Rapport: Uppföljning av utvecklingsplan 2018

Transkript

1 Rapport: Uppföljning av utvecklingsplan 2018 HALLEN 1

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Sammanfattande bedömning... 3 Uppföljning - År 2018 (Hallen)

3 Inledning Verksamheten på Hallen vård- och omsorgsboende drivs av Aleris. Hallen har totalt 69 lägenheter uppdelade på fem enheter. Verksamheten har inriktningarna omvårdnadsboende, boende för personer demenssjukdom och korttidsboende. Omvårdnadsboendet har två våningar 17 boende vardera, totalt 34 boende. Boendet för personer demenssjukdom har två våningar sju respektive 16 boende vardera, totalt 23 boende. Korttidsboendet har totalt 11 lägenheter plus 1 korttidsplats på demensenheten 16 boende. Vid 2018 års avtalsuppföljning har kvalitetsutvecklaren följt upp hur långt verksamheterna har kommit i sitt arbete respektive utvecklingsplan, om de har uppnått sina mål och vilka förbättringsområden som eventuellt kvarstår. Verksamheten har också inkommit analys och åtgärdsplan anledning av resultatet av brukarundersökningen I uppföljningen ingick också: Observation av måltidssituationen Granskning av verksamhetens arbete sina fokusområden Samtal boende (fyra boende) Samtal arbetare (fyra personer varav en intermittent anställd) Granskning av social dokumentation Uppföljningsbesöket var föranmält och genomfördes den 10 samt 13 december. Verksamhetschefen har tagit del av rapporten och fått möjlighet att rätta till eventuella faktafel. Sammanfattande bedömning Hallen vård- och omsorgsboende har arbetat delvis sin utvecklingsplan under Verksamheten har haft flera utmaningar under 2018 som kan ha bidragit till att utveckling av verksamhet inte har prioriterats. Bland utmaningar kan förändringar i ledningsgruppen, organisationsförändringar, upphandlingsprocessen samt överlämningsprocessen, nämnas. Enligt brukarundersökningen 2018 har Hallen förbättrat sitt resultat bland annat gällande personalens bemötande, trygghetskänsla, aktiviteter samt sammantagen nöjdhet. Kvarstående utvecklingsområden utifrån denna uppföljning: Upprätta kompetensutvecklingsplan för samtliga arbetare Säkerställ att checklista används vid introduktion av nya arbetare samt att introduktionen följs upp Förbättra uppföljningen av att samtliga arbetare genomgått de obligatoriska utbildningarna Säkerställ arbetarnas delaktig i utvecklingsarbetet Öka vetenheten hos arbetarna kring hur, när och varför avvikelser ska rapporteras. Säkerställ att rutin för hantering av muntligt framförda klagomål följs av samtliga arbetarna Återupprätta mötesfora för att öka de boende möjlighet till att vara delaktiga i frågor som berör dem Kvalitetssäkra och individanpassa insatserna nattetid Fortsätta arbetet att förbättra måltidssituationen Efterfråga aktivt när och hur de boende vill ha hjälpen Vidta åtgärder för att öka de boendes möjlighet till utevistelse Utveckla arbetet att informera boende om planerade aktiviteter och tillfälliga förändringar Utveckla innehållet av den sociala dokumentationen 3

4 Säkerställ att den enskilde är delaktig i upprättande och uppdatering av sin genomförandeplan Säkerställ att det görs riskbedömning i ärenden där det förekommer våld i nära relationer kvalitetssäkra uppföljning och utvärdering av bemötandeplanerna Förankra rutinen för våld i nära relation hos arbetarna Verksamheten ska revidera sin utvecklingsplan utifrån denna uppföljning och utifrån årets resultat i Öppna jämförelser. Åtgärderna i utvecklingsplanen stäms av under juni 2019 för att säkerställa att arbetet utvecklingsplanen fortlöper enligt plan. 4

5 Uppföljning - År 2018 (Hallen) Utvecklingsområden Status Kommentar Personal och utbildning Verksamheten behöver systematisera introduktion av nya arbetare bl.a. genom att följa upp introduktionen. Det finns en checklista för introduktion av nyanställda. Checklistan lämnas till samordnaren i slutet av introduktionen. Samordnaren följer upp checklistan några veckor senare tillsammans den nyanställda. Enligt arbetarna som deltog i samtal används inte alltid checklistan. Samordnaren lämnar i regel checklistan till kvalitetscoachen på avdelningen och det kan hända att checklistan inte lämnas vidare till handledaren som ska introducera den nyanställde. De boende som deltog i samtal upplevde att det händer ofta att ny personal inte känner till rutinerna. Det förekommer också att ny personal som fått delegering inte vet svar på enkla frågor kring icinerna vilket skapar en viss oro oh osäkerhet hos de boende. Personal och utbildning Upprätta kompetensutvecklings-plan för samtliga arbetare På grund av chefsbyten har verksamheten inte hunnit genomföra arbetarsamtal alla arbetare därför saknas en översyn av arbetarnas generella och individuella kompetensbehov. Det har också hänt att arbetare har tackat nej till att delta i ett arbetarsamtal. Det har erbjudits utbildning i Förflyttningsteknik, Brandutbildning, Måltidsutbildning, Palliativ vård, utbildning för BPSD administratörer, Nollvision, Munhygien och Jobba säker läkeel. Utbildningarna är obligatoriska. Utbildningarna i munhygien, brand och förflyttning har utvärderats enligt framtagen blankett. Enligt samordnaren kan uppföljning av att alla arbetar genomgår de obligatoriska utbildningarna förbättras. Personal och utbildning Säkerställa att det finns tillgång till kompetent personal som kan kort varsel vikariera vid korttidsfrånvaro. Vidare behöver verksamheten göra en konsekvens- och riskanalys när omfördelning av resurser sker i de fall det inte finns tillgång till vikarier. Samverkan Komplettera rutin för samverkan Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Säkerställa att arbetarna är delaktiga i kvalitets-utvecklingsarbete Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är slutförd. är slutförd. Enligt verksamhetschef finns god tillgång till vikarier som kan tas in vid sjukfrånvaro. Om det finns möjlighet omfördelas resurserna mellan avdelningarna i första hand. Detta händer exempelvis när beläggningen på korttidsavdelningen är för låg. Rutin för samverkan har uppdaterats. Verksamheten har haft kvalitetsråd i samma omfattning som tidigare efter det senaste chefsbytet i oktober. Enligt verksamhetschefen har det hållits tre kvalitetsråd under hösten. Före sommaren hölls fyra möten. Medarbetarna som deltog i samtal har inte tagit del av protokollen från dessa möten (och är tveksamma till om det har skrivits något protokoll de senaste månaderna). De upplever att kvalitetsansvariga som deltar på råden inte heller delger vad som har diskuterats där. Rutinen för hantering av muntligt framförda klagomål har förtydligats. Enligt rutinen ska muntligt framförda klagomål skrivas ner och lämnas till verksamhetschefen. Medarbetarna som deltog i samtal känner till rutinen. Medarbetarna gör i regel en bedömning av klagomålets allvarlighetsgrad vilket 5

6 Utvecklingsområden Status Kommentar Säkerställa att arbetare hanterar muntligt framförda klagomålen/synpunkter enligt rutin kan leda till att mindre allvarliga klagomål hanteras direkt av den som har emottagit det. I dessa fall förs inte klagomålet vidare till verksamhetschefen. Brevlådor och klagomålsblanketter finns på alla våningar. Alla nyinflyttade får information om hur klagomål kan framföras. Informationen upprepas i informationsbrev som går ut till anhöriga en gång i månaden. Enligt brukarundersökningen 2018 vet 54 % vart de ska vända sig vid klagomål vilket är en minskning på 26 procent enheter. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Öka arbetarnas vetenhet om vikten av att rapportera avvikelser Fokusområde BPSD Syfte egenkontroll av BPSD- registrering är att säkerställa att åtgärderna som har dokumenterats i bemötandeplanerna följs. Övervägande avvikelserapporter handlar om fall eller osignerade läkeel. Det förekommer inte så ofta att arbetarna skriver Sol-avvikelser. Chefen har vid upprepade gånger informerat arbetarna om vikten av att rapportera avvikelser. I samtal arbetarna uppger några att rapporterna oftast skapar osämja och otrevlig stämning därför undviker de att skriva avvikelserapporter. Att rapportera avvikelser upplevs dessutom inte meningsfull eftersom resultat av en inlämnad rapport inte återkopplas till rapportören. De arbetarna som rapporterar avvikelser uppger att de får återkoppling och dessutom har de själva möjlighet att följa upp avvikelseprocessen i ledningssystemet Centuri. Verksamhetschefen upplever att antal avvikelserapporter har ökat marginellt trots upprepade information. Verksamhetens arbete att följa upp och utvärdera bemötandeplanerna har fortlöpt men behöver struktureras. Vid uppföljningen verkar sjuksköterskor, kontaktman och administratör. Vid behov involveras även arbetsterapeut, fysioterapeut samt läkare. Uppföljningarna har visat att nattpersonalen inte är alltid vetna om åtgärderna som har föreslagits i bemötandeplanerna. Verksamheten planerar att utbilda en nattpersonal för ökad kunskap inom BPSD. Enligt arbetarna skrivs åtgärder från bemötandeplan på tavlan som finns i expeditionen och på det sätt ser alla arbetare vilka åtgärder ska vidtas. Det är oklart hur uppföljning och utvärdering av vidtagna åtgärder görs. Social dokumentation Utveckla innehållet i den sociala dokumentationen så att dessa utgör ett kvalitativt underlag inför uppföljning och utvärdering av måluppfyllelsen. Självbestämmande och integritet Erbjuda de boende möjlighet att vara delaktiga i frågor som berör dem och Den enskildes delaktig vid upprättande av genomförandeplanen framgick tydligt i de fall boende förmår att uttrycka sig men inte i de fall den enskilde hade kognitiv svikt. Enligt arbetarna upprättas och uppdateras genomförandeplanerna alltid tillsammans de boende eller/och anhörig. Löpnade anteckningarna innehöll information som i vissa fall inte var väsentlig. Dokumentation om händelse av vikt saknade i vissa fall åtgärd och uppföljning. Det förekommer en del hälso- och sjukvårdsuppgifter i den sociala journalen. Det är oklart om information om aktiviteter som finns i genomförandeplanerna är den enskildes önskemål eller om det är de aktiviteter som huset kan erbjuda. De boendes önskemål om utevistelse fanns tydligt beskrivet. I samtal boende vars sociala journal hade granskats, framkom det att de inte hade fått möjlighet att komma ut på länge trots att deras önskemål om utevistelse fanns tydligt beskrivet i planen. Medarbetarna som deltog i samtal ser inte den sociala dokumentationen som en källa för information om den enskildes vård- och omsorgsbehov. De föredrar muntlig överrapportering framför den skriftliga dokumentationen. De anger brist på datorer som ett skäl att inte hinna dokumentera eller läsa i Safe doc. Det finns två datorer på varje enhet att tillgå. Enligt de boende som deltog i samtal har boråd och aktivitetsråd inte blivit av på ett tag. Kostråd hålls däremot fortfarande representanter från boende, Fazer, dietist och kostombud. Några boende som deltog i samtal berättade att de får hjälp att lägga sig redan vid 18-tiden. Det förekommer inte så ofta att personalen frågar den äldre om de vill gå och lägga sig utan de körs in till sina rum och görs klar för 6

7 Utvecklingsområden Status Kommentar säkerställa att de boendes synpunkter och idéer tillvaratas natten. De boende hade inget emot det och skulle de någon kväll vilja vara uppe längre så skulle personalen vara lyhörda för det. En boende upplevde att det har skett en förbättring på senare tid då personalen i större utsträckning frågar om man vill gå och lägga sig. Enligt brukarundersökningen 2018 upplever 75 % att de kan påverka vid vilka tider man kan få hjälp vilket är ökning 16 procentenheter sedan Samma mätning visade att 79 % tycker att personalen har tillräckligt tid för att utföra sitt arbete. 86 % av de boende upplevde att personalen tar hänsyn till deras åsikter och önskemål. Fokusområde Kvalitetssäkra insatserna nattetid Detta fokusområde syftar till att skapa en personcentrerad omvårdnad nattetid. Verksamhetens arbete att kvalitetssäkra nattinsatser har delvis skett systematiskt och rapport för augusti lämnades inte in till omvårdnadsförvaltningen. För att säkerställa att de boende får den hjälpen de behöver nattetid, har dygnsplaneringen förtydligats så att den omfattar även nattinsatser. På det sättet missar inte arbetarna att erbjuda insatser i enlighet det som står i genomförandeplanen. Granskning av genomförandeplanerna visar att den enskildes önskemål om insatser nattetid beskrivs men behöver förtydligas. Det framgår inte tydligt om insatserna är utifrån den enskildes behov eller önskemål. I alla de granskade journalerna stod att tillsyn ska erbjudas även i de fall den boende klarar av att larma och påkalla hjälp. Det framgår delvis av dokumentation vilka insatser som behöver utföras i samband tillsynsbesöken. Tillgänglighet och Information Utveckla arbetet att informera boende om planerade aktiviteter och tillfälliga förändringar Fokusområde Måltidssituation Vid egenkontroll av Måltidssituationen ska verksamheten tre ggr/år rapportera in hur många observationer har gjorts för respektive period samt redovisa resultat och analys samt planerade förbättringsåtgärder för den perioden. enligt plan. Det finns rutin för hur information om förändringar i planerade aktiviteter, dagens meny eller bemanningen ska framföras. Två av de boende som deltog i samtal tyckte att de får god information t.ex när en ny personal börjar an två andra tyckte att ny personal " bara dyker upp". De boende är mycket nöjda personalens bemötande och känner sig mycket trygga på boendet. Verksamhetens arbete att observera måltidssituationer har fortlöpt enligt plan. Måltidssituationen på avdelningar demensinriktning har varit i fokus. De avdelningar som har behövt extra stöd har fått måltidsutbildning av dietisten. Nattfastemätning har gjorts och rutinen för mätning har uppdaterats. Vid uppföljningstillfället granskades måltidssituationen på en omvårdnadsavdelning. Två personal arbetade och fem boende serverades lunch vid två olika bord. Det var en trevlig och familjär stämning. Maten presenterades för de boende och flera dryckesalternativ fanns att välja bland. Sallad, bröd och smörgås stod på bordet. Bland förbättringsområden kan följande nämnas: Personalen verkade vara något stressade när de serverade maten. De olika dryck alternativen var inte framdukade därför tog det extra lång tid innan alla hade fått det de önskade dricka till maten. En boende satt långt ifrån bordet och hade svårt att nå tallriken. Detta uppmärksammades inte av personalen. Vid ena bordet behövde de boende hjälp att nå bröd och smör som stod på bordet men detta uppmärksammades inte av personalen. En boende fick hjälp att bre sin smörgås trots att han hade klarat av det själv om han fick lite tid. Personal som serverade maten blev påmind om att ta på sig förkläde av en förbigående kollega. Enligt brukarundersökning 2018 har matens smak försämrats 4 procentenheter från 67 % till 63 % och upplevelsen av en trevlig måltidssituation har sjunkit från 72 % till 61 %. Maten tillagas på Hallens restaurang och levereras varmt till avdelningarna. Enligt boende som deltog i samtal varierar matens smak från att vara väldigt god till att vara oätbar. "Ibland går inte att se vad det är för något och det hjälper inte att fråga vad rätten heter, namnen är så obegripliga." Enligt boende kan faktorer som vilka man får som bordsgranne påverka stämningen runt måltiden. Enligt de boende som deltog i samtal erbjuds inte alla kvällsmål. Under 7

8 Utvecklingsområden Status Kommentar samtalet kommer det fram att den som inte blir erbjuden har själv sagt till personalen att hon inte vill bli tillfrågade om kvällsmål. På Hallen lagar personalen mat på tisdagar vilket är väldigt uppskattad av de boende. De boende önskar mer husmanskost istället för nya maträtter som de inte är vana vid. De boendes synpunkter kring maten framförs ofta till restaurangchefen samma dag. Verksamheten har regelbundna samverkansmöten Fazer för att förbättra matens smak. Aktiviteter Vidta åtgärder för att identifiera och i möjligaste mån undanröja faktorer som kan leda till besvärande ensamhet samt förbättra de boendes möjlighet till utevistelse Hot och våld i nära relation Säkerställ att det görs riskbedömning i ärenden där det förekommer våld i nära relationer mot äldre. Säkerhet/Nyckelhantering Se över rutin för hantering av de boendes läkeelsskåp Trygghetslarm Säkerställa att kontroll av larmets funktionalitet görs i tillräcklig omfattning för att säkerställa den boendes trygghet. Säkerhet Privata el är slutförd. är slutförd. Aktiviteter planeras i dygnsplaneringen och ska erbjudas. I samtal arbetarna framkommer det att det händer att en planerad aktivitet/promenad inte blir av pga. tidsbrist eller personalbrist. De boende tycker att det erbjuds ett brett aktivitetsutbud, möjligtvis lite för många aktiviteter. Ibland tackar de nej till att delta i aktiviteter för att de inte orkar och inte för att det är fel på aktiviteterna, berättar några boende. Promenad står i aktivitetsschemat. Medarbetarna säger att de dagligen erbjuder den enskilde promenad. I samtal boende framkommer det att de väldigt sällan får möjlighet att komma ut. De boende känner att personalen är stressade därför undviker de att fråga personalen om de kan följa dem ut. De boende tror dock att personalen skulle gå ut dem om de ställde frågan. Några boende berättade att de inte får erbjudande om utevistelse och att de inte kunde minnas när de var ute sist. En annan boende berättade att det kan hända att personal erbjuder promenad men de har så bråttom att de inte ens hinner höra svaret. I början på året utsågs en projektgrupp vars uppdrag var att förbättra aktivitetsutbudet samt minska känslan av besvärande ensamhet. Gruppen har inte kunnat arbeta frågan enligt projektplanen men en del åtgärder har ändå vidtagits för att uppmärksamma och åtgärda besvärande ensamhet. Enligt brukarundersökning 2018 har andel boende som inte besväras av ensamhet ökat från 35 % till 54 %. Andel boende som är nöjda aktiviteterna har ökat från 64 % (2017) till 74 % samt andel äldre som tycker att möjligheten att komma ut är bra har ökat från 47 % till 64 % De arbetare som deltog i samtal känner inte till de olika former av våld i nära relation. Verksamhetschefen planerar att informera personalen om det vid ett APT tillfälle. Nyckelhanteringen har inte förändrats då verksamheten har väntat på att få nya icinskåp digitallås. Nyckelkvittens görs så fort arbetarna får delegering. Alla har en egen nyckel som tas hem. Verksamheten kommer att påbörja översyn av rutin för nyckelhantering. Personalen kontrollerar dagligen larmets funktionalitet genom att provlarma. Även larmloggen kontrolleras dagligen. Hallen kommer att få ett uppgraderat larmsystem i början av Information om hur privata el ska hanteras fanns inte i genomförandeplanen. Enligt verksamhetschef sparas den ekonomiska överenskommelsen mellan boende/ anhörig och personal i den boendes social pärm. 8