6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag)

Transkript

1 Datum Diarienr (åberopas vid korresp) A /2016 Ansvarig upphandlare Erik Lind Saknr 913 E-post 6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag) Byggtjänster för Polismyndigheten Region Nord. Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 1. Sida 1 av 22

2 AF ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF 12. För byggtjänsterna gäller Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, ABT 06. AFA ALLMÄN ORIENTERING Inköpsenheten genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten, Region Nords (Polismyndigheten) räkning och inbjuder Er härmed att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen och publicering på Polisens upphandlarprofil: Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 1. Säkerhetsskyddsavtal i någon nivå kan även komma att krävas för UE, UUE osv beroende på deras roll i entreprenaderna. Upphandlingen avser Polismyndighetens behov av hyresgästsanpassningar (byggtjänster) under ramavtalsperioden (två år med möjlighet till ett + ett års förlängning), reparationer, om- och tillbyggnadsarbeten och övrig byggverksamhet i Polisregion Nord. Samtliga fastigheter är belägna inom Polisregion Nord. Polismyndigheten har för sig avsikt att teckna Ramavtal med tre (3) stycken totalentreprenörer. För Ramavtalet kommer en fast avropsordning 1, 2 och 3 att tillämpas. Den först rangordnade entreprenören är berättigad till avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor (Bilaga 4 AF Ramavtal) och offererat anbud. Ramavtalets totala värde beräknas uppgå till ca SEK/år. Beräknad fördelning per Polisområde (4 stycken, Västernorrland, Jämtland, Västerbotten och Norrbotten) är ca kr per område och år. I Norrbotten finns även under 2017 ett uppskattat behov av lokaler i Haparanda som kan komma att avropas från ramavtalet. Värdet på detta behov beräknas uppgå till ca kronor. Det lämnas dock inga volymgarantier, ovan angivna volymer är uppskattade behov som kan komma att ändras under ramavtalets löptid. För byggtjänster som beräknas överstiga SEK/ per avrop förbehåller sig Polismyndigheten rätten att genomföra separata Sida 2 av 22

3 upphandlingar i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) alternativt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). AFA.1 Kontaktuppgifter AFA.11 Byggherre Polismyndigheten är vid avrop byggherre. Polismyndigheten äger rätt att efter överenskommelse överlåta entreprenaden till aktuell fastighetsägaren (som då övertar rollen som byggherre/beställare). AFA.12 Beställare Rätt att avropa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten. AFA.121 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Erik Lind erik.lind@polisen.se AFA.122 Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet Anges vid respektive avrop. AFA.2 Orientering om objektet AFA.22 Objektets läge Ramavtalet omfattar av Polismyndigheten förhyrda lokaler inom Polisregion Nord. Lokalernas ortsplacering är som följer. Anbud kan lämnas enligt följande: Västerbottens län; Västerbotten delas upp i fem (5) område och anbud kan lämnas på ett (1) eller flera områden; Sida 3 av 22

4 1. Umeå, Vännäs, Nordmaling, Robertsfors, Bjurholm och Vindeln 2. Lycksele 3. Storuman, Tärna och Sorsele 4. Vilhelmina, Åsele och Dorotea 5. Skellefteå, Skelleftehamn, Norsjö och Malå Norrbottens län; Norrbotten delas upp i fem (5) område och anbud kan lämnas på ett (1) eller flera områden; 1. Luleå, Piteå, Boden och Älvsbyn 2. Arvidsjaur, Arjeplog och Jokkmokk 3. Gällivare och Kiruna 4. Överkalix, Pajala och Övertorneå 5. Kalix och Haparanda Västernorrlands län; Västernorrland delas upp i tre (3) område och anbud kan lämnas på ett (1) eller flera områden; 1. Sundsvall, Härnösand, Ånge 2. Örnsköldsvik 3.Kramfors, Sollefteå Jämtlands län; Jämtland delas upp i fyra (3) område och anbud kan lämnas på ett (1) eller flera områden; 1. Östersund, Krokom, Bräcke, Svenstavik och Åre 2. Strömsund 3. Sveg och Funäsdalen Det kan tillkomma och avgå lokaler/orter under Ramavtalsperioden. Arbeten kan även förekomma i andra fastigheter där polisen ansvarar för skada och har återställningsskyldighet. AFA.3 Förkortningar Sida 4 av 22

5 I handlingar förekommande förkortningar ABT 06 AMA AF 12 B BH Kontrakt LOU LUFS Polismyndigheten Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnadsanläggnings- och installationsarbeten Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggningsoch installationsentreprenader Beställare/ rätt att göra avrop från Ramavtal Byggherre Avrop Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Lag (2010:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet Beställare Polisens upphandlarprofil Ramavtal ID 06 SUA TE UE UUE Bilaga 4. AF Ramavtal Obligatorisk id- och närvaroredovisning på byggarbetsplatsen. För mer information se. Säkerhetsskyddad Upphandling med säkerhetsskyddsavtal Totalentreprenör Underentreprenör Underentreprenör till UE AFA.4 Begrepps förklaringar Begreppsbestämningar enligt ABT 06 och AMA AF 12. Sida 5 av 22

6 AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Lag (2007:1091) om offentlig upphandling tillämpas. Upphandlande myndighet är: Polismyndigheten. AFB.1 Former m m för upphandling AFB.11 Upphandlingsform Polismyndigheten är en statlig myndighet och byggentreprenaderna (hyresgästsanpassningar) ska göras efter Polismyndighetens anvisningar. Därmed sker denna upphandling i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid denna upphandling tillämpas öppet förfarande med begränsad kontroll (15 kap 13 b LOU). Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 1 för TE. Eventuella UE, UUE skall teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten i den nivå som motsvarar deras del i uppdraget. AFB.13 Entreprenadform Byggtjänsterna kommer att genomföras på totalentreprenad med tillämpning av ABT 06. AFB.14 Ersättningsform Arbetena kommer utföras efter successiva avrop enligt något av följande alternativ, löpande räkning, löpande räkning med takpris eller till fast pris efter överenskommelse baserad på i anbud lämnade à- timpriser. Offererade à-timpriser indexregleras under avtalstiden, se mer Bilaga 4. AF Ramavtal, AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering). À-timpriser avser arbete på plats och ska inkludera timtidsersättning, semesterersättning, samtliga påslag för sociala kostnader, kostnader för servicebil, släpkärra, P-avgifter, resor, traktamenten, verktyg/allmänna hjälpmedel och allmänna arbeten, arbetsledning för såväl egna anställda som för underentreprenörer, övriga kostnader, etablering, Sida 6 av 22

7 avetablering, räntor, administration och vinst, se mer Bilaga 1. Formulär till anbud med bilagor och Bilaga 4. AF Ramavtal AFD.6 Ekonomi. För att à-timpriser ska vara jämförbara i utvärderingen ska samtliga à- timpriser (oavsett om TE har egen komptetens för viss yrkeskategori eller om han avser anlita UE) inkludera ersättning enligt stycket ovan. Det innebär att TE aldrig kan debitera en högre timkostnad för UE, UUE utan timkostnaden är alltid densamma oavsett om TE eller UE, UUE har utfört arbete. AFB.2 Förfrågningsunderlag AFB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Det åligger anbudsgivare att själv kontrollera att erhållet förfrågningsunderlag enligt AFB.22 är komplett. Anbudsgivare kan inte föra talan mot B om det efter anbudstidens utgång visar sig att del eller delar av erhållet förfrågningsunderlag saknas. Förfrågningsunderlaget laddas ner från Polisens upphandlarprofil; Annonsering har även gjorts via Förfrågningsunderlaget behöver inte återställas. AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag, uppställt enligt ABT 06 kap ABT 06 (bifogas ej) 06 Förfrågningsunderlag 06.1 Administrativa föreskrifter (denna handling) jämte följande bilagor: Daterad Bilaga 1a Anbudssumma Nord Bilaga 1 Formulär till anbud med bilaga (Bilaga a) Bilaga 2 Sanningsförsäkran för UE, UUE Bilaga 3 Blankett från Skatteverket (information Odaterad Sida 7 av 22

8 för utländska anbudsgivare) Bilaga 4 AF Ramavtal Bilaga 5 Förslag till säkerhetsinstruktion Bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 Nord Bilaga 7 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 Nord Bilaga 8 Säkerhetsskyddsavtal nivå 3 Nord Bilaga 9 Referensblad företag Nord Bilaga 10 Inbjudningsbrev Bilaga 11 Utkast till avropsblankett Bilaga A Tillhörande säkerhetsskyddsavtal 1och Nord. Bilaga B Till bilaga ABT-U 07 Maj 2007, bifogas ej Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning (ID06) Utgåva (Bifogas ej) AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag Det är anbudsgivares ansvar att själv hålla sig uppdaterad och tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information genom att regelbundet gå in på Polisens upphandlarprofil. Kompletterande uppgift, som lämnats av andra personer eller på annat sätt än beskrivet i AFB.25, får ej av anbudsgivaren göras gällande mot Beställaren. AFB.25 Frågor under anbudstiden Anbudsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudsgivare framgår av denna Anbudsförfrågan. Om behov av klargörande uppstår önskar Polismyndigheten erhålla eventuella frågor skriftligen, per e- post ställda till ansvarig upphandlare: Erik Lind, E-post: erik.lind@polisen.se Sista dag att inkomma med frågor, se Bilaga 10 Inbjudningsbrev. Sista dag Polismyndigheten publicerar svar på inkomna frågor, se Bilaga 10 Inbjudningsbrev. Sida 8 av 22

9 Samtliga inkomna frågor och avgivna svar gällande upphandlingen samt annan för upphandlingen relevant information kommer att publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Det är anbudsgivarens skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. AFB.3 Anbudsgivning Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. AFB.31 Anbuds form och innehåll Form Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara en affärshemlighet. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig. Anbud skall inges i ett (1) original och innehålla alla uppgifter och bilagor enligt Bilaga 1 Formulär till anbud. Det är även önskvärt att hålat A4-papper används samt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. Eventuella ritningar och skisser ombeds vara i A3-format. Telefax eller elektronisk post godtas inte som anbud. Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbuds godtas som undertecknat anbud. Innehåll Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt Bilaga 6, Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1 med bilagor. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av villkoren i Säkerhetsskyddsavtalet. Sida 9 av 22

10 Anbudssumma och andra priser Anbudspriser d v s à-timpriser skall anges i anbudet och lämnas i enlighet med Bilaga 1. Formulär till anbud, bilaga a. Anbudspriser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Eventuell begäran om sekretess Eventuell begäran avseende sekretessuppgifter, i enlighet med AFB. 55, bifogas anbudet. Bevis som skall fogas till anbudet: (att inlämnas senast vid anbudstidens utgång). - Behörigen undertecknat Formulär till anbud. - i Formulär till anbud begärda uppgifter och handlingar. Bevis som begärs in vid begränsad kontroll: (att inlämnas efter begäran från Polismyndigheten). - två (2) stycken korrekt ifyllda Bilagor 9 Referensblad-Företag, - registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket, - utdrag från UC AB eller motsvarande som redovisar ekonomisk ställning och - intyg/certifikat avseende kvalitets- och miljöstandard. AFB.311 Huvudanbud Huvudanbud skall alltid avges enligt förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget och får inte innehålla reservationer och dylikt. AFB.32 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Polismyndigheten tillhanda senast, se Bilaga 10 Inbjudningsbrev. AFB.33 Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 180 dagar räknat från sista dag att inkomma med anbud om inte annat överenskommes. Eventuell överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polismyndigheten. Sida 10 av 22

11 Behörigen undertecknad Bilaga 1 Formulär till anbud godtas som accept av anbudets giltighetstid. AFB.34 Adressering För att säkerställa sekretessen ser den upphandlande myndigheten gärna att anbud lämnas i ett neutralt kuvert och märks med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud: "A /2016 ANBUD Byggtjänster Polisregion Nord" Anbud som personligen eller via bud lämnas till Polismyndigheten kan avlämnas i vakten vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polismyndigheten med post skall adresseras till: Polismyndigheten Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Det skall framgå på inlämnade anbud/handlingar vilket län och vilket område i respektive län som avses för respektive anbud/handlingar. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. AFB.4 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning sker snarast efter anbudstidens utgång i närvaro av de personer som är utsedda att handlägga ärendet. AFB.5 Prövning av anbudsgivare och anbud Sida 11 av 22

12 De krav som ställs på anbudsgivare och UE, UUE i denna upphandling framgår av denna anbudsförfrågan. Med UE avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av Ramavtalet (ej rena materialleveranser). Med UUE avses motsvarande UE till UE. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal fetmarkerade skall-krav. Endast de vid prövning av anbudsgivare och anbud kontrollerbara skallkrav som framgår av Bilaga 1 Formulär till anbud. Övriga i förfrågningsunderlaget angivna krav som kan kopplas till skall eller ska är att betrakta som kommersiella krav och ska uppfyllas under ramavtalsperioden. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga i Bilaga 1 Formulär till anbud angivna skall-krav är uppfyllda. Beställaren kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. I denna upphandling tillämpas reglerna om begränsad kontroll enligt 15 kap 13 b LOU och Polismyndigheten kommer således att pröva anbuden enligt steg 1 nedan och kontrollera handlingar om anbudsgivarens lämplighet i den utsträckning som framgår av steg 2 nedan: Steg 1: Prövning och utvärdering av anbud I detta steg kontrolleras inledningsvis om anbudet uppfyller krav avseende dess form och innehåll enligt AFB.31 och om det finns grund för att utesluta anbudsgivare enligt AFB.51. Därefter kontrollerar Polismyndigheten huruvida anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet, se AFB.511. Sedan kontrollerar Polismyndigheten vilka anbudsgivare som har lämnat anbud med de lägsta priserna, se AFB.53. Endast de anbudsgivare som uppfyller de skall-krav som kontrolleras i detta steg och har lämnat anbud med de lägsta priserna kommer att bli föremål för begränsad kontroll enligt steg 2 nedan. Steg 2: Begränsad kontroll Polismyndigheten kommer att kontrollera handlingar som rör anbudsgivares lämplighet enligt AFB.52. Sida 12 av 22

13 Anbudsgivare som är aktuella för begränsad kontroll, enligt steg 1 ovan, kommer genom i anbudet angiven e-postadress bli ombedda att skicka in bevis enligt nedan. Skallkrav AFB.522 Krav på registrering AFB.523 Anbudsgivarens ekonomiska ställning AFB.5241 Erfarenhet AFB.5243 Kvalitetssäkringsstandarder/standarder för miljöledning Bevis som ska skickas in Registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket eller motsvarande (ej Skatteverket), ej äldre än 3 månader Utdrag från UC AB eller motsvarande företag som visar på en riskklassificering om lägst 3 eller motsvarande. Två (2) stycken korrekt ifyllda Bilaga 8 Referensblad Företag. Intyg/certifikat om ISO 9000 och ISO eller likvärdigt. Anbudsgivare som blir föremål för begränsad kontroll får en given tiodagarsperiod på sig att inkomma med dessa handlingar. För de fall handlingarna ej inkommit till Polismyndigheten inom den givna tidsfristen förkastas anbudet från den anbudsgivaren (anbudet förklaras ogiltigt) och den anbudsgivare som har lämnat det näst lägsta priset enligt rangordningen får inom en ny given tiodagarsperiod möjlighet att inkomma med efterfrågade handlingar osv. Syftet med begränsad kontroll är att underlätta den administrativa delen av anbudsförfarandet för såväl anbudsgivare som upphandlande myndighet. AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare Polismyndigheten kommer att utesluta anbudsgivare för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU föreligger. Anbudsgivare skall skriftligen intyga att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som skriftligt intyg härom och skall bifogas anbudet. Sida 13 av 22

14 AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet Anbudsgivare skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polismyndigheten kommer att kontrollera att anbudsgivare som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polismyndigheten inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive UE:s verksamhet, såsom auktoriserad revisor. ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet AFB.521 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter (och för eventuella UE), i Bilaga 1. Formulär till anbud och Bilaga 2 Sanningsförsäkran för underentreprenörer och fogar dem till anbudet. AFB.522 Register- och tillståndskontroll Anbudsgivare och eventuella UE skall vara registrerade i aktiebolagseller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och UE är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Svensk anbudsgivare skall efter begäran vid begränsad kontroll styrka detta med en kopia på registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Sida 14 av 22

15 Utländska anbudsgivare skall efter begäran vid begränsad kontroll styrka motsvarande registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som efter begäran inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares verksamhet, såsom auktoriserad revisor. AFB.523 Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla Ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuell förlängningar. Polismyndigheten kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning i syfte att utröna detta. Anbudsgivaren skall efter begäran vid begränsad kontroll styrka att denne uppfyller kravet genom att då inkomma med ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) som visar att anbudsgivaren har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret). Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt Ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Sida 15 av 22

16 Vidare kan kravet anses vara uppfyllt om det i årsredovisningar avseende de senaste två (2) och avslutade räkenskapsåren framgår att soliditeten varit 20% eller högre/år samt att kassalikviditeten varit 1 eller högre/år. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader (avser ej årsredovisningarna) från den sista dagen att inkomma med anbud. Polismyndigheten kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares redovisade ekonomiska kapacitet. AFB.524 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att denne på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ett ramavtal med Polismyndigheten. Nedan redovisas de krav som ställs på anbudsgivaren. UE får användas för uppfyllande av krav. AFB.5241 Erfarenhet Anbudsgivaren skall efter begäran vid begränsad kontroll inkomma med två (2) Bilaga 9 Referensblad - Företag. Uppgift om tidpunkt för entreprenaden, entreprenadens värde och omdöme skall framgå. Anbudsgivaren - skall ha utfört två (2) byggentreprenader, - vilka skall ha slutförts under de senaste fem (5) åren, - vardera byggentreprenad skall ha uppgått till ett värde överstigande kr samt - vardera byggentreprenad skall ha har utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet om att byggentreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vartdera Referensblad vara tre (3) poäng eller högre. AFB.5242 Yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en projektorganisation som består av minst följande nyckelroller: En miljöansvarig En kvalitetsansvarig Sida 16 av 22

17 En och samma person kan inneha båda rollerna. Anbudsgivaren skall i Bilaga 1. Formulär till anbud, namnge vem som är TE:s miljö- respektive kvalitetsansvarige. AFB.5243 Kvalitetssäkringsstandarder/ standarder för miljöledning Anbudsgivaren skall inneha väl dokumenterat och fungerande kvalitets- och miljöledningssystem motsvarande ISO 9000 och ISO Anbudsgivaren skall efter begäran vid begränsad kontroll inkomma med intyg/certifikat om detta eller en beskrivning av dennes miljö- och kvalitetsledningssystem där uppfyllandet av nedan ställda krav framgår. Ett miljöledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Miljöpolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning över hur kunskap om nya riktlinjer och krav inom miljöområdet sprids inom företaget Ett kvalitetsledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Kvalitetspolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning på hur företaget systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet. AFB.5244 Säkerhetsskyddsavtal TE kan under avtalsperioden komma att erhålla underlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal (SUA-avtal) med Polismyndigheten, se bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)" och företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts av Polismyndigheten samt att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts på berörd personal. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Sida 17 av 22

18 De anbudsgivare som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polismyndigheten för ett företagsbesök. Vid detta besök kommer Polismyndigheten att inspektera de lokaler och den utrustning som anbudsgivaren avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Anbudsgivaren kommer att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning så att de uppfyller Polismyndighetens krav för att erhålla ramavtal. Vid detta möte ska anbudssökandes säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges i anbudet. Polismyndighetens krav på anbudsgivare enligt stycke två ovan (avser SUA-nivå 1) är men inte begränsade till att: - det ska finnas ett säkerhetsskåp enligt SS3492 för förvaring av hemliga handlingar ingående i uppdraget. Tillgång till säkerhetsskåpet får endast de som gjorts behöriga till att få del av underlaget ha, -det/de utrymmen där handlingarna hanteras ska ha individuell låsning och endast behöriga för uppdraget får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet, - det ska finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t. ex. vid toalettbesök, kortare kafferast med uppsyn över rummet etc. Vid längre frånvaro, t ex. lunch ska handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet. Handlingar som hanteras digitalt ska hanteras i en PC som ej är kopplad till ett nätverk (standalone med löstagbar hårddisk), - det ska finnas upprättad rutin för att PC:n ska låsas in i säkerhetsskåpet när den inte används (används krypterat USB-minne eller löstagbar hårddisk räcker det att dessa lagringsmedia låses in i säkerhetsskåpet), - det ska finnas upprättade rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med E-post, - krav kan komma att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsskåp, ska skyddas med ett inbrottslarm och ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larmoch passersystemet. Krav kan ställas på att larmet överförs via skyddad och övervakad ledning till en bevakningscentral med utryckningsverksamhet. Sida 18 av 22

19 Då Polismyndigheten i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter företagsbesöket andra åtgärder av byggnadseller säkerhetsskyddstekniskkaraktär bli aktuellt beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan hyresgäst behöva (på anbudsgivarens egen bekostnad) vidtas innan ramavtalet kan träda i kraft. Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll vid kommande avrop. Samtliga UE, UUE osv som anbudsgivaren vill anlita i kommande ramavtalsförhållande ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer att utföras på berörd personal. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll ska ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande uppdrag eller ramavtal. Det är därför viktigt att anbudsgivaren inte tecknar några bindande affärsavtal med UE innan dessa har blivit godkända i ovan nämnda kontroll. Säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för TE och de företag som kommer att hantera och förvara hemlig handling i sina egna lokaler godkända av Polismyndigheten. 2. Nivå 2 är för de företag som kommer att hantera hemlig handling hos Polismyndigheten och/eller i annans av Polismyndigheten godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få ta del av hemlig uppgift. Beroende på UE:s åtagande är något av ovanstående tre säkerhetsskyddsavtal tillämpliga för tecknande mellan underentreprenören och Polismyndigheten. Polismyndigheten bedömer nivån på SUA-avtalet utifrån underentreprenörens åtagande. AFB.5245 Säkerhetsskyddsavtal för TE Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i Bilaga 6 ingående. Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 med bilagor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av villkoren. En förutsättning för Ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal nivå 1 (SUA-avtal) med Polismyndigheten samt att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll av berörd personal har genomförts. En förutsättning är även att TE:s lokaler och rutiner för handhavande av hemlig handling blir godkänd av Sida 19 av 22

20 Polismyndigheten. TE kommer att efter polismyndighetens anvisningar ges möjlighet att förändra lokaler och rutiner så att kraven uppfylls. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal. TE har en informationsplikt gentemot eventuella UE vad gäller att Polismyndigheten inte i något avseende står för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal. AFB.5246 Säkerhetsskyddsavtal för UE Efter tecknande av Ramavtal avser Polismyndigheten att teckna SUAavtal med samtliga UE, UUE osv. (vartefter de anmäls och beroende på vilken roll de har i entreprenaden) för ramavtalsperioden. UE ska då acceptera samtliga villkor (för tillämplig nivå) i Bilaga 6, 7 eller 8 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1,2 och 3 med bilagor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Det åligger TE och UE att i sina affärsavtal med UE, UUE osv. villkora att dessa förutsättningar finns med. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal eller om affärsavtal mellan TE och UE hävs på grund av att säkerhetsvillkoren ej uppfylls. AFB.53 Prövning av anbud I denna upphandling avser den upphandlande myndigheten att om möjligt tilldela kontrakt till de tre (3) anbudsgivare som lämnat anbuden med de lägsta anbudspriserna i varje område. De anbud med de lägsta anbudspriserna är de anbud som vid anbudsutvärderingen (i stigande ordning) är de lägsta efter att fiktiv ÄTA (i enlighet med aktuell bilaga 1a till Bilaga 1 Formulär till anbud ) har summerats. AFB.54 Meddelande om beslut efter prövning av anbudsgivare och anbud Sida 20 av 22

21 Anbudsgivare kommer att meddelas skriftligen via e-post om utgången av anbudsprövningen. Beslut publiceras även på Polisens upphandlarprofil: Tilldelningsbeslutet är inte att anses som en accept i Avtalslagens mening. AFB.55 Sekretess för anbudshandlingar Som myndigheter omfattas Polismyndigheten av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 19 kap 1 följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på den upphandlande myndigheten att pröva om en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära om att viss uppgift ska hållas hemlig. b) ange vilken/a uppgift som ska gälla som skyddsvärda. c) Var i anbudet de skyddsvärda uppgifterna står. d) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. AFB.56 Kontraktstecknande Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen/antagna anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Sida 21 av 22

22 Ramavtal för samtliga områden, förutom Västernorrland område 1, börjar gälla från den dag då avtal undertecknats och gäller 2 år framåt med möjlighet till förlängning år. Avseende område 1 i Västernorrland börjar avtalet gälla tidigast då gällande avtal finns för området. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. AFB.561 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polisen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst kr. Polisen skall enligt samma förordning förena villko-ren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Polisen i Bilaga 4. AF Ram-avtal under koden AFD.361 Förbud mot diskriminering infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Bilaga 1. Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret. Sida 22 av 22