Sammanträdesprotokoll. Ärendelista. Valnämnden Sid nr

Transkript

1 Valnämnden Ärendelista Sid nr Justering Attesträtt Statsbidrag för förtidsröstning Årsrapport Viktiga datum (händelser) i valen Utbildningsplan för valen Reglemente för valnämnden Placering av valsedlar i vallokal Aktuell information om valen

2 Valnämnden Tid Torsdag kl Plats Sammanträdesrum 350 ande Mikael Gäfvert (M) Petra Ebbing (M) Ulla Grelsson (FP) Anette Nordstedt (MP) Rodney Engström(M) Stefan Aronson (S) Per-Olov Andréasson (S) Lena Sjöberg(S) Veronica Österlund (S) Ordförande Ersättare Ersättare Sune Uhlin(KD) Lena Olofsson (S) Lars-Olov Högström (S)

3 Valnämnden Övriga Ingela Åberg Sekreterare Protokollet omfar 1-8 Justeras Mikael Gäfvert Ordförande Ingela Åberg Sekreterare Stefan Aronson Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Valnämnden Justeringsdatum Anslagsdatum Protokollet finns tillgängligt på Internet ( eller hos Addera stab rum 259 Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande Ingela Åberg

4 Valnämnden Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Stefan Aronson med Per-Olov Andréasson som ersättare.

5 Valnämnden VN Attesträtt utse Ingela Åberg, till estant och som ersättare till henne utse valnämndens ordförande Mikael Gäfvert och vice ordförande Petra Ebbing med rätt estera fakturor upp till (20) prisbasbelopp och estera arvodesutbetalningar till röstmottagare, samt för de fakturor som berör valnämndens sekreterare utses valnämndens ordförande Mikael Gäfvert till estant, och som ersättare till honom utses valnämndens vice ordförande Petra Ebbing. Attestreglementet reglerar kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, lönetransaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig förvalta och/eller förmedla. Varje nämnd har tillse bestämmelserna i estreglementet följs och tillämpliga estmoment utförs. Valnämnden beslutade utse Ingela Åberg, till estant och som ersättare till henne utse valnämndens ordförande Mikael Gäfvert och vice ordförande Petra Ebbing med rätt estera fakturor upp till (1) prisbasbelopp och estera arvodesutbetalningar till röstmottagare,(1 prisbasbelopp 2014, kr). Under valåret 2014 förväntas valnämnden hantera fakturor på upp till 750 tkr, valkansliet har därför tagit fram ett nytt förslag till basbelopp. Valnämndens utser Ingela Åberg till estant, med valnämndens ordförande, samt vice ordförande som ersättare. Dessa har rätt estera fakturor upp till (20) prisbasbelopp och estera arvodesutbetalningar till röstmottagare. För de fakturor som berör valnämndens sekreterare utses valnämndens ordförande Mikael Gäfvert till estant, och som ersättare till honom utses valnämndens vice ordförande Petra Ebbing.

6 Valnämnden De utgifter och kostnader som rör valnämndens ordförande esteras av kommunstyrelsens ordförande. Bilaga Attestreglemente Tillämpningsanvisningar till estreglemente, enligt beslut i kommunstyrelsen Attesträtt

7 Valnämnden VN Statsbidrag för förtidsröstning notera informationen Förordningar om statsbidrag för respektive val har nu beslutats av regeringen 2014 års val till Europaparlamentet Valmyndigheten ska fastställa statsbidraget för EP och betala ut bidraget till kommunerna senast den 1 mars Enligt förordning om statsbidrag för kommunernas medverkan vid 2014 års val till Europaparlamentet ska kommunerna få statsbidrag med dels per kommun, dels ett belopp per kommun som motsvarar kommunens andel av det totala antalet röstberättigade i riket vid val till kommunfullmäktige, beräknat efter en fingerad valdag den 1 mars 2014, multiplicerat med kr års val till riksdagen, kommun och - landstingsfullmäktige Valmyndigheten ska fastställa statsbidraget för RKL och betala ut bidraget till kommunerna senast den 30 april Enligt förordning om statsbidrag för kommunernas medverkan vid 2014 års val till riksdagen, kommun- och landstingsfullmäktige ska kommunerna få statsbidrag med dels per kommun, dels ett belopp per kommun som motsvarar kommunens andel av det totala antalet röstberättigade i riket vid val till kommunfullmäktige, beräknat efter en fingerad valdag den 1 mars 2014, multiplicerat med kr.

8 Valnämnden VN Årsrapport 2013 i efterhand godkänna årsredovisningen Vid ingången av 2013 hade valnämnden ett eget kapital på 728 tkr. Då valnämndens skemedel på 20 tkr inte täcker kostnaderna för nämndens verksamhet, förrådshyra samt arvoden för 2013 ansökte valnämnden om få ta i anspråk delar av det egna kapitalet. Valnämnden räknade med kostnaderna blev ca 300 tkr under 2013 och behövde därför ta 280 tkr av det egna kapitalet i anspråk under Skemedlet 300 tkr täckte kostnaderna för valnämndens förrådshyra, utveckling av verksamheten, samt ersättning till valnämnden. Summa nettokostnad för valnämnden för 2013 blev 264 tkr. i efterhand godkänna årsredovisningen. Bilaga Valnämndens årsrapport 2013

9 Valnämnden Viktiga datum (händelser) i valen 2014 notera informationen Under 2014 är det val vid två tillfällen. Den 25 maj är det val till Europaparlamentet och den 14 september är det val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Valnämndens uppgifter är genomföra valprocessen effektivt och korrekt så varje kommuninvånare får förtroende för valprocessen och valhemligheten garanteras i alla situationer. Genom det kommunikativa arbetet ska Sundsvalls kommuns målgrupper få kunskap om valet. Målgruppen ska veta de kan rösta, var de gör det och hur de gör det. Valnämnden är också ansvarig för det material och de vallokaler som krävs för genomföra valen, samt rekrytera och utbilda röstmottagare och annan personal i valarbetet. När två val ska genomföras under fyra månader krävs noggrann planering samt delaktighet från valnämnden. Valkansliet har tagit fram en sammanställning över viktiga händelser under 2014 som stöd för arbetet. Bilaga Viktiga datum(händelser) i valen 2014

10 Valnämnden Utbildningens utformning inför valen 2014 notera informationen Valnämnden i varje kommun utser de röstmottagare som arbetar under förtidsröstningen och på valdagen samt ansvarar för dessa utbildas. Det är röstmottagarnas ansvar röstningen går till på rätt sätt och det är ordning i vallokalen/röstningslokalen och bland valsedlarna. Valkansliet har tagit fram ett förslag till utbildningens utformning inför 2014 års val. Utbildning för röstmottagare på valdagen Risken för akuta avhopp på valdagen minskar om samtliga i valdistriktet utbildas vid samma tillfälle. Det visar erfarenheterna från utbildningarna av röstmottagare 2009 och Som också upplevs positivt av röstmottagarna. Fyra utbildningstillfällen är inplanerade under maj månad, där samtliga röstmottagare utbildas valdistriktvis. Utrymme för ytterligare två utbildningstillfällen i augusti för ev. nyrekryterade samt för ytterligare rösträknare inför RKL valet. Innehållet i utbildningen av röstmottagare Att göra före valdagen - vänder sig i första hand till ordförande samt vice Att göra före vallokalen öppnar möblering av vallokal, schemaläggning av röstmottagare, ordning i valsedelställ mm Att göra under dagen - hantering av förtidsrösterna, röstmottagarnas uppgifter enligt handbok och lokala instruktioner Efter sortera och räkna röster, hur dessa ska rapporteras till valmyndigheten samt valnämnden under valnen De övergripande bestämmelser de har följa i vallokalen Till stöd för utföra sitt uppdrag på bästa sätt finns handledning från valmyndigheten samt lokala instruktioner

11 Valnämnden Utbildning för förtidsröstmottagare i röstningslokal Utvärderingen efter 2010 års val visar det fanns ett stort behov av stöd för återkommande frågor från förtidsröstmottagarna där utbildningsinsatserna tillsammans med handboken inte var tillräcklig. Valkansliet har i dialog med ansvariga vid stadsbiblioteket planerat för ytterligare delaktighet för förtidsröstmottagarna vid årets utbildning genom gruppdiskussioner samt praktiska övningar. Utbildning för övriga aktörer i valen 2014 Utbildning kommer genomföras för övriga aktörer i valen 2014 enligt valnämndens utbildningsplan. Bilaga Utbildningsplan för valen 2014

12 Valnämnden VN Reglemente för valnämnden notera informationen Reglementet för valnämnden, fastställt av kommunfullmäktige , innehåller en ny bestämmelse om intern kontroll, som valnämndens kansli tagit fram i samråd med koncernstaben. Bestämmelsen ger inte nämnden någon ny uppgift utan förtydligar nämndens befintliga ansvar för intern kontroll, som en del i kommunens arbete mot korruption. Översynen av reglementet ur korruptionsperspektiv är en följd av kommunstyrelsens handlingsplan mot korruption, kommunstyrelsens beslut Bilaga Reglemente för valnämnden

13 Valnämnden VN Placering av valsedlar i röstnings- och vallokal placering av valsedlar i röstnings och vallokal ska ske enligt Valmyndighetens förslag Det är valnämnden som beslutar hur valsedlarna ska placeras i alla valoch röstningslokaler inom kommunen. Alla partiers valsedlar ska presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt. Valmyndigheten har inför valen 2014 tagit fram ett förslag på hur valsedlarna kan placeras och presenteras. Förslaget bygger på placering i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, och det är upp till valnämnden om förslaget ska användas eller inte inom kommunen. Förslaget ersätter inte valnämndens beslut. Valmyndighetens förslag finns bifogat detta nyhetsbrev och kommer kunna beställas som affisch (A3) från Valmyndigheten. Att alla partiers valsedlar presenteras på ett likvärdigt sätt, enligt Valmyndighetens affisch, bör vara ett bra stöd för röstmottagarna i röstnings- och vallokal samt förenkla för väljaren och partierna. placering av valsedlar ska ske enligt Valmyndighetens förslag. Bilaga Info om valsedlar_ep.pdf Affisch_ordning_valsedlar EP_webb.pdf

14 Valnämnden Aktuell information om valen 2014 notera informationen Valkansliet informerar nämnden om övriga aktuella händelser inför valen 2014