UPPHANDLING AV INOMBORDSBÅTMOTOR, DREV OCH TILLBEHÖR TILL POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN, SJÖPOLISEN (5 bilagor)

Transkript

1 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Handläggare Datum Arash Jahani E-post Saknr och Diarienummer 931-A /2013 ANBUDSFÖRFRÅGAN UPPHANDLING AV INOMBORDSBÅTMOTOR, DREV OCH TILLBEHÖR TILL POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN, SJÖPOLISEN (5 bilagor) 1 INLEDNING 1.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Stockholms län och inbjuder Er att lämna anbud. 1.2 ANNONSERING Annonsering sker i databasen TED samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 1.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt bilageförteckning erhållits, tillägnat sig information om frågor och svar samt eventuell löpande och relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil (se även punkten 1.4). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Här publiceras löpande relevant information för upphandlingen fram till och med 10 april ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 1 (10)

2 1.4 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska eller engelska och skickas till upphandlaren, Arash Jahani, på följande e-postadress Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 8 april Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 10 april Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil (se även punkten 1.3). 1.5 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Rikspolisstyrelsen inbjuder intresserade leverantörer att delta i en upphandling gällande leverans och installation av inombordsmotor, drev och tillbehör i nuvarande Polisbåt av märket Rupert 26 för Polismyndigheten i Stockholms län. Efter installation av ny inombordsmotor, drev och nödvändiga tillbehör ska Polisbåten kunna användas för Polisen avsett ändamål, det vill säga kunna köras och användas i Sjöpolisens verksamhet. Rikspolisstyrelsen utför på uppdrag av Polismyndigheten i Stockholms län denna upphandling och har för avsikt att teckna avtal med en (1) anbudsgivare. I anbudsgivarens åtagande ingår även demontering, montering, förändring av hålbilder vid behov samt injustering av utrustning. Idag finns följande inombordsmotor: Volvo KAD 300 med DP-drev. Polismyndigheten i Stockholm har en begränsad och förutbestämd budget för köp av inombordsmotor, drev och tillbehör. Polismyndigheten i Stockholm kan behöva avbryta upphandlingen om det vinnande anbudspriset är för högt. Kostnadstaket för den här upphandlingen är kr, exklusive mervärdesskatt. 2.1 KARAKTÄR Idag sitter en Volvo inombordsmotor monterad i båten. Motorn är en KAD 300 med DP (duopropdrev) drev från tidigt 2000 tal. Sjöpolisen avser att upphandla inombordsmotor, drev och tillbehör med likvärdig eller bättre prestanda än den befintliga. Möjlighet finns för anbudsgivare att se båt och nuvarande utrustning på plats hos Sjöpolisenheten, se även bilaga 5 Bilder på befintligt motorutrymme och inombordsmotor. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 2 (10)

3 Rikspolisstyrelsen ersätter inte anbudsgivaren för eventuella kostnader i samband med besöket hos Sjöpolisenheten. I samband med ett eventuellt tidsbokad besök besvaras inga frågor om upphandlingen. Anmälan om intresse för detta sker till ansvarig upphandlare på Rikspolisstyrelsen, till följande e-postadress: arash.jahani@polisen.se 3 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 3.1 ANBUDETS FORM, STRUKTUR OCH INNEHÅLL Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Anbudsgivare kan förslagsvis använda bilaga 1 Formulär för anbudsgivare, och om aktuellt, bilaga 2 Formulär för underleverantör vid anbudsinlämningen. Handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska skall åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information kan placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför med punkten 3.6. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Elektroniska anbud kan inte behandlas. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD, 931-A / ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 17 april Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 3 (10)

4 3.3 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 december 2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 3.4 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 3.5 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 3.6 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella avtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och bilaga 2 Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 4 (10)

5 Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade av bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och om aktuellt bilaga 2 Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 4.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet kan dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla avtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 5 (10)

6 Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av följande: a) kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag som visar på en ekonomisk stabilitet/kreditvärdighet eller b) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har erhållit riskklass 3, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande. Moderbolagsgarantin skall vara undertecknad av en firmatecknare. Inlämnade handlingar för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från sista dagen att inkomma med anbud. Detta skall framgå i dokumentationen. Årsredovisningar kan dock vara äldre men den måste avse den senaste årsredovisningen. Rikspolisstyrelsen förbehåller sig rätten att: - anlita externa kreditvärderingsinstitut eller annan expertis för att bedöma Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning eller - ta kreditupplysning på Anbudsgivaren. 4.6 UNDERLEVERANTÖR Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av hela eller delar av tjänsten under förutsättning att de redovisas i anbudet. Anbudsgivaren skall uppge samtliga underleverantörer som anbudsgivaren kommer att anlita för att utföra tjänsterna samt en specificering vilken del av tjänsterna som underleverantören kommer utföra, förslagsvis i bilaga 2 Formulär för Underleverantör. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av avtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. Anbudsgivaren ska ansvara för underleverantörens arbete såsom för eget arbete och för att underleverantören följer tecknat avtalet. Mellan Anbudsgivaren och underleverantören ska ett giltigt samarbetsavtal finnas. Anbudsgivaren ska på begäran från Rikspolisstyrelsen kunna uppvisa giltigt samarbetsavtal. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 6 (10)

7 Om Anbudsgivaren anlitar underleverantör ska ansvaret och utförandet av all kommunikation, rapportering, fakturering osv ligga på Anbudsgivaren. I de fall underleverantör byts ut eller läggs till under avtalstiden ska underleverantören godkännas av Rikspolisstyrelsen. De krav som ställs på underleverantör vid anbudsprövningen framgår av följande punkter: 4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER 4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER 4.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER 4.4 REGISTRERING 4.6 UNDERLEVERANTÖR (dvs denna punkt) 5 KRAV PÅ INOMBORDSMOTOR OCH DREV Nedan framgår de krav på inombordsmotor och drev som kommer ligga till grund för anbudsprövningen. Observera Anbudsgivaren uppmanas också läsa de krav som ställs på inombordsmotor, drev och tillbehör enligt avtalet (se punkten 7.3 i bilaga 4 Avtalsunderlag ). 5.1 UTRYMME FÖR MOTOR Motorn skall få plats i motorutrymmet. Dokumentation av motortillverkare som visar att motorn får plats i motorutrymmet skall bifogas anbudet. Följande mått för motorutrymmet gäller: Mått på hålet i skrovet för motorn: Längd: Bredd: Djup från skrov ner till motorfäste: ca 1340 mm ca 940 mm ca 758 mm Utvändigt mått på motorkåpan: Längd: Bredd: Höjd: ca 1390 mm ca 1000 mm ca 550 mm Det finns möjlighet att göra modifieringar av utrymmet. En eventuell ombyggnation får maximalt ändra motorkåpans mått med: Längd: Bredd: Höjd: +/- 20 mm +/- 20 mm +/- 20 mm ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 7 (10)

8 Anbudet kontrolleras med hänsyn till en eventuell ombyggnation enligt ovan. Anpassning och ombyggnad får ej vara så omfattande att det kräver större förändringar i båtens ursprungsutförande. Eventuella anpassningar och ombyggnader får ej ske innan godkännande har erhållits från Sjöpolisen. Inga kostnader för anpassningar och/eller ombyggnationer får tillkomma Polismyndigheten i Stockholms län i efterhand. 5.2 MOTOREGENSKAPER För att säkerställa att båtens gång inte försämras (till exempel genom att båten planar), säkerställa låg drivmedelskonsumtion samt för att säkerställa båtens fartegenskaper får inombordsmotorns och drevets maximala torrvikt inte får överskrida 750 kg. Torrvikt för motorn inklusive drev skall uppgå till max 750 kg. Vikten skall vara dokumenterad av tillverkare och bifogas anbudet. För att följa båttillverkarens rekommenderade motorstyrka på inombordsmotorn skall den offererade motorn minst ha 275 hk på vevaxeln. Antalet hästkrafter skall vara dokumenterad av tillverkare och bifogas anbudet. För att hålla drivmedelskostnader nere, tillgodose brandsäkerheten samt säkerställa Sjöpolisens tillgång till drivmedel ute på skärgården skall den offererade inombordsmotorn drivas på diesel. Som bevis för att motorn uppfyller kravet skall anbudsgivaren till anbudet bifoga dokumentation från motortillverkaren som visar på att inombordsmotorn drivs på diesel. Det är av väsentlig betydelse för Polisen att inombordsmotor och drev är av god kvalité så att verksamheten kan bedrivas utan störningar. Inombordsmotorn och drev skall, enligt branschpraxis, ha en garantitid på minst sex (6) månader. Garantitiden skall vara dokumenterad av inombordsmotor- och drevtillverkaren, dokumentation från tillverkaren av drev och inombordsmotor som styrker att det här kravet är uppfyllt skall bifogas anbudet. 5.3 ÖVRIGT Ett (1) servicetillfälle (se mer om detta i punkten 7.4 i bilaga 4 Avtalsunderlag ) skall utföras inom Stockholms läns skärgårds gränser, det vill säga Sjöpolisen vid Stockholms läns verksamhetområde, på en verkstad som kan nås sjövägen. Adress till leverantörens verkstad skall uppges och bifogas anbudet för att kontrollera om kravet är uppfyllt. Bruksanvisning för drev och inombordsmotor skall ingå. Bruksanvisning för drev och inombordsmotor skall bifogas anbudet. 6 KOMMERSIELLA KRAV OCH VILLKOR De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 8 (10)

9 6.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, för hela utförandet och leverans av inombordsmotor, drev och tillbehör. Använd förslagsvis bilaga 1 Formulär för anbudsgivare för att lämna pris. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i Avtalet. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 6.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall skriftligen acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare (bilaga 1), godtas som accept av villkoren i bilaga 4 Avtalsunderlag. I bilaga 4 Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. För avtalet regleras Parternas åtaganden av nedan angivna handlingar: skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet; Avtalet; Förfrågningsunderlaget (dvs Anbudsförfrågan inklusive alla bilagor), daterat , inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar; Leverantörens anbud, daterat 20åå-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar. 7 ANBUDSPRÖVNING Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skall-krav, se punkterna 3 Administrativa bestämmelser, 4 Krav på anbudsgivare, 5 Krav på inombordsmotor och 6 Kommersiella krav och villkor. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Rikspolisstyrelsen kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan angivet förfarande (se punkt 7.1). OBSERVERA Anbudsgivaren uppmanas läsa avtalsvillkoren i bilaga 4 Avtalsunderlag. Inför anbudsinlämningen uppmanas Anbudsgivaren också ha tagit del av alla skall-krav som framgår av Anbudsförfrågan i följande punkter (inklusive alla dess underpunkter): 3. ADMINSTRATIVA BESTÄMMELSER 4. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 5. KRAV PÅ INOMBORDSMOTOR 6. KOMMERSIELLA KRAV OCH VILLKOR ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 9 (10)

10 7.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. Steg 1, Uteslutning och kvalificering, Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kraven i punkterna 3 Administrativa bestämmelser, 4 Krav på anbudsgivare, 5 Krav på inombordsmotorn och 6 Kommersiella krav och villkor. Endast de anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärderingen. Steg 2 Anbudsutvärdering, De anbud som uppfyller skall-kraven kommer att genomgå en bedömning av vilket anbud som har det lägsta priset. Det anbud som har det lägsta anbudspriset är det anbud som kommer ha det bästa anbudet. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) 4. Avtalsunderlag, jämte bilagor 5. Bilder på befintligt motorutrymme och inombordsmotor ANBUDSFÖRFRÅGAN sid 10 (10)