Ärendenr KS Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen

Transkript

1 Ärendenr KS Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Antagen av kommunstyrelsen Nästa revideringsdatum, oktober 2018

2 Mellanar kiv Förklaring till rubriker: (De första tre kolumnerna är endast till för noteringar av kommunarkivet.) Handlingstyp: Här beskrivs typ av handling, exempelvis protokoll, fakturor, diarieförda handlingar mm. Bevaras/Gallras: Här anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Bevara innebär att handlingen ska bevaras för evigt. Gallra innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Om handlingen anses gallringsbar, ange efter hur lång tid. Exempel: två år innebär att en handling som är inkommen 2017 gallras 1 januari : Markera för att visa hur handlingen är upprättad. P för papper och/eller D för digitalt. : Anger var handlingen finns, exempelvis hos ansvarig tjänsteman eller i ett närarkiv. Närarkiv: Brandklassat utrymme/skåp i närheten av förvaltningen. : Arkiv för handlingar som ska gallras, men som inte får plats i närarkivet till gallringsdatum. et kan t. ex. vara förrådsutrymme i källaren. : Arkiv för handlingar som ska bevaras för evigt. Kommunens centralarkiv finns i särskilt uppmärkta utrymmen i kommunhusets källare samt på Bäckliden. Anmärkning: Ytterligare beskrivande kommentarer. Ändring: Ska hanteringen av en handlingstyp ändras eller utgå, markera med ett X och notera i Anmärkningskolumnen om typ av ändring eller orsak till att den ska utgå.

3 Anmälnings- och kännedomsärenden till nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 3 år P På respektive nämnds kansli Ex. Skrivelser och meddelanden, kurs- och konferensinbjudningar Annonser inaktualitet D Anteckningar, ex. minnes-/mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten o d interna verksamhetsmöten (för anteckningar från kommunens råd, se protokoll nedan) 3 år D Hos ansvarig tjänsteman Om innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten ska de diarieföras och därmed bevaras Anteckningar, mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Bevaras P D Närarkiv Arbetsmaterial inaktualitet P D Hos ansvarig tjänsteman Arbetsordningar, reglementen, riktlinjer m.m. Bevaras P D Närarkiv Ja Arkivförteckningar för centralarkiv Bevaras P D Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år P D Upprättas av arkivarie På kommunledningskontorets kansli 3

4 Avtal, läsplattor till förtroendevalda Borgerlig vigsel, handlingar Gallras efter inaktualitet P Närarkiv 3 år P Närarkiv Borgerlig vigsel, vigselbok Bevaras P Närarkiv När boken är fylld Delegeringsbeslut Bevaras P D Närarkiv Ja Dokumenthanteringsplaner Bevaras P D Närarkiv Ja Fotosamlingar, inklusive förklarande information om händelsen Bevaras D Informatör löpande Dubbletter, foton av ringa betydelse och foton av dålig kvalitet gallras omedelbart. Fullmakt, postöppning (även e-post) inaktualitet P Närarkiv Frågor, interpellationer, motioner, medborgarförslag Bevaras P D Närarkiv Ja 4 Försäkran om sekretess, förtroendevalda Bevaras P Närarkiv Försäkringshandlingar Gallras efter inaktualitet P D Säkerhetssamordnare Vid fylld arkivkartong Handlingar som inkommit eller skickats digitalt registreras i Ciceron men behöver ej bevaras i pappersform

5 Förtroendemannaregister Bevaras P D Informationsskrifter, broschyrer, affischer och liknande som framställts inom den egna verksamheten Bevaras P D Kallelser och dagordningar till sammanträden i pappersformat 3 år P Kallelser och dagordningar till sammanträden i digitalt format Bevaras D Hos kommunens informatör Vid fylld arkivkartong Rapporter tas ut från Ciceron efter avslutad mandatperiod Ja Ett exemplar bevaras På kommunledningskontorets kansli Dokument- och ärendehanteringssystem Kommunfullmäktiges kungörelse/kallelse Bevaras P D Närarkiv Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen Lotterier, Ansökan om registrering av lotterier inkl. bilagor Lotterier, Ansökan om tillstånd av lotterier inkl. bilagor Lotteriredovisningar inkl. bilagor Lotterier, Redovisningar till Lotteriinspektionen inaktualitet P D 5 år P 5 år P 5 år P inaktualitet P På kommunledningskontorets kansli På kommunledningskontorets kansli På kommunledningskontorets kansli På kommunledningskontorets kansli Omröstningslista från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Bevaras P D Ingår som bilaga i protokollet 5

6 Omröstningslappar vid personval till politiska uppdrag mandatperiodens slut P Närarkiv Protokoll från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt anteckningar från kommunens råd Bevaras P D Närarkiv Bevaras av ansvarig nämnd Ja Protokoll, anslag/bevis (kopia) Protokoll från kommunalförbund, samordningsförbund och gemensam nämnd där Tibro kommun ingår inaktualitet P Anslagstavlan 3 år P På kommunledningskontorets kansli Protokoll från kommunalförbund och gemensam nämnd anslås Ingår i anmälnings- och kännedomsärenden till styrelse/nämnd PuL, registerförteckningar Bevaras P D På kommunledningskontorets kansli Vid fylld arkivkartong Reklam Gallras omedelbart P D Skrivelser/handlingar (inkomna, upprättade eller utskickade) av betydelse som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende. Bevaras P D Ja 6

7 Skrivelser/handlingar (inkomna, upprättade eller utskickade) av rutinmässig karaktär eller ringa betydelse som föranleder åtgärd men inte särskilt beslut (ex. allmän information såsom cirkulär). 3 år P D Handlingar som inkommit eller skickats digitalt registreras i Ciceron men behöver ej förvaras i pappersform Skrivelser/handlingar som är av ringa betydelse och som inte föranleder åtgärd (ex obegripliga handlingar) Sociala medier, (information, inlägg osv) Gallras omedelbart P D Se separata riktlinjer: Strategi och riktlinjer för användning av sociala medier i Tibro kommun Statistiska uppgifter som innehåller unik information om verksamheten Bevaras P D Ja Statistik av enklare rutinartad karaktär inaktualitet P D Hos ansvarig tjänsteman Synpunkter/klagomål av betydelse som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende. Bevaras P D Ja Synpunkter/klagomål, rutinartad allmän karaktär inaktualitet P D Hos ansvarig tjänsteman Säkerhetsanalyser och planer Bevaras P D Ja Säkerhetsrutiner och dokumentation gällande säkerhetsarbete Bevaras P D Ja 7

8 Telefonboken, CMG Office Web, namn och telefonnummer inaktualitet D Resp. chef ansvarar för information om uppdatering till växeln i Hjo Undervisningsmaterial Val, röstlängder Bevaras P Val, röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler inaktualitet P D Efter avslutat val valet P Valnämndens handlingar (ex omslag, kvitton från Posten, väljarförteckningar) valperiodens slut P Valnämndens närarkiv 8

9 E-POST OCH ANDRA MEDDELANDEN Cookiefiler, globalfiler och e-postlistor 8 dagar D En cookiefil är en dataupptagning som ger information om vilka webbsidor på internet som en användare har besökt. En globalfil är en dataupptagning som visar adressuppgifter över de hemsidor på internet som en användare har besökt. E- postlista är en förteckning över inkommande och utgående elektronisk post E-postmeddelande av betydelse som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende Bevaras D Ska skrivas ut och diarieföras. Elektronisk gallring kan ske efter att utskrift och diarieföring genomförts Ja 9

10 E-postmeddelande av tillfällig eller ringa betydelse som föranleder åtgärd men inte särskilt beslut 8 dagar D Ex. besvara en framställning eller en förfrågan av rutinmässig karaktär eller vidarebefordra till en annan kommunal myndighet som får göra en egen bedömning av meddelandets arkivstatus E-postmeddelande av tillfällig eller ringa betydelse som inte föranleder åtgärd E-postmeddelande bestående av reklam Textmeddelande i telefon Röstmeddelande i telefonsvarare 8 dagar D Gallras omgående D inaktualitet D inaktualitet D Meddelande som är allmän handling dokumenteras genom tjänsteanteckning Meddelande som är allmän handling dokumenteras genom tjänsteanteckning 10

11 UPPHANDLING Anbud, antagna Bevaras P D Anbud, icke antagna det antagna anbudets avtalstids slut P Avtal, ej rutinmässiga Bevaras P D Avtal, rutinmässiga Gallras efter inaktualitet P D Samhällsbyggnadsförvaltningens närarkiv Efter avtalstidens slut Förvaras tillsammans med tillhörande avtalshandlingar Ja Samhällsbyggnadsförvaltningens närarkiv Avtalspärm i närarkiv Handlingar som tillhör avtal som ska bevaras Bevaras P D Närarkiv 1 år efter avtalstid ens slut Ja 1 år efter avtalstid ens slut exempel leasingavtal fordon, avrop från ramavtal samt lös egendom (ITutrustning) Ex förfrågningsunderlag, anbudssammanställning, öppningsprotokoll, tilldelningsbeslut Ja Handlingar som tillhör avtal av rutinmässig karaktär Gallras efter inaktualitet 11

12 EKONOMI Aktieinformation Bevaras P D Ek.enhet närarkiv Autogiroansökningar Avskrivningar kundfordringar, beslut/specifikation Bokföringsorder inaktualitet P D Ek.enhet närarkiv 10 år P D Ek.enhet närarkiv 10 år P D Ek.enhet närarkiv Bokslut/delårsbokslut Bevaras P D Ek.enhet närarkiv Ja Bokslutshandlingar/ delårsbokslutshandlingar Resultat och balansräkning Specifikationer till tillgångs- och skuldkonton 10 år P D Ek.enhet närarkiv Borgensförbindelser Bevaras P D Ek.enhet närarkiv Budget 1 år efter utgånget Sorterat per borgensobjekt. Ja Budgethandling Budgetunderlag, verifikationer Justeringsverifikationer Övrigt budgetunderlag Bevaras 10 år 10 år 10 år P D Ek.enhet närarkiv Ja Daglig rapportering: In- och utbetalningsverifikationer Daglig körning med tillhörande girolistor 10 år P D Ek.enhet närarkiv 12

13 Kassor (rapport/avstämning samt kvitton), löneavräkningslista, lönejusteringar Kontoutdrag, e-redovisning PERSONAL OCH LÖNER Rekrytering Anställningsavtal Bevaras P D Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras P D Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst D Rekryteringssystem Personalakt och HR-system Personalakt och rekryteringssystem Ska bevaras minst pga. möjligheten att överklaga enligt lag om förbud mot diskriminering. Beslut om bisyssla Bevaras P Personalakt. Handlingar ang. förordnanden odyl. Bevaras P D Personalakt Ja Personalakt Bevaras P Närarkiv personal Se anm. centralarkiv efter avslutad anställning/ pensionering/ dödsfall. Tystnadsplikt/sekretessförbindelse Bevaras P Personalakt Lönehantering Arbetsgivarintyg P D Löneenheten i 13

14 Arvoden och ersättning till förtroendevalda och övriga arvodister Avdrag för förmåner via lön Ersättning för utlägg via lön 10 år 10 år P D Löneenheten i P D Löneenheten i P D Löneenheten i Kontrolluppgifter Bevaras D Löneenheten i LAS, begäran om företrädesrätt Ledighetsansökningar kortare än 6 mån samt fackligt uppdrag Ledighetsansökningar över 6 mån Löne- och närvarorapporter Löne-/uppdragstillägg, beslut om Lönebidrag, avisering om utbetalt belopp Lönebidrag, rekvisition av bidrag till arbetsgivare/huvudman 9 månader P D Löneenheten i T.ex. kostavdrag Kvitton i original D HR-system D HR-system D HR-system P Personalakt samt kopia till löneenheten i P D Handhas av AME P D Handhas av AME Lönebidrag, beslut om Bevaras P Personalakt Handhas av AME Lönebidrag, handlingsplan Bevaras P Personalakt Handhas av AME Reseräkningar D HR-system 14

15 Skatter, jämkningar m.m. Utmätning i lön, beslut om Vård av barn, sjuk- och friskanmälan 10 år 10 år D Löneenheten i P Löneenheten i D HR-system 15 Facklig samverkan, förhandlingar etc. Facklig tid, rapporter och sammanställningar D HR-system Förhandlingsprotokoll enligt MBL Bevaras P D Närarkiv Ja Löneöversyn, protokoll från översyn Bevaras P Närarkiv Ja Minnesanteckningar arbetsplatsträff inaktualitet D Hos ansvarig tjänsteman Om innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten ska de diarieföras och därmed bevaras Protokoll samverkansgrupp Bevaras P D Närarkiv Ja Arbetsmiljö Dokumentation systematiskt arbetsmiljöarbete Bevaras P D 5 år buds- och olycksfallsrapport Bevaras P D Förvaras hos förvaltning Sjukfrånvaro Läkarintyg - original 10 år P Läkarintyg kopia (om originalet har skickats till Försäkringskassan) P 5 år Förvaras hos förvaltning Förvaras hos förvaltning

16 Rehabilitering AFA försäkring vid sjukdom samt skadeanmälan pensionsavgång P D Personalakt Arbetsförmågebedömning, underlag för Bevaras P Personalakt Arbetsskadeanmälan Bevaras P Personalakt Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning Bevaras P Personalakt Rehabiliteringsutredning Bevaras P Personalakt Avveckling/pension Ansökan om deltidsanställning i samband med delpension Ansökan om entledigande för anställd (egen uppsägning) Bevaras P Personalakt Bevaras P Personalakt Avgångsvederlag, beslut Bevaras P Personalakt Ja Beslut om uppsägning, arbetsgivarens initiativ Bevaras P Personalakt Ja Dödsfall, handlingar rörande Bevaras P Personalakt LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Bevaras P Personalakt Ja LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut P Närarkiv Ja Livränta Bevaras P Personalakt Pensionsbrev Bevaras P Personalakt Omplaceringsutredning Bevaras P Personalakt Ja Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras P Personalakt 16

17 Övrigt Avstängning Bevaras P Personalakt T.ex. vid misstänkt smitta Ja 17