Ekonomi och inköp. Förvaltningsplan 2016

Transkript

1 Dnr 2016/612 Ekonomi och inköp Förvaltningsplan 2016 Fastställd av styrgrupp för e-område Ekonomi och inköp samt godkänd av IT-chef Mia Lindegren och ekonomidirektör Claes Nilsson

2 Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. e-områdets omfattning 3 3. Årsuppdrag 4 4. Årsbudget 5 5. Beskrivning av e-området 5 6. Nulägesbeskrivning 9 7. Organisation Prioriteringskriterier 14 e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 2(14)

3 1. INLEDNING Denna e-förvaltningsplan är det operativa planerings- och styrdokumentet för e-område Ekonomi och inköp. Syftet med e-förvaltningsplanen är att definiera förvaltningsuppdraget i form av de mål som ska nås under förvaltningsåret utifrån tilldelad budget och resurser. Förvaltningsplanen gäller för perioden E-OMRÅDETS OMFATTNING Syftet med e-områdets förvaltningsarbete är att tillhandahålla ett bra och fungerande IT-stöd så att verksamheten kan fullgöra sina uppdrag inom ekonomi och inköp e-områdestjänster Följande e-områdestjänster tillhandahålls: e områdestjänst e1. Redovisning och Beskrivning Stöd för det ekonomiadministrativa arbetet inom redovisning och med tillhörande kunskapsstöd och utbildningar. e2. Budgetering Stöd för budgetering med tillhörande kunskapsstöd och utbildningar. e3. Inköp Stöd för inköp. Huvudaktörer inom den verksamhet som ovanstående e-områdestjänster används är bland annat: medarbetare vid Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU), ekonomiadministratörer, ekonomer, controller mm vid institutioner/motsvarande, prefekter, projektledare, beställare av varor och tjänster mm. Exempel på handlingar/aktiviteter som aktörerna genomför är bl.a.: - Inläsning av leverantörsfakturor (skannade och i svefaktura-format) - Granskning och attest av leverantörsfakturor och bokföringsorder. - Upprättande av kundfakturor och diverse bokföringsunderlag - Sändning av betalningar till bank - Inkomsthantering med underlag från bank - Uttagande av rapporter - Upprättande av månads-, delårs- och årsbokslut. - Upplägg av externfinansierade projekt och skapande av rekvisitioner för inbetalning av bidrag. - Upprättande av årsbudget för de organisatoriska enheterna. - Göra beställningar av datorrelaterade produkter, kemikalier mm. e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 3(14)

4 2.2. Långsiktiga mål Långsiktiga effektmålen för e-området är att bibehålla eller förbättra IT-stödet inom området ekonomi och inköp. E-portföljen bidrar med långsiktiga mål. 3. ÅRSUPPDRAG Detta e-område har i uppdrag att under förvaltningsperioden leverera nedanstående prioriterade åtgärder. Delmålen är en följd av de behov som presenteras i avsnitt 6. Övergripande årsmål för e-området är att: Säkerställa att IT-stöden är tillgängliga för användarna. Förbereda för mottagande av nytt ekonomisystem. Samarbeta med övriga e-områden inom e-portföljen verksamhetsstöd för att kunna hantera förändringar inom respektive e-område på ett bra sätt. Följande åtgärder ska genomföras för att målen ska uppnås: Åtgärd Koordinera och driva arbetet inom e området enligt årshjulet Löpande basunderhåll Användarstöd Upphandling av fakturaväxel Beskrivning Koordinera, planera och följa upp leveranser enligt innevarande års plan. Bereda och planera nästa års förvaltningsplan. Arbeta med egenkontroll och SLA er enligt årshjulet. IT miljön Övervakning, felsökning och felrättning enligt fastställd Changeprocess Back up Underhåll Verksamhet Övervakning och underhåll av systemet Behörighetsadministration Underhåll i tabeller och uppsättningar e området tillhandahåller utbildningar enligt utbildningsprogram uppdaterade handledningar, rutinbeskrivningar och lathundar support via Easit, mejl och telefon Upphandling och införande av ny fakturaväxel på grund av utgånget avtal. Anpassningar till SEPA För att kunna göra betalningar i euro efter 31 oktober Uppgradering av databas i UUplus För att MS SQL 2005 end of life mars 2016 krävs ominstallationer och regressionstester. Utredning av prestanda i UUplus För att de nattliga länkarna i systemet ska kunna köras inom uppsatt tidsram. Avveckling av BeLe BeLe supporteras inte längre. e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 4(14)

5 4. ÅRSBUDGET Detta avsnitt beskriver budgeten baserad på detaljerade beräkningar som redovisas separat Resurser Aktiviteter genomförs av befintliga resurser inom ramarna för beslutad linjebudget. Här redovisas fördelningen av mantid för att utföra årsuppdraget Kostnader Här redovisas de kostnader som e-området har för att kunna hantera såväl löpande basunderhåll som vidareutveckling. Kostnaderna är kopplade till de ingående avdelningarna. 5. BESKRIVNING AV E-OMRÅDET Omfattningen av detta e-område är beskriven i avsnitt 2.1 i form av de e-områdestjänster som ingår. Dessa innehåller både verksamhetskomponenter och IT-komponenter vilka alla behöver förvaltas. e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 5(14)

6 5.1. Verksamhetskomponenter För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande verksamhetskomponenter: Verksamhetskomponent Utbildning Raindance, KDB, GLIS Utbildning UUplus Rådgivning Handledningar mm Beskrivning AEU levererar ekonomiadministrativ utbildning med ett utbildningsprogram som för närvarande genomförs två gånger per år. AEU levererar utbildning i budgetsystemet en gång per år. AEU genomför rådgivning och support till användare genom Easit, mejl och telefon. AEU tillhandahåller handledningar, lathundar mm till: Slutanvändare: Raindance: KDB: UUplus: Produktwebben: varor AEUs samtliga rutinbeskrivningar och lathundar finns samlade för användare vid AEU varav vissa används för systemadministration: \\uadm-beskowfs.user.uu.se\sharedfolders\uadm- Ekonomiavdelningen\Ekonomiavdelningen\Lathundar o rutinbeskrivningar 5.2. IT-komponenter För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande IT-komponenter: e områdes tjänst IT komponent Beskrivning Redovisning och Opus Capita Företaget som tillhandahåller fakturaväxel (vantjänst) för att ta mot och skicka e fakturor samt skannade leverantörsfakturor. Integrerar med elektronisk fakturahantering (EFH) i Raindance portal. e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 6(14)

7 Redovisning och Raindanceportalen Det finns systemmiljöer för utveckling och test, utbildning samt produktion. Innehåller EFH (elektronisk fakturahantering). Integration mot bla fakturaväxel och Raindance classic. Redovisning och Redovisning och Redovisning och Redovisning och Redovisning och Redovisning och Raindance classic KDB Sändning giro/bank BizTalk Prematch HAT Det finns idag två systemmiljöer en för test och utbildning och en för produktion. Raindance classic innehåller moduler för: kundoch leverantörsreskontra, internfakturering, anläggningsregister, bokföring, rapporter. Integration bl.a. mot fakturaväxeln, Raindanceportalen, KDB, UUplus, GLIS och Primula. Det finns systemmiljöer för utveckling, test, utbildning och produktion. Innehåller uppgifter om kontrakt med extern finansiering samt funktion för att göra rekvisitioner. Integrerar mot Raindance, UUplus och GLIS. Uppsala universitet gör utbetalningar via uppkoppling mot våra banker. Dessa integrerar med Raindance classic. Programvara som används vid betalningar. Prematch är ett försystem som automatiskt matchar inbetalningar från bank mot fakturor och rekvisitioner från Raindance, resultatet integreras med Raindance. Ett system för analys och uppföljning. Budgetering UUplus Det finns systemmiljöer för test och produktion. Innehåller applikationerna: Administration Institution, Budgetering, Fördelning statsanslag, Verksamhetsplanering, Undantagshantering och Utbildningsapplikationer. Integrerar bl.a. mot Raindance, KDB och Primula. e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 7(14)

8 Inköp Programvaruserven (Progdist) Ett system för anskaffning, administration och distribution av licenser. Inköp BizTalk (BTS), BeLe Systemmiljö för de delar av Produktwebben som driftas och förvaltas av Uppsala universitet. Beställningsfunktion för inköp som integrerar till leverantörers produktkataloger Närliggande e-områden Till nedanstående e-områden finns beroenden där det krävs tydliga och överenskomna kontaktytor. e område Personal Planerings och ledningsstöd Lokaler och säkerhet Studieadministration IT arbetsplats Beskrivning av beroendet till e områdets ingående komponenter E områdena för Ekonomi och inköp och Personal har många beröringspunker som involverar både systemfrågor och verksamhetsfrågor. IT stödet Primula levererar fil för bokföring varje månad, Raindance levererar filer till Primula varje natt. Primula levererar fil för inläsning till UUplus årligen. IT stödet Generellt lednings informationssystem (GLIS) inom e område Planerings och ledningsstöd berör e område Ekonomi och inköp i och med att ekonomi och inköpsdata exporteras till GLIS från Raindance, UUplus och KDB. IT stöden KLAS och Time edit levererar filer för inläsning till Raindance. Raindance skickar dagligen filer till Klas. Uppstart av nya LADOK kan påverka tillgängliga IT resurser till detta e område. Alla användare av systemstöd inom e området Ekonomi och inköp är beroende av att datorer innehåller alla komponenter som behövs för att IT stöden ska kunna fungera ex. Adobe, Java, webbläsare Projektpåverkan under perioden Nedanstående projekt/kända ändringar kan komma att påverka förvaltningsarbetet under året. Projekt/känd ändring Påverkan Bevakas av EASY nytt ekonomisystem Innebär mycket stor påverkan på IT stödet inom e området eftersom UU efterfrågar ett sammanhållet system innehållande ekonomisystem, projekthantering och Edrun Eriksson Ellen Leijon e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 8(14)

9 Flytt av server till BMChallen budgetering samt option för e handel och tidsredovisning. Samtliga server ska flytta från Polacksbacken till BMC hallen vissa serverar är ännu ej migrerade, Raindance test och utbildningsmiljö. Ulrika Carlsson Ulrika Carlsson Maud Tellström 5.5. Styrande lagar och riktlinjer Verksamheten styrs av följande lagar, av övergripande betydelse är: Budgetlagen (2011:203) som tillkom för att ge bättre kontroll över statsutgifterna Myndighetsförordning (2007:515) med generella krav Högskoleförordning (1992:100) som reglerar bort delar av Myndighetsförordningen Bokföring, och redovisning regleras i: Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) som innehåller bestämmelser om bokföringsskyldighet, löpande bokföring och till statsredovisningen. Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) som innehåller bestämmelser om årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag. Förordning (1994: 1261) om statliga myndigheters redovisningssystem 6. NULÄGESBESKRIVNING Nedan listas e-områdets inventering av nuläge och behov. Dessa ligger till underlag för årsuppdraget. Observera att det kan vara fler behov än vad det finns resurser och budget Allmänt för hela e-området Här beskrivs e-områdets generella nuläge och eventuella övergripande behov. Nuläge Nuläget för existerande IT-stöd inom e-området är relativt stabilt i och med all alla igångvarande system har funnits på plats länge och har funnit sin form i användning och drift. Behov Det föreligger inget stort behov av utveckling i befintliga system. Det kommer dock att föreligga behov av resurser i samband med upphandling av nytt ekonomisystem. e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 9(14)

10 6.2. e1. Stöd för redovisning och Nuläge Raindance fungerar bra och med tanke på upphandling av nytt ekonomisystem planeras under året inga större ändringar av funktionalitet. Däremot kommer förvaltningsåret att innebära anpassningar till nya regelverk. På IT-sidan finns ett personberoende som innebär viss sårbarhet som därför måste hanteras under året. Behov För närvarande pågår en upphandling av ny fakturaväxel. Det kommer att behöva resurser för implementation av ny fakturaväxel, van-tjänst, om det blir ett byte av leverantör. Om det blir ett byte av fakturaväxel kommer även fakturaadressen att behöva ändras. Ett nytt filformat för sändning av betalningar i euro inom EU ska vara genomfört senast 31 oktober 2016, SEPA. Våra betalfiler kommer att behöva anpassas för att kunna sända betalningar i rätt format. Nuvarande ramavtal för banker går ut 31 mars En upphandling kommer att ske av banktjänster. Det pågående projektet för att e-arkivera företag 100 kommer att återupptas. Det kommer att behövas resurser för att genomföra arbetet. Ett behov av att öka automatisering av processer och rutiner på driften finns. Aktiviteter för detta bör planeras in löpande under året e2. Stöd för Kontraktshantering Nuläge KDB fungerar bra och inga planerade förändringar finns förutom att uppgradera till version 9. Behov Version 9 av KDB kommer att installeras under hösten. Det är endast små förändringar i den nya versionen. Uppgraderingen kommer att kräva resurser för testning och implementering. Versionsbytet i KDB ger beroende till vilken version av Raindance som behövs e3. Stöd för Budgetering Nuläge Funktionellt fungerar UUplus bra dock har prestandan gått ner i systemet vilket gör att de nattliga körningarna inte håller sig inom angivna tidsramar. Behov UUplus kommer att användas som budgetsystem under hösten e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 10(14)

11 Uppdatering av databas till SQL Server 2008 inklusive koden i SSIS är en nödvändig åtgärd i UUplus för att systemet ska kunna fungera under nästkommande budgetperiod. Arbetet kommer att kräva omfattande tester och ökad verifieringsinsatser vid driftssättning. I samband uppdateringen behövs utbildning i SSIS 2008 för utvecklare. Denna aktivitet uppskattas ta 800 timmar som inte fanns med i den ursprungliga budgeten för 2016, troligtvis kommer del av dessa timmar att bli en merkostnad under året. Ett projekt pågår som innebär att alla serverar ska flytta från Polackbacken till serverhallen på BMC senast UUplus använder bara gamla serverar som får vara kvar på Polacksbacken fram till och med februari Eftersom prestandan sjönk i systemet under hösten 2015 behöver en aktivitet att rensa gamla projekt genomföras. Fortsatt gradvisa förbättringar avseende automatisering av driftssättningsrutiner. Om inte budgetverktyget i det upphandlade ekonomisystemet håller måttet kommer en upphandling av ett separat budgetsystem att genomföras med målsättning att kunna budgetera i det hösten Om UUplus behöver användas som budgetverktyg efter 2016 kommer det att innebära ytterligare aktiviter och kostnader i form av serverbyte mm e4. Stöd för Inköp Nuläge Produktwebben fungerar bra. Minskat konsult-/personberoende på IT-sidan då man under 2015 anställt en person med BizTalk-kompetens på utvecklingsenheten. Behov Arbete för att förbättra den tekniska miljön i BizTalken fortsätter. Anpassning till PEPPOL måste göras i samarbete med Umeå universitet under året. Nya leverantörer kan komma att innebära små eller stora anpassningar i systemet, vilket är svårt att förutse och beräkna. 7. ORGANISATION 7.1. Intressenter I figuren nedan har intressenter till detta e-område kategoriserats. Bilden syftar till att vara stöd vid bemanningen och beskriva vilka parter som är involverade i e-förvaltningsarbetet. e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 11(14)

12 Nedan organisatoriska avdelningar och externa parter är involverade i arbetet Bemanning Med utgångspunkt från bilden ovan och de mål som formulerats i e-förvaltningsplanen bör bemanningen för 2016 utgöras av följande personer. Part Nivå Strategisk nivå e portfölj Verksamhetsstöd Styrande nivå e område Ekonomi och Inköp Koordinerande nivå e område Ekonomi och Inköp Utförarnivå e område Ekonomi och Inköp Verksamhetsnära förvaltning Claes Nilsson, Avdelningen för ekonomi och inköp Per Abrahamsson, Juridiska avdelningen Daniel Gillberg, Planeringsavdelningen Personaldirektör, Personalavdelningen Karin Apelgren Studentavdelningen e områdesansvarig Edrun Eriksson Upphandlingschef Roger Himmelsköld e förvaltningskoordinator Ellen Leijon Verksamhetsspecialister Maud Tellström Suzanne Borén Andersson Ellen Leijon Michael Petrén IT nära förvaltning Mia Lindegren, IT avdelningen e områdesansvarig IT Ann Marie Wiberg e förvaltningskoordinator IT Ulrika Carlsson IT specialist Team Tjänst (TL Camilla Bohlin) Team Administrativa Stödsystem (TL Ulrika Carlsson) Team System och klientstöd (TL Cecilia Bagge) Inköp: Rick Kelso/Staffan Josefsson Utgör basen i Styrgrupp e portfölj Styrgrupp Förvaltningsgrupp Arbetsfora Referensgrupper e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 12(14)

13 7.3. Beslutsforum För att förvaltningsarbetet inom detta e-område ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsfora. Besluts forum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar e portfölj Styrgrupp Strategi och inriktning till ingående e områden Beslut av ingående e områdens årsmål Beslut om frågor som berör fler e områden inom e portföljen Omprioriteringar som har eskalerats Godkänna e förvaltningsplan Besluta om utökning/ indragning av resurser Styra och följa upp förvaltningsarbetet mot målen Utarbeta förslag till e förvaltningsplan Bereda beslutsunderlag inför Styrgrupp Prioritera och besluta inom ramen för e förvaltningsplanen Följa upp utfall mot e förvaltningsplanen Berörda avdelningschefer Föredragande är e områdesansvariga och e områdesansvariga IT e områdesansvarig e områdesansvarig IT Ev. utökat med berörd enhetschefer Föredragande: e förvaltningskoordinator e förvaltningskoordinator IT Förvaltningsgrupp e förvaltningskoordinator e förvaltningskoordinator IT Roller på utförande nivå vid behov. 3 ggr/år Ordförande 4 ggr/år e områdesansvarig 1 ggr/mån e förvaltningskoordinator 7.4. Arbetsforum För att arbetet ska kunna hanteras så effektivt som möjligt krävs följande arbetsforum. Arbetsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 13(14)

14 Referensgrupp Under uppstart Ekonomiadministratörer e förvaltningskoordinator AEU specialistgrupp UUplus teknisk grupp Planera kommande aktiviteter Planera det operativa arbetet i UUplus Maud Tellström Suzanne Borén Andersson Ellen Leijon Edrun Eriksson e förvaltningskoordinator IT Teamledare Klientstöd Teamledare Tjänst Teamledare Plattform e förvaltningskoordinator vid behov Budgetperiod: 1ggr/v Övrig tid: 1ggr/mån 1 ggr/mån e förvaltningskoordinator e förvaltningskoordinator IT 8. PRIORITERINGSKRITERIER Prioriterade perioder för verksamheten under året: Klassificering Beskrivning! Akuta händelser som får omedelbart hög prioritet är incidenter i form av driftavbrott och problem med systemen med nivå 1 3 enligt prioriterade perioder ovan. 1 Aktiviteter av typen - Lagkrav - Nödvändiga uppgraderingar av tekniska komponenter, ny version/release av en applikation - Test och verifieringar - Säkerhetsrelaterade åtgärder för att förbättra säkerhetskrav - Nödvändiga ändringar p.g.a. av ändringar i andra applikationer (integration) 2 Aktiviteter av typen - Ökad affärs/verksamhetsnytta (t.ex. ändringar för att hantera en ny applikation i annat förvaltningsobjekt eller vid institution, parameterändringar snarare än kodändring) - Förbättringar av dokumentation för befintliga tjänster 3 Aktiviteter av typen - Önskemål e-förvaltningsplan Ekonomi och inköp, ver Sida 14(14)