UPPHANDLING AV ARRESTANT- OCH BROTTSPLATSBEVAKNING FÖR POLISMYNDIGHETEN DALARNA (8 bilagor)

Transkript

1 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Handläggare Datum Arash Jahani E-post Saknr och diarienr 253-A /2013 ANBUDSFÖRFRÅGAN UPPHANDLING AV ARRESTANT- OCH BROTTSPLATSBEVAKNING FÖR POLISMYNDIGHETEN DALARNA (8 bilagor) 1 INLEDNING 1.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten Dalarnas räkning och inbjuder Er att lämna anbud. Riksdagen har beslutat att en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari Polismyndigheten övertar verksamheter från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Polismyndighetens organisationsnummer är Detta avtal kommer att, på oförändrade villkor, övertas av Polismyndigheten från och med ovan angiven tidpunkt. Fakturor ska till dess annat meddelas ställas till Polismyndigheten Dalarna. 1.2 ANNONSERING Annonsering sker i databasen TED samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 1.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna Anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt Förfrågningsunderlag enligt bilageförteckning erhållits, tillägnat sig information om frågor och svar samt eventuell löpande och relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil (se även punkten 1.4). ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 1 (16)

2 Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Här publiceras löpande relevant information för upphandlingen fram till och med 10 juni FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska eller engelska och skickas till upphandlaren, Arash Jahani, på följande e-postadress Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 5 juni Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 10 juni Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil (se även punkten 1.3). 1.5 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Rikspolisstyrelsen inbjuder leverantörer att delta i en upphandling gällande arrestant och brottsplatsbevakning där bland annat handräckningsärenden, transporter samt övrig bevakning för Polismyndigheten Dalarna ingår. Uppdraget innebär att antagna leverantörer, personal och underleverantörer får tillträde till avspärrade platser jämte 27 kap. 15 Rättegångsbalken (brottsplats) där brottsutredningar pågår. Antagna leverantörer, personal och underleverantörer kommer arbeta med sekretessbelagda uppgifter där tystnadsplikt gäller. Detta ställer stora krav på individernas karaktär och integritet. Uppdragets karaktär förutsätter att antagna anbudsgivare tar ansvar för verksamheten samt självständigt genomför uppdraget och löser de problem och frågeställningar som uppkommer. Detaljerad utformning av uppdragets löpande rutiner fastställs av ansvarigt polisområde/enhet inom Polismyndigheten Dalarna. Detaljerad utformning av instruktion kommer att hålla sig inom ramen för vad som anges i det här Förfrågningsunderlaget. Det är i första hand fråga om muntliga instruktioner från Polismyndigheten Dalarna. Leverantörens instruktioner till sin personal ska godkännas av Polismyndigheten Dalarna. Polismyndigheten Dalarna eller berörda Polisområden/enhet kommer dock inte att detaljreglera frågor där leverantören har att följa riktlinjer eller föreskrifter som utfärdats av annan myndighet (t.ex. arbetsmiljöfrågor). ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 2 (16)

3 Nedan följer en beskrivning av innehållet och karaktären för de efterfrågade tjänsterna. 2.1 KARAKTÄR Upphandlingen består av två avtalsområden. Information om avtalsområdena och tidigare volym för respektive avtalsområde framgår nedan (se punkterna för avtalsområde 1 och för avtalsområde 2 i Anbudsförfrågan). Med arrestantbevakning avses sedvanliga arbetsuppgifter i arresten såsom tillsyn av intagna och i arresten förvarade personer. Det kan också ingå i arbetsuppgifterna att biträda polispersonalen vid avvisitering, verkställande av frigivning samt bevakning av frihetsberövad person som förvaras på annan plats, till exempel sjukhus. Normalfallet vid arrestantbevakning för avtalsområde 1 är att det efterfrågas två personer samtidigt, dygnet runt och året runt. Transport av frihetsberövade kan till exempel ske från och till olika vårdinrättningar i handräckningsärenden med stöd av olika vårdlagar, bland annat LVU, LVM och LPT. Transporterna utgår inte alltid från en Polisstation. Det kan också bli aktuellt att biträda polismyndigheten Dalarna vid transport till häkte samt i vissa fall längre transporter inom hela Sverige med utgångspunkt i respektive avtalsområde. Vid transporter tillhandahålls fordon av Polismyndigheten Dalarna. Med övrig bevakning avses bevakningsuppdrag på annan plats inom respektive avtalsområde, det kan exempelvis röra sig om brottsplats med mera. Polismyndigheten Dalarna avgör från fall till fall vilken tillsyn och insats som krävs. Polismyndigheten Dalarna avgör om det är väktare och/eller ordningsvakt som behövs för det aktuella uppdraget. 2.2 AVTALSTID Ramavtalet med Polismyndigheten Dalarna träder i kraft från och med under förutsättning att Avtalet har undertecknats av båda Parter. Ramavtalet gäller i ett (1) år. Polismyndigheten Dalarna äger rätt, men har ej skyldighet att förlänga ramavtalet med ett (1) år. 2.3 PERSONAL OCH UTBILDNING Enligt ramavtalet, se punkten i bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2, är antagen leverantör, beroende på uppdrag, skyldig att tillhandahålla personal med nedan angivna kompetenser för varje avrop: - Väktare med väktarutbildning (VU1 och VU2) som av Länsstyrelsen är godkänd att arbeta som väktare samt innehar B-körkort. och/eller - Ordningsvakt med ordningsvaktsförordnande samt innehar B-körkort. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 3 (16)

4 2.3.1 VÄKTARE Enligt ramavtalet ska antagen leverantör till Polismyndigheten Dalarna inlämna utbildningsintyg som styrker att samtlig personal genomgått en komplett väktarutbildning. Personallista samt kopia på körkort ska bifogas. Polismyndigheten Dalarna kommer kontrollera mot Länsstyrelsen att personalen är godkänd att arbeta som väktare. Polismyndigheten Dalarna kommer kontrollera att personalen innehar körkort. Har Företaget namngivit personal som inte är godkända att arbeta som väktare av Länsstyrelsen och/eller saknar giltigt körkort innebär det att namngiven personal inte får utföra uppdrag för Polismyndigheten Dalarna ORDNINGSVAKT Enligt ramavtalet ska antagen leverantör till Polismyndigheten Dalarna inlämna intyg som styrker att personalen har ett giltigt ordningsvaktsförordnande. Polismyndigheten Dalarna kommer kontrollera att personalen har ett giltigt ordningsvaktförordnande. Polismyndigheten Dalarna kommer kontrollera att personalen innehar körkort. Har Företaget namngivit personal som inte har ett giltigt ordningsvaktsförordnande och/eller saknar giltigt körkort innebär det att namngiven personal inte får utföra uppdrag för Polismyndigheten Dalarna UTBILDNING TILLHANDAHÅLLEN AV POLISEN Enligt ramavtalet ska personalen genomgå utbildning som är tillhandahållen av Polisen. Polismyndigheten ansvarar för att personalen får förordnande som arrestantvakter enligt Polislagen 23a. För mer information om utbildningen se punkten i ramavtalet (bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2 ). Polisen svarar för utbildningskostnaderna som genomförs av Polisens egen personal. Leverantören svarar dock för egna kostnader för deltagande i utbildning. 2.4 KLÄDSEL Enligt ramavtalet, se punkten bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2, ska leverantören tillhandahålla all utrustning/klädsel som är nödvändig för utförandet av efterfrågade tjänster. Personal som kommer att utföra efterfrågade tjänster ska ha enhetlig klädsel märkt med firmanamn/logotyp. Om uppdraget kräver väktare ska väktaruniform användas av leverantörens väktarpersonal. Om uppdraget kräver ordningsvakt ska ordningsvaktsuniform användas av leverantörens ordningsvaktspersonal. 2.5 AVROP OCH INSTÄLLELSETIDER Enligt ramavtalet, se punkten 6.3 bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2, är Leverantören skyldig att hålla dygnstäckande jour årets alla dagar samt ta emot avrop via telefon dygnet runt årets alla dagar med inställelsetid till bevakningsstället från mottaget avrop. Avrop ska ställas till leverantören alternativt till en dygnetruntbemannad larmcentral eller annan ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 4 (16)

5 beställningsmottagare som leverantören är ansluten till. Det är viktigt att det finns ett (1) telefonnummer dit Polismyndigheten Dalarna kan vända sig för att avropa tjänster. Rätt att avropa från avtalet tillkommer Polismyndigheten Dalarna AVROP, AVROPSORDNING, TAXOR, INSTÄLLELSETIDER OCH BEKRÄFTELSETIDER Polismyndigheten Dalarna har för avsikt att tilldela maximalt tre (3) anbudsgivare per avtalsområde. Antagna leverantörer rangordnas beroende på resultatet från anbudsutvärderingen. Den först rankade leverantören inom respektive avtalsområde är berättigad till samtliga avrop så långt dess kapacitet medger inom ramavtalets angivna villkor och offererat anbud. Avrop från leverantör nummer två (2) i avropsordningen får endast ske om den först rankade leverantören inom respektive avtalsområde inte kan leverera inom ramavtalets stipulerade villkor och offererat anbud. När detta inträffar kan avrop ske från nummer två (2) i avropsordningen. Avrop från leverantör nummer tre (3) i avropsordningen får endast ske om leverantör nummer två (2) i avropsordningen inte kan leverera inom ramavtalets stipulerade villkor och offererat anbud. När detta inträffar kan avrop ske från nummer tre (3) i avropsordningen. Antagna leverantörer får tacka nej upp till fem (5) avrop per år (räknat från och med när Avtalet trätt i kraft). Om leverantör tackar nej till fler än fem (5) avrop per år utgår vite för varje gång leverantören tillfrågas under det innevarande året (se även punkterna 9.1 och 12 i ramavtalet, bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2 ). Avrop som berör tjänster som ska genomföras på fast månadsbasis, i detta fall definierat som 30 dagar, är benämnd taxa 1. För denna timtaxa ska avrop lämnas av Polismyndigheten Dalarna senast fyra (4) veckor innan tjänsten påbörjas, tjänsten påbörjas enligt denna taxa när första inställelsetiden för 30 dagars perioden inträffar. Leverantören ska bekräfta mottaget avrop, per e-post, inom 7 dagar, d.v.s. 168 timmar. Taxa 1 är således en timtaxa där behovet för antalet timmar är bestämd för en hel månad, det vill säga 30 dagar, och där avrop görs senast fyra veckor innan taxans första inställelsetid. Avropet kan komma att avse dygnets alla timmar under 30 dagars perioden. För avrop som lämnas av Polismyndigheten Dalarna senast 24 timmar innan tjänsten ska påbörjas, benämnd taxa 2, - ska Leverantören bekräfta mottaget avrop, per e-post, inom en (1) timme. Taxa 2 är således en timtaxa där avrop görs senast 24 timmar innan tjänsten ska påbörjas. Avropet kan komma att avse dygnets alla timmar. För avrop som lämnas av Polismyndigheten Dalarna senast två (2) timmar innan tjänsten ska påbörjas, benämnd specialtaxa, - ska Leverantören bekräfta mottaget avrop, per e-post, inom tio (10) minuter. Specialtaxa är således en timtaxa där avrop görs senast 2 timmar innan tjänsten ska påbörjas. Avropet kan komma att avse dygnets alla timmar. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 5 (16)

6 Respektive taxa enligt ovan är i sin tur uppdelad i tre delar beroende på vilken tid på dygnet som tjänsterna utförs: Dagtid: Med tjänster som utförs på dagtid menas tjänster som utförs från och med klockan 06:00 till och med klockan 22:00, måndag till och med fredag, hela året. Natt: Med tjänster som utförs på nattetid menas tjänster som utförs från och med klockan 22:00 till och med klockan 06:00, måndag till och med fredag hela året, dock med undantaget att från och med klockan 22:00 på fredagar påbörjas taxan enligt helg. Helg: Med tjänster som utförs på helger menas tjänster som utförs från och med klockan 22:00 fredag till och med klockan 06:00 måndag, hela året. Taxorna med hänsyn till när tjänsten utförs på dygnet: Taxa 1: Taxa 1, Dagtid (from kl. 06:00 - tom kl. 22:00 mån-fre) Taxa 1, Natt (from kl. 22:00 - tom kl. 06:00 mån-fre dock med följande undantag: from kl. 22:00 på fredagar påbörjas taxan enligt Taxa 1, Helg) Taxa 1, Helg (from kl. 22:00 fredag tom kl. 06:00 måndag) Taxa 2: Taxa 2, Dagtid (from kl. 06:00 - tom kl. 22:00 mån-fre) Taxa 2, Natt (from kl. 22:00 - tom kl. 06:00 mån-fre dock med följande undantag: from kl. 22:00 på fredagar påbörjas taxan enligt Taxa 2, Helg) Taxa 2, Helg (from kl. 22:00 fredag tom kl. 06:00 måndag) Specialtaxa: Specialtaxa, Dagtid (from kl. 06:00 - tom kl. 22:00 mån-fre) Specialtaxa, Natt (from kl. 22:00 - tom kl. 06:00 mån-fre dock med följande undantag: from kl. 22:00 på fredagar påbörjas taxan enligt Specialtaxa, Helg) Specialtaxa, Helg (from kl. 22:00 fredag tom kl. 06:00 måndag) 2.6 OMFATTNING, VOLYM OCH AVTALSOMRÅDEN Vissa polisområden kan behöva utnyttja tjänsten enstaka timmar och andra polisområden kan komma att avropa för tjänster dygnet runt. Avrop kommer att ske efter behov. Upphandlingen består av två avtalsområden. Information om avtalsområdena och tidigare volym för respektive avtalsområde framgår nedan (se punkterna och 2.6.2). Anbud kan lämnas på ett eller på båda angivna avtalsområden. Varje avtalsområde kommer utvärderas för sig. Alternativa anbud kommer inte prövas. Upphandlingen kommer att genomföras som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 3 (SUA). ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 6 (16)

7 2.6.1 AVTALSOMRÅDE 1 Avtalsområde 1 omfattar följande kommuner; Avesta, Hedemora, Falun, Borlänge, Gagnef, Säter, Ludvika och Smedjebacken. Brottsplatsbevakning kan bli aktuell i samtliga kommuner. Det kan också bli aktuellt att genomföra vissa transporter av frihetsberövade inom hela landet. Arrestantbevakning kan bli aktuell i Avesta, Borlänge, Falun och Ludvika. Huvuddelen av de köpta tjänsterna de senaste åren avser arresten i Borlänge, där dygnet runt bemanning, året runt, har avropats på arrestantvakter. För avtalsområde 1 garanterar Polismyndigheten Dalarna totalt timmar i volym per år för enkelbemanning (en person). De garanterade timmarna fördelas på alla de antagna leverantörer som enligt avropsordningen utfört de efterfrågade tjänsterna. Den garanterade volymen ska således inte tolkas så att respektive antagen leverantör i avropsordningen/rangordningslistan blir garanterad timmar (se mer om avropsordningen/rangordningslistan i punkten 2.5.1). Polismyndigheten Dalarna kan komma att avropa större volymer än den garanterade volymen. Statistik på kostnader från tidigare år: 2011 ca kr 2012 ca kr Inför kommande år uppskattas behovet till följande antal timmar per taxa för ett (1) år vid enkelbemanning (en person): Taxa 1, Dagtid Taxa 1, Natt Taxa 1, Helg Taxa 2, Dagtid Taxa 2, Natt Taxa 2, Helg Specialtaxa, Dagtid Specialtaxa, Natt Specialtaxa, Helg timmar 3000 timmar 5000 timmar 500 timmar 200 timmar 300 timmar 500 timmar 200 timmar 300 timmar AVTALSOMRÅDE 2 Avtalsområde 2 omfattar följande kommuner; Malung-Sälen, Vansbro, Leksand, Rättvik, Orsa, Mora, Älvdalen. Brottsplatsbevakning kan bli aktuell i samtliga kommuner. Det kan också bli aktuellt att genomföra vissa transporter av frihetsberövade inom hela landet. Arrestantbevakning kan bli aktuell i Malung, Sälen, Mora och Rättvik. Huvuddelen av de köpta tjänsterna de senaste åren avser arresten i Sälen. Polismyndigheten Dalarna garanterar inga volymer för avtalsområde 2. Statistik på volymen från tidigare år: ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 7 (16)

8 2011 ca kr 2012 ca kr Inför kommande år uppskattas behovet till följande antal timmar per taxa för ett (1) år vid enkelbemanning (en person): Taxa 1, Dagtid Taxa 1, Natt Taxa 1, Helg Taxa 2, Dagtid Taxa 2, Natt Taxa 2, Helg Specialtaxa, Dagtid Specialtaxa, Natt Specialtaxa, Helg 100 timmar 40 timmar 60 timmar 75 timmar 25 timmar 50 timmar 75 timmar 25 timmar 50 timmar 2.7 POLISENS VÄRDEGRUND OCH MEDARBETARPOLICY Polisens gemensamma värdegrund togs fram 2007 genom bidrag från nästan medarbetare. Värdegrunden är en utgångspunkt för att bygga, utveckla eller förändra organisationens riktning, varumärke och kultur: Polisens uppdrag är att öka tryggheten och minska brottsligheten. Vi genomför vårt uppdrag professionellt och skapar förtroende genom att vara: Engagerade med ansvar och respekt. Vi tar ansvar för vår uppgift och värnar om allas lika värde. Effektiva för resultat och utveckling. Vi är fokuserade på resultat, samarbete och ständig utveckling. Tillgängliga för allmänheten och för varandra. Vi är hjälpsamma, flexibla och stödjande. Polisens medarbetarpolicy beskriver hur alla anställda inom Polisen ska agera i sitt uppdrag. Den klargör vilka krav och förväntningar som ställs på var och en och vilka möjligheter som finns. Medarbetarpolicyn utgår från Polisens uppdrag och värdegrund. Polisens värdegrund och medarbetarpolicy ska prägla de uppdrag som utförs av såväl Polisen som extern leverantör till Polisen. Se mer om Polisens värdegrund och medarbetarpolicy i bilaga 9 Polisens värdegrund och bilaga 10 Polisens medarbetarpolicy. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 8 (16)

9 3 ADMINISTRATIVA KRAV OCH BESTÄMMELSER De administrativa krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 3.1 ANBUDETS FORM, STRUKTUR OCH INNEHÅLL Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Anbudsgivare kan förslagsvis använda bilaga 1 Formulär för anbudsgivare, och om aktuellt, bilaga 2 Formulär för underleverantör vid anbudsinlämningen. Handlingar som är av betydelse för anbudsprövningen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska skall åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information kan placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför med punkten 3.6. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Elektroniska anbud kan inte behandlas. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD, A , Sak nr ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 19 juni Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 3.3 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 december 2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 9 (16)

10 3.4 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 3.5 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i den här upphandlingen sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 3.6 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och bilaga 2 Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade av bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och om aktuellt bilaga 2 Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 10 (16)

11 4.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilaga 3 Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet kan dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.5 TILLSTÅND Anbudsgivaren och underleverantörer skall ha tillstånd, det vill säga vara auktoriserade bevakningsföretag, av auktorisationsmyndigheten att bedriva bevakningsverksamhet i Sverige. Rikspolisstyrelsen kommer kontrollera att anbudsgivare och eventuella underleverantörer är auktoriserade att bedriva bevakningsverksamhet i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. 4.6 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i den här upphandlingen under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 11 (16)

12 Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av följande: a) kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag som visar på en ekonomisk stabilitet/kreditvärdighet eller b) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har erhållit riskklass 3, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Moderbolagsgarantin skall vara undertecknad av en firmatecknare. Inlämnade handlingar för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från sista dagen att inkomma med anbud. Detta skall framgå i dokumentationen. Årsredovisningar kan dock vara äldre men den måste avse den senaste årsredovisningen. Rikspolisstyrelsen förbehåller sig rätten att: - anlita externa kreditvärderingsinstitut eller annan expertis för att bedöma Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning och/eller - ta kreditupplysning på Anbudsgivaren. 4.7 UNDERLEVERANTÖR Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantör för utförande av hela eller delar av tjänsten under förutsättning att de redovisas i anbudet. Anbudsgivaren skall uppge samtliga underleverantörer som anbudsgivaren kommer att anlita för att utföra tjänsterna samt en specificering vilken del av tjänsterna som underleverantören kommer utföra, förslagsvis i bilaga 2 Formulär för Underleverantör. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av tjänsterna. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. Anbudsgivare, som avser att använda underleverantör, förfogar över resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som gäller för det åtagande som upphandlingen omfattar. Anbudsgivaren har, inom den egna organisationen, tillräcklig kompetens och kunskap avseende de tjänster för vilka underleverantör avses att användas för att kunna bedöma och ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 12 (16)

13 säkerställa underleverantörers kompetens och kunskap inom det aktuella området. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörerens arbete såsom för eget arbete och för att underleverantören följer tecknat ramavtal. De krav som ställs på underleverantör vid anbudsprövningen framgår av följande punkter: 4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER 4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER 4.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER 4.4 REGISTRERING 4.5 TILLSTÅND 4.7 UNDERLEVERANTÖR (dvs denna punkt) 5 KOMMERSIELLA KRAV OCH VILLKOR De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK per timme, exklusive mervärdesskatt för alla efterfrågade taxor. Använd förslagsvis bilaga 7 Prisbilaga för avtalsområde 1 och/eller bilaga 8 Prisbilaga för avtalsområde 2. Pris lämnas på ett avtalsområde eller båda avtalsområdena. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall skriftligen acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för Anbudsgivare, det vill säga bilaga 1, godtas som accept av villkoren i bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 och/eller bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2. I bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. För båda avtalsområdena regleras Parternas åtaganden av nedan angivna handlingar: skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet; Avtalet; ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 13 (16)

14 Förfrågningsunderlaget (dvs Anbudsförfrågan inklusive alla bilagor), daterat , inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar; Leverantörens anbud, daterat 20åå-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar. 5.3 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL NIVÅ 3 Antagen anbudsgivare kommer inte att arbeta med sekretessbelagda uppgifter; dock kan anbudsgivarens personal få del av uppgifter som är av betydelse för rikets säkerhet, eftersom arbetet utförs i av Polismyndigheten Dalarnas anvisade lokaler. För arbetet erfordras att anbudsgivarens personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen (1996:627) samt att anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten Dalarna. Rikspolisstyrelsen kommer att ingå ramavtalet med antagen anbudsgivare först då bifogat Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3 (se bilaga 6) har ingåtts och anbudsgivarens personal blivit godkänd efter genomförd säkerhetsprövning. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3 utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Säkerhetsskyddsavtal. 6 ANBUDSPRÖVNING Anbudsförfrågan innehåller ett antal skall-krav, se punkterna 3 Administrativa bestämmelser, 4 Krav på anbudsgivaren och 5 Kommersiella krav och villkor. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga skall-krav i Anbudsförfrågan är uppfyllda. Rikspolisstyrelsen kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan angivet förfarande (se punkt 6.1). Varje avtalsområde kommer att utvärderas var för sig. Om prisbilagorna används kontrollera att rätt prisbilaga används för det/de avtalsområde/-n som anbud lämnas på. Prisbilaga 7 avser avtalsområde 1 och prisbilaga 8 avser avtalsområde 2. OBSERVERA Anbudsgivaren uppmanas läsa avtalsvillkoren i bilaga 4 Avtalsunderlag för avtalsområde 1 respektive bilaga 5 Avtalsunderlag för avtalsområde 2. Inför anbudsinlämningen uppmanas Anbudsgivaren också ha tagit del av alla skall-krav som framgår av Anbudsförfrågan i följande punkter (inklusive alla dess underpunkter): 3. ADMINSTRATIVA KRAV OCH BESTÄMMELSER 4. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 5. KOMMERSIELLA KRAV OCH VILLKOR ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 14 (16)

15 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. Steg 1, Uteslutning och kvalificering, Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kraven i punkterna 3 Administrativa krav och bestämmelser, 4 Krav på anbudsgivaren och 5 Kommersiella krav och villkor. Endast de anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärderingen. Steg 2 Anbudsutvärdering, De anbud som uppfyller skall-kraven kommer att genomgå en bedömning av vilket anbud som har det lägsta priset. För att få fram lägsta priset är varje efterfrågad prispost i bilaga 7 Prisbilaga för avtalsområde 1 och bilaga 8 Prisbilaga för avtalsområde 2 multiplicerad med ett uppskattat antal timmar som tjänsten beräknas behövas under två (2) år, det vill säga hela ramavtalstiden (inklusive optionsåret). Anbudsgivare behöver endast uppge pris per timme. De olika timtaxorna anges som priset för enkelbemanning (1 person). Uträkningen för hela ramavtalstiden (2 år) kommer göras av Rikspolisstyrelsen. Alla totalpriser för varje taxa kommer sedan att adderas ihop för att få fram anbudssumman. Det anbud som har den lägsta anbudssumman är det anbud som kommer ha det bästa anbudet. Följande antal timmar kommer ligga till grund för utvärderingen. Timmarna avser enkelbemanning för två år (se mer om taxorna i punkten 2.5.1): Avtalsområde 1 Taxa 1, Dagtid Taxa 1, Natt Taxa 1, Helg Taxa 2, Dagtid Taxa 2, Natt Taxa 2, Helg Specialtaxa, Dagtid Specialtaxa, Natt Specialtaxa, Helg timmar timmar timmar 1000 timmar 400 timmar 600 timmar 1000 timmar 400 timmar 600 timmar Avtalsområde 2 Taxa 1, Dagtid Taxa 1, Natt Taxa 1, Helg Taxa 2, Dagtid Taxa 2, Natt Taxa 2, Helg 200 timmar 80 timmar 120 timmar 150 timmar 50 timmar 100 timmar ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 15 (16)

16 Specialtaxa, Dagtid Specialtaxa, Natt Specialtaxa, Helg 150 timmar 50 timmar 100 timmar Observera att Rikspolisstyrelsen inte kan garantera några volymer utöver det som framgår i Anbudsförfrågan (se punkten 2.6.1). De uppskattade volymerna ska endast användas för att utvärdera anbuden och ska ses som uppskattad volym under avtalstiden. Bilagor 1. Formulär för Anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) 4. Avtalsunderlag för avtalsområde 1, jämte bilagor 5. Avtalsunderlag för avtalsområde 2, jämte bilagor 6. Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3 7. Prisbilaga för avtalsområde 1 8. Prisbilaga för avtalsområde 2 9. Polisens värdegrund 10. Polisens medarbetarpolicy ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 16 (16)