Datum Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet.

Transkript

1 1 (10) Datum Diarienr (åberopas) 409-A /2014 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Kristina Rosén E-post Upphandling av Polititransporter 1 FÖRUTSÄTTNINGAR 1.1 Allmänt Med polititransporter avses hämtning, transport och avlämning av avlidna personer som ska genomgå rättsmedicinsk undersökning vid Rättsmedicinalverket, RMV. Det gäller främst dödsfall som inträffat hastigt och oväntat. Returtransport förekommer då den avlidne förs från RMV till hemkommunen. Uppdraget innebär även att antagna anbudsgivare/transportörer, dess personal och underleverantörer får tillträde till avspärrade platser jämte 27 kap. 15 rättegångsbalken (brottsplats) där brottsutredningar pågår. Detta ställer stora krav på individernas karaktär och integritet samt varsamhet och noggrannhet. Uppdragets karaktär förutsätter att antagna anbudsgivare tar ansvar för verksamheten samt självständigt genomför uppdraget på ett professionellt, etiskt och respektfullt sätt. 1.2 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 1.3 Omfattning Polismyndigheten har i denna upphandling delats in i 25 avtalsområden. Länsindelning, respektive ansvarig Polisregion samt till vilken enhet inom RMV den avlidne skall transporteras framgår nedan: Postadress Polismyndigheten Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2 Avtalsområde/Län Polisregion RMV Notering Stockholm/Gotland Stockholm Stockholm Södermanland Öst Stockholm Östergötland Öst Linköping Jönköping Öst Linköping Kalmar Syd Linköping Kronoberg Syd Lund Blekinge Syd Lund Avtal fram till Skåne Syd Lund Halland Väst Göteborg/ Lund Västra Götaland Väst Göteborg/ Linköping Södra Halland tom Halmstad tillhör Lund. Under 2017 skall hela Hallands län förutom Kungsbacka till Lund Östra Skaraborg (Skövde och Mariestad) tillhör Linköping under 2017 Värmland Bergslagen Linköping (Uppsala) Under 2017 skall transport ske till Uppsala Örebro Bergslagen Linköping Dalarna Bergslagen Uppsala Uppsala Mitt Uppsala Västmanland Mitt Uppsala Gävleborg Mitt Uppsala Västernorrland: område A Härnösand, Timrå Kramfors, Sundsvall, och Ånge Västernorrland: område B Sollefteå och Örnsköldsvik Jämtland: område C Strömsund, Krokom, Ragunda, Östersund Jämtland: område D Berg, Bräcke, Åre, Härjedals Västerbotten: område E Sorsele, Storuman, Malå, Dorotea och Vilhelmina Västerbotten: område F Norsjö, Skellefteå, Vindeln, Lycksele, Umeå, Vännäs, Robertsfors, Bjurholm, Nordmaling Norrbotten: område G Kiruna, Gällivare, Pajala Norrbotten: område H Övertorneå, Haparanda, Överkalix, Kalix, Boden, Luleå, Älvsbyn, Piteå Norrbotten: område I Jokkmokk, Arjeplog, Arvidsjaur

3 3 Anbudsgivare kan lämna anbud på ett (1) eller flera avtalsområden. Det ska tydligt framgå av anbudet vilket avtalsområde som avses. 1.4 Volym Volym redovisas i ungefärligt antal avlidna inom respektive län som transporterats till RMV under 2015 genom Polisens försorg. Län Antal avlidna Stockholm 1207 Uppsala 202 Södermanland 182 Östergötland 244 Jönköping 148 Kronoberg 98 Kalmar 197 Gotland 49 Blekinge 80 Skåne 723 Halland Västra Götaland 1016 (varav 92 st östra Skaraborg) Värmland 172 Örebro 166 Västmanland 153 Dalarna 171 Gävleborg 191 Västernorrland 159 (A-115 st, B- 44 st) Jämtland 82 (C-23 st, D-59 st) Västerbotten 138 (E-17 st, F-121 st) Norrbotten 159 (G-30 st, H- 84 st, I-45 st) Polisen garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. 1.5 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 1.6 Annonsering Annonsering sker i databasen

4 4 1.7 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor. Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. Bilagor: Bilaga 1, Kravspecifikation Bilaga 2, Prisbilaga Bilaga 3, Avtalsvillkor Bilaga 4, Formulär för anbudsgivare Bilaga 5, Formulär för underleverantör Bilaga 6, Referensbilaga Bilaga 7, Personalförteckning Frågor och svar på förfrågningsunderlaget Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast 22 januari Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 26 januari Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. 1.8 Anbudets form och struktur Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 409-A / ANBUD Polititransporter

5 5 1.9 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 juli 2016 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 3 februari Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Ramavtal Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett ramavtal. Avtalet beräknas löpa på två (2) år från och med till och med , med möjlighet till ytterligare förlängning i år. Polisen har ett bindande avtal för Blekinge län. Detta avtal löper ut Nytt avtal för Blekinge beräknas således att gälla från

6 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra tjänster inom det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. 2.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 2.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 2.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.

7 7 2.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. 2.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser att sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 2.6 Kontroll av teknisk kapacitet Anbudsgivaren skall redogöra för sin tekniska kapacitet genom att fylla i och bifoga till anbudet bilaga 4 Anbudsformulär. Anbudsgivare skall ha tillräcklig kunskap, förmåga och kapacitet för att kunna genomföra det uppdrag som upphandlingen avser 2.7 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av att ta hand om avlidna. Minst 3 st. enskilda referensuppdrag skall redovisas från de senaste 2 åren med tillhörande kontaktuppgifter. Se bilaga 6. Detta gäller även ev. underleverantör.

8 8 2.8 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall redovisa hur kvaliteten i verksamheten dokumenteras. Anbudsgivaren bör ha ett system eller rutiner för att hålla en hög nivå av kvalitet i sin verksamhet. Anbudsgivaren bör ha en kvalitetspolicy som bör vara antagen på lednings- eller styrelsenivå. Av kvalitetspolicyn bör det framgå att Anbudsgivaren kan utföra uppdrag i enlighet med denna upphandling. Anbudsgivaren skall ha en kvalitetsansvarig person. Kvalitetsansvarig skall anges med namn och kontaktuppgifter. 2.9 Miljöledning Anbudsgivaren skall kunna verifiera att man bedriver ett systematiskt förbättringsarbete avseende miljö i alla led. Anbudsgivaren skall redovisa hur man hanterar sitt miljöarbete. Anbudsgivaren skall ha en miljöansvarig person. Miljöansvarig skall anges med namn och kontaktuppgifter Underleverantör I det fall anbudsgivaren avser att nyttja underleverantör skall detta förslagsvis anges i bilaga 5. Personalförteckning skall fyllas i. Eventuell underleverantör kommer att godkännas när dess anställda eventuellt är prövad och godkänd i polisens säkerhetsprövning. 3 KRAV PÅ TJÄNST De krav som ställs på tjänsten samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av Kravspecifikation, bilaga 1.

9 9 4 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 4.1 Priser Anbudsgivaren skall ange pris i SEK, exklusive mervärdesskatt, se bilaga 2. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnat pris ska kunna genomföras skall den prisuppgift som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Viss väntetid kan förekomma i samband med hämtning av avlidna. Ingen ersättning utgår för detta. Ingen specifik ersättning utgår för framkörning utan detta ligger i priset för transport. Ersättning utgår för väntetid i samband med att obduktion pågår för Västernorrlands, Jämtlands, Västerbotten och Lapplands län. Ersättning utgår med pris per timme/ per transport. Returtransport sker då vid samma tillfälle. För anbudsgivare som lägger anbud för Stockholms län ingår att ansvara även för transporterna på Gotland. För detta utgår ett tillägg enligt självkostnadspris (båtbiljett). I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Se bilaga 3. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 5 ANBUDSPRÖVNING 5.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. Varje anbudsområde kommer att kvalificeras och utvärderas var för sig.

10 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 5.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. Anbudets summa för utvärdering kommer att räknas ut enligt följande: Samtliga avtalsområden förutom Jämtlands, Västernorrlands, Västerbotten och Norrbottens län: Tjugo (20) transporter från hämtningsplats till RMV, à 25 km + Tio (10) transporter från hämtningsplats till RMV à 70 km + Tio (10) transporter från hämtningsplats till RMV á 200 km Samtliga transporter kommer att beräknas inkl. framkörningsavgift. Jämtlands, Västernorrlands, Västerbotten och Norrbottens län: Fem (5) transporter från hämtningsplats till RMV à 100 km + Tio (10) transporter à 300 km + Fem (5) transporter à 500 km Samtliga transporter kommer att beräknas inkl. framkörningsavgift. Förutom ovanstående kommer även angivet pris för väntetid vid obduktion att adderas till anbudssumman. Kostnaden för fyra (4) timmar kommer att utvärderas vid tjugo (20) tillfällen.