Sammanträdesprotokoll Valnämnden Marcus Andersson, sekreterare Anders Eriksson, kommunjurist

Transkript

1 Valnämnden Plats och tid Stadshus A, sammanträdesrum A1, kl ande Ersättare ej tjänstgörande Övriga deltagare Ulf Prahl, (C) Inger Karlsson, (S) Lennart Andrén, (M) Karl-Johan Wiktorp, (FP) Vivi-Anne Karlsson, (S) Folke Johansson, (S) Lars-Erik Karlsson (C) Paul Willner (KD) Rita Wiberg (S) Morgan Fagerström, (S) Kjell-Ove Cederholm, (S) Marcus Andersson, sekreterare Anders Eriksson, kommunjurist Utses att justera Vivi-Anne Karlsson Sekreterare Marcus Andersson Paragraf Ordförande Ulf Prahl Justerande Vivi-Anne Karlsson BEVIS/ANSLAG Justering har tillkännagivits genom anslag Organ Valnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Engelbrektsgatan 15 Datum för anslags nedtagande Underskrift Marcus Andersson

2 Valnämnden Vn 35 Vallokaler vid 2014 års val till Europaparlamentet - använda förskolan Kärnegården som vallokal i valdistrikt Brunnsberg-Lugnet. - använda Frodes förskola som vallokal i valdistrikt Stenåsa-Äckregården - uppdra åt sekreteraren att boka lokalerna. Slutbetänkandet från 2011 års vallagskommitté innehåller förslag om ändringar i vallagen som bl.a. innebär att val- och rösningslokaler ska vara värdemässigt neutrala. Valnämnden har därför bestämt att Brunnsbergs kyrka inte ska användas som vallokal. Träffpunkt Håsten var inte någon bra vallokal vid valet 2010 och bör därför bytas ut. Yttrande Kommunledningskontoret föreslår valnämnden besluta att - använda förskolan Kärnegården som vallokal i valdistrikt Brunnsberg-Lugnet. - använda Frodes förskola som vallokal i valdistrikt Stenåsa-Äckregården - uppdra åt sekreteraren att boka lokalerna.

3 Valnämnden Vn 36 Förtidsröstningslokalen informationstorget vid 2014 års val till Europaparlamentet - upphäva första att-satsen i valnämndens beslut, 9, den 6 december inte använda informationstorget som förtidsröstningslokal vid 2014 års val till Europaparlamentet - anordna förtidsröstning på * huvudbiblioteket i Varberg den 7 24 maj 2014 under normala öppethållandetider * filialbiblioteken i Bua, Kungsäter, Rolfstorp, Träslövsläge, Tvååker och Veddige den 7 23 maj 2014 under normala öppethållandetider * Gallerian den 7 24 maj 2014 under normala öppethållandetider * biblioteket i Peder Skrivares skola den 7 23 maj 2014 under normala öppethållandetider * Skällinge skola på vardagar en timma den 7 16 maj 2014 och två timmar den maj 2014 * valnämndens kansli på valdagen den 25 maj 2014 mellan kl och Utrymmen i anslutning till röstningslokalen informationstorget håller på att byggas om och det är oklart om lokalen kommer vara tillgänglig under hela förtidsröstningsperioden inför Europaparlamentsvalet den 25 maj. Vid tidigare val har röstningslokalen bemannats av personal från växeln. Det är växelns lokaler som håller på att byggas om vilket medför att växelns personal inte kan användas för bemanningen. Om informationstorget ska användas som röstningslokal behöver därför extra personal tas in för att lösa bemanningen. Då det finns två andra röstningslokaler i centrala Varberg (Gallerian och huvudbiblioteket) bedömer kommunledningskontoret att informationstorget inte behöver användas under Europaparlamentsvalet. Lokalen kommer dock, om ombyggnaden går enligt plan, att åter vara tillgänglig och kunna bemannas av växelns personal under förtidsröstningsperioden inför de allmänna valen.

4 Valnämnden Vn 36 (forts) Yttrande Kommunledningskontoret föreslår valnämnden besluta att - upphäva första att-satsen i valnämndens beslut, 9, den 6 december inte använda informationstorget som förtidsröstningslokal vid 2014 års val till Europaparlamentet - anordna förtidsröstning på * huvudbiblioteket i Varberg den 7 24 maj 2014 under normala öppethållandetider * filialbiblioteken i Bua, Kungsäter, Rolfstorp, Träslövsläge, Tvååker och Veddige den 7 23 maj 2014 under normala öppethållandetider * Gallerian den 7 24 maj 2014 under normala öppethållandetider * biblioteket i Peder Skrivares skola den 7 23 maj 2014 under normala öppethållandetider * Skällinge skola på vardagar en timma den 7 16 maj 2014 och två timmar den maj 2014 * valnämndens kansli på valdagen den 25 maj 2014 mellan kl och

5 Valnämnden Vn 37 Hantering av förtidsröster vid 2014 års val till Europaparlamentet - vid 2014 års val till Europaparlamentet använda Posten AB för hämtning, sortering, förvaring av förtidsröster från röstningslokalerna och leverans av förtidsröster till vallokalerna på valdagen. Förslag till beslut på sammanträdet Inger Karlsson (S) föreslår att valnämnden beslutar enligt kommunledningskontorets förslag. Postens tjänster Posten AB har kontaktat kommunen för att erbjuda hjälp med hantering a förtidsröster. Varbergs kommun har sedan tidigare ett avtal med Posten om distribution av extern och intern post inom Varbergs kommun. Posten kan bland annat hjälpa till med följande: 1. Rösterna hämtas löpande Posten hämtar upp förtidsrösterna löpande från lokalen där förtidsröstningen äger rum. Ju närmare valdagen desto fler förtidsröster och desto fler upphämtningar per vecka. 2. Säker sortering och förvaring Förtidsrösterna körs till lokaler där Postens personal sorterar dem i röstlängdsordning. Hanteringen omfattas av stor säkerhet. Under treveckorsperioden förvaras förtidsrösterna inlåsta i Postens lokaler, dit bara behöriga personer har tillträde. Kommunen får daglig statistik på antalet förtidsröster. 3. Leverans till rätt vallokal Under valsöndagen kör Postens chaufförer ut alla förtidsröster till respektive vallokal och lämnar över dem till valförrättarna. Vissa väljare förtidsröstar från en annan kommun än sin egen hemkommun och även dessa förtidsröster tar Posten hand om och ser till att de kommer fram till rätt valdistrikt. De förtidsröster som inte hinner fram till valsöndagen kan Posten köra ut fram till onsdagen efter valet. Dessa kommer sedan med i den så kallade onsdagsräkningen som ger det slutgiltiga valresultatet.

6 Valnämnden Vn 37 (forts) Tidigare val Tidigare år har bibliotekspersonal själva transporterat in förtidsröster till Stadshuset där de sorterats och låsts in. Efter diskussion med kultur- och fritidsförvaltningen har framkommit att de endast kommer att kunna köra in förtidsrösterna en gång i veckan då de har ändrat sina transportdagar från tidigare val. Det innebär att förtidsröster behöver förvaras ute på biblioteken längre än tidigare år. Detta är negativt ur säkerhetssynpunkt. Posten kan köra tätare turer vilket medför att hämtningen av förtidsröster kan ske lika frekvent som vid tidigare val. Sorteringen av förtidsröster har tidigare gjorts av valkansliet och särskilt inhyrda medarbetare. Förtidsrösterna har förvarats i kommunarkivet. Lösningen att Posten sköter sortering och förvaring av förtidsröstning ökar säkerheten samtidigt som belastningen på valkansliet minskar. Tranporten av förtidsröster ut till vallokalerna på valdagen har tidigare sköts av medarbetare på valkansliet. Om Posten även sköter transporten av förtidsröster på valdagen innebär det att en aktör sköter hela kedjan, vilket är positivt ur säkerhetsynpunkt och borde innebära högre kvalitet på hanteringen. Ekonomi Kostnaden för att anlita Posten för båda valen är ca 150 tkr. Det är en merkostnad jämfört med föregående val med ca 100 tkr. Yttrande Kommunledningskontoret föreslår valnämnden besluta att - använda Posten AB för hämtning, sortering, förvaring och leverans av förtidsröster till vallokalerna.

7 Valnämnden Vn 38 Bemanning valnämndens kansli vid 2014 års val till Europaparlamentet - upphäva andra att-satsen i valnämndens beslut, 12, den 6 december bemyndiga ordföranden att utse fyra personer att tjänstgöra på valnämndens kansli - bemyndiga ordföranden att utse ytterligare två personer att tjänstgöra på valnämndens kansli efter kl Vid det senaste allmänna valet 2010 och vid Europaparlamentsvalet 2009 tjänstgjorde sex personer på valnämndens kansli. Två av personerna har vid tidigare val kört ut och sorterat förtidsröster. Då Posten AB tar över ansvaret för förtidsröster görs bedömningen att valnämndens kansli kan minskas till fyra personer. På kvällen behövs dock ytterligare två personer vid mottagningen av röster från valdistrikten. Dessa ingår i gruppen rösträknare.

8 Valnämnden Vn 39 Utbildning av valnämnden vid 2014 års val till Europaparlamentet - utbildning inför onsdagsräkningen ska ske på nämndens nästa sammanträde den 9 maj. På mötet visas en informationsfilm om val som valmyndigheten har tagit fram. Vidare föreslås att valnämnden får utbildning inför onsdagsräkningen.

9 Valnämnden Vn 40 Vallokaler vid 2014 års allmänna val - använda förskolan Kärnegården som vallokal i valdistrikt Brunnsberg-Lugnet. - använda Frodes förskola som vallokal i valdistrikt Stenåsa-Äckregården - uppdra åt sekreteraren att boka lokalerna. Slutbetänkandet från 2011 års vallagskommitté innehåller förslag om ändringar i vallagen som bl.a. innebär att val- och rösningslokaler ska vara värdemässigt neutrala. Valnämnden har därför bestämt att Brunnsbergs kyrka inte ska användas som vallokal. Träffpunkt Håsten var inte någon bra vallokal vid valet 2010 och bör därför bytas ut. Yttrande Kommunledningskontoret föreslår valnämnden besluta att - använda förskolan Kärnegården som vallokal i valdistrikt Brunnsberg-Lugnet. - använda Frodes förskola som vallokal i valdistrikt Stenåsa-Äckregården - uppdra åt sekreteraren att boka lokalerna.

10 Valnämnden Vn 41 Hantering av förtidsröster vid 2014 års allmänna val - vid 2014 års allmänna val använda Posten AB för hämtning, sortering, förvaring av förtidsröster från röstningslokalerna och leverans av förtidsröster till vallokalerna på valdagen. Förslag till beslut på sammanträdet Inger Karlsson (S) föreslår att valnämnden beslutar enligt kommunledningskontorets förslag. Postens tjänster Posten AB har kontaktat kommunen för att erbjuda hjälp med hantering a förtidsröster. Varbergs kommun har sedan tidigare ett avtal med Posten om distribution av extern och intern post inom Varbergs kommun. Posten kan bl.a. hjälpa till med följande: 1. Rösterna hämtas löpande Posten hämtar upp förtidsrösterna löpande från lokalen där förtidsröstningen äger rum. Ju närmare valdagen desto fler förtidsröster och desto fler upphämtningar per vecka. 2. Säker sortering och förvaring Förtidsrösterna körs till lokaler där Postens personal sorterar dem i röstlängdsordning. Hanteringen omfattas av stor säkerhet. Under treveckorsperioden förvaras förtidsrösterna inlåsta i Postens lokaler, dit bara behöriga personer har tillträde. Kommunen får daglig statistik på antalet förtidsröster. 3. Leverans till rätt vallokal Under valsöndagen kör Postens chaufförer ut alla förtidsröster till respektive vallokal och lämnar över dem till valförrättarna. Vissa väljare förtidsröstar från en annan kommun än sin egen hemkommun och även dessa förtidsröster tar Posten hand om och ser till att de kommer fram till rätt valdistrikt. De förtidsröster som inte hinner fram till valsöndagen kan Posten köra ut fram till onsdagen efter valet. Dessa kommer sedan med i den så kallade onsdagsräkningen som ger det slutgiltiga valresultatet.

11 Valnämnden Vn 41 (forts) Tidigare val Tidigare år har bibliotekspersonal själva transporterat in förtidsröster till Stadshuset där de sorterats och låsts in. Efter diskussion med kultur- och fritidsförvaltningen har framkommit att de endast kommer att kunna köra in förtidsrösterna en gång i veckan då de har ändrat sina transportdagar från tidigare val. Det innebär att förtidsröster behöver förvaras ute på biblioteken längre än tidigare år. Detta är negativt ur säkerhetssynpunkt. Posten kan köra tätare turer vilket medför att hämtningen av förtidsröster kan ske lika frekvent som vid tidigare val. Sorteringen av förtidsröster har tidigare gjorts av valkansliet och särskilt inhyrda medarbetare. Förtidsrösterna har förvarats i kommunarkivet. Lösningen att Posten sköter sortering och förvaring av förtidsröstning ökar säkerheten samtidigt som belastningen på valkansliet minskar. Tranporten av förtidsröster ut till vallokalerna på valdagen har tidigare sköts av medarbetare på valkansliet. Om Posten även sköter transporten av förtidsröster på valdagen innebär det att en aktör sköter hela kedjan, vilket är positivt ur säkerhetsynpunkt och borde innebära högre kvalitet på hanteringen. Ekonomi Kostnaden för att anlita Posten för båda valen är ca 150 tkr. Det är en merkostnad jämfört med föregående val med ca 100 tkr. Yttrande Kommunledningskontoret föreslår valnämnden besluta att - använda Posten AB för hämtning, sortering, förvaring av förtidsröster från röstningslokalerna och leverans av förtidsröster till vallokalerna på valdagen.

12 Valnämnden Vn 42 Bemanning valnämndens kansli vid 2014 års allmänna val - upphäva andra att-satsen i valnämndens beslut, 24, den 6 december bemyndiga ordföranden att utse fyra personer att tjänstgöra på valnämndens kansli - bemyndiga ordföranden att utse ytterligare två personer att tjänstgöra på valnämndens kansli efter kl Vid de senaste allmänna valen 2010 och vid Europaparlamentsvalet 2009 tjänstgjorde sex personer på valnämndens kansli. Två av personerna har vid tidigare val kört ut och sorterat förtidsröster. Då Posten AB tar över ansvaret för förtidsröster görs bedömningen att valnämndens kansli kan minskas till fyra personer. På kvällen behövs dock två personer till vid mottagningen av röster från valdistrikten. Dessa ingår i gruppen rösträknare.

13 Valnämnden Vn 43 Utbildning av valnämnden vid 2014 års allmänna val - tidpunkt för höstens utbildning inför onsdagsräkningen bestäms på nästa sammanträde. Det föreslås att valnämnden efter sommaren får utbildning inför de allmänna valen.

14 Valnämnden Vn 44 Politiker som röstmottagare - notera informationen. Det finns inget i lagstiftningen som hindrar att politiker kan arbeta som röstmottagare på valen.

15 Valnämnden Vn 45 Politiskt kampanjmaterial i röstningslokaler och vallokaler - skicka ut informationen till samtliga partier i kommunfullmäktige. I vallokal och på annat röstmottagningsställe (röstningslokal) eller i ett utrymme intill en sådan lokal får det, enligt 8 kap. 3 vallagen, inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. Syftet med denna bestämmelse är att väljaren ska vara ostörd och skyddad för varje form av påverkan under själva valhandlingen, ett led i att trygga genomförandet av fria och hemliga val. Det innebär till exempel att politiska affischer inte får finnas i Gallerian Trädgården under förtidsröstningsperioden.

16 Valnämnden Vn 46 Artikel i Hallands Nyheter - notera informationen. Information lämnas om artikel i Hallands Nyheter om vad som gäller för röstmottagare som vill arbeta i Varbergs kommun under valen 2014.

17 Valnämnden Vn 47 Risk- och sårbarhetsanalys - notera informationen. Kommunledningskontoret kommer att genomföra en risk- och sårbarhetsanalys om valen 2014.

18 Valnämnden Vn 48 Ersättning till röstmottagare vid förtidsröstning under perioden 7 maj 24 maj och 27 augusti 13 september 2014 Valnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsens personalutskott att - fastställa ersättningen till 150 kr per timme. Sedan kommunstyrelsens personalutskotts beslut 2010 har lönerna för kommunens anställda ökat med ca 12 procent. Då man kan räkna med en viss löneökning även för 2014 anser kommunledningskontoret att valarvodena bör höjas med ca 15 procent.

19 Valnämnden Vn 49 Information valkonferenser - notera informationen. Nämnden informeras om frågor som diskuterades på valkonferenserna i Göteborg den 14 januari och i Halmstad den 27 februari 2014.

20 Valnämnden Vn 50 Nästa möte nämndens nästa möte ska hållas den 9 maj kl