Åbo Akademi. Protokoll Datadirektionen Lindqvist, e-post: stigo, tel: 4227

Transkript

1 Möteskallelse Datadirektionen sammanträder måndagen den kl på datacentralen. Föredragningslistan är bifogad. De ordinarie medlemmarna ombedes vid eventuellt förfall själva underrätta sin personliga suppleant och meddela undertecknad (t.ex. per mail). Åbo den enligt uppdrag Stig-Göran Lindqvist

2 Ärenden 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2. Meddelanden 3. Budgetens 2003 underskott, resultatförhandlingarna 4. Riktlinjer för fasta anställningar 5. Policy för säkerhetskopieringen 6. Årsberättelsen och -rapporten 2002 Bilagor 2. Om e-postproblemen, februari 2003, en preliminär analys 3. Resultatförhandlingarna med rektor för 2003, protokoll 4. Adb-kollektivavtalets kravnivåklassificering 5. Ledningsgruppens för datasäkerhet förslag till policy för säkerhetskopieringen 6a. Förslag till årsberättelse b. Förslag till årsrapport 2002

3 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt datacentralens instruktion bör kallelse utsändas senast tre vardagar före mötet. Kallelsen, föredragningslistan sändes ut den Enligt instruktionen är datadirektionen beslutför när förutom sammanträdets ordförande minst hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutsförslag: Mötet konstateras vara lagligt och beslutfört. Föredragandens förslag godkändes

4 2. Meddelanden personalfrågor - Matti Huvila deltidspensionerades räknat från Matti fortsätter som datasäkerhetschef och med säkerhetsuppgifterna, däremot har han frånsagt sig sektionschefsskapet - Jan-Eric Flück fungerar fram till 31.3 som t.f. sektionschef för unixsektionen vid sidan av chefsskapet för pc-sektionen. - Ville Kallioniemi utför sin civiltjänst på DC under tiden Marketta Gustafsson praktiserar på DC under vårterminen. Båda jobbar i första hand med närstödet och bistår därtill sektionerna på olika sätt. e-postproblemen den En preliminär analys av problemen återfinns som bilaga 2. Det föreslås att DD diskuterar saken. Direktören har av rektor anhållit om en halv planerartjänst till för unixsektionen. Den skulle kombineras med den halva lediga tjänst som finns finns till följd av Matti Huvilas deltidspensionering. Beslutsförslag: Meddelandena antecknas till kännedom. Föredragandens förslag godkändes

5 3. Resultatförhandlingarna , budgetunderskottet 2003 et från resultatförhandlingarna mellan rektor och dc är bifogat (bilaga 3). Ur protokollet framgår de anslag DC beviljats för verksamheten Lönebudgeten uppvisar ett underskott på euro. Jämfört med direktionens budgetförslag (se DD 4/02) har driftsbudgeten ett underskott på euro och anskaffningsbudgeten på euro. Totalt finns det ett strukturellt underskott på c:a euro. Ifjol var underskottet av samma storleksordning men klarades då av med överskottet från Från 2002 finns inte motsvarande överskott. Då löne- och driftsbudgeterna huvudsakligen innehåller bundna kostnader måste inbesparingarna göras på investeringssidan. Det föreslagna anslaget på euro för förnyelse av institutionernas datorutrustning samt anslagen på sammanlagt euro för Kvarnen (pc-klass och switchar) och Arken (switchar) skulle frysas ned. Kvarnen och Arken kan möjligen utan större skada delvis vänta på budgeten En kontinuerlig förnyelse av ÅA:s IT-utrustning är nödvändig och en nedskärning ett år innebär en ökad belastning på DC:s budget nästa år eller alternativt på enheternas budgeter. Investeringsbudgeten för 2004 ser ut att bli tung. Förutom ovan nämnda framskjutna anskaffningar finns där bl.a. en betydande investering i videomötesutrustningar och i nya backupsystem. Därtill kommer de normala årliga investeringarna. I den utsträckning budgetläget på hösten tillåter det förverkligas de nedfrysta investeringarna då. Beslutsförslag: DD besluter att nämnda anskaffningar fryses ned. Föredragandens förslag godkändes

6 4. Riktlinjer för fasta anställningar På förra mötet beslöts att frågan om kompetenskraven för fast anställning och om tidsbundna eller fasta avtal för studerande tas upp under våren. En strävan som betonades var att upprätthålla anställda studerandes studiemöjligheter och -motivation. ÅA följer HU:s adb-kollektivavtal. Kompetensfrågan berörs närmast vid specificering av personens kravnivågrupp (se bilaga 4). I detta fall kan diskussionen begränsas till IT-planerarpersonalen (medan byrå- och labbpersonal har annorlunda kompetenskrav), och till kravnivågrupperna C och D (lönegrupperna 745 och 755) inom vilka den yngre personalen allmänt finns och de i den här diskussionen avsedda nyanställningarna typiskt sker. Texten talar om... tidigare arbetserfarenhet / lång erfarenhet inom IT-sektorn eller lämplig utbildning.... Ordalydelsen innebär att också erfarenhet i någon utsträckning måste beaktas som en alternativ meritering. Arbetsavtalslagen fastslår att ett avtal är ikraft tillsvidare, såvida det inte ingåtts för viss tid på motiverade grunder (som kan vara arbetets natur, vikariat, praktik eller någon annan grund som hänför sig till verksamheten eller arbetet). Akademins policy är att stabilisera anställningar. Bestämmelserna är långt ifrån entydiga. Datacentralen kan givetvis slå fast egna kompetenskrav. Rimligt vore att förutsätta universitetsstudier av en omfattning på studieveckor och med huvudämnet inom området. Rimligt är också att färre studieveckor räcker åtminstone om personen har tillräckligt lång direkt relevant arbetserfarenhet på datacentralen. 2 år kunde vara ett riktgivande krav. Vad gäller studiemotivationen kan den möjligen påverkas även på annat sätt. Kravnivågrupperingen och lönenivån är beroende bl.a. av utbildning, så avancemangsmöjligheterna inom arbetet påverkas av studieframgången. Beslutsförslag: DD beslutar tillämpa ovannämnda riktlinjer för kompetenskraven vid fast anställning av IT-planerare i kravnivågrupperna C och D. Ärendet diskuterades. Ärendet bordlades.

7 5. Policy för säkerhetskopieringen Ledningsgruppen för datasäkerhet har behandlat färdigt förslaget till backup-policy för ÅA (se bilaga 5). Policyn kunde nu diskuteras och fastslås av direktionen. Policyn ger de allmänna ramarna för säkerhetskopieringen. Policyn kompletteras sen av en konkret handlingsplan som respektive sektion utarbetar och direktören slår fast och modifierar vid behov. Direktionen kunde också diskutera planens riktlinjer. Avsikten är att införa kvoter för säkerhetskopieringen av såväl e-postkatalogerna som av hemområdena på unix/linux- och Windowsmiljöerna. Användaren kan själv avgöra hur kvoten utnyttjas. Här ges en modell: För e-posten sätts en kvot på användarens skivområde på e-postservern. All e-post inom kvoten på servern är åtkomlig som förut och säkerhetskopieras dagligen. Vi tror att kvoten medger att man i de allra flesta fall kan hålla all normalt behövlig e-post på e-postservern, efter en första städning. Överskottsposten kan en användare lagra t.ex. på sin bordsdators skiva, på en bärbar dator eller på cd. Överskottsposten syns fortfarande samtidigt som e-postserverns postboxar i t.ex. Netscape Messenger, när man sitter vid sin dator. I webbmail syns överskottsposten inte. För att komma åt överskottsposten på resor borde den vara lagrad på en bärbar dator eller cd-skiva. Om man vill komma åt överskottsposten på sin hemdator kan man t.ex. kopiera den från jobbdatorn. Ett sätt är att hålla innevarande års e-post på servern och städa undan föregående års e-post vid en lämplig tidpunkt. Därtill kan man t.ex. hålla vissa viktiga kataloger helt på servern. De gamla mailkatalogerna borde då vara statiska, vilket betyder att eventuella kopior på jobbdatorer, hemdatorer eller cd:s inte behöver uppdateras (annat än t.ex. en gång per år). DC:s gamla säkerhetskopior av dem förblir sålunda också aktuella. Vid motiverat behov kan DC höja en användares kvot. DC utarbetar rekommendationer och verktyg. För pc-home (och unix/linux-home) används likaså en användarkvot. Överskottsdatat kan lagras liksom e-posten på en lokal skiva. Användaren svarar alltid själv för säkerhetskopieringen av den lokala skivan. Detta kan göras t.ex. genom att bränna filerna på cd. DC utreder också möjligheterna till en begränsad säkerhetskopieringstjänst över nätet.därtill finns det en scratch skiva som kan utnyttjas

8 för tillfälliga stora datamängder t.ex. vid skanning eller nerladdning. Scratchskivan töms varje natt utan att säkerhetskopieras. Beslutsförslag: DD godkänner policyn för säkerhetskopiering i enlighet med ledningsgruppens för datasäkerhet förslag. DD diskuterar modeller kring kvoteringen såsom vägledning åt direktören. Föredragandens förslag godkändes

9 6. Årsberättelsen och -rapporten 2002 Info och PR har inbegärt årsberättelsen inom februari. Själva årsberättelsen skall vara en kort artikel på högst 1.5 sidor att inkluderas i Akademins årsberättelse. Ett förslag till årsberättelse finns i bilaga 6a. Datacentralens årsrapport (se bilaga 6b) innehåller en utförligare beskrivning av verksamheten och detaljerad statistik. Årsberättelsen ingår som ett avsnitt i rapporten. Beslutsförslag: DD godkänner datacentralens årsrapport och årsberättelse. Smärre korrigeringar gjordes i årsrapporten. Statistiken gällande unixdatorerna läggs till när den blir klar. Föredragandens förslag godkändes