Datum. Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan:

Transkript

1 1 (11) Datum Diarienr (åberopas) 792-A /2017 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Louise Evaldsson E-post UPPHANDLING AV MEDALJER (6 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 KARAKTÄR Polisen efterfrågar i denna upphandling tillverkning och leverans av medaljer för att belöna polisanställda och medborgare. Tillverkning och leverans skall ske enligt bilagd kravspecifikation och ritningar. Teknisk kravspecifikation medaljer och ritningar för Polismyndighetens medaljer. 1.2 OMFATTNING Anbud skall lämnas på hela åtagandet, alternativa anbud kommer inte att prövas. Polisen avser att teckna ramavtal med (1) leverantör. 1.3 VOLYM Polisens initiala behov är specificerat i tabellen nedan. Förutom nedan specificerade volymer garanterar Polisen inga volymer i framtiden. Post Artikel Antal Enhet Medaljer 1 Medalj för rådigt ingripande i guld 50 st. 2 Medalj för rådigt ingripande i silver 500 st. 3 Medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv till band) i guld 50 st. 4 Medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv till band) i silver 200 st. Postadress Polismyndigheten Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2 5 Medalj för internationella insatser i brons 1000 st. Släpspännen st. 6 Släpspänne till medalj för rådigt ingripande 550 st. 7 Släpspänne till medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv) i 50 st. guld 8 Släpspänne till medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv) i 200 st. silver 9 Släpspänne till medalj för internationella insatser 1000 st. Friliggande eklöv st. 10 Friliggande eklöv i guld 50 st. 11 Friliggande eklöv i silver 200 st. Etui st. 12 Etui för medalj och släpspänne, samt i förekommande fall friliggande eklöv 1800 st. 1.4 AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då Avtalet undertecknas av båda parter och gäller i tjugofyra 24 månader. Polisen äger rätt men har inte skyldighet att förlänga Avtalet med tolv (12) månader i taget upp till tjugofyra (24) månader med i övrigt oförändrade villkor. Maximal avtalstid är således fyra (4) år. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 1.5 AVROP/LEVERANS Rätt att avropa från avtalet tillkommer beställare vid Polisen 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 6 kap. 1 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen TED (Tenders Electronic Daily) samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT).

3 3 2.4 OFFENTLIG UPPHANDLING Offentlig upphandling styrs av lagen om offentlig upphandling (LOU). För att delta i en offentlig upphandling ska anbudsgivaren svara på Förfrågningsunderlagets samtliga ställda krav. De krav som måste uppfyllas benämns som skall-krav. Samtliga skall-krav måste vara uppfyllda för att anbudsgivaren och dess anbud skall kvalificeras till vidare utvärdering. 2.5 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.6 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress louise.evaldsson@polisen.se Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 11 augusti Observera att inga svar på frågor kommer att besvaras mellan den 24 juli och den 7 augusti Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 18 augusti Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.7 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning till svenska eller engelska. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.12.

4 4 Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 792-A / ANBUD Medaljer 2.8 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig 1 företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 30 april 2018 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.9 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 28 augusti Anbud inklusive anbudsprover som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polismyndigheten, Godsmottagningen, Bergsgatan 52, Stockholm, vardagar mellan kl. 07:30 och kl. 16:00. Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan 06:00-20:00 Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. 1 Med behörig avses firmatecknare eller person som kan styrka att denne är behörig att företräda anbudsgivaren genom t.ex. fullmakt som i sådant fall skall bifogas anbudet.

5 5 Enligt definitionen i 1 kap. 15 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses eventuell tillverkare av produkterna som anbudsgivaren anlitar för att tillverka hela eller vissa delar av efterfrågade produkter. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 UNDERLEVERANTÖR Avser anbudsgivaren att anlita underleverantör för att tillverka hela eller vissa delar av efterfrågade produkter skall följande uppgifter om underleverantören lämnas med anbudet. - Företagsuppgifter för eventuella underleverantörer där produktion av medaljer kommer att ske och vilka delar av produktionen respektive underleverantör ansvarar för. Observera att det är produktionsstället, dvs. fabrikens adressuppgifter, som ska anges.

6 6 - Sanningsförsäkran för produktionsstället/na där produktionen av medaljer kommer ske. Anbudsgivaren får inte byta produktionsställe eller andra underleverantörer utan Polismyndighetens skriftliga godkännande. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.3 UTESLUTNINGSGRUNDER Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 13 kap. 1-3 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1-3 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.4 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet.

7 7 Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.6 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilagd Teknisk kravspecifikation för Polismyndighetens medaljer.

8 8 4.1 ANBUDSPROVER Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga anbudsprover. Anbudsproverna skall visa att anbudsgivaren har den utrustning, tekniska förmågan och yrkesskicklighet som krävs för att tillverka och leverera medaljerna. Anbudsproverna är en del i anbudet och skall bifogas anbudet. Material som kommer efter sista anbudsdagen kommer inte att tas hänsyn till i upphandlingen. Anbudsproverna skall vara tillverkade på det produktionsställe som anbudsgivaren har angett i anbudet och där produktionen kommer att ske. Avser anbudsgivaren att använda mer än ett produktionsställe skall anbudsprover från varje anläggning lämnas. Varje anbudsprov skall vara märkta enligt numreringen nedan samt Diarienummer 792-A /2017 det ska även framgå på vilket produktionsställe det är tillverkat. Anbudsprov 1.1 En (1) styck medalj motsvarande Förtjänstmedalj i guld, med medaljband, och fästanordning. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men skall ha en präglat emblem/text med samma komplexitet. Ett intyg skall bifogas anbudet som visar att medaljen är tillverkad av det basmaterial samt ytskikt som är specificerat i Teknisk kravspecifikation. Medaljen skall levereras i passande etui enligt Teknisk kravspecifikation. Anbudsprov 1.2 En (1) styck medalj motsvarande Förtjänstmedalj i silver, med medaljband, och fästanordning. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men skall ha en präglat emblem/text med samma komplexitet. Ett intyg skall bifogas anbudet som visar att medaljen är tillverkad av det basmaterial samt ytskikt som är specificerat i Teknisk kravspecifikation. Medaljen skall levereras i passande etui enligt Teknisk kravspecifikation. Anbudsprov 1.3 En (1) styck medalj motsvarande Utlandsmedalj i brons, med medaljband, och fästanordning. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men skall ha en präglat emblem/text med samma komplexitet. Ett intyg skall bifogas anbudet som visar att medaljen är tillverkad av det basmaterial som är specificerat i Teknisk kravspecifikation. Medaljen skall levereras i passande etui enligt Teknisk kravspecifikation Anbudsprov 1.4 Ett (1) styck eklöv motsvarande Friliggande eklöv i guld. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och

9 9 tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men skall ha en präglat emblem med samma komplexitet. Ett intyg skall bifogas anbudet som visar att eklövet är tillverkad av det basmaterial samt ytskikt som är specificerat i Teknisk kravspecifikation. Anbudsprov 1.5 Ett (1) styck eklöv motsvarande Friliggande eklöv i silver. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men skall ha en präglat emblem med samma komplexitet. Ett intyg skall bifogas anbudet som visar att eklövet är tillverkad av det basmaterial samt ytskikt som är specificerat i Teknisk kravspecifikation. Anbudsprov 1.6 Ett (1) styck släpspänne med eklöv motsvarande Släpspänne till förtjänstmedalj i silver (med eklöv) i guld. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men eklövet skall ha en präglat emblem med samma komplexitet. Ett intyg skall bifogas anbudet som visar att eklövet är tillverkad av det basmaterial samt ytskikt som är specificerat i Teknisk kravspecifikation. Anbudsprov 1.7 Ett (1) styck släpspänne med eklöv motsvarande Släpspänne till förtjänstmedalj i silver (med eklöv) i silver. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men eklövet skall ha en präglat emblem med samma komplexitet. Ett intyg skall bifogas anbudet som visar att eklövet är tillverkad av det basmaterial samt ytskikt som är specificerat i Teknisk kravspecifikation. Anbudsprov 1.8 Ett (1) styck släpspänne motsvarande Släpspänne till medborgarmedaljen Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men skall ha samma komplexitet som är specificerat i Teknisk kravspecifikation Anbudsprov 1.9 Ett (1) styck släpspänne motsvarande Släpspänne till utlandsmedaljen. Anbudsprovet skall vara tillverkat enligt kraven i Teknisk kravspecifikation gällande material och tillverkningsteknik. Anbudsproven får avvika gällande utformning och mått men skall ha samma komplexitet som är specificerat i Teknisk kravspecifikation.

10 10 5 KONSTRUKTIONSMÖTE När avtalet trätt i kraft och före det första avropet, kommer ett konstruktionsmöte att genomföras med Polisen och Leverantören, på Polismyndigheten, Polhemsgatan 30, Stockholm, om inget annat överenskommes, för en genomgång av de tekniska specifikationerna för de aktuella produkterna, samt övriga villkor i avtalet. 6 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 6.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga Priser. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Vid avrop från polisen gäller de i anbudet givna priserna. 6.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 7 ANBUDSPRÖVNING 7.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 7.2 UTESLUTNINGS OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna enligt punkt 2 i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Därefter kontrolleras om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren enligt punkt 3 i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen.

11 UTVÄRDERINGSFASEN Lägsta pris I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen enligt punkt 4 och de kommersiella kraven enligt punkt 5 i Förfrågningsunderlaget. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod Pris Vid utvärderingen av anbudssumman utgörs den av pris på enhet för nedanstående poster multiplicerat med angivna antal. Den totala summan blir således anbudsgivarens anbudssumma, observera att antal enheter som utvärderas är fiktivt. Se nedan. Post Artikelbenäning Enhet Pris/enhet i SEK exkl. moms Antal enhet som utvärderas Summa 1 Medalj för rådigt ingripande i guld styck 50 - kr 2 Medalj för rådigt ingripande i silver styck 50 - kr 3 Medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv till band) i guld styck 50 - kr 4 Medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv till band) i silver styck 50 - kr 5 Medalj för internationella insatser i brons styck 50 - kr 6 Släpspänne till medalj för rådigt ingripande styck 50 - kr 7 Släpspänne till medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv) i guld styck 50 - kr 8 Släpspänne till medalj för förtjänstfulla insatser (med eklöv) i silver styck 50 - kr 9 Släpspänne till medalj för internationella insatser styck 50 - kr 10 Friliggande eklöv i guld styck 50 - kr 11 Friliggande eklöv i silver styck 50 - kr 12 Etui för medalj och släpspänne, samt i förekommande fall friliggande eklöv styck 50 - kr ANBUDSSUMMA - kr Anbudsgivare med lägst anbudssumma är den som har det lägsta priset och kommer att antas. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) 4. Teknisk kravspecifikation för Polismyndighetens medaljer, jämte bilagda ritningar för Polismyndighetens medaljer 5. Avtalsunderlag, jämte bilagor som angivs i avtalsunderlaget 6. Priser