Åbo Akademi. protokoll Datadirektionen Lindqvist, e-post: stigo, tel: 4227

Transkript

1 Möteskallelse Datadirektionen sammanträder onsdagen den kl 9.15 på datacentralen. Föredragningslistan är bifogad. De ordinarie medlemmarna ombedes vid eventuellt förfall själva underrätta sin personliga suppleant och meddela undertecknad (t.ex. per mail). Åbo den enligt uppdrag Stig-Göran Lindqvist

2 Ärenden 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2. Meddelanden 3. Förlängning av arbetsavtal 4. Praxis och sanktioner vid missbruk av datorresurser 5. Användaravtalet, nya villkor 6. Rekommendationslistan, printerkopiatorer 7. ÅA:s webbservicestrategi 8. Ny IT-strategi 9. Extra diskussionsärende, en missnöjd ADSL-kund Bilagor 2. Protokoll över resultatförhandlingar mellan rektor och DC Förslag till praxis och sanktioner vid IT-förseelser (url 1, 2, 3 och 4) 5. Användaravtalet, nya villkor 6. Rapport om valet av printerkopiatorer 7. Förslag till webbservicestrategi för ÅA 8. Vissa preliminära punkter att ta upp i IT-strategin

3 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt datacentralens instruktion bör kallelse utsändas senast tre vardagar före mötet. Kallelsen, föredragningslistan sändes ut den Enligt instruktionen är datadirektionen beslutför när förutom sammanträdets ordförande minst hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutsförslag: Mötet konstateras vara lagligt och beslutfört. Föredragandens förslag godkändes.

4 2. Meddelanden Direktionen Mandattiden går ut den men kommer sannolikt att förlängas till 30.9, varvid den sittande direktionen ännu torde mötas en gång den Mötet den 25.8 torde kunna inställas. Valet av nya direktioner för DC, ÅAB, FC/Åbo och SPTJ är på remiss. Personalnytt - Johan Sundström vikarierar Jan Wennström vid datakomm-sektionen under dennas studieledighet Joakim Storrank vikarierar Kim Lindell vid pc-sektionen under dennas sjukledighet och litet därutöver under tiden Fredrik Bärg vikarierade Dan Holm vid databassektionen under dennas föräldraledighet och partiella vårdledighet under tiden För tiden är Bärg anställd för uppgifter kring utvecklandet av studiesystemen, samt för närstöd. - Marcus Bergman jobbar som praktikant i totalt 6 månader under tiden vid Vasasektionen. - Niclas Forsén vid Vasasektionen har beviljats tjänstledighet för tiden Jonas Björkstrand har anställts som vikarie för Forsén för tiden Mathias Hellsten utför sin civiltjänst vid pc-sektionen (även labb-uppgifter och närstöd) under ett år med början Protokollet från resultatförhandlingarna mellan rektor och DC den är bilagt Beslutsförslag: Meddelandena antecknas till kännedom. Fördragandens förslag godkändes. DD:s mandatperiods längd diskuterades. Ev. kunde en 3 års period föreslås, synkroniserad med styrelsens period.

5 3. Förlängning av arbetsavtal Sari Lindström har varit anställd av DC med uppgift att vara IT-planerare vid ÅA:s tryckeri sedan medelst tidsbundna avtal. Anslag har överförts från FÄ till DC:s lönebudget för ändamålet. Lindström är DI (papperskemi). Hon har inga IT-studier. Lindström har under året gått en kurs om pre-presstillämpningar. På tryckeriet ansvarar Lindström, förutom för IT-stödet, även för grafiska uppgifter, speciellt kring pre-pressfunktionerna. ÅAT:s föreståndare Christer Bergman anser det angeläget att Lindströms avtal förlängs och omvandlas till ett kontinuerligt arbetsförhållande. Johan Olin har varit anställd vid pc-sektionen från och med medelst tidsbundna arbetsavtal. Olin jobbar med närstöd samt med programvaruanskaffningarna och virusskyddet. Han har under året gjort sin gradu, som är godkänd. Tre kurser återstår att tenta för FK-examen, han har nu 161 studieveckor. Både Lindströms och Olins nuvarande avtal går ut den I enlighet med statsförvaltningens personalpolitik vore det skäl att överväga att de nya avtalen gäller tillsvidare. Beslutsförslag: Lindström och Olin anställs från och med tillsvidare. Föredragandens förslag godkändes

6 4. Praxis och sanktioner vid missbruk av datorresurser IT-cheferna tillsatte ifjol en arbetsgrupp med uppgift att kartlägga den praxis och de sanktioner olika universitet tillämpar vid datormissbruk av varierande slag. Avsikten är att utveckla reglerna och förenhetliga sanktionerna mellan de olika universiteten i mån av möjlighet. Varje universitet är dock sin egen juridiska enhet och svarar själv för sina regler. Arbetsgruppen har utnyttjat juridisk expertis. Arbetsgruppens förslag (bilaga 4, url 1, 2, 3 och 4) har behandlats inom DC och av ledningsgruppen för datasäkerhet. Akademins nuvarande sanktionsregler sammanfaller långt med gruppens förslag. Största förändringen ligger i att de sanktioner som gäller anställdas IT-förseelser hos oss tidigare har jämställts med studerandes och sålunda har t.ex. DC:s direktör fattat beslut om nödvändiga avstängningar också gällande ÅA:s personal. Nu skulle istället den anställdas förman eller Akademins ledning besluta om sanktionerna, i enlighet den föreslagna sanktionsskalan. En avstängning för viss tid av användnings-rätten har vid ÅA tidigare varit begränsad till 6 månader, medan gruppen nu föreslår att också längre (men tidsbegränsade) avstängningar kan göras. Sedan 1995 har ett 30-tal beslut om avstängningar gjorts, av dem har c:a 5 gällt anställda. Några fall har behandlats av domstol. Gruppens förslag behöver endast obetydligt lokaliseras för Akademins behov, närmast beträffande specificering av de ansvarspersoner som berörs vid ÅA. Texten är översatt från finska (föredraganden tar gärna emot förslag till även språkliga förbättringar!). Avsikten är att förslaget efter DD:s godkännande vid behov behandlas av samarbetskommittéen och av FÄ. Beslutsförslag: DD omfattar förslaget till praxis och sanktioner och sänder det till FÄ till kännedom och för möjliga vidare åtgärder. Föredraganden föreslog att första punkten under 3.1 omskrivs enligt lagtexten i Strafflagen kap. 11 och 17: material underlydande strafflagen är t.ex. rasistiskt material, dvs med hot, förtal eller smädelse av en nationell, raslig, etnisk eller religiös grupp eller med dessa jäm-

7 ställbar folkgrupp, och t.ex. material med barnpornografi eller rått våld. Lilius föreslog följande kompletteringar: Avsnitt1, till sist: Datacentralen meddelar enhetens chef om avstängningen. Föredraganden utreder hur ett dylikt meddelande skall formuleras, då en avstängning för utredningsarbete inte behöver innebära att användaren gjort sig skyldig till förseelse, utan den kan vara t.ex. en preventiv datasäkerhetsåtgärd. Avsnitt 2.2, till sist: Beslutet om upphävande av användningsrätt görs av enhetens chef eller av Akademins ledning. Ändringarna omfattades enhälligt. Det sålunda modifierade beslutsförslaget godkändes.

8 5. Användaravtalet, nya villkor Villkoren i användaravtalet gällande Akademins datorresurser är från 1996 och i behov av modernisering. Enligt rektors beslut befullmäktigas direktionen att utforma användningsvillkor och regler för användningen av Akademins datoresurser. Samtidigt ges direktören och av denne utsedda systemansvariga fullmakt att underteckna användaravtal med användarna. Också beträffande användningsvillkoren sker ett erfarenhetsutbyte mellan universitetsdatacentralerna. Akademins system är speciellt såtillvida att ett avtal med användningsvillkor ingås med varje användare, medan övriga universitet typiskt endast kräver en förbindelse av användaren. Vi har varit nöjda med avtalssystemet. Beträffande sanktionsförfarandet vid fall där en anställd har gjort sig skyldig till en IT-förseelse genomförs här samma förändring som omnämns i föregående ärende. En strukturell ändring är att vi i avtalsvillkoren nu hänvisar till andra kompletterande regler i form av webbadresser. I övrigt är ändringarna smärre och ofta närmast förtydliganden. De nya användningsvillkoren (bilaga 5) har behandlats av ledningsgruppen för datasäkerhet. Beslutsförslag: DD godkänner de nya användningsvillkoren, som träder i kraft den Föredragandens förslag godkändes. Villkoren delas ut till varje enhet.

9 6. Rekommendationslistan, printerkopiatorer Kopieringsmaskinerna har utvecklats så att de idag ofta har ethernetanslutning och över den kan de användas även för printning. Nätanslutningen är ofta relativ billig och en trend är att det istället för kopiatorer skaffas printer/kopiatorer. Det har dock visat sig att många modeller trots ethernetkopplingen inte är kompatibla med Akademins datanät och printservice. En av DC:s direktör tillsatt arbetsgrupp har testat olika printer/kopiatorer och föreslår några märken för Akademins rekommendationslista. I gruppen var förutom DC också ÅA:s Tryckeri samt Vasa-förvaltningen representerade. Gruppens slutrapport inklusive test och prisuppgifter återfinns i bilaga 6. Ytterligare några test samt gruppens mötes finns på Gruppen föreslår märkena Lanier/Ricoh och Kyocera samt för mindre behov HP (HP är ÅA:s rekommenderade nätprinter). Den påpekar dock att alla modeller av nämnda märken inte passar in i ÅA:s IT-omgivning, utan att nya modeller fortlöpande bör testas innan de kan tas upp på rekommendationslistan. Gruppen diskuterade vidare tanken att uppta också bläckstråleskrivare på rekommendationslistan, men avstod från detta. Ett pm om detta återfinns i bilaga 6. Gruppen föreslår att DC istället kunde sammanställa kort information på DC:s webbsidor om bläckstråleskrivares egenskaper. Beslutsförslag: Märkena Lanier/Ricoh, Kyocera och HP rekommenderas. DC testar kontinuerligt modeller av dessa märken att uppta på listan. Föredragandens förslag godkändes.

10 7. ÅA:s webbservicestrategi Lab.ing. Carl-Johan Wikman gavs i december i uppgift av rektor att utarbeta ett förslag till nätstrategi för Åbo Akademi. Vidare tillsatte rektor en referensgrupp att fungera som stöd och expertorgan för Wikman. Referensgruppens sammankallare var DC:s direktör. DC har ombetts inkomma med ett ev. utlåtande till styrelsen före den Wikmans förslag till strategi (som han sedermera benämnde webbservicestrategi ) återfinns som bilaga 7. I bilagan ingår även referensgruppens ställningstagande i vilket man omfattar Wikmans åtgärdsförslag. Det ledande förslaget i rapporten är att Akademin skulle gå in för portalteknik. Ett portalsystem skulle innehålla en uppsättning inkörssidor till Akademins webb, skräddarsydda per användargrupp (användarna kan uppdelas i storgrupper såsom personal/studerande/potentiella nya studerand/ m.fl., i mindre grupper eller t.o.m. ges individuella inkörssidor). På dylika personifierade sidor samlas den väsentligaste informationen och länkarna för gruppen ifråga, varvid webbstrukturen blir mera lättöverskådlig och informationen lättare att finna. En viktig beståndsdel i förslaget är att DC strävar mot en engångsautentisering, ett och samma lösenord för olika tillämpningar och så att det endast behöver ges en gång per session. Dylikt arbete pågår delvis redan inom DC, men för att få en tidtabell och ett bredare arbete kring detta behövs en projektorganisation och dedikerade resurser. Beslutsförslag: DD betonar såsom sitt utlåtande en satsning på portalteknik. Lilius föreslog att DD framför att projektkoordinatorn för portalprojektet anställs på heltid för två år, varvid lönekostnaden vore e. Det sålunda ändrade beslutsförslaget godkändes enhälligt.

11 8. Ny IT-strategi I DC:s resultatavtal med rektor framhålls att en ny IT-strategi skall utarbetas. Akademins ikraftvarande IT-strategi, Utvecklingsplan för Akademins informationsteknik, sträcker sig till innevarande års slut. Planen finns på DD kunde diskutera tidtabell, struktur och arbetssätt, samt vissa innehållsmässiga huvudpunkter som redan framträder. Tidtabellen är enligt resultatavtalet detta år. Eventuellt kan den påverkas av planerna på och tidtabellen för att utföra en utvärdering eller auditering av Akademins IT-verksamhet, möjligen inom ramen för ett samarbete med flera universitet. En dylik diskussion är på gång mellan IT-cheferna. IT-strategin kunde denna gång, till skillnad från tidigare, eventuellt göras i form av kortare rekommendationer med bakgrundsmaterialet som bilagor eller tillgängligt via hänvisningar till webbsidor. IT-strategierna har tidigare gjorts inom DD med direktören som editor. Man kunde denna gång kanske förfara på samma sätt, dock kunde DD kanske vara mera involverad, t.ex. i form av något/några seminarier. Därtill avser direktören att föra diskussioner särskilt med ÅA:s ledning. DD:s medlemmar kunde även ha kontakta med sina kolleger vid resp. fakultet eller enhet. En lista över några punkter som möjligen kunde ingå i strategin finns som bilaga 8. Listan utesluter självfallet inte andra punkter. En preliminär diskussion kunde hållas om detta Beslutsförslag: DD tar ställning till ovannämnda frågor på basen av en diskussion. DD beslöt att den nya direktionen i oktober utser en arbetsgrupp för strategiarbetet, förslagsvis med representation från åtminstone DC, DD och FÄ. Tidtabellen kommer att dra ut över årsskiftet.

12 9. En missnöjd ADSL-kund (extra diskussionsärende) Lövdahl redogjorde för en olycklig högskole-adsl-beställning. N.N. hade på hösten beställt av Auria/Sonera via DC en ADSL-anslutning, som hade fakturerats genast av Auria men inte fåtts att fungera på ett halvt år. Auria hade på hösten konstaterat att linjen var ok. DC:s ADSL-ansvariga Thomas Backa hade därefter testat datorn på DC och funnit att den behövde en fullständig ominstallation. Lövdahl hade därefter hjälpt den utländska studenten med tester vid hembesök, liksom även Backa, men utan framgång. Felet visade sig senare vara i Aurias router. DD noterade att ADSL-anslutningen baserar sig på ett kundavtal mellan N.N. och Auria, och sålunda är problemet och eventuella vidare åtgärder närmast en sak mellan dessa avtalspartners. DC/ÅA har ett gemensamt ramavtal med TY, TuKKK och TuAMKK gällande Auria/Soneras ADSLanslutning. Ramavtalet reglerar bl.a. prisnivån. DC har under halvåret klagat hos Auria över fallet. Universiteten har liknande ramavtal med Lounet och Lännen Puhelin.