Taktiskt inköp. Svante Axelsson. Mobil:

Transkript

1

2 Taktiskt inköp Svante Axelsson Mobil: onsdag den 10 mars

3 Agenda 11 & 12 mars Vad kan ni redan? Marknad Repetition Pris & Kostnad 1. Prisbildning 2. Produktlivscykel 3. TTT, TTM, TTC Lite om avtal onsdag den 10 mars

4 Repetition onsdag den 10 mars

5 Vad har vi lärt hittills Vad är Inköp? Hur definieras Inköp? Hur påverkar Inköp organisationens resultat? Vad är Operativt Inköp? Vilka processer finns tillgängliga? Mätning och mål Leverantörsmätning Behovsanalys Marknaden

6 Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,

7 Inköps övergripande roller A van Weele Cost (Kostnadsminskning) Value (Kundvärdeskapande) Risk (Riskhantering) Björn Axelsson Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning) Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande) Strukturroll (Påverka leverantörsmarknaden)

8 CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over

9 Taktiskt inköpares vardag Marknadsbevakning. (förmedla internt) Utmana specifikationer Offertförfrågan /-utvärdering. Leverantörsbedömning Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering. Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling) onsdag den 10 mars 2010

10 Taktiskt inköpares vardag Upphandling Offertförfrågan /-utvärdering. Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering. Marknadsbevakning. (förmedla internt). Leverantörsutvärdering. Varugruppsstrategier. Supplier Relationship Management (SRM) Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling) 10

11 Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

12 Supplier Market analysis Supplier Market as is Information means Develop Supplier market Supplier evaluation Navigate in the global market: - Google - Open door for information - Fairs, exhibitions, invitation on home page - Advertising - Catalogues - Supplier catalogues - Colleges in purchasing

13 Agreement process RFI & Pre- Q Agreement Process covers: - Request for information Develop Supplier market Negotiation - Prequalification of suppliers (optional) - Dialogue with suppliers and Negotiations - Set up and Decision re Supplier(s) - Conditions - Supply plan RFQ Offer Evaluation - Quality assurance process - Documentation requirement Supplier evaluation Supplier choice Agreement

14 Generic Purchasing process vs Strategic, Tactic and Operative procurement Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process Strategic Tactic Operative

15 Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen genom att välja produkter och leverantörer och lägga upp logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat som decentraliserat, men oftast centraliserat. Följande ansvar brukar ligga inom taktiskt inköp: Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra leveranskvaliteten Program för minskning av leverantörsbasen Program för leverantörsutveckling

16 Taktiskt Inköp Disciplinen taktiskt inköp omfattar arbetet med att effektuera organisationens inköpsstrategier och optimera anskaffningslösningar. Ofta handlar det om att effektivisera logistiken kring den externa anskaffningen, men det kan också innebära att utveckla leverantörer, organisation eller programverktyg.

17 Taktiskt Inköp, forts Det taktiska inköpet var länge en del av det strategiska inköpet, eftersom mycket styrs i de avtal som tecknas med leverantörerna men numera har taktiskt inköp alltmer utvecklats till en egen disciplin. Det strategiska inköpet måste förstås fortfarande vara samordnat med det taktiska. Taktiskt inköp är i större utsträckning decentraliserat än vad strategiskt inköp är och arbetar på kortare sikt.

18 Taktiskt inköpares vardag Marknadsbevakning. (förmedla internt) Utmana specifikationer Offertförfrågan /-utvärdering. Leverantörsbedömning Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering. Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling) onsdag den 10 mars 2010

19 Inköps roll vs Kravspecifikationen Ifrågasätta Utmana Föreslå alternativ 1. Kvalitetsnivå 2. Omfattning 3. Låsning till leverantör 4. Standard vs Specifik 5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)

20 Supplier markets Make use of vs Interfere Present, latent suppliers and potential suppliers Supplier development improvements in present fields Develop capable suppliers into new fields Create new suppliers

21 Inköpspolicy Ska styra agerandet Beror på företagskultur Kan vara olika tydlig

22 Inköpspolicy - Intern En inköpspolicy delas upp i intern och extern del. I en del fall finns det kopplingar till av organisationen tillämpade nyckeltal. Den interna delen brukar innehålla målsättningar för organisationen, exempelvis: Affärsmässighet Kostnadsreduktion Ledtidsförbättringar, rättidighet Konkurrensutsättning Etiska förhållningsregler

23 Inköpspolicy - Extern Den externa delen av en inköpspolicy innehåller främst leverantörspolicy samt uppförandekod (s.k. 'code of conduct'). Det kan också finnas inslag av kvalitetspolicy. Den externa delen av en inköpspolicy beskrivs på en del företag i en leverantörshandbok eller leverantörsportal. Vanligen beskrivs mål och medel för förbättringsprogram avseende produkter, kvalitet och kostnader. Det är dock viktigt att understryka att inköpspolicyn endast skall vara ett övergripande dokument. Processer, detaljregler mm arbetas hellre in i en handbok, kvalitetsavtal eller motsvarande.

24 Uppförandekod Uppförandekoden används gentemot leverantörerna för att styra dessa mot sociala och etiska regler som anses särskilt viktiga. Ofta skrivs också in i avtal att de ska följa uppförandekoden, exempelvis genom ett så kallat leverantörskvalificeringsavtal. Man bör även ta in i vilken utsträckning detta gäller i 2, 3 el 4 nivåns underleverantörer

25 Code of conduct De vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara: All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

26 Styrning av Taktiskt Inköp - Inköpspolicy Inköpspolicyn är ledningens viktigaste verktyg för styrning av inköpsverksamheten. I en decentraliserad inköpsorganisation får denna policy stor betydelse, eftersom det handlar om att få en mängd olika enheter att gå i samma riktning. Inköpspolicyn kan dels kommunicera interna mål och regler, dels vilka krav som ställs på leverantörer. En inköpspolicy brukar innehålla några av följande element: Leveranspolicy (beställningsprocess, leveransplanering) Kvalitetspolicy (kvalitetsförbättringar) Materialkostnadspolicy (styrning av materialkostnader och priser, kostnadsreduktioner) Leverantörspolicy (sourcingaktiviteter, leverantörsförbättringar) Kommunikationspolicy (interna och externa kontakter) Uppförandekod, s.k. social policy (sociala och etiska krav)

27 Vad är det? Göra Affärer

28 Göra Affärer Vad är det? Krävs köpare och säljare Två (eller fler) parter vars mål kan mötas så att de önskar göra en affär. De har (ofta inte alltid) motstridiga intressen på ett antal områden

29 Göra Affärer Vad är det? Krävs köpare och säljare Två (eller fler) parter vars mål kan mötas så att de önskar göra en affär. De har (ofta inte alltid) motstridiga intressen på ett antal områden 1. Fördelning av resurser 2. Kvalitetsnivå 3. Prioriteringar

30 Affären Vad är att göra affärer? Vilka gör affärer? Affärsformat

31 Göra Affärer En process Många aktörer (på båda sidor) Se möjligheter Vara medveten om risker Kunna hantera riskerna Kunna sluta avtal

32 Vad är marknaden? Marknaden

33 Marknaden Vad är marknaden? En marknad är summan av alla affärer som görs i ett definierat område/bransch.

34 Marknaden Vad är marknaden? En marknad är summan av alla affärer som görs i ett definierat område/bransch. Vilka marknadssegment finns det?

35 Marknaden Vad är marknaden? En marknad är summan av alla affärer som görs i ett definierat område/bransch. Vilka marknadssegment finns det? Det finns.. St (DBP)

36 Marknad Typer av marknad Geografiska marknader B2B vs Konsumentmarknad Macroekonomi

37 Olika marknadsstrukturer Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens 38

38 Marknad Lokal marknad Regional marknad Global marknad

39 Marknad Komponent marknad Tjänste marknad Råmateriel marknad osv

40 Markets Analyze Local vs Global Regulated vs Free Competitive Porters 5 Forces Shortage or surplus

41 Att välja leverantörsmarknad Geografi Macro - ekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kultur - er

42 Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer Presumtiva lev Lev marknad 1. Hög e låg Q? 2. Hög e låg kostnadskänslighet 3. Speciell e allmän CSR 4. Lång e kort Tidshorisont 5. Mkt e lite utv (teknikkommunikation) 6. Log, etc.

43 Supplier markets Make use of vs Interfere Present, latent suppliers and potential suppliers Supplier development improvements in present fields Develop capable suppliers into new fields Create new suppliers

44 Affärsverksamhet - affärsstrategi Vision Affärside Mål Strategi 1. Plan 2. Resurs 3. Aktiviteter 4. Mätning

45 Vision Talar om vart vi vill föra företaget/organisationen på lång sikt. En bild av framtida position Fungerar som inspirationskälla Fungerar som stöd för vägval

46 Håll alltid VISIONEN i sikte Identifiera hindren och hantera dem Sätt upp mål & delmål samt kontrollera att ni är på rätt väg

47 Affärsidé 1. Vilka marknader/målgrupper vänder sig företaget till? 2. Vilka behov hos kunderna avser företaget att fylla? 3. Säga något om produkterna/tjänsterna som ska fylla det angivna behovet 4. Tala om hur företaget tänker gå tillväga för att uppfylla de tre föregående punkter Distinkt rakt på sak. Inte innehålla plattityder och flummigt allmängods

48 Förfrågan

49 Förfrågan - Innehåll Leveransomfattning (eng. Scope of supply) Uppdragsbeskrivning (eng. Statement of Work, SOW) Köpspecifikation Sista dag för anbud (eng. Last date for tender) Offertens giltighetstid Form för anbudet Anbudsformulär (eng. Tender template) Två-kuvert-system

50 Förfrågan Innehåll, forts Överensstämmelselista, punkt-för-punkt-kommentering (eng. Compliance matrix, clause-by-clause commentary) Utvärderingskriterier, viktning av bedömningskriterier Allmänna villkor (eng. General conditions) Särskilda villkor, kontraktsvillkor (eng. Special conditions, Cond. of contract) Avtalsförslag Leveransklausuler eller leveranssätt (eng. Trade terms) Avtalstid och leveranstid (eng. Contract period and delivery time) Betalningsvillkor (eng. Payment terms) Ansvar för fel, garantitid, skadeståndsansvar (eng. Liabilities)

51 Förfrågan Innehåll, forts Prisformulär, prismodeller och prisnedbrytning Målpris (eng. Target price) Underhållsservice och reservdelspriser Godkända leverantörer (eng. Nominated suppliers, Approved vendors list) Registreringshandlingar, skattsedel, företagsinformation Sanningsförsäkran Sekretessdeklaration, sekretessavtal Säkerheter, garantier och försäkringar Kontaktperson(er) (eng. Point of Contact, POC)

52 Till vem/vilka skall jag skicka en offertförfrågan? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order. onsdag den 10 mars 2010

53 Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976 onsdag den 10 mars 2010

54 Taktiskt inköpares vardag Offertförfrågan /-utvärdering. Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering. Marknadsbevakning. (förmedla internt). Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling) onsdag den 10 mars 2010

55 Att välja leverantörsmarknad

56 Purchasing market research: definition Fearon (1976) defines purchasing market research as: Systematic gathering, classifying and analyzing data considering all relevant factors that influence the procurement of goods and services for the purpose of meeting present and future company requirements in such a way that they contribute to an optimal return. 58

57 Kenneth Lyson decide where to buy. General consideration Strategic/tactical consideration. Products factors. Supplier factors. Personal factors. onsdag den 10 mars

58 Att välja leverantörsmarknad Geografi Macro - ekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kultur - er

59 Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer Presumtiva lev Lev marknad 1. Hög e låg Q? 2. Hög e låg kostnadskänslighet 3. Speciell e allmän CSR 4. Lång e kort Tidshorisont 5. Mkt e lite utv (teknikkommunikation) 6. Log, etc.

60 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

61 Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,

62 Prisbildning

63 Diskussion Går det att fastställa RÄTT PRIS? Hur relaterar PRIS till framställningskostnad?

64 Nationalekonomernas syn på pris. Pris P Utbud Jämvikt. Efterfrågan 68 Q Kvantitet.

65 Nationalekonomernas syn på pris. Pris 69 Kvantitet.

66 Nationalekonomernas syn på pris. Pris Efterfrågekruvan 70 Efterfrågad kvantitet.

67 Nationalekonomernas syn på pris. Pris Efterfrågekruvan P 71 Q Efterfrågad kvantitet.

68 Nationalekonomernas syn på pris. Pris Utbudskruvan 72 Utbjuden kvantitet.

69 Nationalekonomernas syn på pris. Pris P Utbudskruvan 73 Q Utbjuden kvantitet.

70 Nationalekonomernas syn på pris. Pris Utbud Efterfrågan 74 Kvantitet.

71 Nationalekonomernas syn på pris. Pris P Utbud Jämvikt. Efterfrågan 75 Q Kvantitet.

72 Nationalekonomernas syn på pris. I en ren (idealisk) marknadsekonomi avgörs produktionens inriktning av hur utbud och efterfrågan samspelar på marknaden. Utbud och efterfrågan bestäms av en rad faktorer. I den enklaste analysen spelar varans pris den avgörande rollen. Om priset får röra sig fritt, utan ingrepp och regleringar, kommer marknaden att komma fram till en jämvikt. (Detta förutsätter att inga andra faktorer påverkar) 1. Rykten 2. Lageruppbyggnad 3. Spekulationer 4. Etc 76

73 Bikupa Vad är priselasticitet?

74 Marknadens syn på tillgång och efterfrågan. Pris Utbud Säljarens marknad Köparens marknad Efterfrågan 78 Q Kvantitet.

75 Styckkostnad volymberoende. Kostnad Kostnad Fast kostnad Rörlig kostnad Styck kostnad Styck kostnad Volym Volym Kostnad Halvfast kostnad Kostnad Halvrörlig kostnad 79 Volym Styck kostnad Volym Styck kostnad

76 Price models End Customer market price Mark Up Handling Cost Market price to Supplier Supplier Price Profit Administration R&D Labour cost Component cost Raw material cost

77 Kostnadsbaserad prissättning. Inköpspris Vinstmarginal FO, Försäljningsomkostnader AO, Administrationsomkostnader Direkta lagerhållningskostnader Direkta hanteringskostnader Varuomkostnader Varukostnad Självkostnad Försäljningspris. Exempel på kalkyltrappa från handelsbolag. 81

78 Marknadsbaserad prissättning. Inköpspris Vinstmarginal FO, Försäljningsomkostnader AO, Administrationsomkostnader Direkta lagerhållningskostnader Direkta hanteringskostnader Varuomkostnader Varukostnad Självkostnad Försäljningspris. Exempel på kalkyltrappa från produktbolag. 82

79 Diskutera Vilken prismodell är lämplig för köp av 1. Plåtbit 2. Pump 3. Mobiltelefon Varför?

80 Egna företag Bestäm vilken prismodell ert företag tillämpar på sina produkter till kund Bestäm vilken prismodell ni skulle vilja ha för den produkttyp ni köper in (Jmf LIA kista)

81 Vilken fråga skall man ställa sig som säljare? What prices do we need to cover our costs and earn a profit? What costs can we afford to incur, given the prices achievable in the market, and still earn a profit? 85

82 Vilken fråga skall man ställa sig som säljare? (2) What price is this customer willing to pay? What is our product worth to this customer and how can we better communicate that value, thus justifying the price? 86

83 Vad menas med värde? Upplevd nytta. Jmf upplevd nytta en varm sommardag på stranden för: En snöskyffel. En kyld dryck. Ger negativ eller positiv differentiering beroende på situation relativt referensvärde. 87

84 Vad menas med värde? Positiv diff Upplevt värde (kundnytta) Referens värde KYLD DRYCK 88

85 Vad menas med värde? Negativ diff Referens värde Upplevt värde (kundnytta). SNÖSKYFFEL 89

86 Vad styr en köpares priskänslighet? (enligt marknadsföringsteorin) Percieved substitutes effect. Unique value effect. Switching cost effect. Difficult comparison effect. Price-quality effect. Expenditure effect. End-benefit effect. Shared-cost effect. Fairness effect. Inventory effect. eller vad påverkar upplevt värde? 90

87 Total Cost of Ownership- TCO Summan av alla kostnader i samband med ett inköp. Fokuserar på de stora kostnadselementen. Svårighet att fånga tillräcklig detaljeringsgrad för att få grepp om hela kostnadsmassan. BÖR omfatta hela (den aktuella) livslängden 91

88 TCO Olika mallar för beräkning

89 Tre processer inom taktiskt inköp TTT Time To Technology. TTM Time To Market. TTC Time To Customer Ericsson nomenklatur. 93

90 Produktlivscykel Antal Hög Möjlighet att påverka produktkostnad Låg Tid TTT TTM TTC 94

91 Produktlivscykel Antal Hög Möjlighet att påverka produktkostnad Låg Tid TTT TTM TTC 95

92 Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrateg i 4. Välj leverantörer för offertförfråga n 5. Besluta specifikatione r och urvalskriterier 6. Leverantörsva l och avtal 7. Operationell implementerin g 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer för offertförfråga n Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikatione r Samla in krav och besluta om standardiserad e urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla Genomför lverantörsbedöm ning enl. ISO Välj leverantör och teckna avtal Ta fram organisation och plan för implementerin g Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementerin g av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmar knaden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskra ftiga villkor Leverantörsut veckling 96

93 Checklista leverabler från Steg 1: 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer för offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Projektmobilisering Projektledare är allokerad (skriftlig konfirmering från linjechef) Analytiker är allokerade (skriftlig konfirmering från linjechef) Sakägare är identifierade Tidplan inkl milstolpar är upprättad Omfattning (varugrupper och addresserbart värde) är definerat på hög nivå Besparingsmål är definerat Riskanalys är upprättad och åtgärder vidtagna för att lösa större risker Kick-off med projektgrupp är planerad 97

94 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer för offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Checklista leverabler från Steg 2: Definiera värde och omfattning Analytiker och reps från affärsenheter är utbildade i processen (kick off) Analytiker och reps från affärsenheter är informerade om omfattning, mål och tidplan (kick off) Sakägare är informerade om processen, omfattning, mål och tidplan Data från leverantörsreskontran är genomgången och tvättad; samtliga leverantörer inom varugruppen finns med för alla AE Undervarugrupper är definerade Värde och leverantörer per undervarugrupp är identifierat Kompletta pris och volymlistor för leverantörer som representerar 80% av värdet är framtagna och kategoriserade i undervarugrupper Avtal är kartlagda; datum, åtaganden, prismodeller etc Sakägare är identifierade per undervarugrupp 98

95 egi Checklista leverabler från Steg 3: 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat 4. Välj levera ntörer för offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Bestäm inköpsstrategi Varugrupper för upphandling är beslutade/konfirmerade tillsammans med sakägare Datum för upphandling är beslutade (om annat än omgående) Strategi och huvudtekniker är etablerad per undervarugrupp och beslutade tillsammans med sakägare Omfattning och mål är uppdaterade utifrån steg 2 och 3 och godkänt av styrgrupp Beslut om leverantörskandidater ska identifieras med RFI eller inte är taget 99

96 Checklista leverabler från Steg 4: Välj leverantörer för offertförfrågan 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer för offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Om RFI/markandsundersökning genomförs: Specifikationer och urvalskriterier är definierade RFI är framtagen, utskickad, returnerad RFI är utvärderad enligt urvalskriterier Beslut om leverantörer för offertförfrågan är taget tillsammans med Sakägare Om RFI/marknadsundersökning inte genomförs: Beslut om leverantörer för offertförfrågan är taget tillsammans med Sakägare 100

97 Checklista leverabler från Steg 5: Besluta specifikationer och urvalskriterier 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer för offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Produkt/tjänstelistor upprättade utifrån produktdata insamlat under steg 2 och från input från sakägare, användare och andra intressenter. Specifikationer är upprättade på produkt/tjänstenivå utifrån produktdata insamlat under steg 2 och från input från sakägare, användare och andra intressenter. Urvalskriterier är upprättade på leverantörsnivå. Kriterierna är indelade i skall- och börkrav. Börkraven är viktade sinsemellan och definitioner för rating upprättade. Specifikationer och urvalskriterier är genomgånga med och godkända av sakägare Kommersiella villkor (avtalsutkast) är upprättade i samråd med jurist 101

98 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer för offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Checklista leverabler från Steg 6: Leverantörsval och avtal Offertförfrågan etablerad utifrån urvalskriterierna, specifikationerna och kommersiella villkoren Offertförfrågan utskickad Offerter sammanställda och utvärderade Leverantörer för förhandlingsomgång 1 beslutade Förhandlingsteam utsedda och förhandlingar planerade Förhandlingstrategi utvecklad för varje leverantör Förhandlingar genomförda 102

99 Checklista leverabler från Steg 7: Operationell implementering Implementeringsplan upprättad Förvaltningsorganisation beslutad Metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna framtagen 103

100 forts Taktiskt Inköp

101 Sakägare och beställarkompetens Förvaltningsteam Vad är det? 105

102 Beställarkompetens Organisationens förmåga att definiera behov Organisationens förmåga att sätta samman team för att beskriva på ett begripligt sätt behovet Organisationens förmåga att förmedla behovet till leverantörsmarknaden Organisationens förmåga att hitta rätt leverantör och avtala om leverans på optimala villkor

103 Olika roller Tydliggöra sakägare- och beställarroller före, under och efter upphandling av produkt eller tjänst. 107

104 108 Upphandlingsfas

105 Roller i projektgrupp för Upphandling 1. Project mobilise 2. Define Value & Scope 3. Decide on Sourcing strategy 4. Choose Supplier For Rfx Decide on Choose Implement Specs. & Supplier & sign agreement Select. criteria agreement 8. Secure Customer value Projektledare (oftast taktisk inköpare) Säkra ett effektivt team Förbereda och leda workshops för att ta fram leverantörer, inköpsstrategi, specifikationer, offertförfrågningar och urvalskriterier och för att utvärdera och välja leverantör. Leder förhandlingsteamet och ansvarar för överlämning till implementeringsansvariga. Projektmedlemmar Samla in och sammanställa specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Etablera baseline Genomföra leverantörssökning Sammanställa och administrera offertförfrågningar och offerter Taktiska och operativa inköpare Samla in specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Ansvara för kommersiell implementering på den egna affärsenheten Sakägare Deltaga i beslut om leverantörer för long & short list Deltaga i beslut om standardiserade specifikationer Deltaga i beslut om urvalskriterier och leverantörsval Deltaga in förhandlingsteam Tekniska specialister Etablera/sammanställa nuvarande specifikationer Upprätta funktionsbeskrivningar/specifikationer Föreslå standardiserade specifikationer Validera leverantörer och produkter för den egna affärsenheten Steg 1 projektmobilisering i upphandlingsprocss består av att sätta en upphandlingsteam. 109

106 AVTAL Syfte och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall få en första insikt och förståelse för avtal och dess skrivelser generellt. Avsikten är ej att enskilda formuleringar skall läras in. 110

107 Avtalsstruktur. Bas skrivelse Appendix 1 Bas = generella data. Appendix = specifika data. Ger möjlighet att beta av en del i taget under förhandling. Ger möjlighet att haka på nya skrivelser utan att ändra i tidigare överenskommelser. Appendix 2 Appendix 3 Appendix 4 111

108 Kommersiellt minimikrav på innehållet i ett skriftligt avtal. Vilka parter som ingår avtal och dess formalia. Syfte med avtal och dess omfattning inklusive kraven som stipulerar när avtalet är fullgjort. Giltighetstid och avslutande. Signaturer. 112

109 Kontrakt omfattning Avtalets giltighetstid, regler för slutande av avtal. Gemensamma definitioner av begrepp, t ex ledtid. Konfidentiell. Non disclosure agreement, NDA. Process beskrivningar (och regelverk för). Prisförhandling. Prognoser, order, ordererkännande, orderändring, leverans och betalning. LTB (last time buy). Kvalitetsmätningar och hantering av kvalitetsärenden. Etc. Ramverk för EDI eller webprocurement. Logistiklösningar som JIT, VMI, etc. onsdag den 10 mars

110 kontraktsomfattning Pris och prisreglering Kvalitetsgarantier Revidering pga. teknologiutveckling Reklamationshantering Kontaktytor Kontaktansvar och befogenheter Ansvar vid skada Parts obestånd eller uppköp onsdag den 10 mars

111 Kontraktsomfattning Skatter. Garantier och reglering av leverantör skyldigheter att ersätta vid fel. Indemnification begränsning av varumärke och patentintrång. Tidig tillgång till ny teknologi hos leverantör. I relationen gällande lag (vid internationella affärer). Regelverk för att lösa konflikter (skiljedom vanligast). Mm, mm, mm, mm, mm. onsdag den 10 mars

112 Exempel på kontrakts innehåll. Leveransomfattning. Systemspecifikation. Komponentspecifikation Eget åtagande. Kapacitet. Miljökrav Tidplaner Övertagandevillkor och prover. 116

113 Exempel på kontrakts innehåll. Utbildning. Leveransdokumentation. Antaganden, begränsningar och exkluderingar. Utrustningsgaranti. Prestanda garanti. Skador. Betalnings utlösande händelser 117

114 Exempel på kontrakts innehåll. Ansökningar till myndigheter. Leveransbestämmelser Ändringar, ändringsprocedurer. Dokumentation Konsekvenser vid försenad leverans. Force Majeure. Skatter, tullar och avgifter. Leveransvillkor. 118

115 Exempel på kontrakts innehåll. Hävning. Övertagande. Tvister. Priser. Betalningsvillkor. Säkerheter, bankgarantier Valutarisk. Försäkringar 119

116 Exempel på mer generella skrivelser Force Majeure. Avtals giltighet och uppsägning. Tvister. Betalning. Prisjustering 120

117 Force Majeure Fullgörandet av något av parternas åtaganden enligt beställning eller dessa villkor kan förhindras av omständigheter som parterna ej kan råda över såsom betydande arbetskonflikt, krig, mobilisering eller militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, valutarestriktioner, uppror och upplopp, inskränkningar ifråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi samt fel eller försening i leveranser från underleverantör på grund av omständigheter som har angivits. Detta utgör befrielsegrund, som medför rätt till tidsförskjutning av godkännande eller leverans och befrielse från vite samt andra påföljder. Det åligger part, som åberopar denna punkt, att omedelbart skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst eller upphörande av sådan händelse. 121

118 Avtals giltighet och uppsägning. Detta avtal gäller f.o.m t.o.m Sägs inte avtalet upp senast sex (6) månader före avtalstidens slut löper avtalet tillsvidare med sex (6) månaders uppsägningstid. 122

119 Avtals giltighet och uppsägning. 1. Vardera parten har rätt att säga upp ingånget avtal till omedelbar upphörande om motparten blivit försatt i konkurs, trätt i likvidation, inlett ackordsförhandlingar eller inställt sina betalningar eller eljest kommit på obestånd. 2. Vardera parter äger rätt att helt eller delvis häva ingånget avtal om den andra parten bryter någon icke oväsentlig bestämmelse i avtalet och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar från erhållande av skriftlig anmodan (innefattande redogörelse för avtalsbrottet). 123

120 Tvister 1. Tvister i anledning av detta avtal, vilka ej kan göras upp i godo, skall slutligt avgöras enligt reglerna för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. 2. Skiljedomsförfarandet skall, om ej annat överenskommits, äga rum i Stockholm med tre skiljemän och med tillämpning av svensk lag och på svenska. 124

121 Betalning 1. Betalning skall ske 30 dagar netto från faktura datum. 2. Efter förfallodag debiteras dröjsmålsränta med diskonto + 8%. 3. Fakturering sker två (2) gånger per månad. 125

122 Prisjustering XXX äger rätt att utan prisförhandling årligen justera priserna med högst 10%. Vid prishöjning överstigande 10% äger kunden rätt att säga upp avtalet med en månads varsel. Uppsägningen får dock ej ske senare än en dag innan prishöjningen träder ikraft. En kanske inte så vanlig variant. 126

123 EFFSO:s Toolbox ger exempel på avtal. 127

124 Det finns en rad svenska och internationella standardavtal för varor, några av dem är branschavtal som är mycket leverantörsvänliga, andra är så kallade förhandlade standardavtal som innehåller betydligt mer jämvikt mellan parterna. Nedan finns några av de viktigaste avtalen listade. Länkarna går antingen till en extern sida som publicerar dokumentet eller en sida med generella kommentarer kring avtalet. Vissa utgivare har inte släppt sina standardavtal för publicering, då saknas helt länk och de anges då endast med rubrik.

125 Läs även standardavtal under IT, transport, konsulter, underhåll och entreprenader eller allmänt om standardavtal. Allmänna bestämmelser Plast Allmänna leveransbestämmelser vid försäljning av papper, papp och förbrukningsartiklar AA VVS 05 Allmänna leveransbestämmelser avseende VVS- och VA-material för yrkesmässig verksamhet AIS-89, Allmänna handelsvillkor för statliga köp av handelsvaror, Norsk AKS 89 ALMINNELIGE KONTRAKTSVILKÅR ALBIF 2000 Allmänna bestämmelser för leverans av järn - och stålprodukter mm ALF 92 Allmänna leveransbestämmelser fabriksbetong ALG02 Allmänna leveransvillkor för grafiska presentationer ALGS 89 Allmänna leveransbestämmelser för grus- och stenmaterial ALG2007 Allmänna leveransbestämmelser för gaser ALH 2005 Allmänna leveransbestämmelser för försäljning till återförsäljare av elektriska hushållsapparater ALV93 Allmänna leveransvillkor fastställda av Grafiska Leverantörsföreningen ABM 07 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet ABM 92 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet ABM 92 Fabriksbetong Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för leverans av fabriksbetong ABM 92 Ballast Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för grus- och stenmaterial ABM 92 VA Branschspecifika tillägg till ABM 92 för VA material ABM 92 Asfalt Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för asfaltprodukter ABM 92 BR Tillägg till ABM 92 för leverans av betongelement och andra varor ABM BF 98 Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för balkongleveranser ABM 92 Tillägg för planglasleveranser AKS89, Allmänna kontraktsvillkor för statlig upphandling, engelsk ALEM 81 Allmänna leveransbestämmelser för elektrisk materiel ALEM95 Allmänna leveransbestämmelser avseende elektrisk materiel för leverans och användning ALOS81 Allmänna bestämmelser av år 1981 för leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn. ALOS05 Allmänna bestämmelser av år 2005 för leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn. BFS2003, Leveransvillkor Storköksleveranser

126 Läs även standardavtal under, Forts BHR 96 Branschspecifika leveransbestämmelser avseende hissar, rulltrappor och rullramper utgivna Kommentarer till ECE188 Allmänna bestämmelser för leverans av maskiner för import och export ECE188 eller UNECE188 General conditions for the supply of plant and machinery for export ECE 188 i Wordformat ECE730 eller UNECE730 General Conditions of Sale for the Import and Export of Durable Consumer Goods and of other Engineering Stock Articles ECE/TRADE/169 EHL 2005 IK EHL Bygg 2005 EHL Reparation 2003 EHL Reservdel 2003 EL98 Svensk Elektronikindustriföreningens leveransbestämmelser EPCIA2003 Handel med elektroniska komponenter, Engelsk FVU05, Allmänna bestämmelser för leveranser av fordonsverkstadsutrustning ICC 556 Model Form International Sale Contract kommentarer IML2000, kommentarer, Allmänna leveransbestämmelser komponent, mät och test, lab och analys, process och elektronikproduktion IML2000 Allmänna leveransbestämmelser komponent, mät och test, lab och analys, process och elektronikproduktion KYLA04, tillägg till NL01, Leveransbestämmelser Lantbruk 05 Leveransbestämmelser för lantbruksmaskiner LFG03, Allmänna leveransbestämmelser för leverans av påbyggnationer som karosserier, tippar, kranar mm. LFG 03, d:o engelsk LM 84 Allmänna bestämmelser för leverans och montage av maskiner samt annan mekanisk yrkesmässig verksamhet Maskin 03, Allmänna Bestämmelser för Leveranser av Anläggninsmaskiner och Tillbehör, Redskap mm för Yrkesmässig Verksamhet NL01 Allmänna bestämmelser för leverans av maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och elektronisk utrustning NL92, kommentarer, Allmänna bestämmelser för leverans av maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och elektronisk utrustning NLG 03, Norsk NLS95 Allmänna leveransbestämmelser för leveranser av mängdvaror av standardkaraktär NLT01 Tillägg till NL01 avseende mindre omfattande montage Orgalime S 2000, kommentarer, Allmänna villkor för leverans av mekaniska, elektriska och elektroniska produkter Orgalime S2000 General conditions for the supply of Mechanical, Electrical and electronic products Orgalime SC96 General Conditions for the supply of specially designed and manufactured components Orgalime SC 96 Allmänna villkor för speciellt konstruerade och tillverkade produkter PEFLEV 2001, Leveransbestämmelser för slagna pålar och arbete med stålspont Planglas 2001, Branschspecifika tillägg till ABM för planglasleveranser PUMP 01, Allmänna leveransbestämmelser PV 01 Allmänna villkor för betongpumpning RESUT 05 Leverans. och garantibestämmelsser för reservdelar, utbyteskomponenter och reparationer SBF05, Allmänna leveransbestämmelser, Sveriges Bildelsgrossister SLB03 SSG Teknik & Plast & Kemiföretagen, Allmänna bestämmelser för leverans av kemikalier och tillsatsmedel till skogsindustrin STYT99 Allmänna leveransvillkor för handel med elektriska materiel Stål och metall 2007 TKL04 Allmänna försäljningsvillkor, Tekniska Handelsförbundet VARA 05:1 Allmänna leveransvillkor Försvarets materialverk ZVEI2002 Handel med elektriska och elektroniska komponeneter, engelsk-tysk-version

127 Företagsspecifika standardavtal KTH:s Allmänna kommersiella villkor för leverans av vara till Kungliga Tekniska Högskolan D:o engelska ABB addendum to Orgalime S2000 Certex inköpsvillkor Kendrion, Automotive materials Naturgashandel, allmänna villkor EL 2004 N, Allmänna avtalvillkor för försälning av el Allmänna avtalsvillkor för försäljning av gas Exempel på standardvillkor för industrikemikalier och plast

128 Non-disclosure agreement. - konfidentialitet avtal. Skrivs i början av en affärsförbindelse. Möjliggör utbytande av information av konfidentiell natur. Ofta bestäms ett område/ämne/syfte som skall diskusteras och hemlighållas. Ofta knutet till skadestånd. Ersätts ofta av ett avsnitt i senare avtal. 132

129 Non-disclosure agreement. - exempel från verkligheten. XXX and XXX agree to execute a mutual nondisclosure agreement for the reciprocal (ömsesidig) protection of confidential information. The information provided is deemed proprietary and shall be used for the sole use of evaluation and shall not be disclosed to any third party. Fyller avtalet sitt syfte? 133

130 BIKUPA Vad får man respektive - får man inte - avtala? 134

131 Letter of intent Memorandum of understanding LOI eller MOU avsiktsförklaring. Ytterligare ett sätt att komma igång. Uttrycker och i vissa fall reglerar en gemensam ambition att komma överens och skriva avtal. Symbolvärde. Generellt inte bindande. 135

132 Avtalslagen och elektronisk handel Några svårigheter: När sker avsändande av ett meddelande och när har det kommit mottagaren tillhanda? Hur lång är en acceptfrist? Vad händer vid befordringsfel? => BÖR REGLERAS I ETT EDI-AVTAL 136

133 Delivery plan agreement. -fördelar för respektive part- Reducera kapitalbindning och öka flexibilitet för köpare. Leveransplan möjliggör bättre planering och effektivare utnyttjande av produktionsresurser för leverantör. 137

134 Leveransplan tillämplighet Antal Tid 138

135 Exempel på leveransplan V 1 V 2 V 3 V 4 V 5 V 6 V 7 Levp Levp Levp Grön text = levererat. Fast period, flex period och prognos period. Fast + Flex period skall motsvara leverantörens produktions ledtid. 139

136 Fast + Flex period skall motsvara leverantörens produktions ledtid. Produktvärde 100 % 90 % 60 % 40 % 20 % Material andel 140 v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v10 Antal veckor till leverans

137 Avtalets uppbyggnad leveransplan. Terminologi Introduktion. Orderläggningsprocess. Betalning. Flexibilitet. Kompensation för obsoleta komponenter. Leverantörs mätning. Generella och komponent specifika parameter. 141

138 Avtalsparameter leveransplan. Avtalsbundna parameter: Leveransplansfrekvens. Tid för ordererkännande från leverantör. Komponentbundna parameter: Köparens artikel nummer Säljarens artikel nummer Std/ Icke std artikel Bestäln. multipel Fast period i dagar Flexibel period i dagar Prognos period i dagar Total flexibilitet Peak flex. Aaa Xxx Std % 4 dgr 142

139 Supplier Managed Inventory. eller Vendor Managed Inventory Leveransplanskoncept i grunden med tillägg: Utökat leverantörs åtagande genom planering och påfyllning av förråd. Betalningstid inleds vid konsumtion från förråd. Process för informationsflöde. Förutom leveransplan skickas en saldorapport. 143

140 Förhandling

141 145 Förvaltningsfas

142 Avtalsförvaltning Undertecknandet av ett avtal markerar övergången från Avtalsfasen till Leveransfasen Contract Mgt (CM) är en eftersatt verksamhet i många organisationer CM avser dels att få ut full effekt av avtalade fördelar, dels att hantera avslut/förlängning

143 Vid överlämning av förvaltning efter kontrakt Beslut om förvaltningsteam gemensamt ansvar mellan funktionchef och strategisk inköpare. 147

144 Förvaltningsteam Förvaltningsteam tar över då avtal slutits (undertecknats) 1. Använda avtalet implementera hos alla som behöver veta 2. Göra stipulerade åtgärder (uppföljning utveckling) 3. Utvärdera och dokumentera brister (och fördelar) 4. Ge förslag till förbättringar

145 Förvaltningsteam Key Account Manager Övergripande ansvar Contract Manager Kommersiellt ansvarig Controller Följer upp mål Referensgrupp Lokal förankring Contract Manager Key Account Manager Controller Referensgrupp 149

146 Leverantörsutveckling Utveckla inom befintligt område Utveckla för andra behov

147 Leverantörsutveckling 1 Syftet med ett leverantörsutvecklingsprogram är att skapa ett, i relationen, formellt ramverk som möjliggör ett strukturerat arbetssätt att driva de aktuella ämnena/parameter som, baserat på nuläge och framtida önskat läge, är viktiga för företagets framgång och lönsamhet. onsdag den 10 mars 2010

148 Leverantörsutveckling 2 Genom ett program skapas en process som kräver och möjliggör: Definition av och överenskommelse om målbild i samarbetet med leverantören. Kontinuerlig förbättring genom klargörande av de actions som måste genomföras av parterna. En tätare kommunikation som i sin tur leder till ett tätare samarbete. Objektiv värdering av leverantören (och kundens) prestation. Objektiva mätningar med målbild möjliggör feedback till leverantör rörande dess position relativt konkurrenter. onsdag den 10 mars 2010

149 Leverantörsutveckling För att lösa ett problem/utmaning För att öka lönsamheten 1. Kostnadsläge 2. Kvalitetsnivå 3. Administration 4. Etc. 1. Hitta nya lösningar 2. Teknisk utveckling 3. Förenklingar 4. Etc.

150 Leverantörsutveckling Baseras på 1. Leverantörsstatistik (1 3 års mätresultat) 2. Marknadsinformation 3. Kvalitetsnivå 4. Administration 5. Etc.

151 Praktisk Leverantörsutveckling Processkartläggning Reducera antalet Processteg Samordna/ta bort Flytta t/fr lev/köpare

152 Vad är en aktivitet? Tillv. Packn Tranp Pack. Tillv. Leverantör Kund Analys av ett led en lev & kund relation. onsdag den 10 mars

153 Vad är en aktivitet? nedbrytning ett steg Tillv. Packn Tranp Packn. Tillv. Leverantör Kund Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 onsdag den 10 mars

154 Vad är en aktivitet - nedbrytning ett steg (2) Tillv. Packn Tranp Packn. Tillv. Leverantör Kund Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 onsdag den 10 mars

155 Exempel på kostnadsbesparingar: Långtidsprisavtal Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. learning curve Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris Konstruktionsförenklingar Processförbättringar Alternativa material Nya teknologier Emballage Produktviktsreduktion Materialinnehåll/materialutnyttjande Kassationsminskning Lager- eller ledtidsreduktion Konsignationslager Leverantörsstyrt lager Komplexitetsminskning Förbättrade underleverantörer Optimering av tillverkningslokalisering Optimering av av valideringskrav Fraktkostnader Multipel sourcing Volymeffektivisering Tullreduktioner Internationell logistik Garantianspråksreduktioner Verktygsbesparingar

156 LISTA - FÖRSLAG TILL KOSTNADSBESPARINGAR Åtgärd Implementationstid Engångskostnad för implementation Kostnadsbesparing Prisreduktion Status (F, B, I, A, K) F = Förslag, B= Beslutad, I= Implementation pågår, A= Avslag, K= Klar, införd och pris justerat.

157 Repetition

158 Vad har vi lärt förut Vad är Inköp? Hur definieras Inköp? Hur påverkar Inköp organisationens resultat? Hur styrs Operativt och Taktiskt Inköp? Vilka processer finns tillgängliga? Vad gör en Operativ resp. Taktisk Inköpare? Mätning och mål

159 Vad har vi lärt oss mera? Roller Förhandling Förvaltning Avtal Leveransplan Leverantörsmätning/leverantörsutveckling Leverantörsmarknad TTT, TTM, TTC

160 Grunder Inköp är allt som hamnar på Leverantörsreskontran Inköp kallas olika saker (Semantik) Inköp påverkar en stor och växande del av kostnadsmassan varför dess påverkan på organisationens resultat ökar (DuPont) Kraljic s matris

161 Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,

162 CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over

163 Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion? Vision, affärside, företagsstrategier Policy och värderingar. Etik. Inriktning (baseras på företagsstrategierna) Miljö, kvalitet. Krav Processer Verktyg (system) metoder och handböcker. Affärssystem Mall för inköpsorder Mall för leverantörmätning. Etc Roller Operativ inköpare Rättigheter onsdag den 10 mars

164 Ett dagsverk för en operativ inköpschef. Process för prognosgenerering och utskick Process för orderläggning. Process för bevakning av ordererkännande Process för orderstyrning Process för leveransbevakning Process för bevakning av kvalitetsärenden Process för faktura avvikelser. Process för mätning av leverantör. (Hur säkerställa att all data registreras som ger ett gott underlag för leverantörs mätning?) Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Process för hantering av överskotts material. Process för mätning av inköpsavdelningen. Vad bör mätas? 168 onsdag den 10 mars 2010

165 Arbetsuppgifter för en operativ inköpare. Prognostisering till leverantör. Orderläggning. Bevaka att ordererkännande erhållits. Orderändringar. Leveransbevakning. Följa upp kvalitetsavvikelser. Följa upp faktura avvikelser. Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga. Meddela leverans avvikelser internt. Förbereda leverantörsmöte. Koordinera med taktiskt inköpare. onsdag den 10 mars

166 Leverantörsutveckling 1 Syftet med ett leverantörsutvecklingsprogram är att skapa ett, i relationen, formellt ramverk som möjliggör ett strukturerat arbetssätt att driva de aktuella ämnena/parameter som, baserat på nuläge och framtida önskat läge, är viktiga för företagets framgång och lönsamhet. onsdag den 10 mars 2010

167 Exempel på kostnadsbesparingar: Långtidsprisavtal Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. learning curve Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris Konstruktionsförenklingar Processförbättringar Alternativa material Nya teknologier Emballage Produktviktsreduktion Materialinnehåll/materialutnyttjande Kassationsminskning Lager- eller ledtidsreduktion Konsignationslager Leverantörsstyrt lager Komplexitetsminskning Förbättrade underleverantörer Optimering av tillverkningslokalisering Optimering av av valideringskrav Fraktkostnader Multipel sourcing Volymeffektivisering Tullreduktioner Internationell logistik Garantianspråksreduktioner Verktygsbesparingar

168 KPI Goal 1 KPI Holistic Objetivs Goal 2 KPI KPI KPI Goal 3 KPI KPI KPI

169 Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

170 Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

171 Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement onsdag den 10 mars 2010

172 Databaser i affärssystem Rapportgenerator Leverantörs data Komponent data Lev per kmp Avt lev per kmp Prognos Order etc Netto behov Brutto behov Produkt register (struktur) Behov (prognos alt försäljning) Avtalsdata data Lager Inköpsorder onsdag den 10 mars

173 Taktiskt inköpares vardag Upphandling Offertförfrågan /-utvärdering. Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering. Marknadsbevakning. (förmedla internt). Leverantörsutvärdering. Varugruppsstrategier. Supplier Relationship Management (SRM) Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling) 177

174 Supplier markets Analyze Local vs Global Regulated vs Free Competitive Shortage or surplus Porters 5 Forces Make use of vs Interfere Present suppliers and potential suppliers Create new suppliers Develop capable suppliers into new fields (Supplier development)