protokoll Datadirektionen Lindqvist, mail: stigo, tel: 4227 Möte 3/98 på datacentralen den kl

Transkript

1 Möteskallelse Datadirektionen sammanträder tisdagen den kl 9.15 på datacentralen. Föredragningslistan är bifogad. De ordinarie medlemmarna ombedes vid eventuellt förfall själva underrätta sin personliga suppleant och meddela undertecknad (t.ex. per mail). Mötesmaterialet distribueras åt såväl ordinarie medlemmar som åt suppleanterna. Åbo den enligt uppdrag Stig-Göran Lindqvist

2 Ärenden 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2. Meddelanden 3. Konstituering av den nya direktionen 4. Val av pc- och monitormärken för rekommendationslistan. Val av leverantörer för samanskaffningen. 5. Fördelningen av anslaget för samanskaffningen 6. Debitering av printerutskrifter Bilagor 2a. Resultatavtalet för åren mellan rektor och datacentralen. 2b. Utkast till samarbetsavtal med Åbo yrkeshögskola angående biblioteksdator. 4a. Offertrundan 1998, leverantörskandidater som anmält intresse 4b. Mötes, val av leverantörskandidater som tillsänds den egentliga offertbegäran. 4c. Offertbegäran 4d. Mötes, val av leverantörer för rekommendationslistan. pris- och tekniska jämförelser 5. Fördelningen av anslaget för anskaffning av datorutrustning till institutionerna 4e. (bilaga till et) Förteckning över laserskrivare som anskaffas.

3 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt datacentralens instruktion bör kallelse utsändas senast tre vardagar före mötet. Kallelsen, föredragningslistan sändes ut den Enligt instruktionen är datadirektionen beslutför när förutom sammanträdets ordförande minst hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutsförslag: Mötet konstateras vara lagligt och beslutfört. Föredragandens förslag godkändes.

4 2. Meddelanden Närstödet, tjänsteomställningar Närstödsplatserna är besatta till årets slut. Förutom tidigare anställda inf.beh.stud. Dan Holm, Nicklas Karlsson och Niclas Södergård anställdes Thomas Backa och Niclas Forsén. Backa och Forsén vikarierar samtidigt en datakomm-planerartjänst. Johan Boholm flyttade den till Vasa för skötsel av närstödet och pc-planeringsuppgifter där. Boholms plats i Åbo fylldes av inf.beh.stud. Sami Laihorinne. Likaså flyttade Mats Lipkin till Vasa. Mats sköter där hårdvaruservicen och kableringen (i samråd med labbet i Åbo) samt närstödsuppgifter. På Lipkins plats i Åbo anställdes datatekniker Thomas Nylund (Ekenäs yrkesinstitut). Teknolog Kim Fredenberg utför sin civiltjänstgöring på DC under tiden Anne Adels byråsekreterartjänst har överförts från FÄ till DC från och med den Resultatavtalet mellan datacentralen och rektor för 1998 undertecknades Det återfinns som bilaga 2a. De i avtalet nämnda åtgärderna är under arbete. Rapporteras kan särskilt att den i avtalet nämnda nya biblioteksdatorn preliminärt har beställs för att installeras c:a i början av oktober. Genom anskaffningen åtgärdas år2000-problemen, och kapaciteten ökas. Samtidigt föreslås ett samarbetsavtal mellan Åbo yrkeshögskolas bibliotek och datacentralen. Enligt detta delas kostnaderna för den nya datorn jämt mellan högskolorna. Yrkeshögskolan står för anskaffningskostnaderna medan Akademin står för driftskostnaderna ensam i drygt ett år. Därefter delas driftskostnaderna. Datacentralen ansvarar för driften. Högskolornas ansvarar själva för respektive databas och tillämpningar. Ett utkast (som ännu är under arbete) återfinns i bilaga 2b. Frågan om hur man skall mäta datacentralens resultat har ej avancerat. Direktionens synpunkter mottages med tacksamhet. Akademins nya förvaltningsinstruktion har trätt ikraft den Instruktionen medför bl.a. den ändringen att datacentralen själv härefter besluter om arbetsavtal (tidigare avgav datacentralen förslag till förvaltningsämbetet, som hade beslutsrätten i dylika ärenden). Detta leder också till att det finns ett behov att se över instruktionen för de fristående inrättningarna (numera institutionerna ), vilket torde ske senare under hösten.

5 Kårens bostäder får datanät. DC utför kableringsarbetet. Enligt en överenskommelse mellan kårstyrelsen, rektor och DC:s direktör sponsorerar FÄ och DC en del av arbetet. (DC:s andel mk motsvarande förbindelsen från Rettig över Tavastgatan). En ersättning för datanätanslutningen uppbärs i samband med hyran. De svenska universitetsdatacentralerna besökte Åbo den inom ramen för sina årliga ITdagar, som denna gång arrangerades av DC. C:a 80 deltagare medverkade i ett seminarium om NT och IT-säkerhet, samt i en skärgårdsutflykt. Akademin har mottagit 25 st. Osborne-datorer i första hand för studentbruk (10 st. åt Kemistklubben och 10 st. åt Merkantila klubben), samt åt IAMSR. Datorerna ställdes till förfogande av Valmet och Osborne. Beslutsförslag: Meddelandena antecknas till kännedom. Föredragandens förslag godkändes.

6 3. Konstituering av den nya direktionen Styrelsen har utsett den nya direktionen för datacentralen med mandattiden Till ordförande utsågs prof. Aimo Törn. Sammansättningen i övrigt framgår ovan. Direktionen väljer viceordförande inom sig (instruktionen, 8 ). Enligt instruktionen för behandling av ärenden vid ÅA skall den ordinarie medlemmen ombesörja att den personliga suppleanten kallas till mötet om han/hon själv är förhindrad att delta. Beträffande utdelningen av möteshandlingarna föreslås ett sådant förfarande att föredragningsmaterialet sänds i pappersform åt de ordinarie medlemmarna (men ej mera åt suppleanterna). Därtill skulle det dock postas åt Vasas representant Ole Björkqvist (suppleant). Protokollet postas inte mera i pappersform åt direktionsmedlemmarna. Istället läggs det på DC:s webbsidor i PDF-format så att det kan läsas/printas utan begränsningar. Bilagorna läggs i webben enligt prövning. Beslutsförslag: Direktionen väljer viceordförande inom sig. Direktionen överväger utdelningen av möteshandlingarna. Kaj Fagervik valdes enhälligt till viceordförande. Föredragandens förslag angående utdelningen av möteshandlingarna godkändes.

7 4. Val av pc- och monitormärken för rekommendationslistan. Val av leverantörer för samanskaffningen. Styrelsen och rektor beviljade 2 Mmk för förnyelse av institutionernas datorutrustning och datornärstödet. Av summan åtgår c:a Mmk för närstödet, varvid det för utrustningen återstår Mmk. Avsikten är att för största delen av summan skaffa över 100 pc:s med monitorer till institutionerna. Anskaffningens värde blir på så sätt större än Euro (redan engångsanskaffningen överskrider gränssumman, men enligt EU:s direktiv bör man vid uppskattning av totalsumman även beakta övriga pc:s av samma typ som man köper under året). Anskaffningen bör sålunda göras i form av en öppen offertrunda, eller en begränsad. Den stora anskaffningen för tre år sen gjordes i öppen form, varvid över 70 offerter inlämnades. Det begränsade förfarandet innebär att anskaffningen offentliggörs i EU:s officiella tidning, varvid leverantörskandidaten i första omgången endast meddelar sitt intresse. Av de anmälda kandidaterna skall uppköparen välja ut ett antal (minst fem) för andra omgången, i vilken de egentliga offerterna inbegärs. Leverantörskandidaterna bör ges sammanlagt minst 77 dagars reaktionstid. DC gick denna gång in för det begränsade förfarandet. Annonsen var i officiella tidningen den 7 maj. 24 intresseanmälningar inlämnades, av vilka ICL lämnade in två (se bilaga 4a). Grundläggande uppgifter inbegärdes, närmast beträffande servicearrangemang, lokalt stöd och möjligheterna till att få modulärt uppbyggda pc:s. DC:s arbetsgrupp valde därefter på ett möte den 16 juni 6 leverantörskandidater för pc:na (Mikrolog och Perbi som nu finns på rekommendationslistan, samt KS Personal Computer, PC-Superstore med sin egna sammansättning Microtech, Turun Tietokeskus med Acer och WM-Data Faci med HP). Beträffande monitorerna begränsade man sig till tre märken (Nokia och Sony som nu finns på listan, samt Eizo). Monitorofferter beslöts inbegäras av de 6 pc-leverantörskandidaterna, samt därtill Berendsen Data. Se et i bilaga 4b. Offertbegäran finns i bilaga 4c. Under offertrundan fusionerades Mikrolog och PC-Superstore, varvid den sistnämnda drog tillbaka sitt erbjudande gällande Microtech-pc:s. En prisöversikt över de kvarvarande 5 märkena och en teknisk översikt finns i bilaga 4d. Avsikten har varit att hålla minst två, högst tre märken på rekommendationslistan för att dels upprätthålla en priskonkurrens, dels hålla maskinparken möjligast enhetlig.

8 Möjlighet till egen service, service- och reservdelsstöd, lokal representant, tillgång till teknisk sakkunskap från tillverkaren och möjlighet att påverka sammansättningen på modulnivå är viktiga valkriterier. Därtill är naturligtvis priset viktigt men små prisskillnader för en viss modell vid en viss tidpunkt är ett osäkert kriterium. (HP fälldes visserligen direkt på priset). Mera vikt fästes vid att få en överenskommelse angående den kontinuerliga prisnivån, t.ex. i form av en fast rabattprocent på riktpriset. På ett möte den 26.8 beslöt arbetsgruppen att man inte funnit tillräcklig orsak att byta märken på rekommendationslistorna. Man beslöt föreslå att pc-rekommendationslistan fortsättningsvis upptar Mikrologs Osborne- och Perbis Pinus-datorer. På monitorsidan beslöt gruppen likaså behålla Nokia och Sony. De viktigaste motiveringarna framgår ur et i bilaga 4d. På listan upptas märken, ej återförsäljare. (För monitorer kan valet av försäljare variera med dagens pris.) Den gemensamma anskaffningen skulle i detta skede omfatta c:a 112 pc:s. De skulle skaffas från Mikrolog, då Osborne är billigare än Pinus enligt offerten. Monitorerna vore av typ Nokia 447XPro (17, 1280*1024 med 90 Hz) och de skulle skaffas från Perbi Oy. Beslutsförslag: DD besluter behålla Osborne och Pinus på pc-rekommendationslistan, samt Nokia och Sony på monitorlistan. Den gemensamma anskaffningen skulle göras så att pc:na skaffas från Mikrolog och monitorerna (Nokia 447XPro) från Perbi. Direktionen hörde äldre planerare Johan Boholm, som ansvarat för anskaffningsprojektet som sakkunnig. Föredragandens förslag godkändes.

9 5. Fördelningen av anslaget för samanskaffningen Förutom att förbättra användarens datoromgivning är ett mål med förnyandet att ta problemutrustning ur bruk och på så sätt rationalisera även underhållsarbetet. Ett annat mål är att accelerera övergången till NT. Det föreslås att huvuddelen av anslaget används för ersättning av äldre pc:s (486:or och äldre) och macar (Motorola68xxx-baserade), c:a 115 st. Därtill skulle laserskrivarna förnyas så att gamla serieportanslutna lasers ersätts, c:a 20 st. Fåtalet återstående SunOS-baserade arbetsstationer skulle ersättas med Solaris-baserade nya stationer, eller tas ur bruk. De nya datorerna skulle ges åt enheterna i utbyte mot en gammal standarddator. DC ser över de gamla datorerna med målet att omvandla en del av dem till studentstationer enligt nät-pc -konceptet, om detta fås att fungera till rimliga kostnader (DC har testat det bl.a. av Microsoft utvecklade Hydrakonceptet där enklare pc:s fungerar såsom grafiska terminaler gentemot en serverdator. Terminalerna har ett Windows-gränssnitt och de viktigaste Windows-tillämpningarna kan användas). Ett antal äldre pentiumdatorer (>100 MHz) skulle förses med mera minne och med NTv4. Två auditorier (Hum samt ett i Vasa) skulle förses med lärardator + projektor. Redaktionens utrustning skulle rustas upp. Vid fördelningen mellan Akademins olika enheter fästes vikt vid antalet föråldrade datorer i första hand hos den ordinarie personalen. Enheter med inga eller ett fåtal NT-datorer skulle få sådana. Enheter som övergår från macmiljö till pc:s skulle också särskilt beaktas. Enhetens storlek beaktas givetvis. De fristående enheterna skulle i huvudsak lämnas utanför fördelningen, då en del av dem redan har en relativt god maskinpark, och andra av rektor beviljats egna öronmärkta anslag för dator-anskaffningar i år (Biblioteket, Språktjänsten, ÖH, FÄ, DC), medan alla övriga institutioner skulle få minst en ny apparat. Eventuella överblivna anslag (efter föreslagna anskaffningar) skulle fördelas av direktören enligt samma principer. Beslutsförslag: DD besluter fördela anslaget i enlighet med bilaga 5. Boholm var inkallad som sakkunnig även för denna punkt. Björkfors föreslog att bilaga 5 förtydligas såtillvida att färglasern till Hanken skulle placeras i allmänt tillgängliga utrymmen. Föredraganden omfattade förslaget. Det sålunda modifierade beslutsförslaget godkändes.

10 6. Debitering av printerutskrifter Datacentralen har i enlighet med diverse önskemål utarbetat ett system för insamling av statistik över printning på nätskrivare, som för varje utskrift ger information bl.a. om användarnamn, laserskrivare, antal sidor och tidpunkt. På basen av statistiken kan utskrifterna faktureras, vilket görs vid flera högskolor. Det föreslås här att avgifter tas ibruk för användningen av de nätkopplade Postscript-laserskrivarna. Systemet skulle gälla i Åbo och Vasa, men tillsvidare inte i Jakobstad. Avgifterna skulle i första hand gälla studerande samt förstås externa användare. Också anställda kan faktureras om så önskas. Avsikten med avgiften är att begränsa onödig eller privat printning och/eller att täcka materialkostnaderna (papper, färgämne). För skrivarna i datorklasserna samt andra allmänna skrivare har ett problem varit påfyllningen av papper och färgämne, och vem som betalar för det. DC skulle sköta faktureringen för alla skrivare i systemet. DC skulle rapportera till de institutioner som önskar statistik över sin egen skrivare, samt överföra inkomsten till skrivarens ägarinstitution t.ex. i form av gratiskasetter. Faktureringen av slutanvändarna skulle ske per datorpost i 3 månaders perioder i samband med faktureringen av uppkopplingsserveranvändningen. Rapporteringsprogrammet möjliggör att man kan ha individuella priser och gratiskvoter för varje skrivare och för varje grupp av användare (t.ex. bildar studenterna vid en institution en grupp och de anställda en annan). Därtill kan man ha en Akademiallmän kvot. Det föreslås dock att man skulle sträva till att hålla samma avgifter för samma typs skrivare genom hela Akademin. Däremot kunde kvoterna variera. Det föreslås att priset för en normal svartvit pappersutskrift på alla vanliga lasers för studerande vore 20 p/sida. Om antalet sidor för en användare underskrider (inledningsvis) 180 per 3 mån (eller 60 per mån för kortare användaravtal) uppbärs ingen avgift. Gratiskvoten justeras senare på basen av erfarenhet. För anställda vore de svartvita utskrifterna gratis på alla lasers. För färglaserskrivare vore priset 1.50 mk/sida för såväl anställda som studerande. Ingen gratiskvot tillämpas. Institutionen kan förstås efter egen prövning betala sin anställdes eller studerandes faktura. Vid utskrift på folier bör användaren skilt skaffa sådana. För utomstående användare skulle dubbla priser tillämpas.

11 Institutioner som för sina egna skrivares del önskar avvika från den ovan uppskisserade standardpolicyn erbjuds tekniskt den möjligheten. Ett bekvämt sätt är att variera på gratiskvoten för olika användargrupper, ett annat att sätta en mycket hög eller mycket låg avgift på sin printer. En webbtillämpning utarbetas som bäst, med vilken användaren kommer att kunna följa med sin personliga sidförbrukning, i samma stil som modeminfo -programmet med vilket man kan följa med modem/isdn-användningen (dessa kombineras i ett). Information till användarna om reformen behövs vid varje laser. Rapporteringssystemet skulle vara i testbruk under åtminstone september-oktober, varefter den egentliga faktureringen kunde starta. Beslutsförslag: DD föreslår FÄ att man tar ibruk avgifter på nätskrivare enligt riktlinjerna ovan. IT-specialplanerare Matti Huvila, som svarar för utvecklandet av debiteringssystemet, närvar som sakkunnig. Törn föreslog att man skulle mäta gratiskvoten i mk istället för i antal sidor, samt att indrivningsproceduren ännu diskuteras med Ekonomibyrån. Föredraganden omfattade ändringsförslaget. Det sålunda modifierade beslutsförslaget godkändes.