EXAMENSARBETE. En attraktiv arbetsplats. En väg till att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare av befintlig och framtida.

Transkript

1 EXAMENSARBETE En attraktiv arbetsplats En väg till att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare av befintlig och framtida arbetskraft Lillemor Vikander Filosofie kandidatexamen Sociologi Luleå tekniska universitet Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle

2 En attraktiv arbetsplats - en väg till att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare av befintlig och framtida arbetskraft Vikander Lillemor C-uppsats Luleå tekniska universitet Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle Vt 2012 Handledare: Stefan Ekenberg 1

3 Förord Ett stort tack till de studenter som ställde upp och svarade på vår enkät samt de informanter som lät sig intervjuas! Jag vill också tacka min handledare på Luleå kommun, Åsa Thomtén Jakobsson för hjälpen med allt från information till kontakter. Ett stort tack även till min handledare på Luleå tekniska universitet, Stefan Ekenberg, för konstruktiv kritik och goda råd. Sedan vill jag även passa på att tacka min vän och studiekamrat Ewa Wiklund för trevligt samarbete och den positiva atmosfär hon bidragit med. Slutligen vill jag även rikta ett tack till farmor Ann-Mari Ynglöv som ställt upp som barnflicka i ur och skur, ibland med kort varsel. Det hade varit svårt att klara tre års studier utan den hjälpen! Lillemor Vikander Luleå

4 Sammanfattning Luleå kommun står inför en generationsväxling de kommande åren. Ett stort antal pensionsavgångar medför ett rekryteringsbehov på cirka 500 medarbetare årligen de närmsta åren samtidigt som prognoserna visar att generationen som ska ersätta på arbetsmarknaden är mindre än den som lämnar den. I den konkurrenssituation som befaras uppstå mellan arbetsgivare gäller det att kunna erbjuda en attraktiv arbetsplats, dels för att behålla befintlig arbetskraft och dels för att locka till sig den framtida arbetskraften. Denna studie har som syfte att jämföra de krav framtida arbetskraft ställer på en attraktiv arbetsplats gentemot de uppfattningar Luleå kommuns anställda har om sin arbetsplats för att på så sätt hitta förbättringsförslag som kan leda till en arbetsplats som är attraktiv för både befintlig och framtida arbetskraft vilket är grunden till att ses som en attraktiv arbetsgivare. Detta görs genom en jämförelse av en enkät med Luleå tekniska universitets studenter, som i studien får representera den framtida arbetskraften, och Luleå kommuns medarbetarenkät för 2011 samt kompletterande intervjuer med medarbetare på högre nivåer i organisationen. Resultatet visar att medarbetarna ger Luleå kommun ett gott betyg på många av de faktorer som studenterna vill se hos en framtida arbetsgivare. Medarbetarna vittnar också om en god trivsel och meningsfulla arbetsuppgifter. Sammantaget erbjuder Luleå kommun sina medarbetare en attraktiv arbetsplats. Trots detta ses inte Luleå kommun som en attraktiv arbetsgivare, varken av studenter eller medarbetare. En möjlig anledning kan vara en förlegad inställning till offentlig sektor som trög, långsam och ineffektiv. För att ändra den bilden behöver Luleå kommun arbeta med sitt varumärke som arbetsgivare, så kallad employer branding. Studien föreslår att organisationen börjar med att stärka sitt varumärke inifrån genom att förbättra de brister som medarbetarenkäten visar samt att lyfta fram och marknadsföra de styrkor som finns. Nöjda och stolta medarbetare fungerar som ambassadörer för en attraktiv arbetsgivare. Nyckelord: attraktiv arbetsplats, attraktiv arbetsgivare, employer branding, framtida arbetskraft 3

5 Abstract Luleå is, like so many other employers, facing a major generational change in the coming years. A large number of retirements, results in a need to recruit around 500 people annually over the next few years and projections indicate that the generation that will replace the labor market is smaller than the one that leaves. In the competition expected to arise, an employer have to be able to offer an attractive workplace, both to retain existing workforce and also to attract the future workforce. This study aims to compare the requirements of future labor set in an attractive workplace with regard to the views Luleå municipality employees have about their workplace in order to thus find suggestions that could lead to a workplace that is attractive to both existing and future workforce. This is done through a comparison of a survey with Luleå university students, who in this study represent the future workforce, and Luleå municipality's employee-survey in 2011, and additional interviews with employees at higher organizational levels. The results showed that employees give high marks in many of the factors that students want to see in a future employer. Employees also suggest a good job satisfaction and meaningful work. In all Luleå municipality offers its employees an attractive workplace. Nonetheless Luleå municipality is not seen as an employer of choice, either by students or employees. One possible reason could be an outdated approach to public sector as sluggish, slow and inefficient. To change that image Luleå municipality needs work with their employer brand. The study suggests that the organization should begin to strengthen its brand from the inside by improving the shortcomings employee survey shows, as well as to highlight and market the strengths that exist. Satisfied and proud employees act as ambassadors for an attractive employer. Keywords: attractive workplace, attractive employer, employer branding, future workforce 4

6 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING Syfte och frågeställningar :3 Tidigare forskning och kunskapsgap :4 Avgränsningar och urval :5 Definitioner :6 Disposition TEORI Attraktiv arbetsplats Metakommunikation Chefers roll i konflikthantering Grundförutsättningar för att stärka sitt varumärke som arbetsgivare employer branding METOD OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Forskningsansats Datainsamlingsmetod :3 Bearbetning av datamaterialet :3 Eventuella felkällor :4 Validitet och reliabilitet :5 Etiska överväganden RESULTAT Enkät med studenter på Luleå Tekniska universitet Medarbetarenkät Luleå kommun Intervjuer med medarbetare i Luleå kommun DISKUSSION

7 6. REKOMMENDATIONER OCH FRAMTIDSBLICK Slutsatser och åtgärdsförslag För vidare forskning REFERENSER BILAGA 1 ENKÄT BILAGA 2 INTERVJUGUIDE

8 1. INLEDNING Kapitlet inleds med en bakgrundsbeskrivning till undersökningen. Sedan presenteras syfte och forskningsfrågor samt en del av den forskning som tidigare finns i ämnet. Kapitlet fortsätter sedan med en redogörelse av de avgränsningar och urval som gjorts samt av de definitioner och begrepp som används i undersökningen. Slutligen så redovisas uppsatsens disposition. 1.1 Bakgrund Sveriges kommuner står inför en så kallad generationsväxling de närmaste åren. Många medarbetare går i pension och den generation som ska ersätta dem är mindre än den som kliver av arbetsmarknaden. Denna obalans mellan utbud och efterfrågan på arbetskraft kommer att leda till en konkurrenssituation mellan arbetsgivare. Anna Dyhre är tidigare chef på Universum som är ett globalt ledande företag inom employer branding. Hon menar att anseendet som en attraktiv arbetsgivare ger fördelen att kunna välja sina medarbetare. För att hamna i det utgångsläge då man kan välja de bästa medarbetarna och nyckelpersoner för företaget gäller det att arbetsgivaren visar engagemang. Det är inte bara lön och förmåner som lockar medarbetare, även tydliga värderingar, inspirerande kollegor och intressanta arbetsuppgifter krävs för att attrahera rätt medarbetare och få dem att utvecklas. Dessutom måste detta kommuniceras på ett effektivt sätt så att budskapet når fram till framtida medarbetare (Talarforum, 2009: 1) Enligt den funktionalistiska sociologin utgör samhället ett komplext system där olika delar av samhället samverkar för att producera stabilitet och solidaritet. Den demografiska förändring som nu sker är ett tecken på detta då den också skapar nya förutsättningar och krav i samhället, inte minst på arbetsmarknaden. Att analysera funktionen avseende en social enhet visar vilken roll den spelar för samhällets vidare existens. Överfört till arbetsmarknaden så är det viktigt att en arbetsgivare analyserar andra delar av arbetsmarknaden, företrädelsevis då arbetskraften, för att en samverkan ska kunna äga rum. En ökad insikt om kommande och befintlig arbetskrafts uppfattningar kan bidra till en moralisk konsensus, det vill säga delade värderingar och därigenom upprätthållande av ordning och stabilitet på arbetsmarknaden (Giddens, 2003: 31,32). Luleå kommun är medvetna om den demografiska förändring som sker och de ser vikten av att rusta sig för den konkurrenssituation som befaras uppstå. Även deras prognos över avgångar visar att den ungdomsgeneration som ska ersätta på arbetsmarknaden är färre än den generation som lämnar den (Luleå kommun, 2011 a: 7). Med ett rekryteringsbehov på ca 500 nya medarbetare årligen de närmsta åren, innebär detta att Luleå kommun står inför en stor utmaning med att behålla nuvarande medarbetare samt att rekrytera nya medarbetare i konkurrens med andra arbetsgivare (Luleå kommun, 2012). Luleå kommun har insett vikten av att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare för att skaffa sig en fördel i konkurrensen om den framtida arbetskraften (Luleå kommun, 2011 b). Luleå kommun arbetar i dagsläget med ett projekt om hur man ska kunna marknadsföra sig själv som en attraktiv arbetsgivare inom men även utom organisationen (Luleå kommun, 2011 b). Kommunen har påbörjat arbetet med insatser för att tydliggöra sina värderingar, den så kallade värdegrunden, i organisationen. De mäter också medarbetarnas upplevelse av sin arbetssituation med hjälp av en medarbetarenkät som skickas ut vartannat år. Enkäten bildar underlag för kommunens fortsatta förändringsarbete för att skapa en arbetsplats som är attraktiv både för de nuvarande medarbetarna men även för framtida arbetskraft. För att kunna 7

9 göra detta på ett effektivt sätt så krävs kunskaper om vilka faktorer som gör en arbetsplats attraktiv och hur man når ut med budskapet till framtida medarbetare för att marknadsföra sig som en attraktiv arbetsgivare. Studier har dock visat att framtidens arbetskraft inte har samma syn på arbetslivet och därför värderar andra faktorer hos en arbetsgivare än tidigare generationer (Svenskt näringsliv, 2002). Även Anna Dyhre talar om vikten av att företagen är förberedda på när 80- och 90-talister gör sitt intåg på arbetsmarknaden eftersom deras värderingar är helt nya och egna. De ställer högre krav på sin arbetsgivare och flyttar på sig om de inte trivs eller utvecklas i önskad takt (Talarforum, 2009: 3). För Luleå kommun är det alltså av största vikt att skaffa kunskap om önskemål och krav hos kommande generations arbetskraft i kommunen för att därigenom kunna anpassa åtgärder så att Luleå kommun kan erbjuda både sina medarbetare och kommunens framtida arbetstagare en attraktiv arbetsplats och bli sedda som en attraktiv arbetsgivare. 1.2 Syfte och frågeställningar Syftet med arbetet är att jämföra de krav framtida arbetskraft ställer på en attraktiv arbetsplats gentemot de uppfattningar Luleå kommuns anställda har om sin arbetsplats för att på så sätt hitta förbättringsförslag som kan leda till en arbetsplats som är attraktiv för både befintlig och framtida arbetskraft. Finns gemensamma faktorer i framtida arbetskrafts krav på en attraktiv arbetsplats och medarbetarnas uppfattning om sin arbetsplats? Vilka förbättringar behöver Luleå kommun göra för att skapa en attraktiv arbetsplats för både de befintliga medarbetarna och framtida arbetskraft? 1:3 Tidigare forskning och kunskapsgap Skills rapport Unga byråkrater Framtidens samhällsbyggare (2010) undersöker unga akademikers syn på arbete och deras syn på stat, kommun och landsting som arbetsgivare. Undersökningen är genomförd bland studenter inom teknisk och filosofisk fakultet som studerar sitt sista år på 23 av Sveriges lärosäten. Undersökningen visar att fyra av tio akademiker kan tänka sig att arbeta inom offentlig sektor då de tilltalas av att jobba med samhälls- och medborgarnytta. Trygga anställningsförhållanden, intressanta arbetsuppgifter samt utvecklingsmöjligheter är ytterligare faktorer som gör dem positivt inställda till en offentlig anställning. Sex av tio akademiker svarar däremot att de inte gärna vill arbeta inom offentlig sektor då de anser att lönen är för låg, utvecklingsmöjligheterna är för få och att sektorn uppfattas som trög och ineffektiv med långa beslutsvägar på grund av politisk styrning. Resultatet visar också att akademikerna har dålig kännedom om vilka yrken som finns inom offentlig sektor och att de inte är medvetna om hur nöjda medarbetarna inom stat, kommun och landsting är. Undersökningen visar också att studenterna söker sig till arbetsplatser som kan erbjuda intressanta arbetsuppgifter, goda utvecklingsmöjligheter och en trevlig arbetsmiljö. CMA Research s undersökning, Svenska folkets attityder till sitt arbete (2008), är en medarbetarundersökning som syftar till att undersöka hur svenska medarbetare upplever sina arbetsförhållanden och sin arbetsmiljö. Resultatet visar att 59 % av Sveriges medarbetare är motiverade och nöjda med sin arbetssituation. De faktorer som har störst betydelse för om man är motiverad och nöjd är; att man känner delaktighet och kan påverka sin arbetssituation 8

10 samt att medarbetarnas kunskap och erfarenhet tas tillvara på sätt. Studien visar ingen skillnad mellan hur medarbetare i privat och offentlig sektor upplever sin arbetssituation. Det finns alltså forskning om framtida arbetskrafts krav på en attraktiv arbetsplats och om kommunanställda medarbetares uppfattning av sin arbetssituation på rikstäckande nivå. Denna studie går dock ner på lokal nivå och jämför dessutom de två typerna av studier mot varandra för att hitta gemensamma faktorer. 1:4 Avgränsningar och urval I studien har den framtida arbetskraften som avses i syftet avgränsats till Luleå tekniska universitets studenter. Resultatet kan därför inte generaliseras till att gälla all framtida arbetskraft. Enkäten skickades till endast till Luleå tekniska universitets studenter som var mellan 20 till 30 år och som var registrerade för examensarbete. Anledningen till detta var att undersökningens inriktning var den åldersgrupp som sägs ha en annan attityd till arbetsliv och arbetsgivare än tidigare generationer. Det var också viktigt att de var i slutskedet av sina studier och på väg ut på arbetsmarknaden eftersom den situationen aktualiserar de tankegångar hos studenterna som undersökningen ville fånga upp. Då undersökningen fortsättningsvis hänvisar till studenter avses endast de studenter på Luleå tekniska universitet som ingått i denna enkätundersökning. Då undersökningen görs på uppdrag av Luleå kommun blir detta också en naturlig avgränsning. Även om detta är ett problem som de flesta organisationer står inför, vänder sig studien endast till Luleå kommun och de åtgärdsförslag som presenteras kommer att vara anpassade till dem. Då studien nämner medarbetare i fortsättningen så är det endast Luleå kommuns medarbetare som avses. 1:5 Definitioner Attraktiv arbetsplats För att definiera en attraktiv arbetsplats som tilltalar både befintlig och framtida arbetskraft, används Angelöws (2002: 13-14) förklaring. En frisk, hälsosam och attraktiv arbetsplats kännetecknas enligt Angelöw av: att det är lustbetonat och meningsfullt att arbeta att det finns arbetsglädje och det är hälsosamt att arbeta att det finns gott samarbete och ett positivt arbetsklimat att det finns möjligheter till personlig och yrkesmässig utveckling att det finns möjligheter att påverka arbetets innehåll och att man är nöjd med hur man kan utföra sina arbetsuppgifter att det finns ett uppskattande klimat mellan arbetskamrater och chefer att det finns en allmän uppfattning om att man tycker att man gör ett bra arbete och att arbetsuppgifterna genomförs på ett framgångsrikt och ändamålsenligt sätt 9

11 Attraktiv arbetsgivare En grundförutsättning för att vara en attraktiv arbetsgivare är att kunna erbjuda befintlig och kommande arbetskraft en attraktiv arbetsplats (Parment & Dyhre, 2009: 86). En attraktiv arbetsgivare kan erbjuda sina anställda en företagskultur med tydliga värderingar, inspirerande kollegor och spännande arbetsuppgifter. En arbetsgivare som också har ett anseende som attraktiv, får en fördel när det gäller att locka till sig rätt talanger och få dem att utvecklas (Talarforum, 2009: 1 ). Employer branding Employer branding handlar om arbetet med att stärka sitt varumärke som arbetsgivare. Genom att arbeta mot att bli en attraktiv arbetsgivare, men även mot att få ett anseende som en attraktiv arbetsgivare, och tydligt kommunicera ut organisationens värderingar, kultur och image kan man öka sannolikheten att locka till sig de personer som är rätt medarbetare för organisationen (Talarforum, 2011) Studenter, medarbetare och informanter Undersökningsgrupperna skiljs åt med undersökarens egna definitioner. Benämningen studenter gäller de personer som ingick i enkätundersökningen på Luleå tekniska universitet. Medarbetare är benämningen på de personer som ingick i Luleå kommuns medarbetarenkät och informanter är de personer som svarat på intervjufrågorna. Detta är alltså undersökarens egna definitioner 1:6 Disposition Uppsatsens inledning består av tidigare forskning och kunskapsgap samt en presentation av undersökningens syfte, frågeställningar och avgränsningar. Vidare följer en redogörelse för den teori som används för att tolka det empiriska materialet. Den därpå följande metoddelen presenterar det tillvägagångssätt som använt i insamlande och bearbetande av datamaterialet samt reflektioner över etik och eventuella felkällor. Uppsatsen fortsätter sedan med att presentera det insamlade empiriska materialet som utgör resultatet. Detta följs upp med en resultatdiskussion samt reflektioner och fortsatt forskning. 2. TEORI Kapitlet innehåller en presentation av de teorier som används för att tolka insamlad empiri. 2.1 Attraktiv arbetsplats Angelöw (2002: 35 ff.) skriver om vad som kännetecknar en frisk, hälsosam och attraktiv arbetsplats och beskriver även strategier för att uppnå detta. Angelöw menar att man skapar en attraktiv, hälsosam och välfungerande arbetsplats genom att fokusera på det positiva i organisationen och att använda sig av olika framgångsstrategier. Några av de organisatoriska strategierna för att skapa en attraktiv arbetsplats handlar om: 10

12 Ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete Detta bidrar till en friskare personal och därför är det viktigt att införa åtgärder som; utbildning i arbetsmiljökunskap, dialog och aktiv medverkan samt att arbetsmiljöarbetet blir en integrerad del i den dagliga verksamheten. Att skapa en lagom arbetsbelastning En hög arbetsbelastning ses som den främsta orsaken till ökad stress och sjukfrånvaro. Det är alltså en viktig framgångsfaktor att skapa en lagom arbetsbelastning genom ökad grundbemanning, resurspool, avlastning av arbetsuppgifter, arbetsrotation med mera. Ökat inflytande och delaktighet Åtgärder som kan stärka inflytandet och delaktigheten är en grundläggande strategi för att utveckla friskare och attraktivare arbetsplatser. Åtgärderna kan till exempel handla om demokratiska beslutsprocesser, målstyrning med mera Ett konstruktivt ledarskap Utformningen av ledarskapet är avgörande för att skapa en attraktiv arbetsplats. Det är viktigt att förutsättningar ges för att bedriva ett konstruktivt och delaktigt ledarskap. Ett delaktigt ledarskap tar tillvara anställdas erfarenheter och alla berörda bygger lösningar tillsammans. Erfarenheten av detta tillvägagångssätt är att det kan vara tidskrävande att få fram handlingsprogram men att de istället är snabbt genomförda eftersom de berörda är förändringsaktörer och tar ansvar för att åtgärder vidtas. En central punkt i ett konstruktivt ledarskap är också att stödja och uppmuntra sina medarbetare. Det resulterar i en hoppfull inställning och positiva förväntningar, det skapar motivation och arbetsglädje och ger också en förståelse för de handlingar som bidrar till utveckling och framgång. Att bry sig om, bekräfta och stärka andra stärker deras självförtroende och bidrar till ökat välbefinnande och utveckling. Därför är det viktigt att ledning och arbetsplats diskuterar och utvecklar en systematisk och medveten strategi för uppskattning och feedback. I ett konstruktivt ledarskap är chefen en positiv förebild för sina medarbetare och är lyhörd och tillgänglig. Det är också viktigt att chefen har kunskap om hur människor fungerar och reagerar för att få dem att trivas och må bra. En åtgärd kan vara att utbilda chefer i både medicinska och psykologiska aspekter av stress och utbrändhet för att öka deras medvetenhet och ge dem redskap att förebygga problem hos sig själva och personalen. Ett positivt arbetsklimat Ett positivt arbetsklimat är en grundläggande framgångsfaktor för att befrämja prestationsförmåga, engagemang i arbetet, och sammanhållning i gruppen. Det handlar om att skapa arbetsglädje som är en av de viktigaste faktorerna till en frisk arbetsplats. Det handlar också om ett välfungerande samarbete som i sin tur har en stor betydelse för arbetsglädjen. God kommunikation och en utvecklad dialog mellan människor är en förutsättning för att främja delaktighet och inflytande men också för att feedback och konstruktiv kritik ska bli ett givande inslag på arbetsplatsen. Det är också viktigt att satsa på arbetsgruppers utveckling för att stärka samarbetsförmågan. Att satsa på kompetensutveckling En satsning på kompetensutveckling både gällande chefer och medarbetare, är en avgörande faktor för att skapa en frisk och attraktiv arbetsplats. Det handlar om att investera i olika typer av lärande och att sedan uppmuntra de anställda att använda sina kunskaper. Kompetensutveckling kan bestå av olika former av utbildning såsom 11

13 kurser, konferenser, studiecirklar med mera men det kan också innefatta mycket annat. Arbetsrotation är ett sätt att variera sina arbetsuppgifter för att undvika eventuella förslitningsskador men det är också ett sätt för medarbetarna att vara delaktiga och se helheten i organisationen. En annan form av kompetensutveckling kan vara nätverk där deltagarna lär av varandra. Genom ett nätverk kan man också medvetandegöra och lyfta fram den tysta kunskapen. Friskvård Friskvård som strategi för att skapa en friskare arbetsplats kan handla om införandet av friskvård på arbetstid, upprättandet av friskvårdskontrakt, obligatorisk friskvård, fysisk aktivitet, sluta röka, avslappning och massage med mera Personalekonomiska bokslut och hälsobokslut En viktig framgångsfaktor är att genomföra personalekonomiska analyser för att belysa de utgifter som ohälsa leder till. Ekonomiska kalkyler kan visa på lönsamheten i att investera i de anställdas hälsa. Samarbete med företagshälsovård och andra resurser Även detta är en viktig framgångsfaktor för att skapa en frisk och attraktiv arbetsplats. 2.2 Metakommunikation Engqvist (1992: 46, 47) menar att en nödvändighet för effektiv kommunikation är insikten att människor kommunicerar på olika abstraktionsnivåer. Den mest konkreta nivån kallas elementärnivån och kan handla om påtagliga ämnen som löner, lokalförhållanden och så vidare. Den närmast högre nivån kallas metanivå och där blir ämnena mer abstrakta. Meta betyder något som säger något om och metakommunikation innebär kommunikation om kommunikationen. Metakommunikation handlar om vilka regler man sätter för kommunikationen, exempelvis vad ett samtal ska handla om eller i vilken ordning olika ämnen ska behandlas. Engqvist (1992: 94, 95)förespråkar att inleda varje formellt samtal med metakommunikation för att klargöra att parterna har samma avsikt med samtalet för att undvika att parterna talar om olika ämnen eller på olika nivåer. 2.3 Chefers roll i konflikthantering Luleå kommuns medarbetarenkät visar att medarbetarna ser brister i sina chefers sätt att hantera konflikter. Ekstam (2010: 156) skriver att en bra chef vet att en arbetsmiljö som är fri från destruktiva konflikter maximerar medarbetarnas möjlighet att använda alla sina resurser och på så sätt åstadkomma goda resultat i arbetet. Han skriver också att de flesta medarbetare inte brukar vara särskilt imponerade av sina chefers sätt att hantera konflikter, vare sig cheferna själva är inblandade eller om det är en konflikt medarbetare emellan. Ekstam berättar vidare om en undersökning som visade att konflikthanteringsförmåga var den näst viktigaste faktorn när man tittade på vad som skiljde chefer för lyckade verksamheter från chefer för mindre lyckade verksamheter. Det är alltså viktigt att som chef utveckla sin konflikthanteringskompetens. Detta sker främst genom att utveckla fyra egenskaper: 1. Förmågan att se konflikten Vissa chefer tycks tro att om man inte ser konflikten så syns den inte. Det kan finnas flera anledningar till detta; att man inte bryr sig, att man saknar nödvändig lyhördhet 12

14 eller att man helt enkelt är aningslös. En chef kan öva upp sin förmåga att se konflikter genom att gå på kurser eller läsa handböcker i konflikthantering. De kan också använda sig av bollplank och här kan chefen med fördel vända sig till sina medarbetare om de har ett sådant förtroende för varandra. Utvecklingssamtalet kan vara ett bra tillfälle för chefen att fråga medarbetaren hur denne uppfattar chefens förmåga att hantera konflikter och om det ligger några konflikter och pyr i organisationen. 2. Förmågan att våga ta tag i konflikten Underlåtenhet att ta tag i konflikter trots att de är synliga kan bero på en konflikträdsla hos chefen. Konflikten tillåts då växa och blir efterhand mer svårlöst. Dessa chefer måste förstå att människor mår sämre av konflikter som ingen tar tag i än att man tar itu med dem. 3. Förmågan att hantera och inte lösa Chefen ska inledningsvis erbjuda de inblandade stöd och redskap att själva lösa sin konflikt. Om detta inte lyckas kan chefen ta en medlarroll men bör då tänka på att den största ansträngningen ska ligga hos dem som har problemet, att själv vara katalysator och anpassa hjälpen till den ansträngning de inblandade själva lägger ner och att vara en hjälp för de inblandade att återfå balans mellan förnuft och känslor. 4. Förmågan att våga lämna från sig En vanlig anledning till att man som chef undviker att ta hjälp utifrån är att man fattat sin roll fel och tror att det är ett tecken på svaghet och att man är en dålig chef om man inte klarar alla problem som dyker upp. Som chef är man alltid ansvarig för det som händer på avdelningen och att ta in hjälp är inte att släppa taget utan bara att ta in det kunskap och erfarenhet man själv saknar. Det är alltså inget misslyckande att ta hjälp utan snarare ett tecken på mogenhet och klokskap (Ekstam, 2010: ). Jämförelsen mellan studentenkäten och medarbetarenkäten uppvisade ett antal gemensamma faktorer som behandlas i Angelöws (2002: 35 ff) teori om att skapa friska, hälsosamma och attraktiva arbetsplatser varför den teorin används generellt i analysen av materialet. Vissa punkter i teorin var sådant som inte behövde utvecklas vidare i undersökningen varför dessa sorterades bort medans vissa punkter, inom kommunikation och ledarskap, krävde en fördjupning. Därför kommer några punkter i Angelöws (2002: 35 ff ) teori inte att användas i analysen medan andra punkter kommer att kompletteras med vad Engquist (1992: 46 ff) har att säga om metakommunikation och Ekstams (2010: ) teori om chefers roll i konflikter. 2.4 Grundförutsättningar för att stärka sitt varumärke som arbetsgivare employer branding Enligt Parment & Dyhre (2009: 86) är grunden i employer branding att erbjuda medarbetarna en attraktiv arbetsplats. Dyhre definierar en attraktiv arbetsplats som en plats som erbjuder goda relationer med arbetskamrater, gott ledarskap, delaktighet, tydliga värderingar, god arbetsmiljö, lärande och feedback, en tydlig organisationsidentitet samt meningsfullhet (Parment & Dyhre, 2009: 87,88). Många av dessa faktorer är något som också finns med i Angelöws (2002: 35 ff) definition av en attraktiv arbetsplats men eftersom den är mer 13

15 detaljrik och omfattande är det Angelöws definition som används som utgångspunkt i undersökningen. Employer branding är viktigt eftersom en organisations framgång till stor del är beroende av att man kan attrahera medarbetare med rätt kompetens (Parment & Dyhre, 2002: s 13). Vad som är rätt kompetens kan dock skilja sig mellan olika organisationer och det är viktigt att man väljer medarbetare som passar in i organisationens värderingar kultur och image (Parment & Dyhre, 2002: 10, 12). Genom att tydligt kommunicera organisationens värderingar ger man framtida arbetskraft en insikt i om organisationen är rätt plats för dem. Det är också viktigt att utreda organisationens kompetensbehov på längre sikt för att kunna bedriva en strategisk kompetensförsörjning. Att rekrytera rätt är viktigt eftersom människor som känner att de hamnat på rätt ställe, mår bättre. Sannolikheten är större att de blir friskare, mer stresståliga och lyckligare medarbetare, och lyckliga medarbetare är den bästa reklampelaren för en attraktiv organisation (Parment & Dyhre, 2009: 23). 3. METOD OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Detta kapitel presenterar den forskningsansats undersökningen utgår från samt en beskrivning av den metod som använts för insamlandet av data. Därefter följer en redogörelse för hur det insamlade materialet bearbetats och analyserats. Kapitlet avslutas med en övervägning över felkällor, validitet, reliabilitet och etiska överväganden. 3.1 Forskningsansats Syftet med arbetet är att jämföra de krav framtida arbetskraft ställer på en attraktiv arbetsplats gentemot de uppfattningar Luleå kommuns anställda har om sin arbetsplats för att på så sätt hitta förbättringsförslag som kan leda till en arbetsplats som är attraktiv för både studenter och medarbetare. Studien ska också undersöka hur kommunen kan gå tillväga för att marknadsföra sig som en attraktiv arbetsgivare. Undersökningen utgick från en abduktiv ansats där resultatet fick vara vägledande för vilken teori som kan vara tillämpbar. Metodtriangulering tillämpades då två olika enkätresultat kompletterades med djupintervjuer. 3.2 Datainsamlingsmetod Insamlande och bearbetning av enkätmaterial samt insamlande och transkribering av intervjumaterial skedde i samarbete med studiekamraten Ewa Wiklund. Arbetet utfördes av studenterna tillsammans och med undantag för transkribering av intervjumaterial var det inga moment som delades upp för att göras enskilt. Fördelningen av arbetet har sålunda varit jämn. Ejvegård (2007: 25) förordar grupparbete då det befrämjar inlärningsprocessen när studenter stöttar varandra och slutprodukten kan bli bättre då öppna diskussioner leder till att misstag upptäcks och korrigeras. Studien inleddes med planering och utformning av en enkätundersökning som skulle ge svar på vilka värderingar och åsikter Luleå Tekniska Universitets studenter har gällande en attraktiv arbetsgivare samt deras syn på Luleå kommun som organisation. Då risken fanns att vårt val av svarsalternativ till frågan skulle kunna begränsa ungdomarna, gjordes 14

16 inledningsvis en förundersökning bland en begränsad grupp studenter om vilka faktorer som utmärker en attraktiv arbetsgivare. Denna förundersökning gav oss vägledning i utformandet av enkäten, främst gällande svarsalternativ. Vi stödde oss även på den undersökning som tidigare gjorts av Skill för att genom den få vägledning i formuleringen av frågor som verkligen gav svar på det vi avsåg att ta reda på. Ejlertsson (2005: 8, 17) rekommenderar att använda sig av etablerade frågor från tidigare forskning då det innebär att dessa frågor är kvalitetssäkrade. Tydliga frågor och ett prydligt utförande kan också generellt höja svarsfrekvensen (Ejvegård, 2007: 55) Den färdiga enkäten skickades sedan till ett tiotal försökspersoner. Deras åsikter föranledde ytterligare finjusteringar av svarsalternativ och vissa frågeställningar. Frågorna språkanpassades med en neutral formulering för att inte vara ledande på något vis (Ejlertsson 2005: 56). Enkäten skickades sedan ut till de verkliga respondenterna som valts slumpmässigt bland de studenter på Luleå Tekniska Universitet som var mellan 20 och 30 år och registrerade för examensarbete. Ett följebrev bifogades enkäten med avsikten att presentera oss och förklara syftet med enkätundersökningen. Studenterna upplystes även om varför de valts och att deras medverkan var konfidentiell och frivillig (Ejlertsson, 2005: 39 48). Enkäten följdes upp av två påminnelser som skickades ut med 7 dagars mellanrum. Ytterligare påminnelser kan etiskt ifrågasättas och föranleder sällan till fler inkomna svar (Ejlertsson, 2005: 26). Enkäten avslutades efter tre veckor. Svarsfrekvensen var då 158 respondenter vilket ansågs vara tillräckligt för att kunna ge ett tillförlitligt resultat. Resultatet som sammanställts automatiskt, grovsorterades för att kunna användas som utgångspunkt i det fortsatta arbetet med datainsamling. Avsikten var att analysera och sortera enkätmaterialet på en mer djupgående nivå i ett senare skede. Undersökningen fortsatte därefter med en studie av det sammanställda resultatet av Luleå kommuns medarbetarenkät för att på det sättet få en bild av medarbetarnas åsikter om organisationens styrkor och svagheter. Sedan 2003 genomför Luleå kommun vartannat år en medarbetarenkät för att få en lägesbeskrivning av medarbetarnas uppfattning i olika frågeställningar kopplade till arbetssituationen, arbetsmiljö och hälsa. Materialet används för att få en uppfattning om hur medarbetarna värderar sin arbetssituation så att ett förbättringsarbete kan planeras utifrån detta. Medarbetarenkäten riktade sig till alla månadsanställda som var i tjänst under november 2011 och som arbetat längre än en månad. Enkäten var webbaserad och svarsfrekvensen uppgick till 75 % vilket är fullt tillräckligt för att resultatet ska ses som tillförlitligt (Luleå kommun, 2011c). Då medarbetarenkäten visat förbättringsområden på vissa områden som studenterna, enligt vår enkät, såg som viktiga hos en attraktiv arbetsgivare gjordes valet att intervjua medarbetare på några olika förvaltningar för att få ett förtydligande om hur dessa förbättringsområden visade sig i organisationen. Två intervjuguider skapades med utgångspunkt i de punkter som var av avgörande art för ungdomarnas syn på en attraktiv arbetsgivare. Intervjuguiderna strukturerades också med nämnda förbättringsområden som teman; Kompetensutveckling, Medarbetarinflytande, Arbetsmiljö som Luleå kommun enligt medarbetarenkäten behövde förbättra och friskvård och Ledarskap. Den första intervjuguiden inriktades mot kommunens strategiska åtgärder och användes i en av intervjuerna. Den innehöll öppna frågor men följdes upp av följdfrågor som säkerställde att viktig data inte missades. Den andra intervjuguiden var semistrukturerad, samma frågor ställdes på samma sätt och i samma ordningsföljd till samtliga informanter för att det skulle vara möjligt att jämföra svaren (Ejvegård, 2007: 52,53) Frågorna var dock av en öppen karaktär så att informanterna gavs utrymme att lämna sina egna reflektioner och tankar. Intervjuguiden innehöll även följdfrågor som säkerställde att samtalet tog upp alla de ämnen vi behövde få information om. Inledningsvis intervjuades den person som fungerat som vår handledare på kommunförvaltningen med avsikt att kartlägga de strategier som kommunen utarbetat gällande de områden som uppvisat brister. Handledaren 15

17 försåg oss sedan med namn på personer som var lämpliga att intervjua på andra förvaltningar. Detta var till stor hjälp eftersom tid inte behövde läggas på att leta de rätta personerna för att svara på våra frågor. Nackdelen kan ha varit att informanten valde namn som hon haft kontakt med och eventuellt även diskuterat medarbetarenkäten med. Informanternas åsikter kan då ha färgats av varandra och misstanken stärktes av att de faktiskt svarade väldigt samstämmigt i vissa frågor. Saken togs därför upp med handledaren som berättade att vissa informanter visserligen medverkade i samma HR-grupper men att resultatet av 2011 års medarbetarundersökning inte diskuterats i dessa grupper. Informanterna kan därför inte ha påverkats av varandra i den meningen och det faktum att de har liktydiga svar tyder på att de, oberoende av varandra, tolkat resultatet på ett likvärdigt sätt vilket ger ytterligare tyngd i materialet. Två av de tre förvaltningar vi vände oss till hade en egen personalenhet och där tog vi kontakt med personalkonsulter. Personalkonsulterna var ett naturligt val eftersom de, genom sin stödfunktion gentemot kommunens enhetschefer, har en god insyn i verksamheten och den problematik som uppstår utan att vara delaktiga och därigenom partiska. Den tredje förvaltningen vi vände oss till hade ingen personalavdelning och sålunda inte heller någon personalkonsult varför intervjun gjordes med en medarbetare med personalansvar. Informanterna fick välja tid och intervjuerna utfördes på deras kontor för att det skulle innebära så litet avbrott som möjligt från deras arbetsdag för att i möjligaste mån undvika stress och tidspress för informanterna. Informanterna var i den här undersökningen representanter för organisationen och handplockade av kommunledningens representant. Av den anledningen så var deras identitet känd redan från början varför de inte kunde erbjudas anonymitet i full utsträckning. Vetenskapsrådets forskningsetiska regler tillämpas i övriga punkter och informanternas identitet kommer inte att röjas utanför organisationen. Samtliga intervjuer bandades för att kunna transkriberas något senare, detta för att kunna fokusera fullt ut på informantens berättelse (Ejvegård, 2007: 50) Vissa anteckning fördes dock som stöd för minnet. Detta gjorde det möjligt att kunna gå tillbaka till vissa punkter i informantens berättelse och följa upp med frågor utan att behöva avbryta informanten. Intervjuerna avslutades med att tacka informanterna för att de ställt upp och med en förfrågan om att få återkomma per mail eller telefon om något var oklart (Ejvegård, 2007: 53). Intervjuerna transkriberades senare samma dag som intervjutillfället för att säkerställa att all data nedtecknades medan allt fanns färskt i minnet. Undersökningen använder sig av tre material där de olika undersökningsgrupperna inte har samma grundförutsättningar. Studenterna har inte påbörjat sin yrkeskarriär och saknar sålunda erfarenheter av arbetslivet vilket är utgångspunkten i deras attityd till en attraktiv arbetsplats och arbetsgivare. Medarbetarna har ett antal års förvärvsarbete bakom sig och har därför erfarenheter exempelvis om vilka skyldigheter och rättigheter man som medarbetare kan förvänta sig. Dessa, med flera, erfarenheter bildar utgångspunkten för deras uppfattningar om sin arbetsplats och arbetsgivare. Intervjuerna är ett kompletterande material som samlats in för att förtydliga vissa punkter i medarbetarenkäten. De olika materialen är sålunda inte likvärdiga i en jämförelse men det är trots detta ett medvetet val att använda materialet eftersom gruppernas olika förutsättningar är grunden till de krav som grupperna ställer på en attraktiv arbetsplats. Materialet är alltså relevant för undersökningen då en arbetsgivare som vill attrahera ung arbetskraft måste kunna möta deras önskemål och förväntningar men eftersom dessa förväntningar är ställda av personer utan erfarenhet av arbetslivet så kan man förmoda att de kan komma att ändras vartefter erfarenheten förvärvas. Därför är det lika viktigt att ta hänsyn till medarbetarnas uppfattning om arbetsplatsen, dels för att tillfredsställa nuvarande medarbetare men också för att de nya medarbetarna så småningom kan komma att uppskatta samma faktorer i takt med ökad erfarenhet och kunskap. 16

18 3:3 Bearbetning av datamaterialet Enkäten som utfördes på Luleå Tekniska Universitet skickades ut med hjälp av universitetets enkätverktyg Evasys vilket innebar att enkätresultatet sammanställdes automatiskt. De allra flesta frågorna var konstruerade med svarsalternativ där enkätverktyget summerade resultatet och gjorde stapeldiagram som illustrerade resultatet. Några av frågorna hade ett svarsalternativ som benämndes Annat. Detta alternativ skulle förtydligas genom text men vi noterade på en av frågorna att många studenter som använt sig av den möjligheten ändå uppgivit sådant som fanns under de färdiga svarsalternativen. Detta löstes genom att svaren helt enkelt plussades på i den kategori de hörde hemma. Enkäten innehöll också några frågor som skulle besvaras med enbart text vilka inte sammanställdes automatiskt. Först lästes svaren på dessa frågor igenom upprepade gånger varvid ett mönster kunde urskiljas. Många svar hade samma innebörd men var olika formulerade varför vi började med att sortera dessa i en och samma kategori. När svaren sorterats in i flera sådana kategorier blev materialet lättöverskådligt och det blev även tydligt vad majoriteten av svarsalternativen fokuserade på. De nedtecknade intervjuutskrifterna har analyserats enligt Miles och Hubermans modell (1994:10-12). Bearbetningsprocessen delas enligt modellen in i fyra avsnitt: 1. Informationsinsamling Materialet insamlades genom fyra intervjuer som strukturerats utifrån fyra teman och genomfördes enligt det tillvägagångssätt som beskrivits ovan. De inspelade intervjuerna transkriberades och intervjuutskrifterna användes för den fortsatta bearbetningen. 2. Informationsreduktion För att få en första överblick över innehållet lästes samtliga intervjuer en gång. Därefter lästes intervjuerna var för sig ett antal gånger varvid små noteringar gjordes i marginalerna. Anledningen till att dela på materialet var för att underlätta sortering och organisering av materialet. Denna inledande sorteringsprocess ledde till en mer strukturerad insyn i materialet. Arbetet fortsatte sedan med att stycken kunde markeras med överstrykningspennor i olika färger för varje tema. Styckena kunde sedan skrivas ihop under rätt tema. Ursprungliga teman, det vill säga Kompetensutveckling, Medarbetarinflytande, Arbetsmiljö och friskvård och Ledarskap, behölls även under analysprocessen. Det blev också tydligt vilket material som var relevant för undersökningen och överflödig information rensades bort. 3. Informationspresentation Undersökningen kunde i ett tidigt skede av informationsinsamlandet konstatera att det fanns gemensamma punkter i det som studenterna ansåg vara viktigt och det som kom fram i medarbetarenkäten även om punkterna benämndes olika i de båda enkätundersökningarna. Utifrån dessa punkter skapades fyra teman som blev grunden för den fortsatta undersökningen. Vid sammanställningen av samtligt undersökningsmaterial slogs vissa teman ihop och valet gjordes att lägga till ytterligare teman för att få en strukturerad och mer heltäckande presentation av materialet. Totalt uppstod sju teman och efter ett förslag från handledaren på universitetet så gjordes valet att i resultatdelen presentera en sammanställning av dessa teman i en modell. 4. Slutsatser Valet att presentera en modell som sammanställer materialet gör det lättare att se helheten i materialet vilket är en förutsättning för att slutsatser ska kunna dras. Vissa 17

19 faktorer blev synliga tidigt i undersökningen vilket väckt tankegångar i vissa riktningar. Som ett exempel kan nämnas de gemensamma faktorer som visade sig i de båda enkätundersökningarna och som bildade grund för de teman som är genomgående i undersökningen. De slutliga slutsatserna utarbetades dock inte förrän allt material var bearbetat och sammanställt. 3:3 Eventuella felkällor Enkäten innehöll två frågor där man som bosatt i Luleå eller inte bosatt i Luleå skulle välja att svara på endera frågan. Då svaren summerades kunde det konstateras att vissa, trots instruktionerna, svarat på båda frågor varför resultatet på den frågan inte kunde ses som tillförlitligt. Vår handledare på kommunförvaltningen försåg oss med namn på informanter vilket eventuellt kan ha påverkat resultatet om hon valt namn ur den krets hon jobbar med. Då har de sannolikt diskuterat dessa frågor sinsemellan och deras åsikter kan ha färgat varandra. 3:4 Validitet och reliabilitet För att kunna besvara undersökningens syfte gjordes en enkät som undersökte studenternas uppfattning om en attraktiv arbetsgivare. Vidare studerades Luleå kommuns medarbetarenkät som tydliggjorde förtjänster och brister i organisationen. Dessa två resultat jämfördes och bildade underlag för de intervjuer som utfördes med medarbetare i Luleå kommuns organisation. Vid skapandet av enkätundersökningen som genomfördes på universitetet lades grundligt arbete ned på formulering av frågorna för att säkerställa att vi verkligen fick svar på det vi avsåg att undersöka. Frågor från tidigare forskning användes som stöd då de ansågs vara kvalitetssäkrade (Ejlertsson, 2005: 8, 17). Medarbetarenkäten är utförd av Luleå kommun efter vetenskapliga riktlinjer och intervjuerna genomfördes utifrån en semistrukturerad intervjuguide med öppna frågor. Detta innebär att samma frågor ställdes till samtliga informanter och deras öppna karaktär gav informanterna utrymmet att prata kring sina egna upplevelser kring de ämnen som diskuterades. Validiteten kan därför sägas vara god. Båda enkäter hade en tillräckligt hög svarsfrekvens för att resultatet ska anses som tillförlitligt. Vissa frågor i den första enkäten visade sig vara möjliga att misstolka och kunde därför inte användas som det ursprungligen var tänkt men eftersom dessa frågor var tänkta som bakgrundsmaterial har det inte påverkat resultatet i själva undersökningen. Intervjuerna som utfördes i Luleå kommuns organisation bandades med god ljudkvalitet och nedtecknandet av intervjuutskrifter var inte förenade med några problem. Denna undersökning gjordes på uppdrag av Luleå kommun men då organisationen varit tydlig med sitt intresse av ett sanningsenligt resultat så har jag inte känt någon påtryckning från organisationens håll som kan ha påverkat undersökarens sätt att förhålla sig till undersökningen. Reliabiliteten i undersökningen kan därför anses som god. 18

20 3:5 Etiska överväganden Studien skrivs på uppdrag av Luleå kommun men ingen ersättning utgår så studien påverkas inte av ekonomiska intressen. Vetenskapsrådet ställer fyra grundläggande krav på humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning vilka användes som riktlinjer för denna undersökning. 1. Informationskravet följdes genom att samtliga undersökningspersoner informerades om syftet med undersökningen. Ett följebrev som presenterade författarna, informerade om undersökningens syfte samt upplyste om att medverkan var frivillig, skickades med enkäten som utfördes på universitet. En inledande mejlkontakt med de informanter som ingick i intervjuerna berättade också om syftet med undersökningen. Informanterna hade då möjlighet att ta ställning till om de vill medverka eller ej. (Vetenskapsrådet, 2002:7,8) 2. Samtyckeskravet uppfylldes genom att studenterna valde att svara på enkäten trots att de var upplysta om att det var frivilligt att delta. Informanterna samtyckte till intervjuerna genom att boka tid för dessa. Samtliga personer i undersökningen har haft möjligheten av dra sig ur om de så önskat men någon sådan begäran har inte dykt upp. (Vetenskapsrådet, 2002:9-11) 3. Konfidentialitetskravet uppfylldes genom att hålla undersökningspersonerna identitet dold. De studenter som deltog i enkätundersökningen lottades slumpvis varför deras identitet aldrig varit känd och några personuppgifter aldrig förekommit. Informanterna i undersökningen namngavs av en annan person i organisationen varför total anonymitet inte uppnås. Intervjumaterialet har dock återgivits på ett sätt som ska omöjliggöra att identifiera vilken informant som sagt vad och informanternas identitet är skyddad utanför organisationen (Vetenskapsrådet, 2002:12,13) 4. Nyttjandekravet uppfylls genom att den digitala enkätsammanställningen raderats och utskrifter förstörts då materialet använts till den undersökning det var avsett för. Detsamma gäller för informanterna där bandupptagningar raderats och intervjuutskrifter förstörts då materialet använts till sitt syfte. (Vetenskapsrådet, 2002:14) 4. RESULTAT Kapitlet inleds med en översiktlig presentation av den enkät som gjorts på Luleå Tekniska universitet. Därefter presenteras valda delar av Luleå kommuns medarbetarenkät samt fyra intervjuer gjorda med medarbetare i Luleå kommun uppdelat på de teman som fanns vara gemensamma i de båda enkätresultaten. 4.1 Enkät med studenter på Luleå Tekniska universitet Största delen av de studenter som svarade på enkäten var mellan år och fördelningen mellan män och kvinnor var jämn. Varje efterfrågad utbildningskategori fanns representerad hos respondenterna även om de tekniska inriktningarna samt hälsovetenskap övervägde starkt. 19