Protokoll fört vid styrelsens möte

Transkript

1 *** * *** * Leader Växtlust Värmland Europeiska jordbrukslanden lör landsbygdsurlecj<lino: Europa Investerar i landsbygdsområden Protokoll fört vid styrelsens möte Mötesform: Telefonmöte kl Ordinarie ledamöter närvarande: Arvika Eda Hagfors Sunne Säffle Torsby Förhindrade: Föredragande: Röstberättigade: Margareta Asserwall (offentlig) och Hans Karlsson (förening, ersätter Karl-Arvid Wall) Christina Öster (företag) Anita Beckman (förening) Karl-Johan Adolfsson (offentlig) och Herta Hedlund (företag) Kerstin Einevik Bäckstrand (offentlig) och Claes-Göran Kihlström (förening) Sven Täppers (företag) och Anna-Lena Carlson (offentlig, ersätter Jan Bohlin) Jan Bohlin, Hagfors (offentlig) och Karl-Arvid Wall, Torsby (förening) Ewa Ryhr Andersson, verksamhetsledare (deltog ej i beslut) 10 personer 1 Öppnande Ordförande Karl-Johan Adolfsson hälsade alla välkomna till dagens telefonmöte och förklarade mötet för öppnat. 2 Protokolljusterare Till jämte ordförande justera protokollet valdes Herta Hedlund. 3 Dagordning Mötet godkände dagordningen. Christina anmälde hon behöver lämna mötet kl Budgetfördelning Styrelsen diskuterade det budgetunderlag som VL tagit fram utifrån de riktlinjer för budgetarbetet som styrelsen lämnade vid marsmötet (090304). Jordbruksverket (SJV) lämnade också besked om den kommande fördelningen av de medel som hållits inne i väntan på det definitiva antalet Leader-områden i Sverige ska vara klarlagt. Hittills har 85 % av Landsbygdsprogrammets medel i axel 4 (Leader) fördelats ut på varje LAG. SJV har tagit fram ett förslag som skulle innebära ytterligare 12 av resterande 15 % fördelas ut på samtliga LAG (63 st). Utifrån förslaget kommer LAGs budgetar i LB-systemet (SJVs datasystem för Leader-projekt) justeras upp senast under maj månad. Vilket belopp det exakt blir för LAG Växtlust är i dagsläget inte presenterat.

2 Leader YäxtJust Värmland YL har utifrån några kända fakta tagit fram ett underlag som baseras på det minsta belopp som återföringen kommer innebära för Leader Yäxtlust Yärmlands totala budget under åren ( Skr totalt). Budgeten är uträknad på medfinansiering från EU, staten och sex kommw1er årligen under perioden För de två sista åren tillkommer inga medel utan projektmedjen ska fördelas under perioden (ingen verksamhet bedrevs under 2007). Under åren är Leader-kansliema ålagda fortsätta bedriva verksamhet för lotsa pågående projekt till avslut samt sköta slutrapporteringen till kommuner, myndigheter och EU. Detta innebär därför det anslag som finns för driften av kanslierna måste fördelas, så det räcker hela perioden (i YLs förslag t o m ). YL föredrog också ett förslag till driftsbudget för år 2009 utifrån den totalbudget som presenterades. I budgetunderlaget fanns även en preliminär procentuell fördelning av Yäxtlusts budget på de s k Leader-axlar som finns i LB-systemet (axel 1-5). Ett beslutat förslag till fördelning ska insändas till Jordbruksverket senast den 1/ Styrelsen beslutade fastställa det framtagna budgetunderlaget för år (se bilaga l) tills vidare utgå från den presenterade Driftsbudgeten för år 2009 (se bilaga 2). anta föreslagen fördelning av Yäxtlusts budget mellan Leader-axlarna och vidaresända den som förslag till Jordbruksverket enligt önskemål (se bilaga 3). använda ovanstående tre -satser som underlag för beslut om det nya driftsprojektet Drift 2 LAG Yäxtlust, som omfar perioden (se 5).

3 Leader Yäxtlust Värmland 5 Projektansökningar - Dnr 2008/27 Till dagens telefonmöte fanns endast en ansökan om projektstöd inom Leader framtagen. Yerksamhetsledaren beskrev vad som skiljde underlaget för Drift 2 mot det driftsprojekt som kansliet arbetat genom under år 2008 (Drift 1). Det som skiljer är de budgetdelar som beslutades under 4. Styrelsen har redan under senhösten 2008 tagit del av behovet av göra en ny driftsansökan för 2009 och framåt. Detta sedan Länsstyrelsen i Värmland och Jordbruksverket kommit överens om detta var bästa lösningen för både Yäxtlust och grannområdet Närheten. Identitet: Diarienr , Joumalnr Sökande: Föreningen Leader Yäxtlust Yämland Projektnamn: DRIFT 2 LAG Yäxtlust Beskrivning: Projektet syftar till möjliggöra kansliverksamhet för löpande drift av föreningen Leader Yäxtlust Yärmlands verksamhet under perioden Projektet är en fortsättning på Driftskostnadsprojektet Huvudverksamheten är främja landsbygdsutveckling genom projektstöd utifrån Leader-metoden till lämpliga projekt inom ramen för den lokala strategin och Landsbygdsprogrammet. Området omfar Arvika, Eda, Hagfors, Sunne, Säffle och Torsby kommuner. LAG Yäxtlust Yärmland (styrelsen) beslutade bifalla Föreningen Leader Yäxtlust Yämlands ansökan om projektstöd inom Leader för projekt "DRIFT 2 LAG YäxtJust" med Dnr och Jnr rekornrnendera Länsstyrelsen bevilja den ideella fåreningen Leader Yäxtlust Yärmland förskott med maximalt belopp dvs SEK, så inte likviditetsproblem uppstår efter sornrnaren. Beslutsmotivering: Driftsprojektet är en förutsättning får kunna bedriva Leaderverksamhet genom kansli och styrelse inom Leader YäxtJust Yärmlands sex kornrnuner stora område under perioden Villkor: Kostnader för upprättahålla ett fungerande servicekansli ingår i projektet. Allmänheten ska genom kansliets försorg erhålla basinformation om Leader Yäxtlust Yärmlands verksamhet. Finansiering: Ansökan omfar totalt Skr varav det offentliga stödet kan utgöra 100 % dvs hela den faktiska kostnaden. Inga ideella insatser krävs i ett driftsprojekt. Beviljat projektstöd: Skr för år Totalt för perioden beviljas Skr för driftsprojektet (varav 40 % från ED och 28,11 % från svenska staten). Projektstödet utgör 68,11 % av projektets totala offentliga finansiering och även 68,11 % av de stödberättigande faktiska kostnaderna. Beviljad övrig fmansiering från LAG: Skr får år Totalt för perioden beviljas Skr. Beloppet motsvarar 31,89 % av det offentliga stödet från den lokala medfinansieringen.

4 Leader Yäxtlust Värmland Ar beviljas en preliminär driftsbudget om totalt Skr per år. En preliminär fördelning årsvis mellan Leader-axlarna framgår aven bilaga till den reviderade budget, som enligt 4 ersätter den godkända strategins budget från Där framgår driftåtgärden omfar 20 % av den totala budgeten. Inför varje nytt budgetår görs fr o m 2010 en avstämning av driftskostnaderna och beslut om en ny årsbudget för driften fas. Månadsarbetstid: Lönen för Leader - kansliets personal baseras på månadslön med normal veckoarbetstid i Sverige, f n 40 timmar/vecka. Åtgärd: Leaderåtgärd 5 - driftskostnader för LAG-grupperna, åtgärdskod 431. Utsedd fadder inom styrelsen: Presidiet stöttar kansliet i personalfrågor och bereder vissa frågor inför styrelsen. Sammanfningen av projektplanen nedan hänvisar till ansökans bilaga 4, godkänd Utvecklingsstrategi daterad Projektplan för DRIFT 2 LAG Växtlust - sammanfning Leader - metoden bygger på ett nära samarbete i ett trepartnerskap mellan offentlig, privat och ideell sektor. Leader innebär ett gemensamt ansvar för lokalsamhället som den bästa grunden för en långsiktigt hållbar utveckling. Inom Landsbygdsprogrammet ska Leader metodens arbetssätt användas som en genomförandemetod för samtliga åtgärder under temat landsbygdsutveckling. Den ideella föreningen Leader Yäxtlust Yärmlands utvecklingsstrategi omfar sex kommuner i västra och norra Värmland - Arvika, Eda, Hagfors, Sunne, Säffle och Torsby. Leader - området omfar drygt invånare och hela den geografiska ytan i de sex kommunerna. Föreningen har tagit fram en vision för området, som föreningens styrelse (LAG Yäxt/ust) med driftsprojektet som stöd ska arbeta för förverkliga. Visionen för området lyder: "Med gemensamma krafter formar vi tillsammans levande bygder med ekonomisk och ekologisk bärkraft. Den energi vi genererar ur iderikedom, den odlade jorden och ett vidgat näringsliv skapar Lust och välbefinnande hos boende i alla åldrar. Yår värdegrund och vårt förhållningssätt blir framgångsfaktorer och vi Växer tillsammans" I visionens anda ska LAG Yäxtlust tillsammans med Leader - kansliets personal informera och entusiasmera befolkningen i föreningen Leader Yäxtlust Yärmlands geografiska område för landsbygdsutveckling enligt Leader - metoden. Strategin baseras på fem viktiga teman för framgångsrik landsbygdsutveckling i närområdet: Landsbygdens företag och aktörer, Natur och Kultur, Landsbygdsservice, Ung på landsbygden samt Brobyggande. Samarbete över administrativa gränser inom området och i nya konstellationer ska uppmuntras av LAG Yäxtlust och personalen. Projekt DRIFT 2 LAG Växtlust är en förutsättning för kunna bedriva en organiserad Leader-verksamhet och genomföra den lokala utvecklingsstrategin samt förekommande samverkansprojekt. Projektet omfar informations-, kompetensutvecklings- och animationsinsatser.

5 Leader Yäxtlust Yännland 6 Information om Växtlusts kick-off och projekt Ung Fritid Yerksamhetsledaren beskrev dagsläget i planeringen av områdets kick-off. Den budget på kr för evenemanget som lagts baseras på högst 100 deltagare. Programmet blir definitivt i början av vecka 19. Annonsering sker senare samma vecka i NWT-mixen för området samt vecka 20 i annonsbladen i de tre nordliga kommunerna. Angående projekt Ung Fritid är nu en styrgrupp bestående av fyra ungdomar tills under ledning av ungdomshandläggare Ina Forsberg. De övriga tre är Kamelia Ramat, Sunne, Rasrnus Andersson, Arvika och Erik Eng, Hagfors. Dessa fyra kommer medverka den 24 maj. Styrelsen beslutade godkänna budget och program för Yäxtlusts kick-off som genomförs på QuaIity Hotell Selma Leagerlöf i SUlille den 24 maj 2009 kils Upphandling av webbplats, information m m Yerksamhetsledaren informerade om behovet av dela upp Yäxtlusts olika informationsinsatser i flera separata upphandlingar. Enligt samtal med Thomas Dahlqvist, Jordbruksverket är det möjligt göra skilda upphandlingar för olika uppdrag inom ämnet information. Detta kan ske om det motiveras t ex utifrån det är olika typer av leverantörer för upphandling aven webbplats kontra annat informationsmaterial. Inga beslut fades. 8 Återkrav av restbelopp i slutredovisade projekt Yerksamhetsledaren informerade om en situation där ett för stort förskott betalats ut från LAG i förhållande till den verkliga, slutliga omkostnaden för ett nu avsl utat projekt. Det rör sig dock om ett mindre belopp (under 1000 kr). Ett principbeslut som vägledning för önskat tillvägagängssätt i liknande fall efterfrågades. Styrelsen beslutade Yerksamhetsledaren löser sådana frågor på enklaste sätt från fall till fall. 9 Uppdatering i återremitterade ärenden Kompletterande handlingar avseende två återremitterade ärenden från beslutsmötet har inkommit. Presidiet ska fastställa besluten och ett datum för detta möte efterfrågades. YL informerade samtidigt om presidiet har ett telefonmöte för ett nytt beslut om förskott till Kila Byalag direkt efter det pågående mötet. Predidiet beslutade hålla ett telefonmöte den 7/5 kl 17 för slutliga beslut om ansökan om projektstöd inom Leader från Östmarks Motor- och Fritidsförening samt från Edanebygdens lokala företagarförening. Inga beslut fades.

6 Leader Växtlust Värmland 10 Information om nya ärenden Inför nästa styrelsemöte den 26 maj har det inkommit två nya ansökningar om projektstöd inom Leader. Den ena ansökan är ett projekt kallat "Marknadsföringsprojekt BOVIL-gården" från den ideella föreningen BOVIL-gårdens Vänner. Den andra ansökan kallas "Biosatsning Klarälvdalen" och söks av Ambjörby Folkets Hus-förening. Båda projekten kommer från Torsby kommun. 11 Avslutning Ordförande tackade alla för deltagandet och avslutade därefter mötet. Vid pennan f1w~ %~ (L ~a Ryhr Andersson Justeras Ordförande

7 Reviderad programbudget för åren , belopp per år BILAGA 1 Beslutad Grundprincip enligt strategin, men tyngdpunkt med hjälp av omfördelning Under dras driftsnivån ner till beslutsnivå 2008 för täcka en heltid även Resterande drift från 2008 läggs mot 2015 (halvår). Driftens andel justeras till 20 % av totalbudget. ungefärlig fördelning BUDGETAR mån Leader 1 - konkurrens O O Leader 2 - miljö O O Leader 3 - diversifiering O O Leader 4 - samarbete LAG O O Summa axel O O Leader 5 - Drift 20 % Total arsbudget förslag endast projektåterflöden Förbrukad nivå varav åtgått till drift kr (prel pga ej slutredovisat ännu) Hela programperioden Bedömd lägsta nivå för hela programperioden. Besked om exakt belopp erhålls under maj månad. 20 % av prel totalbudget gäller driften och ska fördelas REVIDERAD BUDGET våren 2009 ft

8 Driftsanslaget - de administrativa kostnaderna för kontor, personal, styrelse och basinformation BILAGA 2 Kostnadskalkyl per år Beslutad Utgiftsnivå 2009 Kostnadsslag Kostnad Kommentarer Personal 1,5 tjänster inkl sem o soc Avser VL 100 % och kanslist 50 % inkl månadslön, semester månlön*0,605, soc avg 31,42 % Extra personal 3 mån inför kickoff Ina ,50 % lön, sem, soc avg 15,49 % Friplaner, försäkringar, hälsa inkl fri planer, personalförsäkr, ansvars och lösöresförsäkr, företagshälsovård Traktamente 5000 Uppskning för traktamenten, ersättningar vid resor Resor i tjänsten mil å 28 kr, varav 9,5 kr med soc avg 31,42 % Resor för styrelsen träffar per år 10 mil å 18,5 kr, 6 personer, presidiet 2 pers 50 mil extra Arsarvoden vice ordf, extra möten presidie kr + soc avg 31,42 %, K-J ej från drift, 15 tele- och 4 personalmöten samt 2 Lst-möten per år Styrelseersättningar LAG-möten kr/tim + soc avg 31,42 %, 6 personer 10 träffar å 6 tim/träff inkl 2 extra telmöten o ev extra arvode Träffar riks VL och ordf, nätverk, erfautbyte Kompetenshöjning Erfa/planträffar VLlordf 4 per år, nätverk regionaluriks, Leader-konf resor o logi Utbildning personal och LAG tillfällen per år för styrelseledamöter och/eller personal, resa och avgift, föreläsare/kurser Kontorshyra och telefon kr/månad, telefon fast och två mobiler samt bred band ca 2000 kr/mån Möteskostnader LAG och allmänhet LAGs styrelsemöten och infomöten för allmänhet (främst lokaler och förtäring) Information, broschyr och webb Initialkostnad samt löpande uppdateringar av material och webb. Visitkort, brevmallar m m (upphl) Information, annonsering Annonsering, löpande informationsblad m m Utrustning Möbler och utrustning, direktavskrivning Köpta tjänster Revision och bokslut ca kr, ekonomi/datastöd, upphandlingsråd ev annat Kick-off maj Utställare och underhållare (ersättningar/resor) lokalhyra, annonser och affischer Porto och övrigt Porto o kuvert, kopiering Sunne kn, toner skrivare, kontorsmateriel, kontokorts o bankkostnader mm Summa ,4 % av lagd budget 2009 Nytt budgetbeslut för driften ska sedan tas vid varje årsskifte. Ev överskott kan lyftas till nästkommande år. Justering mellan kostnadsslagen görs årligen efter behov. Fördelningen för 2009 kan endast delvis grundas på 2008 års utfall. 4. /

9 Förslag om åtgärdsfördelning från LAG 2009 BILAGA 3 LAG-gruppens namn: LAG Växtlust Värmland Beslutad Ansvarig Länsstyrelse: Länsstyrelsen i Värmlands län LAGs nuvarande LAG:s %-fördelning LAG:s förslag LAG:s uppskning av Atgärd %-fördelning i LB efter utlagd reserv till %-fördelning utfall inom Samarbetsåtgärden Inom Sverige II nternationellt L! 11 Konkurrenskraft jord/skog 4,3 4, Mark/miljö 20,1 19, Näl-ingsliv/Livskvalitet 53,1 51, Samarbetsprojekt 431 Driftskostnader 4,2 18,3 4, ~... :"--' '., ~:; -: -; Summor =100 % ~~.. t"." "0 ~~:.;7.:~.. ~ ~..., :~ 2.5 "'.< ( = 100 % ) 1 -"'l I v