Verksamhetsplan 2019

Transkript

1 Dnr: 2019/ Verksamhetsplan 2019 Status: Färdigställd Rapportperiod: Organisation: Valnämnden Stadsledningskontoret, Valnämndens kansli Västerås Jenny Storm

2 Uppdrag och ansvarsområde Valnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt vallagen samt de uppgifter som enligt annan lag skall fullgöras av valnämnd. Det innebär organisering, samordning och genomförande av allmänna val till riksdag, kommun och region, val till Europaparlamentet samt folkomröstningar. Viktigaste styrande dokumenten Valnämnden arbetar utefter vallagen och andra lagar kopplade till valadministrativt arbete samt stadens vision och värdegrund samt tar hänsyn till stadens policyer gällande måltider, resor och upphandling. Nämnden följer även rutiner och riktlinjer uppställda av staden. Strategiska utvecklingsområden Utifrån sitt uppdrag avser valnämnden till att barn och ungdomar uppnår bättre kunskaper, ökad tillit och framtidstro samt genomföra sociala insatser som främjar vårdnadshavarnas kunskaper genom att upplysa om demokratiprocessen. Vårdnadshavare får därigenom möjlighet att vara goda förebilder genom att tillvarata sin rösträtt och kommunicera med sina barn och ungdomar kring demokrati samt möjligheten att vara delaktig och påverka i samhället. Detta kan bidra till ökad tillit till samhället samt framtidstro hos barn och ungdomar. Genom att samverka med Barn- och utbildningsförvaltningen gällande skolpersonalens delaktighet i valarbetet samt i den demokratiska processen och skolans stängningsdagar bidrar valnämnden till minskad påverkan på barnens skolmiljö samt till upplysning om den demokratiska processen. Sedan valet 2018 pågår ett nära samarbete med stadsmissionen och andra sociala verksamheter i syfte att nå de individer som lever i social utanförskap. Det bedrivs ett nära samarbete med Individ och familjeförvaltningen samt vård och omsorgsförvaltningen i syfte att upplysa samt möjliggöra för särskilda grupper så som hemlösa, äldre och personer med funktionsvariation att tillvarata sin rösträtt. Detta sker genom bland annat ambulerande förtidsröstning och institutionsröstning. Genom att använda resultat av valdeltagandet i de olika stadsdelarna har kommunens verksamheter möjlighet att öka kännedomen om välbefinnandet i de olika stadsdelarna på olika nivåer. På så sätt bidrar valnämnden till att 2

3 verksamheter kan få indikationer på barn och ungas välbefinnande i olika stadsdelar och huruvida behov finns av eventuella åtgärder för att öka deras förutsättningar för lärande, framtidstro och tillit till samhället. Kundperspektivet Styrkort kundperspektivet Kritiska framgångsfaktorer Kund: Vi har nöjda kunder och invånare Ett tillgängligt val för alla valnämnden har rätt dimisionering på valdistrikten och att dessa ligger i nära anslutning till människors boenden. Att vi har förtidsröstningsställen där människor rör sig och vistas. Tillgängligt val med riktade insatser för särskilda målgrupper Att valnämnden erbjuder ambulerande förtidsröstning till verksamheter och enskilda i behov av möjlighet att rösta i en för de trygg och tillgänglig miljö. Ex särskilda boenden, ambulerande förtidsröstning hos enskilda samt stadsmissionen och anstalter. Indikatorer Kund: Vi har nöjda kunder och invånare Kön Utfall Mål Ett tillgängligt val för alla (N05404) Valdeltagande i senaste europaparlamentsvalet, (%) Tillgängligt val med riktade insatser för särskilda målgrupper VN Andel röstberättigade som efterfrågat och erbjudits ambulerande förtidsröstning Aktiviteter Kund: Vi har nöjda kunder och invånare 60.0% VN Andel röstberättigade som efterfrågat och erbjudits ambulerande förtidsröstning Valnämnden erbjuder möjlighet till ambulerande förtidsröstning till alla särskilda boenden samt palliativa enheten i Västerås 100% 3

4 Samarbete med stadsmissionen och Tillberga anstalten i syfte att nå målgruppen hemlösa ochj frihetsberövade Bemanning av ambulerande team som åker hem till enskilda och tar emot deras röster i hemmet Samarbete med daglig verksamhet i syfte att upplysa och informera om möjligheten till att rösta. Omvärld, förutsättningar och utmaningar Valnämnden påverkas av de demografiska förändringarna av staden. Staden växer i storleksordningen 2000 individer per år och en ökning väntas med röstberättigade till valet Flera unga kommer också att vara röstberättigade i valen 2019 och 2022 jämfört med valet En av orsakerna till ökningen är att fler ensamkommande flyktingbarn, som kom under 2015 och 2016, har fyllt arton år och varit folkbokförda i Sverige i mer än tre år. Ett ökat antal röstberättigade kommer att kräva planering för ytterligare valdistrikt samt personella och materiella resurser till valet I och med att samhället står inför en hel del utmaningar kopplade till att tillhandahålla boenden och vårdplatser för äldre, kan tänkas att flera äldre bor hemma och får hemtjänst, vilket skulle kunna föranleda att flera ambulerande röstmottagare som kan åka hem till denna målgrupp behöver organiseras. Utifrån det osäkra parlamentariska läget som råder i Sverige finns en potentiell risk att ett extraval kommer utlysas under mandatperioden Ett extra val skulle uppskattningsvis generera ytterligare kostnader på cirka 7 till 8 mkr under mandatperioden. 1 januari 2019 förändrades Vallagen vilket medför att från och med Europaparlamentsvalet ska alla valsedlar avskärmas. Detta kan på sikt skapa behov av fler röstmottagare i vallokalerna som arbetar för att säkra ordningen i valsedelställ samt hantera eventuella köbildningar som kan uppstå till följd av lagändringen. 4

5 Utvecklingen i samhället kring yttre påverkan från främmande makt samt individer och grupperingar som på olika sätt vill skapa misstroende för valarbetet har bidragit till att det inför och under val råder en ökad risk för påverkansoperationer. Detta leder till att det vid planering och genomförande av framtida val tillkommer behov av mer omfattande säkerhetsplaneringar samt säkerhetsåtgärder. Demografi och volymer Mellan valen ökade antalet röstberättigade med 6200 individer och prognosen talar för att antalet röstberättigade fortsatt kommer att öka i motsvarande storleksordning mellan Detta innebär en ökning med röstberättigade individer i valet Denna demografiska utveckling kommer att ställa krav på fler valdistrikt i kommunen. Sedan 2010 har en ökning skett med totalt 25 valdistrikt, varav 17 valdistrikt mellan och ytterligare åtta valdistrikt mellan Utvecklingen fortsätter och kommer att ställa krav på fler vallokaler, utökat valadministrativt arbete, mer personella resurser samt mer valmaterial vid genomförande av kommande val Fler äldre kommer sannolikt att kräva ökad ambulerande förtidsröstning, vilket innebär ökat antal besök på äldreboenden, anstalter och hos enskilda individer i hemmet. Denna utveckling har varit påtaglig redan i allmänna valen 2018 där den ambulerande förtidsröstningen ökade med 60 % jämfört med valen I valen 2018 genomfördes 618 ambulerande besök, varav 564 i äldreboenden och 54 hemma hos enskilda individer. I valen 2019 samt 2022 förväntas fortsatt ökning på efterfrågan av ambulerande förtidsröstning vilket kommer att kräva utökat valadministrativt arbete samt mer personella resurser. För att möta de demografiska utmaningarna behöver valnämnden främst prioritera och finansiera de aktiviteter som är lagstadgade samt/eller finns reglerade i nämndens reglemente. Risker och åtgärder - internkontroll Prioriterade områden att följa upp inom risk- och internkontrollplanen avseende valnämndens uppdrag är: Att säkerställa att det finns tillräckligt många och lämpliga vallokaler Att ha rätt röstmottagare som arbetar i förtidsröstningen och på valdagen. 5

6 Kvalitetsperspektivet Omvärld, förutsättningar och utmaningar Valnämnden har som målsättning: Att genomföra ett tryggt, säkert och tillgängligt val Att ha tillgängliga vallokaler och förtidsröstningslokaler för alla målgrupper som är röstberättigade Att vi har en mångfald av röstmottagare utifrån kön, ålder och etnicitet Att röstmottagarna känner sig trygga i sina uppdrag och därigenom kan ta emot röster och genomföra rösträkning på ett rättssäkert sätt och att Västerås Stad når topp 100. Att förtidsröstningen sker på platser som bidrar till att öka valdeltagandet. Att vi finns där människor rör sig och att informationen är tydlig och har bred spridning Att erhålla ambulerande förtidsröstning för särskilda målgrupper som är i behov av en trygg och känd miljö för att utöva sin rösträtt. En etablerad En väg in Att eventuella frågor och svar om valet hanteras likt övriga frågor staden hanterar. Risker och åtgärder - internkontroll För att säkerställa antalet vallokaler och dess funktionalitet sker ett nogsamt uppsökande arbete. För att säkerställa att det finns personella resurser så har valnämnden under förtidsröstningen samt under valdagen röstmottagare som reserver. För att undvika korruption och muta har en säkerhetsåtgärd genom säkerhetsbedömning genomförts. En annan säkerhetsåtgärd är att i de kritiska momenten alltid vara minst två medarbetare. Styrkort - kvalitetsperspektivet Kritiska framgångsfaktorer Kvalitet: Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat Rättsäker hantering av röster Att hanteringen av förtidsröster och röster hanteras i enlighet med gällande lagstiftning. Målet är att noll ärenden från valnämnden till valprövningsnämnden. 6

7 Indikatorer Kvalitet: Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat Kön Utfall Mål Rättsäker hantering av röster VN Andel ärenden som genererar fällande domar utifrån valnämndens uppdrag Aktiviteter Kvalitet: Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat VN Andel ärenden som genererar fällande domar utifrån valnämndens uppdrag Utbildning till alla röstmottagare samt särskild utbildning till ordförande och vice ordförande Under valdagen genomförs oanmälda besök i vallokalerna i syfte att säkerställa arbetet Ekonomiperspektivet Omvärld, förutsättningar och utmaningar Valnämndens ekonomi påverkas av de demografiska förändringarna av staden. Staden växer i storleksordningen 2000 individer per år och en ökning väntas med röstberättigade till valet Ett ökat antal röstberättigade kommer att kräva ytterligare valdistrikt samt personella och materiella resurser till valet % I och med att samhället står inför en hel del utmaningar kopplade till att tillhandahålla boenden och vårdplatser för äldre, kan tänkas att flera äldre bor hemma och får hemtjänst, vilket skulle kunna föranleda att flera ambulerande röstmottagare som kan åka hem till denna målgrupp behöver organiseras. Mellan valen 2014 och 2018 ökade denna målgrupp med 60%. Utifrån det osäkra parlamentariska läget som råder i Sverige finns en potentiell risk att ett extraval kommer utlysas under mandatperioden Ett extra val skulle uppskattningsvis generera ytterligare kostnader på cirka 7 till 8 mkr under mandatperioden. 7

8 Utvecklingen i samhället kring yttre påverkan från främmande makt samt individer och grupperingar som på olika sätt vill skapa misstroende för valarbetet har bidragit till att det inför och under val råder en ökad risk för påverkansoperationer. Detta leder till att det vid planering och genomförande av framtida val tillkommer behov av mer omfattande säkerhetsplaneringar samt säkerhetsåtgärder. Budgeten för säkerhetsarbetet för valet 2018 var satt till kr men uppgick till ca 200 tkr. Risker och åtgärder internkontroll De största ekonomiska riskerna som valnämnden kan ställas inför är följande: Extra val-orsakat av instabilt parlamentariskt läge Åtgärd: se till att ha ordning och struktur i valmaterialet, nära samarbete med TFF och BUF Stort bortfall av röstmottagare vilket skulle föranleda att staden måste beordra tjänstemän att arbeta på valdagen. Åtgärd: Valkansliet har en reservgrupp av röstmottagare motsvarande 5-10% Styrkort - ekonomiperspektivet Kritiska framgångsfaktorer Ekonomi: Vi har ekonomi i balans Genom planering och samverkan med andra verksamheter minska kostnaderna för lokaler och materialhantering Kontinuerlig samverkan med TFF kring lokaler för valdistriken samt att genom god planering och genomgång av lokaler minska behovet av dyra fastighetsjourer och vaktbolag på vallagen. Att ha fortsatt samarbete med LSS dagliga verksamhet i syfte att få hjälp med materialhantering och sortering. Indikatorer Ekonomi: Vi har ekonomi i balans Kön Utfall Mål Genom planering och samverkan med andra verksamheter minska kostnaderna för lokaler och materialhantering Ekonomi Utfall/Prognos < budget

9 Aktiviteter Ekonomi: Vi har ekonomi i balans Ekonomi Utfall/Prognos < budget Genomgång av samtliga lokaler Senast två veckor innan valet gå igenom samtliga lokaler i syfte att säkerställa att larm och ventilation fungerar. Detta bedöms medföra minskade kostnader för fastighetsjour under valdagen. Materialhanteringen utgör en viktig sysselsättning för LSS dagliga verksamhet LSS dagliga verksamhet har sedan januari 2018 daglig sysselsättning genom att de arbetar med sortering och materialhantering. Detta arbete fyller två viktiga funktioner. Meningsfull sysselsättning för aktuell målgrupp samt en kostnadseffektiv hantering av materialhanteringen. 9