Granskning av. EU-finansiering. Region Skåne. Juni Torbjörn Bengtsson Gustav Sigeman Göran Persson-Lingman Joacim Cederwall

Transkript

1 Granskning av EU-finansiering Region Skåne Juni 2002 Torbjörn Bengtsson Gustav Sigeman Göran Persson-Lingman Joacim Cederwall

2 Innehållsförteckning Sammanfattning...1 Uppdraget...4 Arbetssätt...4 Bakgrund - EU-finansiering...4 Organisation...5 Intern samverkan...6 o Extern samverkan...7 Resultat...7 Beviljade EU-medel...7 Mål Interreg...10 Forskning och utveckling...10 Sektorsprogram...11 Enkäten...11 Jämförelse med andra regioner...12 Mål och strategier...13 Centralt ansvarig för att bevaka EU-finansiering i Region Skåne...14 Kommentarer och synpunkter...15 EU-projekt inom Region Skåne Sammanfattning Komrev har på uppdrag av och i samråd med revisorerna i Region Skåne granskat omfattningen och inriktningen på projekt som genomförts med EU-medel som del av finansieringen. Granskningen har avgränsats till perioden och syftar till att kartlägga om Region Skånes olika verksamheter har utnyttjat möjligheterna till medfinansiering av EU-medel optimalt. Enligt tillgänglig dokumentation har Region Skåne beviljats ca 33 Mkr i stöd från EU för den aktuella perioden. Av den totala ersättningen motsvarar mål 3 ca 20,2 Mkr och Interreg 10,5 Mkr. Region Skåne har visserligen varit mer framgångsrik än både Västra Götaland och Stockholm läns landsting i beviljade mål 3-medel. I förhållande till antalet anställda har Region Skåne beviljats ca 30% mer. Det är positivt men samtidigt har organisationen inte utnyttjat möjligheterna till att söka 1

3 medel för forskning och utveckling och inte heller den stora flora av sektorsprogram som står till dess förfogande. Enligt vår bedömning finns det en stor potential för Region Skåne att erhålla ytterligare EU-finansiering. Sammanfattningsvis vill vi framföra följande kommentarer och synpunkter: Vi bedömer att det finns en betydande potential för att öka andelen EUfinansiering i region Skåne. En förklaring till resultatet kan vara att ansvaret inte har klargjorts, varken på central eller lokal nivå. Den genomförda enkäten tyder på att kunskaperna om möjligheterna till EUfinansiering är bristfälliga i flera verksamheter. Ytterligare informationsinsatser bör därför genomföras. Granskningen bekräftar att hälso- och sjukvården varit aktiv när det gäller att söka mål 3-medel. Samtidigt finns för denna verksamhet en möjlighet av att ha ett nära samarbete med andra länder och regioner för att finna goda exempel på hur verksamheten kan utvecklas. Då bör såväl Interreg som sektorsprogram vara en intressant möjlighet att utnyttja. Vi bedömer att det skulle ligga ett stort värde i om det fanns en central stabsfunktion med uppgift att ge service till verksamheterna med expertis om extern finansiering. Detta stöd bör fokusera på de mera komplicerade forskningsprogrammen, program för internationellt samarbete och även större sektorsprogram. Region Skåne och Lunds universitet har naturliga beröringspunkter. Universitet har byggt upp en effektiv organisation med enheten Forskningsservice som med sin expertis ger råd och stöd till de olika fakulteterna och deras forskningslag kring extern finansiering. Våra intervjuer visar att det är omvärldsenheten som står för samarbetet med forskningsservice. Vi bedömer att Region Skåne kan hämta inspiration i hur Lunds universitet har byggt sitt arbete kring extern finansiering. EU-finansiering har inget egenvärde. Den externa finansieringen måste ställas mot egeninsatsen och vilket mervärde i verksamheten som skapas. Viktiga frågor att ställa är vilka omvärldsförändringar står regionen inför och vilka behov finns i verksamheten. Vi tror därför att det är viktigt att det finns tydliga mål och strategier för EU-finansieringen. Om olika sjukhus förhandlar fram förmånliga villkor med exempelvis ESF-rådet finns en klar risk att andra delar av Region Skåne kan nekas stöd från samma myndighet. En strategisk fråga blir därför om inte regionen borde uppträda som en aktör och förhandla med såväl regeringen som den europeiska kommissionen. Öresundsintegrationen är exempel på 2

4 ett så långsiktigt projekt att en sådan förhandling kan uppfattas som nödvändig. I nuläget redovisas EU-finansierade projekt med projektnummer och ansvarskod i ekonomisystemet. Sättet att redovisa är funktionellt utifrån den enskilde projektansvariges perspektiv, men innebär en nackdel för en central samordnare eftersom EU-projekt inte kodas på ett gemensamt sätt. 3

5 Uppdraget Komrev har på uppdrag av och i samråd med revisorerna i Region Skåne granskat omfattningen och inriktningen på projekt som genomförts med EU-medel som del av finansieringen. Granskningen har avgränsats till perioden och syftar till att kartlägga om Region Skånes olika verksamheter har utnyttjat möjligheterna till medfinansiering av EU-medel optimalt. Arbetssätt Granskningen bygger på intervjuer, enkäter och studier av material i form av mål, uppföljningar och annan dokumentation som erhållits i samband med granskningen. Intervjuer har genomförts med representanter för omvärldsenheten, näringslivsenheten, kultur Skåne, folktandvården, Lunds universitetssjukhus, Malmö Universitetssjukhus, Hässleholms sjukhusorganisation, Centralsjukhuset i Kristianstad, Skånetrafiken, staben för regional utveckling samt enheten för planering och miljö. Under maj månad skickades en enkät ut till verksamhetschefer och andra företrädare för olika verksamhetsområden. Enkäten innehöll frågor om hur man ser på fördelar och nackdelar med EU-bidrag, kunskaper om vilka bidrag man kan söka samt uppgifter om var ansvaret ligger för att bevaka möjligheterna till EUfinansiering. Då svarsfrekvensen var mycket låg skickades två påminnelser ut under juni månad. Totalt svarade 45 personer. En jämförelse har skett av beviljade medel från den europeiska socialfonden till Region Skåne, Stockholms läns landsting samt Västra Götalandsregionen. Svenska ESF-rådet har tillhandahållit uppgifterna. Granskningen har genomförts av konsulterna Torbjörn Bengtsson, Gustav Sigeman, Göran Persson-Lingman från Komrev och Joacim Cederwall, verksamhetskonsulterna inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers. Göran Persson- Lingman har utarbetat och sammanställt resultatet av en webbenkät och Joacim Cederwall har bistått med sakkunskap om EU-finansiering. Bakgrund - EU-finansiering De bidrag som EU delar ut kan översiktligt indelas i tre grupper: Forskning och utveckling Strukturfondsprogram Sektorsprogram Strukturfondsprogrammen ska främst underlätta arbetsmarknadens funktionssätt genom satsningar på kompetensutveckling av både arbetslösa och anställda. Dessa 4

6 program omfattar mål 1, 2 och 3, fyra s.k. gemenskapsinitiativ (Interreg III, Leader +, Equal och Urban) och olika mindre pilotprojekt. Svenska ESF-rådet beviljar mål 3-medel. Interreg-initiativet fokuserar på flera olika geografiska områden. För samarbete inom Öresundsområdet är Hovedstadens Udviklingsråd i Danmark förvaltningsmyndighet och NUTEK utbetalande myndighet. Ett programsekretariat finns vid Öresundskomiteen, dit ansökan om medel lämnas. Forsknings- och utvecklingsprogrammen omfattar flera områden - bl.a. fyra ämnesprogram som benämnts "Livskvalitet och förvaltning av levande resurser", "det användarvänliga informationssamhället", "Konkurrenskraftig och hållbar tillväxt" samt "Energi och hållbar utveckling". F n håller ett nytt ramprogram för forskning och utveckling på att antas. Sektorsprogrammen i sin tur omfattar ett mycket stort antal områden, varav utbildningsområdet intar en central position. En prognos säger att runt 2005 kommer runt 70 procent av medborgarna i EU att ha genomfört sin formella utbildning för mer än 10 år sedan. Samtidigt beräknas ca 70 procent av den teknik vi använder att vara yngre än 10 år, vilket innebär ett stort behov av kompetensutveckling. Andra områden som sektorsprogrammen berör är ex. miljön, infrastruktur, energiförsörjning, vänortssamarbete och små- och medelstora företag. Det finns mellan olika bidragsformer totalt, även om alla inte är tillgängliga för offentlig sektor. Vissa bidrag faller bort och nya tillkommer fortlöpande. Organisation Region Skåne bedriver en mycket heterogen verksamhet som omfattar så vitt spridda områden såsom regional planering och infrastruktur, miljö och högt specialiserad sjukvård. Att verksamheterna även är starkt spridda över regionen kan försvåra möjligheten till styrning, ledning och samordning. Samtidigt är den geografiska spridningen självfallet mycket värdefull för medborgarna då närheten underlättar organisationens förutsättningar att ge en bra service. Följande bild illustrerar Region Skånes olika verksamheter: 5

7 Regiondirektör Regional utvecklingsstab Hälso- och sjukvårdsstab Produktionsstab Regionkontor Planering och miljö Skånetrafiken Näringslivsenheten Kultur Skåne Distriktnämndernas kanslier Nordvästra Skåne Nordöstra Skåne Mellersta Skåne Ystad-Österlen Sydvästra Skåne Tandvårdsnämndens kansli Sjukhuset i Hässleholm Centralsjukhuset Kristianstad Lasarettet Landskona Universitetssjukhuset Lund Universitetssjukhuset Malmö Trelleborgs lasarett Lasarettet Ystad Folktandvården Skåne Primärvården Skåne Psykiatrin Nordvästra Skåne Habilitering och hjälpmedel RegionFastigheter MA-Skåne Skånetvätten Helsingborgs Lasarett AB Ängelholms sjukhus AB Då verksamheterna till sin karaktär är så olika innebär det samtidigt att de har olika behov av extern finansiering. För hälso- och sjukvården är frågan om ekonomisk balans och strategisk personalförsörjning central inom överskådlig framtid. Sjukvården måste framstå som en attraktiv och spännande arbetsplats med möjligheter till kompetensutveckling. Detta sammanfaller mycket naturligt med mål 3, som syftar till satsningar på just detta område. Granskningen bekräftar att hälso- och sjukvården varit aktiv när det gäller att söka mål 3-medel. Samtidigt finns för denna verksamhet ett behov av att ha ett nära samarbete med andra länder och regioner för att finna goda exempel på hur verksamheten kan utvecklas. Då bör Interreg vara en intressant möjlighet att utnyttja. Verksamhetsbredden har också betydelse för på vilket sätt EU-arbetet skall organiseras. Denna fråga kommer att beröras närmare under avsnittet Kommentarer och synpunkter. Vårt uppdrag har fokuserat på EU-finansiering. Vi vill trycka på att EU-medel långt ifrån är den enda möjligheten att finansiera projekt. Andra externa finansieringskällor såsom SIDA, forskningsråd och strategiska forskningsstiftelser, kan säkert vara intressanta för Region Skånes del. Intern samverkan Vi har intervjuat en rad representanter (se ovan) för verksamheterna inom Region Skåne. Det är tydligt att det inte förekommer någon organiserad samverkan för att söka EU-finansiering. De initiativ som ändå tas är helt beroende av de enskilda personer som arbetar för sin respektive enhet. Det finns vidare ingen enhet eller person som ansvarar för samordningen mellan verksamheter, varken formellt eller informellt. 6

8 Vi bedömer att det skulle ligga ett stort värde i om det fanns en central stabsfunktion med uppgift att ge service till verksamheterna med expertis om extern finansiering. Detta stöd bör fokusera på de mera komplicerade forskningsprogrammen, program för internationellt samarbete och även större sektorsprogram. När det gäller mål 3 och andra enklare EU-program uppfattar vi att verksamheten redan idag besitter en kunskap och erfarenhet av hur man ansöker om dessa medel. Då är det inte lika viktigt att det finns en central service att tillgå. Samtidigt kräver det en intern organisation och struktur. Vi har via intervjuer och analys av statistik kunnat belägga att en framgångsfaktor är att det finns personer som kan initiera och uppmuntra verksamheten att söka. o Extern samverkan I samband med olika projekt som genomförs har Region Skåne ett antal olika samarbetspartners både regionalt, nationellt och internationellt i samband med genomförandet av olika projekt med EU-finansiering. Av vad vi kunnat utröna finns dock ingen etablerad samverkan för att mer systematiskt utveckla stödet i EU-frågor. Region Skåne och Lunds universitet har naturliga beröringspunkter. Universitet har byggt upp en effektiv organisation med enheten Forskningsservice som med sin expertis ger råd och stöd till de olika fakulteterna och deras forskningslag kring extern finansiering. Våra intervjuer visar att det är omvärldsenheten som står för samarbetet med forskningsservice. Vi bedömer att Region Skåne kan hämta inspiration i hur Lunds universitet har byggt sitt arbete kring extern finansiering. Resultat Beviljade EU-medel Enligt tillgänglig dokumentation har Region Skåne under perioden bedrivit närmare 130 projekt med EU-finansiering. Organisationen har beviljats ca 33 Mkr i ersättning från EU. En stor del av detta belopp utgörs av mål 3 som bl.a. syftar till att genomföra kompetens- och verksamhetsanalyser samt att genomföra kompetensutveckling. Diagrammet illustrerar fördelningen av beviljat EU-stöd: 7

9 Ett viktigt resultat är att hälso- och sjukvårdorganisationen huvudsakligen har sökt mål 3-medel, och att centrala enheter huvudsakligen har sökt projektmedel från Interreg. Den sistnämnda kategorin har som mål att genomföra internationella projekt, medan mål 3-medel har använts för att genomföra kompetens- och verksamhetsanalyser på den enskilda arbetsplatsen utan samarbetspartner. Bland de läkare som är anställda på universitetssjukhusen och av Lunds Universitet som professorer förekommer en del EU-ansökningar om forskningsmedel från forskningsprogrammen. Våra intervjuer tyder på att ansökningarna som regel anger Lunds universitet som sökande eftersom Region Skåne inte har samma renommé i dessa sammanhang. Beviljade medel hamnar följaktligen hos universitetet. Det är klart mera tidskrävande att formulera en ansökan för forskning och utveckling eller Interreg än en mål 3-ansökan, och förutsätter dessutom en högre professionell kompetens. Interreg-projekt löper över en längre tid och ställer högre kompetensmässiga krav på deltagarna. Vi bedömer därför att det finns ett behov av en central expertenhet som kan stötta verksamheterna med mera komplicerade ansökningar. Mål 3 Region Skåne har totalt erhållit 20,2 Mkr i mål 3-stöd. Av dessa tillfaller närmare 75 procent eller 15 Mkr hälso- och sjukvårdsorganisationen. Verksamhetens karaktär och organisation genom stora arbetslag tycks dra nytta av mål 3- programmets krav på individualisering. Omkring 100 projekt har genomförts inom Region Skåne. 8

10 Följande tabell anger hur mycket Region Skåne totalt samt varje sjukhusorganisation beviljats i mål 3 stöd: Kristianstad centralsjukhus Hässleholms sjukhusorganisation Lasarettet i Ystad Folktandvården Lasarettet i Trelleborg Universitetssjukhuset i Lund Universitetssjukhuset i Malmö Vårdcentraler Summa hälso/sjukvård Övriga verksamheter Summa Helsingborgs lasarett AB Ängelholms sjukhus AB Närsjukvården Österlen AB Summa kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Av tabellen framgår att det finns stora variationer vad gäller beviljat mål 3-stöd. Enligt ESF-rådet har Lunds universitetssjukhus beviljats närmare 6,7 Mkr i mål 3- stöd, varav 3,5 Mkr till kvinnokliniken. 1 På de större sjukhusen är det vanligt att utvecklingsledare och kvalitetssamordnare har tagit på sig ett ansvar att söka EUpengar, främst mål 3. Förklaringen är att mål 3 har en naturlig koppling till deras arbetsuppgifter som kretsar kring kvalitet och kompetensutveckling. På de kliniker som varit särskilt framgångsrika när det gäller att genomföra mål 3- projekt har särskilda servicefunktioner vuxit fram. Det innebär att personer med erfarenhet av att skriva ansökningar och hantera redovisningen av såväl ekonomi som effekter avlastar avdelningarna med denna administration. En förklaring till kvinnoklinikens framgång var att klinikchefen engagerade och uppmuntrade avdelningarna att genomföra projekten ifråga. Hässleholms sjukhusorganisation har varit framgångsrik och hittills beviljats närmare 4,5 Mkr i mål 3-stöd. Detta har varit möjligt genom att sjukhusledningen lyckats förhandla fram ett slags rambeslut hos ESF-rådet med innebörden att alla ansökningar som kommer in från organisationen skall bli beviljade. Universitetssjukhuset i Malmö har, trots sin storlek, endast beviljats drygt 1,6 Mkr i mål 3-stöd. En förklaring är att flera omorganisationer genomförts vilket tagit mycket kraft. En annan är att det saknats egna ekonomiska resurser att driva 1 Kliniken uppger själv att den beviljats 5 Mkr. 9

11 projekt. Fr.o.m. år 2002 har en EU-samordnare anställts på sjukhuset i samarbete med omvärldsenheten. Centralsjukhuset i Kristianstad har endast erhållit ca 132 Tkr. Förklaringen är likartad den för Universitetssjukhuset i Malmö. Även bolagen har erhållit förhållandevis lite pengar för genomförande av EUprojekt. Orsaker till detta har dock inte granskats. Interreg Interreg syftar till projekt som genomförs i samarbete med flera medlemsländer. Syftet är att sprida kunskap mellan regioner och leda till nytänkande på många olika områden. Via intervjuer har vi fått kunskap om att det genomförts ett stort antal projekt med Interreg-medel som del av finansieringen. Trots att materialet vi har erhållit är omfattande finns säkert projekt som vi inte har kännedom om. Det finns ingen heltäckande statistik inom Region Skåne vad gäller Interreg-projekt. Utifrån tillgängligt material har Region Skåne genomfört 28 projekt och erhållit ca 10,5 Mkr i stöd. Det har emellertid varit svårt att erhålla uppgifter om hur mycket EUmedel varje projekt har erhållit. I flera fall anger verksamheten att EU-stödet har varit i paritet med kostnaden för nedlagt arbete. Regionstyrelsen har beslutat att Region Skåne ska delta i Östersjöprojektet STRING II, som är ett samarbete kring regional utveckling innefattande infrastruktur, planering, näringslivsutveckling, kultur m. m. Projektet gäller för stråket Skåne, Själland, Schleswig-Holstein och Hamburg och syftar till att genomföra en serie seminarier för erfarenhetsutbyte och diskussioner. Projektets budget är beräknad till varav EU står för 50 procent. Näringslivsenheten har varit framgångsrik, men även staben för regional utveckling har varit delaktig i en rad projekt. Enheten för planering och miljö har profilerat sig vad gäller Interreg-projekt med anknytning till tillväxt, miljö och transporter. Kultur Skåne har även genomfört två projekt med Interreg-medel. Forskning och utveckling Det har varit svårt att erhålla uppgifter om hur mycket forsknings- och utvecklingsmedel som Region Skåne har erhållit från EU. I de fall Region Skåne söker medel från EU:s program för forskning och utveckling tyder intervjuer på att det ofta sker i samarbete med Lunds universitet. I dessa fall är det vanligt att universitetet erhåller ersättningen då personerna som ingår i projektet ofta har anställning hos båda arbetsgivarna. Forskarna gör denna bedömning eftersom 10

12 universitetet i dessa sammanhang sägs ha ett bättre renommé än Region Skåne. Från universitetet understryks att projektledaren måste vara konsekvent vad gäller vilken arbetsgivare som skall täcka kostnaderna för projektet. Detta sägs inte hanteras på ett enhetligt sätt. Vi har kunnat identifiera två projekt som Region Skåne varit delaktig i. Båda avser ett delprogram inom 5:e ramprogrammet för forskning och utveckling som kallas Quality of Life. EU har beviljat ca 1,4 Mkr för dessa projekt, men det är oklart om Region Skåne erhållit hela beloppet. Sektorsprogram Våra uppgifter tyder på att Region Skåne i mycket begränsad omfattning varit involverad i olika sektorsprogram. Ett exempel är projektet IREN som finansierats via programmet Swebaltcop. Det är oklart hur mycket EU-stöd Region Skåne erhållit. Enkäten Den enkät som mailats ut till drygt 190 personer har endast besvarats av 45. Denna låga svarsfrekvens gör att vi inte kan dra några statistiska slutsatser om hur anställda inom organisationen uppfattar dessa frågor. Däremot tolkar vi resultatet som att EU-finansiering inte uppfattas som en naturlig del av verksamhetens dagliga arbete. Följande diagram illustrerar resultatet av ett antal frågor som ställts. 11

13 Att döma av resultatet så är fördelarna med EU-finansiering större än nackdelarna. Genomsnittsbetyget på frågan är 3,4. Svaren är delvis beroende av vilken typ av EU-bidrag som varit vanliga på de olika enheterna. Vi tolkar detta som att de mer komplicerade programmen också innebär större nackdelar i form av merarbete och administration. Kunskaperna av vilka EU-medel som kan sökas tycks vara begränsade. Genomsnittsbetyget på denna fråga är 2,6. Vi bedömer att det finns ett betydande behov av information om EU-bidrag. Enkätsvararna är relativt neutrala på gränsen till negativa (2,8 i betyg) på frågan om de har tillräckligt med tid att och ekonomiska resurser att genomföra projekt. Detta kan tolkas som att verksamheterna är tidspressade och att driva särskilda projekt är tidskrävande och kan ses som något som skäl tid från den ordinarie verksamheten. Tid och resurser för uppföljning och slutredovisning är klart begränsade enligt de svarande. Ännu mer begränsat är möjligheterna att skriva ansökningar. Svårigheterna att skriva ansökningar och att göra uppföljningar samt de bristande kunskaperna om möjligheterna EU-bidrag stärker vår uppfattning att arbetet måste organiseras på ett annat sätt än idag. Som det är nu är det i hög grad upp till initiativ från enskilda individer att ta initiativ utan att få något stöd från någon annan del av organisationen. Med en central och gemensam enhet med ett uttalat ansvar för EU-finansiering skapas helt andra möjligheter att få en kunskapsspridning i region Skåne. Den centrala enheten bör också vara stödjande ut mot verksamheterna i hur ansökningarna skall utformas och för vilka kontakter som behöver tas. Stödet bör även fortsätta i genomförandeskedet och vid uppföljning och slutredovisning. Jämförelse med andra regioner I samarbete med det svenska ESF-rådet har vi har gjort en jämförelse mellan Region Skåne, Stockholms läns landsting samt Västra Götalandsregionen vad gäller beviljat mål 3-stöd. Jämförelsen bygger på ESF-rådets uppgifter om antal beviljade projekt och har avgränsats till år Följande tabell visar erhållet stöd i Mkr : 12

14 Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen är ungefär lika stora med ca anställda vardera. Den allra största delen är sjukvårdsanställda. Inom Region Skåne arbetar ca personer. Ungefär av dessa har varit involverade i något mål 3-projekt, jämfört med inom Västra Götalandsregionen och drygt inom Stockholms läns landsting. Orsaken är i det sistnämnda fallet att ESF-rådet i Stockholms län gjort en prioritering som inneburit att landstingets möjligheter att söka varit klart begränsade. Elva procent av Västra Götalandsregionens anställda och knappt 14 procent av Region Skånes medarbetare har omfattats av mål 3-projekt. Om man räknar med att Västra Götalandsregionen har 60 procent fler anställda har Region Skåne proportionerligt lyckats bättre per anställd. Om stödet hade beviljats proportionerligt utifrån antal anställda hade Region Skåne erhållit ca 14,6 istället för 20,2 Mkr. Mål och strategier Ett antal styrdokument har antagits kring Region Skånes internationella arbete. Som exempel finns riktlinjer för Region Skånes framtida Öresundsarbete, det regionala utvecklingsprogrammet Skånsk livskraft samt en plan för samarbete med Kina. Den regionala utvecklingsstaben har även antagit ett dokument för prioritering av projektidéer inom Interreg IIIB. Samverkan skall främst ske inom 13

15 södra Östersjöområdet tillsammans med Danmark, Tyskland, Polen och i förekommande fall Litauen och Kaliningrad. I budget 2003 sägs att Öresundsintegrationen skall prioriteras och att ansvaret skall ligga lokalt ute i organisationen. En internationell strategi är under utarbetande samt en strategi för organisationen Sydsam, ett samarbetsorgan för kommuner, landsting, kommunförbund och regioner i Sydsverige. Det finns ett antal överenskommelser om samarbete som direkt eller indirekt påverkar Region Skåne internationella verksamhet. Bl.a. kan nämnas samarbete med Västra Pommern, Carrefour Sydsverige, European Information Center samt med Schleswig-Holstein via SydSam. Genomförda intervjuer tyder på att inga mål har fastställts för hur mycket EUfinansiering eller annan extern finansiering Region Skåne hoppas kunna få eller hur dessa pengar på bästa sätt kan stödja organisationens arbete mot nuvarande och framtida utmaningar. Vi tror att det är väsentligt att Region Skåne utformar mål och tydliga strategier för hur man tänker bli mera framgångsrik när det gäller att söka extern finansiering. Innan målen fastställs bör en omvärldsanalys genomföras som kartlägger vilka framtida utmaningar verksamheterna står inför. Vi har genom enkäter, intervjuer och informationssökning erhållit en bild av omfattningen av EU-finansierade projekt inom regionen. Denna bild är säkerligen inte fullständig. Det förekommer en central uppföljning via omvärldsenheten, men denna bygger på att verksamheterna frivilligt ger upplysningar om planerade och genomförda projekt. För att uppföljning och utvärdering skall fungera på ett tillfredsställande sätt ser vi det som nödvändigt att projekt med extern finansiering redovisas på ett enhetligt sätt utifrån vilken typ av finansiering det gäller. Centralt ansvarig för att bevaka EU-finansiering i Region Skåne Det saknas styrdokument som reglerar var ansvaret ligger för att bevaka möjligheter till EU-finansiering. Inom regiondirektörens stab ligger den s k omvärldsenheten vilken arbetar med regionens internationella relationer, särskilt kring Östersjön men även inom EU. Enheten ger service till politiker och informerar om programmen via en hemsida ( men driver inga projekt. Ett nätverk träffas regelbundet som sprider information till verksamheten. Omvärldsenheten säger sig inte ha i uppgift att dra in EU-pengar till Region Skåne. Staben för regional utveckling har en samordnande funktion i förhållande till övriga Region Skåne för Öresundsfrågorna detta gäller särskilt för Interreg Öresund. En 50 %-s tjänst har inrättats för att informera om Interreg IIIA samt att 14

16 stödja i ansökningsförfarandet. Vid behov anlitas konsulter för att skriva ansökningar. Näringslivsenheten marknadsför regionen och ger stöd till näringslivet genom projektfinansiering. Enheten uppfattar att den har ansvar för att söka EU-pengar inom sitt eget verksamhetsområde och bevakar regelbundet förändringar i utbudet. Den har varit mycket framgångsrik och fått samtliga ansökningar beviljade de senaste åren. Enheten för planering och miljö arbetar inom regional utveckling med inriktning mot miljö, förvaltning av skogar och stiftelser samt utveckling av regionala strategier i samarbete med kommunerna. Enheten ansvarar även för den regionala transport/ infrastrukturplaneringen i samarbete med Skånetrafiken som ansvarar för den operativa driften. Sedan flera år formulerar enheten ansökningar om EUfinansiering inom sitt eget verksamhetsområde, främst vad gäller Interreg. Gemensamt för dessa enheter är att olika personer internt getts ansvar att söka EU-medel inom sina respektive ansvarsområden. Fördelningen av ansvar har ofta varit kopplad till personens eget intresse och tidigare erfarenhet. Kommentarer och synpunkter Utifrån resultatet av denna granskning kan vi konstatera att Region Skåne inte har utnyttjat möjligheterna till EU-finansiering i optimal omfattning. Region Skåne har visserligen varit mer framgångsrik än både Västra Götaland och Stockholm läns landsting i beviljade mål 3-medel. I förhållande till antalet anställda har Region Skåne beviljats ca 30% mer. Det är positivt men samtidigt har organisationen inte utnyttjat möjligheterna till forskning och utveckling och inte heller den stora flora av sektorsprogram som står till dess förfogande. En förklaring till det otillfredsställande resultatet kan vara att ansvaret inte har klargjorts, varken på central eller lokal nivå. Vidare tycks kunskaperna om möjligheterna till EU-finansiering vara bristfälliga i flera verksamheter. Utbildningsinsatser måste därför genomföras. Då verksamheterna till sin karaktär är så olika innebär det samtidigt att de har olika behov av extern finansiering. För hälso- och sjukvården är frågan om ekonomisk balans och strategisk personalförsörjning central inom överskådlig framtid. Sjukvården måste framstå som en attraktiv och spännande arbetsplats med möjligheter till kompetensutveckling. Detta sammanfaller mycket naturligt med mål 3, som syftar till satsningar på just detta område. Granskningen bekräftar att hälso- och sjukvården varit aktiv när det gäller att söka mål 3-medel. Samtidigt finns för denna verksamhet ett behov av att ha ett nära samarbete med andra länder och regioner för att finna goda exempel på hur verksamheten kan utvecklas. Då bör såväl Interreg som sektorsprogram vara en intressant möjlighet att utnyttja. 15

17 Vårt uppdrag har fokuserat på EU-finansiering. Vi vill trycka på att EU-medel långt ifrån är den enda möjligheten att finansiera projekt. Andra externa finansieringskällor såsom SIDA, forskningsråd och strategiska forskningsstiftelser, kan säkert vara intressanta för Region Skånes del. Vi bedömer att det skulle ligga ett stort värde i om det fanns en central stabsfunktion med uppgift att ge service till verksamheterna med expertis om extern finansiering. Detta stöd bör fokusera på de mera komplicerade forskningsprogrammen, program för internationellt samarbete och även större sektorsprogram. När det gäller mål 3 och andra enklare EU-program uppfattar vi att verksamheten redan idag besitter en kunskap och erfarenhet av hur man ansöker om dessa medel. Då är det inte lika viktigt att det finns en central service att tillgå. Samtidigt kräver det en intern organisation och struktur. Vi har via intervjuer och analys av statistik kunnat belägga att en framgångsfaktor är att det finns personer som kan initiera och uppmuntra verksamheten att söka. Region Skåne och Lunds universitet har naturliga beröringspunkter. Universitet har byggt upp en effektiv organisation med enheten Forskningsservice som med sin expertis ger råd och stöd till de olika fakulteterna och deras forskningslag kring extern finansiering. Våra intervjuer visar att det är omvärldsenheten som står för samarbetet med forskningsservice. Vi bedömer att Region Skåne kan hämta inspiration i hur Lunds universitet har byggt sitt arbete kring extern finansiering. Sammanfattningsvis vill vi lyfta fram följande framgångsfaktorer: Tydlig organisation Det är viktigt att ansvarsfrågan blir klargjord med utsedda personer med ansvar att söka EU-medel. Stödjande funktioner Det finns goda exempel på kliniker där särskilda personer hjälper avdelningar att skriva ansökningar och hantera redovisningen. Detta arbetssätt innebär en klar tidsbesparing för hela organisationen och ökar intresset för att söka EU-medel. Eftersom det är mera tidskrävande att ansöka om gemenskapsinitiativ (såsom Interreg), forsknings- och utvecklingsstöd samt sektorsprogram jämfört med mål 3 ser vi för dessa kategorier ett behov av en central funktion som kan ge stöd och råd till resten av organisationen. Man bör då även vara öppen för att erbjuda ett bidrag för varje färdig ansökan som lämnas in till handläggande myndighet. 16

18 Tydliga mål och strategier Det är viktigt att det finns tydliga mål och strategier. Dessa måste grundas i en omvärlds- och behovsanalys som kartlägger aktuella och framtida utmaningar. När denna analys är gjord bör en handlingsplan tas fram med konkreta utvecklingsområden och en tydlig delegering av ansvar och befogenheter. Handlingsplanens uppgifter om planerade projekt ger en tydligt bild av vilken typ av extern finansiering som är mest fördelaktig. Det blir då betydligt lättare att på ett strukturerat sätt kartlägga EU-program och annan extern finansiering. Ytterligare en framgångsfaktor är att ledningen ställer sig bakom en långsiktig satsning och i samarbete med personalen agerar strategiskt för hela organisationen. Hässleholm är ett sådant exempel. Om olika sjukhus förhandlar fram förmånliga villkor med exempelvis ESF-rådet finns en klar risk att andra delar av Region Skåne kan nekas stöd från samma myndighet. En strategisk fråga blir därför om inte regionen borde uppträda som en aktör och förhandla med såväl regeringen som den europeiska kommissionen. Öresundsintegrationen är ett så långsiktigt projekt att en sådan förhandling kan uppfattas som nödvändig. Tillförlitlig uppföljning och redovisning I nuläget redovisas EU-finansierade projekt med projektnummer och ansvarskod i ekonomisystemet. Sättet att redovisa är funktionellt utifrån den enskilde projektansvariges perspektiv, men innebär en nackdel för en central samordnare eftersom EU-projekt inte kodas på ett gemensamt sätt. 17

19 EU-projekt inom Region Skåne Mål 3-projekt undantaget Namn 1. STRING I , Interreg IIB 2. Miljöprogram för Öresundsregionen Enviromental benchmarking of the Öresund region, Interreg IIA, EUfinansiering Egen finansiering - Arbetstid - Arbetstid 4. SRUNA Oklart - 5. Being Neighbour To A Large Urban Area, Kr Kr Interreg IIC 6. TransLogis Baltic Bridge Ersättning = Arbetstid 8. Öresundsregionens kollektiva trafik Oklart Kr 9. HH Tågtunnel , Interreg IIA Oklart Kr 10. Sturupspendeln, Europeiska regionalfonden 1 Mkr 1 Mkr 11. Design i Öresundsregionen, Interreg IIIA Oklart Kr 12. Baltic +, Interreg IIIB Kr Kr 14. Study of the Öresund region OECD Territorial View, Interreg IIIA medel beviljat Kr Kr 15. Språket förbinder, Interreg IIIA Kr Kr 16. Erhvevsfremmevilkår i Öresundsregionen, Kr Kr Interreg IIIA 17. Den digitala hälsobron Oklart 50 % Interreg/Öresundskommittén 18. Hälso- och välfärdsutvecklingen i Kr Kr Öresundsregionen, Interreg IIIA 19. Kulturbro 2000, Interreg IIA Kr Kr 20. Kulturbro 2002, Interreg IIIA Kr Kr 21. 5:e ramprogrammet, NEPSA Kr :e ramprogrammet, Quality of Life Kr Samordning av organdonation och transplantation, Interreg IIA, Universitetssjukhuset i Malmö Kr Kr 24. Regionala utvecklingsstaben SEABIRD, Bidrag = egen 50 % Interreg IIC tid 25. När.enheten Medicon Valley, Interreg II?? 26. Regionstyrelsen IREN, Swebaltcop?? 18

20 27. STRING 28. Marketing of the Öresund region as a Maritime Center, Interreg IIA, 29. TANGO 30. Regionstyrelsen RERES (Regional?? Revival and Subsidiarity), avslutas 2000/2001 Summa Kr Kr EU-projekt Namn EU-finansiering Egen finansiering 1. STRING Kr Kr 2. TANGO Kr Kr Liggande ansökningar juni 2002 Namn EU-finansiering Egen finansiering 1. PL & Miljö SITA Baltic, Kr Interreg IIIA 2. PL & Miljö Baltic Kr Bridge Rural Areas, Interreg IIIA 3. Regionala utvecklingsstaben Fyra hörn, Interreg IIIA 4. Norbalt, Interreg IIIA Virtum Campus, Interreg - - IIIB, ansökan inlämnad av näringslivsavdelningen 6. Regionala utvecklingsstaben Baltic Gateway, Interreg IIIB