Verksamhetsberättelse

Transkript

1 2014 Verksamhetsberättelse

2 Innehållsförteckning INLEDNING... 2 SYFTE... 2 AKTUELLA HÄNDELSER... 3 FÖRVALTNINGENS MÅL... 6 MÅLOMRÅDE: KUND... 6 MÅLOMRÅDE: GOD OCH PATIENTSÄKER VÅRD... 9 MÅLOMRÅDE: PERSONAL OCH KOMPETENS MÅLOMRÅDE: MILJÖ OCH HÅLLBARHET MÅLOMRÅDE: INFORMATION OCH KOMMUNIKATION MÅLOMRÅDE: ORGANISATION OCH EKONOMI MÅLOMRÅDE: REGIONAL UTVECKLING EKONOMI RESULTATRAPPORT ÅRETS RESULTAT INVESTERINGAR PRODUKTIONSTAL PERSONALEKONOMI PERSONALKOSTNADER KOSTNADSANALYS ANTAL ANSTÄLLDA ÅRSARBETARE PER YRKESGRUPP (YRKESGRUPP UTIFRÅN FÖRVALTNINGSSPECIFIKT) SJUKFRÅNVARO FRAMTIDA UTMANINGAR BILAGOR: UPPHANDLINGSRAPPORT ÖLL

3 Inledning Uppföljningen i förvaltningens verksamhetsberättelse utgår från verksamhetsplanen för 2014, vilken i sin tur utgår från förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner som uttrycks i landstingsfullmäktiges verksamhetsplan och överenskommelsen med nämnden för Trafik, miljö och service samt förvaltningens egna mål. Lednings- och verksamhetsstöd, LoVS, är serviceorganisationen inom Örebro läns landsting. Många av landstingets stödprocesser är samlade i LoVS såsom kundtjänst, IT-stöd, medicinsk teknik, fastigheter, kost, transport, städ, ekonomi- och personalservice, upphandling, diarium och arkiv. Vår vision och övergripande målbild är att: LoVS ska bli Sveriges bästa serviceorganisation hållbar, effektiv och personlig i ett gemensamt uppdrag för kunden. LoVS arbetar kontinuerligt med att förbättra såväl produkter, tjänster, processer, rutiner och inte minst bemötandet gentemot våra kunder. Landstingets verksamheter vänder sig till invånarna och patienterna. Invånarna och patienterna är även för LoVS de viktigaste mottagarna, men kunden för LoVS är i de flesta fall landstingets förvaltningar och kanslier. LoVS behöver också möta kundernas behov och krav med de mål och uppdrag som politikerna beslutar att LoVS ska uppfylla. Dessa mål och uppdrag kan i vissa fall påverka serviceutbud och servicenivåer. En nära dialog behövs på alla nivåer. Inom LoVS har medarbetare från alla våra områden arbetat fram en servicepolicy. Servicepolicyn har under 2014 förankrats med alla medarbetare och den utgör även våra framgångsfaktorer, det vi ska fokusera på för att bli uppskattade och framgångsrika: - Helhetssyn - Professionalism - Engagemang - Kostnadseffektivitet Syfte LoVS ska ge personlig och effektiv service genom att erbjuda hållbara och tillförlitliga tjänster och produkter för att stödja och bidra till utvecklingen av landstingets verksamheter. 2

4 Aktuella händelser Nedan redovisas inre och yttre händelser som påverkat LoVS verksamhet under året och som våra kunder, invånare och patienter berörts av. Under fyra dygn i mars när kontaminerat vatten läckte ut från Svampen, blev LoVS verksamheter snabbt involverade. LoVS var med i införskaffandet av dunkar, distribution av kokt vatten till vårdavdelningar på USÖ och distribution av dunkar med vatten från tankbilar till vårdverksamheter på USÖ samt till vårdcentraler och Folktandvården. Televäxeln fick ta emot ett stort antal samtal under de första dygnen och Medicinsk Teknik säkrade hantering av medicinsk apparatur, framför allt dialysapparatur. Vi har fått positiv återkoppling från flera av våra kunder kring hur vårt arbete fungerade. Samtidigt satte händelsen med förorenat vatten fokus på vår beredskap vid oväntade händelser. En ny beredskapsplan för LoVS har tagits fram, där erfarenheterna från denna händelse tagits med i arbetet. Planering för reservvattenförsörjningen för våra tre sjukhus pågår och förväntas vara i drift 2016/2017. Inom LoVS har arbetet fortsatt med att förenkla för kunden och minska antalet vägar in i vår verksamhet. Samtliga beställningar som kommer in till städavdelningen går nu via Kundtjänst. Sjukrese- och färdtjänstbeställningar sköts av televäxelns personal nattetid. Koordinering i samband med flyttar kan beställas via Kundtjänst. En supportgrupp för videooch konferensrumslösningar har inrättats, en helhetslösning finns för beställning av vård- och läkemedelsvagnar och ett nytt beställningsformulär har införts för fastighetsärenden för att förbättra återkopplingen till kund. Landstingsstyrelen har under året beslutat ett skyltprogram och en utredning för att förenkla landstingets skylthantering har startat. Sedan tidigare pågår en liknande utredning kring landstingets inredning och möbelhantering. Medicinsk Teknik har under våren träffat samtliga kliniker på USÖ för kunddialoger, vilket har resulterat i ett antal utvecklingsärenden för att förbättra support till kund. Under våren påbörjades även arbetet med projektet Servicetjänster till vården, USÖ för att ge utökat stöd till hälso- och sjukvården under sommaren. Totalt rekryterades drygt 40 personer till projektet, som innefattade kostservice på vårdavdelningar, servicevärdinnor, utökad tillgänglighet till städtjänster med t.ex. bäddning vid hemgång samt smittstädning, utökade patienttransporter under kvällar, nättar och helger, transport av laboratorieprover och uppackning av förbrukningsmaterial. Ett förändrat arbetssätt med teamarbete infördes inom städorganisationen på USÖ för att klara uppdraget. Utvärdering av projektet gjordes under hösten och visade på ett positivt resultat. Från december har servicetjänsterna startats upp igen och permanentats med ett ännu större utbud av tjänster. 3

5 Det första regionavtalet kring hantering av etjänstekort har blivit klart. Kundtjänst kommer att hantera Örebro kommuns etjänstekort samt har tagit över RA och säkerhetsansvar för samtliga kommuner i länet. Samtidigt pågår ett stort utbyte av landstingets etjänstekort. Ca kort har bytts ut under året. Flera av LoVS verksamheter har arbetat med regionbildningen. Projektet att integrera Regionförbundet och deras IT-system/telefoni med landstinget har fortgått enligt plan och framgångsrikt genomförts under hösten. Revidering av arkivreglemente och dokumenthanteringsplaner har gjorts och i slutet av året gjordes en sammanläggning av diarierna. En IT-projektledare tillsattes för att samordna arbetet kring organisationsförändringarna och regionbildningens påverkan på IT-systemen. Inför förändringarna vid årsskiftet har många anpassningar i system och rutiner krävts. Övergången till Windows 7 har under året har inneburit ett omfattande arbete för LandstingsIT, men har nu avslutats. Av landstingets ca datorer återstår nu endast 8 % med Windows XP. Under året har ett gemensamt datalager SSIS införts inom Örebro läns landsting för att dels bygga bort ett antal manuella rutiner i datahanteringen, dels möjliggöra snabbare och mera precisa uttag av utdata. Behovet är mest akut inom Vårdsystem, som nu börjat använda SSIS för utvalda uttag. Projektet för införande av ett nytt intranät samt en effektiv sökmotor fortsätter med många parallella aktiviteter och kommer att införas under Handlingsplan för GrönIT har tagits fram och beslutades i april av nämnden för Miljö, trafik och service. Handlingsplanen innehåller ett 40-tal aktiviteter där ett större antal handlar om minskad energianvändning. Exempel på pågående aktiviteter är övergången till Windows 7 som har medfört en energibesparing med %, vilket motsvarar ca datorer. En förstudie är gjord inför byggnationen av en ny datahall med mål att nå en certifiering på guldnivå enligt LEED-systemet. Fortsatt implementering av handlingsplanen kommer att ske under Under året har några stora fastighetsprojekt slutförts; en ny barnakut vid USÖ, ny akutmottagning vid Karlskoga lasarett, om- och tillbyggnad för ny psykiatrisk jourmottagning på USÖ samt en ny dialysmottagning vid Lindesbergs lasarett. Inom Landstingsfastigheter pågår en mängd stora projekt för ny- och ombyggnationer såsom H-huset och ombyggnationerna i Karlskoga och Lindesberg, men också en mycket stor mängd mindre projekt. En stor utmaning har varit att se till att det finns tillräcklig och kompetent personal för pågående och framtida uppdrag. Under året har rekrytering av chefer, projektledare och annan personal skett till fastighetssidan, men vi kommer att behöva rekrytera ytterligare för att klara av vårt uppdrag. Inom energiområdet har Landstingsfastigheter gjort flera insatser under året. I och med ökade krav på att utföra energiprojekt i högre takt för att uppnå uppsatta miljömål, har en åtgärdsplan tagits fram som kommer att genomföras under kommande år med fokus på driftsoptimering. 4

6 Medicinsk Teknik fick under våren uppdraget att leda den nya gruppen för medicintekniska investeringar i Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. I juni lämnades en prioriterad lista över äskanden på medicinteknisk utrustning på 100 mnkr för beslut i politiska instanser. År 2014 slutar i ett rekord vad gäller genomförda upphandlingar; totalt 74 st (70 st förra året). Ur ett besparingsperspektiv så har dessa upphandlingar medfört besparingar på ca 45 mnkr jämfört med föregående avtal och ca 32 mnkr jämfört med andra anbud. Några upphandlingar att notera extra är de gällande anropsstyrd trafik, tvättjänster och textilier, dosdispensering av läkemedel samt apotekstjänster och apoteksservice. De två sista var långdragna rättstvister som under året avslutades med ett för landstinget positivt utfall. Under året har vi utbildat flera medarbetare i LEAN genom LEAN-spel och uppföljningar. Det har resulterat i förbättrade flöden både inom och mellan LoVS områden och varit positivt både för kund och för oss själva. Den 1 september 2014 hade LoVS funnits i 5 år, vilket firades på olika sätt. Vi gjorde en tillbakablick, vilket sammanställdes i Fem år med LoVS (se bild nedan). Vi har tillsammans arbetat hårt med att etablera oss som en uppskattad, trygg och respekterad servicepartner till vårdverksamheter och landstingets övriga verksamheter. Under hösten togs broschyren Det goda kundmötet på LoVS servicepolicyn i praktiken fram för att fortsätta arbetet med implementeringen av LoVS servicepolicy och hur den gemensamma värdegrunden ska omsättas i praktiken. 5

7 Förvaltningens mål Symbolförklaringar Färgindikatorer, måluppfyllelse 2014 = uppnått eller överträffat målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, resultat 2014 jämfört med 2013 alternativt årets början. = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Målområde: Kund LoVS mål LoVS mål 1: Kunden upplever LoVS tjänster och produkter som lättillgängliga och väl avstämda utifrån verksamheternas behov. Kriterium: NKI, nöjdkundindex, 2015 års värde ska vara minst 70 (NKI ) Nästa mätning av NKI görs i samband med Regionservice gemensamma kundenkät hösten Fokus under år 2014 har varit att utveckla service och tjänster efter de synpunkter och önskemål som framkommit i dialoger med kunder, i LoVS kundenkät 2013 och från medarbetare. Vi har förenklat för kund vid beställningar och felanmälningar till LoVS: Våra öppettider och vår tillgänglighet är analyserade och korrigerade så långt det är möjligt utifrån kunders behov och önskemål i ett ekonomiskt perspektiv. Från augusti har vi ökat resurserna för 1:a linjens support för vårdsystem. Från augusti ger vi support vid videokonferens. Supporten hjälper även till med olika konferensrumslösningar. Löpande ärenden inom städ beställs nu genom Kundtjänst. För Transport och logistik USÖ går alla beställningar via Kundtjänst med undantag för patienttransporter och bilpool. Under 2015 ska detta även implementeras i Karlskoga och Lindesberg. Ett nytt beställningsformulär för fastighetsärenden på intranätet har införts. Formuläret förbättrar återkopplingen och ger kunden möjlighet att följa sitt ärende. Koordinering i samband med flyttar kan beställas genom Kundtjänst. Efter sommarens extrainsatta servicetjänster på USÖ från Kost, Städ och Transport och logistik, finns behovet kvar. Tjänsterna startade därför upp igen under december och då med ett större utbud. Utveckling Excel och andra utbildningar i Office paketet har efterfrågats, genomförts och finns kvar i utbudet. 6

8 I september utökades bilpoolen på USÖ med fler bilar. Det finns nu större möjligheter för alla anställda inom USÖ-området att kunna boka en hyrbil via intranätet för tjänsteresor. Under året har vi utbildat flera medarbetare i LEAN genom LEAN-spel och uppföljningar. Det har resulterat i förbättrade flöden både inom och mellan områden, till gagn både för kunder och för oss själva. Kriterium: Benchmarking, inom LoVS områden ska resultatet vara bättre jämfört med 2013 Uppföljning av nyckeltal och jämförelser nationellt genomförs genom: Utveckling Landstingens IT-chefers intresseförening (SLIT), där samtliga landsting/regioner deltar. Jämförelsetal inom Landstingens fastighetsförvaltning. Jämförelsetalen visar allt från Landstingens hela bestånd ner till enskilda sjukhus. Insamlingen har ett hundraprocentigt deltagande och publicering sker i SKLs öppna jämförelser. Sveriges Landstings Telefoniansvarigas nätverksgrupp (SLT), där 17 landsting/regioner deltar. Q Survey AB för uppföljning av televäxelfunktion. Nationell enkät om Medicinteknisk verksamhet. Best Service, ett nätverk där 17 landstings/regioners försörjningsenheter samt alla stora sjukhus i Stockholm ingår (totalt 48 sjukhus). Analys, spridning och uppföljning av resultatet behöver förbättras, därav den gula markeringen. Kriterium: Antalet helhets/paketlösningar har ökat i LoVS Koordinering i samband med flyttar, dvs hjälp att samordna en flytt så att den löper smidigt och effektivt. Helhetslösning för video- och konferensrumslösningar Helhetslösning vid beställning av vård- och läkemedelsvagnar (VoLvagnar) Arbete har startat för ett gemensamt datalager (SSIS) inom regionorganisationen (SSIS). Dels för att bygga bort ett antal manuella rutiner i datahanteringen och dels för att möjliggöra snabbare och mer precisa uttag av utdata. Kriterium: Avvikelsehantering, åtgärder vidtagna inom 3 månader, 2014 års värde ska vara minst 70 % Andel med åtgärder planerade eller vidtagna inom 90 dagar: 67 % kvartal 1-3 (51 % helår 2013) Utveckling Arbete med att förenkla möbel- och skylthantering inom regionorganisationen pågår. Utveckling 7

9 6.1.2 Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Överenskommelse 20: Att utreda möjligheten att införa incitament för att få in förbättringsförslag inom förvaltningen. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling För att stimulera och öka antalet förbättringsförslag från LoVS medarbetare har beslut tagits att varje kvartal belöna förslag med biobiljetter. Alla förslag värderas utifrån kriterierna om förbättringen är värdeskapande för kund och om förbättringen går över organisatoriska gränser (över grupp- områdes och/eller förvaltningsgränser). Förbättringsförslagen lyfts av områdeschefer och stabschefer i LoVS ledningsgrupp varje kvartal. Bästa förslag belönas med två biobiljetter till varje medarbetare bakom förslaget. I slutet av året tävlar de nominerade förslagen om ett lite större pris. Under 2014 belönades följande förslag: Resehierarki Elektroniska utskick av ekonomirapporter till chefer och verksamheter Kvalitetsarbete för att leverera likvärdiga kostprodukter till kund Synliggörande av arbetsfördelning, statistik och antal kundärenden inom etjänstekortskontoret Tydlig översikt av alla arbetsorder inom Transport och logistik i Lindesberg Rutin för slutstädning av operationssalar Rutin för brandlarmsavstängning Nytänkande inom kost som märks hos både personal och patienter. Av de nominerade förslagen valdes detta ut att få det årliga större priset, ett presentkort hos City-Örebro. Pågående förbättringsarbeten inom LoVS uppmärksammas i varje nyhetsbrev från LoVS i syfte att uppmuntra och inspirera medarbetare till att skicka in sina idéer och förbättringsförslag. 8

10 Målområde: God och patientsäker vård Övergripande mål: Hälso- och sjukvården inom Örebro läns landsting ska bedrivas så att den uppfyller kraven på en god och patientsäker vård. Vården ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig, säker, jämlik, effektiv och patientfokuserad samt ges inom rimlig tid. Inriktningsmål: 1. Vården ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig 2. Vården ska vara patientsäker 3. Vården ska vara patientfokuserad 4. Vården ska vara effektiv 5. Vården ska vara jämlik och jämställd 6. Vården ska ges i rimlig tid 7. Vården ska vara hälsofrämjande Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 3: Samtliga verksamheter har ett arbetssätt som stödjer införande av ny kunskap och evidens. Resultatmål 4: Samtliga verksamheter använder registerdata och andra relevanta data i förbättringsarbete. Kriterium: Öppna jämförelser, mini HTA, nationella riktlinjer och kompetensutvecklingsplan på individnivå Uppföljning baseras på köns- och åldersuppdelade registerdata, samt andra relevanta data inom alla verksamheter LoVS ingår inte i Socialstyrelsens och SKLs öppna jämförelser av hälso- och sjukvården. Mini HTA genomförs inte inom LoVS. Utbildning i sekretess och informationssäkerhet har under våren genomförts för samtliga chefer i LoVS i samarbete med LK/Juridik. Övriga medarbetare informeras via introduktionsprogram och arbetsplatsträffar. Entreprenörer som anlitas av Landstingsfastigheter måste enligt avtalen följa sekretessreglerna och får dessutom i vissa fall (vid arbete inom psykiatrin) skriva under en speciell sekretessförbindelse. En plan för LoVS vid allvarlig händelse har tagits fram och seminarieövningar (table top) har genomförts inom Medicinsk Teknik och LandstingsIT. Åtgärder efter spårbarhetsutredningen gällande medicintekniska produkter: Rutin för inköp av medicintekniska produkter finns. Riktlinje avseende vilka utrustningar som ska/inte ska märkas inom Örebro läns landsting, är under framtagande. Etiketter för märkning av medicintekniska produkter innehållande QR-kod finns. Inventering och märkning av patientlyftar och sängar på USÖ pågår och beräknas vara klart under Ansvarsfördelning gällande underhåll och besiktning av sängar och patientlyftar pågår. Utveckling 9

11 Resultatmål 5: Antalet avvikelserapporter, riskanalyser och händelseanalyser ska öka. Kriterium: Antalet avvikelserapporter inom sjukvårdsverksamhet ska vara 1 per anställd. Risk- och händelseanalys utifrån patientsäkerhet ska öka med 100 % Ett frukostmöte för chefer i LoVS med tema avvikelsehantering har genomförts under hösten. Antal rapporterade avvikande händelser 2014: 164 st. (119 st. helår 2013) Andel påbörjade inom 7 dagar 2014: 71 % (53 % helår 2013) Antal inkomna utredningsärenden 2014: 283 st. (374 st. helår 2013) Utveckling Minskningen av antalet inkomna utredningsärenden beror framförallt på förbättringar inom vårdsystem. Ett aktivt arbete med risk- och händelseanalyser genomförs i samarbete med övriga förvaltningar: Antal genomförda riskanalyser 2014: 15 st. (12 st. helår 2013) Antal genomförda händelseanalyser 2014: 7 st. (5 st. helår 2013) Sju medarbetare har utbildning i metod för risk- och händelseanalys enligt Socialstyrelsens handbok. Resultatmål 8: Följsamhet till hygienrutiner ska öka. Kriterium: Värde:100 % LoVS ingår inte i hälso- och sjukvårdens punktprevalensmätning av följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler. Hygienrutiner finns inom de områden där det är relevant. Utbildning via Hygiensjuksköterska har genomförts inom Försörjningen, IT och Fastighet. Gällande patientnära arbete arbetar LoVS med ständiga förbättringar och tar till sig nya riktlinjer. Inom Försörjningen har egenkontroller påbörjats under hösten. Städriktlinjerna för vårdlokaler har reviderats och kompletterats med rutiner för städning av operationslokaler. Utveckling Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Överenskommelse 6: Fortsätta arbetet med reservvattenförsörjning till landstingets sjukhus Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Planering för reservvatten till våra tre sjukhus pågår. Planeringen, som pågått sedan våren 2014, har blivit betydligt mer omfattande än tidigare bedömningar visat. Det vi ser nu är att reservvattenanläggningar på Karlskoga och Lindesbergs lasarett kommer att driftsättas till 2016 och därefter USÖ under 2017 samt att de tidigare ekonomiska bedömningarna inte räcker till. Nya budgetkalkyler är under framtagande. Nedan redovisas hur långt arbetet kommit för de tre sjukhusen. Karlskoga lasarett: Utredningen är klar och arbete pågår tillsammans med Karlskoga och Degerfors kommun att färdigställa den planerade reservvattenförsörjningen. Reservvatten kommer att hämtas från Degerfors. Full tillgång till reservvatten beräknas vara klart till årsskiftet 2015/2016. Lindesbergs lasarett: Utredningen är klar och ett förslag finns att hämta reservvatten från grundvattnet för fjärrkyleanläggning i samarbete med Linde Energi. Av- 10

12 vaktar vattendom. Vid godkänd vattendom kan reservvattenförsörjningen vara i drift årsskiftet 2015/2016. USÖ: Utredning pågår. Förslag finns att hämta reservvatten från Svartån. Arbete med miljökonsekvensbeskrivning och en ny vattendom pågår. En mindre provanläggning med teknik att rena vatten kommer att testköras våren Fortsatt utredning kring placering av hus och bassäng. En fullgod reservvattenförsörjning beräknas vara klar under Överenskommelse 18: Att öka kunskapen om och användandet av Mina vårdkontakter Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Vid 2013 års slut fanns över 180 mottagningar i MVK länsinnevånare hade skaffat ett konto i MVK, vilket motsvarar över 23 % eller mer än var femte länsinnevånare vilket gör oss bäst i landet. Idag har vi > länsinnevånare med eget konto, dvs andelen har ökat till 32 %. Det betyder att ca var tredje länsinnevånare. Arbetet fortgår att öka andelen. Örebro läns landsting är pilot att lansera ombudsfunktionen, som möjliggör för vårdnadshavare att agera ombud för sitt barn och hantera barnets/barnens ärenden via sin egen inloggning i MVK. Vidare fortsätter arbetet med tidbokning hos blodcentralen, inkluderande blodbussens 40 hållplatser som ska kunna bokas direkt i MVK. 11

13 Målområde: Personal och kompetens Övergripande mål: Landstinget är en attraktiv arbetsplats för chefer och medarbetare och erbjuder ett hållbart arbetsliv. Inriktningsmål: 1. De arbetsgivarpolitiska dokument som finns inom området implementeras och följs upp i förvaltningarnas och landstingets delårsbokslut och årsredovisning (exempelvis jämställdhetsstrategi och plan, arbetsmiljöpolicy och plan, kompetensförsörjningsplan) LoVS mål LoVS mål 2: Medarbetare inom LoVS har kunskap om LoVS tjänster och ett gemensamt förhållningssätt. Kriterium: Att LoVS servicepolicy är implementerad hos alla medarbetare inom LoVS under 2014 Alla arbetsplatser inom LoVS har tagit upp och gått igenom LoVS servicepolicy. Vidare implementering av servicepolicyn sker genom broschyren Det goda kundmötet på LoVS servicepolicyn i praktiken. Den beskriver 20 olika situationer som man kan hamna i när man arbetar i en serviceorganisation. Materialet användes och utvärderades på LoVS chefsdag den 9 maj och har under sommaren färdigställts. De olika fallbeskrivningarna har diskuterats på arbetsplatsträffar eller liknande på många arbetsplatser inom LoVS och kommer att fortgå under våren En mätning har gjorts före implementeringen och en jämförande mätning kommer att göras hösten 2015, då alla arbetsplatser ska ha tagit del av och jobbat med materialet. Mini-föreläsningar eller motsvarande från andra områden på respektive arbetsplatsträff pågår. Inom område Kundtjänst har R7e-arkiv informerat på ett områdesmöte, inom Administrativ utveckling och service har samtliga avdelningar haft en gäst/föreläsare från en annan verksamhet under delåret. Inom område LandstingsIT och Försörjningen har områdesintern samverkan skett genom att t.ex. serverdesk- och serverdriftgruppen praktiserar hos varandra. Inom Försörjningen har kostavdelningen utbildat städavdelningen inom livsmedelshygien. Utveckling Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 49: Nöjdmedarbetarindex ökar 2014 jämfört med första mätningen Kriterium: NMI 2011 = 76 (max värde 100). Resultatet av medarbetarenkäten, genomförd hösten 2013, ska resultera i handlingsplaner på förvaltningarna och följas upp under året. Handlingsplan och genomförande utifrån resultatet i medarbetarenkäten LoVS höjde NMI från 71 till 74 vilket är mycket glädjande. Samtliga områden har kommunicerat medarbetarenkäten till sina medarbetare och tagit fram handlingsplaner. Respektive områdes/arbetsplatsers handlingsplaner har följts upp på verksamhetsdialogen i september. Exempel på handlingsplaner är grupputveckling, arbete med andan och förhållningssätt, påverkans och utvecklingsmöjligheter, utöka samarbetet inom en avdelning genom processmöten, utveckla ledarskap, Utveckling 12

14 återkoppling och feedback (chef medarbetare och medarbetare medarbetare), hälsofrämjande och förebyggande av arbetsskador och tydliggörande av mål. Implementera arbetsmiljöpolicy och plan Hälsoprofiler fortsätter att genomföras ca var tredje år för LoVS medarbetare vilket resulterat i aktiveter på såväl avdelning, grupp som individnivå. Regelbunden HLR-utbildning för LoVS medarbetare är nu också beslutad, planerad och påbörjad. Var tredje år ska all personal inom LoVS utbildas inom hjärt- och lungräddning med hjärtstartare. Satsningen görs i samarbete med Landstingshälsan. Totalt har 160 medarbetare genomfört utbildningen. Några av LoVS chefer har deltagit i landstingets arbetsmiljöutbildning vilken också kompletterats av en kortare utbildning för nya chefer inom LoVS inför delegering av arbetsmiljöansvar. Inom område Medicinsk Teknik har en djupare arbetsmiljöanalys med riskinventering, förbättringsrutiner och informations- och utbildningsinsatser genomförts under Jämställdhetsstrategi och plan är implementerad och arbetsplatserna har synliggjort vad som är särskilt viktigt för dem att förhålla sig till. De flesta arbetsplatser inom LoVS har tagit del av målen i jämställdhetsplanen och strategin och genom ett dialogspel diskuterat jämställdhetsfrågor på sina respektive arbetsplatser samt lyft fram om det finns något särskilt för dem att förhålla sig till på arbetsplatsen. Ytterligare ett perspektiv som kommit fram i samband med dialogspelet är hur LoVS medarbetare blir bemötta av kunder ur ett jämställdhetsperspektiv. LoVS femårsjubileum För tredje i året i rad genomfördes Blodomloppet som en LoVS aktivitet för att fira förvaltningens födelsedag. I år lockade det 180 deltagare = rekordstort deltagande! Med anledning av att det är 5 år sedan LoVS bildades firade vi lite extra genom att lotta ut priser bland de deltagande lagen och alla som deltog i Blodomloppet fick varsitt sittunderlag. Ytterligare en aktivitet har genomförts för att uppmärksamma LoVS 5-årsdag. En digital tipspromenad skickades ut till alla medarbetare med frågor som handlade om olika verksamheter inom LoVS. Fem vinnare utsågs och vann varsin tårta för 20 personer att bjuda sina arbetskamrater på. På LoVS ledningsgruppsdagar i maj gjordes en tillbakablick sedan LoVS bildande, detta sammanställdes till Fem år med LoVS och kommunicerades under hösten till LoVS medarbetare genom chefsdagar, nyhetsbrev och arbetsplatsträffar. Resultatmål 50: Frisktalet ska öka. Kriterium: I genomsnitt högst 5 sjukdagar/ medarbetare och år. Utveckling Antal anställda med 5 eller färre sjukdagar i %, frisktal År 2014 År 2013 Kvinnor Män Kv + M Kvinnor Män Kv + M 54,25% 71,43% 60,89% 50,37% 68,67% 57,34% Vi ser en positiv utveckling av frisktalet. En satsning har genomomförts på städavdelningen tillsammans med Landstingshälsan för att kartlägga orsak till korttidsfrånvaron och försöka minska den. En utvärdering kommer att göras under början av

15 Resultatmål 51: Antal oönskad deltid ska minska. Kriterium: Enligt resultatmål. Utveckling Arbete sker kontinuerligt med att minska antalet oönskade deltider och andelen fortsätter att minska även under detta år. Det är för närvarande tre medarbetare som har anmält intresse av att öka sysselsättningsgraden utifrån givna förutsättningar om/när möjlighet ges. Två av dessa medarbetare har en tillfälligt höjd sysselsättningsgrad från deltid till heltid. Resultatmål 52: Sysselsättningsgrad totalt för antalet anställda ska öka. Kriterium: Sysselsättningsgraden 2012 ÖLL var 97 % Utveckling Sysselsättningsgraden ligger på en fortsatt hög nivå inom LoVS. Sysselsättningsgrad medelvärde År 2014 År 2013 Kvinnor Män Kv + M Kvinnor Män Kv + M Tillsvidareanst 96,8 99,7 98,0 95,9 99,7 97,4 Tillsvidareanst och visstidsanst. 96,4 99,1 97,5 95,7 99,4 97,2 Resultatmål 53: Alla medarbetare ges möjlighet till att upprätthålla och utveckla sin kompetens. Kriterium: Kompetensplanen är en del som klargörs i medarbetarsamtalet som ska ske en gång om året Samtliga medarbetare inom LoVS har haft medarbetarsamtal under årets första kvartal. Kompetensplanen ingår som en naturlig del i medarbetarsamtalet. Flera avdelningar använder ett komplement till mallen för medarbetarsamtal för att förtydliga kompetens- och utvecklingsplanen. Utveckling Uppdrag 26: Förstärka satsningen på fler anställningar av personer med funktionsnedsättningar. Aktiviteter för att uppnå uppdraget: Utveckling 13 medarbetare inom LoVS har någon form av anställningsstöd. Utöver detta arbetstränar två personer inom Administrativ utveckling och service, en inom LandstingsIT och en person inom Transport- och logistik. Park planerar att ta in personer med funktionsnedsättning under 2015 och en dialog pågår med Örebro Kommun om att hitta kandidat/kandidater. 14

16 6.3.3 Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Överenskommelse 19: Att årligen till nämnden redovisa relevanta jämnställdhetsmått för verksamheten. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling All personalstatistik som redovisas är könsuppdelad. 15

17 Målområde: Miljö och hållbarhet Övergripande mål: Att landstingets resursanvändning och utsläpp av växthusgaser är i balans med det ekologiska systemet samt att nu levande och framtida befolkning i länet, utsätts för så låga miljörelaterade hälsorisker som möjligt. Inriktningsmål: 1. Att arbetet bedrivs i enlighet med mål och uppdrag i Miljö- och hållbarhetsprogrammet Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 44: Klimatpåverkan från tjänsteresor har minskat jämfört med Kriterium: CO2-utsläppen från tjänsteresor ska minska med 15 % under 2014 jämfört med Införande av teknik för resfria möten pågår och breddinförande beräknas vara igång till våren 2015, då LandstingsIT har haft en del tekniska problem med Lync. En särskild grupp för ljud- och bild är formerad inom Klientgruppen. Utveckling Flera konferensrum har utrustats med videokonferensutrustning. En resehierarki är framtagen för tjänsteresor inom hela landstinget. Information har skett på arbetsplatsträffar och den finns också tillgänglig på intranätet. Försörjningen har deltagit i arbetet med en informationsfilm tillsammans med LK/Miljö som handlar om hållbara resor och transporter. Filmen har spridits via intranätet. Resultatmål 46: Alla förvaltningar/bolag bedriver ett aktivt arbete för att minska klimatpåverkan från engångsmaterial enligt Klimatlista för engångsmaterial. Kriterium: Redovisning av genomförda åtgärder. Utveckling En översyn av mängden engångsmaterial har skett inom de flesta områden. Användningen av engångsmaterial har minskat men det finns mer att göra. Städ har den nivå som behövs för att trygga patientsäkerheten. Engångsmaterial måste användas vid städning och vissa serviceuppgifter. Information ges årligen av hygiensjuksköterskan när engångsmaterial ska användas och när det inte är nödvändigt. Kostavdelningen minskar utskick av engångsmaterial i samband med konferensbeställningar. Dubbelsidig kopiering/utskrift används i så stor omfattning som möjligt. Automatisk sådan inställning vid utskrift finns på flera arbetsplatser. Utskrift av färgkopior minimeras. Ytterligare arbete pågår med att ändra inställningar, vilket är en åtgärd enligt Handlingsplan för Grön IT. Uppladdningsbara batterier används nästan uteslutande. Resultatmål 47: De arbetsplatser som fått Avvecklingslista för farliga kemikalier fasar ut/minskar användningen av de utpekade produkterna. Kriterium: Redovisning av genomförda aktiviteter åtgärder hos berörda verksamheter. Arbetet är klart för Medicinsk Teknik. Landstingsfastigheter har fasat ut kemikalier på avvecklingslistan. Arbete med riskbedömning av återstående kemikalier pågår. Utveckling 16

18 Resultatmål 48: Andelen miljöbedömda produkter i landstingets verksamhet ska öka. Kriterium: 1. Ökad köptrohet mot upphandlade avtal. 2. Minst 50 % av verksamheterna använder Checklista miljökrav vid direktinköp av utvalda produktgrupper i de fall avtal saknas. 3. LoVS upphandlingsavdelning ger tydlig motivering i de fall där miljökrav ej ställts vid upphandling. Upphandlingen informerar om var man kan hitta leverantörer/avtal på intranätet och sprider kontinuerligt information genom upphandlingsrapporter. En informationsbroschyr om upphandlingsprocessen, lagar och regler samt interna rutiner har tagits fram under året och skickats ut till alla chefer inom landstinget. Utveckling Under perioden har ett verktyg tagits fram för att hitta och uppmärksamma nya leverantörer. Verktyget är ett stöd för att följa köptroheten mot upphandlade avtal. Handlingsplan för Grön IT är framtagen, där ett delområde avser upphandling av Grön IT. Detta införs under Försörjningen har under året använt Checklista miljökrav vid direktinköp i större utsträckning och stämmer alltid av mot den vid inköp. Tillsammans med LK miljö har Upphandlingsavdelningen tagit fram en rutin och checklista för miljökrav i upphandlingar. Upphandlingsavdelningen redovisar i särskild rapport ställda miljökrav och sociala krav för respektive upphandling. Uppdrag 22: LoVS får i uppdrag att öka uppföljningen av hur väl upphandlade leverantörer uppfyller miljökrav och etiska krav. Aktiviteter för att uppnå uppdraget: Utveckling Upphandlingsavdelningen har genomfört stickprovskontroll på följande avtal: Däck och däcktjänster Resebyråtjänster Ortopedtekniska skor och ortoser (tre av tolv leverantörer) Frukt och grönt Kaffe (två leverantörer) Samtliga leverantörer har lämnat dokumentation som har uppfyllt aktuella krav Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Område Landstingsfastigheter: Överenskommelse 1: Stödja Ledningskansliet (LK) i planeringen för att använda lokalt producerad förnybar el i form av ny vindkraft. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Avvaktar politiskt beslut på tidigare framtagen utredning. 17

19 Överenskommelse 2: Till nämnden för Trafik, Miljö och Service årligen redovisa lämpliga energieffektiviseringsprojekt och presentera en sammanställning av genomförda, pågående och planerade energieffektiviseringsprojekt. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Redovisades i samband med att nämnden beslutade om korrigerande åtgärder för målen i Miljö- och hållbarhetsprogrammet. Överenskommelse 3: Genomför upphandling för destruktion av lustgas vid Karlskoga lasarett. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Avvaktar en stabilare leverantörsmarknad. Återkommande dialog med övriga landsting om läget. Överenskommelse 4: Att inventera lämpliga placeringar för solelanläggningar i landstingets fastighetsbestånd. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Inte påbörjat på grund av brist på personella resurser. Överenskommelse 5: Att ta fram olika åtgärder för att förenkla och underlätta tillgången till grönytor i anslutning till våra tre sjukhus. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Tillgången och tillgängligheten till grönytor vid sjukhusen är god. Det finns nu ett så kallat Hälsospår om 1 km på Stora Holmen som utgår från USÖ. Område Försörjning, Transportavdelningen: Överenskommelse 7: Genomför upphandling för avfallshantering i enlighet med den avfallsutredning som togs fram I upphandlingen ska krav ställas på möjligheten att mäta och följa upp de volymmässigt största avfallsfraktionerna från verksamheten. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Upphandling av avfallsentreprenör är klar. I underlagen finns krav på uppföljning tydligt beskrivna. Beräknad uppstart av ny leverantör i januari Överenskommelse 8: Att utreda möjligheten att samordna varutransporter till landstingets större enheter. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Kontakt har tagits med Örebro kommun och vi har fått information om hur de arbetar med en gemensam distributionscentral för att underlätta samordningen/logistiken av varutransporter. Vi arbetar vidare med frågan. 18

20 Överenskommelse 9: Säkerställa att nya fordon så långt det är möjligt klarar aktuell nationell miljöbilsdefinition. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Alla bilar som leasas inom det upphandlade avtalet klarar den nationella miljöbilsdefinitionen. Överenskommelse 10: Att utreda förutsättningarna för att öka användningen av förnybara bränslen och/eller nollutsläppsfordon i landstinget. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Möjligheten att upphandla fordon som drivs med biodrivmedel har börjat undersökas inför kommande upphandling av leasingbilar. Arbetet med förfrågningsunderlag till den upphandlingen har inletts under hösten, då gällande avtal löper ut i mars Vi har även ett avtal för korttidshyra av fordon, när bilarna i bilpoolen inte räcker till. Detta avtal löper ut i januari I den nya upphandlingen är vår ambition att ställa krav på enbart biofordon. Marknaden behöver dock analyseras för denna typ av fordon, innan vi kan garantera att detta krav kan ställas fullt ut i upphandlingen- Kravet på biofordon kan initialt öka inköpskostnaden men driftkostnaderna kommer istället att minska. Överenskommelse 11: Förbättra och utveckla alternativen till bilen vid tjänsteresor. (Tillsammans med LandstingsIT) Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Ytterligare cyklar, bl.a. några elcyklar, har köpts in. En tävling med cykel och bil mellan USÖ och Kansliet har genomförts för att påvisa vinsten med att cykla istället för att åka bil när man ska transportera sig kortare sträckor mellan möten. Aktiviteten uppmärksammades med ett reportage i Tebladet. Verksamhetsutvecklare inom miljö och logistik har tagit fram ett underlag som ska förtydliga landstingets resepolicy (resehierarki) och finns tillsammans med gällande resepolicy på intranätet. Införande av teknik för resfria möten pågår och breddinförande beräknas vara igång under våren Försörjningen har deltagit i arbetet med skapandet av en informationsfilm tillsammans med LK/Miljö som handlar om hållbara resor och transporter. Filmen har spridits via intranätet. Område Försörjning, Kostavdelningen: Överenskommelse 12: Utveckla menyer för att minimera klimatpåverkan. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Under året avslutades projektet Hållbara måltider, ett gemensamt arbete mellan Regionförbundet och Örebro Kommun. Här har arbetet påbörjats med att utveckla måltider som minimerar klimatpåverkan. Projektet har tagit fram en receptsamling för storhushåll som numera används i löpande produktion. Vidare har råvarusammansättningen förändrats för att få fram klimatsmart mat. 19

21 Överenskommelse 13: Införa ett åtgärdsprogram för att minska överbliven mat. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Matsvinnet har under 2014 mätts vid tre tillfällen på kostavdelningens samtliga enheter, vecka 15, 35 samt 42. En rapport från dessa mätningar har tagits fram och presenterats. Ett åtgärdsprogram kommer att tas fram i början av Område Administrativ utveckling och service, Upphandlingsavdelning: Överenskommelse 15: Årligen redovisa hur hållbarhetsperspektivet beaktas i upphandlingar. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Miljökrav ställs i alla upphandlingar där det är relevant. Tillsammans med LK/Miljö har Upphandlingsavdelningen tagit fram en rutin och checklista för miljökrav i upphandlingar. Upphandlingsavdelningen redovisar i särskild rapport ställda miljökrav och sociala krav för respektive upphandling. Under 2014 genomförde LoVS totalt 74 upphandlingar. Miljökrav ställdes i 47 upphandlingar och sociala krav (mestadels uppförandekoden) i 23 upphandlingar. Upphandlingsavdelningen och LK Miljö har också deltagit i ett projekt tillsammans med Miljöstyrningsrådet (numera Konkurrensverket) för innovationsupphandling av sjukvårdsmaterial i biopolymerer. Projektet har skett inom ramen för Energimyndigheten och Vinnovas regeringsuppdrag om innovationsupphandling inom miljöteknik. Resultatet av projektet har utmynnat i en kravspecifikation och ett PM vilken har lämnats till Energimyndigheten och Vinnova. Kravspecifikationen kan användas som mall till förfrågningsunderlag för landsting och regioner som avser att upphandla skyddsförkläden av biopolymerer. Skyddsförkläden har stor klimatpåverkan och är en volymprodukt inom vården. Överenskommelse 16: I dialog med LK/Miljö och vårdförvaltningarna arbeta för att stärka miljökraven i varuförsörjningens upphandlingar. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Sker genom att LK/Miljö är inblandade i Varuförsörjningens framtagande av riktlinjer och rutiner. 20

22 Område LandstingsIT: Överenskommelse 17: Ta fram och genomföra en handlingsplan för Grön IT. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling LandstingsIT har under året tagit fram Handlingsplan för Grön IT med ett 40-tal aktiviteter som beslutades av nämnden i april. Ett stort antal åtgärder handlar om minskad energianvändning. Genomförande av planen har pågått kontinuerligt under året, bl. a. har utbytet från Windows XP till Windows 7 betytt en energibesparing på ca 10-15% jämfört med tidigare. En förstudie har gjorts när det gäller byggande av en ny datahall där målet är att miljöcertifiera hallen på guldnivå enligt LEED-systemet. Arbetet startades i september för att precisera kravbild och lösningar för att uppnå detta, men hela projekteringen stoppades i december pga. skenande kostnader för att bygga en datahall i Teknikhuset. Vi tittar nu på alternativa lösningar, fortfarande enligt LEEDstandard Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Klimatpåverkan från energianvändning har minskat med 45 % jämfört med 2010 Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Arbetet med att genomföra åtgärder enligt fastställd handlingsplan fortgår något långsammare än planerat. Det innebär att målet inte kommer att nås Klimatpåverkan från energianvändning är till stor del beroende av förnybar elproduktion (vindkraft). För att öka tempot i arbetet med energieffektivisering har vi utsett ett antal personer inom Driftavdelningen som ska ha särskilt fokus på driftoptimering. Dessa personer ska under våren 2015 utbildas och handledas av en energikonsult. Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Energianvändningen per yta (el + klimatkorr värme) har minskat med 15 % jämfört med 2010 Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Arbetet med att genomföra åtgärder enligt fastställd handlingsplan fortgår något långsammare än planerat. Samtliga erforderliga åtgärder kommer inte att vara genomförda till Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Elanvändningen per yta har minskat med minst 10 % jämfört med 2010 Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Inom samtliga områden påminns alla medarbetare på bl.a. arbetsplatsträffar om effektiva åtgärder i vardagen släcka lampor, stänga av datorer mm. Medicinsk Teknik deltar i aktiviteter som syftar till att minska elanvändning med medicintekniska produkter vid upphandling och på Röntgenkliniken. 21

23 LandstingsIT har tagit fram Handlingsplan för Grön IT med ett 40-tal aktiviteter, där ett större antal handlar om minskad energianvändning. Under året har ny, mera energieffektiv, lösning för central datalagring införts. Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Antalet kollektivtrafikresor har ökat med 14 % från 2010 och arbetspendlingen sker till 25 % med kollektivtrafik Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Se ÖLL:s resultatmål 44. Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Landstingets klimatpåverkan från medicinska gaser (lustgas och anestesigaser) har minskat med 70 % jämfört med 2010 Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Driftsättning av inköpt mätutrustning för att beräkna eventuellt läckage av lustgas på USÖ, genom att mäta mängden insamlad lustgas och jämföra med den påfyllda volymen, är planerad att ske under januari Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: De totala avfallsmängderna har minskat med 5 % jämfört med 2010 Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Möjlighet att källsortera organiskt matavfall på respektive arbetsplats finns inom samtliga områden. Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Andelen sorterat avfall från landstingets byggentreprenader uppgår till minst 90 % Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling I ett nytt ramavtal för entreprenörer som tecknats under december månad ställs krav på källsortering av byggavfall även i mindre entreprenader. Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Andelen ekologiska livsmedel är 45 %. Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Andelen ekologiska livsmedel var vid årets slut 42 %. Möten och dialog med KRAV har förts löpande under året angående nya produkter. Som ett resultat av detta får vi numera löpande listor med nya produkter från KRAV. Kostverksamheten i Örebro driver denna fråga för hela landet. Planerad kurs i hushållning med ekologisk mat är initierad med EkoMatcentrum och kommer att ske under Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: 25 % av bomullen i landstingets textilier är producerade enligt ekologiska kriterier Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Ny upphandling av tvätt och textilier är genomförd under året. Kontraktsvillkor gällande livscykelanalyser, inköp av ekologisk bomull och hållbara textilier ingår. 22

24 Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Alla medarbetare genomgår miljöutbildning under programperioden och utbildningen är obligatorisk vid nyanställning Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Många verksamheter inom LoVS har genomfört någon typ av miljöutbildning och några genomför utbildning under Landstingsfastigheter genomför miljöutbildning kontinuerligt som ett krav i certifieringen av sitt ledningssystem och inom LandstingsIT har samtliga medarbetare genomgått miljöutbildning, antingen i form av online-kurs eller genom utbildning på arbetsplatsträffar under året. Ett utbildningspaket med olika verktyg för att genomföra utbildningar i miljö och hållbarhet på arbetsplatsträffar togs fram under året och presenterades för alla chefer på LoVS chefsdag i november. Miljöutbildning ingår i introduktionen för nyanställda och genomfördes i april och november. Mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Landstingets köptrohet mot ramavtal är minst 95 %. Aktiviteter för att uppnå mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet: Utveckling Kontinuerlig information sker genom upphandlingsrapporter. Information finns också på intranätet om var man kan hitta leverantörer/avtal. En informationsbroschyr om upphandlingsprocessen, lagar och regler samt interna rutiner har tagits fram och skickats ut till alla chefer inom landstinget. Upphandlingen har arbetat med hitta en IT-lösning för att få fram statistik och data. Även arbete med att ta fram rapporter i Divern har pågått under året. Den första sammanställningen kommer att skickas ut i början av februari Under året har också ett verktyg tagits fram för att hitta och uppmärksamma nya leverantörer utanför avtal. Inom respektive områden sker information till chefer och medarbetare om att avropa avtalade varor och tjänster och konsekvenserna av att köpa utanför ramavtalen. 23

25 Målområde: Information och kommunikation Övergripande mål: Örebro läns landsting ska uppfattas som en organisation med hög trovärdighet bland patienter, anhöriga, brukare och medborgare. Landstinget ska förknippas med de värden som formulerats i visionen, Hälsa och livskraft genom trygghet, kvalitet och hållbar utveckling. Örebro läns landsting ska också uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Inriktningsmål: 1. Landstingets externa kommunikation ska nå fram till länsinvånarna så att de som medborgare upplever sig delaktiga i den demokratiska processen. Kommunikationen ska stimulera till interaktivitet, delaktighet och engagemang. 2. Landstingets information och kommunikation till patienter, anhöriga och brukare ska vara anpassad för målgruppen. Informationen ska stimulera till interaktivitet, delaktighet och engagemang. 3. Landstingets medarbetare ska vara medvetna om kommunikationens roll och betydelse i organisationen. De ska ha en god förmåga att kommunicera, så att patienter och andra upplever delaktighet och är nöjda med information och delaktighet LoVS mål LoVS mål 3: LoVS information och kommunikation ska vara planerad, aktuell, tillgänglig, målgruppsanpassad och ska presenteras tydligt för medarbetare och kunder. Kriterium: Kommunikationsplan finns för alla verksamhetsinsatser med påverkan på flera verksamheter. Arbetet med information till kunder pågår kontinuerligt. Många intranätsidor under Boka och beställ har gjorts om och strukturerats på ett bättre sätt. Prenumerationsfunktionen används flitigt. Regelbunden information från olika byggprojekt och vårdsystem är särskilt uppskattade. Utbytet av etjänstekort för hela ÖLL följer uppgjord kommunikationsplan och kommunikationsplan för resfria möten, Lync, blir slutförd i januari Vid införandet av e-lönespec så gjordes kommunikativa insatser. Ett flertal nyheter och artiklar har publicerats avseende praktiska konsekvenser och agerande vid namnbytet till Region Örebro län. En informationsinsats som varit fortsatt lyckad är att varannan vecka publicera små notiser på intranätet, under LoVS snabblänkar. Besöksstatistik tas ut och efter en informationsinsats så märks skillnad i en ökning av antalet prenumerationer, ökad medvetenhet eller efterfrågan på LoVS tjänster. En stor del av arbetet för kommunikationsfunktionerna har handlat om arbete och samarbete med övriga kommunikatörer i olika landstingsövergripande projekt. Ett av dem är framtagandet av skyltprogrammet och utredning kring inventering och beställning av skyltar samt avtal och rutin för digitala informationsskärmar. En hel del driftmeddelande från våra verksamheter, men även information av kriskaraktär, har publicerats under året. Rutinerna fungerar väl. När det gäller att synliggöra utvecklings- och förbättringsarbete inom organisationen så har varje nyhetsbrev haft en artikel om olika sådana arbeten. Utveckling 24

26 Information anpassad för medarbetare i chefsposition publiceras regelbundet på ett ställe på intranätet, Chef i LoVS. Alla chefer prenumererar på dessa nyheter. Kriterium: LoVS nyhetsbrev och ledningsgruppens mötesanteckningar ska finnas tillgängliga LoVS nyhetsbrev och ledningsgruppens mötesanteckningar finns tillgängliga inom alla verksamheter. För personal som inte regelbundet sitter vid en dator, kan dock tillgången till nyhetsbrev och mötesanteckningar bli bättre. En översyn av tillgänglighet för datorer är gjort inom Kost och fler datorer är beställda. Tillgängligheten till datorer har även ökats för städpersonal på sjukhusen. Digitala informationsskärmar bör kunna lösa en del av informationsbehovet för personalkategorier inom Försörjningen och till viss del inom Landstingsfastigheter. I slutet av 2014 blev avtalet klart för systemet informationsskärmar och ett införande för städverksamheter ska påbörjas vintern Utveckling Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 55: Landstingets medarbetare ska ha högre trivsel på sitt arbete än riksgenomsnittet. Kriterium: Resultat kommer att bearbetas under Värde från medarbetarenkät hösten Då medarbetarenkäten generellt ger LoVS chefer högt betyg avseende kommunikation, kommer det inte ske någon satsning inom detta område. Mindre informationsåtgärder har vidtagits eftersom det är viktigt att bibehålla en hög trivsel. Vi ser också att resultatet för ledarskap (där naturligtvis kommunikation ingår som en naturlig del) kraftigt har höjts. Ett antal chefer och projektledare har gått utbildning i kommunikation, en utbildning som är framtagen internt och erbjuds inom landstinget. Utveckling Resultatmål 60: Information anpassas till mottagarnas olika behov genom lättläst/klarspråk samt för hörsel- och synskadade samt delvis också till olika språk. Kriterium: Enligt resultatmål. Driftmeddelanden via intranätet används flitigt och bedömning av kommunikationen sker vid varje tillfälle för att försöka förbättra tydligheten. Synpunkter på språk och innehåll återkopplas direkt till berörd skribent. Specifikt inom vårdsystem har ett arbete gjorts för att bli tydligare. IT-support och Vårdsystem har tagit fram en rutin för att undvika att meddelanden dubbelpubliceras. Ett hundratal driftmeddelanden har publicerats rörande framförallt drift i fastigheter och IT-system. Förslag har lagts om tydligare meddelanden via larmservern. Utveckling Resultatmål 61: Ett nytt intranät som främjar intern kommunikation, ska utvecklas för att tas i bruk i samband med den nya regionorganisationen. Kriterium: Leverans enligt särskild plan. LandstingsIT är delaktig och drivande i arbetet att skapa den tekniska lösningen för ett nytt intranät samt att ta fram en ny sökmotor för att underlätta frisök. Sökmotorprojektet fortsätter 2015, parallellt med införandet av det nya intranätet. Ett stort jobb har gjorts avseende information och dialog i olika forum för förankring och synpunkter på struktur och funktioner i det nya intranätet. Flera av LoVS webbredaktörer ingår i olika grupperingar och är delaktiga i centrala arbetsgrupper. Det interna arbetet följer plan. Utveckling 25

27 Målområde: Organisation och Ekonomi Övergripande mål: Den finansiella målsättningen är att behålla en ekonomisk styrka som kännetecknas av uthållighet och långsiktighet för att på lång sikt garantera en verksamhet av hög kvalitet som svarar mot behov och förväntningar. Inriktningsmål: 1. Målet för landstinget är en god ekonomisk hushållning LoVS mål LoVS mål 4: Medverka till kostnadseffektiva tjänster och produkter för våra kunder och kommunicera dessa. Kriterium: Benchmarking, inom LoVS områden ska resultatet vara bättre jämfört med Uppföljning av nyckeltal och jämförelser nationellt pågår inom samtliga LoVS områden för att utveckla kostnadseffektiva tjänster och produkter. Se exempel under LoVS mål 1. Analys, spridning och uppföljning av resultatet behöver dock förbättras. Inom Upphandlingsavdelningen rapporteras periodvis två nyckeltal: 1. Årlig kostnadsbesparing jämfört med tidigare avtal 2. Årlig kostnadsbesparing genom att tjänsten/varan konkurrensutsatts Arbete pågår med att ta fram rapporter och nyckeltal över avtalstrohet. Upphandlingsavdelningen har under året haft stort fokus på att fylla avtalsdatabasen med avtal samt förbättra informationen om avtalen. En broschyr om upphandlingsprocessen, lagar och regler samt interna rutiner har tagits fram och skickats ut till alla chefer inom landstinget. I genomförd ramavtalsupphandling av entreprenörer har område Landstingsfastigheter förbättrat administrativa föreskrifter. Landstingsfastigheter har också tecknat avtal med Skattemyndigheten i ett projekt (byggnation av Regionarkivet när det gäller ekonomisk kontroll av entreprenörer och deras underentreprenörer. Utveckling Kriterium: Antal negativa synpunkter kring prisnivån i kundenkäten 2015 ska minska i jämförelse med 2013 Vi utvecklar redan publicerad prisinformation och arbetar vidare med att ta fram ny information. Prisinformation ger kunden en bild av vad som inkluderas i ett pris, t ex telefonpriset som också innefattar landstingets televäxel. Ett arbete har slutförts tillsammans med Folktandvården för att förtydliga kostnader och vilka tjänster som område Administrativ utveckling och service utför inom de olika verksamheterna. Utveckling 26

28 6.6.2 Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 65: Verksamheternas resultat ska vara minst noll. Kriterium: Enligt resultatmål Resultatet för LoVS år 2014 slutar med ett överskott på totalt 18,4 mnkr. Alla områden inom LoVS redovisar ett positivt resultat. Inom område LandstingsIT gör Vårdsystem ett underskott med anledning av att nuvarande anslag inte täcker kostnader i befintliga system och beslutade satsningar. Inom område Försörjning minskar Kost försäljningen av både patientkost och personalkost och slutar också med ett underskott. Utveckling Resultatmål 66: Investeringar för landstingets egen verksamhet ska finansieras med egna medel. Kriterium: Enligt resultatmål Under 2014 färdigställs inga större byggnationer för LoVS och det ger därför inte några ökade driftskostnader för LoVS verksamheter. Från andra halvåret 2015 och framåt påverkas flera LoVS verksamheter av högre kostnader för byggnationer/ lokalanpassningar. Utveckling Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Överenskommelse 14: Att utreda förutsättningarna att samordna kostverksamheten vid länets sjukhus under tider då det är låg belastning i verksamheten. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling En utredning är genomförd tidigare för att utvärdera om kost kan transporteras från USÖ till Karlskoga. Kalkylen visade dock inte på några vinster och vi har därför inte gått vidare. Frågan betraktas nu som avslutad. 27

29 Målområde: Regional utveckling Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Övergripande mål Örebro läns landsting skapar förutsättningar för en smart, hållbar och inkluderande regional utveckling. Inriktningsmål Landstinget är en aktiv part i länets innovationsstödjande system. Landstingets Innovationssluss har en tydlig koppling till länets innovationssystem. Aktiviteter för att uppnå målet: Utveckling LoVS har tre kontaktpersoner för innovationsslussen för att förenkla och kunna slussa vidare innovationer. Hittills har dock inga ärenden inkommit. Vi har många olika samarbeten med t.ex. kommunerna kring vårdsystemen och information vid vårdövergångar mellan landsting och kommuner. Under året har landstinget och många av länets kommuner tecknat avtal att landstinget hjälper till med utgivning av etjänstekort. Återstående kommuner avser att teckna avtal i början av

30 Ekonomi Resultatrapport Belopp i mnkr 2014 Budget Budgetavvikelse savvikelse Avgifter och såld vård 0,0 0,0 0,0 0 Övriga intäkter 1429, , , Summa intäkter 1429, , , Personalkostnader -388,1-402,1-364, Övriga kostnader -763,4-743,0-744, Avskrivningar, inventarier -10,9-12,5-12,7 2 2 Avskrivningar, fastigheter -141,0-139,5-131, Summa kostnader -1303, , , Finansnetto -65,2-63,6-58, Landstingsbidrag/-ersättning -42,3-46,2-36,0 4-6 Resultat 18,4 0,0 19, LoVS redovisar ett positivt överskott på 18,4 mnkr för verksamhetsåret Alla LoVS områden visar sammantaget ett positivt resultat. Inom områdena finns två verksamheter med underskott, IT Vårdsystem som saknar viss finansiering i anslag samt Kost där både patient- och personalmåltiderna minskar. Återbetalningar till kunder har skett med 32 mnkr från Fastigheter, 6 mnkr från IT samt 0,7 mnkr från Medicinsk Teknik. mnkr Resultatutveckling 19,2 18,4 29

31 Årets resultat Intäkter LoVS intäkter ökar med 4,6 % jämfört med Utöver indexuppräkning finns bland annat nya hyresintäkter för Campus Örebro med 17,5 mnkr. Personalkostnader Personalkostnaderna ökar med 23 mnkr (+ 6,4 %) jämfört med 2013, vilket är lägre än budgeterat. Personalkostnaderna är 14 mnkr lägre än budget (löner -5,5 mnkr, sociala avgifter inklusive krediteringar för yngre och äldre -7,3 mnkr samt övriga personalkostnader -1,2 mnkr) och bidrar med stor del till LoVS resultat + 18,4 mnkr. LoVS har under året utökat med tjänster inom flera områden (se personalekonomi nedan). Övriga kostnader Övriga kostnader ökar totalt med 20 mnkr. De största ökningarna finns inom Landstingsfastigheter där lokalhyreskostnaderna ökar med 9 mnkr och hyresåterbetalning har skett med 32 mnkr jämfört med 14 mnkr Byggnadsavskrivningarna ökar med 9,5 mnkr medan IT avskrivningarna minskar med -1,5 mnkr. Fastighetsunderhållet minskar med 15 mnkr, vilket får ses som en tillfällig minskning. Telekommunikationskostnaderna ökar med 1 mnkr och reparationer/underhåll inom område Medicinsk Teknik ökar med 2 mnkr. Investeringar Byggnadsinvesteringar LoVS: (Belopp i mnkr) Sammanställning uppföljning av investeringar, mnkr (nettoinvesteringar) 2014 Budget Byggnadsinvesteringar innevarande års budget 245,8 266,9 296,5 Byggnadsinvesteringar överfört från tidigare års budget 408,0 Medicinteknisk utrustning innevarande års budget 0,1 0,1 Medicinteknisk utrustning överfört från tidigare års budget IT-utrustning innevarande års budget 7,7 11,5 12,7 IT-utrustning överfört från tidigare års budget Övrig utrustning innevarande års budet 0,6 1,7 1,1 Övrig utrustning överfört från tidigare års budget 0,9 10,2 0,3 Summa 255,1 698,4 310,6 MT investeringar bokförs på respektive vårdförvaltning. 30

32 Av de budgeterade 675 mnkr (varav 408 mnkr från tilläggsbudgeten) har vi under 2014 färdigställt byggnationer för 246 mnkr. Att utfallet 2014 är långt ifrån budget beror på att många projekt har fördröjts jämfört med tänkt tidplan och att tilläggsbudgeten avser investeringar för flera år. Under den viktiga planeringsfasen i ett projekt synliggörs ofta saker som tidigare inte kunnat förutses och detta kan bidra till att projekten fördröjs. Kostnaderna i detta tidiga skede är en mindre del av den totala projektkostnaden och de stora beloppen som ligger i byggskedet förskjuts framåt i tiden. Resursbrister inom Fastigheter har även bidragit till vissa förskjutningar. Arbetet med H-huset går nu in i nästa skede efter avslutad avdelningsfunktionsplanering (AFP). Den tekniska projekteringen har, parallellt med pågående rumsfunktionsplanering (RFP), startat med upprättande av systemhandling. Nästa viktiga brytpunkt är i slutet av september 2015, då systemhandlingen ska vara klar och den tekniska detaljprojekteringen påbörjas. Sammanställning största färdigställda objekten 2014 (Belopp i mnkr) Byggnadsinvesteringar Prognos slutkostnad ack USÖ, D-huset, Barnakuten. Väntrum och arbetsmiljö lokalförbättringar 40,0 40,0 Helt betald USÖ, L-huset, Psykiatrisk jourmottagning, förändrat lokalbehov 31,3 31,1 Delbetald Lindesbergs lasarett. Dialysavdelning 13,0 12,5 Delbetald Karlskoga lasarett, Hus 06 o 07. Akutmottagning ombyggnad 58,8 58,4 Delbetald USÖ, O-huset, Angioutrustning och ändrad verksamhet 16,7 16,7 Helt betald Barnakuten får nu förbättrad säkerhet och barnanpassad miljö i samband med sjukhusvård. Psykiatrins Jourmottagning på USÖ har åtgärdats för att säkerställa patientsäkerhet, vårdsäkerhet och arbetsmiljö. Därmed kan vi nu tillgodose framtidens behov av kapacitet och har fått ett samband med övrig psykiatri. En ny satellitmottagning för dialys på Lindesbergs lasarett bidrar till en geografisk utjämning av tillgången på dialysplatser och minskar behovet av sjukresor för dialys. Karlskoga lasaretts nya akutmottagning innebär större och mer ändamålsenliga lokaler med en högre patientsäkerhet och en bättre arbetsmiljö. Ambulansen har även fått ett större ambulansintag med en saneringsstation i anslutning direkt till akutmottagningen. Denna flytt har också bidragit till att operation kan växa ut i akutmottagningens gamla lokaler. O-huset USÖ har i samband med installation av ny angiografiutrustning för kärlkirurgisk diagnostik och behandling, anpassat två salar till den hygieniska standard, i fråga om barriärer och ventilation, som krävs för intervention och möjlig öppen kirurgi. Medicintekniska investeringar Örebro läns landsting totalt: (Belopp i mnkr) Sammanställning uppföljning av investeringar, mnkr (nettoinvesteringar) 2014 Budget Medicinteknisk utrustning innevarande års budget 53,7 91,0 126,7 Medicinteknisk utrustning överfört från tidigare års 53,6 78,4 budget Summa 107,3 169,4 126,7 Medicintekniska investeringar ägs av verksamheterna och bokförs på respektive förvaltning. 31

33 Totalt utfall år 2014 är 107,3 mnkr mot budgeterade 169,4 mnkr. Flera stora upphandlingar är klara och installationer och bygganpassningar pågår runt om i länet. Stora upphandlingar som pågår just nu är CT-utrustningar till Lindesberg och Örebro, samt lungfunktionsutrustning inom Region Örebro län. Sammanställning största färdigställda objekten 2014 (Belopp i mnkr) Prognos slutkostnad ack Medicintekniska investeringar Linjäraccelerator strålbehandling samt optiskt ytskanningssystem, Onkologiska kliniken USÖ 25,0 7,1 Delbetald MR-system, Röntgenkliniken USÖ 20,0 18,0 Helt betald Operationsmikroskop, Ögonkliniken USÖ 5,0 5,0 Helt betald Ultraljudsutrustning, Fysiologiska kliniken USÖ 3,8 2,6 Delbetald Infusionspumpar, Region Örebro Län 5,2 3,9 Delbetald De ovanstående objekten är ersättningsanskaffningar. Den nya linjäracceleratorn för strålbehandling av cancertumörer ger möjlighet till högre energier, vilket ger kortare strålningstider och större precision. Ytskanningssystemet ger dessutom bättre träffsäkerhet vid strålning under andningsrörelser. Det nya MR-systemet har bland annat en högre magnetstyrka, vilket ger förbättrad bildkvalitet och ökad snabbhet. Den beräknas också ge bättre diagnostik inom neurologi och ortopedi. Nytt mikroskop för cornealkirurgi (ögonkirurgi) ger en smidigare och bättre teknik som underlättar ingreppen. Systembyten av infusionspumpar inom högspecialiserad vård ger ökad precision och fler funktioner. Produktionstal Förändring % Resultat 18,4 mnkr 19,2 mnkr -4 % Löneökningstakt 5,6 % 3,65 % Lönekostnad (40-41) 266,3 mnkr 252,2 mnkr 5,6 % Telefonväxeln: antal telefonsamtal ,2 % medelsvarstid telefonist 16 sek 17 sek Producerade måltider: patientmåltider ,4 % personalmåltider ,0 % Andel ekologiska livsmedel 41,9 % 36,9 % IT-kostnad - som del av nettokostnad (ÖLL) 3,4 % 3,6 % Andel e-fakturor av samtliga fakturor 57 % 50 % Total mediakostnad kr/m 2 BRA (värme-, el-, vattenkostnad) 142 kr 151 kr -6 % 32

34 Telefonväxeln antal telefonsamtal och medelsvarstid Telefonisterna får mer och mer komplicerande samtal. Det är svårare att komma fram till mottagningar och patienter är osäkra vart de ska. Växeln är också backup för kundsupporten och handhar spärr av etjänstekort samt förmedlar språktolkar. Producerade måltider patient- och personalmåltider Antalet patientmåltider har minskat med 3,4 %. Kombinationen av dagkirurgi och kortare vårdtider medför minskat antal patientmåltider. Det är en trend som syns i hela landet. Totalt har personalmåltider minskat med 3 %. Bland personalmåltider visar dock matsalarna i Lindesberg och Eklunda en ökning med 2,1 respektive 8,6 %. Kökets nyheter lunchpaj samt bakad potatis bidrar till ökningen tillsammans med den uppfräschade salladsbaren och det nya konceptet för salladstallrik. Andel ekologiska livsmedel Målet för ekologiska livsmedel är 45 % till år Per 31 december 2014 var resultatet 41,9 %, motsvarande siffra för årsskiftet 2013/2014 var 36,9 %. Uppföljningsmöte med leverantörer har gett bättre resultat för ekologiska livsmedel. Den ekologiska andelen hos leverantörerna har också förändrats, vilket återspeglas i våra inköp. IT-kostnad - som del av nettokostnad (ÖLL) IT-kostnaden som del av nettokostnaden har minskat, genom att den totala nettokostnaden för ÖLL har ökat samt att IT har gjort riktade besparingar under året. Vi har bland de lägsta ITkostnaderna per PC i landet vid nationell jämförelse. Andel e-fakturor av samtliga leverantörsfakturor Andelen e-fakturor uppgår till 57 % för Jämfört med föregående år är det en ökning med 7 %. För 2014 var målet 60 %. Fakturornas fördelning är 38 % EDI-fakturor* och 19 % Svefakturor*. *Svefaktura är en elektronisk faktura, beställning har inte skett i vårt IoF-system. EDI är elektroniskt hela vägen från beställning till faktura, allt görs i vårt IoF-system och fakturan blir också konterad när man gör inleverans av mottaget gods. Total mediakostnad kr/m2 BRA (värme-, el-, vattenkostnad) Total mediakostnad (el-värme-vatten) är 142 kr/m² och innebär en minskning med 6 % jämfört med Året har varit varmare än normalt, vilket påverkar fjärrvärmekostnaden. 33

35 Personalekonomi Personalkostnader Löneökningstakt 5,60 % 3,65 % Lönekostnad (40-41) 266,3 mnkr 252,2 mnkr Lönekostnaderna ökar med 5,60 %. Övertagna tjänster samt utökade tjänster finns inom alla områden. Vakanta tjänster och sjukfrånvaro ger ett löneutfall som är 5,5 mnkr lägre än budget. Kostnadsanalys Belopp i mnkr Konto Kategori Förändring mnkr Förändring % Månadslöner ,11 % 4012 Timanställda ,06% 4031 Obekväm arbetstid ,57% 4032 Övertid/mertid ,13% 4033 Jour och beredskap ,25 % 4040 Förändring skuld övertid, jour o beredskap ,43% Semesterlön inkl skuldförändring ,35 % 4120 Sjuklön ,76 % Övrigt 40xx-41xx ,86% Totalt ,61 % Alla områden inom LoVS har utökat servicen kvällar, nätter och helger vilket ökar kostnaderna för obekväm arbetstid. Störst ökning (i kr) finns inom Försörjningen (städ) och inom Kundtjänst (nattbemanning). Ökningen i övertidskostnader sker framförallt inom LandstingsIT med anledning av utrullningen av nya Windows 7. 34

36 Antal anställda årsarbetare per yrkesgrupp (yrkesgrupp utifrån förvaltningsspecifikt) Antal årsarbetare 2014 Antal årsarbetare 2013 Förändring Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Summa Antalet årsarbetare: Avser tillsvidareanställda och visstidsanställda. LoVS ökar i år bemanningen inom flera verksamheter. Orsaken är framförallt genom utökade uppdrag. Utökningar jämfört med 2013 Medicinsk Teknik: Landstingsfastigheter: Kundtjänst: Administrativ utveckling och service: Försörjning: LandstingsIT: 1 tjänst; medicinsk teknisk ingenjör 5 tjänster; snickare, förvaltare, för Etapp 2 USÖ; projektchef, elsamordnare och VVS-samordnare 1 tjänst; e-tjänstekort handläggare 5 tjänster; Casper scanningsprojekt 2 tjänster, upphandlare för Länstrafiken, registrator, personaladministratör 1 tjänst; gruppchef Kost USÖ 3 tjänster; IT-konsult Drift och teknik, IT-konsult klientgruppen, systemutvecklare. Förutom dessa har vi också ett antal visstidsanställda som påverkar antal tjänster jämfört med föregående år. En stor del av dessa härrör sig från satsningen med servicetjänster där vi har ett utökat uppdrag från vården. För att överbrygga generationsväxlingen sker ibland en ersättningsrekrytering innan en medarbetare har gått i pension, vilket påverkar förändringen. Vakanser som ännu inte har en efterträdare i tjänst påverkar också förändringen. 35

37 Sjukfrånvaro Kategori Förändring Antal timmar, procent Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Schemalagda timmar Sjukfrånvaro total Sjuk korttidsfrånvaro Sjuk långtidsfrånvaro Sjukfrånvaro totalt % * 6,78% 3,24% 5,34% 6,72% 2,67% 5,10% 0,06% 0,57% 0,24% Sjuk korttidsfrånvaro %* 2,68% 1,77% 2,31% 2,78% 1,76% 2,37% -0,10% 0,01% -0,06% Sjuk långtidsfrånvaro %* 4,10% 1,48% 3,03% 3,94% 0,91% 2,73% 0,16% 0,56% 0,30% *) Procent av (avtalad) schemalagd tid LoVS sjukfrånvaro ligger i samma nivå som landstingets sjukfrånvaro och det är en fortsatt stor spridning på sjukfrånvaron mellan LoVS områden. Område Medicinsk Teknik och LandstingsIT har mycket låg sjukfrånvaro medan område Försörjning har en högre sjukfrånvaro än landstinget. Vi kommer att granska långtidssjukfrånvaron på individnivå under första tertialet

38 Framtida utmaningar Lednings- och verksamhetsstöd (LoVS) har nu bytt namn till Regionservice. Det nya namnet beskriver bättre att vår organisation arbetar med servicetjänster och förtydligar att våra kunder finns inom hela Region Örebro län. En utmaning är att göra det nya namnet känt i verksamheterna. Vår största framtida utmaning är att hålla fast i den positiva utvecklingen vi sett inom vår serviceorganisation och inte slå oss till ro med de resultat vi uppnått. Kompetensförsörjning och bemanningsfrågor är kritiska för att klara de uppsatta målen. Konkreta utmaningar under det kommande året är: Regionfrågan och den nya hälso- och sjukvårdsförvaltningen där vi behöver arbeta aktivt för att stödja organisationsförändringen, speciellt inom IT-sidan. Vi behöver även hitta rätt kontaktytor för vår serviceorganisation i den nya organisationen. De fysiska omflyttningar som behöver göras i samband med regionbildningen. De stora nybyggnationerna som påverkar många områden inom Regionservice och då speciellt Fastigheter, Medicinsk Teknik, IT och Försörjningen. Regionens ambitiösa hållbarhetsmål som till stor del påverkar Regionservice och de tjänster/ produkter vi tillhandahåller åt regionen, t.ex. inom energi, upphandling och försörjning. Kostnadstrycket inom regionen - där Regionservice måste arbeta intensivt med att hitta kostnadseffektiva lösningar och göra våra prismodeller transparanta och lättförklarliga för våra kunder. Örebro Catharina Schlyter Förvaltningschef Lednings- och verksamhetsstöd 37

39 Bilagor: Upphandlingsrapport ÖLL

40 Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014

41 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Innehållsförteckning Inledning... 3 Kommande upphandlingar... 4 Upphandlingsavdelningen... 4 Medicinsk Teknik... 4 Landstingsfastigheter... 4 Pågående upphandlingar... 5 Upphandlingsavdelningen... 5 Medicinsk Teknik... 5 Landstingsfastigheter... 6 Avslutade upphandlingar... 7 Upphandlingsavdelningen... 7 Medicinsk Teknik... 8 Landstingsfastigheter (9)

42 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Inledning Denna rapport redovisar kommande, pågående och genomförda upphandlingar som handhas av de upphandlande enheterna inom Örebro läns landsting. De upphandlande enheterna är: Upphandlingsavdelningen Medicinsk Teknik Landstingsfastigheter Upphandlingsavdelningen har också en mer detaljerad rapport över sina upphandlingar. Förutom de tre ovan beskrivna upphandlande enheter finns även samarbeten med andra landsting där upphandling sker gemensamt. Dessa är följande: Varuförsörjningen (förbrukningsmaterial för vården och kontorsmaterial) 7-klövern (hjälpmedel) 3-klövern (mediciner) Övriga samarbeten I denna rapport redovisas enbart gemensamma upphandlingar från 7-klövern, 3-klövern och övriga samarbeten. Gällande upphandlingar genomförda av SKL Kommentus och Kammarkollegiet redovisas i denna rapport enbart de andra konkurrensutsättningar som Örebro läns landsting gör på berättigade ramavtal från dessa. 3 (9)

43 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Kommande upphandlingar Upphandlingsavdelningen Sammanställning Under perioden januari-april 2015 ska 23 st upphandlingar påbörjas. Dessa är: Skadedjursbekämpning Snöröjning Sittskal VVS-material Livsmedel (bryggeri) Livsmedel (färskt bröd) Telefoni Skrivare Läkemedel (en del) Peruker och tupéer Förflyttningshjälpmedel Regiontrafik Karlskoga Datorhjälpmedel Käppar Övriga synhjälpmedel Reklambyråtjänster Dentalinredning Fönster Ritningskopiering Tryck av landstingskatalogen Bildskärmsglasögon Däck och däcktjänster Eldrivna rullstolar Medicinsk Teknik Sammanställning Under perioden januari-april 2015 ska 9 st upphandlingar påbörjas. Dessa är: Ultraljudsutrustning, Fysiologiska klin, Diagnostik & AMM OPG med CBCT, Folktandvården Processor+ljuskälla+5 gastroskop+ 4 koloskop, Med.klin, Medicin och rehabilitering Bildbehandlingsprogram, Kärl-Thx.klin, Thorax och kärl Scanningsutrustning, Lab.med.länsklin, Diagnostik och AMM Mikroskop, Plastik.kir.klin, Huvud & Hud Telemetriövervakningsutrustning, flera klin inom USÖ C-båge, Röntgenklin, Diagnostik & AMM Ambulanser, Region Örebro län Landstingsfastigheter Från och med kommer Upphandlingsavdelningen att genomföra Landstingsfastigheters upphandlingar. Dessa upphandlingar redovisas således ovan. 4 (9)

44 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Pågående upphandlingar Upphandlingsavdelningen Sammanställning Antalet pågående upphandlingar är 26 st. Dessa är: Cytostatikasystem Bröstimplantat Kopiatorer Licensförsörjning RAKEL-system Nyckelskåp Hisservice Städtjänster Dynor Korttidshyra fordon Växtskötsel USÖ Blommor FDG Livsmedel Djupfryst Värdetransport Profilmaterial Lås- och låsservice Flextrafik Hygienhjälpmedel Leasingbilar Distansgranskning av mammografi Hyrläkare Specialister Fastighetskonsulter Dosdispensering av läkemedel Kognitionshjälpmedel Kontaktlinser Det sammanlagda värdet av dessa upphandlingar inklusive optionsår är ca 394,5 Mnkr*. * Mer i verkligheten då värdet ej är känt på alla upphandlingar. Överprövningar Följande upphandlingar är överprövade: Kopiatorer Korttidshyra av fordon Medicinsk Teknik Sammanställning Antalet pågående upphandlingar är 15 st. Dessa är: Röntgenscanner, FVT Apparat för elektrofysiologisk undersökning, Ögon.klin, Huvud och hud Komplett lungfunktions- och ergospirometriutrustning inkl. kalometriutrustning. Flertalet kliniker Ambulatoriska PCA-pumpar, HoS Laser, Ögonklin. Huvud & Hud Blodgasutrustning, HoS Datortomografer, Röntgenklin. Lindesberg och USÖ. Förlossningssängar, Kvinnoklin, Opererande & Onkologi Automatinjektor till PET/CT, Röntgenklin, Diagnostik & AMM 5 (9)

45 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Det sammanlagda värdet av dessa upphandlingar inklusive optionsår och serviceavtal är ca 66,4 Mnkr. Överprövningar Följande upphandlingar är överprövade: Inga överprövningar Landstingsfastigheter Sammanställning Antalet pågående upphandlingar är 1 st stycken. Det är: Ramavtal entreprenörer Det sammanlagda värdet av denna upphandling är ca 60,9 Mnkr. Överprövningar Följande upphandlingar är överprövade: Ramavtal entreprenörer 6 (9)

46 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Avslutade upphandlingar Upphandlingsavdelningen Sammanställning Under perioden januari-december 2014 har 61 st upphandlingar genomförts. Dessa är: Revisionstjänster Anropsstyrd trafik (en del) Anropsstyrd trafik (en del) Försäkringsförmedling Radiofarmaka Rullande material (del 1) Rullande material (del 2) Omvärlds och mediabevakning Mäklare elhandel Brandsläckningsmaterial IT-utbildning Planerings- och uppföljningssystem Sop- och blåsfordon Snöslunga Hållplatsunderhåll Barnhälsovårdsjournal IT-konsulter (Platina) Komplettering servrar Rullande material (del 3) IT-konsulter (IT-arkitekt BI) IT-konsulter (systemutvecklare EPI-server) Konsulter sök och findability Trappbil Personliga trygghets- och nödlarm Kommunikationshjälpmedel Rollatorer Stimulatorer för smärtlindring Livsmedel (kaffe) Livsmedel (mejeriprodukter) Livsmedel (frukt, grönsaker m.m.) Cateringbil Tryckeritjänster Proteskomponenter och råmaterial Alternativ telefoni (totalkonversation) Fastighetsmäklare Stationstankning Apotekstjänster och apoteksservice Transporttjänst CFH Hörseltekniska hjälpmedel Tvättjänster och textilier Läkemedel (en del) Kaffemaskiner Konsulter Fördjupade medicinska utredningar Turbilar Avfallshantering SMS-tjänst Servrar Entrémattor Barnvaccin (del 2) HPV-vaccin Luftfilter Transportburar Järnhandelsartiklar Regiontrafik Hällefors/Nora Skyltprodukter Regiontrafik sydnärke Finansiell leasing Pellets Luppglasögon Epilepsilarm Det sammanlagda värdet av dessa upphandlingar inklusive optionsår är ca 782 Mnkr. Besparingar I det fall en besparing kan jämföras/beräknas med föregående avtal är denna ca 34,3Mnkr*. I de fall en besparing kan jämföras/beräknas genom att en konkurrensutsatt upphandling genomförts så är denna ca 26,6 Mnkr* (kostnad vinnande anbud jämfört med en beräknat medelanbud på alla inkomna anbud). 7 (9)

47 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 * I verkligheten är besparingarna mycket större då det i ett flertal av upphandlingarna ej varit möjligt att beräkna besparingen. Överprövningar Följande upphandlingar har varit överprövade: Realtid Apotekstjänster och apoteksservice Anropsstyrd trafik Försäkringsförmedling Alternativ telefoni Bildtelefoni Hörseltekniska hjälpmedel Miljö, etiska och sociala krav Miljökrav har varit möjligt att ställa i 34 st upphandlingar. Sociala krav (mestadels Uppförandekoden) har ställts i 13 st upphandlingar. Medicinsk Teknik Sammanställning Under perioden januari-december 2014 har 10 st upphandlingar genomförts. Dessa är: Undersökningslampor, ÖLL Digital röntgenutrustning med integrerad genomlysning, Karlskoga SPECT-CT utrustning, Röntgenkliniken, Diagnostik och AMM Ventilatorer för neonatal intensivvård, Barnoch ungdomskliniken, Medicin och rehabilitering Ultraljud, Fys.lab, Thorax och kärl Infusionspumpar, ÖLL Accelerator, Onkologiska klin, Opererande & Onkologi Intensivvårdskuvöser, Barn- och ungdomskliniken, Medicin och rehabilitering Operationsmikroskop, Ortoped.kir.klin, Opererande & Onkologi Operationsmikroskop, Ögonklin, Huvud & Hud Det sammanlagda värdet av dessa upphandlingar inklusive optionsår är ca 114,4 Mnkr. Under perioden har Medicinsk Teknik också genomfört 73 st direktupphandlingar till ett sammanlagt värde av ca 33,9 Mnkr. Besparingar I det fall en besparing kan jämföras/beräknas med föregående avtal är denna ca 10,9 Mnkr (kostnad vinnande anbud jämfört med ett beräknat medelanbud på alla inkomna anbud inklusive pålägg för ouppfyllda kriterier). Överprövningar Följande upphandlingar har varit överprövade: 8 (9)

48 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Upphandlingsrapport ÖLL Helår 2014 Blodgasutrustning till HoS Miljö, etiska och sociala krav Miljökrav har varit möjligt att ställa i samtliga annonserade upphandlingar. Krav på Uppförandekoden i samtliga upphandlingar. Landstingsfastigheter Sammanställning Under perioden januari-december 2014 har 3 st upphandlingar genomförts. Dessa är: Ombyggnad för Landstingsarkiv, Örebro Om- och tillbyggnad Akutmottagning, Lindesbergs Lasarett Hiss H0, Karlskoga Lasarett Det sammanlagda värdet av dessa upphandlingar inklusive optionsår är ca 84,9 Mnkr. Besparingar I de fall en besparing kan jämföras/beräknas genom att en konkurrensutsatt upphandling genomförts så är denna ca 5,5 Mnkr (kostnad vinnande anbud jämfört med en beräknat medelanbud på alla inkomna anbud). Överprövningar Följande upphandlingar har varit överprövade: Inga överprövningar Miljö, etiska och sociala krav Miljökrav har varit möjligt att ställa i alla upphandlingar. Krav på Uppförandekoden i 0 st upphandlingar. 9 (9)

49 Postadress: Örebro läns landsting, Lednings- och verksamhetsstöd, Box 1613, Örebro Besöksadress: Fredsgatan 46, Örebro E-post: Telefon