FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG AVTAL AVSEENDE JURIDISK KONSULT. Försvarsexportmyndigheten Fredrik Tellman Juridik FXM 2012/578:3

Transkript

1 1/9 Försvarsexportmyndigheten Fredrik Tellman Juridik FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Sista anbudsdag: FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG AVTAL AVSEENDE JURIDISK KONSULT Försvarsexportmyndigheten Box 56081, Stockholm. Besök: Östermalmsgatan 87 Telefon: info@fxm.se

2 2/9 Innehåll FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG... 1 AVTAL AVSEENDE JURIDISK KONSULT OM FÖRSVARSEXPORTMYNDIGHETEN (FXM) BAKGRUND UPPDRAGSBESKRIVNING Omfattning Förbehåll KVALIFICERING Juridiska och ekonomiska skall-krav på anbudsgivaren Administrativa skall-krav och bestämmelser SKALL-KRAV AVSEENDE KOMPETENS OCH BAKGRUND Skall-krav på anbudsgivaren vid utförandet av tjänsten UPPHANDLINGSFORM AVTALSPERIOD KONTRAKTSFORM PRIS UPPHANDLINGSPROCESS UTVÄRDERINGSMODELL TILLDELNINGSBESLUT OCH KONTRAKT UPPHANDLINGSSEKRETESS TILLÄMPLIG LAG ÖVRIGT Information angående fakturering KONTRAKTSUTKAST BILAGEFÖRTECKNING... 9

3 3/9 Försvarsexportmyndigheten (FXM) inbjuder er att lämna anbud på upphandling av rubricerad tjänst. Avtal kommer att tecknas med en (1) konsult. Inbjudan sker genom annonsering på Opic Visma ( samt genom publicering av denna anbudsförfrågan (förfrågningsunderlaget) jämte bilagor på FXM:s hemsida Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt bilageförteckningen erhållits. Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av detta förfrågningsunderlag. Om behov av klargörande uppstår önskar FXM erhålla frågor skriftligen, per e-post alternativt fax, ställda till ansvarig upphandlare: Fredrik Tellman E-post: Fax: Sista dag att inkomma med frågor är Frågor och svar läggs ut på FXM:s hemsida tidigast Endast skriftliga svar från FXM ska anses utgöra del av förfrågningsunderlaget. Kompletteringar och förtydliganden till förfrågningsunderlaget samt frågor och svar rörande förfrågningsunderlaget som uppstår under anbudstiden, publiceras löpande på FXM hemsida. Intresserade anbudsgivare ansvarar själva för att gå in och ta del av denna information. Detta förfrågningsunderlag består av en kvalificeringsdel (punkt 4 samt Bilaga 1, Kvalificering av anbudsgivare ) som utgörs av skall-krav på anbud och anbudsgivare samt information om hur anbudet ska utformas. För kvalificering av anbudsgivare och utvärdering av anbud ska anbudsgivare besvara och kommentera ställda krav i förfrågningsunderlaget. FXM kommer att kontrollera om anbudsgivaren uppfyller dessa krav innan kvalitetsutvärdering sker. Vidare består underlaget av en kvalitetsutvärderingsdel (Bilaga 2, Kvalitetskriterier för tjänsten konsult ) som omfattar kvalitetskriterier på efterfrågad konsulttjänst. Definitioner Anbudsgivare Avropande myndighet Konsult Näringsidkare (juridisk person) som lämnar ett signerat anbud Försvarsexportmyndigheten (FXM) Kontrakterad anbudsgivare 1 OM FÖRSVARSEXPORTMYNDIGHETEN (FXM) Den 1 augusti 2010 inrättade Regeringen Försvarsexportmyndigheten (FXM), med syfte att effektivisera och bättre prioritera de statliga insatserna för den svenska försvarsexporten. FXM främjar export av såväl stora och komplexa materielsystem som mindre system och delkomponenter där det är av försvars- och säkerhetspolitiskt intresse. Det innebär arbete med såväl större försvarsindustriföretag som små och medelstora företag (SME).

4 4/9 Myndigheten ska också främja export av militär teknologi för civila tillämpningar, säkerhetsteknologier samt företräda svenska staten vid förhandlingar och avtal mellan länder. FXM är en statlig myndighet under Försvarsdepartementet och har ca 45 personer anställda med placering i Stockholm. Mer information om FXM:s verksamhet och organisation finns på 2 BAKGRUND FXM avser att ingå avtal med en (1) konsult som på avrop av FXM ska bistå myndighetens chefsjurist och marknadschef, främst avseende: frågor om internationella försvarsupphandlingar och försvarsindustri, upprättandet av mellanstatliga försvarsexportavtal, internationella exportlicensansökningar, exportkontrollfrågor, bemyndigandefrågor, samt förhandlingsstrategi. 3 UPPDRAGSBESKRIVNING FXM förhandlar och ingår, efter regeringens bemyndigande, mellanstatliga försvarexportkontrakt med utländska köpare. Handläggningen av ärenden innebär kontakter och korrespondens med regeringskansliet, andra myndigheter, företag och företrädare för andra stater. Frågor som hanteras är bl.a. framställningar till regeringen, samarbete mellan myndigheter, kontakter och förhandlingar med motparter i utlandet samt utformandet av kontrakt på engelska. Uppdraget innebär att erbjuda kvalificerad offentligrättslig och affärsjuridisk rådgivning till chefsjuristen och marknadschefen, samt vid behov till regionchefer och projektledare, inom de områden som beskrivits ovan under rubriken 2 Bakgrund. Uppdraget kommer huvudsakligen utföras på plats i myndighetens lokaler. Externa möten kan förekomma. 3.1 Omfattning Rådgivningen avropas vid behov av FXM och debiteras per timme. 3.2 Förbehåll FXM lämnar ingen garanti för att uppdraget omfattar ett visst antal debiterbara timmar. 4 KVALIFICERING Kvalificeringen gäller anbudsgivaren.

5 5/9 4.1 Juridiska och ekonomiska skall-krav på anbudsgivaren Egen försäkran att Anbudsgivaren inte befinner sig i konkurs eller likvidation, inte är under tvångsförvaltning, inte är föremål för ackord och inte heller någon ansökan om sådant förfarande föreligger. Egen försäkran att Anbudsgivaren inte har ställt in sina betalningar. Egen försäkran att inte Anbudsgivaren är underkastad näringsförbud. Egen försäkran att inte Anbudsgivaren är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Bevis. Intyg/försäkran som omfattar samtliga av ovanstående uppgifter skall bifogas anbudet och vara undertecknade av behörig firmatecknare. Registreringsbevis från Bolagsverket som inte är äldre än sex månader eller F-skattebevis som inte är äldre än sex månader. Av Skatteverket utfärdat intyg Begäran/Svar, Offentliga uppgifter från Skatteverket som inte är äldre än tre månader. Bevis. Blanketter/intyg enligt ovan skall bifogas anbudet. 4.2 Administrativa skall-krav och bestämmelser Frågor skall senast lämnas skriftligen via mejl till fredrik.tellman@fxm.se. Frågor och svar läggs ut på FXM:s hemsida tidigast Anbudet skall vara skriftligt och på svenska och inlämnas i slutet kuvert i ett (1) original samt en (1) kopia. Undvik inplastade och inbundna anbud. Anbudet (skriftligt original) skall tydligt märkas med ordet ANBUD Juridisk Konsult och med angivet diarienummer (dnr) och handläggare utanpå kuvertet som skickas: FXM, Anbud, Dnr, Att. Fredrik Tellman, Box 56081, Stockholm. Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. Anbudsgivaren skall fylla i Bilaga 1, Kvalificering av anbudsgivare. Denna ska bifogas anbudet. Anbud som är ofullständiga och/eller där kvalificeringskraven inte uppfyllts kan komma att förkastas. Anbudet skall vara FXM tillhanda senast kl Ett anbud som inkommit efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas. Ett anbud kan endast levereras antingen med post alternativt inlämning i FXM:s reception.

6 6/9 I det fall anbudet lämnas direkt till FXM:s reception är adressen Östermalmsgatan 87 C, 4 tr, Stockholm. Ersättning för anbudsräkning utgår inte. Anbudet skall vara giltigt till SKALL-KRAV AVSEENDE KOMPETENS OCH BAKGRUND 5.1 Skall-krav på anbudsgivaren vid utförandet av tjänsten Konsult som ska utföra uppdraget skall ha minst fem års kvalificerad kunskap och erfarenhet av verksamhet som omfattas av punkten 2, Bakgrund. Bevis. En kort beskrivning av tidigare erfarenhet och kompetens inom ovan angivna skall-krav skall ges i Bilaga 2, Kvalitetskriterier för tjänsten Konsult. Konsult som ska utföra uppdraget skall ha jur. kand. examen eller motsvarande juridisk utbildning. Konsulten skall behärska svenska och engelska i såväl tal som skrift. Konsult som ska utföra uppdraget skall vara svensk medborgare. Bevis. Intyg/försäkran som omfattar samtliga av ovanstående uppgifter skall bifogas anbudet och vara undertecknade av behörig firmatecknare. 6 UPPHANDLINGSFORM För upphandlingen tillämpas Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Detta förfrågningsunderlag avser upphandling som genomförs enligt de regler som gäller för förenklat förfarande. Upphandlingsförfarandet medger härvid förhandling med en eller flera anbudsgivare. Anbud kan dock komma att antas utan föregående förhandling. Detta förfrågningsunderlag avser upphandling av konsult, och avtal avses tecknas enligt myndighetens standardavtal, Bilaga 3, Konsultkontrakt. 7 AVTALSPERIOD Avtalet börjar gälla när avtalet är undertecknat och gäller i ett år med möjlighet för FXM att förlänga avtalet, på oförändrade villkor, två gånger med ett år i taget (option).

7 7/9 8 KONTRAKTSFORM FXM ersättning till konsulten utgörs av ersättning per timme. 9 PRIS Anbudsgivaren skall i anbudet uppge en (1) fast timkostnad som både kommer att användas i utvärderingen och även utgöra Konsultens fasta ersättning under hela avtalsperioden. Anbudsgivarens offererade timkostnad skall i anbudet tydligt framgå under egen rubrik. 10 UPPHANDLINGSPROCESS Innan utvärderingsprocessen påbörjas kontrolleras att de formella kraven enligt Punkten 4 är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kommer att uteslutas från utvärderingen. Därefter kommer processen att ske i följande tre steg: Prövning av anbudsgivare, Prövning av att samtliga skallkrav är uppfyllda, samt Utvärdering av anbuden enligt det för FXM mest ekonomiskt fördelaktiga i enlighet med angivna utvärderingskriterier. En anbudsgivare som inte klarar ett föregående steg, går inte vidare till nästa steg i anbudsförfarandet. 11 UTVÄRDERINGSMODELL Om samtliga skallkrav är uppfyllda kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet att antas. 12 TILLDELNINGSBESLUT OCH KONTRAKT FXM kommer att anta det anbud som uppfyller samtliga villkor i detta förfrågningsunderlag samt är det totalt sett mest ekonomiskt fördelaktiga. Upplysning om vilken anbudsgivare som tilldelats uppdraget, ett s.k. tilldelningsbeslut, kommer att skickas till alla anbudsgivare. Från det att tilldelningsbeslutet skickats ut löper en tidsfrist om minst 10 dagar innan Konsultkontrakt kan tecknas. Detta under förutsättning att ingen begäran om överprövning skett. Konsultkontraktet är inte giltigt förrän det undertecknats av bägge parter. Tilldelningsbeslutet utgör sålunda inte någon civilrättsligt bindande accept. Konsulttjänsten är placerad i säkerhetsklass vilket medför att säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras innan uppdraget påbörjas, enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627). För att konsulten ska kunna utföra uppdraget måste ett säkerhetsskyddsavtal (SUA) tecknas med myndigheten.

8 8/9 13 UPPHANDLINGSSEKRETESS Uppgifter som lämnas av anbudsgivare i denna upphandling omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) intill dess beslut om val av leverantör/anbud fattats eller om ärendet dessförinnan har slutförts. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet ska omfattas av sekretess enligt ovan, ska anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sekretess innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som kan åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. FXM kommer härefter att vidta en självständig prövning av om sekretess kan anses föreligga. 14 TILLÄMPLIG LAG För detta förfrågningsunderlag och för samtliga kontrakt som ingås inom ramen för denna upphandling gäller svensk lag. 15 ÖVRIGT 15.1 Information angående fakturering Det föreligger en skyldighet för statliga myndigheter att hantera sina inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Mot bakgrund av detta har Anbudsgivaren möjlighet men inte skyldighet att tillsända FXM faktura i elektronisk form. En förutsättning för att kunna tillställa FXM elektronisk faktura är att det föreligger ett särskilt avtal om elektronisk fakturering mellan FXM och Anbudsgivaren. För vidare information om sådant avtal, vänligen kontakta: Försvarsexportmyndigheten Juridik Tel: +46 (0) Om inte särskilt avtal ingås om fakturering i elektronisk form ska originalfaktura och kopia sändas till följande adress: Försvarsexportmyndigheten Ekonomiavdelningen Box STOCKHOLM

9 9/9 För allmän information kring e-fakturering, se 16 KONTRAKTSUTKAST Kontrakt avses tecknas i enlighet med Bilaga 3, Konsultkontrakt. 17 BILAGEFÖRTECKNING Bilaga 1... Kvalificering av anbudsgivare Bilaga 2... Kvalitetskriterier för tjänsten konsult Bilaga 3... Konsultkontrakt FÖRSVARSEXPORTMYNDIGHETEN Bernt Karman Chefsjurist Fredrik Tellman