Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan.

Transkript

1 Anbudsförfrågan Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Handläggare Cassandra Utas Stokic Telefon E-post Datum Diarienr (åberopas vid korrespondens) A /2013 Saknr 749 Sista anbudsdag: UPPHANDLING AV FRUKT (4 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 1.1 ALLMÄNT Polismyndigheten i Hallands län avser att upphandla frukt som ska levereras till ett antal av myndighetens lokaler i länet. Frukten kommer att erbjudas anställda vid Polismyndigheten i Hallands län och ingår som en del i ett friskvårdsprogram för de anställda. Mängden av frukt som ska levereras är beräknad utifrån att varje anställd som omfattas av friskvårdsprogrammet ska ha möjlighet att äta 700 gram frukt per vecka. Upphandlingen omfattar sammanlagt kg frukt per år som levereras under 43 veckor per år. 1.2 AVTALSOMRÅDEN Avtalsområdena i denna upphandling är indelade efter närpolisområdena i Polismyndigheten i Hallands län och är följande. 1. Laholm 2. Halmstad 3. Hylte 4. Falkenberg 5. Varberg 6. Kungsbacka 1.3 ANTAL LEVERANTÖRER PER AVTALSOMRÅDE Avtal avser att tecknas med en (1) leverantör på varje avtalsområde. Anbudsförfrågan.docx 1 (7)

2 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Hallands läns räkning. Polismyndigheten i Hallands län är upphandlande myndighet. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor ( Förfrågningsunderlag ). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e- postadress cassandra.utas-stokic@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 21 mars Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 28 mars Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som 2 (7)

3 anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig. Använd hålat A4-papper och undvik häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. A /2013 ANBUD Upphandling av frukt 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 3 oktober 2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud ska ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 3 april Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl och kl Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANGIVANDE AV AVTALSOMRÅDE Anbud kan lämnas på ett avtalsområde eller flera avtalsområden. Anbud kan lämnas på samtliga avtalsområden. Anbudsgivaren ska ange på vilket eller vilka avtalsområden som denne lägger anbud på. Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare kan förslagsvis användas för att ange på vilket eller vilka avtalsområden som anbudsgivaren lägger anbud på ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. 3 (7)

4 Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella kontraktet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att utföra leveransen av varan fram till ett eller flera av de leveransställen som framgår av Bilaga 3 Avtalsunderlag, med tillhörande bilaga. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får Bilaga 2 Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och Bilaga 2 Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och Bilaga 2 Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 4 (7)

5 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. 5 (7)

6 Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande. 4 SPECIFIKATION ÖVER VARAN OCH TJÄNSTEN Specifikationen över varan och tjänsten framgår av Bilaga 3 Avtalsunderlag, med tillhörande bilaga. Se därvid den tillhörande bilagan Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren ska ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare. Anbudsgivaren ska lämna ett pris per kg för bananer samt ett pris per kg för övriga fruktsorter. Leveranskostnad omfattas av de angivna priserna och anges därför inte separat. Om olika priser lämnas för olika avtalsområden måste det anges vilket pris som gäller för vilket avtalsområde. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i Bilaga 3 Avtalsunderlag, med tillhörande bilaga. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I Bilaga 3 Avtalsunderlag, med tillhörande bilaga anges samtliga kommersiella villkor som reglerar avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska skriftligen acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i Bilaga 3 Avtalsunderlag, med tillhörande bilaga. 6 (7)

7 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras om ställda krav på anbudsgivaren är uppfyllda. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Varje avtalsområde utvärderas för sig. Anbudet med det lägsta priset inom varje avtalsområde fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. Anbudsgivarens angivna pris per kg för bananer multipliceras med 30 % av den totala mängd frukt som ska levereras under en vecka inom ett avtalsområde. Anbudsgivarens angivna pris per kg för övriga fruktsorter multipliceras med 70 % av den totala mängd frukt som ska levereras under en vecka inom ett avtalsområde. Därefter adderas resultaten och bildar utvärderingspriset. Anbudsgivaren som har lämnat det lägsta utvärderingspriset vinner upphandlingen för det aktuella avtalsområdet. För det fall att två eller flera anbud får samma och lägsta utvärderingspris kommer lottning att ske dem emellan för att fastställa vilket anbud som kommer att vinna upphandlingen. Cassandra Utas Stokic cassandra.utas-stokic@polisen.se Bilagor Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare Bilaga 2 Formulär för underleverantör Bilaga 3 Avtalsunderlag, med tillhörande bilaga Blankett från Skatteverket (endast information för utländska anbudsgivare) 7 (7)