Övergripande nätverk för ekonomifunktionen vid Uppsala universitet Claes Falk, ekonomidirektör

Transkript

1 Övergripande nätverk för ekonomifunktionen vid Uppsala universitet Claes Falk, ekonomidirektör

2 Program - ungefärliga tider Kl Inledning Uppdrag Prioriterade projekt UUplus och VP ELIN Kl Fika, tid för nätverk Kl Rundabordssamtal Kl Sammanfattning rundabordssamtal Kl Aktuellt Raindance och KDB Ekonomiadministrativ utbildning Högskolan Gotland Servicecenter Sammanfattning - avslut Kl Lunch, tid för nätverk

3 Presentation av Ekonomiavdelningen Claes Falk

4 Uppdrag för ekonomiavdelningen ansvara för att den samlade ekonomiska redovisningen ger en rättvisande bild utveckla god redovisningssed utveckla och upprätthålla rutiner för en ändamålsenlig och effektiv ekonomiadministration ansvara för och samordna universitetets övergripande externa rapportering av ekonomisk information och ekonomisk statistisk underlätta, effektivisera och kvalitetssäkra arbetet med att söka och hantera externa forskningsmedel

5 Uppdrag för ekonomiavdelningen upprätta budget, utföra löpande redovisning, bokslut och uppföljning för enheter inom universitetsförvaltningen samt på särskilda uppdrag för institutioner och andra enheter samordna planering av Riksrevisionens granskningar.

6 Organisation av Ekonomiavdelningen Ekonomidirektör Claes Falk Redovisningsenhet Hanna Mörtberg, RC Bitr ekonomidirektör Enheten för redovisningsfrågor Marianne Bergström Kerstin Carrick Lena Holm Gunilla Knutsson Ellen Leijon Katarina Lievonen Kristina Nilsson Jennie Saglam Eva Thulin Reskontraenheten Yvonne Abrahamsson Martin Andersson Birgitta Ehrsson- Lagerkvist Carina Hafstad Ulrika Kolsmyr Ina Pena Zagal Systemförvaltningsenhet Catarina Arbin Suzanne Boren- Andersson Edrun Eriksson Lena Juteståhl Birgitta Magnusson Maud Tellström Anders Westin Controllerenhet Anders Lagerstrand Margareta Uvhagen

7 Prioriterade projekt Prioriteringar utifrån helhetssyn och verksamhetens behov Öka möjligheten till delaktighet Gemensam styrgrupp Universitetsdirektör Ann Fust, biträdande universitetsdirektörer Kerstin Jacobsson och Kay Svensson, kanslichef Doris Solander (medfarm) samt ställföreträdande beställare

8 Prioriterade projekt DoÄR - elektronisk dokument- och ärendehantering KIWI webbutvecklingsprogram UUplus - budgetsystem ELIN - effektiviseringar och kostnadsbesparingar inom inköpsprocessen samt införande av elektroniskt inköpssystem

9 UUplus budget Anders Lagerstrand

10 UUplus budget Prognos- och simulering 2012? Tidigareläggning av VP-processen budgetperiod för 2013? Kommer universitetet att behålla verktyget IBM Cognos planning?

11 ELIN Birgitta Magnusson Stefan Palm

12 ELIN Varför ska UU införa ett inköpssystem? När ska systemet införas? Frågor & svar!

13 ELIN - Bakgrund Krav utifrån: Internrevisionen och andra utredningar pekar på ett antal brister Existerande avtal används inte Tillräcklig styrning och kontroll saknas Regeringen genom ekonomistyrningsverket (ESV) Krav på införande av elektroniskt inköpssystem på samtliga myndigheter Har slutit ramavtal med systemleverantörer Rektorsbeslut taget om genomförande av inköpsprojekt Stora fördelar: Billigare inköp kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad ramavtalstrohet och ökad prismedvetenhet. Enklare inköp tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel. Bättre inköp förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster, m. m.

14 Elin - Inköpsprocessen Avtal Leveransmottag Produktoch prisfiler Varukorg Order Faktura Avstämning i varje led! Möjlighet till orderattest med automatmatchning

15 ELIN - Vision ett UU Mot leverantörer Ett sätt att kommunicera med UU En kontaktyta mot UU Mot anställda Ett ställe att vända sig till för hjälp och information Ett ställe att göra alla inköp För styrning och kontroll Ett ställe att få ut statistik En kanal att nå ut med information

16 ELIN Varför ska UU införa ett inköpssystem? När ska systemet införas? Frågor & svar!

17 ELIN - Milstolpar i införandet Avtal med systemleverantör Visma Proceedo Förstudie för att verifiera funktionaliteten i systemet Systemuppsättning Test Driftförberedelser och utbildning Pilot startar i höst Därefter successiv utrullning Vid införandet kommer ett begränsat antal, väl utvalda, produkter att finnas i systemet

18 ELIN Varför ska UU införa ett inköpssystem När ska systemet införas Frågor & svar

19 ELIN - Frågor & svar Vad innebär detta för Raindanceportalen? För leverantörsfakturor kommer RD-portalen att ersättas av nya inköpssystemet, men den kommer att behållas för internfakturering. Den kommer alltså att finnas kvar även i framtiden. Hur påverkas mina arbetsuppgifter? Ekonomiadministratörer kommer till stor del att ha samma arbetsuppgifter som tidigare, dvs fakturahantering, men man måste bygga på med kunskap om inköpsflödet. Hur påverkar införandet av orderattest arbetet på institutionen Vi tror att kvaliteten på inköpen kommer att öka och att automatmatchningen medför en effektivisering av arbetet. Samtidigt är det ett nytt tänk och nytt arbetssätt, som kräver tid för infasning. Vi avser också införa det mjukare begreppet godkännande i orderprocessen. Exempelvis kan en beställning gå till en samordnare (för konferenser, för IT osv.) för godkännande innan ordern skickas till leverantören. Attesten sker då, som vanligt, av fakturan.

20 ELIN - Frågor & svar När ska min institution börja använda inköpssystemet? Utrullningstakt bestäms utifrån hur väl piloten fungerar. Går allt väl sker utrullningen snabbt, på några månader. Din organisation blir kontaktad av oss i god tid innan det är aktuellt. Kommer vi att få utbildning? Olika utbildningspaket tas fram för olika roller. En av dem är ekonomiadministratör. Hur skulle ni vilja bli utbildade? Vilket stöd kommer jag att få från centralt håll?? Förvaltningen kommer att arbeta med köbevakning (av fakturor, leveranser etc), underhåll av attestregler, filkontroller, avtalshantering och underhåll av prislistor. Det kommer att finnas en HelpDesk funktion.

21 ELIN Upplysningar avdelningen för IT och inköp, projektledare ( ). ekonomiavdelningen, bitr. projektledare och ansvarig för faktura och ekonomiintegration ( ) Om du vill vara med och testa systemet, kontakta Birgitta Magnusson!

22 Kaffe Tid för nätverk

23 Rundabordssamtal Hanna Mörtberg

24 Rundabordssamtal Utse: - En tidhållare - En samordnare - En nedtecknare Diskutera frågorna Dokumentera era svar antingen på dator vid bordet eller på papper. (Den person från ekonomiavdelningen som sitter vid bordet tar hand om svaren för sammanställning.)

25 Användarforum - Raindance Catarina Arbin

26 Raindance KDB Användarforum Användarforum har som syfte att samla in och identifiera framtida förbättringar av Raindance och KDB. användbarhet funktionalitet mm Se webbsida:

27 Raindance - versionsbyte Ny version 2012vår Installerad i testmiljö Testperiod Information Versionsbyte preliminärt v 42

28 Kontraktsdatabasen - versionsbyte Anders Westin

29 KDB - versionsbyte EKO 5.0 Samarbete med Göteborgs universitet, Chalmers Tekniska högskola och Örebro universitet Acceptanstest klart Test med institutionshandläggare Versionsbyte preliminärt v 42 Förbättrad valutahantering Övergripande fakt/rekv nivå Nytt mallfundament

30 KDB - kvalitetssäkra För att säkerställa utdata i rapporter och statistik samt fullständig dokumentation på rätt löpnummer. Dokumentation underskrifter eller vidimering, ekonomisk redovisning Är projektet avslutat status historik

31 Ekonomiadministrativ utbildning Edrun Eriksson

32 Ekonomiadministrativ utbildning Som ett led i ekonomiavdelningens huvuduppgift att ge råd och stöd inom det ekonomiadministrativa området har vi till denna termin utarbetat en ny utbildning till olika målgrupper inom universitetet. Totalt 7 delar - blandat hel och halvdagar i hörsal eller datorsal

33 Ekonomiadministrativ utbildning Grund, del nya ekonomiadministratörer (Raindance och KDB behörighet) Fördjupning, del 1, 5, 6 och 7 - nya ekonomiadm som arbetat ett tag samt andra som har behov av fördjupning eller repetition. Beslutsstöd, del 1 och 5 - prefekter och andra personer i ledande ställning som för sin verksamhetsplanering o -uppföljning behöver kunskaper om univ redovisning och sin egen institutions ekonomiska resultat och ställning.

34 Ekonomiadministrativ utbildning Fördjupning - del 1 ekonomi och redovisning vid Uppsala univ - del 5 ekonomisk uppföljning och GLIS - del 6 fördjupning Raindance och KDB - del 7 fördjupning redovisning Beslutsstöd Alla delar är i hörsal

35 Aktuella frågor Claes Falk

36 Aktuella frågor Samgående med Högskolan på Gotland Statens servicecenter Genomgång av administrativa processer

37 Samgående mellan UU och HGo Tradition av förnyelse möter passion & vetenskap

38 Bakgrund Formaliserat samarbete på övergripande nivå sedan 2008 Samarbetsprojekt vid institutioner, inom pedagogisk utveckling och inom administration Utredningen vid HGo 2011 Avstämningar med U-dep under hösten - tidplan Avsiktsförklaring december 2011

39 Grov tidplan utgångspunkt för förberedelserna December 2011 Avsiktsförklaring Februari 2012 Förslag till formulering i regleringsbrev April 2012 Gemensam hemställan Juni 2012 Övergripande beslut om organisation, uppdrag, vision för Campus Gotland September 2012 Regeringens förslag i budgetpropositionen Oktober 2012 Regeringens uppdrag December 2012 Riksdagens beslut December 2012 Regeringens beslut 1 juli 2013 Införlivande av HGo i UU

40 Tre prioriterade områden Utbildningsmodellen Liberal Education Nätbaserad utbildning Utbildning och forskning med regional och internationell förankring

41 Organisation och styrning Formella utgångspunkter Inrättande av Uppsala universitet Campus Gotland Implementeringsorganisation inledningsvis underställd rektor, fortsatt vidareutveckling efter införlivandet Ledningsorganisation på campus Inget formellt beslut i april fortsatta förberedelser inför konsistoriets beslut i juni 2012 efter remiss till högskolestyrelsen

42 Delprojekt 1. Organisation och ansvar 2. Utbildningsplanering ht Ekonomistyrning 4. Personal och arbetsgivarfrågor 5. Externa relationer 6. IT-miljö och administrativa IT-system

43 Statens servicecenter Servicecenterutredningen Ett myndighetsgemensamt servicecenter Sänka kostnaderna Öka effektiviteten Ekonomi- och personaladministration samt E- handel

44 Statens servicecenter UU lämnat remissvar Ökad samverkan bra Stödverksamheten ska styras och utformas av UU Avvisar anslutning Ekonomiskt och kvalitetsmässigt inte försvarbart

45 Genomgång av administrativa processer Beslut av konsistoriet i VP för 2012 Genomgång ska påbörjas under 2012 Prioriterade processer Ekonomiadministration Personaladministration Studerandeadministration

46 Sammanfattning Claes Falk

47 Vad händer nu? Utvecklingsområden Önskemål och ideér Seminarier, nätverksträffar, arbetsgrupper mm Information via webben

48 Tack! LUNCH