Rapport: Feriepraktik 2013

Transkript

1 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN GN-2013/ (9) HANDLÄGGARE Lilliestråle, Caroline Caroline. Lilliestrale@huddinge.se Gymnasienämnden Rapport: Feriepraktik 2013 Förslag till beslut Nämnden har tagit del av rapporten Feriepraktik Sammanfattning Gymnasienämnden fastställde den 13 februari 2013 riktlinjer för sommarens feriepraktik för ungdomar i Huddinge kommuns. Feriepraktiken 2013 byggde till största delen på samma typ av aktiviteter som erbjöds Nytt för i år är projektet Tillsammans för Vårby, en satsning mellan kommunen och de tre stora fastighetsbolagen i Vårby. Syftet var att förbättra miljön i och tillsammans med de ungdomar som bor och går i skola där. Lokala företag som samarbetar med kommunen avseende APL/APU gavs möjlighet att ansöka om att ta emot praktikanter. Vi kan se tillbaka på en mycket lyckad feriepraktikssommar. Intresset från ungdomarna att få göra praktik liksom för praktikanordnarna att ta emot är mycket stort. Med utgångspunkt från föregående års rapport och idéer som tillkommit under året har vi kunnat genomföra en rad förbättringar och utvecklat feriepraktiken, vilket känns tillfredställande. 95 % av sommarens praktikanter har genomfört sin praktik med god närvaro, Det är en mycket glädjande siffra. Tjänstgöringsintyg skrivs och skickas under hösten ut till alla som uppfyllt detta. System Ett datasystem har köpts in som används till feriepraktiken. Systemet sköter på ett säkert sätt lottningen och ungdomar som tilldelats en plats gavs också möjlighet att önska specifik praktikplats. De ungdomar som fått ett av sina huvudval är extra intresserade och engagerade i praktikplatsen och får i många fall också en plats som ligger bra till geografiskt. Som en erfarenhet från förra året kortades ansökningstiden från fyra till tre veckor. Det räckte mer än väl för ungdomarna att hinna anmäla sig. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen HUDDINGE BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB barn-utbildning@huddinge.se

2 GN-2013/ (9) Handledarutbildningar Handledarutbildningar hölls i år för respektive förvaltning. Personalansvarig skickade tillsammans med koordinatorn ut kallelser. Genom att dela upp utbildningarna fick vi mindre grupper och frågorna kunde anpassas efter vad som passade verksamheten bäst. Det visade sig vara ett mycket lyckat drag. I år kom 55 personer totalt mot 7 förra året. En manual med de viktigaste punkterna samt kontaktuppgifter till koordinatorn för feriepraktik mailades ut till samtliga handledare i god tid före period1. Informationskvällar Informationskvällar hölls för de som tilldelats en praktikplats vid tre tillfällen i början av maj i Huddinge gymnasiets aula. Syftet var att få ungdomarna att förstå och få insikt om vilka krav och förväntningar vi har på dem och vad de kan kräva och förvänta sig av praktikplatsen. Vanliga frågor som hur man anmäler sjukdom, vem man ska kontakta, hur man går tillväga om man behöver stöd och rutinerna för tidrapporter och lön togs upp. Vidare ville vi skapa ett personligt möte mellan koordinatorn och de ungdomar som fått en praktikplats. Informationen hölls av koordinatorn för feriepraktik tillsammans med personalchefen och biträdande utbildningschef på barn och utbildningsförvaltningen. Närmare 200 ungdomar kom totalt. Beskrivning av ärendet Utfall, ekonomi och nyttjande av feriepraktikplatserna. Omfattning och budget för feriepraktik enligt GN Planerad omfattning Antal platser Kostnad/elev Total kostnad tkr Allmänna feriepraktikplatser Kulturaktiviteter Lokala företag Idrottsverksamhet UngDrive Utlandspraktik Övriga kostnader Summa:

3 GN-2013/ (9) Upplägget och fördelningen av budgetresurserna ovan bygger på det stora hela på hur fördelningen såg ut Gymnasieavdelningen på barn och utbildningsförvaltningen har sedan årsskiftet ansvaret för feriepraktiken och en fast koordinatorstjänst är tillsatt. Ett system till feriepraktiken har också köps in samt att vi i år har investerat i mässmaterial som även ska användas vid kommande års Sommarjobbsmässor. Varför kostnaderna för administration i år ökat från 400`, 2012 till 500`2013. Resultat för feriepraktiken 2013 TJUT Sökande Tillsatta P1 P2 P3 Tackat nej Ej fått plats Allmänna Tillsammans för Vårby Musik o Sång Gatumusik Lokala företag * Idrott UngDrive Utlandspraktik Summa Tilldelade ur Allmänna sökande. Rubriken Sökande avser behöriga sökande. Med erfarenhet från föregående år om avhopp och outnyttjat timtal visste vi att utrymme fanns för utökning av platser, Detta för att fler ungdomar skulle få möjlighet att delta. Av årets 444 platser stod 10 stycken tomma, I fem av fallen berodde det helt eller delvis på att handledarna inte hörde av sig till feriepraktik. Resterande fem är inom Tillsammans för Vårby och UngDrive där inga reserver fanns att tillgå. Vi har också ett antal ungdomar som ej fullföljde hela feriepraktiken eller som haft låg närvaro. 32 % av årets sökande har inte kunnat erbjudas en plats. Det kan jämföras mot 33 % förra året och då har vi ändå 12 % fler som sökte feriepraktik i år jämfört med förra året.

4 GN-2013/ (9) Förtur 25 ungdomar tilldelades förtur av sociala skäl eller på grund av funktionsnedsättning. 24 av dem valde att tackade ja och genomförde sin praktik. Platserna tilldelades inom de Allmänna och Tillsammans för Vårby. Prioritering av dessa platser gjordes tillsammans med de sociala myndigheternas ungdomsavdelning och elevstöd på BUF och fungerade mycket väl. Tillsammans för Vårby Intresset för att delta i projektet var mycket stort. Att inte samtliga platser fylldes beror på att många av ungdomarna som sökte inte var behöriga för feriepraktikplatsen. Ett flertal av dem anställdes dock utav något av de tre fastighetsbolagen. Projektet har fallit mycket väl ut. Vårby är renare, sammanhållningen mellan ungdomarna har ökat och förtroendet för kommunen och företag är större. Ingen klottersanering har i år behövt utföras enligt handledare på miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen och inte ett enda klagomål har inkommit om nedskräpning på Vårbystranden enligt Vårby ungdom. Nyhetsprogrammet ABC visade under sommaren ett mycket positivt inslag om denna innovativa satsning. Musik& Sång samt Gatumusik 10 ungdomar fick plats inom Musik och Sång för att spela och sjunga på äldreboenden, Alla kontakter och planering inför spelningarna liksom transport till och från sköttes av ungdomarna själva. Spelningarna har spridit stor glädje och varit mycket uppskattat. Chefen på ett av äldreboendena ringde upp ansvarig dagen efter praktikanterna varit där och var mycket imponerad. De lade även upp bilder på enhetens Facebooksida. 5 ungdomar fick plats inom Gatumusik, en nyhet för i år, för att spela på offentliga platser runt om i kommunen. Det har fungerat väldigt bra och varit mycket uppskattat. Lokala företag De tre platser som tillsattes var alla på samma restaurang i Huddinge. Dessa platser var mycket eftertraktade bland ungdomarna. Marknadsföringen och informationen mot de lokala företagen har inte varit tillräcklig vilket vi kan se av det låga resultatet. Utöver information på huddinge.se skickades förfrågan ut till gymnasieskolornas programråd för att de i sin tur skulle kontakta de företag som de samarbetar med inom APU/APL, arbetsplatsförlagd undervisning och arbetsplatsförlagt lärande. Det generade ingen anmälan. Idrott Att samtliga sökande inte fått plats beror på att vissa av föreningarna, i år fyra stycken, haft fler sökande än erbjudna platser. I år sökte drygt 20 färre ungdomar till idrotten. Vad det beror på är oklart. Precis som föregående år

5 GN-2013/ (9) har idrottsföreningarna svårt att fylla upp den kvot som tilldelas. Det ska dock tilläggas att de praktikanter som fått en plats hos en idrottsförening generellt är mycket ambitiösa och har bland den högsta närvaron bland samtliga feriepraktikanter. UngDrive UngDrive projektrapport finns med som bilaga. 20 platser tillsattes. Tre av ungdomarna valde att hoppa av. Precis som föregående år har de haft svårt att fylla upp den kvot som tilldelats. UngDrive är på det stora hela nöjda med sommaren. Ungdomarna har skrivit att de bästa varit att testa hur det är att driva ett företag och att träffa roliga och inspirerande personer. I år komprimerades sommarens aktivitet till fyra veckor, som en förbättringsåtgärd från förra året. Det var mycket bra. Det blev lättare för ledarna att planera och för ungdomarna att överblicka sina insatsbehov. Utlandspraktik 17 ungdomar fick möjlighet att åka utomlands. Fler ungdomar var intresserade av att åka men hade haft en feriepraktik tidigare år och var därför inte aktuella. Samtliga ungdomar genomförde utlandspraktiken och var mycket nöjda med sin vistelse. De ansvariga för utlandspraktiken tycker att marknadsföring och information om möjligheten att göra Utlandspraktik varit bristfällig och behöver förbättras till nästa år. Fördelning område och kön Pojkar Procent Flickor Procent Totalt Äldreomsorg % % 65 Förskola och Skola % % 116 Park och Fastighet % 72 Tillsammans för Vårby % % 45 Kultur och Fritid % % 56 Restaurang & Service* % 3 Musik o Sång 3 30 % 7 70 % 10 Gatumusik 0 0% % 5 Idrott % % 35 UngDrive 8 40 % % 20 Utland 7 41 % % 17 Summa: % % 444 *Lokala företag

6 GN-2013/ (9) Ekonomi Förväntat Ekonomi 2013 Beslut GN Allmänna feriepraktikplatser Kulturaktiviteter Lokala företag Idrottsverksamhet UngDrive Utlandspraktik Övriga kostnader Summa: Anledningarna till att vi går över budget är flera. Vi har tillsatt fler platser och haft en snittkostnad per praktikant på 6963 kr. Fakturan för Utlandspraktiken 2012, på kr inkom inte förrän nu varför den belastar årets budget. Om vi bortser från fakturan från utland går vi över med kr. Det motsvarar 18 feriepraktikplatser. Fler praktikanter än förväntat har fullföljt sin feriepraktik utifrån föregående års slutsatser vilket gjort att vi har varit för ambitiösa i vårt överintag. Enkätundersökning Två enkäter skickades ut under september. En till handledarna och en till praktikanterna. Handledare Av 75 utskick svarade 45 på enkäten. Merparten av handledarna har valt att ta feriepraktikanter för att de tycker det är viktigt att hjälpa till och/eller har gjort det förut. 60 % upplever att de haft en bra introduktion och 84 % att de fått tillräcklig information inför praktikstarten. På frågan om de tycker att de fått tillräckligt bra information ifrån sin chef svarar 51 % att de är helt nöjda och 57,8% är även nöjda med sin egen insats som handledare. Drygt hälften instämmer helt i att de är nöjda med praktikanternas arbetsinsats. 95 % upplever att kommunikationen med Feriepraktik/Gymnasieavdelningen fungerat bra. Som förbättringar nämnde flera att de vill få besked tidigare om vilka praktikanter som kommer. Det önskas också en tydlighet i vilken typ av arbetsuppgifter som passar för feriepraktikanterna och vad de inte får utföra

7 GN-2013/ (9) under sin praktik. När löneutbetalningarna sker i tid, är en fråga som ständigt återkommer till handledarna från praktikanterna. En av handledarna har skrivit: Att ta emot och handleda feriepraktikanter är det mest berikande vi gjort. Praktikanter Undantagna från enkäten är UngDrive och Utland. Av 404 utskick svarade 148 på enkäten. Det är ett lågt svarsresultat. Till nästa år försöker vi skicka ut enkäten medan praktiken pågår. Den skickas då periodvis. På frågan hur de fick information om möjligheten att söka feriepraktik dominerade två alternativ. 38,4% via hemsidan och 51,4% via familj/vänner. 75 % av ungdomarna fick en plats inom önskat praktikområde och 87,2% fick den period de helst ville ha. På frågan om de fick bra handledning svarade 91 % att de fått det. Det som lyftes fram som mest positivt är att de har lärt sig nya saker, fått möjlighet att tjäna egna pengar, bra arbetstider och nya kamrater. Ett flertal har uttryckligen skrivit att de fått en helt annan bild av äldreomsorgen och att de varit väldigt givande att arbeta med äldre. Som förbättringar inför framtiden nämns högre lön, mer engagerade och tydligare instruktioner från handledare, fler arbetsuppgifter och ännu större variation av platser att välja mellan. Förbättringar De områden som vi sett en klar förbättring inom är också de vi i huvudsak vill fortsätta utveckla. System Utvecklingsönskemål har framförts till systemadministratören. Det handlar framförallt om sortering, sökvägar i systemet och tillägg av ett antal funktioner. Med de förbättringarna kommer administrationen gå smidigare och fungera på ett mer kvalitativt sätt. I slutändan innebär det att vi kan lämna slutbesked till såväl praktikanter som handledare tidigare, vilket är ett önskemål både från deras och vår sida. Marknadsföringen Sommarjobbsmässan är startskottet för ungdomarna att kunna anmäla sig. Marknadsföringen ut mot skolorna och ungdomarna före mässan kan bli ännu bättre och få större spridning. Nästa år skickar vi med information om att möjlighet att söka till feriepraktik finns och när Sommarjobbsmässan äger rum till samtliga Studie och Yrkesvägledare på grundskolor med årskurs 9 och till våra gymnasieskolor. Vi kan också synas bättre på huddinge.se. Ett första möte om mässan kommer att hållas under oktober med representanter från såväl BUF, KSF, Arbetsförmedlingen och Huge.

8 GN-2013/ (9) Mot de kommunala praktikplatserna vars ansökningstid startar något tidigare än ungdomarnas kommer precis som i år, kontakt tas med samtliga förvaltningschefer i god tid innan anmälningsformuläret öppnas. För övriga skickas mail ut till de kontakter vi har. Nya praktikplatser, Lokala företag, har vi som bekant inte nått ut till i önskad omfattning. Hur vi på bästa sätt gör det ska vi bland annat diskutera tillsammans med kommunens Näringslivsenhet samt gymnasieskolornas programråd. Information Informationen till samtliga kan förbättras ytterligare. Bland annat ska vi se över hur vi i anmälningsformulären för såväl praktikplatser och ungdomar i än större utsträckning kan beskriva vilka krav och förväntningar feriepraktiken innebär. Handledarna efterfrågar en ökad diskussion och tydlighet i vilken typ av arbetsuppgifter praktikanterna bör och får utföra. Vad innebär det att vara handledare och vilket ansvar medför det. Detta är inte lika självklart för alla varför vi behöver arbeta vidare med frågan. De ansvariga cheferna behöver också vara mer noggranna i hur de förbereder sin personal och i viss mån vilka som väljs ut att bli handledare. Förvaltningens synpunkter Feriepraktiken är viktig för kommunen och dess invånare. Därför behöver vi fortsätta utveckla och utforma den på ett så effektivt sätt som möjligt mot uppsatta mål och för att den ska bli en så lyckad upplevelse som möjligt för samtliga inblandade. Genom de förbättringar vi föreslår är vi på god väg att uppnå detta. I år har ett fåtal platser stått tomma,. Det är inte acceptabelt. Konsekvenserna för praktikanterna och för handledarna att inte kommunicera detta till koordinatorn på Feriepraktik måste bli tydligare. En ökad förståelse och respekt för att en tom plats innebär att någon av våra reservers chans till praktik uteblir. Som vi beskrivit under Förbättringar måste krav och förväntningar på såväl praktikplatser som praktikanter därför bli tydligare. Till nästa års informationskvällar planerar vi att även bjuda in föräldrarna. Delaktiga och engagerade föräldrar ser vi som en bidragande faktor till att praktikanterna gör och får en bra feriepraktik. Ungdomarna är vår framtid. Genom feriepraktiken ger vi dem en möjlighet till en ny erfarenhet, gemenskap och egenvärde. De får, en för många, första kontakt med arbetsmarknaden, prövar på hur det är att arbeta inom något av alla våra områden i kommunen samt tjänar egna pengar. När de avslutat sin feriepraktik vill vi att de ska bära med sin denna erfarenhet, en första punkt att sätta upp i sitt CV. En erfarenhet som gör att de lättare kan söka nästa jobb eller kanske en idé om vad de vill göra i framtiden.

9 GN-2013/ (9) I de flesta fall har feriepraktiken fungerat bra och ungdomarna samt deras föräldrar är mycket tacksamma, Får alla rätt information, tydliga arbetsuppgifter och ett bra bemötande blir det en positiv upplevelse. Många handledare, ungdomar och föräldrar har hört av sig och berättat att det är bra att feriepraktiken finns och hur nöjda de är med sommaren. Alla har förstås inte varit nöjda, men det är också det som inte fungerar optimalt som gör att vi kan bli ännu bättre. Jukka Kuusisto Utbildningschef P. Joakim Graffner Gymnasiechef Bilagor 1. Projektrapport UngDrive Tillsammans för Vårby 2013 Beslutet delges Akten