Dnr UFV 2016/612. IT-arbetsplats. Förvaltningsplan Fastställd av Mia Lindegren

Transkript

1 Dnr UFV 2016/612 Förvaltningsplan 2016 Fastställd av Mia Lindegren

2 Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. e-områdets omfattning 3 3. Årsuppdrag 4 4. Årsbudget 5 5. Beskrivning av e-området 6 6. Nulägesbeskrivning 9 7. Organisation Prioriteringskriterier 14 e-förvaltningsplan, ver Sida 2(15)

3 1. INLEDNING Denna e-förvaltningsplan är det operativa planerings- och styrdokumentet för e-område IT Arbetsplats. Syftet med e-förvaltningsplanen är att definiera förvaltningsuppdraget i form av de mål som ska nås under förvaltningsåret utifrån tilldelad budget och resurser. Förvaltningsplanen gäller för perioden E-OMRÅDETS OMFATTNING Syftet med e-områdets förvaltningsarbete är att tillhandahålla en fungerande IT-miljö för att universitetets användare ska kunna utföra sitt arbete genom att ha väl fungerande datorer, program, övrig IT-utrustning samt även användarstöd. Inom e-området förvaltas standardklienten och grundläggande gemensamma applikationer och verktyg som behövs för att utföra sina arbetsuppgifter i verksamheten, t.ex. möjlighet till utskrift, arbete från hemmet m.m. De institutioner som i dag använder fullt ut eller i större omfattning är alla avdelningarna på universitetsförvaltningen, samtliga institutionerna i Engelska parken, Uppsala Clinical Research UCR, Institutionen för Rysslansstudier, Freds och Konfliktforskningen, Museum Gustavianum och institutionen för farmakologisk kemi. Dessutom så använder ett antal externa institut tjänsten: Institutet för Språk och Folkminnen, Språkrådet, Nordiska Afrikainstitutet, Dialektforskningsarkivet. Totalt c:a 2500 klienter. Dessutom använder en mängd institutioner den centrala utskriftsslösningen Korint e-områdestjänster Följande e-områdestjänster tillhandahålls: e-områdestjänst Beskrivning e1. Klienthantering Tillhandahåller centralt klienthanterad IT-miljö för att uppnå väl fungerande datorer, program och tillbehör. Upprätthåller säkerhetsnivåer och effektiv hantering av datorer och program. e2. Utskrifter Tillhandahåller kostnadseffektiv utskriftsfunktion med närliggande tjänster så som kopiering och scanning. e3. Virtuell nätverksåtkomst via VPN och fjärrskrivbordsgateway e4. Basutbud kontorsprogramvara e5. Tillgång till lagring av användarfiler och säkerhetskopiering av dessa Tillhandahåller säkra lösningar för nätverksåtkomst utanför Universitetets nät. Tillhandahåller paketerat basutbud för administrativ standardprogramvara. Tillhandahåller ytor för lagring av information och samarbeten i form av hemkatalog och gemensamma kataloger. e-förvaltningsplan, ver Sida 3(15)

4 Huvudanvändare inom den verksamhet som e-områdestjänsterna stödjer är Anställda och övrigt verksamma vid Uppsala universitet Till universitetet nära knuten verksamhet som godkänts för nyttjande Studenter Exempel på handlingar/aktiviteter som aktörerna i e-området genomför är bl.a: Skapa förutsättningar för en rationell hantering av klientarbetsplatser, OS, programvara, utskrifter. Utefter behov paketera programvara för automatiska installationer. Skapa förutsättningar för automatiska installationer av OS på utvald hårdvara. Tillhandahålla möjlighet till kostnads- och miljöeffektiva utskrifter. O.s.v Långsiktiga mål Långsiktiga effektmålen för e-området är: Så enkelt och kostnadseffektivt som möjligt, för så många användare som möjligt, alltid med användarnyttan i fokus. Upplevd god kvalitet hos användarna i leveransen av. Aktiv och säker livscykelhantering av användarnas IT-miljö. Skapa goda förutsättningar för ett flexiblare arbetssätt för mobila användare. Hur mäta? (t.ex. nöjd användare, kostnad). 3. ÅRSUPPDRAG Detta e-område har i uppdrag att under förvaltningsperioden leverera nedanstående prioriterade åtgärder. Delmålen är en följd av de behov som presenteras i avsnitt 6. Övergripande årsmål för e-området är att: Arbeta för att alla delar av IT-stödet är tillgängliga för så många användare som möjligt Arbeta för att användarna får det absolut bästa en till den minsta möjliga kostnaden Arbeta för en kostnadseffektiv förvaltning och drift av de ingående komponenterna e-förvaltningsplan, ver Sida 4(15)

5 Åtgärd Koordinera och driva arbetet inom e- området enligt årshjulet Löpande basunderhåll Utveckla och förfina användarstödet Vidareutveckling av de ingående komponenterna Omvärldsbevakning Samarbete med övriga svenska lärosäten Information till beslutsfattare på institutioner och intendenturområden Beskrivning Samordna, planera och följa upp leveranser enligt innevarande års plan. Bereda och planera nästa års förvaltningsplan Arbeta med egenkontroll och SLA:er enligt årshjul IT-miljön övervakas och underhålls Vid problem sker felsökning och felrättning Säkra förändringar i produktion genom Changeprocessen Utbildningar, lathundar och tillgång till Support De verktyg och komponenter som ingår ska hållas uppdaterade och de icke moderna verktyg ska vid behov kontinuerligt bytas ut mot modern teknik. För att hålla en modern och hög nivå på användarnas IT-stöd Skapar kontaktnät samt ger stöd samt bekräftelse på att rätt inriktning väljs. För att ge fler av universitetets användare tillgång till en kostnadseffektiv och supporterad Detaljerade aktiviteter för att leverera årsuppdraget ägs av e-koordinatorerna och finns listat separat, liksom de estimat som ligger bakom resursfördelningen. 4. ÅRSBUDGET Detta avsnitt beskriver budgeten baserad på detaljerade beräkningar som redovisas separat Resurser Aktiviteter genomförs av befintliga resurser inom ramarna för beslutad linjebudget. Här redovisas fördelningen av mantid för att utföra årsuppdraget. e-förvaltningsplan, ver Sida 5(15)

6 Förvaltningsaktivitet Verksamhetsmässig förvaltning IT-mässig förvaltning Planering och uppföljning av e- 0,0 0,2 området Köpt - Användarstöd 0,2 Köpt - Planerade förändringar 0,8 Köpt - Löpande basunderhåll 0,0 1,5 Summa mantid: 0,0 2,7 Kostnader. Här redovisas de kostnader som e-området har för att kunna hantera såväl löpande basunderhåll som vidareutveckling. Verksamhet IT-avdelningen Kostnadsslag Reparation och underhåll 0 Resor, hotell och representation 0 Kompetensutveckling, övriga personalkostnader 0 Varor 0 Tjänster 0 IT-tjänster Licenser MS Campus Driftskostnad (backup, lagring, datorhall) 0 IT Servicedesk Centralt finansierat) 0 Avskrivningar 0 Summa kostnader (kr): BESKRIVNING AV E-OMRÅDET Omfattningen av detta e-område är beskriven i avsnitt 2.1 i form av de e-områdestjänster som ingår. Dessa innehåller både verksamhetskomponenter och IT-komponenter vilka alla behöver förvaltas. e-förvaltningsplan, ver Sida 6(15)

7 5.1. Verksamhetskomponenter För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande verksamhetskomponenter: Verksamhetskomponent IT-användarutbildningar Webbaserad applikationssupport Word mallar Användarpolicy Beskrivning T.ex Lexicon s användarkurser eller liknande Webbaserad användarsupport på Word, Outlook och Excel bör utvärderas. visar-webbaserad-support-paa-vaeg-att-gaa-om-den-bemannade Färdiga lättåtkomliga mallar som aktivt hålls uppdaterade (kommunikationsavdelningen?) För att tydliggöra inom vilka ramar en får och kan användas IT-komponenter För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande IT-komponenter: e-områdes tjänst IT-komponent Beskrivning e-1 System Center SCCM Installerar Windows-datorer och programvara, håller program uppdaterade, anger konfigurations- och säkerhetsprinciper och övervakar status, inventerar och skapar rapporter, samt ger användarna tillgång till de applikationer de behöver, från de enheter som de själva väljer. e-1 LogonHistory En webportal som ger supportteknikerna ett verktyg för att enkelt sköta de dagliga uppgifterna med användare och datorer. e-förvaltningsplan, ver Sida 7(15)

8 e-2 Korint System för kontrollerad hantering av användarnas utskriftbehov. Ger kontroll av kostnader och utskriftsvolymer. e-3 VPN och fjärrskrivbordsgateway För åtkomst till interna nätverksresurser och system utifrån via internet. e-4 Kontorsprogram och applikationer lokalt eller i molnet. (T.ex. MS Office. Utbudet kommer att ändras kontinuerligt p.g.a. nya versioner släpps, byte av leverantörer m.m.). e-5 SUNET Projektverktyg Aktivering och avaktivering e-5 SUNET Box Aktivering och avaktivering 5.3. Närliggande e-områden Till nedanstående e-områden finns beroenden där det krävs tydliga och överenskomna kontaktytor. e-område Beskrivning av beroendet till e-områdets ingående komponenter Katalog och Integration AD och AKKA Teknisk Plattform Lagring, backup och nätverk Digital Kommunikation e-post, telefoni, kommunikationsprogram, mm 5.4. Projektpåverkan under perioden Nedanstående projekt/kända ändringar kan komma att påverka förvaltningsarbetet under året. Projekt/känd ändring Påverkan Bevakas av Windows 10 Implementation av ny plattform e-koord IT Upphandling av nytt utskriftssystem Segerstedt IT Tentamensdatorer Videokonferensupphandling Ett universitet - en Förvaltning, gemensam datorekonomi, gemensam mottagningsservice e-koord IT e-koord IT e-koord IT e-koord IT e-förvaltningsplan, ver Sida 8(15)

9 5.5. Styrande lagar och riktlinjer Verksamheten styrs av följande lagar; PUL Arkivlagen LOU 6. NULÄGESBESKRIVNING Nedan listas e-områdets inventering av nuläge och behov. Dessa ligger till underlag för årsuppdraget. Observera att det kan vara fler behov än vad det finns resurser och budget Allmänt för hela e-området Här beskrivs e-områdets generella nuläge och eventuella övergripande behov. Nuläge Universitetets IT-avdelnings levereras i dagsläget fullt ut till c:a en dryg fjärdedel (2500) av universitetets klienter. Eftersom den består i flera olika delar levereras den helt eller delvis till fler klienter än dessa, t.ex. som klientplattform, utskriftstjänst, fillagringstjänst, fjärrskrivbordstjänst eller VPN (åtkomst utifrån). Behov För att IT-avdelningens strävan att ge alla användare på universitetet tillgång till väl fungerande er finns ett behov av mer information till beslutsfattare och ansvariga för ekonomin på campus och institutioner för att dessa ska kunna få underlag för att ta beslut e-1: Stöd för klienthantering Nuläge IT-avdelningens klienthantering hanterar i dag c:a 2500 klienter som använder Windows eller MacOS som operativsystem (OS). Hanteringen innebär bl.a. automatiserade installationer av OS och programvara, inventerings- och rapportfunktioner. OS kan installera sig dels direkt på nyinköpta datorer, men även på befintliga datorer utan förluster av användarnas unika data. Program kan installeras av användarna själv via enkla klick i en självbetjäningsportal. F.n. finns ett hundratal applikationer tillgängliga i denna självbetjäningsportal. En portal finns även för de support-tekniker som administrerar användarna där de kan sköta de grundläggande dagliga funktionerna. Denna portal kan användas av alla tekniker, även de utan utbildning i själva klienthanteringsverktyget, det är därför lätt att hyra in personal vid behov. För de institutioner som valt att använda tjänsten ges även support på verktygen till institutionens egna IT-supporttekniker. e-förvaltningsplan, ver Sida 9(15)

10 Behov Trender i omvärlden visar på att IT-användare har en stark förväntan på att Tekniken och det praktiska ska bara fungera och gör det inte det vill man ha snabb och säker support. Trenderna pekar också på att framtidens användare är flexibla och oförutsägbara. De kommer att vilja vara mobila och kan i vissa fall vilja koppla på sin egen utrustning. De blir mer och mer vana vid att hantera många funktioner via självbetjäning. Om universitet inte tillhandahåller detta så löser användarna sina behov själva via externa molntjänster. Implementation av en PKI-lösning för management av klienter över internet. Denna PKI bör vara integrerad med AD. PKI behövs för att de klienter som befinner sig hemma eller på resa ska kunna hanteras på samma sätt som när de är anslutna till UU s nätverk. PKI implementeras i Mars Ny klientplattform baserad på Windows 10 ska skapas och förberedas för implementation via klienthanteringen. Ytterligare utökat stöd för att hantera Mac och Linux. Ytterligera utökat stöd för patchning. I dagsläget finns redan visst stöd för hantering av mobila klienter via Exchange/ActiveSync, vilket inte används. En pilot ska genomföras av management av mobila enheter (MDM) i klienthanteringssystemet. Detta kommer att generera en kostnad i form av licenser. Ett enkelt och säkert sätt att göra användarnas filer på interna filservrar tillgängliga offline behöver införas. (Redan implementerat för Engelska parken februari 2016). Det finns ett behov av ett tydligare ägarskap av enskilda applikationer som inte ingår i någon förvaltning i dag. Detta behöver göras för att livscykelhanteringen ska fungera. e-2: Stöd för utskrifter Nuläge Ett nytt utskriftssystem håller på att upphandlas som ska ersätta de befintliga systemen. Eftersom tidsplanen är beroende av hur upphandlingen går så finns det inte ännu några fastställda datum för leverans. Avtalen för de befintliga utskriftssystemen förlängs i den mån detta krävs. Behov Upphandlingsarbete ska genomföras. e-förvaltningsplan, ver Sida 10(15)

11 e-3: Stöd för virtuell nätverksåtkomst VPN Nuläge VPN-tjänst finns i dagsläget för universitetets anställda. Endast löpande förvaltning Behov Det finns ett behov av information till användarna att VPN-tjänsten finns och vad den kan användas till. Vartefter tjänster för synkronisering av lokala användarfiler till server implementeras så minskar behovet av att använda VPN vilket då endast behövs för åtkomst till administrativa system och liknande. e-4: Baspaket program Nuläge Vissa basprogram installeras på alla arbetsplatser. Ex Office, PDF läsare m.m. Detta är inte statiskt utan kan och bör ändras efter behov. Strategin är annars att program installeras separat efter att OS lagts på, vilket är att föredra då detta ger en mer flexibel icke statisk miljö. Program tillgängliggörs på en portal för användaren att själv installera från. Detta fungerar utan att användarna behöver lokal administratörsbehörighet på sina datorer. Undantag finns beroende på olika plattformars inbyggda möjligheter. Behov Campuslicenser Microsoft, PDF Exchange m fl. Se över digitala flöden med bäring mot förvaltningens samlokalisering i Segerstedthuset e-5: Stöd för lagring och säkerhetskopiering Nuläge Fillagring erbjuds idag som utdelade resurser (hemkataloger och gemensamma mappar), till användaren. Windows-användare och användare av ios har möjlighet att synkronisera data på ett modernt och säkert sätt, vilket erbjuder möjlighet att arbeta utanför UUs nät, utan VPN-koppling. För Macanvändare behövs i dag VPN-koppling för att nå centrala resurser som fillagring. Behov Framtid för filarea för studentdatorsalar Behov av förenklad tillgänglighet för Mac-användarna till sina centralt lagrade filer (offline) e-förvaltningsplan, ver Sida 11(15)

12 Behov av förenklad tillgänglighet för mobila enheter till sina centralt lagrade filer (offline) Avveckla filer.student.uu.se Avveckla filer.anst.uu.se Avveckla dropbox.uu.se Införande av molnbaserade lagningstjänster i förvaltning (Box, ProjectPlace, OneDrive etc.) Inkluderar beslut om avgränsningar mot andra förvaltningsobjekt. 7. ORGANISATION 7.1. Intressenter I figuren nedan har intressenter till detta e-område kategoriserats. Bilden syftar till att vara stöd vid bemanningen och beskriva vilka parter som är involverade i e-förvaltningsarbetet. Nedan organisatoriska avdelningar och externa parter är involverade i arbetet Bemanning Med utgångspunkt från bilden ovan och de mål som formulerats i e-förvaltningsplanen bör bemanningen för 2015 utgöras av följande personer. Nivå Strategisk nivå e-portfölj xxx Styrande nivå e-område Part Verksamhetsnära förvaltning Namn, avdelning e-områdesansvarig namn IT-nära förvaltning Mia Lindegren Christina Boman (Byggnadschefen) Pelle Linde Utgör basen i Styrgrupp e-portfölj Styrgrupp Koordinerande nivå e-område e-förvaltningskoordinator namn Björn Berglund Förvaltningsgrupp Utförarnivå e-område Verksamhetsspecialist namn IT-specialister Klienthantering: Andreas Fjellner Daniel Carlsson Utskrift: Anders Lundgren? VPN: Arbetsfora Referensgrupper 7.3. Beslutsforum För att förvaltningsarbetet inom detta e-område ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsfora. e-förvaltningsplan, ver Sida 12(15)

13 Besluts forum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar e-portfölj - - Styrgrupp - Godkänna e-förvaltningsplan - Besluta om utökning/indragning av resurser - Styra och följa upp förvaltningsarbetet mot målen Förvaltningsgrupp - Utarbeta förslag till e-förvaltningsplan - Bereda beslutsunderlag inför Styrgrupp - Prioritera och besluta inom ramen för e-förvaltningsplanen - Följa upp utfall mot e-förvaltningsplanen - e-områdesansvarig - e-områdesansvarig IT - Ev. utökat med berörd enhetschefer Föredragande: e-fkoord, e-fkoord IT - e-förvaltningskoordinator - e-förvaltningskoordinator IT Roller på utförande nivå vid behov. 3-4 ggr per år 1 gång per mån e- områdesansvarig e-förvaltningskoordinator 7.4. Arbetsforum Arbetsforum Syfte med gruppen Deltagare Frekvens Kallar Referensgrupp lokal IT Referensgrupp central IT Användargrupper (Här kan flera olika grupper behövas för att täcka in alla behov). Förankring av ITarbetsplats - För att skapa samsyn och undvika misstag och felsatsningar - För att informera samt få feedback för att fånga upp behov Representanter för de lokala IT som använder hela eller delar av Ansvariga för centrala funktioner som är beroende av Representanter för användarna på avdelningar och institutioner som nyttjar e-förvaltningsplan, ver Sida 13(15)

14 - För att ge information och sprida kunskap om vad kan göra och innebära i effektivitets och kostnadshänseende för deras verksamheter Föreståndare och prefekter. 8. PRIORITERINGSKRITERIER Riktlinjer för prioritering av förändring eller utveckling av ny funktionalitet inom e-området xxx. Principiellt sett skall alltid - systemunderhåll prioriteras före vidareutveckling - användarnas behov skall tillgodoses genom att hög användbarhet alltid skall eftersträvas - e-områdets resurser skall mäkta med att vidmakthålla och vidareutveckla - planerade aktiviteter går före oplanerade 8.1. Prioritetsordning Referensgrupp med representanter för beslutsfattare och ekonomiskt ansvariga på institutioner och intendenturområden. Klassificering Beskrivning! Akuta händelser som får omedelbart hög prioritet är: - Incidenter i form av driftavbrott och problem med xxx - Xxx 1 Aktiviteter av typen - Lagkrav - Nödvändiga uppgraderingar av tekniska komponenter, ny version/release av en applikation - Test och Verifieringar - Säkerhetsrelaterade åtgärder för att förbättra säkerhetskrav - Nödvändiga ändringar p.g.a. av ändringar i andra applikationer (integration) 2 Aktiviteter av typen - Ökad affärs/verksamhetsnytta (t.ex. ändringar för att hantera en ny applikation i annat förvaltningsobjekt eller vid institution, parameterändringar snarare än kodändring) - Förbättringar av dokumentation för befintliga tjänster 3 Aktiviteter av typen - Önskemål e-förvaltningsplan, ver Sida 14(15)

15 Prioritet Beskrivning 1 Dessa aktiviteter har högst prioritet under året och bör genomföras i enlighet med e- förvaltningsplanens definition på Årsuppdrag. 2 Dessa aktiviteter genomförs i mån av tid och resurser. Inbördes prioritering sker av e- koordinatorer och e-områdesansvariga. e-förvaltningsplan, ver Sida 15(15)