Protokoll. Styrelsemöte, söndag 5 februari 2012 kl Sturegatan 12, Uppsala

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte, söndag 5 februari 2012 kl Sturegatan 12, Uppsala Närvarande: Sara Malmgren, Sandra Bergfeldt, Gilbert Blondeau, Edith Elgenstierna, Emelie Aho(skype), Maud Gustavsson, Alice Berntsson Formalia 1. Mötets öppnande Mötet öppnades av: Sara 2. Val av mötesordförande, sekreterare och justerare Mötesordförande: Sara Malmberg Sekreterare: Sandra Bergfeldt Justerare: Emelie Aho 3. Godkännande av dagordningen Godkändes efter ett tillägg om revisor för 2012 inom ekonomigruppen. Flera punkter blev också strukna och flyttade till nästa möte på grund av tidsbrist. Rapporter från föregående möten 4. Föregående styrelsemötesprotokoll (Gilbert) Gilbert har inte hunnit skriva protokollet från förra mötet. Beslut som togs på förra mötet har vi därför inte dokumenterat än så vi kan inte gå igenom dem. Beslut: Vi ska gå igenom det på nästa möte. Detta ska bli vår normala process om det är någon som har glömt att förbereda något, om det inte är bråttom. 5. Kort rapport från ICM (längre rapport under lördagen) (Gilbert) Vi har accepterat tre nya organisationer. Ny arkivansvarig. Beslutlistan från ICM ska skickas ut till alla styrelsemedlemmar. ICM beslutade att avsluta några samarbeten med workcamps. Sara ska gå igenom till nästa möte ICMs rapporter om vad de har bett oss att göra som vi inte har gjort än. 6. Verksamhetsberättelsen 2011 (Josefin via Sara) Beslut: styrelsen för 2011 ska gå igenom den och ge kommentarer till Josefin. Detta ska vara klart inom en vecka från om med idag. Beslut: dokument som inte är klara ska inte läggas upp på den offentliga wikin. Verksamhetsberättelsen ska skickas ut per mail till alla som anmäler sig till årsmötet tillsammans med andra dokument som de behöver.

2 Arbetsgruppernas punkter 7. Info/PR-gruppen a) Info/PR-gruppen 2012: vem som gör vad Försöker få igång IAL-Bladet. En PR grupp ska skapas i framtiden som ska ta fram hur vi ska promota IAL inom olika forum. b) Mässor (Emelie) Emelie har gjort ett Excel-dokument med alla mässor som vi kan gå på. Beslut: Emelie ska skicka detta dokument till styrelsen för information. Beslut om vilka vi ska gå på beslutas av arbetsgruppen. c) Info/PR på gång i Stockholm (Jessica via Emelie) d) IAL-bladet (Emelie) Layout har kommit från Molly, förhoppningsvis kommer bladet ut inom 2 veckor. e) Dokumentation av IT på gång (Erik) Erik vill försöka överlämna sitt uppdrag till någon annan. Han håller på att skapa dokument för att denna överlämning ska bli lättare. Vilken info behöver föras över? Volontärsamordningen ska ta tag i detta. Gilbert kanske har en person som skulle kunna ta över. Erik kan tänka sig att vara bollplank (enligt Gilbert). Erik har inte konkret sagt att han vill sluta. Beslut: Nationella volontärsamordnaren tar tag i detta och pratar med Erik. f) Namn och bilder på hemsidan för styrelseledamöter (Erika J via Emelie) Beslut: Alla styrelsemedlemmar ska skicka en proper bild att lägga upp på hemsidan. g) Logo för föreningar vi är med i på hemsidan (årsmötesförslag från Erika J) (Emelie, Erik) Beslut: Info/PR (Emelie) kommer delegera uppgiften att få bekräftelse att få lägga upp logos av våra samarbetspartners på hemsidan. Sara kommer att lägga upp dom när allt är klart. h) Nyhetsbrevet, när och hur ska det ges ut? (Emelie, Sara) stopp Beslut: Info/PR försöker att föra samman nyhetsbrevet och Bladet 4 gånger per år. Samtidigt försöker de att göra en medlemsundersökning om de tycker att detta är en bra utveckling eller vill de ha kvar nyhetsbrevet. i) Kalendarium (Erik) j) Mediearkiv (Erika via Emelie) k) Interna forumet (Gilbert) l) 360 synvinklar, eventdag i Hammarkullen, Göteborg (Maud) m) IAL-ambassadörsutbildning (Victor via Emelie, Sara) n) SCI communication plan (Gilbert, Emelie) Gilbert skickar information om detta till styrelsen

3 o) Nya t-shirts (Erika via Emelie) LUNCH 8. Lägergruppen a) Lägergruppen 2012: vem som gör vad (Sara) b) Förberedelser inför IAL:s läger i Sverige 2012 (Sara) Minst 4 läger i år, för att kunna ha fler så måste vi ha fler koordinatörer. Som det ser ut nu så finns det tillräckligt med ledare, men lite osäkert. Före 13 februari ska så många läger som möjligt läggas upp på OPS. c) Rapport från lägergruppsmöte i december (Edith, Sara) Problem som diskuterades under mötet: uppdraget att leda läger verkade komplicerat d) Våra utgående volontärer (Alice) Statisktik och info från Alice e) Placement. Läget, och kan vi förbättra rutinerna på något sätt? (Alice) Ibland kan man inte vänta på att volontären ska ha betalat innan man skickar iväg ansökan, så frågan är om placement officer kan skicka en anmälan utan att ha fått in hela betalningen? Lösning på test är att PO kontaktar kassör och kollar om personen har betalat. Ett annat problem är att IAL inte använder OPS för placements. Beslut: Detta ska diskuteras inom arbetsgruppen och ett förslag ska tas fram och presenteras för styrelsen och vårårsmötet. f) LTV (Josefin via Sara, Maud, Sandra) g) Ny nordsydutbytesansvarig (Youssef via Sara) Info om Youssef h) Nord/sydutbytet SCI:s åldersräns enligt databasen är 20 år, IAL:s åldersgräns är 21 vid lägrets början, eller 20 om man tidigare varit mycket i regionen. Ska vi förändra vår åldersgräns så att den stämmer med vad SCI skriver i lägerdatabasen? (Sara) Beslut: Vi ska ha samma åldersgräns som SCI (20 år). Sara tar hand om att ändra det på hemsidan. 9. Ekonomigruppen a) Ekonomigruppen 2012: vem gör vad (Gilbert) Revisor: Viktor, Bokförare: Cilla (efter vårårsmötet 2012), Kassör: Gilbert, Attesterare: Sara (Sandra vid behov), Mottagare av fakturor: Alice b) Uppdatering om det ekonomiska läget (Gilbert) Problem med ett projekt i Ukraina, men det är under kontroll. Prognosen för året är mellan och c) Eventuell tittarbehörighet på banken för bokförare (Gilbert) Beslut: Bokföraren ska ha tittarbehörighet

4 d) Nya reseersättningsblanketter (Erika via Sara) e) Rese- och utgiftsersättningsrutiner för arbets- och lokalbruppsmöten (Sara) Beslut: Det ska tas fram en policy för ersättningar vid arbetsgruppsmöten och lokalgruppsmöten. Fråga Erika R om hon vill vara med i denna grupp, tillsammans med Edith och sedan meddela ekonomigruppen. Fram till dess att policyn är klar så kan man få godkännande från Ordföranden, man behöver inte gå via styrelsen (men det måste godkännas av kassören). Om Sara behöver godkännande av något (lägergruppen) så går hon till Sandra. Den Nationella volontärsamordnaren meddelar detta till alla. f) Eventuellt lån till andra grenar (Gilbert) Beslut: Vi ger inte ut lån till andra organisationer under 2012 g) Möjlighet till bankgironummer och mastercard (Sara) Information om denna möjlighet h) Budget Beslut: Ett separat möte ska hållas för att gå igenom budgeten. Gilbert kommer att styra detta möte. i) Revisor Vi behöver en ny revisor efter vårårsmötet. Gilbert har ett alternativ på en person. Sandra tar kontakt med Victor om vad han vill och om han skulle kunna tänka sig att vara bollplank. 10. Volontärsamordningsgruppen a) Volontärsamordningsgruppen 2012: vem gör vad (Sandra) b) Tack till avgående styrelsemedlemmar (Sara) Erika J och Josefin har lämnat styrelsen. Beslut: Erbjuda dem ett gratis läger och skicka blommor eller choklad. Sara tar hand om detta. c) Rutiner för intyg för aktiva som slutar (Sandra, Sara) Beslut: Volontärgruppen diskuterar detta vidare och tar upp frågan på nästa möte d) IAL:s nya brevlåda (Sara) Info om hur nya bankförfaranden och postleverans går till. En skriftlig förklaring hur proceduren går till är under konstruktion. e) Uppdragsbeskrivningar (Sandra) Beslut: Som ett mål för 2012 ska alla arbetsgrupper skriva uppdragsbeskrivningar för LVT uppdragen. Mallen finns på wikin. f) Styrels en - hur funkar mailandet? Några önskemål? (Sara) Man ska svara till alla vid beslutsmail. VAR TYDLIG med din poäng. Ett förslag är att göra beslut i googledocs, Sara ska titta mer på detta och återkomma nästa möte. g) Uppdrag vi söker folk till (Sandra Alla samordnare ska höra av sig till den nationella volontärsamordnaren när de behöver folk

5 h) Organisationsutveckling 2012 (Sara, Sandra) Alla grupper från workshopen den 4/ ska höra av sig till den tillhörande arbetsgruppen 11. Mötesplaneringsgruppen a) Mötesplaneringsgruppen 2012: vem gör vad (Sara) b) Vårårsmötet 2012 (Sandra) Workshop diskuteras vidare inom mötesgruppen c) Vårens styrelsemöten (Sara) Budgetmöte och verksamhetsplansmöte: 22/2-2012, Styrelsemöten: 14/3-2012, /4-2012, / (Suderbyn) d) Förslag på motioner till vårårsmötet (Gilbert, Sandra) Beslut: Gilbert skriver en motion angående röstningsförfarandet på årsmöten. Han skickar förslaget till styrelsen för godkännande e) Nästa ICM (Gilbert) f) Representant till årsmöte och rådslag om framtidens kurser i Solidaritetens hus 26 mars (Sara) 12. Internationellt a) Internationell kontaktperson: ny roll, vad innebär den?(gilbert) b) Gå med i GAIA? (Gilbert, Sara) 13. Information om diverse projekt a) LEADer (Ukrainaprojektet) (Maud och Josefin via Sara) b) Sharing Resources (Sara) c) Projekt IAL skickat in Part III för: Enterprise 21 (Georgien), Loudspeaker (Lettland), Training of Trainers (Bulgarien), LTV-utbildning (Slovenien) d) Nord/Syd och LTV-förberedelsehelg i Finland (Josefin via Sara) 14. Verksamhetsplan 2012 (Sara) Skypemöte hålls om detta den 22 februari för att ta fram ett förslag till vårårsmötet 15. Utvärdering av mötet (Sara) Utvärdering efter de trivselmål som styrelsen har tagit fram att de vill jobba med under 2012

6 16. Mötets avslutande Mötet avslutades Vid protokollet: Sandra Bergfeldt ( ) Justerare: Emelie Aho ( )