1.3 ALLMÄNT Polismyndigheten ( Polisen ) avser att upphandla en (1) polisbåt, vars längd understiger 15 meter, till Sjöpolisen i Göteborg.

Transkript

1 Handläggare Datum Cassandra Utas Stokic E-post Diarienummer A /2014 Upphandling av polisbåt understigande 15 meter 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 1.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Polismyndigheten är upphandlande myndighet. 1.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.3 ALLMÄNT Polismyndigheten ( Polisen ) avser att upphandla en (1) polisbåt, vars längd understiger 15 meter, till Sjöpolisen i Göteborg. Polisbåten ska vara en arbetsplats för polisarbete till sjöss. Polisbåten kommer att användas som ett verktyg i Sjöpolisens verksamhet. Till viss del kommer polisbåten att användas som transportmedel mellan olika uppdrag. Sjöpolisen använder i dagsläget sina båtar främst för sjötrafikövervakning men även vid exempelvis eftersökning av försvunna personer. Fokus ligger främst på ordning och säkerhet men hänsyn tas även till annan verksamhet som t.ex. bevakning av fiske och natur samt sjöräddning. Det ställs höga krav på en polisbåt avseende robusthet, fart, manöverbarhet och arbetsmiljö. 1.4 OMFATTNING Denna upphandling omfattar leverans av en (1) polisbåt. Vissa tjänster ingår även i upphandlingen med anledning av att polisbåten till viss del ska byggas och att utbildning ska tillhandahållas. Detaljer återfinns i Bilaga 3 Kravspecifikation. Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se

2 1.5 ANTAL LEVERANTÖRER Polisen har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör som kan ombesörja det aktuella uppdraget. 1.6 AVTALSINGÅENDE OCH LEVERANSTID Avtalet träder ikraft den dag då det har undertecknats av båda parter. Polisbåten ska levereras inom tolv (12) månader från det att avtalet har undertecknats av båda parter. Polisbåten ska dock inte levereras om vinterklimat råder om det är is i vattnet, i sådana fall utsträcks leveranstiden till en tidpunkt som parterna kommer överens om och som infaller kort efter att isen har smält. Polisbåten ska inte heller levereras under tidsperioden veckan före midsommar till den 31 augusti. Infaller leveransdatumet under denna tidsperiod ska leveranstiden utsträckas till en tidpunkt som parterna kommer överens om och som infaller kort därefter. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 ANNONSERING Annonsering sker i databasen TED (Tenders Electronic Daily) samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan med tillhörande bilagor ( Förfrågningsunderlag ). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil: Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget innehåller obligatoriska krav (benämnda ska-krav). Med obligatoriska krav avses de krav som ovillkorligen måste uppfyllas för att ett anbud ska utvärderas. Prövningen är binär, vilket innebär att kraven antingen uppfylls eller inte. Samtliga obligatoriska krav måste uppfyllas och konsekvensen av att ett obligatoriskt krav inte uppfylls är att anbudet förkastas. 2.3 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e- postadress: cassandra.utas-stokic@polisen.se. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 20 juli På grund av semesterperioder under sommaren kommer frågor dock inte att kunna besvaras mellan den 6 juni och den 21 juni Frågor och svar samt annan för ANBUDSFÖRFRÅGAN A / (8)

3 upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 24 juli Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.4 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Detta gäller inte i de delar det framgår av Förfrågningsunderlaget att annat språk godtas. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser omfattas av sekretess. Sådan information får gärna lämnas i Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare tillsammans med en motivering till varför informationen anses omfattas av sekretess, se punkten 2.9 Offentlighetsprincipen. Använd gärna hålat A4-papper och undvik häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. A /2014 Anbud upphandling av polisbåt understigande 15 meter 2.5 ANBUDETS GILTIGHET Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 4 april 2016 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.6 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud ska ha inkommit till Polisen senast den 14 augusti Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl och kl Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box Stockholm ANBUDSFÖRFRÅGAN A / (8)

4 Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.7 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.8 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.9 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte omfattas av sekretess. Polisen genomför en prövning om information omfattas av sekretess eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser omfattas av sekretess samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. Detta kan göras i Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och avseende underleverantörer som ska utföra det aktuella kontraktet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av kontraktet. Med underleverantör avses exempelvis företag som bygger delar av polisbåten eller hela polisbåten. Med underleverantör avses dock inte företag som levererar delar till polisbåten eller transporterar polisbåten. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får Bilaga 2 Formulär för underleverantör kopieras. ANBUDSFÖRFRÅGAN A / (8)

5 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter, gärna i Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och Bilaga 2 Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och Bilaga 2 Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till Bilaga 7 Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register ANBUDSFÖRFRÅGAN A / (8)

6 med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3-5 men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som får anses motsvara riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för denna upphandling och de bevis som fordras för att styrka att kraven framgår av Bilaga 3 Kravspecifikation. Bilaga 4 Checklista över bevisning som ska inges utöver skriftligt intygande om att krav uppfylls i kravspecifikationen finns en checklista över den bevisning som ska inges, utöver skriftligt intygande om att kraven uppfylls i kravspecifikationen. Anbudsgivaren kan använda denna checklista som stöd vid upprättande av sitt anbud. Notera att ovanstående checklista endast omfattar bevisning i kravspecifikationen. Hur kraven som har ställts i detta dokument, anbudsförfrågan, ska bevisas framgår av detta dokument. Polisen uppmanar därför anbudsgivare att läsa även anbudsförfrågan noggrant. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. ANBUDSFÖRFRÅGAN A / (8)

7 5.1 PRIS Anbudsgivaren ska ange ett fast totalpris i SEK, exklusive mervärdesskatt, för polisbåten som specificeras i Bilaga 3 Kravspecifikation. Priset ska omfatta hela åtagandet och innefattar därmed förutom den färdigbyggda polisbåten exempelvis dokumentation, genomförande av utbildning, garantin för polisbåten samt underhållsservice för att garantin ska gälla. Priset får gärna lämnas i Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare. Priset ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i Bilaga 5 Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I Bilaga 5 Avtalsunderlag, med tillhörande bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i Bilaga 5 Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån övriga ställda krav på anbudsgivaren i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller de kommersiella kraven. Därefter kontrolleras att anbudsgivaren uppfyller kraven som ställts på föremålet för upphandlingen, med undantag för kontrollen av referensfartyget enligt Bilaga 6 Kontroll av referensfartyg. Det kommer dock att kontrolleras att referensfartyget är tillräckligt likt det offererade fartyget, utifrån vad anbudsgivaren har uppgett om referensfartyget i anbudet. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Anbudet med det lägsta priset fastställs på nedanstående sätt. ANBUDSFÖRFRÅGAN A / (8)

8 Anbudet med det lägsta priset fastställs genom att priset för polisbåten som anbudsgivarna har angett jämförs med varandra. För den anbudsgivare som har lämnat det lägsta priset kommer en kontroll av referensfartyget att ske i enlighet med Bilaga 6 Kontroll av referensfartyg, då Polisen bedömer om vissa krav avseende den är uppfyllda. Om anbudsgivaren med det lägsta priset uppfyller dessa krav vinner den upphandlingen. Om anbudsgivaren med det lägsta priset inte uppfyller dessa krav kommer istället en kontroll av referensfartyg ske för den anbudsgivare som har lämnat det näst lägsta priset. Om inte den anbudsgivaren uppfyller kraven fortsätter Polisen med att kontrollera nästa anbudsgivares referensfartyg i den ordning som nu har nämnts. Det första anbudet som uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen är det som kommer att antas i upphandlingen. För det fall att två anbudsgivare får samma och lägsta pris kommer lottning att ske dem emellan för att fastställa vilken anbudsgivares referensfartyg som kommer att kontrolleras. 7 ALLMÄN ORIENTERING ÖVER KOMMANDE AKTIVITETER OCH ÅTAGANDEN Detta är en allmän orientering över huvudsakliga aktiviteter och åtaganden som äger rum efter att anbudsgivarens referensfartyg har godkänts. Först tecknas avtal mellan Polisen och den antagna anbudsgivaren, leverantören. När polisbåten har byggts klart sker en kontroll av polisbåten på plats hos leverantören före leverans. När polisbåten därefter har levererats till Polisen sker en leveranskontroll. Slutligen ska leverantören tillhandahålla utbildning på plats hos Polisen. Leverantören ska för övrigt tillhandahålla två (2) års garanti för polisbåten från godkännandet av leveransen. Detaljer återfinns i Bilaga 5 Avtalsunderlag. Bilagor Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare Bilaga 2 Formulär för underleverantör Bilaga 3 Kravspecifikation Bilaga 4 Checklista över bevisning som ska inges utöver skriftligt intygande om att krav uppfylls i kravspecifikationen Bilaga 5 Avtalsunderlag, med tillhörande bilagor Bilaga 6 Kontroll av referensfartyg Bilaga 7 Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare och underleverantörer) ANBUDSFÖRFRÅGAN A / (8)