6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag)

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 1 (21) Datum Diarienr (åberopas) Saknr A / Polismyndigheten Inköpsenheten Upphandlingssektionen Entreprenadupphandlare: Naida Culum 6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag) Byggtjänster för Polismyndigheten, Region Öst (Jönköping, Södermanland samt Östergötland) Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 och nivå 2

2 2 AF ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF 12. För byggtjänsterna gäller Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, ABT 06. AFA ALLMÄN ORIENTERING Rubricerad upphandling genomförs för Polismyndigheten, Region Östs (Jönköping, Södermanland samt Östergötland) räkning och inbjuder Er härmed att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen samt publicering på Polismyndighetens upphandlarprofil: Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1. Observera att säkerhetsskyddsavtal nivå 1 och-/eller 2 kan komma att krävas för UE, UUE osv beroende på deras roll/uppdrag i entreprenaderna. Upphandlingen avser Polismyndighetens behov av hyresgästsanpassningar (byggtjänster) under ramavtalsperioden (två år med möjlighet till ett + ett års förlängning), reparationer, mindre omoch tillbyggnadsarbeten samt övrig byggverksamhet i Region Öst. Samtliga fastigheter är belägna inom Jönköpings, Södermanlands samt Östergötlands län. Se Bilaga 10. Polisområden och adresser. Polismyndigheten har för avsikt att teckna Ramavtal med tre (3) stycken totalentreprenörer. För Ramavtalet kommer en fast avropsordning 1, 2 och 3 per respektive ramavtalsområde att tillämpas. Den först rangordnade totalentreprenören (TE) är berättigad till avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor samt offererat anbud, se vidare Bilaga 4. AF Ramavtal. Notera vidare att denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling. Det innebär att det krävs säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 för samtliga anbudsgivare i rangordningen 1, 2 och 3. Nivå 2 kan vidare komma att krävas för UE, UUE, mm. beroende på dessas roll eller uppdrag i de kommande arbetena. Se AFB 5244.

3 3 Observera att inga volymer kan garanteras i upphandlingen. Ramavtalets totala värde beräknas uppgå till ca SEK/år fördelat enligt nedan: Ramavtalsområde 1, Jönköpings län: ca kr/år Ramavtalsområde 2, Södermanlands län: ca kr/år Ramavtalsområde 3, Östergötlands län: ca kr/år För byggtjänster som beräknas överstiga SEK/ per avrop förbehåller sig Polismyndigheten rätten att genomföra separata upphandlingar i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) alternativt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). Observera att Polismyndigheten har ett upphandlat nationellt ramavtal med NIRAS AB avseende fastighetskonsulter. Flera av nedanstående kategorier omfattas således även av det upphandlade ramavtalet med NIRAS AB. Polismyndigheten förbehåller sig därför rätten att avropa från ramavtalet med NIRAS AB. AFA.1 Kontaktuppgifter AFA.11 Byggherre Polismyndigheten är vid avrop byggherre. Polismyndigheten äger rätt att efter överenskommelse överlåta entreprenaden till aktuell fastighetsägare (som då övertar rollen som byggherre/beställare). AFA.12 Beställare Rätt att avropa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten. AFA.121 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Polismyndigheten Naida Culum naida.culum@polisen.se AFA.122 Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet Anges vid respektive avrop. AFA.2 Orientering om objektet

4 4 AFA.22 Objektets läge Ramavtalet omfattar av Polismyndigheten förhyrda lokaler inom Region Öst (Jönköpings, Södermanlands samt Östergötlands län). Lokalernas områdesplacering är som följer av Bilaga 10. Polisområden och adresser. Det kan tillkomma och avgå lokaler/områden under Ramavtalsperioden. Arbeten kan även förekomma i andra fastigheter där Polismyndigheten ansvarar för skada och har återställningsskyldighet. AFA.3 Förkortningar ABT 06 AMA AF 12 B BH Kontrakt Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads- anläggnings- och installationsarbeten Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader Beställare/ rätt att göra avrop från Ramavtal Byggherre Avrop LOU Lag (2007:1091) om offentlig upphandling LUFS Polismyndigheten Lag (2010:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet Polismyndigheten Polismyndighetens upphandlarprofil

5 5 Region Öst Ramavtal ID 06 SUA TE UE UUE Polismyndigheten Region Öst Bilaga 4. AF Ramavtal Obligatorisk id- och närvaroredovisning på byggarbetsplatsen. För mer information se. Säkerhetsskyddad Upphandling med Säkerhetsskyddsavtal Totalentreprenör Underentreprenör Underentreprenör till UE AFA.4 Begrepps förklaringar Begreppsbestämningar enligt ABT 06 och AMA AF 12.

6 6 AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Lag (2007:1091) om offentlig upphandling tillämpas. Upphandlande myndighet är: Polismyndigheten. AFB.1 Former m m för upphandling AFB.11 Upphandlingsform Polismyndigheten är en statlig myndighet och byggentreprenaderna (hyresgästsanpassningar) ska göras efter Polismyndighetens anvisningar. Därmed sker denna upphandling i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande enligt 15 kap LOU. Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med Säkerhetsskyddsavtal. Se AFB AFB.13 Entreprenadform Byggtjänsterna som omfattas av Ramavtalet kommer att genomföras på totalentreprenad med tillämpning av ABT 06. AFB.14 Ersättningsform Arbetena kommer utföras efter successiva avrop enligt något av följande alternativ: löpande räkning, löpande räkning med takpris eller till fast pris efter överenskommelse baserad på i anbud lämnade À-timpriser. Offererade À-timpriser indexregleras under avtalstiden, se mer Bilaga 4. AF Ramavtal, AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (Indexreglering). À-timpriser avser arbete på plats och ska inkludera timtidsersättning, semesterersättning, samtliga påslag för sociala kostnader, kostnader för servicebil, släpkärra, P-avgifter, resor, traktamenten, verktyg/allmänna hjälpmedel och allmänna arbeten, arbetsledning för såväl egna anställda som för underentreprenörer, övriga kostnader, etablering, av etablering, räntor, administration och vinst, se mer Bilaga 1. Formulär till anbud med bilagor och Bilaga 4. AF Ramavtal under koden AFD.6 Ekonomi.

7 7 För att À-timpriser ska vara jämförbara i utvärderingen ska samtliga À-timpriser (oavsett om TE förfogar över egen komptetens för viss yrkeskategori eller om TE avser anlita UE) inkludera ersättning enligt stycket ovan. Det innebär att TE aldrig kan debitera en högre timkostnad för UE, UUE utan timkostnaden är alltid densamma oavsett om TE eller UE, UUE har utfört arbetet. AFB.2 Förfrågningsunderlag AFB.21 Tillhandahållande av Förfrågningsunderlag Det åligger anbudsgivare att på egen hand kontrollera att erhållet Förfrågningsunderlag enligt AFB.22 är komplett. Anbudsgivare kan inte föra talan mot B om det efter anbudstidens utgång visar sig att del eller delar av erhållet Förfrågningsunderlag saknas. Förfrågningsunderlaget finns publicerat och kan laddas ner från Polismyndighetens upphandlarprofil; Annonsering har gjorts via Förfrågningsunderlaget behöver inte återställas. AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag, uppställt enligt ABT 06 kap ABT 06 (bifogas ej) 06 Förfrågningsunderlag 6.1 Administrativa föreskrifter (denna handling) jämte följande bilagor: Daterad Bilaga 1 Formulär till anbud Bilaga 2 Sanningsförsäkran för UE, UUE Bilaga 3 Blankett från Skatteverket (information Odaterad för utländska anbudsgivare) Bilaga 4 AF Ramavtal Bilaga 5 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 med bilagor.

8 8 Bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 Bilaga 7 ABT-U 07 Utgåva 2007 (Bifogas ej.) Bilaga 8 Referensblad Företag Bilaga 9 Inbjudningsbrev Bilaga 10 Polisområden och adresser Bilaga 11 Utkast till avropsblankett Bilaga 12 Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning (ID06) Utgåva (Bifogas ej.) Bilaga 13 Sanningsförsäkran antidiskriminering Bilaga 14 Om säkerhetsskyddad upphandling AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag Det är anbudsgivares ansvar att på egen hand hålla sig uppdaterad och tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information genom att regelbundet besöka Polismyndighetens upphandlarprofil. Se ovan. Kompletterande uppgift, som lämnats av andra personer eller på annat sätt än beskrivet i AFB.25, får ej av anbudsgivaren göras gällande mot B. AFB.25 Frågor under anbudstiden Anbudsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudsgivare framgår av denna Anbudsförfrågan. Om behov av klargörande uppstår önskar Polismyndigheten erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till entreprenadupphandlare Naida Culum: naida.culum@polisen.se Sista dag att inkomma med frågor, se Bilaga 9. Inbjudningsbrev. Sista dag Polismyndigheten publicerar svar på inkomna frågor, se Bilaga 9. Inbjudningsbrev. Samtliga inkomna frågor och avgivna svar gällande upphandlingen samt annan för upphandlingen relevant information kommer att publiceras löpande på Polismyndighetens upphandlarprofil. Det är anbudsgivarens skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent besöka Polismyndighetens upphandlarprofil.

9 9 AFB.3 Anbudsgivning Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. AFB.31 Anbudets form och innehåll Form Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara affärshemlighet. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig. Anbud skall inges i ett (1) original och uppfylla samtliga skallkrav för att vara giltigt. Anbud lämnas lämpligen enligt Bilaga 1. Formulär till anbud. Det är även önskvärt, dock inget krav, att hålat A4-papper används samt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. Eventuella ritningar och skisser ombeds vara i A3-format. Telefax eller elektronisk post godtas inte som anbud. Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbuds godtas som undertecknat anbud. Innehåll Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt Bilaga 5. Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 med bilagor. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av villkoren i Säkerhetsskyddsavtalen. Anbudssumma och andra priser Anbudspriser d v s À-timpriser skall anges i anbudet och lämnas i enlighet med Bilaga 1. Formulär till anbud. En bilaga per

10 10 avtalsområde som man lämnar anbud på. Anbudspriser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Eventuell begäran om sekretess Eventuell begäran avseende sekretessuppgifter, i enlighet med AFB. 55, bifogas anbudet. Bevis som skall fogas till anbudet: - behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud, - begärda uppgifter och handlingar i Bilaga 1. Formulär till anbud, - två (2) stycken korrekt ifyllda Bilaga 8. Referensblad-Företag 1-2, - intyg/certifikat/beskrivning avseende kvalitets- och miljöstandard. Utländska anbudsgivare Se AFB.511 och AFB.52. AFB.311 Huvudanbud Huvudanbud skall alltid avges enligt förutsättningar som anges i Förfrågningsunderlaget och får inte innehålla reservationer eller dylikt. Observera att sidoanbud inte accepteras. AFB.32 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Polismyndigheten tillhanda senast, se Bilaga 9. Inbjudningsbrev. AFB.33 Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 180 dagar räknat från sista dag att inkomma med anbud om inte annat överenskommes. Under förutsättning att upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudets giltighetstid per automatik med tre månader. Överenskommelse om ytterligare förlängning av anbudets giltighetstid efter dessa tre månader initieras av Polismyndigheten. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av anbudets giltighetstid och skall bifogas anbudet. AFB.34 Adressering

11 11 För att säkerställa sekretessen ser den upphandlande myndigheten gärna att anbud lämnas i ett neutralt kuvert och märks med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud: "A /2015 ANBUD Byggtjänster Polismyndigheten, Region Öst" Anbud som personligen eller via bud lämnas till Polismyndigheten kan avlämnas i vakten vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl och kl Anbud som skickas till Polismyndigheten med post skall adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrators kansli Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. AFB.4 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning sker snarast efter anbudstidens utgång i närvaro av de personer som är utsedda att handlägga ärendet. AFB.5 Prövning av anbudsgivare och anbud De krav som ställs på anbudsgivare och UE, UUE i denna upphandling framgår av denna anbudsförfrågan. Med UE avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av Ramavtalet (ej rena materialleveranser). Med UUE avses motsvarande UE till UE. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal fetmarkerade skallkrav. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga i förfrågningsunderlaget angivna skall-krav är uppfyllda. Övriga i förfrågningsunderlaget angivna ska-krav är att betrakta som kommersiella krav som ska uppfyllas under ramavtalsperioden.

12 12 Samtliga inkomna anbud kommer att prövas i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. Polismyndigheten kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande. Steg 1: Uteslutning och kvalificering För att en anbudsgivare ska kvalificera vidare till utvärdering kontrollerar Polismyndigheten huruvida skall-krav ställda i koder nedan är uppfyllda. - AFB.31 Anbuds form och innehåll jämte underrubriker - AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare - AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet - ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet jämte underrubriker Steg 2: Utvärdering Värderingsgrunden lägsta pris kommer att tillämpas som grund för tilldelning av kontrakt. Det anbud med lägst anbudspris är det anbud som är lägst efter att Fiktiv totalsumma av lämnade À-priser har summerats (i enlighet med Bilaga 1). Formulär för anbud samt AFB.53). Den del som utgörs av Fiktiv totalsumma av lämnade À-priser är en del av utvärderingsmodellen. Notera dock att lämnade À-priser, i förekommande fall, under ramavtalsperioden kommer att vara utgångspunkten för offerter.. AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare Polismyndigheten kommer att utesluta anbudsgivare för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU föreligger. Anbudsgivare skall skriftligen intyga att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som skriftligt intyg härom och skall bifogas anbudet. AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet

13 13 Anbudsgivare skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polismyndigheten kommer att kontrollera att anbudsgivare som är skattskyldig i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polismyndigheten inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till Bilaga 3. Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller skall styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet Under denna kod ställs de krav som avser anbudsgivarens lämplighet avseende registrering, ekonomiska ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet enligt 11 kap. LOU. AFB.521 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter (och för kända eventuella UE), i Bilaga 1. Formulär till anbud och om UE är kända vid anbudstillfället: Bilaga 2. Sanningsförsäkran för underentreprenörer och fogar dessa till anbudet. AFB.522 Register- och tillståndskontroll Anbudsgivare skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet.

14 14 Polismyndigheten kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare skall styrka motsvarande registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares verksamhet, såsom auktoriserad revisor. AFB.523 Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla Ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuell förlängningar. Polismyndigheten kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning i syfte att utröna detta. Polismyndigheten kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare som är osäkra på ifall de erhåller riskklass 3-5 i enlighet med UC: Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet,

15 15 som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt Ramavtalet garanteras som för eget åtagande.

16 16 AFB.524 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att denne på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ett ramavtal med Polismyndigheten. Nedan redovisas de krav som ställs på anbudsgivaren. UE får användas för uppfyllande av krav. AFB.5241 Erfarenhet Teknisk kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att bolaget på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ramavtalet. Som bevis på att anbudsgivaren uppfyller detta krav skall anbudsgivaren till anbudet foga två (2) korrekt ifyllda Bilaga 8. Referensblad företag 1-2. Anbudsgivaren skall ha utfört två (2) byggentreprenader, vardera byggentreprenad skall ha slutförts under de senaste fem (5) åren, uppgift om tidpunkt och värde för vardera entreprenad, skall lämnas på vardera Referensblad, vardera byggentreprenad skall ha uppgått till ett värde överstigande kr, vardera referensentreprenad skall ha utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet tillfredsställande skall de tre kryssrutorna i vardera Referensblad företag 1-2 besvarats jakande. AFB.5242 Yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en projektorganisation som består av minst följande nyckelroller: En miljöansvarig En kvalitetsansvarig En och samma person kan inneha båda rollerna. Anbudsgivaren skall i sitt anbud namnge vem som är TE:s miljörespektive kvalitetsansvarige. Detta kan lämpligen anges i Bilaga 1. Formulär till anbud.

17 17 AFB.5243 Kvalitetssäkringsstandarder/ standarder för miljöledning Anbudsgivaren skall inneha väl dokumenterat och fungerande kvalitets- och miljöledningssystem motsvarande ISO 9000 och ISO Anbudsgivaren skall till anbudet foga intyg/certifikat om detta eller en beskrivning av dennes miljö- och kvalitetsledningssystem där uppfyllandet av nedan ställda krav framgår. Ett miljöledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Miljöpolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning över hur kunskap om nya riktlinjer och krav inom miljöområdet sprids inom företaget Ett kvalitetsledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Kvalitetspolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning på hur företaget systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet. AFB.5244 Verksamhets- och säkerhetsskydd Eftersom TE under ramavtalsperioden kan komma att erhålla underlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet, vissa särskilt klassificerade sådana hemliga uppgifter samt skyddet mot terrorism, skall avtal om säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) träffas. Om Säkerhetsskyddsavtal: 1. Nivå 1 avser de företag som kommer att hantera och förvara hemliga handlingar i sina egna lokaler. Lokalerna måste vara godkända av Polismyndigheten. 2. Nivå 2 avser de företag som kommer att hantera hemlig handling hos Polismyndigheten och/eller i annan av Polismyndigheten godkänd lokal, exempelvis lokal hos en huvudleverantör. En förutsättning för ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett sådant säkerhetsskyddsavtal (SUA-avtal) med Polismyndigheten, se Bilaga 5. Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1 samt nivå 2)" och

18 18 företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts av Polismyndigheten, att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts på berörd personal inklusive säkerhetsansvarig samt att de genomgått säkerhets- och sekretessutbildning i Polismyndighetens regi. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad Sanningsförsäkran i Bilaga 1. Formulär anbud godtas som accept. För den anbudsgivare som blir rankad som nummer 1, 2 eller 3 i rangordningen krävs Säkerhetsskyddsavtal nivå 1. Nivå 2 kan vidare komma att krävas för UE, UUE osv beroende på dessas roll/uppdrag. De anbudsgivare som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polismyndigheten för ett företagsbesök. Detta med anledning av att nivån på samt behövliga åtgärder för säkerhetsskyddet ska kunna bedömas. Vid detta besök kommer Polismyndigheten att inspektera och värdera de lokaler, den utrustning, larmsystem m.m. som anbudsgivaren avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Under förutsättning att delgivning av handlingarna kommer att ske i digital form, kommer en särskild värdering och överenskommelse om förvaring och hantering i IT-system att ske. Anbudsgivaren kommer, som en förutsättning för erhållandet av avtal, att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning, larmåtgärder m.m. så att de uppfyller Polismyndighetens krav för att kunna förvara Polismyndighetens sekretesshandlingar m.m. enligt ovan. Vid detta möte, företagsbesöket, ska anbudsgivarens säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges med kontaktinformation i anbudet. Detta kan lämpligast göras i Bilaga 1. Formulär till anbud. Polismyndighetens krav på anbudsgivare enligt stycke två ovan (avser SUA-nivå 1) är vanligen inte begränsade till att: - det ska finnas en godkänd värdeförvaring (exempelvis ett säkerhetsskåp enligt normen SS EN 3492) för förvaring av hemliga handlingar ingående i uppdraget. Tillgång till säkerhetsskåpet får endast de som gjorts behöriga till att få del av underlaget ha,

19 19 -det/de utrymmen där handlingarna hanteras ska ha individuell låsning och endast behöriga för uppdraget får ha tillgång till nyckel/kod för att komma in i utrymmet, kunna larma av, m.m., - det ska finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses samt är insynsskyddat vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingar ligger framme) t.ex. vid toalettbesök, kortare kafferast med uppsyn över rummet etc. Vid längre frånvaro, t ex. lunch ska handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet. Handlingar som hanteras digitalt, under förutsättning att detta medgivits i varje enskilt fall, ska hanteras i en dator som ej är kopplad till ett nätverk (standalone med löstagbar hårddisk), - det ska finnas upprättad rutin för att datorn ska låsas in i säkerhetsskåpet när den inte används (används krypterat USBminne eller löstagbar hårddisk räcker det att dessa lagringsmedia låses in i säkerhetsskåpet), - inga hemliga handlingar får sändas i e-postsystem (förutom i vissa särskilda fall). Det ska finnas upprättade och överenskomna rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas via E-post., - krav kan komma att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsskåp, ska skyddas med ett inbrottslarm och ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan ställas på att larmet överförs via skyddad och övervakad ledning till en bevakningscentral med utryckningsverksamhet. Då Polismyndigheten i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter företagsbesöket andra åtgärder av byggnads- eller säkerhetsskyddstekniskkaraktär bli aktuella beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan hyresgäst behöva (på anbudsgivarens egen bekostnad) vidtas innan de sekretessbelagda handlingarna överlämnas och ramavtalet kan träda i kraft. UE Beroende på UE:s åtagande kan Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 bli aktuellt för tecknande mellan denne och Polismyndigheten. Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll vid kommande avrop. Samtliga UE, UUE osv som anbudsgivaren vill och behöver anlita i kommande ramavtalsförhållande ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten samt utse en säkerhetsansvarig. Säkerhetsprövning och registerkontroller

20 20 kommer att utföras på berörd personal. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll ska ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande uppdrag eller ramavtal. Det är därför viktigt att anbudsgivaren inte tecknar några bindande affärsavtal med UE innan dessa har blivit godkända i ovan nämnda kontroll. Under förutsättning att UE ska förvara sekretessbelagda handlingar i sina egna lokaler, ska det som angivits här ovan avseende TE gälla och hanteras på samma sätt för UE. AFB.53 Prövning av anbud I denna upphandling avser den upphandlande myndigheten att om möjligt tilldela kontrakt till de tre (3) anbudsgivare som lämnat anbudet med de lägsta anbudspriserna per avtalsområde. De anbud med de lägsta anbudspriserna per ramavtalsområde är de anbud som vid anbudsutvärderingen (i stigande ordning) är de lägsta efter att fiktiva summor (i enlighet med Bilaga 1). Formulär till anbud ) har summerats. AFB.54 Meddelande om beslut efter prövning av anbudsgivare och anbud Anbudsgivare kommer att meddelas skriftligen via e-post om utgången av anbudsprövningen. Beslut publiceras även på Polismyndighetens upphandlarprofil: Tilldelningsbeslutet är inte att anses som en accept i Avtalslagens mening. AFB.55 Sekretess för anbudshandlingar Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polismyndigheten av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polismyndigheten är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polismyndigheten genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polismyndigheten. Polismyndighetens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol.

21 21 För att underlätta Polismyndighetens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. AFB.56 Kontraktstecknande Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen/antagna anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. En förutsättning för giltighet av ramavtalet är att Säkerhetsskyddsavtal tecknas mellan parterna. Se närmare under AFB AFB.561 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polismyndigheten i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst kr. Polismyndigheten skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Polismyndigheten i Bilaga 4. AF Ramavtal under koden AFD.361 infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret. /