IAL/SCI Sverige Vårårsmöte 18 mars 2017 Dagordning Vikingabyn Storholmen

Transkript

1 IAL/SCI Sverige Vårårsmöte 18 mars 2017 Dagordning Vikingabyn Storholmen Närvarande: Florian van Kuijik, Max Herold, Laura Vass, Gilbert Blondeau, Jacob Christman och Lovisa Olsson. Mötets öppnades Godkännande av kallelsen Kallelsen godkändes. Val av mötesordförande Jacob valdes till mötesordförande Val av mötessekreterare Lovisa valdes till mötessekretare. Val av 2 protokolljusterare tillika rösträknare Max valdes till protokolljusterare tillika rösträknare. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. Genomgång och godkännande av föregående årsmötesprotokoll - Vi tar med oss att verksamhetsberättelserna från 2015 och 2016 ska färdigställas. - Ansvarsfrihet till förra årets styrelse ska ges idag. - Vilka som blev firmatecknare och kontotecknare ska skickas in till Skatteverket. - LTV har skjutits på framtiden, kanske kan vi göra ett annat år. Övriga frågor. - Vad gäller ersättning till Laura kan pengar sättas in på Suderbyns konto, och märkas med Laura. - Vi justerar punkten att Mikael Schlaug, Florian van Kuijik och Jacob Christman kan teckna firma var för sig. Jacob Christman och Mikael Schlaug kan teckna firma tillsammans. Genomgång av motioner från föregående årsmöte Föregående årsmötes motioner godkändes. Motioner a) Byta bank från Nordea. Det finns banker som är mer i linje med SCI Sveriges verksamhet. JAK-banken eller ekobanken skulle passa bättre. Max föreslår att vi gör namnbytet innan det här genomförs. Jacob skulle föreslå JAK-banken. Vi kommer att undersöka punkten närmare, och ta upp detta igen vid nästa årsmöte, efter att ha skickat in namn på nya firmatecknare till banken.

2 Namnbytet bör ske innan detta genomförs. Florian och Mikael kommer att ordna detta. Mötet röstade ja till detta förslag. b) Slå ihop våra två årsmöten och framåt enbart ha vårårsmöten. Detta bör ske från Mötet röstade ja till frågan. Genomgång och godkännande av verksamhetsberättelse 2016 Punkten skjuts upp till höstårsmötet. Vi kommer att behöva sammanställa verksamhetsberättelsen innan dess. Förslag: Max och Lovisa skriver om lokala aktiviteter och volontärsamordning. Laura skriver om hur många volontärer vi skickat ut och tagit emot. Hur det i allmänhet gått med sekretariatet. Florian ser över helheten. Jacob kollar Vikingabyn i berättelsen Gilbert skriver om lokala aktiviteter i Uppsala. Genomgång och godkännande av resultat- och balansräkning 2016 Detta skjuts upp till det extra vårårsmötet. Mikael kommer att skicka detta omgående, Florian kommer att påminna om detta. Genomgång av revisionsberättelsen 2016 Även denna kommer att skjutas upp till det extra vårårsmötet. Ansvarsfrihet för styrelsen 2016 Även denna punkt måste alltså skjutas upp. Genomgång och godkännande av Verksamhetsplan 2017 del 1: genomgång Florian kommer att introducera en webbdesigner till hemsidan. Genomgång och godkännande av Budget 2017 Budgeten har justerats, se bilaga 1. Lägeravgift baserad på 30 volontärer. 50 medlemmar. Vi bör ha föreningsförsäkring. Finns i budgeten. Bokföringstjänst - Hogia är uppsagt. Vi bör skaffa en molntjänst, för att slippa rekonstruera. IT-kostnader har reviderats minskat datorn fungerar fortfarande. Ersättningen till Laura ska betalas ut så att hennes hyra för exempelvis april blir betald. Med EVS-stöd skulle vi gå ungefär kronor över. Utan EVS ungefär 5000 kronor under. Budgeten godkänns för Fyllnadsval till valberedning 2017 Årsmötet föreslår att styrelsen är ansvarig för valberedningen nästa år. Förslaget godkänns. Nästa årsmöte Nästa årsmöte planeras till hösten, förslagsvis i oktober Ett förslag är att slå ihop årsmötena till ett. Vi vill gärna träffas på Suderbyn. Övriga frågor - Det är fredsfestival på Suderbyn augusti. Förhoppningsvis får vi stöd för detta, och alla är välkomna att komma dit.

3 Lunchpaus - Laura ska få ersättning för mat och hyra på Suderbyn i april, eftersom hon arbetat med att placera volontärer. Mikael kommer att betala ut detta. Florian tar ansvar för att han får veta detta. - Namnet behöver ändras i stadgarna på wikin. Gilbert kan ändra stadgarna på wikin. Han ska ändra faktumet att vi har två årsmöten numera har vi bara ett. Han ska även ändra namnet på alla ställen i stadgarna nu heter vi SCI Sverige. Detta kommer att ske innan sista mars. Därefter kommer Lovisa att se över resultatet och lägga upp detta på wikin. - Florian kommer att skapa en ny logga innan sista april. - Hemsidan ska uppdateras med det nya namnet. Florian kommer att prata med SCI international om hur vi kan bli en underdomän till deras sida. Detta skulle innebära samma tema, och kanske mindre kostnader. Vi skulle kunna heta scisverige.ngo? Florian kommer att undersöka vilka olika möjligheter som finns. Han kommer även se till att SCI International vet att vi bytt namn. - Verksamhetsberättelsen 2015 behöver bli helt färdig. Laura kommer att fylla i siffror om volontärer och läger. Vad gäller 2016 kommer Max att skicka ut ett google doc som alla kan fylla i. - När vi byter bank kommer vi att skicka in nya firmatecknare. Så länge vi har den gamla banken kommer de gamla firmatecknarna stå kvar. När tid finns kan vi öppna ett konto på JAK-banken. Nordea behöver vara öppet åtminstone till nästa årsmöte. - Lovisa kommer att utlysa ett extra vårårsmöte. - Florian kommer att ringa en volontär som är intresserad av att webbdesigna. - Hur behåller vi volontärer/ knyter dem till SCI Sverige? Vi funderar på någon sorts förberedelseläger. Hur kan vi motivera volontärer att komma dit? Pengamässigt? Vi vill inte förlora volontärer. Förslagsvis satsar vi på att alltid träffas andra helgen i maj. Trycka på att alla kommer. Om vi alltid har andra helgen i maj kan vi säga det långt i förväg. - Vi behöver vara överens om när, hur och var. Får man reseersättning? - En person i styrelsen kan vara ansvarig för själva projektet. - Vi behöver en plats eventuellt Vikingabyn? Solidaritetshuset? Färnebo? - Finansiering skulle kunna ordnas. I nuläget finns 6000 kronor budgeterade för en sådan förberedelsehelg. Reseersättning skulle kunna erbjudas med 50 procent, upp till en viss summa. Ett förslag är att göra ett försök, och se vad som händer. Input från Laura förra året skickade vi ut inbjudningar till en förberedelsehelg någon månad innan. Då kom fyra personer. Vi behöver få ut inbjudningarna i tid. En lägergrupp skulle kunna ansvara för vårträffen. I år behöver vi ha en lägerledarutbildning i maj. Kan slås ihop med en volontärträff.

4 - Personen som ska ordna helgen behöver: bjuda in, ordna plats, planera mat, planera utbildning. I nuläget: Max och Lorena skulle kunna utforma en utbildning. Lorena kan ta på sig rollen att kontakta volontärerna. Jacob skapar ett dokument där nya intresserade lägerledare kan läggas in. Kolumner där det framgår om man har ringt eller inte, om volontärerna kommer eller inte. Laura lägger till utgående volontärer. Inbjudan ska skickas ut till alla medlemmar maj som förslag. Lägerledarutbildning, samt för alla utgående volontärer/medlemmar. Ska fungera att vara i Vikingabyn. Färnebo är ett alternativ. Även Lagnöbo. Bredsjö? I första hand Vikingabyn. - Förslag på nytt nyhetsbrev tas fram av Lovisa & Max till nästa styrelsemöte. - Medlemsdatabasen behöver uppdateras. Laura kommer att ta ansvar för detta. - Facebook. Lovisa kunde lägga till Jacob och Max som administratörer på sidan. - Lägersituationen. Lagnö bo - har fått kontrakt. Laura ska lägga upp i databasen. Ekoby. Jacob förmedlar kontakt med en lägerledare. Han kommer att se till att en person som är intresserad av ämnet får info om lägret. Vikingabyn har vi. Jacob är kontakt. Jacob är lägerledare. Allt under kontroll. Färnebo - omställningskurs. Finns bra förutsättningar att ha två läger. Volontärer skulle kunna sköta odlingarna som skapats under våren. Ett subtema är flyktingmottagande. Om det blir något behövs en lägerledare. Förra året var Florian lägerledare. Personerna på plats har lägervana. Hit behöver vi två lägerledare. Färnebo tar eventuellt ansvar för lägerledare. I annat fall söks personer när kontrakt skrivits. Suderbyn omkring fredsfestivalen augusti. Vill ha läger inför, under och efter fredsfestivalen som Suderbyn anordnar. Volontärerna kan förbereda något att göra under festivalen. Vore roligt om styrelsen kunde komma och göra något. Suderbyn har ansökt om pengar från svenska institutet. Hit skulle vi i så fall behöva en lägerledare. Personen skulle behöva vara med under förberedelserna under sommaren. Suderbyn - Ett annat, fortsättning på det läger som var förra året. En Jean Pain-kompost ska byggas. Det behövs varje år, så det kan vara återkommande, fast med olika teman. Ska hållas i slutet av september, början av oktober. Hit behöver vi en lägerledare. Laura kommer att diskutera mer med ansvariga på Suderbyn, så att det kan läggas ut så snart som möjligt. Delar av förra årets beskrivning kan kopieras från förra året. Bredsjö verkar inte bli av. Florian kollar med personer i Bredsjökollektivet.

5 Uddebo sa att de var intresserade tidigare i år - Lovisa kollar igen. Ingen uppdatering. Detta sker imorgon. Föreningsförsäkring. Vi har försäkring via SCI. Täcker oss. Rent skademässigt behöver vi ingen föreningsförsäkring. Vi får många erbjudanden om att vara partners i olika SCI-projekt. Lorena kommer därför att arbeta med att förmedla projekten till eventuella intresserade volontärer. Hon kommer att gå in i info@ial-mailen och sammanfatta projekten, för att kunna lägga upp dem på Facebook. För att inte mail som Laura behöver läsa ska falla mellan stolarna kommer Lorena att markera mail som inte har med projekt att göra som olästa. Årsmötet avslutas. Justerare 1 Max Herold

6 Bilaga 1: Budget 2017 Bokföring IAL 2016 Intäkter Resultat 2016 Budget IAL Anteckning Intäkter Medlemsintäkter 5 900,00 Medlemsintäkter 7500 Gåvor 650,00 Gåvor 2000 Lägeravgifter ,00 Lägeravgifter Erasmus ,85 EVS-support (i fall det ges) justering 3 080,00 Återbet EPM 71343,33 Workshop/kursverksamhet 941,97 Beräknat på 50 medlemmar Beräknat på 35 utskickade vol Intäkter ,15 Budgeterade intäkter Kostnader Kostnader Förberedelsehelg: Utvärderingshelg: (Mat+plus logi+transport) (Mat+plus logi+transport) Projektkostnader 5 299,94 Lägerkostnader ICM 1 469,00 ICM deltagande EPM ,00 EPM deltagande Placement officer ,50 Hyra och el Föreningsförsäkring Föreningsförsäkring -500 IT-material/utrustning 3 786,50 Bokföringskostnader 0 Internet/bredband 1 180,00 IT-material/utrustning SCI international branch contribution 7 018,37 Domän/hemsida SCI Volunteer Exchange Fee(VEF) ,64 Kontorsmaterial -300

7 Avgift till Färnebo fhsk 400,00 Porto -100 Avgift solideratietshuset 2 300,00 Avgifter Plusgirot höjde för att motsvara SCI Volunter exchange fee (VEF) Motsvarar 2016 Resor årsmöten SCI international branch Resor styrelsemöten 3 725,00 contribution Avgift för Nord-/Sydutbyte till SCI Avgifter Plusgirot 1 082,50 Avgift till Färnebo fhsk -400 kostade 400 år 2016 Övriga kostnader Avgift Solidaritetshuset -500 Valutakursdifferanser ,45 Resor årsmöten Resor styrelsemöten känns mer rimligt Årets resultat 2094,70 Ersättning Laura Placement febmars-april Resekostnader Placement officer (EVS) Hyra Placement (EVS) Mat placement (EVS) Fickpengar (EVS) för lågt? för lågt? Budgeterade kostnader Budgeterat resulat 4767

8 Bilaga 2: Verksamhetsplan 2017 Verksamhetsplan 2017 IAL:s vision är en fredlig och gränslös värld där människor möts med kärlek, förståelse och respekt för varandra, sig själva och de sociala och ekologiska sammanhang de ingår i. IAL:s uppdrag är att skapa möten och främja volontärarbete i syfte att utveckla interkulturell förståelse kommer alla arbetsgrupper att hjälpas åt att främja volontärarbete i syfte att utveckla interkulturell förståelse. Vi kommer satsa lite extra på att strukturera upp styrelsens roller och arbetsfördelning. Detta eftersom vi tror att en tydlig rollfördelning underlättar arbetet och hjälper oss att bidra till IAL:s vision och uppdrag. Genom att jobba på hur vi samverkar och genom att tydliggöra roller kan bygga en mer hållbar förening. Vår lägerverksamhet i Sverige, liksom läger som vi skickar volontärer på utomlands, kommer vart och ett på sitt sätt realisera IAL:s dröm om en värld som

9 präglas av kärlek, förståelse, och respekt. Vi vill hitta fler läger och bidrar på så vis mer till IAL:s vision. Vi kommer också att jobba för att återigen ta emot en EVS som hjälper oss med placeringen av utgående och inkommande volontärer. Vi vill även ta emot en LTV, för att bredda IAL:s nätverk i andra delar av världen och stärka vårt utbyte med andra SCI-grenar. Vi hoppas få finansiellt stöd till projektet Borderless cities, som syftar till att utbilda om hur mer inkluderande städer kan skapas. För att nå ut till fler nuvarande och potentiella medlemmar kommer vi satsa på att utveckla våra kanaler webbsida, Facebook, konto på Volontärbyrån och vår medlemsdatabas. Vi vill även utveckla vårt arkiv och vår struktur för hur vi hanterar bilder från möten och projekt. Vi kommer satsa särskilt på att förbättra vår introduktion av nya aktiva, genom att utveckla vårt nyhetsbrev och vår förmåga att nå ut till potentiella medlemmar med möjligheter att engagera sig utomlands. Detta kan handla om utbildningar, seminarier och projekt. Genom att fler volontärer åker utomlands genom IAL får vi större möjligheter att ordna livemöten och delta i internationella möten. I Sverige vill vi starta upp en lägergrupp, med ett lockande namn i stil med Aktivisterna. Gruppen ska rikta in sig på att främja lägerverksamheten i Sverige, genom att kontakta nya lägervärdar och arbeta för att utveckla nya teman och projekt. För att nå ut till lägerledare kommer vi att tidigt gå ut och sprida information om möjligheten att leda läger och att delta i utbildningen vi planerar att hålla i maj. Verksamhetsplan, styrelsen Uppgift Vem? När? Styrelse, kommunikation - Bjuda in på Lovisa Varje månad

10 styrelsemöte en gång i månaden - Bjuda in till vårårsmöte och höstårsmöte - Skriva och skicka ut protokoll Lovisa Lovisa Höst och vår Varje månad Outreach PR Hemsida Florian Februari Nyhetsbrev Florian 1 gång per månad Facebookgrupp/sida Max Löpande Internationella möjligheter Ny design, ny logga, nytt namn Max Florian Löpande Januari Ordförande Signera dokument Jacob Löpande Fördela uppgifter (upptäcka behov och efterlysa personer) Jacob Löpande Agera ansikte utåt Jacob Löpande Delge sekreteraren information som kommer in till mailen Jacob Löpande

11 Jobba långsiktigt - med en vision för IAL Jacob Löpande Volontärsamordning Jacob Löpande Leda möten Jacob En gång i månaden Arbetsleda EVS Jacob/Florian/Laura Vår Arbeta med arkivet Gilbert Löpande Planera för SCI 2020 Gilbert Löpande Cooperation Hålla kontakt med internationella partners Åka på internationella möten (EPM, ICM) Hitta nya projektpartners -> databas Jacob/Florian Placement officer Jacob/Florian? Löpande Oktober December Läger Ta kontakt med tidigare lägervärdar i Sverige Lovisa, Max, Gilbert, Florian och Jacob Deadline sista november Hitta lägerledare Max Deadline april Utbilda lägerledare Thomas Schallhart Maj Starta upp en Jacob?

12 lägergrupp med trevligt namn Aktivistgruppen / Make a change, dylikt Placement Outgoing Laura -> EVS Löpande Incoming Laura -> EVS Löpande Kassör Bokföring Mikael Löpande Godkänna utlägg Mikael Löpande Signera, som firmatecknare Mikael Löpande Bokslut inför årsmöte Mikael Inför årsmöte vår Budget Styrelsen Inför årsmöte höst Lokala grupper Göteborg Uppsala Lovisa/Malin/Max Gilbert/ Thomas Ansöka om LTV Florian/Laura Med början i november

13