PROTOKOLL FRÅN EXTRA STÄMMA I FOLKETS HUS, ÅKERSBERGA SÖRA VÄSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING, ORG

Transkript

1 PROTOKOLLFRÅNEXTRASTÄMMA IFOLKETSHUS,ÅKERSBERGA SÖRAVÄSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING SÖRAVÄSTRASAMFÄLLIGHETSFÖRENING,ORG EXTRASTÄMMA SIDA1AV6

2 1. Stämmans öppnande Styrelsens ordförande, Sara Johansson, hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat 19: Val av ordförande att leda stämmans förhandlingar Fredrik Drotte, som var ordförande vid föregående stämma, förslogs och valdes enhälligt till ordförande för mötet. 3. Val av sekreterare att föra stämmans protokoll Mattias Kregert valdes enhälligt till sekreterare för mötet. 4. Val av två justerare tillika rösträknare Peter Lückander S94 och Ante Svensson H87 föreslogs och valdes till justerare av en enhällig stämma. 5. Fastställande av föredragningslista Stämman fastställde med enhällighet föredragningslistan. 6. Fastställande av röstlängd Röstlängden omfattade 62 st fastigheter, varav 53 st rad/vinkelhus och 9 kedjehus. Av dessa var 6 st representerade genom fullmakt. Sekreteraren kontrollerade om det var någon som ännu inte registrerat sig, och röstlängden godkändes därefter av stämman. C:a 5 minuter senare ankom flera, och den slutliga summan blev 66 fastigheter. Den fullständiga röstlängden upprättas på ett separat blad som bilaga till detta protokoll. 7. Stämmans stadgeenliga utlysande Stämman fann att mötet utlysts i enlighet med stadgarna. 8. Fastställande av procedurregler Stämman antog dessa procedurregler: Mötet avslutas senast 21:45, ordförande överlämnar ordet, talarlista tillämpas med talartid 2 minuter, tid för replik 1 minut. 9. Fastställande av budget Styrelsens tillfälliga kassör, Olle Mulmo, gick igenom ekonomin. Bo Höglund H61 hade frågor om fördelningar och ihopslagna konton, samt undrar varför kostnad för vintersandlådor hamnat under administrativa kostnader. Olle svarade att det delvis berodde på ombokningar och korrigeringar som gjorts, och att fördelningen kan ses över. Det framkom ett förslag/önskemål om att flytta posten förbrukningsinventarier från administration till drift. Dessutom föreslogs att posten för redovisningstjänster på 25 tkr ska avskaffas och istället tas ur styrelsens arvode detta eftersom det framför allt underlättar kassörens arbete. Alf Persson S23 ansåg att kostnadsfördelningen för snöröjning bör följa fördelningsprincipen 75/25 mellan Ga5/Ga6, med hänvisning till stadgarna. Styrelsens kommentar: Vi har läst stadgarna på nytt efter mötet och de säger ingenting om fördelning av gemensamma kostnader mellan Ga5 och Ga6, däremot finns där omnämnt principer gällande röstvikter vid frågor som berör bägge gemensamhetsanläggningarna, och som också råkar ha fördelningen 75/25. Med anledning av detta avser därför styrelsen att använda den kostnadsfördelning som redovisades i materialet inför extrastämman. SÖRA VÄSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING, ORG EXTRASTÄMMA SIDA 2 AV 6

3 Maria Mulmo S40 ansåg att vi behövde fastställa den extra inbetalningen innan vi kunde gå in på budgeten, och fick medhåll av Birgitta Halling H65. Leif Andersson S64 sade att vi har det bra i vårt område och bor förhållandevis billigt. Vi ska inte snåla utan betala vad som krävs för att hålla allt i ett gott skick. Han fick både medhåll och applåder. Stämman godkände den av styrelsen föreslagna budgeten, med följande ändringar: Förbrukningsinventarier flyttas från administration till drift. Kostnader för redovisningstjänster 25 tkr tas från kontot för styrelsearvoden. SÖRA VÄSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING, ORG EXTRASTÄMMA SIDA 3 AV 6

4 Sammanställning av budgeterade intäkter och utgifter: 10. Fastställande av debiteringslängd Den ordinarie stämman fastställde de första tre inbetalningarna, och vi skulle nu besluta om storleken på det fjärde, extra inbetalningstillfället. Olle beskrev de förslag till åtgärder som styrelsen tagit fram och gick igenom kostnaderna för de olika alternativen. En längre diskussion om tilltänkta åtgärder uppstod där bl.a. dessa frågor ställdes: Bo Höglund: Kan man kan besiktiga lekplatser själv och vem har ansvaret? Det går, men ställer krav på egen kompetens. Micke Hansson H28: Av vilken anledning de ska besiktigas? Lagkrav, samt för att minska antalet tillbud och skaderisker. Vi har haft tillbud t.ex. med barn som fastnat. Alf Persson: Tänker man måla lyktstolparna? Det finns inget beslut om det, Alf Persson: Hur löser man problemet att de gamla lamporna hinner bli förbjudna om man väntar med utbyte av belysningen? I så fall får vi ha lampor på lager. Martin Byström H32 rekommenderar styrelsen att kolla upp vilket ansvar man fortfarande har om en extern besiktningsfirma anlitas för lekplatserna, och Birgitta Halling H65 påpekar att vi tidigare fått nerslag som inte är åtgärdade och att några lekplatser bör stängas. Maria Mulmo S40 berättade om hennes tidigare arbete med belysningsfrågan. Stämmans ordförande påpekade att det inte går att detaljstyra, att man måste välja en styrelse man har förtroende för och som kan genomföra åtgärderna på lämpligt sätt. Bo Höglund H61 undrade om vi inte kan ta ett lån för att komma över puckeln med kostnader. Leif Andersson S64 undrar varför vi ska ta lån och skjuta upp kostnaderna och säger: nej, vi ska betala och hålla en bra standard, vi ska inte snåla! Tommy S78 påpekar det kaos som uppstod vid de första rörskadorna och de akuta extradebiteringarna då, och säger att det inte är någon vits med att skjuta på kostnaderna. Peter Starck och Olle Mulmo påpekade kostnaden av att ta lån och tog som exempel att fibernätslånet på c:a 2 miljoner har kostat oss sammanlagt en halv miljon i ränta, varvid ett lätt sorl gick genom församlingen. Olle sade att det finns en medelväg där vi avsätter så mycket vi kan för att endast behöva ta ett mindre lån. Ante Svensson H87 sade att vi bör skapa arbetsgrupper och försöka minska kostnaderna med egna insatser så långt det är möjligt vi behöver anstränga oss mer. Någon tyckte att det behövdes mer information, varvid Leif Andersson S64 sade att vi måste lita på styrelsen, de ska inte behöva mata oss med information om precis allt. Applåder utbröt. SÖRA VÄSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING, ORG EXTRASTÄMMA SIDA 4 AV 6

5 Maria Mulmo S40 sade att vi har hamnat där vi är just för att en underhållsplan har saknats under lång tid, vi har en ovanligt stor förening och behöver därför större resurser för detta. Olle framförde att Leif Idermark S84 har haft en dialog med styrelsen och framfört förslaget att höja avgiften med 5000 kr för att snabbt komma i fas igen. Det är ett högre belopp än vad styrelsen hade föreslagit. Leif Andersson S64 anser att 5000 kr är bra, det är ingen vits att snåla. Enskilda medlemmar kan dessutom göra ränteavdrag om de lånar pengar, men det kan inte föreningen. Det är alltså ett bättre alternativ än att föreningen ska ta lån. Maria Mulmo S40 undrade hur det blir med Ga6, och Olle svarade att vi inte ser något akut behov av att bygga upp den reparationsfonden det är i Ga5 som vi har behov av påfyllning. Sören Berg H73 undrade om det här skulle bli en engångsavgift eller en permanent höjning. Svaren från Olle och Fredrik var att vi inte kan ta beslut om mer än ett år i taget vid stämman, men att det kommer att behövas motsvarande pengar även nästa verksamhetsår för att klara av de investeringar som planeras. Tre alternativ till extra debitering framlades: 0 kr, 2500 kr, samt 5000 kr. Då ingen röstade för nollalternativet gick vi vidare och röstade om 2500 eller 5000 kr. Votering begärdes. Stämman röstade med ⅔ majoritet för alternativet kr (36 st röstade för 2500 kr, 19 st röstade för 5000 kr, 9 st röstade ej). Denna extra debitering ska betalas och avser nu endast Ga5. Denna debiteringslängd framlades: Fastighetstyp Antal Totalt belopp Betalas Betalas Betalas Betalas Rad /Vinkelhus (Ga5+Ga6) 124 st kr kr kr kr kr Kedjehus (endast Ga5) 29 st kr kr kr kr kr 11. Fastställande av belopp för avsättning till underhållsfond Sara förklarade att beloppet som ska skrivas in i stadgarna är avsett att ge ledning för kommande styrelser och avstyra risken att vi i framtiden låter fonderna sjunka till en ohållbart låg nivå. Ordföranden frågade om vi skulle skriva ett belopp eller ej i stadgarna, och stämman var enig om att så skulle ske. Två förslag till minimibelopp lades; kr och kr. Votering begärdes och utslaget blev 10 röster för kr, 44 röster för kr, och 12 nedlagda röster. Stämman finner således att vi i stadgarna ska ange en avsättning på minst kr per år till vår förnyelse och underhållsfond. Någon ställde frågan om det inte behövs två möten för att ändra stadgarna. Sara svarade att styrelsen har kontrollerat detta med Lantmäteriet och att så inte är fallet. 12. Val av styrelseledamöter (2 år) Stämman röstade enhälligt enligt valberedningens förslag som lästes upp av Martin Byström (sammankallande): Sara Johansson, Peter Starck, Lars Angrén, Kent Lindholtz 2 år Olle Mulmo, fyllnadsval 1 år Mattias Kregert, 1 år kvar sedan tidigare val 13. Val av ordförande för föreningen (2 år) Stämman valde Sara Johansson till ordförande för föreningen. SÖRA VÄSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING, ORG EXTRASTÄMMA SIDA 5 AV 6

6 14. Val av styrelsesuppleanter (1 år) Mikael Hansson H28 Björn Gullberg S Justering av protokollet Protokollet justeras på måndag 17/11 klockan 20:00 hemma hos mötets sekreterare. 16. Övriga frågor (ej beslutsfrågor) Leif Andersson S64 tyckte att det var bra att vi har fått fram en underhållsplan. Han vill inte att vi ska snåla och hade velat se en högre avsättning till fonden, men tycker ändå att det här är en bra start. Bo och Agneta Höglund H61 vill ha information om vilket underhåll vi kan göra själva, och föreslår också att vi inför underhållsdagar på samma sätt som vi har städdagar. Sara framför tack till Maria Mulmo för allt arbete hon utfört under sin tid i styrelsen. 17. Mötet avslutas Mötet avslutades klockan 20:40. Den nya styrelsen vill slutligen framföra ett stort tack till de personer som var med i den föregående styrelsen Maria Mulmo, Anneli Widén, Britt Kemetli, Jens Saverstam. Vid tangentbordet Justeras Mattias Kregert, stämmans sekreterare Fredrik Drotte, ordförande för mötet Justeras Justeras Peter Lückander S94 Ante Svensson H87 SÖRA VÄSTRA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING, ORG EXTRASTÄMMA SIDA 6 AV 6