till nästa säsong. Ylva föreslår att man gör en mailinglista som skickas ut till medlemmarna. Vi kom fram till att redan på efterlägermötena ha metoder eller aktiviteter att suga upp nya medlemmar i. Redan då måste man börja leta efter nästa års lägerledare, förslagsvist genom att ha påverkanstorg med information. Beslut om att ha en nationell efterlägersmöte som samkörs med inspirationshelgen och äger rum i den senare halvan i september som beslutades om på årsmötet. Viktor är kontaktperson för detta och Jocke samordnare. Hemsidan Kort diskussion kring behoven hos den nuvarande hemsidan och den framtida hemsidan. Inget beslut eller rekommendation behövdes. Visitkort Homa presenterade ett förslag på personliga visitkort för IAL. Viktor tar fram ett förslag och lägger upp den på Forumet för kommentarer. Förhoppningen är att han ska kunna ta fram ett mall som kommer att finnas tillgängligt för alla medlemmar på internet där man själv kan fylla i sina uppgifter och skriva ut dem på hårt papper. Majas rapport Hade redan lästs av alla. Vad händer i höst? Fernando berättar att han ska lämna in en ansökan till Forum Syd för att göra en förstudie inför projektet i Venezuela. Förslag om att lägga upp en inbjudan till engagemang på Igloo eller brev till medlemmar för att få in flera i N/S gruppen. Beslut om att N/S-gruppen ska sköta denna kontakt. Framtida projekt

4 Förslag från Fernando om att göra ett utbytesprojekt med länder som vi redan har kontakt med och att göra detta mer självständigt än tidigare då vi samarbetade med SCI-Tyskland. Ingrid pratade om sin kontakt med SCI-Kenya. Den här grenen var mycket positiva till att ha samarbete med IAL, då främst bilateralt. Något konkret diskuterades dock inte. 12. Lokala kontaktpersoner och samordnare Nationellt och rapport från Stockholm Jocke berättar om sin vision om att ha en nationell helg för att utbilda och inspirera lokala kontaktpersoner och samordnare. Det skulle då hållas i slutet av augusti. Ett syfte med denna helg vore då att förankra kitsen som han skrivit för lokala kontaktpersoner. Göteborg Förlägermöte där Maud Gustavsson var samordnare och sammankallande. Umeå Rollspel med Utrikespolitiska Föreningen med ca. 20 deltagare. Positiv reaktion ledde till planer av flera rollspel. Förlägermöte har hållits. Karlskrona (Daniel) Förlägermöte har hållits med Daniel Nyhlin som samordnare. Linköping (Homa) En anmäld till förlägermöte så det ställdes in. Homa kontaktades av studenter vid Linköpings Universitet som skrev ett arbete om IAL. Lund/Malmö (Cecilia, torun) FN-Unplugged i Lund. Gemensamt förlägermöte Malmö/Lund. Landskrona (Josefin Lundén) Första IAL-aktiviteten i Landskrona. Lokalgruppsträff redovisad av Josefin Lundén. 13. Medlemsregister Viktor kommer att uppdatera medlemsregistret i samarbete med kontoret och andra intresserade. Den ska vara klar till nästa styrelsemöte augusti. 14. US-ansökan 15. Personal Genomgång av bedömningskriterierna till ansökningen Gicks igenom. Genomgång av förra årets ansökan + redovisningen Gicks igenom. Samla in idéer till åretsansökan och diskussion Homa ska vara IAL:s kontaktperson mot Ungdomsstyrelsen och huvudansvarig för nästa ansökan. Alla i styrelsen får i uppdrag till torsdagen 1:a juni att samla idéer och skicka till Homa. Rapport från kontoret Jocke Sundqvist presenterade i Nina Lindholms ställe. Han tog upp frågan om fullmakt för att kunna hämta posten. Denna gång följer Ingrid Houdin med honom för att hämta den. Under tiden som Jocke är vikarie på kontoret ska vi fixa en fullmakt för att det hela ska gå smidigare.

5 Det har inkommit besked från prinsessan Sibyllas fond om att de inte beviljat IAL:s ansökan som skrevs av Sara Johansson. LSU:s skrift Berätta vad du gör, visa vad du kan! diskuterades och även ett sätt att validera IAL-volontärernas arbete. Det system som finns nu innebär att man själv får begära ett intyg från kontoret. Homa skickar skriften till de andra styrelseledamöterna. Jocke sätter upp ett förslag på intyg på wiki:n på Forumet för vidare diskussion. Vidare har det inkommit information från SCI bl.a. mötesanteckningar från 2005 års International Committée Meeting och även en verksamhetsberättelse för samma år. Förslag om att ha ett företagskort. Ingrid ska kolla upp det. Danilos visumprocess Nina slutar 15/6 och om Danilos uppehållstillstånd handläggning tar mer tid än så, kan inte vi stå utan bemmanning på kontoret utan har skickat ut en förfrågan till de sex personer som hade svarat på vår annons, om de kan tänka sig att jobba tillfälligt på kontoret tills han kommer. Sara och Ingrid rapporterar att väntetiden för dessa ärenden för närvarande är 2-4 månaders. Det diskuterades om det fanns folk i Stockholm som kunde jobba volontärt under sommarmånaderna tills vi fått besked från Immigrationsverket, men beslut om anställa Jocke som vikarie från och med 15 juni om Joakim, om han efter en veckas prövotid, 2/6, vill ha tjänsten. Ingrid frågade om någon ville vara med-ansvarig för Personalgruppen när Sara gått ur. Ylva anmälde sig som intresserad och gick med, dock kvarstår Ingrid som huvudansvarig. Praktikant/er och nyanställningar Det är inte längre aktuellt att ha praktikanter. 16. EVS Inkommande Erika Buchmayer från Ungern har kommit och bor nu i Fittja. Cristina kommer från Moldavien kommer snart. Diskussion kring det vissa mindre detaljer kring det praktiska kring Cristina som är årets Peace Messenger. Vi har fått pengar från Gustav V:s 90-årsfond för årets Peace Messenger. Sara efterlyser en billigare bostad till våra volontärer. Vidare rapporterades att förra årets EVS-volontär, från VCZ-Kroatien, Danilos Brozovics slutrapport är nästan klart. Efter förfrågan från styrelsen om EVS-pengar rapporterar Sara att för inkommande volontärer får man 600 euro i klumpsumma, 400 euro/månad som ska gå till mat, hyra, resor och språkkurser samt 190 euro /månad som är EVSvolontärernas fickpengar. Inkomst för utgående volontärer: 480 euro i klumpsumma plus 18 euro/månad.

6 EVS-gruppen Det finns ingen definierad grupp utan mest intresserade medlemmar som gör punktinsatser. Det är fortfarande Sara som sköter det administrativa och drar därför inte igång nya projekt just nu. Däremot är det hennes förhoppning och styrelsens att vi skickar fler ut i höst. Jocke föreslår att vi samarbetar med IKU kring den här frågan eftersom de också har EVS-aktiviteter. Utgående volontärer Sara rapporterar att dessa är utomlands: Cornelia Forsberg - Palestina Nina Isaksson Kroatien Josefin Lundin Kroatien Dessa ska utomlands: Nina Zita ska till Malta. 17. Övrigt Beslut tagna genom mail Beslut om IAL ska stå med i Gula Sidorna utfall: Nej. Beslut om ingen egen insats till lägerledarseminariet utfall: Ja. Besluten faställdes. 18 Nästa möte 19 Mötet avslutas Frågan om vice-ordförande Beslut om att ha 1:a och 2:a vice-ordförande. Beslut om att ha Homa som 1:a vice-ordförande. Nomineringar till 2:a vice-ordförande Johanna och Ylva. Efter votering beslut om att välja Johanna till posten. Uppföljning av spelreglerna Förslag om att tillsätta en verkställande utskott som ska fatta beslut å styrelsens vägnar mellan styrelsemötena, bestående av fyra styrelsemedlemmar, varav minst en ska vara ordförande eller vice-ordförande. Dessa personer utses på varje styrelsemöte. Beslut: Ja till en verkställande utskott. På denna möte utsågs Homa, Johanna, Fernando och Viktor som ska ingå i VU till nästa styrelsemöte, satt till augusti. Volontärbyrån annonserna Annonserna på Volontärbyrån ska bort. Bestämma vem som är sammankallande till nästa möte Nästa styrelsemöte bestämdes till augusti i Stockholm på SOL-huset. Sammankallande till nästa möte är Viktor och Ylva.