Datum Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan:

Transkript

1 1 (10) Datum Diarienr (åberopas) Saknr 936 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Daniel Gottberg E-post Upphandling av handskar (6 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 Allmänt Antalet anställda inom polisväsendet uppgår till ca personer varav omkring ca är poliser, av dessa använder ca poliser regelbundet uniform i yttre uniformerad tjänst. 1.2 Omfattning I denna upphandling önskar Polisen teckna avtal med en (1) leverantör för avrop/successiva leveranser av handskar. Polisen har ingen önskan om unika produkter men produkterna ska fungera väl med den verksamheten som bedrivs. För krav på produkterna se bilaga 5 - Kravspecifikation. 1.3 En bättre skärskyddshandske Polisen använder idag en handske med skärskyddsnivå 2 enligt EN 388. Bakgrunden till valet av en handske med denna relativt sett låga skyddsnivå var svårigheten att få tag på en handske som även mötte de funktionella krav som ställs i polisiär verksamhet. Postadress Polismyndigheten Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2 1.4 Volymer I tabellen nedan anges Polisens totala beställningsvolymer av handskar för de senaste tre åren. De handskar som efterfrågas i denna upphandling motsvarar emellertid inte de handskar som Polisen tidigare upphandlat varför statistiken nedan inte kan översättas på andra punkter än att Bomullshandske, vit motsvarar vit femfingrad handske med greppyta. Polismyndigheten garanterar inga volymer. Beskrivning Handske m/04, Polis/Civil, sommar 4488 st st st. Handske m/04, Polis/Civil, vinter 4621 st st st. Handske m/05, skärskydd Herr/Dam 7523 st st st. Bomullshandske vit 672 st. 168 st. 72 st. Storleksstatistik för skinnhandskar (storlekar motsvarande franska tum) Storlek 6,5 7 7,5 8 8, Fördelning 5% 13% 11% 19% 11% 23% 14% 3% 1% 1.5 Avropsförutsättningar Antagen leverantör ska leverera mindre beställningsvolymer direkt till aktuell beställare inom myndigheten. Inom Polisen har drygt 100 personer ansvar/uppdrag att genomföra beställningar avseende uniformer och tillbehör. Antagen leverantörs produkter kommer att publiceras i Polisens interna webbshop från vilken beställning automatiskt kommer att skickas till leverantören. Se även avsnitt 3.6 gällande leverans och fraktavgift.

3 3 1.6 Driftsättning Då Polisen i dagsläget lagerhåller handskar för beställning och leverans inom myndigheten har Polisen behov av att först göra slut på befintligt lager innan beställning kan ske från det nya avtalet. Polisen bedömer att befintligt lager av skärskyddshandskar räcker t.o.m. april-maj 2016 och övriga handskar t.o.m. juni-juli samma år. Av denna anledning behöver inte antagen leverantör ha leveransförmåga för samtliga handsktyper från avtalstecknande, se nedan: Leveransförmåga från avtalstecknande Svart femfingerhandske. Svart femfingrad skinnhandske med skärskydd. Vit femfingrad handske med greppyta. April 2016 Svart femfingerhandske med skärskydd. September 2016 Svart femfingerhandske med skärskydd för vinterbruk 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 Annonsering Annonsering sker i databasen TED samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag.

4 4 2.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 16 december Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 18 december Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 Anbudets form och struktur Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Handskar 2.7 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 8 juni 2016 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen.

5 5 2.8 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 8 januari Via post Anbud med anbudsprover som skickas till Polismyndigheten med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registratorskontoret Box Stockholm Personligen eller via bud Anbud med anbudsprover som avlämnas personligen eller via bud avlämnas vid Polismyndigheten, Godsmottagningen, Bergsgatan 52, Stockholm, vardagar mellan kl och kl Anbudsgivaren svarar för att anbud med anbudsprover ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol.

6 6 För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete.

7 7 Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun &

8 8 Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 3.6 Leverans och fraktavgift För leveranser som understiger 500 SEK får antagen anbudsgivare dock ta ut en fraktavgift. Fraktavgiften anges i bilaga 3 Prisformulär. 3.7 Anbudsprover Anbudsgivaren skall med anbudet lämna ett (1) par handskar per storlek och per handsktyp. För att anbudsgivare inte ska känna osäkerhet inför kraven på handskarnas funktionalitet ges anbudsgivare möjlighet att offerera valfritt antal handskar. Om en av de offererade handskarna inte bedöms godkänd i kvalificeringen ges anbudsgivaren således möjlighet att få en annan handske bedömd. Anbudsgivaren skall tydligt märka upp respektive anbudsprov med uppgift om vilken handsktyp detta motsvarar i kravspecifikationen samt i prisformuläret redovisa handskarna i den ordning som anbudsgivaren önskar få anbudsproverna bedömda (se även avsnitt 6.2.1). Under anbudsutvärderingen kommer Polismyndigheten att genomföra tester på insända anbudsprover vilket innebär att skador på offererade handskar kan uppstå. Polisen betraktar insända handskar som varuprover vilka inte kommer att skickas tillbaka till respektive anbudsgivare efter genomförd upphandling. Ersättning för offererade varuprover kommer ej heller att utgå. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilaga 5 Kravspecifikation. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Priser Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i bilaga 3 Prisformulär.

9 9 Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning Tester Till kraven på föremålet för upphandlingen hör (ej fullständig lista, för exakta krav se bilaga 5 Kravspecifikation): 1. erforderliga storlekar av respektive handsktyp för att storleksmässigt fungera för Polisens användare, 2. att respektive handsktyp har god passform, sitter väl på hand och runt handled, 3. de specifika krav som uppställs för respektive handsktyp avseende: material, skärskyddsnivå, tvättbarhet m.m., 4. att respektive handsktyp uppfyller funktionalitetskraven för polisiär verksamhet. För att bedöma uppfyllandet av punkt 2 och 4 ovan kommer Polisen att låta ett antal användare utvärdera de offererade handsktyperna i tester motsvarande

10 10 verkliga polisiära situationer; hanterandet av tjänstevapen, handfängsel, sållningsinstrument samt förmågan att kunna skriva. I testerna kommer respektive handsktyp bedömas enligt graderingen: Godkänd eller Icke godkänd. För det fall anbudsgivaren väljer att offerera flera handskar av samma handsktyp (se även avsnitt 3.7), skall anbudsgivaren tydligt märka upp respektive anbudsprov med uppgift om vilken handsktyp detta motsvarar i kravspecifikationen samt i prisformuläret redovisa handskarna i den ordning som anbudsgivaren önskar få anbudsproverna bedömda. Endast en (1) handske per handsktyp kan bli godkänd och prövas vidare i utvärderingsprocessen. Den första godkända handsken, i den ordning som anbudsgivaren har önskat få handskarna bedömda, kommer att gå vidare i utvärderingsprocessen. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven i uteslutnings- och kvalificeringsfasen kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta sammantagna priset. De av anbudsgivaren offererade priserna per handsktyp multiplicerat med den volym som angivits av Polisen i kolumnen "volym" i bilaga 3 Prisformulär läggs samman med leverans och fraktavgift till en anbudssumma. Anbudsgivaren som angivit den lägsta totala anbudssumman kommer att antas som leverantör. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Prisformulär 4. Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) 5. Kravspecifikation 6. Avtalsunderlag