Åbo Akademi. protokoll Datadirektionen Lindqvist, e-post: stigo, tel: 4227

Transkript

1 Möteskallelse Datadirektionen sammanträder onsdagen den kl 9.15 på datacentralen. Föredragningslistan är bifogad. De ordinarie medlemmarna ombedes vid eventuellt förfall själva underrätta sin personliga suppleant och meddela undertecknad (t.ex. per mail). Åbo den enligt uppdrag Stig-Göran Lindqvist

2 Ärenden 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2. Meddelanden 3. DD:s preliminära mötestidtabell år Arbetsavtal 5. Utlåtande om strategi för ÅA:s virtuella universitet 6. Valet av bärbara datorer för rekommendationslistan 7. Datorers och monitorers elförbrukning, rekommendation Bilagor 2. Återhämtningsplaner 5. Strategi för ÅA:s virtuella universitet 6. Rapport av arbetsgrupp för val av bärbara datorer 6a. Offertbegäran, vilkriterier och maskinkonfigurationer 6b. Mötes 6c. Test, teknisk jämförelsetabell 7. Rekommendation angående datorers elförbrukning.

3 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt datacentralens instruktion bör kallelse utsändas senast tre vardagar före mötet. Kallelsen, föredragningslistan sändes ut den Enligt instruktionen är datadirektionen beslutför när förutom sammanträdets ordförande minst hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutsförslag: Mötet konstateras vara lagligt och beslutfört. Föredragandens förslag godkändes

4 2. Meddelanden Personalnytt Christoffer Brunberg är anställd för tiden dels med DC:s lönemedel och dels med studieförvaltningens medel. Chaj jobbar till hälften vid databassektionen och till hälften med närstöd. Arbetet vid databassektionen gäller för tillfället huvudsakligen förnyandet av Sture-systemen inför Bolognaprocessen och med andra nya funktioner. Resultatförhandlingarna DC företräddes av DD:s ordförande, direktören, säkerhetschefen och Vasa-sektionschefen. Protokollet föreligger inte ännu. Ett budgetunderskott på återstår preliminärt att täcka, budgetbesluten är dock ännu inte gjorda. Återhämtningsplanen En systematisk dokumentering av återhämtningsplanerna (recoveryplanerna) för åtgärder vid olika problemscenarier är under arbete sektionsvis. Avsikten med planerna är dels att förebygga ytterligare några problemsituationer med reservutrustning och åtgärdslistor, och dels ge en överblick av hur långa avbrott olika felsituationer kan ge upphov till. Arbetet är omfattande och kommer att medföra anskaffningar av mera reservutrustning. Dokumenten är/blir inte offentliga. Föredraganden informerar direktionen muntligt på mötet. En kort beskrivning av innehållet i en recoveryplan återfinns i bilaga 2. Nya administrativa system under planering Sture utvecklas inom en arbetsgrupp tillsatt av studieförvaltningen. Inom personalförvaltningen förnyas eller ersätts HeVi inom ramen för ett samarbetsprojekt med TY, HKKK, SHH, Konstakademin och Statskontoret. En strategi för ÅA:s datanättjänster utvecklas medelst ett planeringsuppdrag (lab.ing. Carl-Johan Wikman) och en av rektor tillsatt referensgrupp. En referensgrupp tillsatt av DC:s direktör utreder behovet av och möjligheterna till att skaffa/utveckla verktyg för webbaserade kalendrar och mötessystem. Beslutsförslag: Meddelandena antecknas till kännedom. Informationen kompletterades under mötet av ordföranden och föredraganden.

5 3. DD:s preliminära mötestidtabell år 2004 På förra direktionsmötet framfördes önskemålet om en preliminär mötestidtabell för kommande möten. Ordföranden och föredraganden har kommit fram till följande förslag gällande möten år 2004: (årsrapporten, nedåtgående budgeten) (arbetsavtal, diverse) (vid behov, sommarens händelser, ev. arbetsavtal) (budgeten 2005) (arbetsavtal vid behov, diverse) Alla möten infaller på onsdagar och skulle börja kl Förslaget sändes per e-post till direktionen den Ändringsförslag har inte inkommit. Tidtabellen är preliminär och ändringar görs vid behov. Beslutsförslag: DD omfattar den preliminära mötesplanen för 2004.

6 4. Arbetsavtal Vid årsskiftet går Mikael Ekbloms arbetsavtal ut. Ekblom är anställd av DC för virtualiseringen av ÅA:s undervisning. Ekblom handhar systemansvaret för Blackboardsystemet och rådgivning samt stöd för lärarpersonalen i Åbo och Vasa. Ekblom har varit anställd från och med medelst tidsbundna avtal. Projektet ÅA:s virtuella universitet finansieras med ettåriga budgetanslag. Ekblom studerar informationsbehandling och har nu avlagt studieveckor. För ett år sedan hade han 51 sv, och har sålunda avancerat väl i sina studier, trots att de utförts vid sidan om arbetet. Han uppfyller inte DD:s riktgivande kompetenskrav på sv för en fast anställning. Dock är det här fråga om ett tidsbundet projekt. Anslag för projektets IT-planerare reserverades preliminärt i resultatförhandlingarna. Budgetbesluten fattas dock av rektor först efter det att hela resultatförhandlingsrundan är slutförd. DD kan sålunda nu besluta om Ekbloms kontinuerliga anställning endast med förbehållningen att anslag beviljas. För att trygga verksamheten före och över årsskiftet behövs dock ett principbeslut av DD, som också möjliggör att direktören vid behov kan utfärda ett tidsbundet avtal. Beslutsförslag: DD besluter att Ekblom anställs för tiden under förutsättning att medel finns.

7 5. Utlåtande om strategi för ÅA:s virtuella universitet Samordningsgruppen för ÅA:s virtualisering, studieförvaltningen och de lokala ledningsgrupperna för virtualiseringsverksamheten i Åbo resp. Vasa har utarbetat ett förslag till ny strategi för virtualiseringen av undervisningen. Förslaget återfinns som bilaga 5. DC:s direktör har deltagit i arbetet i Åbogruppen och har därför som föredragande inte så stora ändringsförslag. Dock kunde visionen (sida 2) uttryckas exaktare såtillvida att hänvisningen till ÅA:s IT-strategi skulle lämnas bort i det här skedet (IT-strategin skall förnyas). Sista meningen kunde då förkortas till: Informationstekniken integreras på ett naturligt sätt i all undervisningsverksamhet. På sida 7, Stöd för personalen, stycke 3, kunde mening 4 och 5 lyda: För ÅA:s Vasaenheter ges tekniskt stöd av Datacentralen. MediaCity erbjuder tekniskt och pedagogiskt stöd samt handledning i bildberättande och -analys. På sida 14 kunde bland åtgärdsförslagen nämnas Datacentralen samarbetar fortsättningsvis med universitetsdatacentralerna i Finland och Sverige särskilt kring frågor som berör datakommunikation. Beslutsförslag: DD omfattar strategin för virtualisering med ovannämnda detaljkorrigeringar. Ordföranden föreslog understödd av Gersow och föredraganden tillägget att Direktionen anser att virtualiseringen av undervisningen är viktig. Fakulteterna och institutionerna/enheterna behöver dock extra personresurser för att kunna genomföra virtualiseringen av sin undervisning. Likaså behövs det ny datorutrustning. Det sålunda kompletterade utlåtandet godkändes.

8 6. Valet av bärbara datorer för rekommendationslistan DC:s rekommendationslista har beträffande bärbara datorer under en längre tid upptagit märkena IBM och Toshiba. Datorerna har allmänt varit av god kvalitet, och underhållssamarbetet med Toshiba har fungerat väl. På minussidan finner man IBM:s avsaknad av flexibilitet och obefintliga intresse för samarbete, samt Toshibas höga priser. En arbetsgrupp dragen av inköpsansvarige Stig Söderback har under hösten genomfört en offertrunda för att pröva märkesvalet. I bilagorna 6a-c återfinns offertbegäran med valkriterier och exempel på maskinkonfigurationer, diverse mötes samt test och en teknisk jämförelse. Offerter inlämnades på 6 märken (IBM, Toshiba, Acer, Dell, Hewlett-Packard, Fujitsu-Siemens) av 8 återförsäljare (Atea, Datainfo, Dell, Ementor, Lappower, Novo, Pinus ja Turun Tietokeskus). Under hösten meddelade Toshiba att man avser att omorganisera sin verksamhet i Europa och att Toshiba/Scribona önskar säga upp samarbetsavtalet med DC (uppsägningstiden är 6 månader). Trots påstötar har Toshiba inte kunnat informera om sina nya lösningar eller om hur man avser att stöda den Toshiba-utrustning ÅA redan har. Arbetsgruppen tvingades konstatera att den oklara situationen i kombination med Toshibas höga prisnivå fäller Toshiba från rekommendationslistan. Av kompatibilitetsskäl ansåg gruppen att det vore bra att hålla det andra märket (IBM) kvar på listan, då det pris- och kvalitetsmässigt är konkurrenskraftigt. Som komplement till IBM behövs då ett märke och återförsäljare som kan erbjuda DC flexibilitet beträffande konfigurationer och servicestöd samt sakkunnigsamarbete. Valet stod främst mellan Acer (Pinus, Turun Tietokeskus samt Geotrack i Vasa) och Fujitsu-Siemens (Lappower, Turun Tietokeskus samt Atea i Vasa). Gruppen bedömer Fujitsu-Siemens datorer som något bättre och möjligheterna till servicesamarbete som klarare. Genom att ha två märken och flera återförsäljare upprätthålls en priskonkurrens inom rekommendationslistan. Beslutsförslag: DD besluter att Fujitsu-Siemens upptas på rekommendationslistan för bärbara datorer i stället för Toshiba. IBM bibehålls på listan.

9 7. Datorers och monitorers elförbrukning, rekommendation Styrelsen godkände den ett miljöprogram för Åbo Akademi. Datacentralen utnämns som ansvarsinstans när det gäller att instruera personalen om möjligheterna att eventuellt spara el genom att stänga datorutrustning när den inte används. De gamla instruktionerna varierar med datortyp och anses oklara. Målsättningen att spara el måste balanseras mot målsättningen att hålla datorsystemen uppdaterade och sålunda maximalt skyddade mot olika säkerhetshot. Antivirusskyddets uppdateringar och säkerhetslapparna för operativsystemen distribueras automatiskt nattetid till datorerna. En förutsättning för att detta skall lyckas är att de är påkopplade och datanätanslutna. Strävan är att säkerhetsprogramvaran på persondatorerna ytterligare utökas nästa år (kryptering, lokala brandmurar, händelseloggar), och i mån av möjlighet utsträcks till att omfatta även bärbara och hemdatorer. Överingenjör Leif Basilier har sammanställt ett informationsblad och en rekommendation (bilaga 7). Informationen skulle bl.a. spridas via ÅA-meddelanden och på webben. Huvudrekommendationen är att bildskärmen alltid stängs för natten och för längre frånvaro, medan pc:na och andra bordsdatorer alltid hålls på, även under veckoslut och semester. Specialdatorer som ej är kopplade till datanätet omfattas ej av denna rekommendation. DC ges också ett ansvar för att effektivera pappersförbrukningen (i laserskrivare). En metod är att tala för dubbelsidig utskrift och starkare rekommendera anskaffningar av skrivare med denna egenskap. Därtill kan DC allmänt tala för en minskning av pappersutskrifter. Detta skulle göras via DC:s rekommendationslista och via information. Beslutsförslag: DD besluter om ovannämnda rekommendationer. DC utreder närmare möjligheterna till automatisk tidsbestämd stängning/påkoppling av datorerna över nätet.