Upphandling av persondokument och passystem (3 bilagor)

Transkript

1 1 (14) Datum Diarienr (åberopas) A /2015 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Maria Edbom Sara Kinnander E-post Upphandling av persondokument och passystem (3 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 Allmänt Polismyndigheten (Polisen) genomför en upphandling avseende persondokument och passystem. Polisen har för avsikt att teckna ramavtal med en avtalspart, Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) och Migrationsverket är avropsberättigade på ramavtalet. Polismyndigheten, Utrikesdepartementet och Migrationsverket är enligt passlagen (1978:302), passförordningen (1979:664), förordningen (2005:661) om nationellt identitetskort, utlänningslagen (2005:716), och förordningen (1994:361) om mottagande av asylsökande m.fl. ansvariga myndigheter för att utfärda svenska resehandlingar och relaterade handlingar (persondokument). Samtliga myndigheter utfärdar resedokument men under olika förutsättningar. Upphandlingen avser framtagande och tillverkning av persondokument samt tillhandahållande av hård- och mjukvara och tillhörande tjänster för ansökan och personalisering av sådana dokument (personaliseringssystem). Med framtagande av persondokument avses att utveckla dokumenten med säkerhetsdetaljer och design. Säkerheten i passet är uppbyggt i flera säkerhetsnivåer med både synliga detaljer och detaljer som endast kan kontrolleras med speciell utrustning. Detta utvecklingsarbete genomförs i nära samverkan mellan Polisens nationella forensiska center (NFC) och antagen anbudsgivare. Då det idag hos Polisen finns en fungerande verksamhet med utrustning installerad på ansökningsställena krävs en god planering för hur införande, utbyte Postadress Polismyndigheten Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2 och spridning ska ske utan avbrott i verksamheten. Planering av installation och etablering av utrustning enligt ramavtalet sker gemensamt mellan antagen anbudsgivare och Polisen. Antagen anbudsgivare ska kunna leverera utrustning för test och pilotdrift i mycket god tid innan driftsättning. Resehandlingar och identitetshandlingar ska hålla hög standard avseende såväl dokumentsäkerhet, som ansökningsförfarande och personaliseringsprocess. Polisen kräver en löpande utveckling inom dokumentsäkerhetsområdet. Utvecklingen på området påverkas av bland annat internationella beslut avseende kontroll och standard. Genom ramavtalet ska nya resedokument tas fram genom utvecklingssamarbete mellan NFC och antagen anbudsgivare. Under utvecklings- och implementeringsfasen av föremålet för upphandlingen utgår inte ersättning till antagen anbudsgivare. Antagen anbudsgivare måste således ha ekonomisk kapacitet att under dessa faser bära kostnaderna för projektet. Polisen bistår med humankapital i form av expertkompetens. Utveckling av dokumenten ska ske hos NFC i Linköping och övrig utveckling ska ske i Stockholm. 1.2 Bakgrund Polisen är passmyndighet i Sverige. I detta uppdrag ingår att utfärda pass och nationella identitetskort. Polisen utfärdar pass och nationellt identitetskort till svenska medborgare som vistas i Sverige. Svenska ambassader och generalkonsulat utfärdar pass och nationellt identitetskort till svenska medborgare utomlands, samt efter beslut från Migrationsverket, provisoriska främlingspass till personer som inte kan erhålla ett pass från det land som de själva är medborgare i. Migrationsverket utfärdar resedokument och främlingspass samt ytterligare ett antal dokument för utlänningar som vistas i Sverige. Polisens ambition är att tillhandahålla god service nära medborgarna. Runt sju miljoner svenska medborgare har ett pass och/eller ett nationellt identitetskort med en giltighetstid på fem år. Varje år hanterar Polisen 1,7 miljoner ansökningar, vilket kräver en hög grad av tillgänglighet. Polisen utfärdar årligen också ca provisoriska pass vid elva passexpeditioner inom landet varav fyra är belägna vid flygplatser. För att minska behovet av provisoriska pass övervägs möjligheten att tillhandahålla vanliga pass genom snabbare leveranser. Den sökande ska då mot en högre avgift kunna välja snabbare leverans. Det är antagen anbudsgivare som ansvarar för leverans till respektive utlämningsställe. Antalet utfärdade resehandlingar är som högst under månaderna maj, juni och juli. Under dessa månader har det förekommit att det utfärdats ungefär resehandlingar per dag, under november och december har antalet varit ca 6000 resehandlingar per dag. De senaste åren har utfärdandet ökat med ca 3 %. I Sverige finns 109 ansökningsställen. Ansökningsställena är geografiskt spridda över hela landet och volymerna varierar stort mellan dem. Ungefär två tredjedelar av alla ansökningar sker i storstadsregionerna vid 52 ansöknings-

3 3 ställen i Stockholm, Göteborg och Malmö. Förändringar i antal ansökningsställen förekommer. Svenska medborgare har också möjlighet att ansöka om pass och nationellt identitetskort utomlands vid vissa ambassader och generalkonsulat. Ansökningsprocessen är densamma som i Sverige och passen levereras för avhämtning vid önskat utlämningsställe som kan vara antingen vid en passexpedition i Sverige eller utomlands vid ambassad eller konsulat. Vid akuta behov utfärdas också provisoriska pass i A4-format vid utlandsmyndigheterna. För att minska behovet av provisoriska pass övervägs möjligheten att tillhandahålla vanliga pass snabbare till vissa utlämningsställen utomlands. Det är antagen anbudsgivare som ansvarar för leverans till respektive utlämningsställe. Migrationsverket utfärdar ett antal resedokument och andra dokument till personer som önskar besöka, studera, bo eller söka skydd i Sverige. Antalet dokument som utfärdas av Migrationsverket kan variera kraftigt över tid, beroende på världsläget. Under 2014 utfärdade Migrationsverket resedokument och övriga dokument, varav ca viseringar. Migrationsverkets tre typer av resehandlingar bygger design- och säkerhetsmässigt på passet. Övriga dokument, förutom LMA-kort 1, regleras av EUförordningar som kan ändras under avtalstiden. Migrationsverkets handlingar lämnas antingen ut i Sverige på ca 80 platser, eller på ca 60 platser utomlands via UD. Sådana utlämningsplatser kan under avtalstiden tillkomma eller utgå beroende på en rad omständigheter. Utrikesdepartementet utfärdar tjänstepass och diplomatpass. Omkring 70 svenska ambassader och generalkonsulat utfärdar vanliga pass och nationellt identitetskort. Antalet kan dock variera över tid. De utfärdade tillsammans under år 2014 ca pass och drygt 1000 nationella identitetskort. 1.3 Omfattning Upphandlingen omfattar i huvudsak nedanstående produkter och tjänster Dokument Persondokument utfärdade av Polisen Persondokument Vanligt pass Resedokument som utfärdas till svenska medborgare. Provisoriskt pass Provisoriskt resedokument som utfärdas till svenska medborgare. Nationellt identitetskort med e-id Resehandling som utfärdas till svenska medborgare. Handlingen ska kunna användas för elektronisk identifiering. Ansvarig myndighet Polisen Polisen Polisen 1 Se definition av LMA-kort på s. 5.

4 4 Dokument utfärdade utomlands av Utrikesdepartementet (ambassader, generalkonsulat och i vissa fall honorärkonsulat) Persondokument Ansvarig myndighet Vanligt pass Resedokument som utfärdas till svenska medborgare. Provisoriskt pass i A4-format Provisoriskt resedokument i A4-format som utfärdas till svenska medborgare utomlands. Provisoriskt främlingspass Får endast utfärdas efter beslut från Migrationsverket i varje enskilt fall. Nationellt identitetskort Resehandling som utfärdas till svenska medborgare. Handlingen ska kunna användas för elektronisk identifiering. Diplomatpass Diplomatpass är pass som används av t.ex. UD:s personal. Tjänstepass Tjänstepass är ett pass som används av statstjänstemän för officiella resor. Utrikesdepartementet (Ambassad/generalkonsulat) Utrikesdepartementet (Ambassad/generalkonsulat samt vissa honorärkonsulat som har särskilt bemyndigande för detta) Utrikesdepartementet (Ambassad/generalkonsulat) Utrikesdepartementet (Ambassad/konsulat) Utrikesdepartementet Utrikesdepartementet Persondokument som utfärdas av Migrationsverket Persondokument Ansvarig myndighet Resedokument Migrationsverket Resedokument är en resehandling som utfärdas enligt 1951 års Genèvekonvention eller 1954 års Genèvekonvention och ges till personer med status som flyktingar samt till vissa statslösa. Främlingspass Främlingspass är en resehandling som utfärdas till personer som inte kan erhålla ett pass från det land som de själva är medborgare i; i vissa fall utfärdas också främlingspass till de vars medborgarskap är oklart eller till statslösa. Provisoriskt främlingspass Samma som främlingspass ovan men utfärdas i fall då resa inte kan avvaktas. Viseringsmärke Utfärdas i enlighet med (EG) nr 1683/95 och är ett harmoniserat klistermärke som sätts i sökandes pass som bevis på erhållet tillstånd för ett kort besök inom Schengenområdet. Migrationsverket Migrationsverket Migrationsverket

5 5 Uppehållstillståndskort Uppehållstillståndskort utfärdas i enlighet med (EG) nr 380/2008 om ändring av förordning nr 1030/2002 om enhetlig utformning av uppehållstillstånd för medborgare i tredjeland och är ett bevis på att personen har tillstånd att vara i Sverige. Kortet har ett datachip som innehåller fingeravtryck och foto på personen. Uppehållsrättskort Uppehållsrättskort utfärdas till personer som omfattas av det så kallade rörlighetsdirektivet (2004/38/EG) och har samma utformning som uppehållstillståndet ovan men en annan titel och saknar lagrade fingeravtryck. Migrationsverket Migrationsverket LMA-kort Kortet visar att en person är asylsökande och har rätt att vara i landet under väntetiden. Migrationsverket Utrustning (endast Polisen) - Upphandlingen omfattar vidare utrustning för upptagande av biometrisk information; ansiktsbild, fingeravtryck och namnteckning samt visuell presentation av dokumentet, - tillhandahållande av utrustning för kontroll av personaliserade persondokument, vid utlämnande och gränskontroll, - utrustning som kan personalisera resehandlingar på ett mindre antal ansökningsställen i Sverige, - utrustning för automatisk utlämning av resehandlingar. Avsikten är att utrusningen ska vara ett komplement till den manuella hanteringen på Polisens större ansökningsexpeditoner samt - gränssnitt mot Polisens resehandlingssystem för överföring av persondata samt reservrutin för lagring av ansökan i utrustning för upptagning av biometrisk information Tjänster - Polisen ämnar hyra all utrustning, därav följer att antagen anbudsgivare står för all service och support gällande dennes åtagande avseende hårdvara, mjukvara och personalisering, - eftersom upphandlingen avser en avbrottskänslig verksamhet är det av största vikt att antagen anbudsgivare kan upprätthålla produktion när den primära processen är satt ur funktion. I nästa steg av upphandlingen kommer Polisen att begära att anbudssökanden ska bifoga en beskrivning med de förutsättningar som anbudssökanden förfogar över för att kunna återuppta verksamheten, exempelvis överflyttning till annan lokal eller samarbete, - personaliseringssystemet ska ha sådan kapacitet att antagen anbudsgivare kan leverera samtliga persondokument utan avbrott,

6 6 - eid-tjänst inklusive spärrtjänst samt - löpande statusuppdateringar mellan antagen anbudsgivare och Polisens resehandlingssystem Leverans Leverans av personaliserade resehandlingar och övriga dokument i Sverige ska ske som värdehandling till Polisens, Utrikesdepartementets eller Migrationsverkets plats för utlämning av dokument. Leverans av personaliserade resehandlingar utanför Sverige ska ske som värdehandling till utlämningsställe eller Utrikesdepartementets kurirexpedition i Stockholm. Leverans av övriga dokument ska ske till Polisen, utlämningsställe utomlands, Utrikesdepartementet eller Migrationsverket. UT-kort för folkbokförda i Sverige skickas i dagsläget direkt av nuvarande leverantör till innehavaren Volym Nedan återfinns en översiktlig bild över de volymer som köpts tidigare år, men inga volymgarantier kan ges. Handling Pass och nationellt identitetskort Övriga dokument Geografiska förutsättningar Hantering av persondata och personalisering av persondokument ska ske i Sverige Tjänst för elektronisk identifiering Polisen avser också att tillhandahålla tjänst för elektronisk identifiering (eid) på det nationella identitetskortet. Detta innebär att en leverantör av nationellt identitetskort också ska vara leverantör av eid-tjänst. eid kan även bli aktuellt att under avtalstiden införa i andra persondokument som ingår i ramavtalet. 1.4 Avtalstid Ramavtalet träder tidigast i kraft den 1 november 2017 och gäller i fem (5) år från ikraftträdandet. Från och med dagen för ramavtalets undertecknande av Polisen och antagen anbudsgivare äger implementering av ramavtalet rum. Polisen äger rätt, men har inte skyldighet, att förlänga ramavtalet upp till två (2) år.

7 7 1.5 Säkerhetsskyddad upphandling Nedan framgår information om vad som krävs av den anbudsgivare Polisen avser teckna ramavtal med avseende säkerhetsskyddsavtal m.m. För mer information om vad som måste uppfyllas i denna del för att få ta del av anbudsförfrågan se punkt 3.9. Innan ramavtal tecknas mellan antagen anbudsgivare och Polisen erfordras att (i förekommande fall) företagets ledning samt personal som ska delta i uppdraget efter säkerhetsprövning och lokal/er ur säkerhetsskyddspunkt har blivit godkänd/a samt att säkerhetsskyddsavtal mellan antagen anbudsgivare samt eventuell underleverantör och Polisen har tecknats. Säkerhetsskyddsavtalet kommer att tecknas på nivå 1, dvs. antagen anbudsgivare kommer att delges och självständigt arbeta med, samt förvara hemliga uppgifter av betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism i leverantörens egna och av Polisen godkända lokal/er. Detta förfarande kräver ett förstagångs-besök. Polisen ställer vid detta besök de lägsta säkerhetsskyddskrav för exempelvis fysiskt skydd och informationssäkerhet som behövs för uppdragets genomförande. Personer som kommer arbeta för uppdragsgivarna med att tillverka och personalisera passhandlingar kommer att registerkontrolleras enligt säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627). Vidare information om detta kommer att meddelas de anbudsökanden som selekteras att ta del av anbudsförfrågan. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Polisen är upphandlande myndighet. 2.2 Avropsberättigade Migrationsverket och Utrikesdepartementet är avropsberättigade myndigheter. 2.3 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett selektivt förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).

8 8 2.4 Annonsering Annonsering sker i databasen samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.5 Ansökningsinbjudan De krav som ställs på anbudssökanden framgår av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan). Ansökningsinbjudan är publicerad på Polisens upphandlarprofil; Anbudssökanden bär själv ansvar för att tillägna sig fullständig Ansökningsinbjudan. 2.6 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress maria.edbom@polisen.se. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 20 november Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 24 november. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Anbudssökanden bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.7 Anbudsansökans form och struktur Anbudsansökan skall upprättas skriftligen och av anbudsansökan skall all information av betydelse för prövningen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för prövningen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbudsansökan struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i denna Ansökningsinbjudan med undantag för information som anbudssökanden anser vara sekretesskyddad. Sådan information placeras sist i anbudsansökan tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara sekretesskyddad, jämför punkten Använd hålat (svensk standard) A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbudsansökan lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller en anbudsansökan. ANBUDSANSÖKAN Resehandlingar

9 9 2.8 Anbudsansökans undertecknande Anbudsansökan skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. 2.9 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall ha ankommit till Polisen senast den 1 december Anbudsansökan som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbudsansökan som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box Stockholm Sverige Anbudssökande svarar för att anbudsansökan ankommer i rätt tid. Anbudsansökan som ankommer efter sista dag för att lämna ansökan eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas Ansökningskostnader Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökningsprocessen Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är sekretesskyddad. Polisen genomför en prövning om information är sekretesskyddad eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att sekretesskydda information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudssökanden att i anbudsansökan precisera vilken information som anbudssökanden anser vara sekretesskyddad samt vilken skada anbudssökanden skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDE De krav som ställs på anbudssökande som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.

10 10 Underleverantörer som anbudssökanden avser använda för att fullgöra hela eller delar av kontraktet kommer att kontrolleras i nästa steg av upphandlingen. Följaktligen behöver anbudssökanden inte i denna del uppge de underleverantörer denne avser använda sig av. Anbudssökande som avser åberopa annat bolags ekonomiska, tekniska och/eller yrkesmässiga kapacitet skall i sin ansökan visa att anbudssökanden kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras (se 12 kap 15 LUFS). 3.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden lämnar sina företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudssökanden samt fogar det till anbudsansökan. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudssökanden, för vilka grund för uteslutning enligt 11 kap. 1-2 LUFS föreligger. Anbudssökanden skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 11 kap. 1-2 LUFS inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudssökanden godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudssökanden skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudssökanden som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudssökanden som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket (bilaga 2). Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att komma in med anbudsansökan, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudssökandes verksamhet, såsom auktoriserad revisor.

11 Registrering Anbudssökande skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudssökande är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudssökande har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudssökande skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att komma in med anbudsansökan, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudssökande verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudssökande skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som Polisen avser ingå i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudssökandes ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudssökande som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudssökande, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudssökande fogar sådana handlingar till anbudsansökan som gör att det kan anses klarlagt att anbudssökande har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudssökanden är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsökandens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Observera att det inte utgår någon ekonomisk ersättning under implementeringstiden och därför måste anbudssökanden ha finansiella medel för att täcka

12 12 investeringskostnader kopplade till framtagande och utveckling av produkter och tjänster enligt ramavtalet. 3.6 Tidigare åtaganden Anbudssökande skall ha utfört minst två (2) uppdrag avseende persondokument enligt EU- och ICAO-standard under de tre (3) senaste åren räknat från sista ansökningsdag. - Minst ett (1) av uppdragen skall ha avsett kort i polykarbonat. - Minst ett (1) av uppdragen skall ha avsett pass med biometrisk information och personsida i polykarbonat. Intyg från uppdragsgivaren skall lämnas på de leveranser som åberopas. Av intyget skall framgå att anbudssökande uppfyller kraven. Anbudssökande skall ha tidigare erfarenhet av implementering, service och spridning av teknisk upptagningsutrustning för ansökan, personalisering och leverans av rese- och identitetshandlingar till uppdragsgivaren. Intyg från åberopad uppdragsgivare skall lämnas på de leveranser som avses. Av intyget skall framgå att anbudssökande uppfyller kraven enligt denna punkt. 3.7 Kvalitetssäkring Anbudssökande skall arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, antingen i form av t ex en ISO-certifiering, annan likvärdig certifiering från organ etablerade inom EES, eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetsledningssystem. Kvalitetsledningssystem skall även innefatta metoder för kvalitetssäkring av underleverantörer. Anbudssökande skall till ansökan bifoga: - Intyg om certifiering enligt t ex SS EN-ISO 9001, eller annat likvärdigt kvalitetsledningssystem. Intyget skall vara giltigt vid tidpunkten för sista ansökningsdag. alternativt - En kvalitetssäkringsmanual som innehåller minst följande uppgifter: a. ansvarig person för kvalitetsledningssystemet, b. senaste datum uppdatering/revidering av kvalitetsledningssystemet, c. beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera prestandan på organisationens processer/tjänster så att de motsvarar kundernas behov och krav, d. hur inköpta tjänster/kompetenser/varor uppfyller specificerade krav,

13 13 e. kriterier för inköp av tjänster/kompetenser/varor samt hur kriterierna fortlöpande utvärderas, f. hur man fortlöpande kvalitetssäkrar underleverantörer och leveranser från underleverantörer, g. hur man kontrollerar att underleverantörer utför tjänster i enlighet med gällande kvalitetsplan/policy samt h. hur man kvalitetssäkrar nya underleverantörer. 3.8 Informationssäkerhet Anbudsökandens informationshanteringsmiljö (IT-miljö, fysisk miljö, personal och verksamhetens rutiner där informationen hanteras) skall vara utformad och införd på ett sådant sätt att Polisens krav avseende åtkomstbegränsning, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet möts. Anbudssökanden skall ha en aktiv, dokumenterad och beslutad informationssäkerhetsprocess på en nivå motsvarande ett ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), i enlighet med ISO/IEC Anbudssökande skall till ansökan bifoga: - Intyg om certifiering enligt t ex ISO/IEC 27001, eller annat likvärdigt ledningssystem för informationssäkerhet. Intyget skall vara giltigt vid tidpunkten för sista ansökningsdag. alternativt - En beskrivning av eget ledningssystem för informationssäkerhet som innehåller minst följande uppgifter: a. säkerhetsorganisation, b. roller, c. rapporteringsvägar, d. styrning av informationssäkerhetsarbetet, e. hur informationssäkerheten mäts och följs upp samt f. hur informationssäkerhetsprocessen är integrerad med den övriga verksamheten. 3.9 Förutsättning för att få ta del av anbudsförfrågan De anbudssökande som har selekterats att få delta i anbudsgivningen kommer att, för att få ta del av förfrågningsunderlag, avtalsutkast och övriga relevanta handlingar samt sekretessbelagda uppgifter för att kunna lämna anbud, genomgå en säkerhetsprövning. Selekterade anbudssökande kommer att delges och självständigt arbeta med samt förvara sekretessbelagda uppgifter i egna av Polisen godkända lokaler. För arbetet krävs att antagen anbudssökanden och dess personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen (1996:627) och i

14 14 denna godkänts av Polisen samt att anbudssökanden har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Polisen. Anbudssökanden skall acceptera samtliga villkor i bilagt Säkerhetsskyddsavtal utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudssökanden godtas som accept av villkoren i bilagt Säkerhetsskyddsavtal. För mer information om säkerhetsprövningen för att få ta del av förfrågningsunderlag m.m. se bilaga 3. 4 PRÖVNING AV ANSÖKAN 4.1 Kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudssökande. Därefter kontrolleras anbudssökandes lämplighet utifrån kraven ställda i denna Ansökningsinbjudan avseende anbudssökandes ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudssökande som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till selekteringen. 4.2 Selektering Samtliga anbudsansökningar som uppfyller kraven enligt ovan kommer att genomgå en säkerhetsprövning, se punkt Anbudslämning De anbudssökande som genomgått en säkerhetsprövning med godkänt resultat kommer att få ta del av anbudsförfrågan, avtalsutkast och övriga relevanta handlingar för att kunna lämna anbud. Bilagor 1 Formulär för anbudssökande 2 Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudssökande) 3 Säkerhetsskyddsavtal Nivå1 mfl. dokument