Uppdragsbeskrivning Styrelseledamot i Internationella Arbetslag

Transkript

1 Du Uppdragsbeskrivning Styrelseledamot i Internationella Arbetslag IAL:s vision är en fredlig och gränslös värld där människor möts med kärlek, förståelse och respekt för varandra, sig själva och de sociala och ekologiska sammanhang de ingår i. IAL:s uppdrag är att skapa möten och främja volontärarbete i syfte att utveckla interkulturell förståelse. Du, som styrelsemedlem i IAL, vill bidra till IAL:s vision. Du är intresserad av att vara med och sköta IAL som förening genom att vara med och bestämma om stort och smått. Du försöker se till hela IALs bästa. Du vill försöka möta andra IAL:are med förståelse och respekt. Det är viktigt att du håller vad du lovar och genomför de uppgifter du tar på dig. Kanske är du intresserad av att samordna någon arbetsgrupp i IAL. Du behöver inte ha tidigare erfarenhet av varken styrelsearbete eller volontärläger det finns många olika uppgifter inom styrelsen, IAL värderar mångfald och vill gärna ge människor möjlighet att utvecklas. Det är däremot viktigt att du är inställd på att delta aktivt i styrelsens arbete under hela året (om du bor utomlands fungerar det bra att vara med på distans), att du prioriterar styrelsemöten och att du svarar på mail märkta med beslut. Målet IAL är en fredsförening som jobbar på den lilla skalan, i mötet mellan människor, med målet att odla en fredskultur som sprider sig ut i samhället som helhet. Det gör vi genom att skapa tillfälliga samhällen, internationella volontärläger och seminarier, där vi vill ge människor med så olika bakgrund som möjligt möjlighet att mötas med kärlek, förståelse och respekt, lära sig mer om varandra och sig själva, ha kul och göra skillnad. Samma sak gäller IAL:ande på hemmaplan det handlar om att försöka bygga fredskultur genom att försöka leva IAL:s vision, om att bidra till att bygga både det samhälle vi vill leva i och den förening vi vill vara aktiva i, och om att utvecklas som människor. Styrelsens uppgift är att se till att IALs verksamhet fungerar genom att ta nödvändiga beslut mellan IALs årsmöten, och att se till att IAL fungerar på sikt genom att ta ansvar för IALs ekonomi. Vi ska också försöka leva IALs vision genom vårt sätt att arbeta på. Som styrelseledamöter har vi också stora möjligheter att utveckla IAL så att vi når lite närmre vår vision, detta gör vi i den omfattning som vi själva vill. Ytterligare ett viktigt mål är att vi själva utvecklas genom det arbete vi utför.

2 Uppgiften Som styrelseledamot i IAL har du en viktig roll i IAL:s demokratiska organisation. Du får överblick över det som händer inom IAL ekonomi, läger, PR, seminarier och volontärsamordning. Du har stora möjligheter att påverka och driva och lära dig mer om sådant som intresserar dig. Styrelsens uppdrag och övergripande arbetssätt bestäms av IAL:s stadgar: Årsmötet väljer en styrelse bestående av 6-13 ledamöter och utser bland dem IALs ordförande. Styrelsen verkställer årsmötets beslut och ansvarar för den löpande verksamheten mellan årsmöten. Enskild medlem har yttranderätt vid styrelsemöte. Styrelsen är beslutsför då minst 40% av ledamöterna är närvarande. En styrelseledamot kan om skäl föreligger begära utträde ur styrelsen under året. Om så skulle ske avsäger sig personen sin rösträtt och påverkar inte längre styrelsens beslutsmässighet. Fyllnadsval kan ske vid ordinarie eller extra årsmöte. Som styrelseledamot ska du: Förbereda dig inför och delta på styrelsemöten Delta på två årsmöten, ett i mars och ett i oktober. Vara med att ta beslut mellan styrelsemöten genom att svar på mail märkta beslut. Läsa och svara på styrels mellan styrelsemöten. Medverka till att ta fram verksamhetsplan för kommande år. Förbereda dig inför och delta på (och eventuellt vara medarrangör av) ett överlämningsmöte där du är med och introducerar uppdraget för de som blir nyinvalda i nästkommande års styrelse. I mån av tid och lust representera IAL på nationella och internationella möten och seminarier som styrelsen prioriterar. Helst vara med på vårårsmötet året efter att ditt mandat gått ut för att vara med och presentera verksamhetsberättelse och bokslut och svara på frågor. Ofta, men inte alltid (du väljer själv) samordnar du också en arbetsgrupp inom IAL. Mer att läsa om att vara samordnare finns som bilaga till den här uppdragsbeskrivningen. Introduktion och överlämning Som styrelseledamot väljs du vanligtvis på höstårsmötet i oktober för nästkommande kalenderår, från första januari till sista december. Du introduceras till ditt uppdrag på överlämningsmötet strax efter höstårsmötet, påbörjar ditt uppdrag vid årsskiftet, gör vad du kan för att introducera nya styrelseledamöter vid nästa överlämningsmöte, avgår vid nästkommande årsskifte och avslutar det fullt ut i och med att styrelsen beviljas ansvarsfrihet på Vårårsmötet i mars året efter ditt mandat gått ut. Som aktiv i IAL ska du också ha minst ett bollplank per roll du har, någon att bolla idéer med och fråga olika saker (du kan självklart bolla idéer med alla andra också och ställa frågor till vem som helst i övrigt också) och tillhöra minst en arbetsgrupp som hjälps åt med arbetet inom ett av IAL:s verksamhetsområden (ekonomi, läger, info/pr, mötesplanering, projekt eller volontärsamordning). Så det finns alltid någon att fråga och diskutera med!

3 Utvärdering Vid minst ett styrelsemöte på våren och ett styrelsemöte på hösten pratar vi om hur vi trivs med styrelsesamarbetet och om det är något vi skulle vilja förändra. Dela med dig av dina tankar och din feed-back så hjälper du andra som individer och IAL som förening att växa och utvecklas! Förmåner IAL täcker kostnader för resor, boende och mat i samband med styrelsemöten. Du är försäkrad i samband med möten, och har möjlighet att delta i internationella möten inom vårt internationella nätverk SCI. Kontakt Är du intresserad av att vara med i IAL:s styrelse? Vill du veta mer? Kontakta valberedningen@ial.se! Välkommen In och Volontära!

4 Bilaga Att vara samordnare för en arbetsgrupp inom IAL Som styrelsemedlem samordnar du oftast en av IAL:s arbetsgrupper (ekonomi, info/pr läger, möten eller volontärsamordning), kanske tillsammans med någon annan. Som samordnare för en arbetsgrupp har du en fantastiskt viktig roll inom IAL det är nämligen du som gör gruppens arbete möjligt! Du gör inte nödvändigtvis så mycket själv utan kan försöka organisera det så att det finns många småroller inom gruppen där andra kan bidra. Som samordnare finns mycket att lära om att organisera arbete, och stora möjligheter att påverka. Volontärsamordningsgruppen hjälper dig gärna! Som samordnare håller du koll på de kärnuppgifter som din grupp genomför under året (se respektive uppdragsbeskrivning här nedanför) och ser till att de blir gjorda av någon inom gruppen. Du välkomnar nya som vill engagera sig i gruppen och ser till att alla som vill engagera sig inom gruppen får ett bollplank och en uppgift som passar dem, och försöker koordinera folks engagemang så att alla har någon att jobba tillsammans med. Du ordnar också minst ett möte för gruppen under året, och försöker se till så att alla i gruppen får feedback av någon vid något tillfälle under året. Om du upptäcker att vi kan förbättra våra rutiner så ta gärna initiativ till det. Som samordnare informerar du också om gruppens arbete på styrelsemöten och lägger till eventuella saker ni behöver beslut kring på dagordningen. Som samordnare samordnar du också arbetet med arbetsgruppens bidrag till verksamhetsplanen. Som samordnare för de arbetsgrupper som har en egen budget ( i dagsläget lägergruppen och info/pr-gruppen) har du budgetansvar för gruppens budget. Det betyder att du har rätt att godkänna utgifter för mat och resor upp till gränsen för arbetsgruppens budget, och ska om du väljer att utnyttja den möjligheten i samband med att du godkänner en utgift meddela attesteraren hur stor utgiften är, hur mycket arbetsgruppen gjort av med hittills och hur stor budget gruppen har. Andra typer av utgifter som vi inte har budgeterat för, ska godkännas av styrelsen. Ekonomigruppen Ekonomigruppen gör allt annat IAL:ande möjligt. Posthanteraren hanterar IAL:s post, attesterarna attesterar utbetalningar och överföringar via SCIs interna penningsystem pink slip, kassören betalar ut pengar via vårt bankkonto (och uppdaterar regelbundet placement officer, LTV-ansvarig och den nationella volontärsamordnaren om vilka inbetalningar av medlems- och lägeravgifter som kommit in) och bokföraren bokför. Som samordnare ser du till så att detta fungerar. Du är också tillsammans med ordföranden huvudansvarig för att lägga ett budgetförslag till vårårsmötet, och för att ett bokslut för föregående år presenteras vid samma möte.

5 Info/PR-gruppen Info/PR-gruppen har många möjligheter och få måsten. Som info/pr-samordnare samordnar du andras idéer och engagemang inom info/pr. Det syftar till arbetet kring hemsida, trycka t-shirts, skapa youtube-filmer, informationsmaterial, vara med på mässor eller informera organisationer och skolor om IALs arbete och volontärmöjligheter. Du kanske också har en egen idé om vad du vill driva, du har alla möjligheter. Det viktigaste för info/pr-gruppen är att organisera extern kommunikation genom våra sociala medier bloggen, twitter och facebook liksom även att producera vår medlemstidning Bladet. Denna grupp syftar således till att hålla medlemmar ajour om våra aktiviteter samtidigt som vi informerar intresserade att åka på på våra volontärläger. I rollen som samordnare för info/pr har du ett övergripande ansvar för denna koordinering och har ett nära samarbete med lokalgruppernas info/pr-arbete. Lägergruppen IAL:s kärnverksamhet är att ordna volontärläger, och förmedla volontärer till dem. Som samordnare i lägergruppen gör du det möjligt för andra att njuta av lägeräventyr. Och dessutom möjligt för de som vill ordna ett eget volontärläger att göra det! Lägergruppen ordnar läger i Sverige och placerar volontärer på läger utomlands. Din roll som lägersamordnare går ut på att se till så att placement officer (som placerar utländska volontärer på läger i Sverige och svenska volontärer på läger i de länder de vill åka) har ett bollplank som ger det stöd placement officer behöver, fångar upp lägeridéer från föreningar som hör av sig, ser till så att alla läger har en lägerkoordinatör, försöker se till så att alla läger har en lägerledare och ser till så att lägersäsongen utvärderas. Mötesgruppen IAL:s uppdrag är att skapa möten och främja volontärarbete. Möten är viktiga för oss! Som samordnare för mötesgruppen håller du koll på våra mötesförberedelser. Styrelsemöten: du ger förslag på dag och tid för styrelsemöten, ser till så vi har en dagordning och en lokal att vara i. Årsmöten: du ser till så att kallelsen kommer ut i tid och att vi har en lokal att vara i. Internationella möten: Du ser till så att de som ska åka får den info de behöver, och så att vi skickar in ansökningar till om ekonomiskt bidrag för att kunna skicka folk på mötena i tid. Du kan om du vill också koordinera ihop helgläger och stötta andra att göra det, och ordna andra intressanta möten på olika teman när andan faller på, gärna i samarbete med andra arbetsgrupper.

6 Volontärsamordningsgruppen Volontärsamordningsgruppen försöker se till så att vi som IALar trivs med det, att nya aktiva och medlemmar känner sig välkomna och att alla intresserade att hittar en roll som passar dem. Volontärsamordningsgruppen, via de lokala volontärsamordnarna, välkomnar nya aktiva medlemmar i närområdet. Volontärsamordningsgruppen ser också till så att nya aktiva får den info de behöver, och så att de blir del av en arbetsgrupp. Volontärsamorndingsgruppen sköter också medlemsregistret. Volontärsamordningsgruppen jobbar för en tydlig och funktionell struktur för IALandet och en i största allmänhet trivsam stämning. Det kan den göra på många sätt