protokoll Datadirektionen Lindqvist, mail: stigo, tel: 4227

Transkript

1 Möteskallelse Datadirektionen sammanträder fredagen den kl på datacentralen. Föredragningslistan är bifogad. De ordinarie medlemmarna ombedes vid eventuellt förfall själva underrätta sin personliga suppleant och meddela undertecknad (t.ex. per mail). Mötesmaterialet distribueras åt såväl ordinarie medlemmar som åt suppleanterna. Prof. Ole Björkqvist inkallas som sakkunnig för ÖH:s del för mötets ärenden. Åbo den enligt uppdrag Stig-Göran Lindqvist

2 Ärenden 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2. Meddelanden 3. Tillsättandet av planerartjänst (bibliotekets IT-tillämpningar) 4. Förlängning av arbetsavtal 5. Budgeten för år 2000 Bilagor 2a. Avtal mellan CSC/Funet och Åbo Akademi 2b. Prislista för försäljning av nättjänster åt tredje part. 3. Ansökningshandlingar 5a. Budgetprognos för år 2000, driftsbudgeten 5b. Budgetförslag för år 2000, driftsbudgeten

3 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt datacentralens instruktion bör kallelse utsändas senast tre vardagar före mötet. Kallelsen, föredragningslistan sändes ut den Enligt instruktionen är datadirektionen beslutför när förutom sammanträdets ordförande minst hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutsförslag: Mötet konstateras vara lagligt och beslutfört. Föredragandens förslag godkändes.

4 2. Meddelanden Personalnytt - äldre planerare Johan Boholm har beviljats tjänstledighet för tiden Boholm är under denna tid projektanställd vid JY. - Niclas Forsen har flyttat från DC i Åbo till DC i Vasa från och med såsom vikarie för Boholm. - Jan Wennströms anställning som IT-planerare vid datakomm-sektionen har förlängts för tiden Han vikarierar Niclas Forsén. - Robert Ståhls anställning som IT-planerare vid unix-sektionen har förlängts för tiden Ståhl arbetsuppgifter ansluter sig till printersystemunderhållet och utvecklandet av linuxsystemunderhållet. - Tapio Tihilä har under tiden varit anställd som IT-instruktör, varvid han utfört kableringsarbeten på datanätet. Tihilä fortsätter under hösten ( ) med motsvarande arbetsuppgifter. - Annika Storbacka, från yrkeshögskolan Sydväst, praktiserade närstödsarbeten under Jarmo Malinen, dr. i matematik från TKK, avser att utföra sin civiltjänst på DC från och med november. Malinen kommer att jobba med närstöd samt med matematiska programpaket. xdsl-förbindelser hem DC utreder i samarbete med de övriga Åbo-datacentralerna och Turun Puhelin möjligheterna att dra fasta snabba linjer hem med xdsl-teknik. Tekniken möjliggör hastigheter i Mbps-klassen på avstånd upp till 5 km. Avsikten är att kunna bjuda tjänsten åt ÅA:s anställda och studerande till ett rimligt pris. Modellen skulle innebära att DC i första hand investerar i xdsl-koncentratorer, dock så att användaren skulle återbetala pengarna i form av månatliga avgifter. Förhandlingarna med TuPu drar ut på tiden dels på grund av att tekniken är ny och i utveckling, dels på grund av kostnadsfrågor.

5 Övrigt - Remitterade utredningar. Följande utredningar är eller har varit på remiss till datacentralen. De torde behandlas av Akademins styrelse den Föredraganden har ej funnit skäl för datadirektionen/datacentralen att avge utlåtande. Rapporterna kan på begäran fås t.ex. från DC: - UVM:s förslag till budgeteringsmodell för universiteten för avtalsperioden UVM:s förslag till utvecklingsplan för utbildningen och forskningen ÅA-intern rapport avgiven av arbetsgruppen för interna hyror (ordf. prorektor Hansén). DD avgav utlåtande över en tidigare rapport angående samma ärende på sitt februarimöte (1/99). - Funet-avtal. Åbo Akademi har ingått ett avtal med CSC som reglerar medlemskapet i och användningen av Funet. Avtalet är bifogat (bilaga 2a). Avsikten är att alla universitet ingår/har ingått motsvarande avtal. Avtalet preciserar tidigare närmast muntligt överenskomna principer. Ett universitet tolkas som en enda medlemsorganisation med en medlemsavgift, ett internet-domainnamn (abo.fi) och en anslutningspunkt till Funet (ÖH är kopplad via VY:s anslutningspunkt). ÅA:s medlemsavgift uppskattas till mk år 2000, med en årlig tillväxt kring 30-50%. Universitetet får ej återförsälja nättjänster åt tredje part så att Funet utnyttjas. - Försäljning av datanättjänster. ÅA:s och TY:s datacentraler idkar försäljning av nättjänster åt tredje part i mindre omfattning. För detta har datacentralerna under sommaren gemensamt öppnat en andra, kommersiell, internetförbindelse via Netti Finland Oy. För ÅA:s del är det närmast fråga om diverse finlandssvenska organisationer och små spin-off-företag som redan sitter på Akademins datanät eller finns i närheten av det. En del privatpersoner, som utnyttjar ÅA:s uppringningsservice, borde möjligen också routas via den kommersiella linjen, men detta är ej praktiskt genomförbart tillsvidare. - Ny prislista. ÅA:s och TY:s datacentraler har utarbetat en ny prislista för dylika nättjänster och annan kundtjänst. (se bilaga 2b). Beslutsförslag: Meddelandena antecknas till kännedom. DD torde diskutera (åtminstone) xdsl-projektet. Föredragandens förslag godkändes.

6 3. Tillsättandet av planerartjänst (bibliotekets IT-tillämpningar) Chefsplaneraren för bibliotekets IT-tillämpningar, Marie-Louise Lindström, har avgått den för att jobba för en ny arbetsgivare. Platsen var lediganslagen i Hbl och ÅU under sommaren, men detta gav slutligen inga sökanden. En lediganslagning inom ÅA under september resulterade i två kandidater, studerandena (inf.beh.) Joakim Björklund och Niclas Södergård. Ansökningshandlingarna återfinns som bilaga 3. Arbetsuppgifterna omfattar underhållet av det integrerade bibliotekssystemet VTLS med underliggande databas- och operativsystem. Då VTLS under våren 2001 kommer att ersättas av ett nytt bibliotekssystem, kommer huvudvikten att ligga på ibruktagandet och utvecklandet av det nya systemet (som sannolikt väljs under de närmaste veckorna). Förutom detta har planeraren även ansvaret för fritextdatabassystemet Trip (hela ÅA), bibliotekets CD-databaser samt för närstödet inom biblioteket. Planeraren skulle även handha utvecklingsuppgifter kring bl.a. digitaliseringen av Akademins olika samlingar och publikationer. Björklund har avklarat 123 studieveckor varav 84 inom IT. Södergård har 31 sv av vilka 18 inom IT. Björklund har jobbat som forskningsbiträde och assistent (1 år) vid inst. för inf.beh. Södergård har varit anställd vid DC som IT-planerare vid unix-sektionen och för närstödet under tiden februari - oktober 1998, varvid han har utfört sina arbetsuppgifter väl. Södergård har därtill jobbat med olika programmeringsuppgifter. Av de nämnda arbetsuppgifterna är närmast Södergårds närstödserfarenhet direkt relevant för biblioteksjobbet. Beredningsarbetet har utförts av en grupp bestående av överbibl. Tore Ahlbäck, Susanne Olin (databassektionen) och föredraganden. Gruppen föreslår att Joakim Björklund utses till planerare på grund av att han kommit klart längre i sina studier. Lämplig benämning är i detta skede IT-planerare. Beslutsförslag: DD anställer fil.stud. Joakim Björklund som IT-planerare för bibliotekets IT-tillämpningar från och med den (eller så snart som möjligt) tillsvidare. Föredragandens förslag godkändes.

7 4. Förlängning av arbetsavtal Studerandena Robert Ståhl (inf.beh.) och Jan Wennström (processteknik) har varit anställda från början av Ståhl har jobbat inom unix-sektionen med printersystem-underhållet, med Linux-projektet och ansvarat för närstödet i bl.a. TF, FC och övriga Domus samt för IKF. Wennström har jobbat inom datakommunikationen samt handhaft närstödet för Axelia. Båda har skött sina uppgifter väl. Arbetsavtalen går ut vid årsskiftet och föreslås förlängda för ett år. Ståhl har avklarat 62 studieveckor (18 i inf.beh.) och Wennström 114 studieveckor (7 i inf.beh.). Avsikten är att båda vid sidan av jobbet skall kunna avancera i studierna. Beslutsförslag: DD besluter förlänga Ståhls och Wennströms arbetsavtal till utgången av år Föredragandens förslag godkändes.

8 5. Budgeten för år 2000 Direktionens behandling av budgeten utgör en bas för resultatavtalsförhandlingarna med rektor (för DC:s del torde dessa äga rum i början av november), och för styrelsens budgetbeslut. I bilaga 5a finns en prognos över behovet för år Tabellen är delad i fyra delar: kundtjänst + restanslag, löner, anskaffningar och drift. Kundtjänsten torde hålla samma nivå som tidigare. Överskottet på c:a mk skulle som förut användas för en planerarlön. Restanslaget från 1998 var mk, medan prognosen för 1999 just nu tyder på en rest på mk. Behovet av löneanslag är såtillvida konstant att antalet anställda föreslås vara detsamma år 2000 som i år. Tre närstödsplanerare betalas i år ur anskaffningsanslag. Befattningarna inrättades från och med början av 1988 medelst rektors beslut, baserat på styrelsens behandling av IT-utvecklingsplanen. Deras tjänsteförhållanden stabiliseras nu genom nya kontinuerliga arbetsavtal. Naturligt är att motsvarande anslag skulle flyttas till lönemomentet såsom hörande till den historiskt kalkylerade andelen i likhet med andra anställningar under övriga löner. Om detta inte är möjligt bör summan, mk, reserveras ur anskaffningsanslaget. Därtill behövs fortsättningsvis anslag för en fast anställd tillämpningsplanerare i Vasa och en årsvis anställd IT-planerare, vilka år 1999 finansierades med stiftelseanslag. Löneanslaget uppvisar i år ett underskott dels på grund av den allmänna nedfrysningen på 8.1% av lönesumman, och dels som en följd av att stabiliseringen av två sysselsättningsanställda år 1998 endast ersätts till 70% och med för låg löneklass. Driftsanslaget, Mmk år 2000, uppvisar en ökning på c:a mk på grund av att Funetmedlemsavgiften stiger. I övrigt är det stabilt. Problematiskt är att behovet 1999 (2.092 Mmk) överskrider det budgeterade (1.953 Mmk Mmk = Mmk) med mk och det sålunda finns fara för ett stort glapp även år Beträffande anskaffningsbudgeten finns ett förslag som separat bilaga (bilaga 5b). Det föreslås anskaffningar för Mmk (anskaffningsbudgeten år 1999 uppgår till Mmk + närstödets tre löner). Därtill föreslås en summa av storleksordningen 1 Mmk för upprustning av datorparken särskilt på institutioner med föråldrad utrustning och liten budget. Bibliotekets personals utrustning bör likaså moderniseras.

9 Ett strukturellt missförhållande i budgeten är att DC:s anslag ej benämns vid deras rätta namn. Anskaffningsanslaget används år efter år för att lappa på löne- och driftsanslagen. Det här kunde rättas till utan merkostnader. Frågan om styrningen av omkostnadspåslagets inkomster till de enheter som bär utgifterna vore också viktig för datacentralen att lösa. Beslutsförslag: DD omfattar budgetförslaget i enlighet med bilagorna 5a och 5b. Alla nuvarande anställningsförhållanden tryggas. I mån av möjlighet överförs anskaffningsanslag till löne- och driftsanslag så att utgifterna sätts på rätt moment. Frågan om styrningen av omkostnadspåslagets inkomster borde lösas. Beträffande anskaffningsbudgeten kompletterade föredraganden beslutsförslaget sålunda att den är preliminär och att förändringar är möjliga. Det är oklart hur det går med Microsoft-avtalet, för vilket det nästa år kan behövas ett centralt anslag av storleksordningen mk. Underhandlingarna är i mitten. Likaså är det oklart hur luftkonditioneringen av datorklasserna i Datacity kan finansieras. Det föreslagna anslaget på 1 Mmk är motiverat också som en följd av år2000-problem med Windows 3.11-pc:s. Det sålunda modifierade beslutsförslaget godkändes.