Projektplan för (H)JÄRNKOLL Kampanjlän Örebro 2013

Transkript

1 för (H)JÄRNKOLL Kampanjlän Örebro 2013 Örebro Elisabet Norlinder Kampanjlänsansvarig Örebro

2 Diarienummer:12OLL Ansvarenhet: AE Referens: 040-ENO006 Projektägare: Birgitta Johansson Huuva Versionshistorik Version Datum Författare Godkänd av Ändringshistorik Elisabet Norlinder BJH Efter styrgruppsmöte Elisabet Norlinder 1.2 Elisabet Norlinder 1.3 Elisabet Norlinder 2

3 Checklista inför beslut om genomförande, BP2, Kontroll Ja Nej Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både gällande X kostnad, resurser, tid och resultat/leverans. Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp. X Mottagarna/målgruppen av projektets leverans är identifierade. X Projektets nytta i förhållande till kostnader och insatser har X kalkylerats, beskrivits och är godkända av styrgruppen. Förväntat resultat/leverans från projektet är tydligt definierat, X dokumenterat och kopplat till styrdokument och beslut från (H)järnkoll, Stockholm. Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i X riskanalysen, inklusive förslag på att hantera dem. Projektplanen är tidsatt och resurssatt per insats/leverans/aktivitet. X Projektmedlemmar, expertpersoner är utsedda. X Samtliga resurspersoner för projektet är säkrade med X resurskontrakt/mejl/muntligt avtal och är införstådda med åtagandet. Projektets avgränsningar är tydligt definierade och dokumenterade. X Följd- och förvaltningskostnader för projektet är identifierade och X muntlig överenskommelse finns mellan Birgitta Johansson Huuva, ÖLL och Marie Gustafsson, Regionförbundet Örebro. Det gäller administrativt stöd vid konferenser och stöd från kommunikationsstrateg. Juridiska och finansiella aspekter har beaktats. X Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de X huvudsakliga leveranserna i projektet. Projektets planerade resultat/leverans är granskat och godkänt av kvalitetssamordnare från projektstart X Beslut Beslut Ja Nej Datum Kommentar Beslut att starta genomförandefasen, BP2 Ja I samband med styrgruppsmöte Justeringar i text. Beslut att bordlägga beslutet 3

4 Innehållsförteckning: Versionshistorik... 2 Checklista inför beslut om genomförande, BP2, Beslut GRUNDLÄGGANDE INFORMATION Bakgrund MÅL Mottagare/målgrupp Intressenter Andra aktörer Effektmål Projektmål KRAV PÅ PROJEKTET Avgränsningar KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT PLANER Tid- och leveransplan Resurser Budget PROJEKTORGANISATION Organisationsschema Roller ansvar och befogenheter Externa kontakter Beslutsprocess KOMMUNIKATION Kommunikationsplan, rapportering inom (H)järnkoll, Kampanjlän Örebro Kontakt med media KVALITET Kvalitetsstrategier Granskningar, utvärdering och uppföljning Effektutvärdering Uppföljning Projektrutiner Etiska överväganden RISKER PROJEKTAVSLUT Bilaga

5 1 GRUNDLÄGGANDE INFORMATION Örebro län har av myndigheten för Handisam via projektet (H)järnkoll i Stockholm, utsetts till ett av fyra nya kampanjlän i Sverige. Länet har vid projektstart sju attitydambassadörer som verkar för att sprida information om (H)järnkoll. Det nu planerade projektet ska leda till en ökning av antalet attitydambassadörer. Målet är att det i länet ska finnas c:a 20 personer i denna roll. Projektet beräknas pågå från och med till Bakgrund Projektets aktiviteter ska så långt som möjligt integreras med annan pågående verksamhet av liknande slag. I landstingets psykiatriska verksamhet och ute i kommunerna pågår aktiviteter som syftar till ett närmare samarbete med brukare och dess företrädare. Bl.a. ska det i höst påbörjas ett arbete med en handlingsplan för ökad brukarmedverkan i vården/omsorgen som ska omfatta hela länet. I psykiatrin har man redan genomfört ett motsvarande arbete. Omfattande utbildningsinsatser för baspersonal tjänstgörande i psykiatrin och i kommunernas socialpsykiatri har genomförts. Insatserna har planerats och genomförts i nära samarbete med företrädare för NSPH. I psykiatrin finns sedan länge s.k. brukarråd. Några av dessa har engagerat brukarföreträdare i vården på ett mycket konstruktivt sätt. I våras kunde arbetet med en överenskommelse mellan Örebro läns landsting, kommunerna i Örebro län och NSPH avseende samarbete kring personer med psykiska funktionsnedsättningar avslutas. NSPH och dess företrädare var i detta arbete en aktiv part. 2 MÅL 2.1 Mottagare/målgrupp Målgrupp är allmänheten inom åldersintervallet år i Örebro län Intressenter Intressenter är patient- brukar- anhörigorganisationer via ett 10-tal organisationer som samordnas av det lokala nätverket NSPH (Nationell Samverkan för Psykisk Hälsa) och som var för sig representerar människor med psykisk ohälsa och sjukdom och neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Även patient- brukar- anhörigorganisationer som inte är organiserade i NSPH ingår i målgruppen. Hälso- och sjukvårdsverksamheten i Örebro läns landsting och vård och omsorg i länets kommuner är också intressenter i projektet. De utgör också en del av målgruppen Andra aktörer Andra aktörer och samverkanspartners i samhället är Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kriminalvården, polisen, goda män, förvaltare, utbildningsverksamheter, habiliteringsverksamheten m.fl. De utgör också en del av målgruppen. 5

6 Vårdgrannar är Primärvården och hälso- och sjukvården i övrigt. De utgör också en del av målgruppen. 2.2 Effektmål Effektmålet syftar till att via kontaktpåverkan öka kunskap och förändra negativa attityder och diskriminerande beteende gentemot personer med psykisk sjukdom och psykisk funktionsnedsättning. 2.3 Projektmål (H)järnkoll, Kampanjlän Örebros mål är att under projekttiden leverera: två manifestationer per år, en på våren och en på hösten minst tio ambassadörsföreläsningar av ambassadörer från Örebro län utåtriktade aktiviteter i samband psykiatriska veckan på minst två orter i Örebro län under förutsättning att psykiatrin anordnar sådana aktiviteter minst två utåtriktade aktiviteter där Kampanjlän Örebro är egen arrangör kontrakt med minst 20 ambassadörer som har lämplig kompetens och erfarenhet för uppgiften minst en artikel i media per halvår minst två insändare i media per halvår minst ett allmänt informationstillfälle per månad gällande Hjärnkoll, Kampanjlän Örebro start av arbete till en egen hemsida på Internet en grupp på Face-book för kampanjlän Örebros egna ambassadörer 3 KRAV PÅ PROJEKTET Projektledningen ska samverka med psykiatrins ledningsgrupp, socialchefsgruppen i länets kommuner samt andra, pågående aktiviteter och projekt. Projektledning och ambassadörer ska särskilt beakta att involvera: lokala politiker från kommuner och landsting chefer inom offentlig förvaltning och näringsliv fackföreningar vårdpersonal polisen skolpersonal och studerande i olika aktiviteter och större manifestationer. 3.1 Avgränsningar Örebro län utgör den geografiska gränsen. 6

7 4 KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT Styrgrupp, projektledning och ambassadörer ska använda sina kontakter och nätverk för att kunna samarbeta med andra, pågående projekt inom Örebro län. 7

8 5 PLANER 5.1 Tid- och leveransplan. Svart pil = (H)järnkoll Kampanjlän Örebro Diarienummer: 12OLL Ansvarsenhet: Referens: 040-ENO006, fr.o.m Upptakt för projektledarna i Kampanjlän Örebro var 27, 28 augusti i Stockholm. BP= beslutspunkter

9 PROJEKTTID Aktivitets- och tidsplanering , (H)järnkoll, kampanjlän Örebro aug sept okt nov dec Aktivteter Varaktighet beslut i styrgruppen att godkänna projektplanen. BP 1 Förberedande/etableringsfas BP2 Genomförandefas BP2 Projektledning till 27-28/8 Stockholm, info XX Utåtriktad 29/8 31/12 information av ambassadörer angående Hjärnkoll, kampanjlän Örebro. Värva nya ambassadörer Skriva projektplan 29/9-12/11 Rekrytera till 29/9-7/11 expert/ referensgrupp Intervjuer av nya 29/8-9/10 ambassadörer Grundutbildning för 10-12/10 samtliga i XXX Kampanjlän Örebro Förbereda 12/10-6/12 manifestation 7/12 Planering för Kickoff 2/11-31/12 med fadderlän Skåne, 2013 Projektgruppsmöten 2/11, 15/11, 6/12, X X XX 7/12 Styrgruppsmöte 12/11 X Projektstart, BP2 12/11 X Grundutbildning 15-16/11 XX 9

10 PROJEKTTID Aktivitets- och tidsplanering , (H)järnkoll, kampanjlän Örebro aug sept okt nov dec Aktivteter Varaktighet beslut i styrgruppen att godkänna projektplanen. BP 1 Förberedande/etableringsfas BP2 Genomförandefas BP2 Starta facebookgrupp 13/10-31/12 för länets egna ambassadörer Projektledning till 21/11 X Stockholm för info. Genomföra 7/12 7/12 X Planera för Rickard Brackens sammankomst med ambassadörer i grannlänen Sammanställa statistik gällande ambassadörernas uppdrag Lämna projektplan till Rickard Bracken Lämna ekonomisk redovisning för 2012 till Rickard Bracken 8/12-31/12 1 gång/månad X X X X 1/12 X 1/12 X 10

11 PROJEKTTID Aktivitets- och tidsplanering , (H)järnkoll, kampanjlän Örebro jan feb mars april maj juni Aktivteter Varaktighet BP2 Genomförandefas BP2 BP3 Planera för Kickoff med fadderlän Skåne 1/1-4/2 Projektledning till Stockholm för info. Delta på psykiatrins samverkansdag Utåtriktad information av ambassadörer angående Hjärnkoll, kampanjlän Örebro. Värva nya ambassadörer. Genomföra Kickoff med fadderlän Skåne Planera manifestation 15/5 Genomföra manifestation 15/5 Projektledning till Stockholm för info. BP3 Revidera projektplanen 22, 23/1 XX 25/1 X 1/1-30/6 5/2 X 1/1-2/5 21/5 X juni X 11

12 PROJEKTTID Aktivitets- och tidsplanering , (H)järnkoll, kampanjlän Örebro jan feb mars april maj juni Aktivteter Varaktighet BP2 Genomförandefas BP2 BP3 Semesterperiod 15/6-30/6 Ambassadörföreläsningar 1/1-31/5 X X X X X Planera för 2/5-12/6 utåtriktad aktivitet Genomföra 13/6 X utåtriktad aktivitet Skriva artikel Före 15/6 Skriva insändare Före 15/6 Påbörja arbetet med egen hemsida på Internet 5/2-31/5 BP3 Revidera projektplanen juni 12

13 PROJEKTTID Aktivitets- och tidsplanering , (H)järnkoll, kampanjlän Örebro juli aug sept okt nov dec Aktivteter Varaktighet BP2 Genomförandefas BP2 Semesterperiod 1/7-15/8 Förbereda 15/8-9/10 manifestation, höst Genomföra 10/10 X manifestation Ambassadörföreläsningar 15/8-31/12 X X X X X Psykiatriska 11/11-17/11 veckan, medverka Planera för 15/8-12/9 utåtriktad aktivitet Genomföra 13/9 X utåtriktad aktivitet Skriva artikel Före 1/12 Skriva insändare Före 1/12 13

14 5.2 Resurser Örebro läns landsting, psykiatrin kommer att bidra med egna resurser i projektet i form av stöd i olika och lämpliga former förmedlat av psykiatridirektör, bitr. psykiatridirektör, psykiatrins ledningsgrupp, samverkansgrupperna Vilmer, Vilgot och Marit och från Regionförbundet. Dessutom kommer psykiatrin att bidra med lokaler och material. 5.3 Budget Psykiatriförvaltningen i Örebro läns landsting kommer att vara mottagare av bidrag och svara för den ekonomiska redovisningen. Örebro läns landsting tillhandahåller kontor och nödvändig kontorsutrustning.

15 Budget 2013 Aktivitet Erhållna medel Budget medel Budget överskott Projektledning lön Gert Andersson 60% lön Elisabet Norlinder 40% Projektadministration lokaler kr kr Mediakontakter /presskonferens Annonser kr kr tryckkostnader kr kr IT kr lokaler, externa kr konferenslokaler kr telefon kr Resor Resor för ambassadörer kr kr Resor för projektledning kr Hyrbilskostnad kr Taxi Amasadör 0 kr Taxi Projektledning kr Kostnadsersättningar till ambassadörer kr kr Övriga kostnader Hotel, boende kr Konferenser (vi anordnar) kr Konsulter kr Konferenskostnader för projektledning(går på kurs) 0 kr Konferenskostnader för ambassadörer (deltagaravgift) kr Konferenskostnader för projektledning (deltagaravgift) 0 kr Facklitteratur kr Fraktkostnader (material från Stockholm) kr Presenter kr Summa kr kr Totalt erhållna medel från Handisam Överskott 2012 Överskott % Totalt erhållna medel 2013 Totala Medel 2013 (ink överskott) kr kr kr kr kr 15

16 6 PROJEKTORGANISATION 6.1 Organisationsschema PROJEKTÄGARE Birgitta Johansson Huuva EXPERTGRUPP Olle Lindgren, Autism och Aspergerföreningen, Maria Andersson, Att leva med ADHD, Gunilla Spångberg, enhetschef Närpsykiatri Hallsberg, Örjan Samuelsson, Verksamhetschef Stiftelsen Activa, Örebro, Susanne Lindholm, Livin, personal & marknadsföring STYRGRUPP B. Johansson Huuva, E. Sjöberg ÖLL M. Gustafsson, S. Rydén, Regionförbundet, S. Wange, NSPH I. Ångman, Degerfors kommun PROJEKTLEDARE Elisabet Norlinder, Gert Andersson KVALITETSSÄKRING John-Ivar Fallström Kvalitetssamordnare, Psykiatrin, ÖLL PROJEKTGRUPP 20 ambassadörer, Örebro län PSYKIATRIN Örebro Arbgr. Lindesberg Arbgr. Nora Arbgr. Hällefors Arbgr. Ljusnarsberg Arbgr. Laxå Arbgr. Askersund Arbgr. Karlskoga Arbgr Lekeberg Arbgr. Kumla Arbgr. Hallsberg Arbgr. Degerfors Arbgr

17 6.2 Roller, ansvar och befogenheter A) Projektägare, (H)järnkoll, kampanjlän Örebro Birgitta Johansson Huuva, förvaltningsdirektör, psykiatrin, Örebro läns landsting, är projektägare. Det är projektägaren som ansvarar för utvärderingen av projektet och att projektets ramar, budget och mål säkerställs. B) Styrgrupp Birgitta Johansson Huuva, förvaltningsdirektör, psykiatriförvaltningen, Örebro läns landsting Erik Sjöberg, biträdande förvaltningsdirektör, psykiatriförvaltningen, Örebro läns landsting Marie Gustafsson, enhetschef, social välfärd, Regionförbundet Örebro Susanne Rydén, utvecklingsledare, social välfärd, Regionförbundet Örebro Sofia Wange, NSPH Ingemar Ångman, socialchef, Degerfors kommun. Styrgruppen fattar beslut som rör projektet samt om sådant som ligger utanför projektets ursprungliga överenskommelser och direktiv. Gruppen träffas ca 1 gång/månad, ca 1 timma. Projektledarna ingår i styrgruppen. Protokoll ska skrivas av en projektledare och justeras av styrgruppsmedlemmar. Styrgruppen fattar beslut angående BP3. De finns i januari och juni Beslut fattas då angående detaljerad planering av leveranser för ca 6-12 månader framåt. C) Projektledare Elisabet Norlinder och Gert Andersson är projektledare och de leder och fördelar arbetet inom projektet. Projektledarna fattar beslut om det som ligger inom överenskommelsen, direktivet. Projektledarna verkställer beslut som fattas i styrgruppen. Projektledarna ansvarar för den löpande planeringen, uppföljningar och projektets budget. Arbets- och ansvarsfördelning mellan projektledarna finns i särskilt dokument. 1 Gert Andersson är också ambassadör. 1 Dokument finns på projektkontoret Eklundavägen 1, Örebro.

18 D) Projektmedarbetare tillika ambassadörer 1 Ida Otterholm 14 Angela Hedenberg 2 Rebecca Hurtig 15 Karin Österman 3 Ulrika Hylén 16 Liza Sörberg 4 Tuula Pettersson 17 Ewa-Lena Engberg 5 Anders Odel 18 Susanna Larsson 6 Patrik Holmström 19 Örjan Kullh 7 Mats Andersson 20 Gert Andersson, projektledare 8 Angelica Larsson 21 9 Anette Andersson Johan Stenkvist Sondra Karlsson Kerstin Fjärrfors Eva Morell 26 Varje enskild projektmedarbetare har att fatta de beslut som ligger inom ramen för att lösa sina uppgifter. Dessa uppgifter har projektmedarbetarna planerat tillsammans med projektledarna Elisabet Norlinder och Gert Andersson E)Expert-referensgrupp Expert-referensgrupp består av: Olle Lindgren, Autism och Aspergerföreningen i Örebro län, Maria Andersson, Att leva med ADHD, Gunilla Spångberg, enhetschef Närpsykiatri Hallsberg, Örjan Samuelsson, Verksamhetschef Stiftelsen Activa, Örebro Susanne Lindholm, biträdande hotellchef, Livin hotell, Örebro Expert-referensgruppsmedlemmarna ska bistå projektledarna med expertsynpunkter inom ramen för sina kompetensområden. 18

19 F) Kvalitetsgranskare John-Ivar Fallström, kvalitetssamordnare, psykiatriförvaltningen, ÖLL är utsedd att kvalitetssäkra projektets arbetsformer. Det ska ske genom att ställa frågor under rubrikerna: utbildning styrgrupp möten dokumentation projektplaner projektorganisation ändringshantering Frågorna som ställs ska poängsättas och gå att svara ja eller nej på. Särskild mall finns för ändamålet. Det är projektledarna som svarar på frågorna. G) Arbetsgrupper och kontaktpersoner Norra länsdelen: Tuula Pettersson Södra länsdelen: Mats Andersson, Ida Otterholm Västra länsdelen: Ulrika Hylén, Johan Stenkvist, Anette Andersson, Angelica Larsson Örebro: Rebecca Hurtig, Anders Odel, Sondra Karlsson, Kerstin Fjärrfors, Eva Morell, Angela Hedenberg, Karin Österman, Liza Sörberg, Ewa-Lena Engberg, Susanna Larsson, Örjan Kullh, Patrik Holmström, Gert Andersson. 6.3 Externa kontakter Projektledarna och ambassadörerna använder sina kontakter och nätverk lokalt och nationellt i varje given situation. Johan Hydén från KAMP företagsutveckling har hjälpt till med praktiska frågor angående projektmodellen Projektil. 6.4 Beslutsprocess Projektledarna fattar beslut inom projektets ram efter det att planerna är frysta och efter att styrgruppen har godkänt BP3:orna. I övrigt krävs en ärendeändringshantering. Styrgruppen fattar beslut angående ändringar och frågor som ligger utanför projektets ram. Projektledarna presenterar dessa frågor på styrgruppsmöten. Besluten protokoll- och diarieförs. Styrgruppen kommer att rapportera till samverkansorganisationen Vilmer, Vilgot och Marit. 19

20 7 KOMMUNIKATION 7.1 Kommunikationsplan, rapportering inom (H)järnkoll, Kampanjlän Örebro. MOTTAGARE Projektägaren, Birgitta Johansson Huuva VILGOT/VILMER /MARIT Projektdirektiven+ riktlinjer E/P Styrgruppsmöte, kallelse Styrgruppsprotokoll Projektmöte, kallelse Minnesanteckningar Projektmöte Statistikrapport E Allmän Projektinfo/ inbjudningar M/SP/E M/SP Styrgruppen E/P D/E E/P E E M/SP/E Projektledarna E/P D S D S S/P S Projektmedarbetarna/ E M D E E/P E/SP ambassadörer Expertgruppen E E E E/SP Kvalitetssäkrare E E E/SP Målgruppen, allmänheten informeras i första hand av ambassadörerna. E/D/W Enhetschefer E E/I/W Socialchefer E E/I/W Verksamhetschefer E E/I Chefer, funktionshinderområdet Chefer, individ familjeomsorg Nyckelpersoner, E E/SP gymnasieförvaltningar Personliga ombud E E/SP Örebro Media PR/E Brukarorganisationer E E E E/SP NSPH Intresseorganisationer 2 E E E E/SP Södra, västra, norra länsdelarna, Örebro/Lekeberg E E/SP Andra aktörer E/SP Intressenter E/SP (H)järnkoll, Stockholm E E E/SP Rickard Bracken NSPH, Stockholm E/SP Anita Odell P= papper E= elektroniskt D= deltagit I= Intranät PR= pressrelease B= broschyr M= muntligt S= skriver, sekreterare W= Webb, SP= specialrapport E E/SP 2 Intresseorganisationer= Stjernverkstaden, Verdandi, Ria Dorkas- Hela människan, Stiftelsen Aktiva 20

21 7.2 Kontakt med media Projektledarna och ambassadörerna tar aktuella kontakter med media i samverkan med projektledarna. Till hjälp finns kommunikatörer på (H)järnkoll i Stockholm. 8 KVALITET 8.1 Kvalitetsstrategier En kvalitetsbedömare är utsedd. Uppdraget i projektet Hjärnkoll, Kampanjlän Örebro är att gå igenom Mall för projektgranskning tillsamman med projektledarna. På så vis säkerställs att samtliga rubriker, mallar och dokument i projektet blir kritiskt granskade och vid behov tillrättalagda. Dessutom sker en granskning av kvaliteten när projektgrupp och styrgrupp träffas på regelbundna möten. Avstämningar sker då och eventuella förbättringsåtgärder föreslås. Expertreferensgruppen finns tillgänglig för synpunkter på texter och leveranser. 8.2 Granskningar, utvärdering och uppföljning Granskning av projektets arbetsformer, struktur, innehåll, genomförande och terminologi sker 1 gång per termin och enligt särskild mall. Första granskning genomförs Då är det en test av granskningsmallen. Projektet är då fortfarande i planeringsfas. Tider för kvalitetsgranskning: Bedömningar utifrån kvalitetsgranskning och uppföljningar görs efter varje sådan aktivitet. Projektledarna, projektgruppen/ambassadörerna och styrgrupp kan också kontinuerligt lämna synpunkter på projektets arbetsformer, struktur, innehåll, genomförande och terminologi. Uppföljning av projektets leveranser sker efter varje aktivitet via enkelt frågeformulär eller muntlig utvärdering. De kommer att vara av både kvalitativ och kvantitativ karaktär. En modell för att stämma av arbetsklimatet inom projektgruppen finns och används ca 2 ggr/termin. Modellen benämns Stjärnan. Se bilaga Effektutvärdering Effektutvärdering sker via projektledaren Rickard Bracken, Stockholm. 8.4 Uppföljning Fokusgruppsintervjuer genomförs på minst fem orter i Örebro län med deltagare från NSPH, ambassadörer och personal från vård och omsorg. Uppföljningarna fokuserar på att ställa frågor om projektmålen. 21

22 8.5 Projektrutiner Projektet följer de olika faserna. I varje fas genomförs riskanalys på projekt- och styrgruppsmöten. Minnesanteckningar och styrgruppsprotokoll skrivs. Rollerna är identifierade. Individuella överenskommelser med projektmedarbetare finns skriftligt eller muntligt med berörda chefer då det är aktuellt. Varje ambassadör gör själv upp om eventuella villkor med Försäkringskassa och Arbetsförmedling. Som stöd för projektstyrning finns projektmodellen PROJEKTIL. För övrigt följs, i tillämpliga delar, rutiner och direktiv från psykiatriförvaltningen, Örebro läns landsting, Regionförbundet Örebro och projektledning för (H)järnkoll i Stockholm. 8.6 Etiska överväganden Samtliga personer som ingår i projektorganisationen har ett ansvar för att göra etiska överväganden i samband med leveranser och personkontakter. 9 RISKER I ett projekt som (H)järnkoll bygger de flesta leveranser/aktiviteter på personmedverkan. Risker finns alltid att föreläsare/ambassadörer och deltagare kan bli sjuka eller att andra allvarliga hinder ska uppstå för personerna att delta. När sådana situationer uppstår måste projektledarna besluta om att ställa in berörda föreläsningar, alternativt utöka föreläsningstid för andra deltagare. Erfarenheten säger att om föreläsare engageras som bor mil bort från Örebro län och om personen ska åka tåg och dessutom föreläsa tidigt på morgonen så är det bäst att anlända till länet kvällen innan föreläsningen. Samma gäller för vinterväder. Om det är möjligt ska en plan B finnas. En risk finns att oförutsedda kostnader uppstår och därför måste det finnas budgetmedel i reserv. 10 PROJEKTAVSLUT Projektet avslutas enligt planering och beslut från projektorganisationen i Stockholm. Plan för projektavslut bestäms i samband med första styrgruppsmöte efter sommaruppehåll år Rapport skrivs av projektledningen efter projektavslut. 22

23 Bilaga 1 Ändringsdokument Projekt: Hjärnkoll, Kampanjlän Örebro Ändringsnummer: Initiering Datum: Förslagsställare: Vad gäller ändringen: Varför ska den genomföras: När ska den vara klar: Konsekvensbedömning Hur lång tid kommer ändringen att ta: Hur mycket kommer den att kosta: Påverkan på projektets slutdatum: Beslut Vem ska göra ändringen: När ska det vara klart: Rapport till vem att det är klart: Nej, motivering: 23