BRUKAR- PERSPEKTIV. Hållbart arbetssätt med. inom boendestöd funktionshinder

Transkript

1 Hållbart arbetssätt med BRUKAR- PERSPEKTIV inom boendestöd funktionshinder» Engagemang från ledning till medarbetare resulterade i ett hållbart arbetssätt» Brukarperspektiv i boendestöd 1

2 Sammanfattning 3 Förutsättningar 4 Bakgrund 4 Problemformulering 5 Syfte 5 Avgränsningar 5 Kartläggning 6 Analys 8 Implementering 10 Säkerställa 12 Projektledare Andréa Andersson Marika Hacksell Förvaltning Stadskansliet December Brukarperspektiv i boendestöd

3 Hållbart arbetssätt med BRUKARPERSPEKTIV inom boendestöd funktionshinder Sammanfattning En förstudie hösten 2012 visade att boendestödet inom funktionshinderverksamheten behövde förbättringar. De senaste tio åren har enheten vuxit från 40 till 80 brukare och personalen från 10 till 18. Trots tillväxten var arbetssätten samma som förut, vilket påverkade arbetsmiljön negativt. Följande förbättringsområden för boendestöd funktionshinder fastställdes: Förbättra mötesstrukturen Fördelning av uppdrag Enhetens organisation Schemaläggning för personal och brukare En kartläggning gjordes med personalen och enhetschefen. Arbetsmiljöenkäten hösten 2012 visade enhetens syn på förbättringsområden och var till stor hjälp i det fortsatta förbättringsarbetet. Dessutom blev den viktig för personalgruppens delaktighet. Förbättringsarbetet skedde i två arbetsgrupper tillsammans med enhetschefen och regelbundna möten med övrig personal. Följande grundorsaker identifierades: Sårbarhet med få personal kring varje brukare Olika anställningsvillkor Brist på rutiner för ett enhetligt arbetssätt Syftet med projektet blev följande: Anpassa boendestödsenheten för funktionshinder till ett gemensamt och hållbart arbetssätt utifrån brukarperspektiv och personalens arbetsmiljö. Projektet resulterade i en geografisk teamindelning för att minska sårbarheten med få personal kring varje brukare. Teamet kommer att ansvara för att säkerställa insatserna i sitt område vid sjukdom och planerad frånvaro. Personalgruppen har fått enhetliga grundscheman, med lika fördelning av arbetspassen dag, kväll och helg. Nya eller omgjorda rutiner har införts med det nya arbetssättet. Till detta har skapats en arbetsgång för hur rutiner framöver ska arbetas fram och hur uppföljning ska ske, liksom en arbetsgång för ständiga förbättringar. Brukarperspektiv i boendestöd 3

4 Förutsättningar Bakgrund Sociala omsorgsförvaltningen har omorganiserat genom att slå samman eller dela upp verksamheter. Fokus har blivit att forma sitt eget verksamhetsområde utifrån nya förutsättningar. Utvecklingen av det förvaltningsövergripande har stått tillbaka. Hösten 2012 blev det aktuellt att se över förvaltningsövergripande frågor. Förvaltningsledningen processade fram fem prioriterade områden. Ett var organisatoriska förändringar inom alla verksamheter, vilket delades upp i arbetsområden. Ett av områdena innefattade de fyra boendestöden inom IFO Vuxen, socialpsykiatrin och funktionshinderverksamheten. Övriga områden var administration i förvaltningen, poolverksamheten, hälso- och sjukvård samt myndighetsutövningen. De fyra boendestöden är uppdelade efter patientgrupper, beroende på diagnos. Gemensamt är att stödja personer med fysiskt eller psykiskt funktionshinder med vardagliga aktiviteter i eller utanför hemmet. Trots liknande uppdrag hade de fyra enheterna begränsat samarbete. Förvaltningsledningen beslutade i februari 2013 att ta hjälp av projektledare för att kartlägga de fyra boendestöden. Tillsammans med enhetscheferna beslutade man att projektledarna skulle gå in i boendestöd funktionshinder. Denna enhet har ökat från 40 brukare och 8 personal 2003 till 80 brukare och 18 personal Arbetssättet har inte ändrats nämnvärt, utan istället har det påverkat arbetsmiljön för både personal och enhetschef under en längre tid. Sju förbättringsområden valdes varav ledningen tog ansvar för tre, enhetschefen för två och projektledarna för två: Ledningen: Tillgång till leasingfordon Samarbete med biståndshandläggarna Databaskunskap för medarbetarna Enhetschefen: Förbättra mötesstrukturen Delegering av uppdrag Projektledarna: Enhetens organisation Schemaplanering för personal och brukare 4 Brukarperspektiv i boendestöd

5 Problemformulering Arbetsmiljön har påverkats när antalet brukare och personal ökat. Det har vuxit fram ett behov av att förändra arbetssättet. Flera brukare hade ett fåtal personal omkring sig, vilket var sårbart vid semester och sjukfrånvaro. Personalens arbetstider ändrades flera gånger under schemaperioden efter brukarnas önskemål. Kravet på flexibilitet hos personalen blev orimligt stor, och dessutom resulterade det i en tidskrävande administration. Problemformuleringen blev därmed: Fördelningen av arbetstider och brukaransvar skiftar mellan boendestödjarna, vilket påverkar arbetsmiljön. Syfte Inriktningen blev att kvalitetssäkra bemanningen, brukarens behov av stöd och arbetsrutinerna. Syftet blev följande: Anpassa boendestödsenheten för funktionshinder till ett gemensamt och hållbart arbetssätt utifrån brukarperspektiv och personalens arbetsmiljö. Avgränsningar Projektarbetet ska fokusera på en grundläggande struktur för att säkerställa boendestödets uppdrag och brukarens behov, och skapa ett arbetssätt som främjar arbetsmiljön. Brukarperspektiv i boendestöd 5

6 Kartläggning Kartläggningen visade stora skillnader mellan boendestöd för funktionshinder och de övriga tre boendestöden. Enheten har ökat från 40 brukare och 8 personal till 80 brukare och 18 personal. Arbetsrutinerna har inte utvecklats i samma takt. Andra saker som också påverkade arbetsmiljön var schemaplaneringen, rutinerna, och olika anställningsvillkor inom enheten. Enheten hade också en hög sjukfrånvaro jämfört med övriga enheter. Med två arbetsgrupper började arbetet att skapa en bild av enheten. En grupp arbetade med organisation och rutiner, den andra med schemaplanering. Regelbundna avstämningar med enhetschefen synkade chefens uppdrag med projektledarnas och gav enhetschefen input. Många av brukarna levde ett aktivt liv med både arbeten och andra regelbundna aktiviteter i vardagen. Brukare med insatser från boendestödjarna får hjälp med att klara vardagliga saker som t.ex. hushållssysslor, iordningställande inför arbete eller daglig verksamhet, och fritidsaktiviteter. En rutin var att alla brukare skulle i förhand få ett schema över vem som skulle komma från boendestödet. När en vikarie blev inbokad meddelade vikariepoolen förändringen. Ofta bokade brukaren då av besöket. Det fanns även andra anledningar till att brukare ändrade eller avbokade sina insatser. Dessa ändringar kunde vara stycken varje vecka. Därför gjordes nya scheman till brukarna en gång i veckan, och personal fick ofta ändra sina arbetstider med kort varsel. Personalen hade egna schemarader med sina brukare. Utöver brukare planerades även in tid för dokumentation, samt så kallad obokad tid. Dokumentationstiden är till för den obligatoriska sociala dokumentationen. Den tiden kunde ligga när som helst under passet och var olika mycket på olika schemarader. Arbetspasset kunde starta med dokumentationstid. Obokad tid har personalen inte något inbokat i schemat. Den tiden ska meddelas vikariepoolen för att vara tillgänglig att rycka in hos andra brukare. Det kunde röra sig om ca 1-2 timmar, och även den tiden kunde vara placerad var som helst under passet. Anmälan av obokad tid till poolen gjordes inte frekvent, utan blev många gånger en tid som personalen själva rådde över. Personalen har också haft olika anställningsvillkor; arbetspass på obekväma arbetstider har inte fördelats på alla i gruppen. Schemaplaneringen har också tagit personliga hänsyn om t.ex. känslighet mot rök, djur eller fysisk vårdtyngd. 6 Brukarperspektiv i boendestöd

7 Boendestödet har varit baserat på att ett litet antal personer ska arbeta kring brukaren. Begränsningen till några få personal har gjort det sårbart vid sjukfrånvaro och semester. Ibland avstod brukare sina insatser när inte ordinarie personal kom. En annan konsekvens var att besöken kunde vara placerade med långa avstånd. Arbetsområdet för gruppen är hela Borås Stad. Rutinen för social dokumentation påverkades av att antalet brukare och personal ökat. Endast enhetschefen hade behörighet att dokumentera i verksamhetssystemet. Chefen dokumenterade dessutom arbetsbeskrivningar i worddokument till vikariepoolen som stöd för timvikarierna. Personalen skrev sina genomförandeplaner på papper som förvarades i pärmar i lokalen. Planerna hanterades på olika sätt. T.ex. var det otydligt om alla brukare skulle ha genomförandeplaner, och om brukarna skulle ha en genomförandeplan i hemmet. Arbetspassen hade i regel start och slut hos brukaren, vilket försvårade personalens samarbete kring brukarna. Personalen träffades en gång i veckan för brukarmöten kombinerat med arbetsplatsträffar, informationsträff eller handledning. Personalen träffades i helgrupp eller i mindre grupper beroende på mötets art. Dessa tillfällen har varit väl planerade, men har komplicerats av organisationen kring brukarna. Mycket av informationen på agendan har inte hunnits med, vilket gett en känsla av stressiga möten. Otydliga rutiner för hur delegerade uppgifter ska hanteras och även bristande ansvarstagande av dessa uppgifter har bidragit till otillfredsställelse på mötena. Det brast i kännedom om rutinerna på enheten. Många av rutinerna var hämtade från en annan enhet och inte riktigt förankrade. Det saknades struktur att arbeta efter dem och utveckla dem. Hösten 2012 gjordes en arbetsmiljöundersökning på enheten, innan förbättringsarbetet startade. Personalen gav synpunkter och förbättringsförslag på sin arbetsmiljö. 14 svar kom in. Sammanfattningsvis trivdes de flesta med sitt arbete och arbetskamraterna. Det fanns dock moment som motverkade en god psykosocial arbetsmiljö: - arbetstider ändras med kort varsel och ofta - brist på samarbete av brukare - möten som brukarmöten, personalmöten, handledning och APT upplevs stressiga - chefen har mycket att göra - personalen önskade mer ansvarsuppgifter. Brukarperspektiv i boendestöd 7

8 Analys Arbetsmiljöenkäten hösten 2012 sammanföll väl med vad kartläggningen i förbättringsarbetet kom fram till. Den visade tydligt vad som behövde förbättras, och personalen var delaktig från början. Tillväxten av enheten påverkade arbetssätt och rutiner samt ställde större krav på logistik och planering. Följande grundorsaker kom fram i analysen. Sårbarhet med få personal kring varje brukare Olika anställningsvillkor Brist på rutiner för ett enhetligt arbetssätt Enheten har baserat planeringen på att det ska vara få personer kring brukaren. För personalen kunde det många gånger bli en för nära relation med brukaren. Brukarna med endast 1-2 personal var också mest sårbara för frånvaro av ordinarie personal. Det var vanligt att de avböjde sitt besök om det skulle komma en ersättare. Brukarmöten hölls två gånger per månad. Trots att de planerades väl blev det många smågrupper och rörigt eftersom det var olika personalsammansättningar kring varje brukare. Uppföljningen av brukarna brast eftersom det inte fanns någon regelbunden kontakt med biståndshandläggarna som beviljade insatserna. I regel gick kontakten via enhetschefen, vilket blev tidskrävande för chefen och medförde ett glapp mellan utförarna och biståndshandläggarna. Brukarna hade stort inflytande på insatserna. En naturlig anledning var att många hade ett aktivt liv med arbete och fritidsaktiviteter som styr när boendestödjarna kunde komma. Trots att schemaplaneringen tagit hänsyn till detta ändrade brukarna sina tider ofta under schemaperioden på 4 veckor. Därför har personalen fått ställa om med kort varsel, och flera personal- och brukarscheman görs om varje vecka. Dessa ändringar påverkade personalen negativt, vissa påverkades mer än andra av att gränsen mellan fritid och arbete suddades ut. En annan konsekvens av att scheman ändrades ofta var att flera schemarader fick obokad tid och dokumentationstid på mer eller mindre lämpliga tider. Den obokade tiden skulle läggas tillgänglig i vikariepoolen för att fylla bemanningsluckor, men det gjordes inte alltid. Trots att det fanns bokad tid för dokumentation upplevde många att de inte hade tid för det. Olika anställningsvillkor påverkade arbetssättet med få personer kring brukarna. Brukare som behövde insatser vid obekväma arbetstider kunde bara planeras in på personal som arbetade dessa tider. Dessa anställningsvillkor är också från tiden när enheten inte var så stor. 8 Brukarperspektiv i boendestöd

9 Det fanns en kultur i schemaplaneringen att ta hänsyn till att personer är känsliga mot djur, rök eller inte klarar för tungt arbete, trots att det inte finns läkarintyg. Sjukfrånvaron på enheten var större än snittet i Borås Stad. Sårbarheten med fåtalet personal kring brukare blev tydlig vid sjukdom. Social dokumentation är viktig i kvalitetssäkringen av insatserna. Det är ett led i biståndshandläggarnas uppföljning av att brukarna får sitt behov tillgodosett. I och med att personalen inte dokumenterade i verksamhetssystemet och deras dokumentation inte fanns nära tillgänglig för biståndshandläggarna fick enhetschefen ett stort ansvar i kvalitetssäkringen. I takt med att enheten växte blev det en kännbart tidskrävande uppgift. Brukarperspektiv i boendestöd 9

10 Implementering Under arbetet blev det tydligt att enhetschefens förbättringsområden mötesstruktur och fördelning av arbetsuppgifter och förbättringsledarnas enhetens organisation och schemaläggning för personal och brukare hade gemensamma påverkande faktorer. Det blev viktigt att synka arbetsgrupperna med enhetschefens arbete och öppna för delaktighet med personalen. Förbättringsledarna hade en viktig roll att informera och ta in information, delge kunskap och idéer. Flera förbättringar arbetades fram. Det nya arbetssättet ska starta 20 januari 2014 med bland annat ny organisation, nya scheman samt nya och uppdaterade rutiner. Dessutom har några på enheten börjat datakurs hösten Nytt arbetssätt: Grundschema lika för alla Indelning av brukare i tre geografiska områden Informationsbrev till brukarna Dokument för personalen om förhållningssätt gentemot brukarna inför förändringarna Tre personalteam utifrån de geografiska områdena Start och slut i lokalen Dagordning för morgonmöte Dagordning för teammöten Struktur på rutinernas innehåll Rutin för förankring av rutiner Rutin för uppföljning av rutinerna Rutin för dokumentation Arbetssätt att ta hand om ständiga förbättringar Utöver dessa förbättringar pågår ytterligare åtgärder som inte är i hamn än: Mätstickan, enkel uppföljningsmall av arbetsmiljö Nytt samarbete med poolverksamheten Leasingfordon till enheten 2014 Datakurs Optimal schemaplanering Kvarstående arbete: Införande av övriga rutiner Teammöten mellan biståndshandläggarna och boendestödet Dokumentation för personalen i verksamhetssystemet Uppdelning av ansvarsområden Cyklar till enheten 10 Brukarperspektiv i boendestöd

11 Anställningsvillkoren kommer att vara enhetliga när det nya schemat börjar gälla. Personalen har ett grundschema med lika fördelning av arbetspassen dag, kväll och helg. Varje arbetspass börjar och slutar i grupplokalen. Rutiner finns för vad som krävs inför varje start och slut av arbetspassen. Det kan vara att hantera dagens planering vid sjukfrånvaro, läsa på anteckningar om brukare, handha telefonen, boka bil m.m. Indelning i geografiska team minskar sårbarheten vid semester och sjukfrånvaro. Teamet ansvarar för att brukarna får sina insatser tillgodosedda, och all personal ska vara introducerad hos teamets brukare. En förhoppning är att brukarna ska vara trygga att ta emot stöd från flera i personalen och inte avboka insatser. Det ger möjlighet att hjälpas åt kring brukarna, och att teamarbetet även blir en trygghet för personalen. Ett informationsbrev till brukarna gjordes för att motverka oro och presentera vinsterna med förändringen, och ett dokument som stöd för personalen med gemensamt förhållningssätt och instruktioner om när frågor uppstår från brukarna. För att säkra teamarbetet arbetades en teamrutin fram. En gång i veckan ska ett teammöte diskutera aktuella brukare, samordna insatserna och underlätta uppdatering av genomförandeplanerna. Detta ska dokumenteras i en mall för att lätt kunna följas upp veckan efter. Det blir också värdefull information till biståndshandläggaren. Ytterligare rutiner är gjorda eller omformade för att styra enheten in i ett gemensamt arbetssätt. Rutin för uppföljning och förankring är också framtagen. Rutinen för social dokumentation var en av de viktigaste för att höja kvalitetssäkringen för brukarna och skapa trygghet för personalen. För att säkra införandet gjordes en mall för ett arbetssätt i ständiga förbättringar. Mallen ska systematiskt ta hand om alla frågor som uppstår i införandet. Brukarperspektiv i boendestöd 11

12 Säkerställa Förändringsprocessen har bara börjat. Det finns dock goda förutsättningar att lyckas eftersom planeringsarbetet och framarbetade lösningar har fått ta tid. En tidsplan med alla aktiviteter har gjorts som ett stöd i förbättringsarbetet för enhetschefen och personalgruppen. En detaljerad handlingsplan för införandet 20 januari 2014 ska säkerställa det nya arbetssättet. Den innehåller bland annat när olika aktiviteter ska införas, när och hur de ska följas upp, mätstickans genomförande, och påminnelse om arbete som inte är påbörjat. Uppföljning av det nya arbetssättet är inbokat om 6 månader med frågor om: - Hur fungerar det systematiska arbetet med rutinerna? - Hur fungerar arbetssättet med problemlösningsmetoden? - Hur fungerar teamarbetet? - Har samarbetet kring brukarna förbättrats? - Vad har mätstickan visat? - Kommentarer om förändringsprocessen av enhetschefen? - Kommentarer om förändringsprocessen av personalen? 12 Brukarperspektiv i boendestöd