Sammanträdesprotokoll. Ärendelista. Valnämnden Sid nr

Transkript

1 Valnämnden Ärendelista Sid nr Justering Information gällande valdistriktsärende Presentation av valkansliet Intern kontrollplan Förtidsröstningsställe i valen Kaffekassa för valdistrikten Övrig information från valkansliet... 12

2 Valnämnden Tid Onsdag kl Plats Sammanträdesrum 350 Beslutande Mikael Gäfvert (M) Petra Ebbing (M) Ulla Grelsson (FP) Rodney Engström(M) Lena Olofsson (S) Stefan Aronsson (S) Per-Olov Andréasson (S) Lena Sjöberg(S) Veronica Österlund (S) Ordförande Ersättare Ersättare Sune Uhlin(KD) Lars-Olof Högström (S) Övriga Ingela Åberg Rut Eriksson Christina Carlberg Sekreterare Valkansliet Valkansliet

3 Valnämnden Protokollet omfar Justeras Mikael Gäfvert Ordförande Ingela Åberg Sekreterare Veronica Österlund Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Valnämnden Justeringsdatum Anslagsdatum Protokollet finns tillgängligt på Internet ( eller hos Addera stab rum 259 Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande Ingela Åberg

4 Valnämnden Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Veronica Östlund med Petra Ebbing som ersättare.

5 Valnämnden VN Information gällande valdistriktsärende Beslut Valnämnden beslutar notera informationen Bakgrund Socialdemokraterna i Granloholm, Granlo och Bergsåker och Centern i Selånger-Sättna, har till nämnden föreslagit namnen på fyra valdistrikt i fjärde valkretsen får nya namn. På valnämndsmötet den 2 oktober beslutade nämnden bifalla förslaget till namnändring under förutsättning det låg inom ärendeberedningstiden. Den 25 november skulle ärendet upp i fullmäktige för beslut och därefter till Länsstyrelsen. Länsstyrelsen meddelade alla sådana beslut skulle vara inkommen till dem senast den 31 oktober.

6 Valnämnden Presentation av valkansliet Beslut Valnämnden beslutar notera informationen Bakgrund Nämnden ges tillfälle möta de som kommer ingå i valkansliet under valen 2014.

7 Valnämnden VN Intern kontrollplan Beslut Valnämnden beslutar fastställa vilka aktiviteter 2014 års internkontroll ska fokusera på, samt godkänna förslaget till internkontrollplan Bakgrund I enlighet med Regler för ekonomistyrning i Sundsvalls kommun har varje nämnd ansvaret för skapa en god intern kontroll inom det egna ansvarsområdet. Varje nämnd ska därför upprätta en årlig, eller flerårig plan, för uppföljning av den interna kontrollen samt genomföra relevanta kontrollåtgärder. Åtgärderna ska rapporteras till kommunstyrelsen. Risk- och väsentlighetsanalys för valnämndens arbete Nämnden har upprättat en risk- och väsentlighetsanalys för valnämndens arbete och utifrån denna reviderat innehållet i tidigare Internkontrollplanen. Detta innebär nämnden har gått igenom de arbetsmoment/aktiviteter som kansliet på valnämndens uppdrag kommer utföra och sett över vilka risker aktiviteterna är förenade med, samt vilka åtgärder som bör vidtas för undvika riskerna. Aktiviteterna har därefter bedömts utifrån om de är förenade med en låg, medel eller hög risknivå. Internkontrollplan Utifrån bruttolistan har nämnden beslutat om vilka aktiviteter internkontrollen ska fokusera på under Ansvarig för utförande av internkontrollen är respektive rutinansvarig. Valnämnden rapporterar till kommunstyrelsen via delrapportering av Intern kontrollplan.

8 Valnämnden Bilaga Valnämndens bruttolista 2014 Internkontrollplan för Valnämndens arbete 2014

9 Valnämnden VN Förtidsröstningsställen i valen 2014 Beslut Valnämnden beslutar kansliet får i uppdrag undersöka möjligheten av förtidsröstning enligt nedanstående lista samt komplettera med andra röstningsställen vid behov samt, nämndens sekreterare tillsammans med ordförande tecknar avtal med berörda aktörer Bakgrund Av röstberättigade var det som röstade i 2010-års val. I Sundsvall förtidsröstade personer, detta är den sammanlagda summan som även inkluderar de röster som inkommit från institutioner, skolor samt med kommunalt bud. Stadsbibliotekets huvudbibliotek, de 11 närbiblioteken och bokbussen Utvärderingarna av de tre senaste valen (2006, 2009 samt 2010) visade det fungerade mycket bra med förtidsröstning vid biblioteken och speciellt många röstade i Kulturmagasinet. Valkansliet föreslår därför valnämnden beslutar biblioteken i kommunen även i valen 2014 ska vara förtidsröstningsställen. Birsta City I valet 2010 fick Valkansliet i uppdrag av nämnden genomföra förtidsröstning i Birsta City och efter samråd med marknadsansvarig för IKANO-Birsta, genomfördes detta vid två tillfällen då IKANO- Birsta hade extraöppet kvällstid. Väljarna fick möjlighet till utskrift av dubblett- röstkort på plats och förtidsröstlokalen var mycket välbesökt. Nämnden beslutar undersöka möjligheten för förtidsröstning på Birsta city inför valen Sundsvalls sjukhus Valkansliet får i uppdrag ordna förtidsröstning i Sundsvalls sjukhus under sista veckan före valet då förtidsröstning inte längre kan ske vid sjukhusbiblioteket då det endast har öppet för landstingsanställda. I

10 Valnämnden valen 2010 var det 1257 st. röster som togs emot på Sundsvalls sjukhus under förtidsröstperioden. Förslag till förtidsröstningsställen i valen Stadsbibliotekets huvudbibliotek, de 11 närbiblioteken och bokbussen 2. Mittuniversitetets bibliotek 3. Handelsbanken Liden 4. Selångers fotbollsklubb 5. Kommunhusets reception 6. Sundsvalls sjukhus - under sista veckan före valet 7. Birsta City vid några tillfällen under förtidsröstningsperioden 8. Extra förtidsröstning på valdagen i Järkvissle och i Anundgård 9. Galleria In 10. I kyrkans lokaler 11. Stenstan Visitor Center, Stadshuset

11 Valnämnden Kaffekassa för valdistrikten Beslut Valnämnden beslutar kaffekassan för valdistrikten är 500 kronor Bakgrund Ordförande för valdistrikten brukar få en kassa för inhandla förtäring för röstmottagarna på valdagen, tidigare har beloppet varit 400 kronor, nämnden beslutar beloppet höjs till 500 kronor per val inför valen 2014.

12 Valnämnden Övrig information från valkansliet Beslut Valnämnden beslutar notera informationen Bakgrund Valkansliet informerar nämnden om övriga aktuella händelser inför valen 2014