Revisionsrapport på uppdrag av bolagets lekmannarevisorer Externa tjänster

Transkript

1 Revisionsrapport på uppdrag av bolagets lekmannarevisorer Nils Fredholm Kristina Lindhe Externa tjänster Sölvesborg Energi och Vatten AB

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning 1 2. Inledning Bakgrund Granskningens syfte och metod 2 3. Upphandlingar och avtal Iakttagelser Bedömning 6 4. Kontroll av leveranser 6

3 1. Sammanfattande bedömning PwC har fått i uppdrag av bolagets lekmannarevisorer att granska hur löpande externa tjänster anlitas och hur de kontrolleras. Vi gör följande bedömningar. SEVAB har genom styrdokument för hur upphandling av externa tjänster ska genomföras, på ett bra sätt givit förutsättningar att anlitande av sådana tjänster sker på ett ändamålsenligt sätt. Upphandlingsområdet är i ständig förändring. Därför är det positivt att SEVAB med hjälp av extern expertis genomfört utbildning för berörd personal inom LUF, den lag som främst styr hur bolaget ska upphandla. Flera avtal löper med automatisk förlängning ett eller tre år i taget vilket, enligt upphandlingsreglerna, inte får ske. Därför behövs en genomgång dessa avtal. Vi rekommenderar att upphandlingar sker efter att ny lagstiftning införts och är planerad att gälla fr.o.m. halvårsskiftet SEVAB har ett attestreglemente som bestämmer hur kontroll av leveranser med åtföljande faktureringar ska ske. Detta kompletteras med en bemanning av arbetsledare m.fl. som har goda förutsättningar att i praktiken intyga att volym och kvalitet är riktiga från leverantörernas sida. Separata upphandlingar genomförs vid entreprenadarbeten och större engångshov. Lägsta anbud har antagits vid alla senare års entreprenadarbeten. Bakgrund och motiv för våra bedömningar återfinns i den fortsatta rapporten. 1

4 2. Inledning 2.1 Bakgrund Enligt Aktiebolagens 10 kapitel, Allmän och särskild granskning, ska lekmannarevisorerna granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Kommunens revisorer granskade 2012 samhällsbyggnadskontorets rutiner för anlitande av externa tjänster och hur dessa styrs och kontrolleras. Motsvarande uppdrag har nu givits till PwC vad avser de kommunägda bolagen Sölvesborg Energi och Vatten AB (SEVAB) och Sölvesborgshem AB. Som allmän bakgrund kan också framhållas att det i planering och genomförande måste det finnas god ordning, struktur och kontroll. Brister kan leda till merkostnader eller att inte förväntad funktion och kvalitet uppnås. Brister i kontroll kan också öppna upp för oegentligheter där bolagets, och i förlängningen kommunens, förtroende och anseende kan skadas. Det är den generella bakgrunden till att lekmannarevisorerna beslutat om externa tjänster som ett granskningsområde. 2.2 Granskningens syfte och metod Syftet är att granska företrädesvis hur de löpande avtalen med externa leverantörer upphandlats och tillämpas men också, på ett översiktligt sätt, hur större entreprenader 2013 upphandlats. Upphandling av tjänsterna ska ske i enlighet med lagstiftningen, för SEVAB:s del och vad avser denna granskning, Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Granskningen har följande revisionsfråga: Har bolaget en ändamålsenligt intern kontroll avseende anlitande av entreprenörer och uppföljning av utförda arbeten. Följande revisionskriterier är underlag för bedömningarna: Hur har externa tjänster anlitats och finns avtal? När används ramavtal och när sker separata upphandlingar? Hur sker kontroll av leverantörers arbete och fakturor? Rapportens följande avsnitt följer dessa tre frågeställningar. 2

5 Inledningsvis har undersökts i vilken omfattning externa tjänster anlitas, på vilka områden, och hur bolagets bedömning är av vad som ska skötas i egen regi och vad bättre lämpar sig att upphandla externt. Det senare valet kan naturligtvis ha flera orsaker, såsom större entreprenadprojekt, specialkompetens, tillfälligt behov etc. Genomgången avser främst tjänster som köps återkommande och som normalt har ramavtal som grund. De kan avse mark- och anläggningsrelaterade tjänster, serviceområden, konsulter m.m. För att kunna bedöma detta har vi undersökt vilka avtal som finns samt gått igenom redovisade belopp för respektive tjänsteområde och leverantör under 2013 fram till mitten av november. Även belopp för 2012 har tagits fram för att få jämförande uppgifter. Den samlade avtalsgenomgången bedömer framförallt huruvida de är aktuella och heltäckande i förhållande till bolagets egna respektive övergripande regelverk. Undersökning har skett av hur konkurrensaspekter har beaktats. Om upphandling inte skett i konkurrens har skälen för detta efterfrågats. Dessutom har vi undersökt om det har förekommit att upphandlingar överprövats och eventuellt utfall av sådana. Vid en intervju med bolagets representanter deltog ledningen och representanter för de olika verksamhetsområdena. Vi erhöll då information och dokument avseende granskningsfrågorna. Efter senare analys och några tilläggsfrågor har vi sammanställt rapporten. Den har sakavstämts av bolagets VD och därefter kompletterats på några pukter. 3

6 3. Upphandlingar och avtal 3.1 Iakttagelser Utgångspunkt för vad som ska skötas i egen regi och vad som är lämpligare att upphandla externt avgörs av kompetens och behov av sådan. Merparten av de löpande behoven för de i koncernen ingående bolagen finns i huset. Nyanställning har skett av fem personer under föregående år för att säkra den egna kompetensen och kapaciteten. Fyra montörer arbetar med drift och underhåll av elnätet personer arbetar på VA-området, vilket är den enskilt största verksamheten. SEVAB ansvarar och äger även bredbandet inom kommunen. Drift sker huvudsakligen genom egen personal medan fibertekniker köps externt. Sevab bedriver verksamheter som både omfattas av LOU och LUF. LOU-upphandlingarna är i princip de som sker genom kommunen, i övirgt fäller LUF. För att säkerställa att LUF används korrekt genomfördes en heldagsutbildning för berörd personal i september 2013 med hjälp av extern expertis på området. Bolaget har ett aktuellt dokument Inköp och upphandling med en rutinbeskrivning vars syfte är att se till att aktuell lagstiftning efterlevs, ingångna avtal med leverantörer efterlevs samt att leverantörsbedömningar genomförs fortlöpande. Lagstiftningen återges sammanfattningsvis i dokumentet med uppgifter om tröskelvärden, de olika upphandlingsformerna m.m. Vi noterar att bolaget i sina kriterier för att bedöma leverantörer har stort fokus på hur miljö- och kvalitetsaspekter tillgodoses. Externa köp sker inom ramen för större projekt som kräver stora resurser. Sandviken, etapp 3, är ett sådant pågående VA-projekt för cirka 17 mnkr. I övrigt genomrdes inga projekt i denna storleksklass. Vår granskning av upphandlingar och avtal har skett genom att begära en sammanställning över befintliga ramavtal och att jämföra denna med redovisningen för helåret 2012 och 2013 till mitten av november (tidpunkten för genomgången) vad avser leverantörer och belopp. Bolagets godkända leverantörer finns i ekonomisystemets leverantörsregister, vilket vi då fick tillgång till. Vad gäller löpande behov sker en hel del köp inom grävarbeten, konsulttjänster, försäkring, analystjänster, städning m.m. Inom elproduktionen köps visst drift och underhåll liksom transformatortjänst. Totalt 27 leverantörer finns representerande olika behov för bolaget. År 2012 köptes för 13,4 mnkr och till mitten av november 2013 cirka 12 mnkr. Grävarbeten står för den största andelen, 5-6 mnkr, och konsulttjänster näst störst, cirka 2,5 mnkr. Upphandlingar av löpande externa tjänster sker i några fall tillsammans inom kommunkoncernen. Leasing av fordon är beloppsmässigt störst, 321 tkr år 2012 och 360 tkr för helåret Försäkringar upphandlas också gemensamt med kommunen, cirka 600 tkr/år Analystjänster (vattenkvalitet) handlas upp av 4

7 Bromölla kommun tillsammans med Sevab och uppgår till drygt 600 tkr/år. Försäkringar och försäkringsmäklare upphandlas genom kommunen med cirka 600 tkr/år. Kostnaderna för leasingbilar uppgår till 321 tkr respektive 360 tkr de två åren. Vad gäller konsulter har kommunen gjort en upphandling som Sevab anslutit sig till. Alla avtal avser 2+2 år där sista datum inom förlängningsperioden är Avtalen tecknades vilket innebär att den nuvarande LOU-bestämmelsen, att rangordning ska ske mellan antagna anbud, då inte behövde tillämpas. Berörda områden är arkitekter, VVS-teknik, VA-utredningar, processkompetens, gata,väg, mark samt GEO-teknik. SEVAB har anlitat tre större konsultbolag, WSP, Sweco och Tyréns som anlitats med betydande belopp under , totalt cirka 3 mnkr/år där WSP står för merparten. Sedan några år tillbaka finns regler i LOU som kräver att upphandlade leverantörer ska rangordnas, där den som rankats som nummer ett alltid först ska tillfrågas. Det innebär en förändring i förhållande till tidigare regler där det gavs möjlighet för beställaren att fritt välja bland de som utsetts som ramavtalsleverantörer. Grävarbeten är, som ovan nämnts, det särklassigt största området där externa tjänster köps. Avtalen med två företag gick ut efter år 2013 och en ny upphandling har genomförts. Tilldelningen blev till lägsta bud av de leverantörer som levde upp till skallkraven. Upphandlingen avser olika maskintyper varför det i detta fall inte har vairt aktuellt med rangordning av leverantörer.en av anbudsgivarna har begärt en överprövning av upphandlingen, varav följer att den ännu inte är slutligt avgjord. I den sammanställning vi erhållit finns elva avtal som har en automatisk förlängning med ett eller tre år i taget. De årliga ersättningarna ligger här på belopp på cirka 200 tkr eller lägre, således begränsade belopp. Ramavtal får enligt LOU inte gälla längre än fyra år om inte särskilda skäl föreligger. Av allt att döma införs en ny lagstiftning från halvårsskiftet där beloppsgränser för direktupphandling höjs betydligt både inom LOU och LUF/LUFS. Syftet är att förenkla upphandlingsförfarandet. Regeringen överlämnade en lagrådsremiss den 13 februari 2014 med gränsvärden kr respektive kr, innebärande nära en fördubbling av nu gällande belopp. Samtidigt finns i förslaget ett krav på att direkupphandlingar ska dokumenteras med angivande av skäl för sådant beslut och annat av betydelse vid upphandlingen i det fall upphandlingens värde överstiger kr. Den upphandlande enheten ska också anta riktlinjer för genomförande av direktupphandlingar. Lagändringarna förslås träda i kraft den 1 juli Vad gäller frågan om större entreprenader under 2013 genomfördes ett större entreprenadprojekt som avsåg VA-utbyggnad i Sandviken. Lägsta anbud erhöll uppdraget. Enligt uppgift från de intervjuade har bolaget inte frångått lägsta anbud i något fall. Vad de kan erinra sig har det inte heller tidigare varit aktuellt att utse annan levarantör än den som haft lägst pris. 5

8 3.2 Bedömning SEVAB har genom sitt leverantörsregister en sammantällning som på ett bra sätt täcker in tjänsteområdet. Motsvarande finns också för varor och produkter. I registret finns elva leverantörer där automatisk förlängning ett eller tre år i taget gäller. På vissa områden kan det uppfattas som om det endast finns en realistisk leverantör och att därför avtal tecknas med denne. Vi har förståelse för detta. Med tanke på att marknadssituationen kan förändras, och att regelverken inte godtar långa avtal med en enda leverantör, behöver dock bolaget göra en översyn av dessa avtal. Där det rör sig om de allra lägsta beloppen och/eller mer tillfälliga leveranser kan det enligt vår menig vara bättre att reglera förhållandet med leverantören på annat och enklare sätt. Bolagets styrdokument Inköp och upphandling utgör en bra grund för att upphandlingar ska genomföras på ett korrekt sätt. Det behöver uppdateras med hänsyn till att bolaget berörs både av LUF och i viss mån LOU. Bland annat gäller olika tröskelvärden. Genomgången bör dock ske först efter att de ovan nämnda förändringarna av lagstiftningen trätt i krav. Genom att dokumentet finns bedömer vi att det, efter förändringar på denna punkt, huvudsakligen tillgodoser den kommande lagstiftningen. Här införs dock den generella bestämmelsen att direktupphandlingar över 100 tkr ska dokumenteras. Formerena för detta inom koncernen behöver skrivas in i dokumentet. Vi har vidare fått tilllfredsställande svar på en övergripande granskningsfrågan om utfallet av större entreprenader under Kontroll av leveranser Det finns två styrdokument som i olika grad har koppling till revisionsfrågan om kontroll av leveranser. Främst gäller det attestreglementet för koncernen Sölvesborg Energi och Vatten som bland annat har som syfte att säkerställa att bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Vidare att kontroll/attester innebär en bekräftelse av att prestationer och transaktioner stämmer med beslut och planer, att behöriga personer agerat samt att villkor är riktiga. Attestreglementet framhåller också att beslutsattest och leveranskontroll inte skall utföras av samma person. En skärpning av denna formulering gjordes efter en genomgång av reglementet i december Tidigare var det önskvärt att arbetsmomenten var åtskilda. Bolagets dokument Inköp och upphandling har mer inriktning mot att kraven från lagstiftaren beaktas. Indirekt innebär det också att förhållandet med leveran- 6

9 törer blir bra, både på ett övergripande plan rörande marknadsfrågor och i den enskilda leverantörsrelationen. De intervjuade beskriver, ut över detta, tillvägagångssätt i fakturakontrollerna. Tillsammans med fakturan ska det bifogas en dagrapport, upprättad av leverantören. Rapporten lämnas till berörd arbetsledare hos SEVAB som normalt befinner sig i anslutning till leverantörens arbete och därför är den personer som har bäst förutsättningar att bedöma tidsåtgång och kvalitet. Området som främst är berört, vad gäller utbetalda ersättningar, är grävtjänster. Bedömning Vi bedömer att det finns bra förutsättningar att leveranser blir korrekta. Vi grundar bedömningen på att det finns två styrande dokument på området. Genom mottagningsattest från arbetsledare och andra personer med direkt insyn i leverans/prestation finns detta reglerat på ett bra sätt i attestreglementet. Sölvesborg den 25 februari 2014 Nils Fredholm PwC 7