Protokoll Årsstämma Bostadsrättsföreningen Hökboet 2009

Transkript

1 Protokoll Årsstämma Bostadsrättsföreningen Hökboet 2009 Dag Tisdagen den 2 juni 2009 Tid Kl Plats Bondens Bar och Restaurang, Bondegatan 1D 1 Stämmans öppnande Föreningens ekonomiansvarige Mats Brolin hälsade de närvarande välkomna och förklarade stämman öppnad. 2 Godkännande av dagordning Den föreslagna dagordningen godkändes. 3 Val av ordförande för stämman Till ordförande för stämman valdes Mats Brolin. 4 Val av protokollförare för stämman Till protokollförare för stämman valdes Kristina Hansson. 5 Val av två justeringspersoner tillika rösträknare Stämman valde Peter bek Arakélow och Sepide Hajitaheri till rösträknare och justeringspersoner. 6 Fråga om stämman blivit stadgeenligt utlyst Stämman konstaterade att kallelse till stämman skett enligt stadgarna. 7 Fastställande av röstlängd Förteckning över närvarande, 30 varav 24 röstberättigade medlemmar, finns bilagd detta protokoll. Beslutades att närvaroförteckningen skall gälla som röstlängd. Bilaga 1. 8 Föredragning av styrelsens förvaltningsberättelse Avgående styrelse redogjorde muntligt för arbetet det gångna året. Huvudaktiviteter före förvärvet: Upphandling av konsultföretag som stöd i förvärvsprocessen av våra fastigheter Höken 15, 16 och 19. Valet föll på konsultföretaget Öhlin & Fellinger. I samarbete med Öhlin & Fellinger och i konkurrens med andra aktörer arbetade styrelsen under hösten för ett förvärv av fastigheterna. Förvärvet av fastigheterna slutfördes

2 Huvudaktiviteter efter förvärvet: Upphandling av ekonomisk förvaltare. Valet föll på Deloitte AB. Upphandling av fastighetsskötare. Valet föll på Tekab AB. Övertagande av avtal från Steneken Fastighets AB för drift och underhåll av våra fastigheter. Övertagande av ansvaret för drift och underhåll av våra fastigheter. Upphandling av konsultföretag som stöd i det planerade arbetet med stambyte och badrumsrenovering. Valet föll på Ångpanneföreningen AB (ÅF). 9 Utgår: Föredragning av revisorernas berättelse 10 Utgår: Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning 11 Utgår: Beslut om resultatdisposition 12 Utgår: Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 13 Beslut om arvode åt styrelseledamöterna och revisor för det första förlängda verksamhetsåret: a. Avgående styrelse b. Tillträdande styrelse Stämman beslutade om arvode till styrelsen i enlighet med förslaget i Bilaga Val av styrelseledamöter och suppleanter Jan Åkerblom i valberedningen redogjorde för valberedningens förslag, se Bilaga 4. Till ordinarie styrelseledamöter valdes: Mats Brolin, Ordförande Peter bek Arakélow Kristina Hansson Michelle Ledder Victor Möller Till suppleanter valdes: Pierre-Emil Chantereau Jan Åkerblom Sepide Hajitaheri Både ordinarie ledamöter och suppleanter valdes på ett år. 15 Val av revisor Till föreningens revisor valdes Göran Norling. Som revisorsuppleant valdes Kristina Jonsson. 16 Val av valberedning Till valberedning för nästa års föreningsstämma valdes:

3 Britt-Mari Sondlo, Sammankallande Lilian Westerlund 17 Övriga frågor a.stambyte med badrumsrenovering Stämman fattade ett enhälligt beslut att ge styrelsen mandat att handla upp ett stambyte med badrumsrenovering under hösten enligt styrelsens förslag i Bilaga 5. b.medlemmars och hyresgästers medverkan i arbetsgrupper Stämman fattade beslut om att bilda arbetsgrupper i enlighet med styrelsens förslag i Bilaga 6. Vidare fattades beslut om ytterligare två arbetsgrupper: Energieffektivisering Hantering av grovsopor och städdagar Många av de närvarande anmälde intresse att medverka i en eller flera arbetsgrupper. Intresseanmälningarna till de olika arbetsgrupperna framgår i Bilaga 6. c.städdag Stämman fattade beslut om att anordna en städdag i föreningen söndagen den 7 juni mellan kl och d.övrigt En medlem tog upp frågan om vi ska tillåta att ha katter lösa på gården. Det beslutades att den nya styrelsen fattar beslut i frågan. 18 Stämman avslutas Stämmoordföranden förklarade stämman avslutad. Vid protokollet Kristina Hanson Protokollförare Justeras Mats Brolin Peter bek Arakélow Sepide Hajitaheri Stämmoordförande Justerare Justerare Bilagor: Bilaga 1 Röstlängd Bilaga 3 Styrelsens förslag på arvoden för styrelseledamöter Bilaga 4 Valberedningens förslag på styrelseledamöter, valberedning och revisorer Bilaga 5 Styrelsens förslag på beslut gällande stambyte och badrumsrenovering Bilaga 6 Styrelsens förslag på arbetsgrupper

4 Brf Hökboet BILAGA 3 Föreningsstämma i Brf Hökboet Styrelsens förslag på arvoden för styrelseledamöterna och revisor för det första förlängda verksamhetsåret: a. avgående styrelse ( ) b. tillträdande styrelse ( xxxx) Bakgrund: Vår ekonomiska förvaltare hos Deloitte har konsulterats i frågan. Lämpligt är att följa den norm som idag är etablerad hos många bostadsrättsföreningar: Styrelsearvode utgår till styrelsen och revisorerna med kr per år och lägenhet/lokal, samt att beslutet om hur summan ska fördelas mellan styrelsemedlemmarna och revisorn överlåtes till styrelsen, så att hänsyn kan tas till arbetsinsats och ansvarstagande. Förslag: Styrelsen föreslår att stämman beslutar om att ett arvode för styrelseledamöterna och revisorn på kr per lägenhet/lokal utgår för perioden , samt att samma arvode utgår för den kommande perioden till nästa ordinarie stämma våren Styrelsen föreslår att stämman överlåter på styrelsen att fördela arvodet mellan ledamöterna och revisorn. / Styrelsen Brf Hökboet

5 Brf Hökboet BILAGA 4 Föreningsstämma i Brf Hökboet Valberedningens förslag på styrelseledamöter och valberedning för det kommande verksamhetsåret Valberedningen föreslår följande ledamöter till styrelsen: Ordinarie Mats Brolin Ordförande (F) Peter Bek-Arakélow Ordinarie (B) Kristina Hansson Ordinarie (G) Michelle Ledder Ordinarie (B) Victor Möller Ordinarie (D) Suppleant Pierre Törnqvist Suppleant (F) Jan Åkerblom Suppleant (G) Till valberedningen föreslås: Britt-Mari Sondlo Sammankallande (F) Lilian Westerlund (B)

6 Brf Hökboet BILAGA 5 Föreningsstämma i Brf Hökboet Styrelsens förslag på beslut gällande stamrenovering och badrumsrenovering Sammanfattning från besiktningen av stamledningar och badrum En sammanfattning från ÅF:s besiktning av stamledningar och badrum, som genomfördes i våra fastigheter , kommer att distribueras på årsstämman. Resultatet från besiktningen kan dock i korthet sammanfattas: Våra vatten- och avloppsledningar är 35 år gamla och består av plaströr (PVC) med en uppskattad livslängd på år. Tätskikten i badrummen är generellt i dåligt skick. Rekommendation Rekommendationen från ÅF är att byta badrumsstammar och i samband med detta renovera yt- och tätskikten i badrummen. Att byta köksstammar är inte ett lika stort ingrepp i fastigheten så rekommendationen är att spola köksstammarna och avvakta med ett stambyte. Detta överensstämmer med rekommendationen från den tekniska besiktning som genomfördes inför förvärvet av våra fastigheter. Preliminär tidplan Ett stambyte med badrumsrenovering tar ca 6-8 veckor att genomföra per lägenhet. Tillfälliga dusch- och toalettutrymmen kommer att ordnas så att det är möjligt att bo kvar i sin lägenhet under stambytet. Preliminär byggstart är januari 2010 och arbetet beräknas ta ca 6-8 månader att färdigställa. Styrelsens förslag på beslut Styrelsen föreslår att stämman fattar beslut om att ge styrelsen mandat att handla upp ett stambyte med badrumsrenovering under hösten I den ekonomiska planen har kostnaden för stambyte med badrumsrenovering uppskattats till kr. ÅF uppskattar dock att kostnaden snarare kommer att ligga mellan kr. / Styrelsen BRF Hökboet