Ett integrerat underhållsystem för att utveckla styrningen av underhållsfunktionen inom kommunaltekniska system

Transkript

1 RAPPORT NR 166 Ett integrerat underhållsystem för att utveckla styrningen av underhållsfunktionen inom kommunaltekniska system - Centrala komponenter för effektivt underhåll Hösten 2005 Mattias Haraldsson Ett samarbetsprojekt mellan RENHÅLLNINGSVERKSFÖRENINGEN SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET VA-FORSK OCH INSTITUTET FÖR EKONOMISK FORSKNING VID LUNDS UNIVERSITET

2 1. Inledning Syftet med centrala komponenter för effektivt underhåll Studiens metod Disposition Underhållets roll och underhållsansatser Centrala komponenter för effektivt underhåll Mål och strategier Underhållsansats Informations- och styrningssystem Organisation och kompetens Utveckling och innovation Karaktärisering av centrala komponenter Ett integrerat underhållssystem Läckage och stopp, en exemplifiering Slutsats: fyra centrala frågor Referenser Appendix A 2

3 1. Inledning För kommunaltekniska verksamheter är underhåll en nyckelprocess för att effektivt producera infrastrukturrelaterade tjänster och bevara värdet på de ofta omfattande investeringarna i fysiska strukturer. Återkommande är dock problemet om att bedriva effektivt underhåll. Hur effektivt underhåll skall bedrivas har också uppmärksammats på senare år inom den privata tillverkningsindustrin i takt med ökad automatisering och intensifierad konkurrens, men även här associeras underhåll med många problem. Sherwin uttrycker en del av problemet på följande sätt: När något går fel är det ofta lätt att härleda felet till bristande underhåll, men när allt går som det ska är det svårare att förklara framgången med effektivt underhåll. (Sherwin, 2000) Underhåll har historiskt setts som något nödvändigt ont, en svårundvikbar och svårkontrollerad utgift (Jonsson, 1997), men varför är det så svårt att bedriva effektivt underhåll? Naturligtvis är det så som indikeras i citatet ovan att effekten av ett underhålla, eller att inte underhålla, idag visar sig inte förrän långt in i framtiden, särskilt när det gäller infrastrukturanläggningar som vanligen har långa livslängder. I denna uppsatts behandlas ämnet effektivt underhåll genom att analyseras viktiga komponenter för att bedriva effektivt underhållsarbete, relaterat till kommunal teknik. 1.1 Syftet med centrala komponenter för effektivt underhåll Litteraturen om effektivt underhåll har historiskt handlat om ett optimeringsproblem dvs. givet några fördefinierade förutsättningar optimeras underhållsinsatserna avseende omfattning och timing. Underhåll beskrivs som ett avvägningsproblem där kostnaderna för underhåll vägs mot den potentiella nyttan i ekonomiska analysmodeller av varierande komplexitet. Det har handlat om att räkna ut vilken som är den rätta åtgärden vid det rätta tillfället. Forskarna Löfsten (1992) och Bergendahl et al (1998) har studerat och sammanfattat denna forskningstradition och applicerat detta teoretiska fält på underhåll av vatten- och avloppssystem respektive gatunät. Att utveckla kalkylmässiga principer för effektivt underhåll har många förtjänster, men faktum kvarstår att de modeller som utvecklats används i mycket begränsad utsträckning, kanske beroende på kunskapsbrist, komplexitet i modellerna samt avsaknad av incitament för användning. Dessutom fortsätter, trots att principer för effektivt underhåll har utvecklats under lång tid (se Löfsten, 1992), bristande underhåll återkomma som ett reellt problem i många olika typer av verksamheter. Det är bland annat mot denna bakgrund som betydelsen av en helhetssyn på effektivt underhåll allt oftare lyfts fram (se, Jonsson, 1997; Engelhardt et al, 2000; Marquez & Gupta, 2006). 3

4 Anledningen är att underhåll är en kombination av tekniska, administrativa och beslutsmässiga handlingar under en anläggnings eller nätverks livscykel med syftet att bevara förmågan att prestera enligt fastställda krav (Marquez & Gupta, 2006). Med en helhetssyn förflyttas fokus från styrning av valet av rätt underhållsåtgärd till den övergripande frågan om styrning av underhållssystemet, dvs. frågan förflyttas till vilka komponenter som behövs för att bedriva effektivt underhåll. Ett underhållssystem kan förstås som ett antal komponenter som fungerar som en helhet, och utmaningen för att bedriva effektivt underhåll är att få centrala komponenter att stödja varandra. Med denna utgångspunkt kommer underhållssystemet vara beroende av verksamhetens struktur och syfte, externa förutsättningar, interna begränsningar och konkreta mål. På senare år har olika system av komponenter föreslagits i litteraturen om effektivt underhåll och denna uppsats syftar till att identifiera centrala komponenter av ett underhållssystem och föra samman dem i en modell som kan användas till att analysera och förändra underhållssystem i praktiken. Det handlar således inte om vad som är effektivt underhåll utan snarare om vad som är viktigt för att bedriva effektivt underhåll. 1.2 Studiens metod Denna uppsats baserar sig på litteraturstudier och på tre fallstudier. Litteraturen och fallstudierna presenteras och motiveras i Appendix A. Underhållsplanering rörande gata och VA studerades i Växjö och Landskrona kommun och rörande endast VA i Falkenbergs kommun. Fallstudierna har syftat till att ge ytterligare uppslag till centrala komponenter för effektivt underhåll och för att ge en ökad förståelse för underhåll inom kommunaltekniska verksamheter. I uppsatsen görs ingen beskrivning av de studerade fallen, utan kommentarer från fallstudierna förs i där de tillför som exempel eller som perspektiv på uppsatsens frågeställning. Litteraturen har begränsats till åren mellan 1990 och Avgränsningen har gjorts för att göra studien hanterbar, men det är också så att en helhetssyn på hur organisationer skall kunna effektivisera sin underhållsverksamhet framförallt har diskuterats i litteraturen på senare år. 1.3 Disposition I avsnitt 2 beskrivs underhållets grundläggande roll eller funktion, samt de vanligaste underhållsansatserna. Avsnittet fungerar som en introduktion till begreppet och funktionen underhåll. I avsnitt 3 identifieras och beskrivs fem centrala komponenter för effektivt underhåll. Dessa komponenter har identifierats genom litteraturstudier och de genomförda fallstudierna. Avsnitt 4 presenterar en analytisk modell av ett underhållssystem, vilket är uppsatsens syfte. Syftet med modellen är att den skall kunna användas för att analysera underhållssystem i praktiken. Uppsatsen slutsatser presenteras som fyra kritiska frågor som är centrala för effektivt underhåll (avsnitt 5). 4

5 2. Underhållets roll och underhållsansatser Det finns inget självändamål med underhåll, utan syftet med underhåll är att stödja och upprätthålla effektiv produktion av varor och tjänster (Jonsson, 1997). Underhåll har en nära relation till förslitning, vilket är en oundviklig utveckling för anläggningar och system (eller snarare deras komponenter). Gits (1994) belyser att under den primära produktionsprocessen uppstår ett sekundärt utflöde efterfrågan på underhåll. Genom förslitning uppstår ett behov av att återställa produktions- och kvalitetskapaciteten i den primära produktionsprocessen. Det är här som underhållet fyller sin funktion genom att återinföra eller bibehålla produktionssystemets produktions- och kvalitetskapacitet. Inflöde Potentiell produktions kapacitet Primär Process Underhåll Utflöde Efterfrågan på underhåll Figur 1: Relationen mellan produktion och underhåll (Gits, 1994) Utifrån detta perspektiv utgör underhållsprocessen en stöd- eller serviceprocess vilket också innebär att målen för den primära produktionen är av central betydelse för underhållsfunktionen. Enligt Gits (1994) blir därför definitionen av efterfrågan på underhållsinsatser av central betydelse. Detta är på intet sätt en självklar fråga utan beror på betydelsen av underhåll, ambitionsnivå samt, och framförallt, vad man vill uppnå med den primära produktionen av varor och tjänster. Frågan om mål och strategier kommer att återkomma som en viktig komponent i ett underhållssystem. I litteraturen om underhåll finns ett otal begrepp, koncept och typer av underhåll som synes skilja sig, om än marginellt, beroende på författaren. I denna uppsats används Yam et al s (2000) kategorisering (det finns ett flertal andra). Yam et al (2000) beskriver olika underhållsansatser på följande sätt: Underhållsansats Oplanerat underhåll Planerat underhåll Felbaserat underhåll - Akut underhåll - Korrigerande underhåll Förebyggande underhåll - Tidsbaserat underhåll - Tillståndsbaserat underhåll Figur 2: Underhållsansatsen uppdelat på felbaserat och förebyggande underhåll (Yam et al, 2000) 5

6 Felbaserat underhåll är en underhållsansats som går ut på att underhåll genomförs när ett uppenbart fel har uppstått. Ett fel har uppstått när det påverkar produktions- och/eller kvalitetskapaciteten. Om felet är mindre allvarligt handlar det om korrigerande underhåll och om felet är allvarligt resulterar det i akut underhåll. Per definition är detta en reaktiv och oplanerad underhållansats. Att det beskrivs som en underhållsansats är att det mycket väl kan vara ett medvetet val att inte arbeta med någon annan form av underhållsansats. Däremot är det svårt att föreställa sig att en verksamhet, med en annan underhållsansats, helt lyckas undvika felbaserat underhåll. Den andra underhållsansatsen är förebyggande underhåll som delas upp i tidsbaserat underhåll och tillståndsbaserat underhåll. Tidsbaserat underhåll är schemalagda underhållsåtgärder som bygger på en tanke om att undvika att fel uppstår. Tidsbaserat underhåll är planerat och preventivt till sitt syfte och kan till exempel schemaläggas efter statistiska utredningar eller erfarenhetsmässiga bedömningar. Det finns en medvetenhet inom denna ansats att enskilda insatser görs antingen för tidigt eller för sent, men visionen är att underhållsaktiviteterna som helhet ger ett gott resultat. Tillståndsbaserat underhåll utgår ifrån att underhåll skall genomföras när en anläggning eller system har nått ett visst tillstånd (som naturligtvis kan definieras och mätas på olika sätt). Underhållsaktiviteterna planeras efter prognoser och uppföljning av objektens tillståndsutveckling. Skillnaden mot felbaserat underhåll är att underhållet kan prognostiseras och planeras samt genomföras innan tillståndet på anläggningen i fråga påverkar produktionsoch/eller kvalitetskapaciteten. Mindre och större underhållsinsatser ryms inom alla tre ansatser. Större underhållsinsatser associeras ofta med preventivt underhåll då de har långsiktig effekt, men frekventa mindre insatser kan på sikt vara lika effektiva. För att återkoppla till Gits (1994) diskussion om efterfrågan på underhåll så är det tydligt att dessa tre ansatser ger tre olika definitioner på efterfrågan av underhåll. 6

7 3. Centrala komponenter för effektivt underhåll I modern litteratur om effektivt underhåll påtalas behovet av en helhetssyn på effektivt underhåll. Med helhetssyn menas att det finns ett antal faktorer eller komponenter som är centrala för att bedriva effektivt underhåll. Det handlar inte om vad som är effektivt underhåll utan snarare om vad som är viktigt för att bedriva effektivt underhåll. Själva definitionen av effektivt underhåll ses som beroende av vilken situation som organisationen befinner sig i och vad organisationen vill uppnå. Litteraturen och de genomförda fallstudierna har givit upphov till ett stort antal komponenter som kan anses viktiga för att bedriva effektivt underhåll. I Figur 3 nedan har dessa sammanfattats i fem centrala komponenter för effektivt underhåll. Komponenterna är 1) mål och strategier, 2) underhållsansats, 3) organisation och kompetens, 4) informations och styrningssystem och 5) utveckling och innovation. Mål och strategier Underhållsansats Teknik, Ekonomi, Flexibilitet Informations- och styrningssystem Effektivt underhåll Organisation och kompetens Utveckling och innovation Figur 3: Fem centrala komponenter för effektivt underhåll De fem ovan nämnda komponenterna innehåller många undergrupper av komponenter och vi skall fortsätta med att beskriva varje huvudkomponent för sig, där även några av undergrupperna kommer att beröras. Det går inte helt att skilja dem åt då de till viss del går in i varandra, vilket också pekar på behovet av en helhetssyn på de aspekter som kan stödja arbetet mot effektivt underhåll. Efter beskrivningen av varje komponent kommer avsnitt fyra att utveckla en modell som relaterar dem till varandra, dvs. en analytisk modell av ett underhållsystem kommer att presenteras. 3.1 Mål och strategier Det råder idag enighet om betydelsen av den strategiska dimensionen av effektivt underhåll. Jonsson (1997) menar att underhållets mål och strategier är den mest centrala komponenten i ett underhållssystem. Mål identifierar vad som skall uppnås och strategierna hur målen skall uppnås. Målen som fastställs ger underhållsverksamheten en riktning att arbeta mot och skall 7

8 också styra utformningen av underhållsystemet. Målen utgör samtidigt den måttstock som effektivt underhåll kan värderas mot. Målen ger vikt och olika prioriteringar som måste göras i underhållsverksamheten och kan handla om kvalitet på produkten eller tjänsten, funktionalitet, produktivitet, kostnader, resultat etc. (Riis et al, 1997). En övergripande målstruktur för till exempel en VA-verksamhet är förmodligen en kombination av flera aspekter så som; brukaraspekter ( kundnytta ), kvalitetsaspekter, tillgänglighetsaspekter, miljöaspekter, organisationsaspekter och ekonomiska aspekter. Prestation inom VA-verksamhet är, precis som inom de flesta verksamheter, en multiple ekvation. Engelhardt et al konstaterar genom en litteraturstudie inom vatten och avloppsforskning att det inte finns någon tydlig idé om hur prestation skall definieras eller mätas för VA-system (Engelhardt et al, 2000 s. 167). Att definiera mål och målsättningar samt utveckla strategier utifrån dessa är därför en svår uppgift inom kommunaltekniska verksamheter. Det är dock viktigt att gå från mer allmänt hållna mål, så som att leverera den service som är rimlig utifrån verksamhetens resurser och som är önskvärd från brukarnas och samhällets synpunkt, till tydliga mål som kan operationaliseras. Mål som inte går att följa upp kvantitativt eller kvalitativt är svåra att införliva i verksamhetsstyrningen. Att verksamheten har tydliga mål är av betydelse utifrån underhållsverksamhetens perspektiv då de specifika målen och strategierna för underhållsfunktionen skall utvecklas så att de bidrar till hela verksamhetens prestation. Att mål och strategier är viktiga kan synas självklart, men det är svårare genomföra i praktiken. Jonsson (1997) visar genom en studie av svensk tillverkningsindustri att majoriteten av företagen saknar en underhållsstrategi, och där det finns en strategi är kopplingen till företagets strategi svag. Vidare pekar Cholasuke et al (2004) på brittiska studier som visar att om länken mellan underhållsverksamhetens strategi och verksamhetens strategi som helhet är svag, leder detta till sämre prestation inom underhållsverksamheten. I fallstudierna kopplades underhållet inom VA-verksamheterna i hög grad till läckor och läckage på vattenledningsnätet och stopp inom avloppssystemet. Detta är faktorer som är mätbara och uppföljningsbara samt möjliga att koppla till mål som tillgänglighet, kvalitet etc. (se också rubrik 4.1). Vidare försökta man uppskatta och bedöma förnyelsetakten av systemen. Dessa faktorer handlar dock om det fysiska VA-systemen. Studien fann inga tydliga mål och operationaliserade mått som handlade om själva underhållssystemet avseende organisation och processer. I en VA-verksamhet arbetade man med att införa balanserade styrkort och förhoppningen var att man därigenom skulle kunna knyta underhållsfunktionens insatser till VA-verksamhetens övergripande ambitioner. För att kunna föra en meningsfull diskussion om och planering av underhåll måste systemen av objekt identifieras. Underhållsobjekten är de fysiska strukturer som är föremål för 8

9 underhållsplanering och implementering. Objekten kan vara en individuell del, en anläggning, en del av ett system eller hela systemet. Riis et al (1997) menar att det är viktigt att identifiera kritiska objekt i förhållande till kritiska mål. Kritiska objekt kan identifieras genom att väga betydelse för produktionen av tjänster mot risk, och är därmed också avhängigt de mål och den generella situationen som verksamheten befinner sig i. Det strategiska perspektivet skall således fastställa för underhållsverksamheten kritiska mål och kritiska underhållsobjekt. Marquez & Gupta (2006) ser det strategiska perspektivet som underhållets processperspektiv, dvs. underhållets handlingar. De delar upp processperspektivet i tre nivåer, som är vanligt inom företagsekonomisk teoribildning: den strategiska, den taktiska och den operativa nivån. På den strategiska nivån skall verksamhetens och produktionens mål översättas i mål och strategier för underhåll. Att det finns en länk mellan organisationens och produktionens mål är betydande då underhåll är en stödprocess. Utan denna länk blir det svårt att utvärdera på vilket sätt underhållet bidrar till verksamhetens målsättningar. Utkomsten är de kritiska målen och objekten samt en övergripande underhållsstrategi. Genom planeringsprocesser på den taktiska nivån skall den generella underhållsplanen översättas i mål och strategier på medellång sikt (normalt 1 år). Den taktiska nivån identifierar vilka objekt som kräver vilken typ av underhåll. Till planen kopplas resurser i form av kompetens, material och utrustning och genom resursfördelningsprocessen rangordnas också insatsernas strategiska betydelse. Utkomsten är en taktisk underhållsplan som kan beskrivas som en planerad underhållsansats (se nästa delavsnitt 3.2). Den operativa nivån, som handlar om implementering, skall se till att de identifierade insatserna genomförs av skickliga tekniker i tid genom att utnyttja rätt tekniker och verktyg. Formuleringen av mål och strategier på denna nivå syftar till att rätt åtgärder (som identifierats på den taktiska nivån) genomförs på rätt sätt. En viktig uppgift på den operativa nivån är också återkoppling. Återkoppling (feedback) är en central process inom mål och strategier. För att veta om de strategier som valts på olika nivåer skall kunna utvärderas måste en återkoppling ske, vilket kräver att den operativa personalen återrapportera data från fältet. Detta kräver att de mål som formulerats kan följas upp, varför mätbara mål är av betydelse. Hipkin (2000) studerade ett antal underhållsorganisationer inom den brittiska vattenbranschen och fann få kvantifierade mål samt att uppföljningen därmed blev bristfällig. 3.2 Underhållsansats Att välja och implementera underhållsansats är det traditionella området inom forskning om effektivt underhåll. Detta är naturligt då implementerad underhållsansats har stor betydelse för underhållets effektivitet. Idag har det som benämns tids- eller tillståndsbaserat underhåll 9

10 (förebyggande ansatser) en hög status i litteraturen. I litteraturen menar man att preventivt underhåll är på längre sikt mer kostnadseffektivt. Jonsson (1997) pekar på studier som visar på faktorn ett till tre vad gäller kostnadsbesparingspotential. Hos kommunerna som besöktes i denna studie menade man att det reaktiva underhållet dominerade och man sökte vägar för att öka andelen preventivt underhåll. I en VAverksamhet uppskattade man att det felbaserade underhållet stod för cirka 80 % av insatserna. Bedömningen baserades dock på en utredning som gjorts på 1970-talet. I ingen av studiens fallorganisationer gjordes några kontinuerliga uppföljningar av karaktären på underhållsinsatserna. Inom vatten och avlopp menade man att svårigheten delvis låg i att infrastrukturen är nergrävd, vilket gör tillståndet svårt att observera/mäta. För gata utgjorde skiftande underhållsanslag ett återkommande problem för att bedriva långsiktigt planerat underhåll. Enligt Jonsson (1997) pekar också de flesta studier på att förebyggande underhåll implementeras i en allt för liten utsträckning. Vid planering och implementering aktualiseras underhållets avvägningsproblematik. Utgångspunkten för att en avvägningsproblematik uppstår är att underhållskapaciteten är begränsad både vad gäller att genomföra olika underhållsansatser och underhålla olika anläggningar. Någonstans finns en effektiv mix mellan förebyggande aktiviteter och korrigerande åtgärder för olika objekt. I praktiken följer underhållsarbetat olika regler, dvs. olika definitioner av underhållsbehov (som identifierades under avsnitt 2 ovan). Ett exempel på detta är behovet av spolning av avloppssystem. I en VA-verksamhet arbetade man på följande sätt (se också Tabell 1). Spolning av avlopp genomfördes kontinuerligt enligt intervall styrda av ledningsregistret, vilket är ett exempel på förebyggande underhåll med tidsbaserad planering. Vid driftsstörningar i form av stopp används också åtgärden spolning för att återställa produktionen av avloppstjänster (felbaserat underhåll). Underhållsåtgärd Underhållsregel Underhållsansats Spolning av avlopp Intervall enligt ledningsregistret (1-12 mån) Förebyggande Driftstörning, stopp Felbaserat Tabell 1: Underhållsåtgärd, underhållsregel och underhållsansats, exemplet spolning. Återkommande driftsstopp är dock indikatorer på att tillståndet har försämrats, varför man i den aktuella verksamheten arbetar med modellen att fler en tre driftsstörningar skall initiera en fördjupad analys med frågeställningen om en annan åtgärd skall implementeras så som en förbättringsåtgärd eller en reinvestering (förnyelse). Driftstörning (> 3 ggr) Teknisk/Ekonomisk analys Spolning Förbättring Förnyelse Figur 4: Exempel på arbetsmodell för driftsstörningar, avlopp 10

11 I denna fas träder avvägningsproblematiken in enligt uppgiftslämnaren. Här görs en teknisk och ekonomisk analys som skall ge svar på vilken åtgärd som är lämpligast. Osäkerheten här anses stor. Om fortsatt spolning väljs kan det leda till frekventa driftsstopp i framtiden, samtidigt är en förnyelse en resurskrävande åtgärd som måste kunna motiveras i avvägning gentemot andra angelägna insatser. Förebyggande underhåll planeras (taktisk nivå) för att möta efterfrågan på förebyggande insatser. Denna efterfrågan torde vara viktigare att möta när de gäller de objekt som identifierats som strategiskt viktiga och där eventuella fel får allvarliga konsekvenser i form av kostnader, tillgänglighet, säkerhet, kvalitet eller någon annan viktig aspekt. Vidare finns det förmodligen också anläggningar som är mindre viktiga för produktionen av tjänster, där det förebyggande underhållet får mindre betydelse. Gits (1994) menar att planeringen av det förebyggande underhållet skall resultera i två planer, dels det förebyggande underhållet av strategiskt viktiga anläggningar och system, dels det förebyggande underhållet för mindre essentiella anläggningar. På samma sätt kan de korrigerande insatserna (felbaserat underhåll) klassificeras. Definitionen på felbaserat underhåll utgår från att ett fel har uppstått som på ett eller annat sätt påverkar produktionen av tjänster. Beroende på allvarligheten av konsekvenserna kan efterfrågan på korrigerande underhållsinsatser klassificeras som nödvändiga eller önskvärda. Klassificeringen leder till att visst underhåll måste genomföras på grund av att konsekvenserna annars blir allvarliga, s.k. akut underhåll (fel på strategiskt viktiga anläggningar) medan andra fel är mindre allvarliga och möjliga att skjuta på om resurser saknas. Det felbaserade underhållet är naturligtvis svårt att planera i de taktiska planerna, men en buffert bör finnas för dessa åtgärder. Trots allt är det så att förebyggande underhåll sällan helt kan motverka att fel uppstår (vilket inte alltid heller är önskvärt). I Tabell 2 har olika underhållsansatser relaterats till den strategiska betydelsen av olika objekt (dvs. verksamhetens fysiska strukturer). Objektets strategiska betydelse Underhållsansats: Hög Låg Dåligt Felbaserat underhåll Akut underhåll Korrigerande underhåll Förebyggande underhåll Objektets tillstånd Bra Strategiskt underhåll Ingen insats nödvändig Tabell 2: Underhållsansats i förhållande till objektens strategiska betydelse och tillstånd 11

12 En betydande aspekt av effektivt underhåll är flexibilitet, enligt Gits (1994). Flexibelt underhåll handlar inte om en specifik form av underhåll utan om buffert och kapacitet för omprioriteringar. En naturlig anledning till att flexibilitet krävs är att akuta fel uppstår på strategiskt viktiga anläggningar som måste åtgärdas. En annan orsak är att olika möjligheter till lämpliga underhållsåtgärder uppstår i samband med att andra arbeten utförs av den egna eller annan verksamhet. För att skapa flexibilitet kan resurser användas som skulle utnyttjas för mindre strategiskt underhåll eller genom att utnyttja externa leverantörer av underhållstjänster. Dessa möjligheter är viktiga för att inte föra över resurser från strategiskt viktigt underhåll inom plan. Grovt indelat består underhållsansatser av felbaserat underhåll och förebyggande underhåll. Effektivt underhåll består förmodligen av en lämplig mix av dessa ansatser. Tekniska och ekonomiska faktorer påverkar vilken mix som är lämplig. Flexibilitet är också en viktig aspekt för att möjliggöra insatser när nya situationer uppstår i den dagliga verksamheten. Övergripande bör organisationens mål styra vilka avvägningar som görs mellan dessa tre faktorer. 3.3 Informations- och styrningssystem Informations- och styrningssystem är stödsystem för effektivt underhåll. Informationen skall stödja de strategiska, taktiska och operativa processerna inom underhållsfunktionen. Systemen skall fånga information om tillgångarnas tillstånd, felorsaker, implementerade underhållsåtgärder, tillgängliga underhållsresurser (Marquez & Gupta, 2006). Tekniska grunddata om anläggningarnas tillstånd, är till exempel nödvändigt för att bedriva ett förebyggande underhåll som baseras på anläggningarnas tillstånd. Genom att sammanställa symptom, orsaker och lösningar kan de historiska erfarenheterna stödja det framtida underhållet mot förbättrad effektivitet. Informationssystemen skall stödja framtagande och uppföljning av kritiska mål och mått på effektivt underhåll på de strategiska, taktiska och operativa nivåerna. Dessa mått kan då också fungera som nyckeltal för jämför inom organisationen över tid och mellan organisationer i branschen. Vidare ingår också analys- och beslutssystem av både teknisk och ekonomisk art för att identifiera åtgärder och prioritera mellan insatserna. Det handlar om modeller för riskanalys, statistiska prognosmodeller och ekonomiska modeller så som livscykelkostnadsmodeller. Vidare ingår system för budget och redovisningssystem i arsenalen av styrningssystem. Vi kan sluta oss till att viktiga system för att stödja effektivt underhålla är tekniska styrningssystem och ekonomiska styrningssystem. 12

13 3.4 Organisation och kompetens Organisation och kompetens handlar om rätt medarbetare på rätt plats inom rätt organisatorisk struktur. Tillsammans med mål och strategier anses organisation och kompetens vara de mest negligerade områdena inom forskning om effektivt underhåll, trots att det kanske är en av de viktigaste komponenterna i ett underhållssystem. Lee Cooke uttrycker det på följande sätt: Underhåll handlar från ett tekniskt perspektiv i första hand om maskiner och anläggningar. Om maskiner och anläggningar inte fanns så skulle inte heller underhållsfunktionen finnas. Underhållsarbete är dock personalintensivt och underhållspersonalen svarar ofta för en stor andel av den totala personalstyrkan. [ ] Effektiv styrning av underhållsarbetet är därför avgörande för att kontrollera underhållets effektivitet. (Lee Cooke, 2002 s. 46) Kompetens är ett svårt område men handlar om utbildning, lärandeprocesser, trivsel, stolthet och status. Thilander (1992) visade genom fallstudier att kompetens, information och motivation var en förutsättning för effektivt underhåll och att brist på stöd och engagemang från verksamhetschefer var indirekta orsaker till kvalitetsproblem i produktionen. Jonsson (1997) drar slutsatsen att grundläggande för effektivt underhåll är att organisationen förstår betydelsen av underhåll och att underhållsfunktionen och dess medarbetare har hög status. Lee Cooke (2002) har studerat detta perspektiv genom fallstudier av brittiska vatten och avloppsverksamheter. Han kommer fram till att underhållskompetens handlar om mer än att inspektera och underhålla anläggningar utan inom kompetensutrymmet ingår också inköp av material, kontakter med leverantörer och brukare, bevaka kontrakt, utbilda medarbetare, ITkunskap, insyn i hela organisationens verksamhet med mera. Organisation handlar också om relationer. Decentralisering, projektorganisationer, outsourcing och partnerskap är vanliga och viktiga organisatoriska trender. Dessa kan i sig påverka underhållets effektivitet men dessa organisatoriska lösningar ökar också betydelsen av interna och externa relationer. Interna relationer berör samordning och kommunikation inom olika avdelningar och funktioner så att underhållet samordnas med produktionen, investeringsverksamheten och andra del-verksamheter. En av de främsta utmaningarna idag och i framtiden är den ökande betydelsen av de externa relationerna. Det är väl känt att kommunaltekniska verksamheter som arbetar med outsourcing och partnerskap kräver en delvis annan kompetensprofil än verksamheter med stor andel egen regi. I dessa situationer tillförs kompetens externt och den interna kompetensen har att avgöra vilka tjänster som skall vara föremål för upphandling, vilken kompetens som skall tillföras och följa upp genomförande. Även relationer med kunder/brukare, myndigheter, leverantörer och andra kommunaltekniska verksamheter är mycket viktiga för att bedriva en framgångsrik underhållsverksamhet. 13

14 3.5 Utveckling och innovation Denna sista centrala komponent, utveckling och innovation, är en komponent som ansågs viktig i de studerade kommunaltekniska verksamheterna. Detta perspektiv saknas däremot till viss del i litteraturen om effektivt underhåll. De intervjuade både inom VA och gata menade att för bedriva framgångsrikt underhåll på lång sikt krävs att en viss andel av verksamhetens resurser används för utvecklings projekt. I två kommuner exemplifierades detta med att tunnare beläggningar testades i villaområden där belastningen var begränsad. Om testen skulle falla väl ut så kan en större yta underhållas till samma kostnad. Eftersom kommunaltekniska verksamheter har stora tillgångar i form av anläggningar och nätverk ansågs det viktigt att en andel av dessa användes för att prova nya material och tekniker som kan utvärderas avseende funktionalitet och ekonomi. Innovationsperspektivet är också uppmärksammat i modernare styrningsfilosofier så som balanserad styrning med balanserade styrkort. Viktigt att lyfta fram är att utveckling och innovationer inte innebär utveckling av nya material och tekniker, utan också om utveckling av organisationen, processerna, kompetensen samt nya samarbeten. På basis av fallstudierna kan vi dock sluta oss till att utveckling och innovationer är en viktig komponent för långsiktigt effektivt underhåll. 3.6 Karaktärisering av centrala komponenter Ovan har de fem mest centrala komponenterna av ett underhållssystem beskrivits och diskuterats. Komponenterna har beskrivits under rubrikerna Mål och strategier, Underhållsansats, Organisation och kompetens, Informations- och styrningssystem samt Utveckling och innovation. De centrala komponenterna är dock av något varierande karaktär, vilket speglar vilken funktion de har i ett underhållssystem. Strategi och mål kan beskrivas som processer på olika nivåer, dvs. speglar planering, implementering och återkoppling av underhållsverksamheten. Processer är handlingar som följer någon form av logik. Samtidigt speglar strategier och mål utfall av planeringsprocesser, dvs. identifiering av kritiska mål och kritiska underhållsobjekt är planeringsutfall. Sedan kan vi se realiserad underhållsansats dvs. den realiserade kombinationen av felbaserat och förebyggande underhåll som utfallet av de operativa processerna. Den realiserade underhållsansatsen kan naturligtvis skilja sig från den planlagda på grund av oförutsedda händelser. Komponenter så som organisation och kompetens samt informations- och styrningssystem är stödkomponenter till planering, implementering och återkoppling dvs. dessa komponenter skall stödja effektiva processer. Utveckling och innovationer syftar inte till effektivitet idag, 14

15 utan till framgångsrikt underhållsarbete imorgon och följer förmodligen inte de normala planeringsprocesserna. De komponenter som beskrivits och analyserats i detta kapitel har i Tabell 3 benats upp och klassificerats efter vilken karaktär eller funktion de har. De fyra karaktärerna är process, stöd, utfall och framtid. Process: Stöd: Strategisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå Återkoppling Organisation och kompetens Informations- och styrningssystem Från verksamhetsmål till underhållsmål, identifiering av kritiska mål och kritiska underhållsobjekt. Från mål till konkret underhållsplan och resursallokering (teknik, ekonomi, flexibilitet). Implementering av underhållsplan och återkoppling. Kompetens Organisation Kultur Tekniska styrningssystem Ekonomiska styrningssystem Utfall: Mål och strategi Kritiska mål Kritiska objekt Planer Underhållsansats Felbaserat underhåll Förebyggande underhåll Faktisk prestation Faktisk effekt av implementerat underhåll Framtid: Utveckling och innovation Teknik Organisation Kompetens Samarbeten Tabell 3: Kategorisering i process-, stöd-, utfalls- och framtidskomponenter Den gjorda klassificeringen i Tabell 3 ovan har gjorts för att utgöra en grund för identifiering av ett generellt underhållssystem. Identifiering av underhållssystemet innebär att de centrala komponenterna relateras till varandra, vilket är frågeställningen i nästa avsnitt. 15

16 4. Ett integrerat underhållssystem Ett system är ett antal komponenter som fungerar tillsammans i en helhet. Underhåll är en stödfunktion till produktionen av varor och tjänster och är därför i hög utsträckning beroende av vad den aktuella verksamheten syftar till, vilken teknologi som utnyttjas samt övriga externa och interna förutsättningar. Det gör att förutsättningarna för effektivt underhåll torde skilja sig åt mellan till exempel kommunal VA, väghållning och renhållning. Den bärande idén i denna uppsats är dock att de centrala komponenterna som är viktiga för att bedriva effektivt underhåll är liknande, även om den konkreta utformningen av innehållet i underhållssystemet skiljer sig åt. Att betrakta underhållsfunktionen som ett system möjliggör att designvariabler kan identifieras och att styrningen av underhållsfunktionen därmed kan utformas utifrån ett helhetsperspektiv. I avsnitt tre har centrala komponenter i ett underhållssystem identifierats som i litteraturen och i fallstudierna framkommit som viktiga för att bedriva effektivt underhåll. Figur 5 integreras dessa komponenter i ett underhållssystem med syftet att presentera hur de kan relateras till varandra. Pilarna indikerar kopplingarna mellan komponenterna. Modellen är naturligtvis en abstraktion av verkligheten som inte låter sig ordnas lika strukturerat, utan modellen utgör en mental karta att strukturera underhållsproblematiken kring. 1. Stöd Kompetens, Organisation, Kultur, Tekniska styrningssystem, Ekonomiska styrningssystem 2. Process Strategiska och taktiska processer Operativa processer Återkoppling 3. Utfall Kritiska mål Kritiska objekt Underhålls planer Underhållsansats - Felbaserat - Förebyggande Faktisk prestation 4. Framtid Teknik, Organisation, Kompetens Figur 5: En modell av underhållssystemet Diskussioner kring styrning av underhållsfunktionen bör inledas med en process som identifierar tydliga mål för underhållsfunktionen som relateras till vad verksamheten som helhet syftar till. Detta är också ett sätt att tydliggöra underhållets roll och betydelse inom den totala verksamheten. Detta arbete görs inom den strategiska underhållsplaneringen och skall därmed ha långsiktig bäring. Alla verksamheter har anläggningar som är essentiella för produktionen av tjänster och det är viktigt att identifiera vilka objekt som har störst värde och 16

17 högst risk då eventuella brister här får störst konsekvenser i form av kostnader, säkerhet, produktionsstörningar, kvalitet etc. Genom den taktiska planeringen formuleras konkreta mål och konkreta underhållsplaner och resurser knyts till underhållsplanen. Resultatet är en plan för underhållsansats där teknik, ekonomi och flexibilitet är viktiga parametrar. Den operativa nivån implementerar underhållsplanerna i faktiskt underhållsarbete. Processen avslutas med återkoppling av den faktiska prestationen. Process (2) utgörs av strategisk och taktiskplanering, operationell implementering samt återkoppling. Det är verksamhetens personal som skall utforma den strategiska och taktiska planeringen och genomföra det praktiska underhållsarbetet eller beställa arbetet från en extern leverantör. Inom underhållsfunktionen behövs personal med olika kompetenser som arbetar inom en organisatorisk och kulturell struktur som stödjer effektivt underhåll. Samarbete och kommunikation internt såväl som externt ingår också som viktiga kvaliteter i underhållskompetensen. Processerna måste också stödjas av adekvata informations- och styrningssystem för effektiv planering och uppföljning. Stödfunktionerna (1) fungerar som förutsättningar för effektiva underhållsprocesser genom att kompetensen, organisationen, kulturen, informations- och styrningssystem anpassas till målen och behoven hos underhållsfunktionen. Kort skall stödfunktionerna se till att rätt kompetens arbetar med relevant information inom en lämplig organisatorisk struktur. Underhållsprocesserna har också utfall (3). Varje steg i processen har olika utfall. De strategiska och taktiska planeringsprocesserna resulterar i mål och underhållsplaner för verksamheten. Planerna fungerar som styrdokument för de operativa processerna som måste tilldelas adekvata resurser (kompetens, material etc.) för att kunna genomföra arbetet. Allt kan inte i förväg planeras utan oväntade situationer kommer att uppstå vilket gör att förändringar måste göras. Det leder till att ett gap mellan planerad underhållsansats och realiserad underhållsansats uppstår. Den realiserade underhållsansatsen är utfallet på den operativa nivån det faktiskt utförda underhållsarbetet. Det viktigaste utfallet är naturligtvis konsekvenserna av det faktiska utförda underhållsarbetet, det som benämns faktisk prestation i modellen. Den faktiska prestationen skall jämföras med en förväntade prestationen, vilken formulerats i de strategiska och taktiska processerna. Genom mätning och återkoppling kan en effektivitetsanalys genomföras som kan leda till förändringar av underhållssystemet. Området framtid (4) är en parallell process till den ordinarie verksamheten som handlar om utveckling och innovation som skall säkerställa att verksamheten utvecklas i olika dimensioner för att fortsätta vara framgångsrik också i framtiden. 17

18 4.1 Läckage och stopp, en exemplifiering Ovan har ett generellt underhållssystem presenterats. Systemet består av olika komponenter som också utgör designvariabler. För att visa hur man kan analysera underhållsverksamheten skall jag konkretisera modellen genom ett exempel med underhållssystem för att kontrollera läckage och stopp inom VA-system. I Skandinavien har sedan många år ett bench-marking projekt pågått mellan sex städer (Stockholm, Malmö, Göteborg, Helsingfors, Köpenhamn och Oslo), det s.k. 6-stadsprojektet. Städerna i samarbete har utvecklat ett nyckeltalssystem för jämförelse mellan VAverksamheterna för att på så sätt lära av varandra och för att bli effektivare. Det är utifrån erfarenheterna av detta projekt som exemplet om läckage och stopp är hämtat. Materialet finns rapporterat i Stahre & Adamsson. I 6-stadsprojektet har man identifierat flera viktiga områden för en VA-verksamhet som helhet, så som kvalitet, tillgänglighet och ekonomi. Utifrån dessa har man identifierat, definierat och börjat mäta olika indikatorer och två av dessa är läckage (m3/km ledning och dag) i vattenledningssystemet och stopp (antal/10 km rör) avloppssystemet. Dessa indikatorer har valts för att de framförallt anses påverka kvaliteten och tillgänglighet. Att operationalisera övergripande mål (kvalitet, tillgänglighet etc.) genom konkreta faktorer/indikatorer beskriver strategiska överväganden som görs inom den strategiska planeringen inom process i underhållssystemet (nr 2 i Figur 5). I 6-stadsprojektet konstaterar man att för att påverka läckage och stopp är det centralt att formulera realistiska och mätbara målsättningar, samt formulera strategier för att påverka dessa indikatorer. Strategierna kan utgöras förebyggande åtgärder så som spolning eller att ta bort närliggande träd (rötterna) när det gäller stopp samt metoder och rutiner för att upptäcka och kontrollera läckage. Har man kommit så här långt kan den strategiska formuleringen konkretiseras genom utveckling av faktiska underhållsplaner i den taktiska planeringen inom process i underhållssystemet (nr 2 i Figur 5). I relation till ambitionen att kontrollera läckage och stopp har ett antal stödfunktioner identifierats. När det gäller läckage påpekas att den geologiska situationen kan göra läckage till ett mycket omfattande problem, varför det kan vara nödvändigt att etablera en speciell grupp som arbetar med detta problem. Vidare är samarbete med kommunens parkavdelning viktigt för att undvika att rötter tränger in i systemen (förhindra stopp). Som systemstöd betonas också vikten av vattenmätningssystem för läckagekontroll och tillgång till TVinspektionsutrustning och databaser för att identifiera och dokumentera orsakerna till stopp i systemen. Det vill säga för att bedriva effektivt underhåll i förhållande till läckage och stopp krävs anpassning av organisation, kompetens och styrsystem inom stöd i underhållssystemet (nr 1 i Figur 5). 18

19 Planeringsprocesserna för läckage och stopp resulterar, som beskrivits, i strategier och underhållsplaner som implementeras. I båda fallen kommer underhållsarbetet till viss del bestå av korrigerande eller mer akut underhåll för att rensa stopp eller laga läckor. Här kan då uppstå en diskrepans mellan planerat och verkligt implementerat underhållsarbete. Det viktigaste utfallet i det här fallet är dock läckage och stopp. Utfallen representeras som nr 3 i Figur 5. Utfallen analyseras sedan gentemot de målsättningar som formulerats i de strategiska och taktiska planeringsprocesserna genom återkoppling inom process i underhållssystemet (nr 2 i Figur 5). Analysen kan leda till att målsättningarna måste omformuleras, att nya underhållsstrategier måste identifieras eller att de stödfunktioner som finns tillgängliga måste stärkas, vilket leder till att underhållssystemets innehåll designas om. Kanske är det så att några utvecklingsprojekt behöver initieras inom utveckling (nr 2 i Figur 5). Det är viktigt att påpeka att i en verksamhet så som VA kan inte en underhållsstrategi i normala fall utvärderas efter ett år utan man behöver analysera flera år då effekterna ofta inträffar på lång sikt. På det här sättet kan den föreslagna modellen för ett underhållssystem illustreras genom VAproblemen läckage och stopp. Exemplen har sammanfattats i Tabell 4 och Process: Strategisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå Återkoppling 1. Stöd: Organisation och kompetens Informations- och styrningssystem Läckage hos vattendistributionssystem Läckagekontroll bidrar till kvalitet och tillgänglighet. Utveckla målsättningar för läckage samt formulera strategier. Implementera metoder och rutiner för läckagekontroll Återrapportering av läckage och utvärdering. Om läckage är ett stort problem kan det vara nödvändigt med en specialgrupp för systematisk kontroll. System för identifiering och mätning av läckage. 3. Utfall: Mål och strategi Kritiska mål för läckage. Kontroll- och underhållsplaner. Underhållsansats Lagning av läckor (akut eller korrektivt underhåll) Förebyggande underhåll/förnyelse Faktisk prestation Läckage, utvärderas mot mål och strategier 4. Framtid: Utveckling och innovation Nya metoder? Tabell 4: Ett exempel på design av underhållssystem för kontroll av vattenläckage (inspirerat av Stahre & Adamsson) 19

20 2. Process: Strategisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå Återkoppling 1. Stöd: Organisation och kompetens Informations- och styrningssystem Stopp i avloppssystemet Minskade stopp i avloppssystem bidrar till kvalitet och tillgänglighet. Utveckla målsättningar för stopp och formulera strategier. Implementera förebyggande underhållsplaner (spolning, ta bort träd etc.) Dokumentera inspektioner och orsaker, återrapportera stopp och analysera. Samarbete med kommunens parkavdelning. Databaser för dokumentation och analys. Tillgång till TV-inspektionsutrustning. 3. Utfall: Mål och strategi Kritiska mål för stopp för kritiska objekt Underhållsplaner Underhållsansats Rensning av stopp Förebyggande underhåll/förnyelse (spolning etc.) Faktisk prestation Stopp, utvärderas mot mål och strategier 4. Framtid: Utveckling och innovation Nya metoder? Tabell 5: Ett exempel på design av underhållssystem för kontroll av stopp i avloppssystem (inspirerat av Stahre & Adamsson) 20