Törn, Aimo prof.,ordförande (prof. Joakim von Wright) Viemerö, Vappu timlärare (prof. Matti Hotokka)

Transkript

1 Möteskallelse Datadirektionen sammanträder fredagen den kl på datacentralen. Föredragningslistan är bifogad. De ordinarie medlemmarna ombedes vid eventuellt förfall själva underrätta sin personliga suppleant och meddela undertecknad (t.ex. per mail). Mötesmaterialet distribueras åt såväl ordinarie medlemmar som åt suppleanterna. Prof. Ole Björkqvist inkallas som sakkunnig för ÖH:s del för mötets ärenden. Åbo den enligt uppdrag Stig-Göran Lindqvist

2 Ärenden 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2. Meddelanden 3. Anställning av planerare 4. Budgeten 1998 och budgetförslaget för Statistik och mått på DC:s verksamhet Bilagor 3. Sammanställning av sökandenas studieprestationer 4a. Budgettabell b. Behovet av IT-investeringar 1999, en prognos 5. Statistik över ÅA:s datoranvändning och DC:s verksamhet

3 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt datacentralens instruktion bör kallelse utsändas senast tre vardagar före mötet. Kallelsen, föredragningslistan sändes ut den Enligt instruktionen är datadirektionen beslutför när förutom sammanträdets ordförande minst hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutsförslag: Mötet konstateras vara lagligt och beslutfört. Beslut: Föredragandens förslag godkändes. Det noterades att Ole Björkqvist närvar såsom inkallad sakkunnig och medelst videomöte.

4 2. Meddelanden Äldre planerare Rainer Engblom, DC:s webbmaster, och IT-planerare Niclas Södergård slutar vid DC från och med De har fått annan anställning. En uppdatering av fristående inrättningars instruktion förbereds av en arbetsgrupp bestående av inrättningarnas (numera institutionernas) föreståndare. Ändringar aktualiseras av Akademins nya förvaltningsinstruktion. Ett förslag till ny instruktion torde kunna presenteras på DD:s nästa möte. Rektor har tillsatt en arbetsgrupp för att förbättra informationen och trygga uppdateringen av uppgifterna på Akademins webbsidor. Ordförande är informationschef Ulla Achren. Till gruppen hör också ÅA:s webbmaster Rainer Engblom och DC:s direktör. Mandattiden är till DC skärper skyddet av datatrafiken på ÅA:s nät i enlighet med ledningsgruppens för datasäkerhet rekommendationer. Det innebär bl.a. att endast registrerade serverfunktioner tillåts (trafiken till t.ex. oregistrerade webb- och mail- samt andra servers spärras). Användarnamn och IP-adresser upprätthålls endast av DC (detta har formellt alltid gällt, med en viss vildvuxenhet har förekommit i praktiken). Målet är att endast välskötta och kända serverfunktioner och enhetliga användarnamn syns utåt mot internet och att antalet crackningsförsök och annat missbruk på så sätt minskas. Beslutsförslag: Meddelandena antecknas till kännedom. Beslut: Föredragandens förslag godkändes

5 3. Anställning av planerare Under meddelanden konstaterades att Rainer Engblom och Niclas Södergård slutar vid DC den Därtill går ett större antal arbetsavtal ut vid årsskiftet. Kombinationen av Akademins nya förvaltningsinstruktion och den gamla instruktionen för de fristående inrättningarna innebär att DD, åtminstone tillsvidare, besluter om arbetsavtal, som kumulativt överskrider ett år. (tidigare har ju DD avgivit förslag till FÄ). Det stora antalet tillfälligt anställda utgör ett betydande problem för DC. Tillfälliga avtal utgör ett orosmoment för den anställda, samtidigt som det innebär risk för täta ombyten även på centrala poster. Flera nstitutioner har också framfört önskemål om kontinuitet gällande närstödet. Följande avtal går ut vid årsskiftet: Petri Vuorinens, Niklas Henrikssons, Antti Karrus, Dan Holms, Nicklas Karlssons, Thomas Backas, Harri Sylvanders, Niclas Forséns och Sami Laihorinnes. Thomas Nyholm är fast anställd, hans prövotid går ut vid årsskiftet. Vuorinen, Henriksson och Karru har varit anställda flera år och arbetsförhållandena är de facto kontinuerliga. Dessa platser har sålunda ej lediganslagits. Vuorinen har finansierats med FÄ:s och senast med Stiftelsens medel, och så torde ske även i fortsättningen. Åtminstone Henriksson och Karru kunde nu få icke-tidsbegränsade avtal. Nyholm anställdes under sommaren till labbet (då Lipkin flyttade till Vasa). Han har skött arbetet väl under sin prövotid. Övriga platser har varit lediganslagna. De skulle förslagsvis finansieras för 1999 (analogt med 1998) genom anslaget för institutionernas datorutrustning och närstödet (3 st.), kundtjänstmedel (1), anslaget för prosit-planeraren (1), webbmaster-anslaget (1), vikariat för Sund (1), pc-planerare för överskottet på lönemomentet (1). Platserna har inom utsatt tid sökts av de sex nuvarande innehavarna, samt av fysikstud. Herman Norrgrann och inf.beh-stud. Per Ola Fagerström. Norrgrann är nästan färdig fysiker, men avser att byta till inf.beh. Han har tillfälligt hållit timmar om bl.a. Office-paketet för FC. Antalet studieveckor för alla sökande framgår ur bilaga 3. Förutom det absoluta antalet sv kan man också fästa vikt vid att de nuvarande anställda alla i viss mån har avancerat i sina studier under det senaste halvåret, vilket uppställdes som mål av DC då anställningarna gjordes. Det föreslås att de nuvarande anställdas (Holm, Karlsson, Backa, Sylvander, Forsén, Laihorinne) avtal förlängs efterhand medel beviljas för år 1999 men i mån av möjlighet även för längre tid.

6 Efter detta kvarstår 2 platser att besätta, och därtill sannolikt ett 6 månaders vikariat för Forsén, som troligtvis avtjänar sin värnplikt under tiden januari-juni Platserna förutsätter kunskaper i unix systemunderhåll, datakommunikation resp. databaser/ekonomisystem. Därtill skulle planerarna sköta närstödsuppgifter. Eftersom de två återstående sökandena (Norrgrann, Fagerström) ej innehar dylik kunskap skulle platserna ej besättas tillsvidare utan nya ansökningar skulle ännu inväntas. Direktören besätter de återstående platserna senare för ett år. Beslutsförslag: Henriksson och Karru anställs som tillämpningsplanerare från årsskiftet tillsvidare. Vuorinen anställs från årsskiftet som äldre planerare när anslag beviljats. DD omfattar anställningen av Nylund. Holm, Karlsson, Backa, Sylvander, Forsén och Laihorinne skulle anställas för 1999 efterhand medel beviljas, och i mån av möjlighet för längre tid eller tillsvidare. Beslut: Föredragandens förslag godkändes

7 4. Budgeten 1998 och budgetförslaget för 1999 Bilaga 4a innehåller en översikt av budgeten för 1998 samt en prognos för hur den förverkligas. Budgeten ser ut att gå mycket jämnt ut, vilket de facto innebär en överskridning på mk, som täcks av överskottet från Bilagan innehåller vidare en prognos över anslagsbehovet för 1999, inklusive ett investeringsprogram (utredningar i bilaga 4b). Sammanfattningsvis innebär prognosen att: - för lönernas del finns det ett underskott, som förorsakas av att de två stabiliserade tjänsterna nu torde vara besatta för hela året 1999, men anslag beviljades 1998 endast motsvarande 70%. Tilläggsbehovet är c:a mk. I övrigt kan den ordinarie lönebudgeten ej uppskattas i detta skede. Beträffande övriga löneanslag (Vasa-planeraren, prositplaneraren, webbmastern, och de 3 närstödarna för 2 Mmk:s-anslaget) har det utgåtts från status quo - beträffande ett restanslag från 1998 visar prognosen på ett minimalt överskott på mk, som dock ännu innehåller många osäkerhetsmoment - anskaffningsanslaget är av samma storleksordning som Ett anslag för institutionernas datorutrustning och närstödet föreslås. Särskilt närstödsanslaget bör tryggas. Det har kalkylerats att närstödarna skulle vara anställda för hela året. Se bilaga 4b. - driftsbudgeten uppvisar en ökning på mk jämfört med budgeten 1998 (som är mk för liten). De största tilläggsbehovet är den växande Funetavgiften, mk samt uppgraderingen av förbindelsen Jakobstad-Vasa och accesservern i Vasa, mk. Underhållet av datanätet ökar med mk. Utrustandet av maskinrummet i Vasa och de nya utrymmena kostar mk. Närstödet kördes igång under Responsen från institutionerna och enheterna har varit synnerligen positiv. DC har tydligt kunnat höja kvaliteten på användarstödet tack vare dessa resurser. Viktigt är att närstödet kan fortsätta i nuvarande omfattning. Kontinuiteten i närstödet upplevs som betydelsefull samtidigt som den utgör ett problem på grund av täta personalbyten. En viss finslipning av modellen, bl.a. med omprövning av fördelningen av närstödsresurserna mellan husen behövs. Finansieringen av närstödet gällde 1998 endast en del av året, medan man 1999 står inför ett fullt budgetår. Närstödsstatistik hittas under ärende 5. Styrelsen tog 1998 ett steg mot bättre kostnadsmotsvarighet beträffande den externt finansierade

8 verksamhetens bidragande till att täcka utgifterna för infrastrukturen. Dock styrdes endast en liten del av den uppburna avgiften till just infrastrukturen. Beslutsförslag: DD omfattar prognosen och budgetförslaget i bilagorna 4a och 4b. Beslut: Föredragandens förslag godkändes

9 5. Statistik och mått på DC:s verksamhet (diskussionsärende) Avsikten är att på mötet presentera statistik över DC:s verksamhet i den mån sådan hinner bli tillgänglig. Behovet av och möjligheterna till mått på DC:s verksamhet kunde i så fall diskuteras.