PVS /12 Upphandlingssektionen. Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm

Transkript

1 ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Skåne Ansvarig upphandlare Annica Östlund Telefon E-post annica.ostlund@polisen.se Beställare Stefan Waltner Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande Anbud senast Diarienr (åberopas vid korresp) Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudssökanden skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Avtalstecknande Förfrågan avser Kursgårdar/Konferensanläggningar Två år från avtalstecknande Totalt 24 mån 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Skåne. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. 1.2 Annonsering Annonsering sker i databasen Mercell, Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Telefax E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se

2 1.3 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Relevant information för upphandlingen publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 27 februari Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 1.4 Frågor och svar Frågor angående upphandlingen upprättas skriftligen på svenska och skickas med e-post till ansvarig upphandlare. Annica Östlund: annica.ostlund@polisen.se Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 25 februari Svaren publiceras på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 27 februari Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Karaktär Polismyndigheten i Skåne har årligen behov av att arrangera kortare och längre kurser/utbildningstillfällen för sin personal. Flertalet av kurserna har ett innehåll som kräver utrymmen för utomhusaktiviteter. Under kurstiden är personalen i aktiv tjänst och kan omgående kallas in till tjänstgöring med kort varsel och det är därför av vikt att kursgårdarna/konferensanläggningarna (nedan benämnt kursgård) är belägna inom de olika anbudsområdena (se nästa punkt). Med anledning av att kursdeltagarna är i tjänst kommer deltagarna att ha med sig bilar, utryckningsfordon. De kursgårdar som lämnar anbud i denna upphandling måste ha kapacitet att parkera ett fordon per kursdeltagare. Polismyndigheten i Skåne arrangerar också utbildningstillfällen för poliser med tjänstehund. Vid dessa utbildningstillfällen är det av vikt att deltagarna samt deras hundar kan utföra praktiska övningar i en lämplig utomhusmiljö på ett sådant sätt att de inte störs av annan verksamhet eller stör andra gäster. Vid utbildningstillfällen då hundar närvarar måste kursgården kunna ta emot och husera även hundarna. På endagskonferenser utan övernattning sitter hundarna oftast kvar i Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 2 av 10 Anbudsförfrågan

3 bilen med öppen bagagelucka varför parkeringsmöjligheterna är viktiga. På längre konferenser ska hundarna få bo med sin ägare i rum tillhandahållet av kursgården. 2.2 Omfattning I upphandlingen har Skåne delats upp huvudorterna enligt nedan. i fem geografiska anbudsområden med 1.Helsingborg, Polisområde Nordvästra Skåne 2.Kristianstad, Polisområde Nordöstra Skåne 3.Lund, Polisområde Mellersta Skåne 4. Malmö, Polisområde Malmö 5.Ystad, Polisområde Södra Skåne Offererad kursgård ska vara belägen inom det aktuella geografiska anbudsområdet. 1. Polisområde Nordvästra Skåne 2. Polisområde Nordöstra Skåne 3. Polisområde Mellersta Skåne 4. Polisområde Malmö 5. Polisområde Södra Skåne Inom de geografiska anbudsområdena finns möjlighet att lämna anbud på ett eller flera avtalsområden enligt nedan: Avtalsområden inom varje geografiska anbudsområde 1. Kursgård endagskonferens (med eller utan hund) 2. Kursgård tvådagarskonferens med övernattning (med eller utan hund) Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 3 av 10 Anbudsförfrågan

4 2.3 Anbud Polismyndigheten i Skåne önskar pris per kursdeltagare beräknat på 30 deltagare per konferens. Priset kommer i Avtalet att anges som pris person då antalet deltagare varierar, som genomsnitt deltar dock ca 30 personer per konferens. Priset per person är sedermera det pris som leverantören kan fakturera. De anbudsgivare som har möjlighet att ta emot hund anger detta samt eventuellt pristillägg i anbudet. Dessa anbudsgivare kommer att rangordnas dels tillsammans med anbudsgivare som inte kan ta emot hundar och dels i en särskild avropsordning. Vad som ingår i priset anges under punkten Avtal Avtal kommer att tecknas med alla anbudsgivare som uppfyllt samtliga skall-krav och lämnat pris. Rangordning kommer att ske utefter det lägsta offererade priset. Det är möjligt för en anbudsgivare som har tillgång till flera kursgårdar att lämna flera anbud. Observera att avtalet innehåller parallella avropsordningar. Kursgårdar som kan ta emot hundar för tvådagarskonferens har en särskild avropsordning baserat på priset per person adderat med hundtillägg. Dessa kursgårdar kommer även finnas i en avropsordning för leverantörer utan möjlighet att ta emot hundar och priset beräknas då på det offererade priset per kursdeltagare utan beaktande av eventuellt hundtillägg. Om anbudsgivaren anger att denne kan ta emot hund men inte anger något tillägg kommer priset 0 kr (noll) adderas på priset per kursdeltagare och även skrivas in i Avtalet. För endagskonferens på kursgårdar där hundar kan tas emot kommer avropsordningen baseras på priset per kursdeltagare eftersom hundtillägg inte kan tas ut på endagskonferenser. 2.5 Avrop Rätt att avropa från avtalet tillkommer Polismyndigheten i Skåne. Avrop kommer att ske enligt avropsordningen som baseras på pris men även beroende på hur många personer som kursgården kan ta emot. Om den först rangordnade kursgården kan ta emot maximalt 30 personer och Polismyndigheten i Skåne har för avsikt att anordna en konferens för 40 personer kommer den första kursgård i avropsordningen som angivit att denne kan ta emot 40 personer att avropas vid det aktuella tillfället. 2.6 Volym Under de senaste åren har Polismyndigheten i Skåne genomfört tre (3) konferenser på våren och tre (3) konferenser på hösten varje år. Våren är månaderna mars, april, maj och hösten är månaderna september, oktober, november. Av dessa tillfällen har två konferenser varit sådana då hundar inte tagits med. Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 4 av 10 Anbudsförfrågan

5 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och eventuella underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder/Registrering Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer till antalet underleverantörer. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än två (2) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret eller annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet. Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 5 av 10 Anbudsförfrågan

6 Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. 3.4 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Parkeringsmöjligheter Det är av stor vikt för Polismyndigheten i Skåne att det finns gott om parkeringsplatser i nära anslutning (max 200 meter) till alla kursgårdar som offereras. Anbudsgivaren skall kunna erbjuda minst lika många parkeringsplatser som antalet kursdeltagare. Att kravet uppfylls skall styrkas genom ingivandet av exempelvis en karta eller ritning över området där det är markerat antal parkeringsplatser. Observera att om antalet parkeringsplatser är färre än antalet kursdeltagare som anbudsgivaren angivit att denne kan ta emot kommer antalet parkeringsplatser vara vägledande i avtalet för hur många kursdeltagare som anbudsgivaren kan ta emot Verksamhet med hund Kravet under denna punkt gäller endast för kursgårdar som kan ta emot hund. Både kursgårdar som offereras för endagskonferenser och tvådagarskonferenser skall ligga i ett område med lämplig utomhusmiljö för verksamhet med hund. Att kravet uppfylls skall styrkas genom ingivandet av exempelvis en beskrivning/ritning där det anges var aktivitet med hundar kan genomföras. Med lämplig utomhusmiljö avses exempelvis större gräsområde, grusplan eller gräs, grus- och skogsområde som inte ligger i närheten av bebyggt område och där hundar kan springa okopplade utan att skadas eller orsaka skada Geografisk plats Den kursgård som anbudsgivaren offererar skall ligga inom det geografiska anbudsområdet enligt kartan under punkt Skriftlig presentation Det är önskvärt att anbudsgivaren till anbudet bifogar en presentation av kursgården samt vilka eventuella aktiviteter och fritidsaktiviteter som kan erbjudas. I presentationen kan exempelvis ingå en beskrivning av kringliggande natur och närområde, ev. motionsspår, vandringsleder m.m. 4 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 4.1 Pris Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagd Prisbilaga (bilaga 2). Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 6 av 10 Anbudsförfrågan

7 Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i de åtaganden som anges i Förfrågningsunderlaget samt bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg Konferenspris De offererade priserna skall vara ett totalpris per kursdeltagare innefattande konferenslokal och grupprum beräknat på 30 st konferensdeltagare. Konferenser kommer endast att anordnas på vardagar. Priset skall, utöver övriga krav, inkludera följande: Endagskonferens Ankomst: Kaffe/te med bröd Lunch: Varmrätt inkl. sallad och bröd, mineralvatten/lättöl/ mjölk/vatten eller dylikt samt kaffe/te Eftermiddagsfika: Kaffe/te med bröd Fri tillgång till frukt och vatten i konferenslokalen hela dagen Möjlighet till specialkost ska finnas Tvådagarskonferens Dag ett Ankomst: Kaffe/te med bröd Lunch: Varmrätt inkl. sallad och bröd, mineralvatten/lättöl/ mjölk/vatten eller dylikt samt kaffe/te. Eftermiddagsfika: Kaffe/te med kaffebröd eller smörgås Middag: Förrätt och varmrätt inkl. sallad och bröd, mineralvatten/lättöl/ mjölk/vatten samt kaffe/te Fri tillgång till frukt och vatten i konferenslokalen hela dagen Övernattning i enkelrum med WC, dusch eller bad samt TV. Dag två Frukost: Buffé Förmiddag: Kaffe/te med bröd Lunch: Varmrätt inkl. sallad och bröd, mineralvatten/lättöl/ mjölk/vatten eller dylikt samt kaffe/te Eftermiddagsfika: Kaffe/te med bröd Fri tillgång till frukt och vatten i konferenslokalen hela dagen Möjlighet till specialkost ska finnas Hund Polismyndigheten i Skåne önskar, som nämnts under punkten 2.1, avtal med kursgårdar som tillåter kursdeltagarna att ta med hund. Anbudsgivare som lämnar anbud avseende tvådagarskonferens har möjlighet att ta ut ett pristillägg för hundar. Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 7 av 10 Anbudsförfrågan

8 4.2 Minimum och maximum antal kursdeltagare Det är önskvärt att anbudsgivaren i anbudet anger det minsta antal samt det största antal deltagare som kursgården kan ta emot beställning på. 4.3 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor. 4.4 Beställningsuppgifter Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet ange de uppgifter som är nödvändiga för att kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, faxnummer, adress m.m. 4.5 Särskilda kontraktsvillkor Polismyndigheten ska ha möjlighet att hyra hela kursgården för tillfällen då övningar som inte bör komma till allmänhetens kännedom ska utföras. 5 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE 5.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga i tid inkomna anbud i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa utvärderingsgrunden lägsta pris för tilldelning av kontrakt. Skulle två (2) eller fler kursgårdar lämna samma pris kommer lottning att ske. 5.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivaren uppfyller de ställda kraven i punkten 3, Krav på anbudsgivare, samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation avseende de uppgifter som infordrats. Enbart de anbud som uppfyller kraven och är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till fas 2, Utvärderingsfasen. 5.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det totalt sett lägsta priset baserat på pris per deltagare samt, i förekommande fall, pris per deltagare adderat med hundtillägg. Se punkten 2.4och 2.5 för en förklaring av hur avtal och avropsordning kommer att se ut. Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 8 av 10 Anbudsförfrågan

9 6 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 6.1 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, upprättas skriftligen på svenska i ett (1) komplett exemplar. Det är önskvärt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. 6.2 Anbudets disposition Det är önskvärt att anbudet disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 6.3 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 30 augusti 2013, om inte annat överenskommes på initiativ av Rikspolisstyrelsen. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. 6.4 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud. 6.5 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. Anbud kan inte lämnas elektroniskt. ANBUD Kursgård 6.6 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 6 mars Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 9 av 10 Anbudsförfrågan

10 6.7 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling påkallas av Rikspolisstyrelsen. 6.8 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 6.9 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighetsoch sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Annica Östlund Upphandlare Bilagor 1. Anbudsformulär 2. Prisbilaga 3. Avtalsunderlag, jämte bilagor Kursgårdar, Polismyndigheten i Skåne Sida 10 av 10 Anbudsförfrågan